ИНСТРУКЦИЯ по делопроизводству в Федеральной службе исполнения наказаний. Инструкция по делопроизводству в Федеральной службе исполнения наказаний общие положения
 Скачать 0.85 Mb.
|
5.7. Организация исполнения документовУказания по исполнению документа оформляются непосредственно на документе (в заголовочной части документа) или на отдельном бланке. Указания по исполнению документа включают: фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись руководителя и дату, например: Фамилия И.О. Прошу подготовить проект ответа к 05.05.2010. Подпись И.О. Фамилия Дата Отметка об исполнении документа и направлении его в дело состоит из слов «В дело», указания индекса дела, в которое помещается документ, подписи руководителя структурного подразделения и даты. Организация работы с документами в структурных подразделениях осуществляется на основании указаний по исполнению документов директора ФСИН России (лица, исполняющего его обязанности), первого заместителя (заместителей) директора ФСИН России, руководителя структурного подразделения, иных должностных лиц. Структурное подразделение-исполнитель получает документы в возможно короткие сроки (в день их рассмотрения соответствующим руководителем или на следующий рабочий день), срочные документы передаются исполнителю незамедлительно. Документы, поступившие в структурное подразделение с поручением руководства ФСИН России, передаются исполнителям только после их рассмотрения руководителем структурного подразделения. Работники структурных подразделений в процессе исполнения документа осуществляют: сбор и обработку необходимой информации; подготовку проекта документа и всех необходимых приложений к нему с соблюдением правил, установленных в Инструкции; согласование проекта с заинтересованными должностными лицами; доработку проекта документа по замечаниям, полученным в ходе согласования (в случае существенной корректировки проекта документа проводится его повторное согласование); в необходимых случаях – подготовку списка к рассылке документа; представление проекта документа на подпись (утверждение); определение места хранения документа (копии документа) проставлением отметки с указанием номера дела по номенклатуре дел, в которое должен быть помещен документ. Документы, полученные в управлении делами ФСИН России для ознакомления, подлежат возврату в 3-дневный срок, если не оговорен иной срок. 5.8. Регистрация организационно-распорядительных документовПриказы (распоряжения), оформленные в соответствии с Инструкцией, после подписания директором ФСИН России (лицом, исполняющим его обязанности) представляются на регистрацию в группу нормативного обеспечения управления делами ФСИН России (далее – группа нормативного обеспечения) вместе с указателем расчета-рассылки, подготовленным исполнителем, подписанным руководителем соответствующего структурного подразделения и утвержденным начальником управления делами ФСИН России. Приказы (распоряжения) по основной деятельности регистрируются, рассылаются и формируются в номенклатурные дела управлением делами ФСИН России. Приказы ФСИН России по личному составу, в том числе о командировках работников, регистрируются, рассылаются исполнителями. Регистрация и формирование их в номенклатурные дела осуществляются управлением кадров ФСИН России в соответствии со сроками хранения. Издаваемые в ФСИН России приказы, распоряжения регистрируются отдельно самостоятельной порядковой нумерацией в пределах календарного года и регистрируются в журналах учета издаваемых нормативных правовых актов по виду издания и в день их подписания. Все поступившие в ФСИН России копии федеральных конституционных законов, федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, постановлений Государственной Думы и Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, приказов (распоряжений), других федеральных органов исполнительной власти регистрируются в группе нормативного обеспечения, докладываются директору ФСИН России (лицу, исполняющему его обязанности), после рассмотрения возвращаются в группу нормативного обеспечения, для исполнения поручений, указанных директором ФСИН России (лицом, исполняющим его обязанности). Поступившие копии нормативных правовых актов регистрируются в журналах учета поступающих нормативных правовых актов (изданные Минюстом России, другими федеральными органами исполнительной власти). На каждом экземпляре поступившей копии нормативного правового акта и не сброшюрованного с ним приложения ставится оттиск штампа, в котором указываются порядковый учетный номер нормативного правового акта по журналу учету поступающих нормативных правовых актов и дата поступления. Ознакомление с приказами (распоряжениями), копиями нормативных правовых актов производится под роспись на листе ознакомления (приложение № 16), как правило, по письменному поручению директора ФСИН России или должностного лица, которому они были адресованы. Листы ознакомления хранятся вместе с приказами (распоряжениями), копиями нормативных правовых актов. Копии приказов (распоряжений) с удостоверяющими надписями, оформленными в соответствии с пунктом 132 Инструкции, заверенными печатью управления делами ФСИН России (управления кадров ФСИН России), направляются в соответствии с указателем расчета-рассылки адресатам. Подлинник указателя расчета-рассылки помещается в соответствующее номенклатурное дело вместе с подлинником приказа (распоряжения). Поступающие копии приказов и распоряжений после их регистрации в журнале учета хранятся по годам и видам издания в папках, регистрах или скоросшивателях с составлением внутренних описей. 