ИНСТРУКЦИЯ по делопроизводству в Федеральной службе исполнения наказаний. Инструкция по делопроизводству в Федеральной службе исполнения наказаний общие положения
 Скачать 0.85 Mb.
|
|
з) Приложение. Реквизит «Приложение» отделяется от текста служебного письма 2 межстрочными интервалами. Слово «Приложение» печатается с абзаца, без подчеркивания, после него ставится двоеточие. Текст информации о приложении печатается через 1 межстрочный интервал. Приложение, названное в тексте служебного письма, оформляется следующим образом: Приложение: на 5 л. в 2 экз. При отсутствии в тексте служебного письма наименования прилагаемых документов они обязательно указываются в реквизите «Приложение», затем количество листов и количество экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например: Приложение: 1. Проект федерального закона « » на 7 л. в 2 экз. 2. Пояснительная записка к проекту на 3 л. В служебных письмах, имеющих несколько адресатов, приложение может иметь следующий вид: Приложение: на 2 л. в 3 экз. только в первый адрес. В сброшюрованных приложениях количество листов не указывается: Приложение: программа в 3 экз. Приложение к прилагаемому документу оформляется следующим образом: Приложение: письмо Минфина России от 05.03.2006 № 02-03-04/25 с приложениями к нему, всего на 5 л. и) Согласование. Согласование служебных писем за подписью директора ФСИН России (лица, исполняющего его обязанности) со структурными подразделениями, к компетенции которых они относятся, с курирующими первым заместителем (заместителями) директора ФСИН России осуществляется исполнителем. Служебные письма, содержащие ссылки на нормативные правовые акты либо разъяснение положений нормативных правовых актов, методические рекомендации, представляемые на подпись директору ФСИН России (лицу, исполняющему его обязанности) или первому заместителю (заместителям) директора ФСИН России, в обязательном порядке подлежат согласованию с правовым управлением ФСИН России. к) Подпись. Реквизит «Подпись» отделяется от предыдущего реквизита 3 межстрочными интервалами. В его состав включаются: наименование должности лица, подписавшего документ (сокращенное в служебном письме, оформленном на бланке ФСИН России, полное – в иных случаях), специальное звание, личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия). Реквизит располагается следующим образом:
В служебных письмах, оформленных на бланках директора ФСИН России, в реквизите «Подпись» должность не указывается. В случае, если у адресата имеется воинское или специальное звание, то используется бланк письма ФСИН России и в реквизите «Подпись» указывается: «Директор генерал-полковник внутренней службы». Специальное звание (классный чин) в подписи указывается только тем адресатам, у которых они также имеются. Несколько подписей лиц с одинаковыми должностями располагаются на одном уровне и ограничиваются соответственно левой и правой границами текстового поля. Расшифровки подписей помещаются под наименованиями должностей через 1,5 межстрочных интервала. Подписи лиц, замещающих разные должности, располагают одну под другой в соответствии с иерархией должностей. Служебные письма на бланках директора ФСИН России подписывает только директор ФСИН России. Служебные письма, поступающие в адрес центрального аппарата ФСИН России, подписываются только руководителями территориальных органов ФСИН России, учреждений, непосредственно подчиненных ФСИН России, или лицами, исполняющими их обязанности. Если должностное лицо, реквизиты подписи которого заготовлены на проекте служебного письма, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности. При этом обязательно указываются фактическая должность лица, подписавшего служебное письмо, и его фамилия (исправления можно внести от руки или машинописным способом, например: «И.о.»). Не допускается подписывать документы с предлогом «За» или проставлением косой черты перед наименованием должности. В соответствии с положением о структурном подразделении руководитель структурного подразделения имеет право вести переписку со структурными подразделениями федеральных органов исполнительной власти, другими организациями, структурными подразделениями, территориальными органами ФСИН России, учреждениями, непосредственно подчиненными ФСИН России, по вопросам, входящим в компетенцию структурного подразделения. л) Служебное письмо, подготовленное в один адрес, готовится в 2-х экземплярах, визы собираются на лицевой стороне последнего листа второго экземпляра. Исполнитель служебного письма указывает свою фамилию, инициалы, номер служебного телефона, исходящий регистрационный номер структурного подразделения (с подписью директора ФСИН