ИНСТРУКЦИЯ по делопроизводству в Федеральной службе исполнения наказаний. Инструкция по делопроизводству в Федеральной службе исполнения наказаний общие положения
 Скачать 0.85 Mb.
|
|
а) наименование федерального органа исполнительной власти (Федеральная служба исполнения наказаний) – указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования. В случаях, когда в течение года, за который готовятся дела, ФСИН России была переименована (преобразована) и это не вызвало возникновения нового фондообразователя, под прежним его наименованием пишется и новое наименование; б) наименование структурного подразделения – записывается в соответствии с утвержденной структурой ФСИН России; в) делопроизводственный номер (индекс) дела – проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел; если дело состоит из нескольких томов, то на обложке первого тома указывается количество томов этого дела, а на последующих томах – номер очередного тома, на последнем томе после его номера добавляется слово «последний»; г) заголовок (наименование) дела – переносится из номенклатуры дел, согласованной с ЭПК Государственного архива Российской Федерации (в необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения: номера приказов, протоколов). Заголовок дела должен быть кратким и в то же время полно раскрывать содержание подшитых в дело документов. В заголовке указываются виды имеющихся в деле документов, их автор и по какому они вопросу. Если наименование дела не раскрывает содержание подшитых в нем документов («Разная переписка», «Переписка по общим вопросам»), составляется новое наименование, отражающее содержание подшитых в деле документов, и обложка дела переоформляется. Если делу нельзя дать одно общее краткое наименование, то заголовок составляется путем обобщения сходных документов или перечисления наиболее важных; д) дата дела – указываются год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом число (двумя цифрами) и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами. Если в дело включены документы (приложения), даты которых выходят за крайние даты дела то под датами дела, с новой строчки делается об этом запись: «В деле имеются документы за ... год(ы)». Даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих, например, годовые планы и отчеты, так как они отражаются в заголовках дел. Для дел, сформированных из документов по номинальному признаку, то есть по видам документов (приказы, распоряжения, акты), датой начала дела является дата подписания или утверждения самого раннего документа, а датой окончания – дата подписания (утверждения) самого позднего документа. Датой дела, содержащего протоколы заседаний, является дата утверждения (если они утверждаются) или составления первого и последнего протоколов. Для дел, содержащих переписку, датой начала дела является дата поступления первого входящего или дата первого исходящего документа, а датой окончания – дата самого позднего входящего или исходящего документа независимо от места нахождения их в деле. е) количество пронумерованных в деле листов проставляется с листа- заверителя дела. ж) реквизит «Срок хранения дела и номер статьи перечня» переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в Перечне типовых документов, или в перечне управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности учреждений и органов УИС, с указанием сроков хранения, утверждаемым приказом ФСИН России (при введении в действие новых перечней документов со сроками хранения старые записи зачеркиваются, а сверху или рядом пишутся новые данные). На делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно». з) архивный шифр дела (состоит из номера фонда, номера описи и номера дела по описи) на обложках дел постоянного хранения проставляется в архиве ФСИН России чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПК Государственного архива Российской Федерации (до этого он проставляется карандашом). На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования Государственного архива Российской Федерации, в который будут передаваться дела, кодов Государственного архива Российской Федерации и ФСИН России по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) и Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ). По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения. Наименования ФСИН России и структурного подразделения, год и номер дела могут проставляться на обложке штампом. Правильность оформления обложки дела удостоверяется подписью работника, ответственного за ведение делопроизводства. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме чистых, листа-заверителя и внутренней описи, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами, порядковой нумерацией. Чистые листы из дела изымаются (без повреждения целостности дела) и уничтожаются. Листы нумеруются простым карандашом в возрастающем порядке номеров, начиная с первого. Цифры проставляются в правом верхнем углу листа, не задевая текста документов. Листы внутренней описи нумеруются отдельно. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно, начиная с первого. Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельные тома и также нумеруются отдельно. Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке или сохраняют собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Сложенный лист большого формата (формата A3, A2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист. Если в деле имеется лист, сложенный и подшитый за середину, то такое дело подлежит переоформлению (перешивке). Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и др.) нумеруется как один лист; в нижней части или на обороте такого листа делается опись наклеенных на него документов. Во внутренней описи и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается оговорка. Например: «На листе 6 наклеено 5 фотографий согласно описи на обороте листа». Карты и схемы, склеенные из нескольких листов, нумеруются как один лист. На таких листах на обороте или свободном от текста месте указывается количество листов в склейке. Во внутренней описи и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается оговорка. Например: «Лист 7 – карта-склейка из 10 листов». Если к документу (листу) подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки, справки и др.), то каждый документ нумеруется отдельно, очередным порядковым номером. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: вначале конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. Наиболее ценные в историческом и художественном отношении документы (чертежи, рукописи, графика и т.д.) не подшиваются, а вкладываются в конверты. Если в нумерации листов допущено много ошибок, все дело нумеруется заново. При этом прежние номера зачеркиваются одной наклонной чертой, и рядом ставится новый номер листа. В конце дела составляется новая заверительная надпись, при этом прежняя заверительная надпись зачеркивается, но сохраняется в деле; вносятся также исправления во внутреннюю опись, или опись составляется заново. При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их к сдаче в архив ФСИН России допускается по согласованию с ним употребление литерных (с буквенными дополнениями) номеров листов. После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись (приложение № 21), которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В ней цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, отмечаются особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и др.) и физического состояния документов (помарки, неразборчивый текст, порванные листы и др.). Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью. Внутренняя опись документов дела составляется на отдельном листе по установленной форме (приложение № 22), которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи документов дела составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов, приложений к делу и количество листов внутренней описи. При изменении состава документов дела (изъятии, включении документов, замены их копиями и др.) эти изменения отражаются во внутренней описи в графе «Примечание» со ссылками на соответствующие акты и при необходимости составляется новая итоговая запись. Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи и при необходимости скрепляется печатью. Листы внутренней описи подшиваются в начале дела и нумеруются арабскими цифрами, порядковой нумерацией. Если дело переплетено или подшито без внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела. Документы в делах постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу подшиваются на четыре прокола прочными нитками в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. Текст не должен подходить к линии подшивки (переплета) ближе 2 см, а листы не должны выступать за края обложки. В случаях, когда текст на документе расположен близко к краю листа, к такому листу подклеивается полоска бумаги, за которую документ подшивается (переплетается) в дело. Поручения руководства, визы, составленные на отдельных листах, размещаются перед документом, к которому они относятся, и в таком порядке подшиваются в дело, нумеруется очередным порядковым номером. При подготовке дел к подшивке (переплету) проверяется правильность их формирования, оформления, металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Дела постоянного хранения, состоящие из документов особой научно-исторической, художественной и иной ценности или неформатных документов (карты, схемы, планы, чертежи, фотоснимки и другие документы большого формата), в целях их сохранности и удобства пользования не подшиваются в дела, а хранятся сложенными в закрытых твердых папках с тремя клапанами и с завязками или в картонных футлярах (коробках) в качестве приложений к делам. На каждую папку (коробку) составляется внутренняя опись находящихся в ней документов. Если в дело в ходе его формирования были подшиты документы с различными сроками хранения, то дело расшивается, и формируются новые дела исходя из сроков хранения документов. При этом документы с истекшими сроками хранения уничтожаются по актам в установленном порядке. Обложки дел с документами, исполненными на стандартных листах, должны иметь размеры 229x324 мм. Обложки дел с документами, изготовленными