ИНСТРУКЦИЯ по делопроизводству в Федеральной службе исполнения наказаний. Инструкция по делопроизводству в Федеральной службе исполнения наказаний общие положения
 Скачать 0.85 Mb.
|
УФСИН России по Сахалинской областиВ заголовки приказов по личному составу включаются наименование действия, фамилия, инициалы работника, в отношении которых это действие осуществляется, например: «О поощрении Фамилия И.О. и Фамилия И.О.», «О снятии взыскания с Фамилия И.О.». Фамилии и инициалы более трех работников указываются в заголовке обобщенно, например: «О поощрении работников уголовно-исполнительной системы». д) Текст. Текст приказа (распоряжения) ФСИН России отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами, печатается через 1-1,5 межстрочных интервала и выравнивается по левой и правой границам. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 12,5 мм от левой границы текстового поля. Текст, как правило, состоит из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной, юридически связанной с приложениями. В констатирующей части текста излагаются цели, задачи, факты и события, проблемы, поручения и иные обстоятельства, послужившие основанием для издания приказа (распоряжения). Констатирующая часть начинается устойчивыми формулировками «В связи», «В соответствии», «Во исполнение», «На основании», «В целях». В констатирующей части приказа (распоряжения), подготовленного на основании законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, указываются наименование вида документа, наименование органа, издавшего документ, дата принятия или утверждения документа, его регистрационный номер, заголовок документа, заключенный в кавычки, а также сведения о его опубликовании в официальных источниках. Констатирующая часть приказов (распоряжений) завершается распорядительными словами: «п р и к а з ы в а ю:» – в приказах или «п р е д л а г а ю:» и «о б я з ы в а ю:» – в распоряжениях, которые печатаются вразрядку строчными буквами. После этих слов ставится двоеточие. Предписания в пунктах приказа (распоряжения) ФСИН России должны согласовываться в падеже с распорядительным словом: «п р и к а з ы в а ю:» и «п р е д л а г а ю:» – кому? (дат. пад.); «о б я з ы в а ю:» – кого? (род. пад.). В совместном с другими федеральными органами исполнительной власти, организациями приказе (распоряжении) распорядительное слово излагается от первого лица множественного числа: «п р и к а з ы в а е м:»; «п р е д л а г а е м:» и «о б я з ы в а е м:» В приказах по личному составу и в отдельных приказах (распоряжениях) по основной деятельности констатирующая часть может отсутствовать, если предписанные действия не нуждаются в обосновании и разъяснении. В этом случае распорядительные слова исключаются. Распорядительная часть текста имеет повелительную форму изложения. В ней излагаются предписанные действия с указанием исполнителя и сроков исполнения. В распорядительной части текста обязательно указываются адресаты предписаний (структурные подразделения, учреждения, непосредственно подчиненные ФСИН России, территориальные органы ФСИН России) и/или их руководители (фамилия, инициалы указываются в скобках в именительном падеже или без скобок – в дательном или родительном падеже, когда предписание адресовано конкретному руководителю), затем предписываемое действие (глагол повелительного наклонения). Если исполнение приказа (распоряжения) предполагает выполнение различных по характеру действий, распорядительная часть по количеству предписаний (их адресатов) делится на пункты, нумеруемые только арабскими цифрами с точкой. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. Каждый пункт может быть подразделен на абзацы, выполняемые со строчной буквы, без дефиса, через точку с запятой. Наименования структурных подразделений печатаются со строчной буквы. В последнем пункте приказа (распоряжения) по основной деятельности, как правило, указываются должность, специальное звание (классный чин), фамилия и инициалы лица, на которое возлагается контроль за исполнением приказа (распоряжения). Должностное лицо, которому поручается такой контроль, должно обладать достаточными властными полномочиями в отношении адресатов предписаний приказа (распоряжения) в соответствующей сфере деятельности УИС и не может быть одним из этих адресатов. В конкретных случаях контроль за исполнением приказа (распоряжения) может возлагаться на директора ФСИН России, в этом случае приказ (распоряжение) заканчивается следующей формулировкой последнего пункта: «Контроль за исполнением приказа оставляю за собой». В текст приказа по основной деятельности не следует