России) внизу на оборотной стороне последнего листа. В случае направления служебного письма по электрической связи документ готовится по аналогии с обзорным письмом – в одном экземпляре, визы собираются на обороте последнего листа, фамилия исполнителя и его телефон указываются на лицевой стороне. м) Обзорные письма, направляемые в территориальные органы ФСИН России, учреждения, непосредственно подчиненные ФСИН России, готовятся в одном экземпляре, с указанием на лицевой стороне последнего листа после реквизита «Подпись», фамилии исполнителя и его номера телефона, включая внутренний; визы собираются на обороте последнего листа. В подписи в обязательном порядке указывается специальное звание (классный чин) должностного лица. Общая формулировка для обзорных писем: Начальникам территориальных органов ФСИН России Начальникам учреждений, непосредственно подчиненных ФСИН России н) К служебным письмам могут прилагаться приложения в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица готовится более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф. о) Служебные письма финансового характера, а также письма, содержащие обязательства (гарантийные письма), заверяются печатью с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, которая ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ. п) В служебных письмах, содержащих информацию ограниченного распространения, проставляется реквизит «Отметка о конфиденциальности». В соответствии с Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. № 1233, отметка о конфиденциальности на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне, имеет вид «Для служебного пользования». Для свидетельствования верности копии (выписки из документа) подлиннику документа на последнем листе копии (выписки из документа) на свободном месте под текстом оформляется реквизит «Отметка о заверении копии», включающий: указание о месте нахождения подлинника документа, слово «Верно», наименование должности лица, заверившего копию; личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения; печать с наименованием структурного подразделения. 4.10. Записка (служебная, докладная) Служебная записка является внутренним документом, она реализует в пределах ФСИН России отношения субординации структурных подразделений с руководством ФСИН России и координации между структурными подразделениями. В служебной записке в произвольной форме машинописным или рукописным способами излагаются предложения, замечания, отчеты, доклады, сведения, заключения, пояснения, мнения и иная управленческая информация, связанная с исполнением полномочий конкретных структурных подразделений и должностных лиц ФСИН России. Служебная записка оформляется на бумажном носителе без реквизитов бланка. Визы исполнителя и иных должностных лиц, с которыми в случае необходимости согласовывается служебная записка, помещаются внизу последнего листа второго экземпляра, который после регистрации включается в соответствующее номенклатурное дело структурного подразделения – адресанта. Докладная записка адресуется директору ФСИН России или первому заместителю (заместителю) директора ФСИН России по курируемым направлениям деятельности и содержит информацию, выводы и предложения по какому-либо вопросу. Текст докладной записки состоит из двух частей. В первой части (вводной) указываются факты и проводится их анализ, во второй – делаются выводы и предложения. Докладная записка является внутренним документом, подлежит регистрации в управлении делами ФСИН России после наложения резолюции директором ФСИН России. Для оформления докладной записки используется стандартный лист бумаги формата А4. Служебные и докладные записки, касающиеся разработки, внесения изменений или отмены нормативных правовых актов Российской Федерации, в том числе ведомственных нормативных правовых актов, в обязательном порядке согласовываются с правовым управлением ФСИН России. 4.11. Договор (соглашение), контракт В соответствии со статьей 420 Гражданского кодекса Российской Федерации договором признается соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей. Государственный контракт заключается ФСИН России в целях обеспечения государственных нужд в порядке, предусмотренном Гражданским кодексом Российской Федерации и иными федеральными законами, с учетом положений Федерального закона от 21 июля 2005 г. № 94-ФЗ «О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 30 (ч. 1), ст. 3105). Договор оформляется на стандартных листах формата А4. Договор (соглашение), контракт (далее – договор) с зарубежными организациями, федеральными органами исполнительной власти, другими органами государственной власти Российской Федерации