5.9. Регистрация доверенностей и договоров Доверенность на право совершения действий от имени ФСИН России, представления ее интересов в государственных, общественных и судебных органах, оформленная в соответствии с пунктом 146 Инструкции, регистрируется в группе исходящей корреспонденции. Зарегистрированный оригинал и копия доверенности выдаются под роспись представителю. Копия зарегистрированной доверенности помещается в номенклатурное дело соответствующего структурного подразделения. Договоры, оформленные в соответствии с пунктом 136 Инструкции, регистрируются управлением делами ФСИН России. Договоры, указанные в пункте 137 Инструкции, регистрируются структурным подразделением, определенным актом ФСИН России о порядке размещения государственных заказов для нужд ФСИН России. Ответственность за своевременность представления договоров на регистрацию возлагается на структурное подразделение – инициатора размещения заказа либо на управление тылового обеспечения ФСИН России в зависимости от основания заключения договора (у единственного поставщика или по результатам проведения процедур размещения заказов). Ответственность за соблюдение сроков, предусмотренных законодательством Российской Федерации, для постановки договоров на учет в территориальном органе Федерального казначейства и внесения в реестр государственных контрактов возлагается на структурное подразделение – инициатора размещения заказа. Договоры регистрируются в журнале учета регистрации договоров. Регистрация договоров, за исключением договоров, заключенных на электронной площадке и подписанных электронной подписью, осуществляется порядковой нумерацией в пределах календарного года в журнале регистрации договоров. При регистрации на договоре ставятся номер и дата регистрации, которые вносятся в журнал регистрации договоров. Подпись директора ФСИН России (лица, исполняющего его обязанности), первого заместителя (заместителя) директора ФСИН России на договоре заверяется печатью с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации в управлении делами ФСИН России. Один экземпляр договора помещается в номенклатурное дело структурного подразделения, ответственного за хранение договоров, остальные экземпляры направляются сторонам договора. Копии договора, заверенные печатью с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, направляются адресатам в соответствии с указателем расчета-рассылки, составленным структурным подразделением – инициатором размещения заказа. Указатель расчета-рассылки помещается в номенклатурное дело структурного подразделения вместе с соответствующим договором. Договор, размещенный на электронной площадке, подписанный электронной подписью, регистрируется в установленном законодательством Российской Федерации порядке и учитывается в структурном подразделении, определенном актом ФСИН России о порядке размещения государственных заказов для нужд ФСИН России. 5.10. Обработка документов в структурных подразделениях Функция обработки документов в структурных подразделениях закрепляется положениями о структурных подразделениях, а также должностными инструкциями и регламентами конкретных работников. К процедурам обработки документов в структурных подразделениях относятся: получение в управлении делами ФСИН России под роспись организационно-распорядительных и иных документов, адресованных в структурное подразделение; учет документов в электронной базе данных или регистрационных журналах учета документов (входящие, исходящие и внутренние документы учитываются в отдельных журналах); представление документов руководителю структурного подразделения; своевременное доведение документов и соответствующих поручений руководителя структурного подразделения до работников; контроль исполнения документов и поручений руководителя структурного подразделения; подготовка и ведение номенклатуры дел структурного подразделения; оформление номенклатурных дел, завершенных в делопроизводстве (внутренних описей, листов-заверителей, обложек и т.д.); отправка документов структурного подразделения через управление делами ФСИН России. Поступивший в ФСИН России документ в структурных подразделениях учитывается по входящему регистрационному номеру, присвоенному ему в управлении делами ФСИН России. Устанавливается следующий обязательный перечень учитываемых в электронной базе данных или журналах учета структурного подразделения реквизитов документов: регистрационный номер ФСИН России; корреспондент; наименование документа; дата документа; исходящий номер документа; краткое содержание документа; резолюция (исполнитель, содержание поручения, срок исполнения, автор резолюции, дата подписи резолюции); роспись в получении документа; отметка об исполнении. В журналах учета могут помещаться следующие дополнительные сведения: внутренняя переадресация документов по исполнителям; ход исполнения; наличие приложений; перенос сроков исполнения. 5.11. Регистрация телеграмм Все поступившие телеграммы подлежат регистрации в управлении делами ФСИН России в электронной базе данных входящих документов, после чего передаются в структурные подразделения, а при необходимости – директору ФСИН России. Исходящие телеграммы регистрируются в электронной базе данных исходящих документов и хранятся в номенклатурных делах структурных подразделений на общих основаниях. К порядковому номеру добавляется буквенный индекс «т». Например: № 2-55-01 т. Запрещается передача по ведомственной сети связи ФСИН России документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, в том числе с пометками «Для служебного пользования». 