на нестандартных листах, могут иметь размеры, соответствующие размерам подшитых в них листов. Обложки дел с документами, имеющими длительные (25 и более лет) сроки хранения, должны быть изготовлены из твердого картона. Для обложек дел, сдаваемых на государственное хранение, применяется бескислотный картон. Для предохранения документов от механической порчи на первом и последнем листах дела, тома перед прошивкой наклеиваются полоски тонкого картона, через которые и пропускается шнур. При оформлении дел применять канцелярский (силикатный) клей, мучной и крахмальный клейстеры не следует. Дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу подлежат полному оформлению. Дела временного (до 10 лет) хранения допускается хранить в папках-скоросшивателях, мягких обложках, не проводить пересистематизацию документов в деле, заверительные надписи не составлять. Реквизиты обложки дела заполняются по упрощенной схеме (без проставления количества листов в деле). Сводная номенклатура дел ФСИН России текущего года должна быть закрыта в течение 1 квартала следующего года. По окончании делопроизводственного года оформленные дела ставятся на инвентарный учет в журнале законченных делопроизводством дел, который ведется в структурных подразделениях. Каждый том дела регистрируется в журнале учета законченных делопроизводством дел за отдельным номером, который проставляется на его обложке. В журнале учета законченных делопроизводством дел делаются записи с указанием даты начала и окончания дела (тома), срока хранения, количества листов в деле (томе) и других необходимых данных, предусмотренных журналом. 7.4. Порядок составления описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу Опись дел представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией. Основой составления описей дел является номенклатура дел. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу. На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются. Описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел ФСИН России, которую готовит архив ФСИН России. Описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу структурных подразделений составляются по установленной форме (приложение № 23) и представляются в архив ФСИН России. В описях дел указывается полное действительное (без сокращений) наименование структурного подразделения, которое вело дела и закончило их делопроизводством. В случаях, когда структурное подразделение в течение периода, за который вносятся дела в опись, было переименовано (преобразовано), под прежним наименованием пишется его новое наименование. Описательная статья описи дел структурного подразделения имеет следующие элементы: порядковый номер дела (тома, части) по описи; индекс дела (тома, части); заголовок дела (тома, части); дата дела (тома, части); количество листов в деле (томе, части); срок хранения дела. Перед внесением заголовков дел в опись проверяется качество формирования и оформления дел. В случае обнаружения нарушений установленных правил формирования и оформления дел они устраняются. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел; каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. Если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть), в том числе сформированное в отдельный том приложение к делу, вносятся в опись под самостоятельным номером); порядок нумерации дел в описи – валовый; порядок присвоения номеров описям структурных подразделений устанавливается по согласованию с архивом ФСИН России; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «То же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью); многотомные дела в опись вносятся по порядку номеров томов. В этом случае в описи пишется наименование только первого тома, а наименования всех остальных томов, если они помещены на одной странице, обозначаются словами «То же». Если же наименование многотомного дела переходит на следующий лист, то необходимо заголовок дела повторить полностью. При внесении в опись последнего тома после номера тома добавляется слово «Последний». В описи между наименованиями (заголовками) дел оставляется интервал не менее 1 см. Графа описи «Примечания» используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на соответствующий акт, о наличии копий и т.п. В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные и пропущенные номера). Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с начальником управления делами ФСИН России и утверждается руководителем структурного подразделения. Опись дел структурного подразделения составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив ФСИН России, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении. 7.5. Экспертиза ценности и отбор документов для хранения или уничтожения Экспертиза ценности документов – изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации проводится в ФСИН России при подготовке номенклатуры дел; в процессе формирования дел; при подготовке дел к передаче в архив ФСИН России. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в ФСИН России создается постоянно действующая ЦЭК ФСИН России. Положение о ЦЭК ФСИН России утверждается приказом ФСИН России. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях работниками, ответственными за ведение делопроизводства, совместно с ЦЭК ФСИН России под методическим руководством архива ФСИН России. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив ФСИН России; отбор дел с временными сроками хранения (до 10 лет) и с пометкой «До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях, а также выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел ФСИН России. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу (приложение № 23), а также акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (приложение № 24). По завершении делопроизводственного года и по результатам экспертизы ценности документов дела ФСИН России подлежат оформлению в соответствии с правилами оформления дел и подготовки дел к передаче на архивное хранение. 7.6. Подготовка и порядок передачи документов и дел на архивное хранение Документы, образующиеся в процессе деятельности ФСИН России, входят в состав Архивного фонда Российской Федерации и находятся в ФСИН России на временном и депозитарном хранении до их передачи на постоянное хранение в Государственный архив Российской Федерации. Временное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, их учет, использование, отбор и подготовку к передаче на постоянное хранение в Государственный архив Российской Федерации осуществляет архив ФСИН России. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение и на уничтожение предусматривает: экспертизу ценности документов; оформление дел; составление описей дел по результатам экспертизы их ценности; составление актов на уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения. Дела передаются в архив ФСИН России с соблюдением следующих условий: в архив ФСИН России передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу; передача документов в архив ФСИН России производится по утвержденным описям дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу (приложение № 23). Дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу передаются в архив ФСИН России не ранее чем через один год и не позднее чем через три года после года, в котором документы были помещены в дело на хранение. Дела временного хранения (до 10 лет) передаче в архив ФСИН России не подлежат (они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке). Передача дел в архив ФСИН России осуществляется по графику, составленному архивом ФСИН России, согласованному с начальником управления делами ФСИН России и утвержденному распоряжением ФСИН России. Прием дел производится работником архива ФСИН России в присутствии работника структурного подразделения с проставлением в двух экземплярах описи дел отметок о наличии каждого дела (в конце каждого экземпляра описи указываются количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи работника архива ФСИН России и работника, передавшего дела). Дела и описи на сдаваемые документы доставляются в архив ФСИН России работниками структурных подразделений с сопроводительным письмом, в котором указывается количество дел и описей, передаваемых в архив ФСИН России (ответственность за сохранность документов при транспортировке и сдачу их в архив ФСИН России несет структурное подразделение, передающее документы). При ликвидации или реорганизации структурного подразделения, работник, ответственный за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив ФСИН России независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел. 7.7. Уничтожение документов и дел Уничтожению подлежат документы с истекшими сроками хранения, утратившие практическое значение и не имеющие исторической или иной ценности с соблюдением следующих требований: порядка отбора документов с истекшими сроками хранения к уничтожению, порядка составления акта о выделении документов к уничтожению, их согласования и утверждения. Результаты отбора документов к уничтожению, сроки хранения которых истекли, за соответствующий период времени оформляются актом о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (приложение № 24). Дела включаются в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, если установленный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт (например, законченные в 2004 году дела с 3-летним сроком хранения могут быть включены в акт, составленный не ранее 1 января 2008 г.). Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, составляется на дела структурными подразделениями. Отбор документов к уничтожению и составление акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, производятся после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период (описи и акты рассматриваются на заседании ЦЭК ФСИН России одновременно). Согласованные ЦЭК ФСИН России акты утверждаются директором ФСИН России (лицом, исполняющим его обязанности) только после утверждения ЭПК Государственного архива Российской Федерации описей дел постоянного хранения. После утверждения директором ФСИН России (лицом, исполняющим его обязанности) актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению дела передаются на переработку (утилизацию) по приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры (после уничтожения дел в номенклатуре дел ФСИН России проставляется отметка «Уничтожено. См. акт от… №…» с указанием должности, фамилии, подписи работника, ответственного за передачу дел на уничтожение, и даты. VIII. Изготовление, учет, использование, хранение и уничтожение печатей, штампов и бланков документов 8.1. Печати и штампы ФСИН России в соответствии с законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации применяет в своей деятельности печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Изготовление печатей ФСИН России с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации (далее – гербовая печать) осуществляется централизованно на основании заявки управления делами ФСИН России федеральным казенным учреждением «Центр государственного имущества и жилищно-бытового обеспечения Федеральной службы исполнения наказаний» (далее – ФКУ ЦГИЖБО ФСИН России) полиграфическими и штемпельно-граверными предприятиями, имеющими соответствующие лицензию на этот вид деятельности и сертификат наличия технических возможностей для качественного изготовления данного вида продукции. Гербовые печати применяются в ФСИН России для удостоверения подлинности документов или соответствия копий документов подлинникам. Гербовые печати изготавливаются в строго ограниченном количестве и исключительно в служебных целях. Решение о необходимости изготовления гербовых печатей и их количестве принимает директор ФСИН России. В ФСИН России используются гербовые мастичные печати: первая мастичная гербовая печать закрепляется за начальником (заместителем начальника) управления делами ФСИН России; вторая – за главным бухгалтером главной бухгалтерии финансово-экономического управления ФСИН России; третья – за работником управления делами ФСИН России, ответственным за отметку командировочных удостоверений; четвертая – за руководителем Оперативной группы ФСИН России; пятая – за главным государственным санитарным врачом ФСИН России; шестая – за первым заместителем (заместителем) начальника управления собственной безопасности ФСИН России. Гербовая металлическая рельефная печать для служебных удостоверений и специальных пропусков закрепляется за начальником или заместителем начальника управления кадров ФСИН России, или работником управления кадров ФСИН России, которому по функциональным обязанностям вменены оформление и выдача служебных удостоверений. Передача гербовых печатей другим должностным лицам осуществляется на основании приказа ФСИН России, вынос их за пределы административного здания, в котором размещается ФСИН России, без письменного разрешения директора ФСИН России (лица, исполняющего его обязанности) не допускается. В ФСИН России гербовой печатью заверяются подписи директора ФСИН России (лица, исполняющего его обязанности) и его заместителей на нижеприведенных служебных документах: всех видах договоров, заключаемых ФСИН России с другими учреждениями, органами и организациями, в пределах ее компетенции в целях осуществления задач и функций ФСИН России; финансовых документах и отчетах, представляемых в Минфин России, Федеральное казначейство, налоговые и статистические органы, фонды; документах по кассовым и кредитным операциям, расчетных чеках, приходных ордерах, платежных поручениях, справках по заработной плате; документах по материально-техническому обеспечению и снабжению учреждений и органов УИС; актах о выполненных работах и предоставленных услугах; актах экспертиз, ревизий, инвентаризаций, приема-передачи товарно-материальных ценностей; гарантийных письмах; доверенностях; трудовых книжках; характеристиках работников; представлениях к государственным и ведомственным наградам, присвоению специальных званий (классных чинов) и почетных званий, почетных грамотах, благодарностях, удостоверениях к наградам; свидетельствах, справках о прохождении государственной службы, архивных и льготных; других документах и их копиях, требующих специального удостоверения их подлинности в соответствии с законодательством Российской Федерации. Штамп с факсимильным воспроизведением подписи директора ФСИН России, изготовленный по его поручению, хранится и используется начальником управления делами ФСИН России. Штамп с факсимильным воспроизведением подписи директора ФСИН России используется для заверения поздравительных, приветственных писем, юбилейных адресов и иных документов, не требующих юридической идентификации. Применение указанного штампа для заверения приказов, распоряжений, поручений, служебных писем не допускается. В ФСИН России могут изготавливаться мастичные печати и штампы с наименованием конкретных структурных подразделений без государственной символики. Печатями с наименованиями структурных подразделений удостоверяются подписи их руководителей или работников, удостоверяющих копии документов, на копиях приказов (распоряжений), справках, пакетах и иных документах, не требующих заверения гербовой печатью. Мастичные штампы используются для отметок о получении, регистрации, прохождении, контроле документов. Мастичные печати (без государственной символики) изготавливаются в зависимости от целевого назначения, например: «Для пакетов», «Для справок», а также номерные «Для пакетов № 1», «Для справок № 1» и другие. Их оттиски ставятся на справках, экземплярах распорядительных документов, не воспроизводящих подлинную подпись директора ФСИН России, внутренних документов (когда в этом есть необходимость), при опечатывании пакетов, бандеролей и т.