оформляется компетентными структурными подразделениями ФСИН России в количестве экземпляров, соответствующем числу сторон, по правилам и образцам, установленным нормативными правовыми актами для конкретного вида договоров, затем визируется исполнителями, руководителями структурных подразделений, первым заместителем (заместителями) директора ФСИН России в соответствии с распределением обязанностей. Договор, подготовленный иным федеральным органом исполнительной власти, органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации, органом местного самоуправления, организацией, передается на экспертизу в структурные подразделения в соответствии с их компетенцией, затем оформляется, визируется и подписывается в аналогичном порядке. Финансово-хозяйственный и иной гражданско-правовой договор оформляется компетентными структурными подразделениями в количестве экземпляров, соответствующем числу сторон, по правилам и образцам, установленным нормативными правовыми актами для конкретного вида договоров, затем визируется исполнителем и согласовывается с заинтересованными структурными подразделениями. 4.12. Планы, отчеты, акты, обзоры, справки, заключения, рапорты, предписания, доверенности В плане устанавливается перечень мероприятий, их последовательность и объем с указанием сроков исполнения и исполнителей. Проект плана подлежит обязательному согласованию с руководителями структурных подразделений, деятельность которых он затрагивает или которым даются конкретные поручения. План составляется в табличной форме на стандартных листах бумаги формата А4. Табличная форма плана должна содержать графу «Исполнение», где напротив каждого пункта его мероприятий делается отметка о выполнении (невыполнении, переносе срока исполнения). Отчет (доклад) содержит сведения о выполнении приказа (распоряжения), плана, задания, проведенных мероприятиях. Данные отчета отражают в целом деятельность ФСИН России или отдельное направление ее деятельности, а также конкретного работника. Отчет оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 (статистическая отчетность, отчет по финансовой деятельности). Акт оформляется на стандартном листе бумаги формата А4 и составляется коллегиально несколькими специально уполномоченными работниками, подтверждает какие-либо факты, события, имеющие юридическое значение, и подлежит утверждению директором ФСИН России (лицом, исполняющим его обязанности), первым заместителем (заместителями) директора ФСИН России или руководителями структурных подразделений в пределах их компетенций. В заголовке акта содержится название или краткое содержание факта или события. Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей. В вводной части акта излагаются: основание (реквизиты распорядительного документа); состав комиссии (наименование комиссии, должности, специальные звания, классные чины, фамилия и инициалы председателя, далее в алфавитном порядке – фамилии и инициалы членов комиссии); присутствовавшие (если при составлении акта присутствовали другие работники, не включенные в состав комиссии, то указываются их должности, специальные звания, фамилии и инициалы). В констатирующей части акта излагаются цели и задачи, сущность и характер проведенной работы, фиксируются установленные факты, а также выводы, предложения и заключения. На обороте последнего листа документа указывается количество экземпляров акта, место их нахождения или адресата, которым они направлены. Дата акта должна соответствовать дню факта или события, отраженного в нем. Члены комиссии, имеющие замечания по содержанию акта, подписывают его с указанием о своем несогласии и излагают свое мнение на отдельном листе – приложении. Акт является основанием для подготовки структурными подразделениями соответствующих распорядительных документов. После составления акта комиссия должна ознакомить с его содержанием под роспись должностных лиц, к деятельности которых он относится. Обзор является разновидностью справки и составляется в целях информирования учреждений и органов УИС, а также других организаций о положении дел или итогах деятельности за конкретный период времени. Обзор составляется на соответствующем бланке структурным подразделением по курируемому направлению служебной деятельности и подписывается директором ФСИН России (лицом, исполняющим его обязанности) или его заместителем. Справка, прилагаемая к документу, оформляется в целях служебного информирования по поручению руководства ФСИН России. Справка должна иметь заголовок к тексту, раскрывающий его содержание. Справка может иметь несколько разделов, пояснения и сноски, приложения в виде схем, таблиц. Реквизит «Подпись» в справке отсутствует, в