ИНСТРУКЦИЯ по делопроизводству в Федеральной службе исполнения наказаний. Инструкция по делопроизводству в Федеральной службе исполнения наказаний общие положения
 Скачать 0.85 Mb.
|
|
а) В графе 1 «Индексы дел» проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру дел. Индекс состоит из установленного в ФСИН России цифрового обозначения структурного номера (индекса) структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела в разделе, например: индекс дела 1-1, где 1 – структурный номер управления делами ФСИН России, 1 – порядковый номер заголовка дела «Федеральные конституционные законы, федеральные законы. Копии». В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы дел для однородных дел в пределах разных структурных подразделений. Для переходящих дел индекс дела сохраняется. б) В графу 2 включаются заголовки дел (томов, частей). Заголовок дела четко, в обобщенной форме отражает основное содержание и состав документов дела. Если дело, включаемое в номенклатуру дел, состоит из одинаковых видов документов или разновидностей документов, в заголовке дела указывается наименование видов документов, например: «Приказы ФСИН России по основной деятельности». Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и др.), вводных слов, сложных оборотов, а также сокращенных слов и сокращенных наименований. Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: наименование вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); слов «ФСИН России» или «структурного подразделения»; название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; даты (период), к которым относятся документы дела. В заголовках дел с документами по одному вопросу, не связанными последовательностью исполнения, для обозначения вида дела может употребляться название «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов (обзоры, сводки, аналитические справки, списки, доклады и т.д.), например: «Документы о командировках сотрудников управления (справки, докладные записки, акты и др.)». В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу. В заголовках дел, содержащих переписку с однородными адресатами, указывается их общее видовое название, например: «Переписка с территориальными органами ФСИН России по организационно-штатным вопросам». В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются, например: «Переписка по финансово-хозяйственной деятельности» или «Переписка по вопросам отвода земельных участков и капитального строительства». В заголовке дела указывается конкретный адресат, если переписка ведется только с ним, например: «Переписка с Минюстом России по вопросам основной деятельности ФСИН России». При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц указывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название, например: «Переписка с архивами субъектов Российской Федерации по организации и ведению архивной работы»; если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела, например: «Переписка с прокуратурой Красноярского края по вопросам содержания осужденных». В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год) на (за) который составлены планы (отчеты), например: «Годовые отчеты по финансово-хозяйственной деятельности ФСИН России» или «Полугодовые планы основных мероприятий ФСИН России», или «Квартальные планы работ управления». Заголовок дела может быть дополнен следующими элементами: наименование учреждения или органа УИС или других учреждений, органов и организаций, которым будут адресованы или от которых будут получены документы; даты (хронологические рамки), к которым относятся документы дела; указание на составление дела из копий документов (если в деле подшиты только копии документов). Если дело состоит из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем по необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела. Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел. в) Графа 3 «Количество единиц хранения» заполняется по окончании календарного года. г) В графе 4 «Срок хранения дела, номера статей» указывается срок хранения дела, номера статей в соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 № 558 (зарегистрирован Минюстом России 08.09.2010, регистрационный номер № 18380) (далее – Перечень типовых документов), перечнем управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности учреждений и органов УИС, с указанием сроков хранения, утверждаемым приказом ФСИН России, или указывается согласованный с Центральной экспертно-проверочной комиссией при Федеральном архивном агентстве срок хранения; д) В графе 5 «Примечание» проставляются отметки о заведении дел (в том числе в электронном виде), о переходящих делах, выделении дел к уничтожению, о работниках, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другой федеральный орган исполнительной власти для их продолжения. Если в течение года в структурных подразделениях возникают новые документированные участки работы, на них формируются соответствующие дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру дел. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры дел оставляются резервные номера. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов). Закрытая номенклатура дел структурных подразделений текущего года представляется в управление делами ФСИН России до 15 марта следующего года. 7.2. Формирование номенклатурных дел Исполненные документы в целях обеспечения их учета, сохранности и быстрого поиска формируются в дела. Формирование дел – группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела. Дела в ФСИН России формируются децентрализованно, т.е. в структурных подразделениях. В каждом структурном подразделении выделяются работники (исполнители), ответственные за сохранность документов и формирование их в дела. Руководители структурных подразделений и указанные работники (исполнители) обеспечивают сохранность документов и дел. Документы постоянного и временного хранения формируются в разные дела. В дела помещаются только исполненные документы. Документы, исполненные и направленные работниками «В дело», группируются в дела текущего делопроизводства одного года, за исключением переходящих дел. В дела объединяются документы одного вида или содержания (тематики) и срока хранения. Сроки хранения дел, включенных в номенклатуру, определяются в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации. Завершенные в делопроизводстве документы в 10-дневный срок работником (исполнителем) формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел. При формировании дел в структурных подразделениях необходимо соблюдать следующие правила: а) помещать в дело исполненные документы, соответствующие по своему содержанию заголовку дела по номенклатуре дел; б) помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса; в) помещать приложения вместе с основными документами; г) группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; д) раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения; е) включать в дело по одному экземпляру каждого документа; ж) помещать в дела факсограммы, телеграммы на общих основаниях; з) помещать в дело документ, правильно и полностью оформленный (документ должен иметь дату, подпись и др. реквизиты); и) не помещать в дело документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры и черновики (за исключением особо ценных документов); к) по объему дело постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения не должно превышать 250 листов, а дело временного (до 10 лет включительно) хранения толщина не должна превышать 4 см. При превышении данных объемов заводится второй том. л) при наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением обозначений: «Т. 1», «Т. 2». Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности (входящие по датам поступления, исходящие – по датам отправления) или их сочетании. Приказы и распоряжения группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями. Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу. Приказы по личному составу о приеме, перемещении, увольнении работников формируются отдельно от приказов по личному составу по командировкам, отпускам работников. В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов, формируются копии федеральных конституционных законов, федеральных законов, актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации и выписки из соответствующих протоколов заседаний Правительства Российской Федерации или его Президиума. Если имеется документ о снятии с контроля нескольких актов, подшитых в разные дела, то следует подшить необходимое количество копий этого документа в соответствующие дела с указанием номера дела, в котором подшит подлинник этого документа. Документы коллегии ФСИН России группируются в два дела: а) протоколы и решения коллегии ФСИН России; б) документы к заседаниям коллегии ФСИН России. Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к заседаниям группируются в отдельное дело, так же, как и приложения к протоколам, если они содержат более 25 страниц. Документы к протоколам, если они сгруппированы в отдельные дела, систематизируются внутри дела по номерам протоколов. Положения, уставы, инструкции, утвержденные приказами (распоряжениями), являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Помещаются они непосредственно за соответствующими приказами (распоряжениями). Если же положения, уставы, инструкции имеют утверждающий гриф в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела. Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются в дела того года, к которому они относятся по своему содержанию (например, отчеты за 2004 год должны быть отнесены к делам 2004 года, хотя они и составлены в 2005 году). Карточки лицевых счетов на выплату заработной платы группируются в самостоятельные дела по годам заведения и располагаются в них строго в алфавитном порядке по фамилиям, именам и отчествам. Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года. Исполненные электронные документы систематизируются в дела (папки, директории) в соответствии с номенклатурой дел ФСИН России, отдельно от документов на бумажных носителях, на жестком диске специально выделенного компьютера. При составлении номенклатуры дел в заголовок дела включается указание «Электронные документы», например: «Переписка об административно-хозяйственном обслуживании. Электронные документы». Сроки хранения электронных документов соответствуют срокам хранения документов, установленным законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, типовыми или ведомственными перечнями для аналогичных документов на бумажном носителе. Дела со дня их заведения до передачи в архив ФСИН России или на уничтожение хранятся по месту их формирования. Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. После исполнения документов и окончания работы с ними они помещаются (подшиваются) для обеспечения физической сохранности в твердые обложки или папки-регистраторы. В структурных подразделениях дела размещают в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, в запирающиеся шкафы, сейфы и т.п., чтобы обеспечить их полную сохранность и защиту от воздействия пыли и солнечного света. Дела в шкафах для их учета и быстрого поиска располагаются вертикально, корешками наружу и в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы дел по номенклатуре дел. Выписка из номенклатуры дел помещается на внутренней стороне шкафа. Дела документального фонда ФСИН России, находящиеся на текущем хранении, подлежат учету. Периодически, а также перед передачей в архив ФСИН России проводится проверка наличия и состояния документов и дел в целях установления фактического наличия дел и соответствия их количеству, числящемуся по номенклатуре дел. Проверка наличия и состояния документов и дел проводится при перемещении дел, при возврате дел, при смене руководителя структурного подразделения, при реорганизации и ликвидации ФСИН России или ее структурного подразделения. Проверка наличия и состояния документов и дел проводится путем сверки статей номенклатуры дел с описанием дел на обложке, а физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел. В случае утраты документов и дел проводится служебная проверка. Выдача дел работникам структурных подразделений для работы осуществляется под роспись. На выданное дело заводится карта-заместитель, помещаемая на место выданного дела. В ней указывается структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для росписи в получении и приеме дела. Дела выдаются во временное пользование работникам структурных подразделений на срок не более 30 дней и после его истечения подлежат возврату. Иным органам государственной власти Российской Федерации и другим организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения директора ФСИН России (лица, исполняющего его обязанности) или его заместителей. Если отдельные документы, уже включенные в дело, находящееся на текущем хранении в структурном подразделении, временно требуются работнику, они могут быть выданы из дела ответственным за формирование и хранение дел, а на их место вкладывается карта-заместитель дела с указанием, когда, кому и на какой срок выдан документ. Изъятие документов из дел постоянного срока хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения директора ФСИН России (лица, исполняющего его обязанности) с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника. 7.3. Правила оформления номенклатурных дел Номенклатурные дела ФСИН России оформляются (готовятся к архивному хранению) управлением делами ФСИН России совместно с другими структурными подразделениями после завершения календарного года. Оформление дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, предусматривает: заполнение реквизитов обложки дела по установленной форме; нумерацию листов в деле (карандашом в правом верхнем углу листа); составление листа-заверителя и внутренней описи документов дела по установленной форме; подшивку или переплет дела. Обложка (титульный лист) дела постоянного и временного хранения и по личному составу (приложение № 20) оформляется по установленной форме. Надписи на обложках дел (томов) производят, как правило, черной тушью. Допускается оформлять обложки дел черными, фиолетовыми, синими чернилами или пастами, разборчиво, без сокращений. Допускается наклеивать титульный лист на обложку дела, оформленный машинописным или типографским способом. На обложке дела указываются реквизиты: наименование ФСИН России и структурного подразделения; делопроизводственный номер (индекс) дела, заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле (томе, части); срок хранения дела и номер статьи по перечню; архивный шифр дела. Реквизиты, проставляемые на обложке (титульном листе) дела, оформляются следующим образом: |