ИНСТРУКЦИЯ по делопроизводству в Федеральной службе исполнения наказаний. Инструкция по делопроизводству в Федеральной службе исполнения наказаний общие положения
 Скачать 0.85 Mb.
|
|
5.14. Учет и анализ объемов документооборота Учет объемов документооборота в ФСИН России ведется в целях совершенствования организации работы с документами и расчета оптимальной численности работников, занятых в делопроизводстве. Анализ объемов документооборота, структуры документопотоков и содержания документов, поступающих в ФСИН России и создаваемых ею, ведется в целях рационального распределения документопотоков, повышения исполнительской дисциплины, качества и эффективности принимаемых решений. Данные о количестве документов обобщаются, анализируются управлением делами ФСИН России и представляются директору ФСИН России (лицу, исполняющему его обязанности) в установленном порядке в виде справок (сводок, отчетов) статистического и аналитического характера. Под объемом документооборота в ФСИН России понимается количество документов, поступивших в ФСИН России и созданных ею за определенный период времени (квартал, полугодие, год). Учет количества документов за определенный период времени (квартал, полугодие, год) проводится по регистрационным данным в местах регистрации документов. Общий объем документооборота подсчитывается по группам и видам документов, регистрационным данным, структурным подразделениям (местам регистрации документов) и представляется по итогам года в управление делами ФСИН России. При определении объема документооборота отдельно подсчитывается количество поступающих и создающихся в ФСИН России документов. За единицу учета количества документов принимается экземпляр документа (подлинник или копия, если это единственный экземпляр документа). Экземпляры документа, получаемые в результате копирования или тиражирования документа, в объеме документооборота не учитываются. Учет копируемых и тиражируемых документов может вестись отдельно по учетным данным. При учете исходящих документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы принимаются за один документ. Сведения об объеме документооборота структурными подразделениями готовятся по установленной форме (приложение № 17). Сведения о документообороте представляются структурными подразделениями в управление делами ФСИН России ежеквартально, к 3 числу месяца, следующего за отчетным периодом. 5.15. Тиражирование документов Поступающие на тиражирование документы должны быть четко и разборчиво напечатаны на листах бумаги формата не более А3. На тиражирование передаются первые экземпляры (подлинники) документов. На тиражированных документах на оборотной стороне последнего листа обязательно делается запись: «Дополнительно размножено и разослано ___экз.». Тиражирование документов без визы начальника управления делами ФСИН России запрещается. Основанием для копировально-множительных работ является заполненный бланк заказа (наряда). Необходимость тиражирования документов и целесообразность количества копий определяются руководителем структурного подразделения. Подписанный им заказ (наряд) на производство копировально-множительных работ визируется в управлении делами ФСИН России, затем вместе с документом передается исполнителем для тиражирования. Тиражирование документов производится в порядке очередности их поступления. В первоочередном порядке тиражируются документы за подписью директора ФСИН России (к совещаниям, заседаниям коллегии, проекты нормативных правовых актов и т.п.), его заместителей и срочные. Срочность определяется директором ФСИН России, его заместителями и начальником управления делами ФСИН России. Не производится тиражирование книг, различных справочников, кодексов, газет и газетных вырезок, нечетких ксеро- и факсимильных копий, а также документов в рукописном виде (кроме обращений граждан), с вклейками, загрязненных, с трудно читаемым текстом и мелким шрифтом. Поступающие заказы на выполнение копировально-множительных работ регистрируются в журнале учета заказов. Тиражированные документы передаются исполнителю под роспись. Контроль за изготовлением копий документов возлагается на управление делами ФСИН России. Не допускается изготовление копий, превышающих количество, указанное в заказе (наряде). VI. КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ Контроль исполнения документов (далее – контроль) – совокупность осуществляемых управлением делами ФСИН России и структурными подразделениями процедур по обеспечению своевременного и качественного исполнения поступающих документов с целью укрепления исполнительской дисциплины и повышения эффективности деятельности ФСИН России. К указанным процедурам относятся: определение основного исполнителя документа, учет и постановка документа на контроль, своевременное доведение контрольного документа до исполнителя, снятие документа с контроля. Контролю, осуществляемому управлением делами ФСИН России, в обязательном порядке подлежит исполнение поручений директора ФСИН России (лица, исполняющего его обязанности) и его заместителей, данных для обеспечения выполнения федеральных конституционных законов, федеральных законов, указов, распоряжений и поручений Президента Российской Федерации, постановлений, распоряжений Правительства Российской Федерации, поручений Председателя и Заместителя Председателя Правительства Российской Федерации, запросов, поступивших от аппарата и членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, от Уполномоченного по правам человека в Российской Федерации, от Уполномоченного при Президенте Российской Федерации по правам ребенка, представлений, протестов и обращений Генеральной прокуратуры Российской Федерации, обращений федеральных органов исполнительной власти, предложений, заявлений, жалоб граждан и обращений организаций, а также