конце может указываться структурное подразделение (должностное лицо), подготовившее справку. Заключение, прилагаемое к документу, содержит мнение, вывод по какому-либо документу или вопросу. Заключение оформляется на стандартном листе бумаги формата А4. В заголовке заключения указывается наименование документа или вопроса, во исполнение которого оно подготовлено. Текст заключения состоит из двух частей. В первой части дается общая оценка вопросов или документа и предложения по документу в целом, во второй – конкретные выводы по существу каждого рассмотренного вопроса. Эта часть, как правило, разбивается на пункты. Заключение подписывают должностное лицо и члены комиссии, утверждает директор ФСИН России (лицо, исполняющее его обязанности). В рапорте (заявлении) фиксируется информация как служебного, так и личного характера (о нарушении общественного порядка, о происшествии, о предоставлении отпуска и т.п.). Рапорт оформляется на стандартном листе бумаги формата А4, заголовка не имеет, текст должен быть лаконичным. Суть ходатайства, информации либо просьбы, содержащейся в рапорте (заявлении), целесообразно использовать в самом начале текста, после чего должны следовать аргументы. Слово «Р а п о р т» (З а я в л е н и е) пишется (печатается) с заглавной буквы, вразрядку, точка в конце не ставится. Предписание выдается директором ФСИН России (лицом, исполняющим его обязанности) подчиненным работникам для удостоверения предоставленных им служебных прав и возложенных на них обязанностей по отдельным направлениям деятельности (предписание на право проверки службы, режима секретности, организации и ведения делопроизводства, организации конвоирования осужденных и т.п.). Предписание оформляется на соответствующем бланке (приложение № 13). Предписание подписывается директором ФСИН России (лицом, исполняющим его обязанности), регистрируется и заверяется в управлении делами ФСИН России печатью с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Доверенность подтверждает наличие у представителя прав действовать от имени ФСИН России, а также определяет условия и границы реализации этих прав. Доверенность оформляется на соответствующем бланке ФСИН России. Оформление доверенности в ФСИН России осуществляется в соответствии со статьями 186, 187 Гражданского кодекса Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации, 1994, № 32, ст. 3301), согласно которым доверенность ничтожна, если в ней не указана дата ее выдачи. Срок действия доверенности не может превышать трех лет. Доверенность на право заключения договоров, совершения иных действий от имени ФСИН России, представления интересов ФСИН России в различных государственных, общественных и судебных органах оформляется в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации. В тексте доверенности указываются следующие сведения: полное наименование ФСИН России; фамилия, имя, отчество, должность и паспортные данные доверенного лица; данные об основаниях, подтверждающих полномочия директора ФСИН России (лица, исполняющего его обязанности); содержание доверенных полномочий; срок действия доверенности. Доверенность подписывает директор ФСИН России (лицо, исполняющее его обязанности), регистрируется и заверяется в управлении делами ФСИН России печатью с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. 4.13. Телеграмма, направляемая через отделение почтовой связи Телеграмма, направляемая через отделение почтовой связи, оформляется без реквизитов бланка в 2 экземплярах (оригинал передается в отделение почтовой связи, для управления делами ФСИН России снимается электронная копия с оригинала, копия с подписями визирующих лиц помещается в номенклатурное дело структурного подразделения) следующим образом: а) в правом верхнем углу указывается категория телеграммы, Например: ПРАВИТЕЛЬСТВЕННАЯ; б) перед текстом центрованно размещается реквизит «Наименование документа» – ТЕЛЕГРАММА; в) после наименования помещается реквизит «Адресат» с обязательным указанием его фамилии и инициалов (наименования организации), улицы, номера дома (и квартиры), названия города (области, республики, государства), индекса предприятия связи (приложение № 14). Телеграммы одинакового содержания, направляемые нескольким адресатам, оформляются отдельно для каждого адресата; г) текст телеграммы оформляется, как служебное письмо (с абзацами, предлогами, знаками препинания, только прописными буквами); д) визы собираются на лицевой стороне 2 экземпляра; е) после текста телеграммы размещается реквизит «Подпись» с указанием должности, фамилии и инициалов должностного лица, подписавшего телеграмму. Личная подпись ставится только на первом экземпляре телеграммы. Телеграммы