включать пункт «Приказ довести до сведения ...». Структурные подразделения (должностные лица) получают копию приказа в соответствии с указателем рассылки, который исполнитель представляет вместе с проектом приказа. Для полноты изложения вопроса в тексте могут воспроизводиться отдельные положения действующих законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации. Такие положения обязательно сопровождаются ссылкой на соответствующий нормативный правовой акт: «В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации …». Допускаются ссылки на другие пункты приказа (распоряжения) ФСИН России, а также на ранее изданные нормативные правовые акты, если требуется показать взаимную связь норм и избежать их повторения. При первом упоминании ранее изданного нормативного правового акта указываются его вид, орган, издавший акт, дата, номер, наименование, сведения об опубликовании в официальных источниках (сведения о государственной регистрации, признании не нуждающимся в государственной регистрации). При ссылке на нормативный правовой акт обязательно упоминается соответствующий пункт (пункты) или другая его часть. В приказе (распоряжении), изданном с целью изменения или отмены действующих приказов (распоряжений), в том числе и их приложений, должны быть указаны вид, дата, номер, наименование изменяемого или отменяемого приказа (распоряжения) и/или номера отдельных пунктов (абзацев) распорядительной части текста или приложения к приказу (распоряжению). Отмена приказа (распоряжения) или отдельных пунктов распорядительной части текста или приложения к приказу (распоряжению) обозначается формулировкой «Признать утратившим силу...». Если изменяемые пункты нет необходимости излагать в новой редакции, их текст достаточно дополнить или сократить, указав: «В пункте 1 приказа … слова «…» исключить, «Абзац второй пункта 1 приказа … дополнить словами «…». В случае внесения изменений в действующие нормативные правовые акты в текст не включается пункт об осуществлении контроля. е) Дата. В заголовках, текстах и приложениях к приказам (распоряжений) ФСИН России допускается цифровой (словесно-цифровой) способ оформления даты, который затем должен использоваться в тексте, например: 03.07.2006 или 3 июля 2006 г. В тексте не допускается разрыв даты при переносе ее на другую строку. ж) Приложения. Приложения в приказе (распоряжении) ФСИН России допускаются только связанные предписаниями распорядительной части текста. Наименование приложения должно совпадать с изложением в распорядительной части. Например: «Утвердить прилагаемое Положение о проведении смотра-конкурса на лучшего начальника караула специальных подразделений уголовно-исполнительной системы по конвоированию»; «Внести в приказ Федеральной службы исполнения наказаний от 19 мая 2005 г. № 368 «Об установлении должностных окладов сотрудникам территориальных органов Федеральной службы исполнения наказаний» изменения согласно приложению». Несколько приложений нумеруются с указанием знака «№». Например: «1. Утвердить: Порядок работы (дается полное наименование) (приложение № 1); Состав (дается полное наименование) (приложение № 2).». К приказу прилагаются утверждаемые им документы (инструкции, уставы, положения, правила), а также материалы в виде таблиц, образцов, графиков, схем, бланков документов. В этих случаях текст распорядительной части формулируется следующим образом: «Утвердить и ввести в действие с 1 августа 2001 г. прилагаемую Инструкцию», «Внести изменения в … согласно Перечню (приложение № 1)», «Признать утратившими силу … согласно прилагаемому Перечню». Значительные по объему приложения к приказу (правила, инструкции, положения) могут делиться на главы, которые нумеруются римскими цифрами и имеют заголовки (при этом должна использоваться сквозная нумерация). Нумерация более трех пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами (пункты –1, 2, 3, подпункты – 1.1, 1.1.1, 2.1, 2.2.1). Допускается буквенное обозначение подпунктов – а), б), в). Нумерация страниц каждого приложения к приказу (распоряжению) ведется раздельно. При значительном числе приказов (распоряжений), подлежащих признанию утратившими силу или изменению, их перечни даются в приложении к приказу (распоряжению). При утверждении приказом (распоряжением) состава комиссии, рабочей группы или перечня работников количественный состав которых превышает четыре человека, состав комиссии или перечень работников выносится в приложение, о чем в тексте приказа (распоряжения) делается ссылка. Фамилии членов комиссии, за исключением председателя, заместителя председателя и секретаря, располагаются по алфавиту (приложение № 8). На лицевой части первого листа приложения в правом верхнем углу помещаются: написанное прописными буквами слово «ПРИЛОЖЕНИЕ» со знаком «№» (при наличии нескольких приложений), затем вид распорядительного документа, его дата и регистрационный номер. Указанный текст центруется относительно самой длинной строки, например:
При утверждении приказом (распоряжением) только одного приложения слово «ПРИЛОЖЕНИЕ» может быть заменено на слово «УТВЕРЖДЕНО» (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕН, в зависимости от рода и числа утверждаемого приложения), например:
Приложения к приказу (распоряжению) ФСИН России подписывает (визирует) руководитель структурного подразделения, подготовившего проект. Подпись ставится внизу на обороте последнего листа приложения. Приложения нумеруются отдельно от самого приказа (распоряжения). з) Согласование. Обязательное внутреннее (визирование) и внешнее согласование приказов (распоряжений) осуществляется до представления их на подпись. Согласование проекта приказа (распоряжения) осуществляется структурным подразделением, подготовившим соответствующий проект. Виза внутреннего согласования приказа (распоряжения) помещается на оборотной стороне последней страницы первого экземпляра в верхней части листа и включает фамилию и инициалы, личную подпись согласующего, дату визирования. Фамилии визирующих лиц располагаются одна под другой по иерархии должностей (начиная с вышестоящей) в следующем порядке: первый заместитель директора ФСИН России, заместители директора ФСИН России (по алфавиту), руководители структурных подразделений (по алфавиту), руководители учреждений, непосредственно подчиненных ФСИН России (по алфавиту), начальник управления делами ФСИН России. Замечания, особые мнения и дополнения к проекту приказа (распоряжения) ФСИН России оформляются на отдельном листе. В этом случае виза оформляется следующим образом: Замечания прилагаются Начальник управления кадров ФСИН России специальное звание Подпись И.О. Фамилия Дата На обороте последнего листа приказа (распоряжения) ФСИН России ниже фамилий визирующих лиц располагается разнарядка с указанием количества отпечатанных экземпляров, их направления в структурные подразделения, фамилии, инициалов, телефона исполнителя, ставится его подпись. В случае если должностное лицо, визирующее приказ (распоряжение), является его исполнителем, подпись ставится один раз. Фамилия исполнителя с инициалами и его телефон, включая внутренний, на приказах (распоряжениях) ФСИН России указываются и на лицевой стороне этих документов, и на оборотной в разнарядке. На лицевой стороне слово «Исп.» печатается с прописной буквы. Внешнее согласование приказа (распоряжения) с другими федеральными органами исполнительной власти, организациями осуществляется на отдельном для каждого другого федерального органа исполнительной власти, организации листе согласования (приложение № 9). Согласование приказа (распоряжения) оформляется грифом СОГЛАСОВАНО (без кавычек, прописными буквами) с указанием должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), специального звания, классного чина (при наличии), расшифровки подписи и даты согласования. Например:
Согласование, оформляемое письмом, протоколом и другим документом, осуществляется следующим образом:
В этом случае гриф согласования оформляется под реквизитом «Подпись» в левом нижнем поле документа. и) Подпись. Приказы (распоряжения) подписывает директор ФСИН России. В состав реквизита «Подпись» входят: сокращенное наименование должности директора ФСИН России, специальное звание, личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия). Наименование должности и специальное звание печатаются от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал. Расшифровка подписи располагается на уровне специального звания с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем. В случае отсутствия директора ФСИН России приказ (распоряжение) подписывает должностное лицо, исполняющее его обязанности на основании соответствующего приказа ФСИН России. При этом к должности директора ФСИН России добавляется сокращение «И.о.», а в расшифровке подписи указываются инициалы и фамилия должностного лица, подписавшего приказ (распоряжение). Не допускается подпись с предлогом «За» или косой чертой перед наименованием должности. Не допускается внесение изменений в приказ (распоряжение) после его подписания, без оформления соответствующего акта о внесении изменений. 