п. Заявки о необходимости изготовления печатей (штампов), их эскизы оформляются структурными подразделениями-инициаторами и передаются в ФКУ ЦГИЖБО ФСИН России. Изготовленные печати (штампы) с проставлением их оттисков учитываются в журнале учета печатей и штампов (приложение № 25) и выдаются под роспись работникам, ответственным за их хранение и использование. Листы журнала учета печатей и штампов нумеруются, прошиваются и опечатываются. Гербовые печати хранятся в сейфах, иные печати и штампы могут храниться в надежно запираемых и опечатываемых шкафах (ящиках). Ответственность за обеспечение сохранности гербовых печатей, иных печатей и штампов, а также правильность их использования несут руководители структурных подразделений и работники, за которыми закреплены соответствующие функции. Пришедшие в негодность, изношенные, неиспользуемые и устаревшие печати и штампы уничтожаются по акту с соответствующей отметкой в журнале учета печатей и штампов. 8.2. Бланки Бланки ФСИН России с изображением Государственного герба Российской Федерации изготавливаются ФКУ ЦГИЖБО ФСИН России на основании заявки управления делами ФСИН России в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 27.12.1995 № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации». Бланки писем ФСИН России с изображением Государственного герба Российской Федерации являются полиграфической продукцией, подлежащей учету. Для учета бланки писем ФСИН России нумеруются типографским способом. Порядковый номер проставляется в правой нижней части оборотной стороны бланка. Управление делами ФСИН России обеспечивает получение, учет поступления бланков в журналах учета поступления и выдачи бланков (приложения № 26, 27) (учет бланков ведется раздельно по видам бланков) и выдачу бланков в структурные подразделения и учреждения, непосредственно подчиненные ФСИН России. Бланки выдаются работникам, ответственным в структурных подразделениях за ведение делопроизводства, под роспись в журнале. Бланки документов используются строго по назначению, хранятся в сейфах или надежно запираемых и опечатываемых шкафах и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим учреждениям, органам, организациям и физическим лицам. В каждом структурном подразделении один раз в год на уничтожение бракованных и испорченных бланков составляется акт, утверждаемый руководителем структурного подразделения, который направляется в управление делами ФСИН России, после чего бланки уничтожаются в установленном порядке. Ответственность за обеспечение сохранности бланков и правильность их использования несут работники, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях, и руководители структурных подразделений.
ПРИЛОЖЕНИЯ к Инструкции по делопроизводству в Федеральной службе исполнения наказаний Приложение № 1 к Инструкции по делопроизводству в Федеральной службе исполнения наказаний (п. 29) Образец бланка письма директора Федеральной службы исполнения наказаний Приложение № 2 к Инструкции по делопроизводству в Федеральной службе исполнения наказаний (п. 29) Образец бланка письма Федеральной службы исполнения наказаний Приложение № 3 к Инструкции по делопроизводству в Федеральной службе исполнения наказаний (п. 29, 115 (а) Образец бланка приказа Федеральной службы исполнения наказаний Приложение № 4 к Инструкции по делопроизводству в Федеральной службе исполнения наказаний (п. 29, 115 (а) Образец бланка распоряжения Федеральной службы исполнения наказаний Приложение № 5к Инструкции по делопроизводству в Федеральной службе исполнения наказаний (п. 80) Министру юстиции Российской Федерации Инициалы и Фамилия Уважаемый ………….. ………….! В соответствии с Типовым регламентом внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. № 452, направляется на согласование проект приказа ФСИН России «________________________». Приложение: на ____ л.
Образец написания сопроводительного письма о направлении нормативных правовых актов ФСИН России на согласование в Минюст России Приложение № 6к Инструкции по делопроизводству в Федеральной службе исполнения наказаний (п. 97) Министру юстиции Российской Федерации И.О. Фамилия Уважаемый ………….. ………….! В соответствии с Правилами подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. № 1009, направляется на государственную регистрацию приказ ФСИН России от «___»____________ 20__г. № ____ «____________________________». Приложение: подлинник и копии приказа в 5 экз., справка, всего на ____ л.
Образец написания сопроводительного письма о направлении нормативных правовых актов ФСИН России на государственную регистрацию в Минюст России Приложение № 7к Инструкции по делопроизводству в Федеральной службе исполнения наказаний (п. 115)
|