подписывают директор ФСИН России (лицо, исполняющее его обязанности), первый заместитель (заместители) директора ФСИН России, а в исключительных случаях (по поручению директора ФСИН России или лица, исполняющего его обязанности) – руководители структурных подразделений. Телеграммы категории «ПРАВИТЕЛЬСТВЕННАЯ» в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 06.02.2006 № 74 «Об утверждении перечня должностных лиц, за подписью которых телеграммы категорий «Президент Российской Федерации», «Председатель Правительства Российской Федерации», «Высшая Правительственная» и «Правительственная» передаются в приоритетном порядке» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, № 7, ст. 785, № 30, ст. 3398; 2007, № 42, ст. 5052; 2008, № 14, ст. 1413, № 23, ст. 2715, № 48, ст. 5604; 2009, № 20, ст. 2469; 2010, № 2, ст. 233, № 12, ст. 1355, № 26, ст. 3363) подписывает только директор ФСИН России; ж) первый экземпляр телеграммы заверяется в управлении делами ФСИН России печатью с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. 4.14. Телеграмма, направляемая по каналам ведомственной связи ФСИН России Телеграмма, направляемая по каналам ведомственной связи ФСИН России, оформляется без реквизитов бланка в одном экземпляре (при регистрации в управлении делами снимается электронная копия с подписанной телеграммы, оригинал с отметкой об отправке помещается в номенклатурное дело структурного подразделения) следующим образом: а) в правом верхнем углу указывается категория телеграммы. Например: СРОЧНАЯ; б) под категорией телеграммы размещается реквизит «Наименование документа» – ТЕЛЕГРАММА; в) после наименования документа помещается реквизит «Адресат» с обязательным указанием города, наименования конкретного учреждения или органа УИС, фамилии его руководителя, при направлении другим организациям номера его абонентского телеграфа. При направлении телеграммы в несколько адресов адресная часть текста при количестве 5 адресатов пишется в телеграмме, свыше 5 – составляется рассылочная ведомость (в этом случае в реквизите «Адресат» указывается общее наименование учреждений и органов УИС) (приложение № 15); г) текст телеграммы оформляется, как служебное письмо (с абзацами, предлогами, знаками препинания, только прописными буквами); д) визы собираются на оборотной стороне последнего листа телеграммы; е) после текста телеграммы размещается реквизит «Подпись» с указанием должности, специального звания (классного чина), фамилии и инициалов должностного лица, подписавшего телеграмму. Телеграммы подписывают директор ФСИН России и его заместители, в исключительных случаях (по поручению директора ФСИН России или лица, исполняющего его обязанности) – руководители структурных подразделений; ж) под реквизитом «Подпись» в левом нижнем углу телеграммы указываются фамилия исполнителя с инициалами и его телефон. Изменения в тексте должны быть заверены подписью должностного лица, подписавшего телеграмму. Разрешение на отправку подписанной телеграммы с отметкой «СРОЧНАЯ» визируется должностным лицом, подписавшим телеграмму, в верхнем поле документа. 4.15. Электронный документ Составление, оформление и согласование электронных документов осуществляются по общим правилам делопроизводства, установленным в отношении аналогичных документов на бумажном носителе. Электронный документ должен иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати, и оформляется по правилам, предусмотренным Инструкцией для документов на бумажных носителях. Для подтверждения подлинности электронных документов в ФСИН России используются электронные подписи. Используемые средства электронной подписи должны быть сертифицированы в установленном порядке. Электронная подпись в электронном документе равнозначна собственноручной подписи в документе на бумажном носителе. При рассмотрении и согласовании электронных документов, а также при подписании внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных записок, справок, сводок), создаваемых в электронной форме, в системе электронного документооборота ФСИН России могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная подпись не используется. Электронные документы исполняются в файлах с расширениями, используемыми Microsoft Office Word и Microsoft Office Excel. При подготовке электронного документа в другом формате исполнитель в электронном сообщении указывает программное средство для открытия этого документа. Общий объем передаваемой информации не должен превышать 2 Мб. При направлении электронного документа более чем в 5 адресов составляется список к рассылке в установленном порядке. V. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА В ФСИН РОССИИ Движение документов в ФСИН России с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления образуют документооборот, который состоит из следующих документопотоков: входящий; исходящий; внутренний. 5.1. Доставка документов Доставка документов в ФСИН России осуществляется курьером, средствами почтовой, фельдъегерской, специальной, электрической связи и по каналам межведомственного электронного документооборота. Почтовой связью доставляются письма, посылки, бандероли, телеграммы, печатные издания; фельдъегерской и специальной связью – срочная корреспонденция органов государственной власти Российской Федерации; электрической связью – факсимильные и электронные сообщения. В управлении делами ФСИН России для доставки документов в пределах г. Москвы в исключительных случаях назначаются специально выделенные работники, которым сдаются пакеты для отправки. Доставка документов осуществляется на специально закрепленных за управлением делами ФСИН России для этих целей автомобилях, которые должны быть оборудованы средствами радиосвязи. Перевозка служебных документов городским и общественным транспортом запрещена. Ответственность за организацию отправки и доставки документов возлагается на начальника управления делами ФСИН России. Доставка (отправка) документов осуществляется по реестру или разносным книгам. Служебные документы адресатам в пределах г. Москвы могут передаваться работниками управления делами ФСИН России по принадлежности под роспись в реестре через экспедиторов, фельдъегерей, курьеров или под роспись в разносной книге. 5.2. Прием и первичная обработка поступающих документов Прием и первичная обработка поступающей в ФСИН России документов осуществляется группой входящей корреспонденции управления делами ФСИН России (далее – группа входящей корреспонденции). Поступающие через подразделения фельдъегерской и специальной связи в ФСИН России документы в рабочее время принимается работниками группы входящей корреспонденции и регистрируется в электронной базе данных, в которую включаются основные реквизиты поступающих документов. В вечернее время (после 18.00 – в понедельник-четверг, после 17.00 – в пятницу), выходные и праздничные нерабочие дни документы принимаются оперативным дежурным дежурной службы организационно-инспекторского управления ФСИН России (далее – оперативный дежурный ФСИН России), регистрируются в журнале учета пакетов и по возможности оперативно передаются в управление делами ФСИН России для регистрации. Документы, доставленные курьером непосредственно в структурные подразделения и должностным лицам ФСИН России, также оперативно передаются ими в управление делами ФСИН России для регистрации. Принявший документы, пакеты работник структурного подразделения расписывается за их получение в реестре (разносной книге или расписке), где прописью указывает их количество, дату и время их приема и заверяет свою подпись печатью «Для пакетов». Оперативный дежурный ФСИН России, кроме этих данных, в журнале учета пакетов записывает номера документов, указанные на пакетах. Первичная обработка поступающих документов заключается в проверке правильности доставки и целостности вложений, фиксации факта поступления документа. Ошибочно доставленные документы возвращаются почтовому учреждению или пересылаются надлежащему отправителю. Оформление заказных писем проверяется по записям почтовых реестров. В группе входящей корреспонденции вскрываются все пакеты с документами, за исключением пакетов, имеющих пометку «Лично». При вскрытии пакетов проверяется соответствие указанных на них учетных номеров номерам документов, находящихся в пакете; количество документов в приложении с учетными данными о них, указанными в сопроводительном письме, количество экземпляров и листов всех документов. При отсутствии в пакете указанных документов и приложений, несовпадении регистрационных номеров и неисправимом повреждении документов составляется акт в трех экземплярах, один из которых остается в управлении делами ФСИН России, другой – приобщается к поступившему документу, третий – отсылается отправителю. Документы с некомплектными приложениями без регистрации также возвращаются отправителю вместе с актом. В акте обязательно указываются должность, специальное звание, классный чин, фамилия и инициалы лица, вскрывшего конверт, дата, час и минуты вскрытия, известные реквизиты (регистрационный номер, дата и заголовок) отсутствующего или неправильно оформленного документа. Акт подписывают начальник управления делами ФСИН России (лицо, исполняющее его обязанности) и лицо, вскрывшее указанный пакет. При получении поврежденного документа на оборотной стороне его последнего листа в правом