Лекции делопроизводства. Документ (документированная информация)
 Скачать 487.15 Kb.
|
Правила и формы коммерческой переписки с зарубежными партнерами.При составлении писем иностранным деловым партнерам необходимо учитывать, что они составляются по другим правилам. Существуют международные стандарты на основные коммерческие документы, в том числе и на деловые письма. Деловое письмо международного образца имеет четкую структуру, определенный набор реквизитов и стабильное расположение каждого из них. Письма иностранным компаниям печатаются на бланке с полями по 1 дюйму (2,54 мм). В левом верхнем углу или в центре верхней части листа располагается эмблема и наименование фирмы (реквизит 1). Если компания малоизвестная и из названия не ясно, чем она занимается, может быть указан профиль ее деятельности, например, "фрахт судов", "организация туров", "продажа недвижимости" и т.д. Под наименованием фирмы или на нижнем поле листа указывается адрес офиса, содержащий почтовый и телеграфный адрес, номера телефонов и факса, адреса и телефоны представительств компаний и ее филиалов, номер декларации или регистрационной лицензии (реквизит 2). Все последующие реквизиты письма печатаются от границы левого поля. Ссылка (номер) документа (реквизит 3) может быть цифровой, буквенной или буквенно-цифровой. Если письмо является ответом, то в реквизите 3 указывается исходящий номер инициативного письма. Дата (реквизит 4) указывается буквенно-цифровым способом. Дата может проставляться у границы левого или правого поля документа. Адрес получателя (реквизит 5) состоит из расположенных построчно: имени и фамилии получателя; наименования компании; номера дома, улицы; города, почтового округа (индекса); страны. При написании адреса чаще всего используется "открытая пунктуация", то есть без запятых и точек. Вступительное обращение (реквизит 6) пишут с новой строки, отступив от адреса четыре межстрочных интервала. Деловое письмо начинается со слов "Dear..." В зависимости от того, кому письмо адресовано, могут использоваться следующие фразы: DearSir - если имя получателя неизвестно; DearMadam - если имя получателя неизвестно; Dear Mr Neit - господину, имя которого неизвестно; Dear Mrs Fella - замужней женщине; Dear Miss Jones - незамужней женщине; Dear Ms Morrison - замужней или незамужней женщине. Заголовок письма (реквизит 7) указывается после вступительного обращения и оформляется подчеркиванием. Заголовок – необязательный реквизит, его указание является скорее правилом хорошего тона. Заголовок встречается главным образом в официальной переписке по юридическим вопросам. Текст (реквизит 8) может печататься как от границы левого поля (современный вариант), так и с отступом начала каждого абзаца – с красной строки (классический вариант). Абзацы, как правило, отделяют друг от друга дополнительным межстрочным интервалом, что облегчает восприятие содержания письма. Кроме того, основные предложения могут быть выделены шрифтом, подчеркиванием и т.п. Текст письма обычно не превышает одной страницы. Через два межстрочных интервала после текста указывается "заключительная формула вежливости" (реквизит 9). Она должна соответствовать по форме приветствию и положению (званию) получателя письма. После "заключительной формулы вежливости" делается не менее пяти межстрочных интервалов для личной подписи автора письма (реквизит 10). Ниже подписи указывается ее расшифровка, на следующей строке – должность лица, подписавшего документ Должность не указывается, если письмо подписано руководителем компании. Если к письму имеются приложения (реквизит 11), то они указываются ниже расшифровки фамилии и должности подписавшего документ. При направлении копий письма нескольким адресатам указывают фамилии лиц или компании, которым они отправлены. Для быстрого и грамотного отправления писем и перевода их на английский язык можно использовать компьютерную программу "Письмовник" компании "Медиа Лингва". При ее использовании составитель отвечает на вопросы, а компьютер автоматически формирует текст письма на русском и английском языках. Организация работы с конфиденциальными документамиДокументы могут нести информацию открытую и информацию с ограниченным доступом, помеченную грифами "Конфиденциально" и др. Перечень сведений конфиденциального характера, утвержденный Указом Президента РФ от 6 марта 1997 г. № 188, включает: Сведения о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни гражданина, позволяющие идентифицировать его личность (персональные данные), за исключением сведений, подлежащих распространению в средствах массовой информации в установленных федеральными законами случаях. Сведения, составляющие тайну следствия и судопроизводства. Служебные сведения, доступ к которым ограничен органами государственной власти в соответствии с Гражданским кодексом РФ и федеральными законами (служебная тайна). Сведения, связанные с профессиональной деятельностью, доступ к которым ограничен в соответствии с Конституцией РФ и федеральными законами (врачебная, нотариальная, адвокатская тайна, тайна переписки, телефонных переговоров, почтовых отправлений, телеграфных или иных сообщений и т.д.). Сведения, связанные с коммерческой деятельностью, доступ к которой ограничен в соответствии с ГК РФ и федеральными законами (коммерческая тайна). Коммерческая тайна (КТ) – научно-техническая, коммерческая, организационная или иная используемая в предпринимательской деятельности информация, которая обладает реальной или потенциальной экономической ценностью в силу того, что она не является общеизвестной и не может быть легко получена законным образом другими лицами, которые могли бы получить экономическую выгоду от ее разглашении или использовании. К коммерческой тайне относятся, прежде всего, идей, изобретения, открытия, технологии, индивидуальные детали коммерческой деятельности, позволяющие успешно конкурировать и т.п. Условия, при которых информация может быть отнесена к КТ, перечислены в ст.139 ч.1 ГК РФ. Обеспечение сохранности конфиденциальной информации предприятия требует соблюдения следующих условий: определение сведений, составляющих КТ предприятия; обеспечение порядка их защиты. Если эти условия не будут выполнены, то у предприятия не будет законных оснований для привлечения к ответственности работников за разглашение или передачу сведений, составляющих КТ. |