ИНСТРУКЦИЯ по делопроизводству в Федеральной службе исполнения наказаний. Инструкция по делопроизводству в Федеральной службе исполнения наказаний общие положения
 Скачать 0.85 Mb.
|
4.7. ПротоколыПротокол заседания (совещания) – документ информационного характера, предназначенный для фиксации хода рассмотрения вопросов и принятия решения на заседаниях коллегиальных, совещательных, координационных, экспертных и др. органов, совещаний. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время заседания (совещания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов. Протоколом оформляются решения, принятые на коллегиях ФСИН России, совещаниях под руководством директора ФСИН России, первого заместителя директора ФСИН России, заместителей директора ФСИН России, руководителей структурных подразделений, иных совещаниях (приложение № 12). Протокол заседания (совещания) оформляет секретарь совещания (ответственный за проведение совещания работник) на стандартных листах бумаги формата А4 шрифтом Times New Roman № 14. Протокол имеет следующие реквизиты: а) вид документа – ПРОТОКОЛ, слово П Р О Т О К О Л печатается от границы верхнего поля прописными буквами вразрядку, полужирным шрифтом размером № 17 и выравнивается по центру; б) вид заседания (совещания) – отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом через 1 интервал и выравнивается по центру; в) место проведения заседания (совещания) – указывается (при необходимости), у кого проводится заседание (совещание), выравнивается по центру и отделяется от реквизитов «Дата» и «Регистрационный номер» протокола сплошной линией; г) дата протокола оформляется словесно-цифровым способом в соответствии с подпунктом «б» пункта 115 Инструкции и печатается через 2 межстрочных интервала после предыдущего реквизита. Датой протокола является дата заседания (совещания); д) номер протокола печатается арабскими цифрами и состоит из знака «№» и порядкового номера, может включать буквенные индексы. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии ФСИН России, протоколы совещаний у директора ФСИН России, протоколы совещаний у первого заместителя директора ФСИН России (заместителя директора ФСИН России), протоколы совещаний у руководителей структурных подразделений, протоколы межведомственных совещаний и др.; е) подпись Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствующего на заседании (совещании), его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы и фамилия). Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем. В ФСИН России протоколы могут издаваться в полной, а также в краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение. Текст основной части протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала. 126.1. Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части указываются инициалы, фамилии председателя (председательствующего), секретаря, присутствовавших на заседании (совещание). Если количество присутствующих превышает 15 человек, в вводной части протокола делается ссылка на список, являющийся неотъемлемой частью протокола, например: Присутствовали: 25 чел. (список прилагается). Если в заседании (совещании) принимают участие представители других федеральных органов исполнительной власти, организаций, указываются место работы и должность каждого лица. Многострочные наименования должностей присутствующих указываются через 1 межстрочный интервал. Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня, текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ). Основное содержание докладов и выступлений включается в текст протокола или прилагается к нему в виде отдельных материалов; в последнем случае в тексте протокола делается отметка «Текст выступления прилагается». Постановление (решение) в тексте протокола печатается полностью в той формулировке, которая была принята на заседании; при необходимости приводятся итоги голосования: «За – …, против – …, воздержалось – …». Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения). Документы для обсуждения представляются структурными подразделениями, на которые возложена обязанность по их подготовке, не позднее чем за 15 дней до даты, предусмотренной планом работы заседания (совещания) ФСИН России. Справки подписывают руководители структурных подразделений-исполнителей. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время заседания (совещания), а также представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др. 126.2. Текст краткого протокола состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части в двух столбцах помещаются: слева – перечень должностей, справа – перечень фамилий, инициалов председательствующего, секретаря и иных лиц, участвовавших в заседании (совещании). Слово «Присутствовали» печатается от границы левого поля после указания должностей, фамилий и инициалов председателя и секретаря заседания (совещания), подчеркивается, в конце ставится двоеточие, после которого помещаются должности, фамилии и инициалы остальных участников. Наименования должностей могут указываться обобщенно. Многострочные наименования должностей присутствующих указываются через 1 межстрочный интервал. Присутствовали: Заместитель Министра экономического развития Российской Федерации И.О. Фамилия Заместители руководителя Росархива И.О. Фамилия И.О. Фамилия (фамилии располагаются по алфавиту) Перечень присутствовавших отделяется от основной части протокола сплошной чертой. Основная часть протокола включает рассматриваемые вопросы и принятые по ним решения. Вопросы нумеруются римскими цифрами, начинаются с предлогов «О», «Об», печатаются центрованно размером шрифта № 15 и подчеркиваются одной чертой ниже последней строки на расстоянии не более одного интервала. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса, в последовательности, соответствующей очередности выступления. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал. Затем указывается принятое по вопросу решение. 126.3. Протоколы заседаний (совещаний) директора ФСИН России, заместителей директора ФСИН России готовятся в течение суток после окончания заседаний (совещаний). 126.4. Протокол подписывают председательствующий на заседании (совещании) и секретарь, после чего протокол помещается в дело, предусмотренное номенклатурой дел ФСИН России. 126.5. По решению председательствовавшего на заседании (совещании) секретарь тиражирует протоколы и/или оформляет выписки, а также сопроводительные письма и рассылает их первому заместителю директора ФСИН России, заместителям директора ФСИН России в соответствии с распределением обязанностей, в структурные подразделения, заинтересованные органы государственной власти, организации. 4.8. Служебная переписка В ФСИН России используются различные виды официальных документов информационно-справочного характера для обмена информацией в деятельности органов государственной власти, организаций и граждан. В зависимости от способов передачи деловой информации: по каналам почтовой связи или посредством электронной связи документы подразделяются на следующие виды: служебное письмо, телеграмма, электронное письмо (электронное сообщение), факсограмма. Служебное письмо используется для оперативной связи между ФСИН России и другими федеральными органами исполнительной власти и организациями, по своему содержанию может быть инициативным (запрос, разъяснение) либо в виде ответа. Виды служебных писем: ответы о выполнении поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации; на письма Администрации Президента Российской Федерации и Аппарата Правительства Российской Федерации по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции ФСИН России и других федеральных органов исполнительной власти; сопроводительные письма к проектам законодательных актов Российской Федерации, актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации; актов Министерства юстиции Российской Федерации и других федеральных органов исполнительной власти; ответы на запросы других организаций; ответы на обращения граждан по вопросам, относящимся к компетенции ФСИН России; инициативные документы, в том числе методические рекомендации и информационные письма для учреждений и органов УИС. 4.9. Реквизиты служебных писем Служебные письма имеют следующий состав реквизитов, их расположение и оформление: а) Бланк. Служебные письма оформляются в ФСИН России на бланках формата А4 (210 х 297 мм) шрифтом Times New Roman № 13, 14 без помарок и исправлений с соблюдением положений Инструкции. Шрифт в письме (адресат, заголовок, текст, подпись) должен быть единым по размеру. В совместном с другими федеральными органами исполнительной власти, организациями служебном письме реквизиты бланка не применяются. б) Адресат. При оформлении адресата служебного письма 1-я строка располагается на бланке на уровне слов «Федеральная служба». Все составные части реквизита центруются относительно самой длинной строки, которая ограничивается правым полем документа. Служебные письма адресуют организациям, их подразделениям, руководителям или конкретным должностным лицам, а также физическим лицам при ответе на их обращения. В состав реквизита «Адресат» входят: наименование организации (подразделения организации), наименование должности, инициалы и фамилия получателя. В том случае, если служебное письмо направляется корреспонденту, не входящему в утвержденный указатель рассылки, или частному физическому лицу, исполнитель документа указывает в реквизите «Адресат» полный почтовый адрес получателя. Наименование учреждения или органа УИС, организации, подразделения органа государственной власти, организации, а также наименование должности печатаются через 1 межстрочный интервал. При направлении служебного письма в подразделение организации наименование подразделения организации также пишется в именительном падеже, например: Министерство внутренних дел Российской Федерации Главный информационно- аналитический центр ул. Новочеремушкинская, д. 67, г. Москва, 117418 При направлении служебного письма организации или его должностному лицу наименование организации (подразделения организации) указывается в родительном падеже, а должность и фамилия – в дательном падеже, например: Председателю Комитета Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации по безопасности И.О. Фамилия Наименование организации (подразделения организации), а также наименование должности печатаются через 1 межстрочный интервал. Инициалы и фамилия отделяются от наименования должности 1,5 межстрочным интервалом. Если служебное письмо адресуется руководителям нескольких однородных организаций, то их следует указывать обобщенно, например: Начальникам территориальных органов ФСИН России Начальникам учреждений, непосредственно подчиненных ФСИН России В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 № 221 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 17, ст. 1556). Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в высшие органы государственной власти Российской Федерации, другие федеральные органы исполнительной власти. При адресовании служебного письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес. При адресовании служебного письма физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес.