нижнем углу ставится штамп «Документ получен в поврежденном виде». Пакеты с пометкой «Лично» вскрываются лично адресатом, который обязан проверить соответствие номеров, проставленных на пакете, номерам, указанным на документах. Документы после их рассмотрения подлежат немедленной передаче в управление делами ФСИН России для их последующей регистрации и организации прохождения в соответствии с установленным Инструкцией порядком. Пакеты от поступающих документов, как правило, уничтожаются. В отдельных случаях для фиксации сведений о времени отправки или получения документов (нарушение сроков отправки и получения), адреса отправителя, если они отсутствуют в самом документе, пакеты прикрепляются к документу и помещаются вместе с ним в номенклатурное дело. 5.3. Регистрация поступающих документов Все поступившие документы независимо от способа их доставки (за исключением обращений граждан, телефонограмм, личной переписки, печатных изданий и справочных документов) после предварительного рассмотрения подлежат обязательной централизованной регистрации в день поступления группой входящей корреспонденции в электронной базе данных, в которую включаются основные реквизиты поступающих документов. В случае поступления документов в нерабочий день они регистрируются на следующий рабочий день. Документы, поступившие с отметками «Срочно», «Оперативно», передаются на регистрацию незамедлительно, обращения граждан – в течение трех дней. Факт регистрации входящего документа подтверждается регистрационным штампом, который помещается на лицевой стороне первого листа в правом нижнем углу, с обязательным указанием количества листов документа и приложения к нему. В указанный оттиск от руки вписываются дата регистрации документа и его регистрационный номер в электронной базе данных. На первом листе каждого приложения ставится оттиск штампа или указывается: «Приложение к вх. № ______» и дата регистрации. Реквизит «Регистрационный номер» входящего документа оформляется группой входящей корреспонденции и состоит из его порядкового номера в пределах календарного года в электронной базе данных. Если при регистрации поступивших документов, используется технология штрих-кодирования, то на документе помещается наклейка с уникальным штрих-кодом, включающим регистрационный номер и дату регистрации документа, его тематику, краткое содержание, вид документа и др. При регистрации документа, поступившего в пакете с пометкой «Лично», в электронной базе делается запись «Пакет с пометкой «Лично». На документах, подлежащих возврату, регистрационный штамп и номер ставятся на обороте последнего листа основного документа. При наличии в пакете нескольких самостоятельных документов каждый из них регистрируется отдельным номером. Поручения Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации (в том числе содержащиеся в их актах), поручения, содержащиеся в письмах Администрации Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации, запросы членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации в течение дня направляются адресатам. Зарегистрированные и предварительно рассмотренные документы для вынесения указания по их исполнению направляются: начальнику управления делами ФСИН России для доклада директору ФСИН России; первому заместителю (заместителям) директора ФСИН России по направлениям деятельности; в структурные подразделения. В целях учета и поиска документов в системе электронного документооборота ФСИН России используются обязательные сведения о документах: 1) Адресант. 2) Адресат. 3) Должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ. 4) Вид документа. 5) Дата документа. 6) Номер документа. 7) Дата поступления документа. 8) Входящий номер документа. 9) Исходящий номер и дата документа. 10) Краткое содержание документа. 11) Индекс дела. 12) Сведения о переадресации документа. 13) Количество листов основного документа. 14) Количество приложений к документу. 15) Общее количество листов приложений. 16) Указания по исполнению документа. 17) Должность, фамилия и инициалы исполнителя. 18) Отметка о конфиденциальности. Состав обязательных реквизитов при регистрации документа в зависимости от характера и задач использования информации может дополняться другими реквизитами регистрации: гриф (пометка) ограничения доступа к документу; внутренняя переадресация документов по исполнителям; код по тематическому классификатору, ключевые слова; промежуточные сроки исполнения; перенос сроков исполнения; срок хранения документа; статус документа (проект, версия); вид передачи документа (почтой, факсом). К документам, не подлежащим регистрации, относятся документы, не требующие исполнения, например: пригласительные, поздравительные письма, телеграммы, билеты; плановые, финансовые документы, поступающие без сопроводительного письма; рекламные документы, коммерческие предложения, печатные издания, унифицированные формы, бланки документов. 