других запросов, писем и обращений. Постановку документов на контроль осуществляет управление делами ФСИН России при их предварительном рассмотрении с нанесением оттиска красного (синего) цвета штампа «ФСИН России. Контроль» в правом верхнем углу документа. После рассмотрения директором ФСИН России (лицом, исполняющим его обязанности), первым заместителем (заместителями) директора ФСИН России контрольного документа и включения его в соответствующую группу электронной базы данных: «Поручения директора ФСИН России» или «Поручения заместителей директора ФСИН России» контрольные документы направляются для исполнения в структурные подразделения, учреждения, непосредственно подчиненные ФСИН России, территориальные органы ФСИН России. Управление делами ФСИН России заводит на каждый контрольный документ контрольную карточку, в том числе и в электронной базе данных, в которую включаются входящий номер ФСИН России и его дата, номер, дата и содержание поручения, срок его исполнения, наименование структурного подразделения-исполнителя и другая информация. Контрольные карточки контрольных документов систематизируются по группам документов, срокам исполнения и структурным подразделениям. Контрольная карточка передается исполнителю с основным документом. Руководитель структурного подразделения, получивший контрольный документ, определяет исполнителя и контролирует соблюдение установленных сроков. Исполнитель обеспечивает сбор, обработку и обобщение необходимой для исполнения информации, подготовку необходимых документов, проектов ответов (служебных записок) о результатах исполнения. Ответственность за неисполнение, несвоевременное или ненадлежащее исполнение контрольных документов несут руководители структурных подразделений, учреждений, непосредственно подчиненных ФСИН России, территориальных органов ФСИН России и исполнители. Снятие документов с контроля осуществляется управлением делами ФСИН России на основании внесенных в электронную базу данных информации об исполнении документа структурным подразделением на основании заполненной исполнителем контрольной карточки. В дополнение к заполненной контрольной карточке результаты исполнения могут быть представлены в виде письменного ответа, докладной записки или изданием распорядительного документа. Датой исполнения документа считается дата регистрации исходящего документа (ответа). Если об исполнении документа директору ФСИН России (лицу, исполняющему его обязанности) доложено в устной форме, в контрольной карточке делается соответствующая запись (кому доложено, когда, кто докладывал). Управлением делами ФСИН России еженедельно готовится и направляется первому заместителю (заместителям) директора ФСИН России, начальникам структурных подразделений перечень контрольных документов, сроки исполнения которых истекают в течение следующей недели. Контрольные карточки на исполненные документы помещаются в картотеку, хранятся в течение пяти лет, а затем уничтожаются в установленном порядке. 6.1. Сроки исполнения контрольных документов. Сроки исполнения поручений устанавливаются Президентом Российской Федерации, Правительством Российской Федерации, законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, исчисляются в календарных днях с даты этого документа. В поручениях к конкретному документу директором ФСИН России (лицом, исполняющим его обязанности) или его заместителями могут устанавливаться индивидуальные сроки исполнения контрольных документов. Соисполнители представляют головному исполнителю соответствующие материалы в течение первой половины срока, установленного для исполнения документа. Поручение Председателя Правительства Российской Федерации или его заместителей, которое дано во исполнение поручения Президента Российской Федерации, подлежит исполнению за 5 дней до истечения установленного Президентом Российской Федерации срока, если в поручении Председателя Правительства Российской Федерации или его заместителей не указан иной срок. Поручения Правительства Российской Федерации подлежат исполнению1: а) в срок не более месяца, если в тексте поручения не указана конкретная дата исполнения (до соответствующего числа следующего месяца, а если в следующем месяце нет такого числа, то до последнего дня месяца). Если последний день срока исполнения поручения приходится на нерабочий день, оно подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день; б) в 10-дневный срок, если в тексте поручения имеется пометка «оперативно»; в) в 3-дневный срок, если в тексте поручения имеется пометка «срочно», «незамедлительно»; г) в указанный срок, если в тексте поручения установлена конкретная дата либо конкретный срок исполнения. Направленные на согласование проекты актов Правительства Российской Федерации (их копии) визируются директором ФСИН России (лицом, исполняющим его обязанности) не более чем в 10-дневный срок. В исключительных случаях, когда по объективным причинам исполнение поручения в установленный срок невозможно, в Правительство Российской Федерации направляется мотивированная просьба о продлении срока с указанием причин продления и планируемой даты исполнения. Исполнение срочных и оперативных поручений не продлевается. При неисполнении поручения в установленный срок в течение 3 дней после истечения срока, данного на исполнение, в Правительство Российский Федерации представляется объяснение о состоянии исполнения поручения, причинах его неисполнения в установленный срок с указанием должностных лиц, на которых возложено исполнение поручения, и о мерах ответственности, принятых в отношении работников, виновных в неисполнении поручения. Ответ на парламентский запрос Совета Федерации и Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, полученный непосредственно ФСИН России, направляется в срок не более 15 дней со дня получения запроса или