4.4. Оформление приказов о поощрении Приказ о поощрении работников оформляется следующим образом: а) в случае поощрения не более трех человек в заголовке приказа указываются их фамилии с инициалами; б) в тексте фамилии располагаются по алфавиту независимо от занимаемых должностей и печатаются прописными буквами, специальное звание (классный чин) указывается перед фамилией, должность через запятую. Например: майору внутренней службы (Фамилия, имя, отчество полностью), заместителю начальника УФСИН России по Амурской области. Классный чин федеральному государственному гражданскому служащему указывается после Ф.И.О, затем должность. Например: Фамилия, имя, отчество полностью, государственному советнику Российской Федерации 2 класса, главному специалисту-эксперту, управления кадров ФСИН России; в) учреждения и органы УИС должны именоваться следующим образом: ФКУ ИК-2 УФСИН России по Сахалинской области или ФКУ СИЗО-1 ГУФСИН России по Свердловской области. Текст приказа формулируется следующим образом: 1. Наградить: почетным знаком уголовно-исполнительной системы «За отличие в службе» II степени 2. Выдать денежную премию: в размере оклада денежного содержания в размере должностного оклада в сумме 10 000 рублей В приказе о поощрении следует указывать статьи экономической классификации, по которым выплачиваются премии. Выплату премий произвести по подстатье экономической классификации 211 «Заработная плата». Приказ о снятии дисциплинарного взыскания с работников оформляется согласно приложению № 10. 4.5. Положения, правила, инструкции Положения, правила, инструкции утверждаются приложением к приказу (распоряжению). Документы печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210х297 мм) и состоят из пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой. Пункты могут подразделяться на подпункты, которые могут иметь буквенную или цифровую нумерацию. Значительные по объему документы могут делиться на главы, которые нумеруются римскими цифрами и имеют заголовки. Констатирующей частью положения, правил, инструкции служит раздел «Общие положения», в котором указываются основания разработки, основное назначение документа и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий. В положении систематизированно определяются порядок образования, структура, функции, компетенция, объем прав и обязанностей, организация работы структурных подразделений. Например: «Положение об управлении делами Федеральной службы исполнения наказаний». Положения обычно регламентируют деятельность конкретных подсистем УИС. Правила, инструкции регулируют основные виды (формы) оперативно-служебной деятельности и работу конкретных категорий работников. Инструкции содержат нормы, устанавливающие, кем, в каком порядке и какими способами и методами осуществляется тот или иной вид деятельности. 4.6. Гриф утверждения На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется справа на верхнем поле первого листа документа. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек, прописными буквами), наименования должности лица, утверждающего документ, специального звания (классного чина), его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. Например: УТВЕРЖДАЮ Заместитель директора ФСИН России генерал-майор внутренней службы Подпись И.О. Фамилия Дата Гриф УТВЕРЖДАЮ может использоваться для придания юридической силы следующим организационно-распорядительным документам: а) планам, графикам работы, повесткам заседаний, коллегий, комиссий, рабочих групп, совещаний, семинаров, советов; б) должностным инструкциям сотрудников ФСИН России и должностным регламентам федеральных государственных гражданских служащих ФСИН России; в) финансово-хозяйственным документам: сметам, счетам, ведомостям, балансам, отчетам, альбомам учетной документации, актам передачи денежных средств, зданий, помещений, транспортных средств, оргтехники и иного имущества, актам списания имущества, актам ревизий, проверок, инвентаризации; г) архивным документам: описям дел постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу, актам передачи архивных дел на постоянное хранение, приема-передачи дел, актам уничтожения документов с истекшими сроками хранения и др.; д) планам работы структурных подразделений; е) иным документам по согласованию с директором ФСИН России. Примерный перечень документов, подлежащих утверждению, приведен в приложении № 11. Личная подпись должностного лица ФСИН России в грифе утверждения при необходимости может заверяться в управлении делами ФСИН России печатью с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Финансовые, кадровые и архивные документы оформляются по форме, установленной соответствующими нормативными правовыми актами. |