5.12. Прием, обработка и отправка электронных документов Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота ФСИН России. При получении электронных документов работник управления делами ФСИН России, структурного подразделения, ответственный за ведение делопроизводства, осуществляет проверку подлинности электронной подписи. Получение электронных документов должно проверяться в течение рабочего дня периодически с интервалом 10-20 минут. При приеме электронных документов по каналам электрической связи необходимо руководствоваться следующими требованиями: открыть электронный документ и убедиться в правильности его адресования; проверить наличие сопроводительного письма, а также всех названных в документе приложений; при поступлении электронного документа, содержащего нечитаемую информацию, или при отсутствии указанных документов и приложений, несовпадении регистрационных номеров направляется запрос о повторной передаче информации в адрес отправителя. Работник управления делами ФСИН России, структурного подразделения, ответственный за делопроизводство, допущенные к передаче (приему) документов, несут персональную ответственность за соблюдение требований приема-передачи документов по каналам электрической связи. Ответственность за соответствие текста документа на бумажном носителе и его электронной версии на носителе информации (дискете, CD-диске, USB-флэш-носителе) несет исполнитель документа. Запрещается передавать в электронных сообщениях сведения, составляющие государственную тайну, и сведения с пометкой «Для служебного пользования». После подписания документа запрещается внесение каких-либо изменений в его текст. Электронный документ, подготовленный для передачи по каналам электрической связи, должен быть представлен исполнителем в управление делами ФСИН России, работнику структурного подразделения, ответственного за делопроизводство на магнитном носителе (дискете, CD-диске, USB-флэш-носителе) вместе с подлинником документа на бумажном носителе. Регистрация электронного документа аналогична регистрации отправляемого документа на бумажном носителе с занесением в него номера документа и даты регистрации. Контроль доставки отправленных электронных документов возлагается на работника управления делами ФСИН России, структурного подразделения, ответственного за делопроизводство, отправившего электронный документ. Контроль обеспечивается средствами электронной почты. При отправке электронного документа обязательно указываются следующие реквизиты: адресат, дата документа, регистрационный номер документа, фамилия, инициалы и рабочий телефон работника, отправившего электронный документ. 5.13. Регистрация документов, поступивших по факсимильной связи Средства факсимильной связи используются для оперативного получения и направления документов, не требующих подтверждения юридической силы, за исключением документов об освобождении из-под стражи подозреваемых, обвиняемых, осужденных, поступивших из Верховного Суда Российской Федерации, подтвержденных телеграммой категории «правительственная». Документы в адрес учреждений и органов УИС передаются по факсимильным аппаратам. Передаваемая и принимаемая по факсимильной связи служебная информация не может быть использована в качестве официального документа. Поэтому обязательна последующая досылка оригинала документа по почте или с нарочным. Передаваемая и принимаемая по факсимильной связи служебная информация является официальным документом, если получена или направлена по абонентскому пункту электронной связи узлов связи ведомственной сети связи ФСИН России либо подтверждена телеграммой категории «правительственная». Ответственность за содержание передаваемого по факсимильной связи документа возлагается на его исполнителя и руководителя соответствующего структурного подразделения. При передаче и приеме текстов документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями: отправляемые документы должны быть напечатаны четким, контрастным шрифтом или написаны контрастными (черными, темно-синими) чернилами, шариковой ручкой, тушью; фотографии должны быть четкими, с контрастным изображением; факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного работником, подписавшим факсограмму; подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки; факсограммы, полученные на иностранных языках, доставляются адресату без перевода. Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в структурных подразделениях, осуществляется их руководителями. По факсимильной связи запрещается передавать документы, написанные с использованием красного, зеленого, желтого цветов, отпечатанные или написанные на красной, серой бумаге, а также напечатанные шрифтом слабой контрастности или с недостаточной четкостью. На оригинале документа, переданного по факсимильной связи, или принятой факсограммы указываются дата и время передачи (приема), наименование корреспондента (кто направил или кто принял) и номер его факса. Эти записи заверяются подписью исполнителя. Принятая факсограмма докладывается директору ФСИН России (лицу, исполняющему его обязанности) в день ее приема, срочная – немедленно и с поручением передается исполнителю под роспись, о чем делается отметка в соответствующем журнале учета. При раздельном учете поступающие (отправляемые) факсограммы регистрируются в журнале учета принятых (переданных) факсограмм. |