иной срок, установленный соответствующей палатой Федерального Собрания Российской Федерации. Ответ на запрос члена Совета Федерации и депутата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, полученный непосредственно ФСИН России, направляется в срок не более 30 дней со дня получения запроса или иной, согласованный с инициатором запроса срок. Сроки исполнения документов, поступивших от других индивидуальных и коллективных адресантов, исчисляются в календарных днях с даты их поступления, отмеченной в регистрационном штампе ФСИН России, и не должны превышать 30 дней. Сроки представления проектов документов на подпись директору ФСИН России (лицу, исполняющему его обязанности): а) ответов (докладов) Президенту Российской Федерации и Правительству Российской Федерации на их срочные поручения – в начале рабочего дня, в который заканчивается срок исполнения; б) ответов (докладов) Президенту Российской Федерации и Правительству Российской Федерации на их поручения с оперативным сроком исполнения – не позднее чем за 1 рабочий день до окончания срока исполнения; в) ответов (докладов) Президенту Российской Федерации и Правительству Российской Федерации на их поручения со сроком исполнения месяц – не позднее 3-х рабочих дней до окончания срока; г) ответов (докладов) Министру юстиции Российской Федерации на его поручения со сроком исполнения месяц – не позднее 3-х рабочих дней до окончания срока. Приостанавливать исполнение контрольных документов, продлевать срок исполнения, а также отменять поручения имеют право только лица, установившие контроль. Обо всех случаях санкционированного изменения сроков исполнения контрольных документов исполнитель обязан оперативно информировать управление делами ФСИН России, которое вносит необходимые изменения в электронную базу данных. VII. ДОКУМЕНТАЛЬНЫЙ ФОНД ФСИН РОССИИ 7.1. Разработка и ведение номенклатурных дел ФСИН России формирует свой документальный фонд из образующихся в процессе его деятельности документов. Разрабатывает и утверждает по согласованию с Федеральным архивным агентством перечень архивных документов, образующихся в процессе деятельности учреждений и органов УИС, с указанием сроков хранения. Формирование документального фонда осуществляется управлением делами ФСИН России путем составления номенклатуры дел ФСИН России (далее – номенклатура дел, если иное не оговорено особо), формирования и оформления дел, обеспечения их сохранности, учета и передачи дел в архив ФСИН России. Номенклатура дел ФСИН России – ежегодно оформляемый в установленном порядке систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, отражающих всю документационную деятельность структурных подразделений, а также личные дела, документы, присланные для сведения. Номенклатура дел используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и поиска документов. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет включительно) хранения. Номенклатура дел составляется на основании Положения о ФСИН России, Регламента ФСИН России о структурных подразделениях и других документов, регламентирующих деятельность ФСИН России, а также номенклатур дел за предшествующие годы и документов, образующихся в процессе деятельности ФСИН России. В ФСИН России составляются номенклатуры дел структурных подразделений (приложение № 18) и ФСИН России (приложение № 19). Номенклатура дел в структурном подразделении составляется работником, ответственным за ведение делопроизводства структурного подразделения, согласовывается с архивом ФСИН России, управлением делами ФСИН России, подписывается руководителем структурного подразделения и представляется до 1 октября текущего года в управление делами ФСИН России. Вновь созданное структурное подразделение в месячный срок разрабатывает номенклатуру дел и представляет ее в управление делами ФСИН России. Номенклатура дел ФСИН России составляется управлением делами ФСИН России из номенклатуры дел структурных подразделений. Методическую помощь при составлении номенклатуры дел оказывают архив ФСИН России и Центральная экспертная комиссия ФСИН России (далее – ЦЭК ФСИН России) Номенклатура дел ФСИН России (один раз в 5 лет) согласовывается с Экспертно-проверочной комиссией Государственного архива Российской Федерации (далее – ЭПК Государственного архива Российской Федерации), в который передаются на постоянное хранение образующиеся в процессе деятельности ФСИН России документы Архивного фонда Российской Федерации. Номенклатура дел, подписанная начальником управления делами ФСИН России, согласовывается с ЦЭК ФСИН России и до 20 декабря текущего года утверждается директором ФСИН России. Номенклатура дел вводится в действие с 1 января следующего года. После утверждения номенклатуры дел каждое структурное подразделение получает выписку из номенклатуры дел. Номенклатура дел ФСИН России готовится не менее чем в четырех экземплярах: первый экземпляр как документ постоянного хранения помещается в дело управления делами ФСИН России, второй используется в управлении делами ФСИН России как рабочий экземпляр, третий – применяется в архиве ФСИН России, четвертый направляется в Государственный архив Российской Федерации, с которым согласовывалась номенклатура дел ФСИН России. Рабочий экземпляр номенклатуры дел ФСИН России может вестись в управлении делами ФСИН России и в электронном виде. В случае изменения функций и структуры ФСИН России номенклатура дел ФСИН России подлежит переработке и согласованию с ЭПК Государственного архива Российской Федерации. Названиями разделов номенклатуры дел являются наименования структурных подразделений. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые направления служебной деятельности ФСИН России в соответствии с Положением о ФСИН России. Номенклатура дел оформляется в виде таблицы, состоящей из следующих граф: |