При адресовании документа должностному лицу организации инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании физическому лицу – после нее. Служебное письмо не должно содержать больше четырех адресатов. Слово «Копия» перед обозначением второго, третьего, четвертого адресата не указывается. Каждому адресату направляется адресованный ему подписанный экземпляр служебного письма. При направлении служебного письма более чем в четыре адреса адресат указывается обобщенно, составляется указатель рассылки, который визируется исполнителем документа, подписывается руководителем структурного подразделения и утверждается руководителем управления делами ФСИН России. в) Дата. Дата служебного письма, как правило, оформляется в день его подписания при регистрации управлением делами ФСИН России, структурным подразделением. Дату служебного письма оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год – четырьмя арабскими цифрами. Дата в соответствующем реквизите бланка оформляется цифровым способом: ___12.05.2010 № ______ На № 538 от 15.04.2010 В тексте служебных писем даты также печатаются цифровым способом, причем сначала дата, затем номер, например: от 12.05.2009 № 609. Допускается написание дат словесно-цифровым способом, например: от 12 мая 2009 г. № 609. По всему тексту служебного письма должно быть единообразное написание дат – или цифровым способом, или словесно-цифровым. Не допускаются разрыв даты в словесно-цифровом способе и перенос на другую строку (28/декабря/2009 г.), знака № и самого номера (знак № на одной строке, сам номер – на другой). г) Регистрационный номер. Регистрационный номер служебного письма после его подписания состоит из цифровых индексов, указывающих на структурное подразделение, его подготовившее, порядковый номер документа и должностное лицо из числа руководства ФСИН России, подписавшее служебное письмо. Например, № 2-55-01, где: 2 – индекс структурного подразделения, которым подготовлено письмо; 55 – порядковый номер документа; 01 – индекс директора ФСИН России (лица, исполняющего его обязанности). Регистрационный номер служебным письмам, подписанным директором ФСИН России (лицом, исполняющим его обязанности) и его заместителями, присваивается управлением делами ФСИН России. Регистрация служебных писем за подписью руководителя структурного подразделения ведется в структурных подразделениях. При регистрации исходящего документа за подписью двух и более должностных лиц федеральных органов исполнительной власти, организации регистрационные номера каждого из них помещаются после соответствующей подписи. д) Ссылка на дату и регистрационный номер документа, на который дается ответ или на основании которого подготовлено служебное письмо, включает в себя его дату, регистрационный номер и указывается в специально отведенном на бланке месте, а также при необходимости в вводной части текста служебного письма. е) Заголовок. Заголовок к тексту служебного письма должен быть кратким, точно передавать содержание документа. Он отвечает на вопросы о чем? (о ком?) и начинается с прописной буквы: «Об изменении…», «О выделении…», «Об отмене…».. Заголовок составляется ко всем служебным письмам, за исключением документов, имеющих текст небольшого объема (до 4-5 строк). Заголовок располагается под угловым штампом служебного письма и печатается от левой границы текстового поля строчными буквами (за исключением первой) через 1 межстрочный интервал. Заголовок к тексту может занимать 4-5 строк по 28-30 знаков в строке. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок должен быть выполнен единым шрифтом с текстом служебного письма. ж) Текст. В служебных письмах используются фразы этикетного характера «Уважаемый…!» – в начале письма, над текстом и «С уважением,» в заключительной части служебного письма, над подписью. Текст служебного письма отделяется от заголовка 3 межстрочными интервалами (если имеются слова «Уважаемый…!», то от заголовка до этих слов и от них до текста по 2 межстрочных интервала). Служебные письма излагаются: от 1-го лица множественного числа («Просим предоставить информацию…», «Направляем на заключение проект …» и др.), от 3-го лица единственного числа («Министерство не считает возможным….», «Федеральное архивное агентство предлагает рассмотреть возможность…»), на бланке письма директора – от 1-го лица единственного числа («Прошу Вас представить данные о ….», «Считаю возможным принять участие в …»). Текст служебного письма излагается русским литературным языком с учетом особенностей официально-делового стиля, вида документа и его назначения в управленческой деятельности. Исполнители служебных писем обязаны формулировать их тексты в соответствии со следующим критериями: официальность, деловитость, строгое соблюдение субординации; конкретность адресата, однозначность, целесообразность и лаконичность формулировок и терминов, исключающая их двойное толкование; логическое и композиционное единство отдельных частей текста, обусловленное тематической конкретностью служебной переписки. Все тексты служебных писем, представляемых на подпись директору ФСИН России (лицу, исполняющему его обязанности), подлежат обязательному редактированию в управлении делами ФСИН России. |