5.4. Порядок рассмотрения документов руководством ФСИН России и доведение документов до исполнителей Документы директору ФСИН России (лицу, исполняющему его обязанности), первому заместителю (заместителям) директора ФСИН России передаются на рассмотрение только после их регистрации. К ним прилагаются оформленные на отдельных листах проекты поручений, в которые включаются: фамилии, инициалы должностных лиц, которым даются поручения, регистрационные номера входящих документов, инициалы и фамилия директора ФСИН России (лица, исполняющего его обязанности), первого заместителя (заместителей) директора ФСИН России, даты поручений. Проекты поручений директора ФСИН России (лица, исполняющего его обязанности) оформляются управлением делами ФСИН России. Проекты поручений первого заместителя (заместителей) директора ФСИН России оформляются их секретарями. Тексты подписанных директором ФСИН России (лицом, исполняющим его обязанности), первым заместителем (заместителями) директора ФСИН России поручений вносятся управлением делами ФСИН России в электронные регистрационные карточки электронной базы данных. Подготовку копий документов с поручениями первого заместителя (заместителей) директора ФСИН России осуществляют их секретари. После рассмотрения директором ФСИН России (лицом, исполняющим его обязанности), первым заместителем (заместителями) директора ФСИН России документы возвращаются в управление делами ФСИН России для перенесения указаний по исполнению документа в электронные регистрационные карточки электронной базы данных. В соответствии с указаниями по исполнению рассмотренные документы направляются структурным подразделениям только через управление делами ФСИН России. При этом подлинник документа направляется руководителю структурного подразделения – ответственному исполнителю, а соисполнителям – электронные копии документов. Для ознакомления руководителей структурных подразделений и их работников с полученным документом используется лист ознакомления (приложение № 16). 5.5. Регистрация отправляемых документов Регистрация отправляемых документов за подписью директора ФСИН России (лица, исполняющего его обязанности) и его заместителей осуществляется группой исходящей корреспонденции управления делами ФСИН России (далее – группа исходящей корреспонденции) в электронной базе данных. Документы, подписанные директором ФСИН России (лицом, исполняющим его обязанности), представляются на регистрацию в группу исходящей корреспонденции в трех экземплярах. После регистрации первый экземпляр (оригинал) документа и приложения к нему (если имеются) направляются группой исходящей корреспонденции адресату; второй экземпляр (копия) с визами согласования возвращается исполнителю с отметкой об отправке, включающей регистрационный номер и дату, для включения в соответствующее номенклатурное дело структурного подразделения; третий экземпляр со всеми имеющимися приложениями (копия) хранится в управлении делами ФСИН России до минования надобности. Документы, подписанные первым заместителем (заместителями) директора ФСИН России, представляются на регистрацию в группу исходящей корреспонденции в двух экземплярах. После регистрации первый экземпляр (оригинал) документа и приложения к нему (если имеются) направляются группой исходящей корреспонденции адресату; второй экземпляр (копия) с визами согласования возвращается исполнителю с отметкой об отправке, включающей регистрационный номер и дату, для включения в соответствующее номенклатурное дело структурного подразделения. Регистрация отправляемых документов за подписью руководителя структурного подразделения оформляется в структурном подразделении. Зарегистрированные документы направляются структурным подразделением в группу исходящей корреспонденции для отправки адресатам. Группа исходящей корреспонденции осуществляет проверку правильности оформления и комплектности документа. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю. Регистрация отправляемых документов осуществляется в день их подписания (утверждения) или на следующий рабочий день. Регистрационный номер документа и дата регистрации проставляются на подлиннике документа в соответствующих реквизитах бланка и на копии, остающейся в деле структурного подразделения. Копия документа с визами согласования и приложениями к нему в соответствии с номенклатурой дел подшивается в дело (входящий документ хранится в деле вместе с документом-ответом), копия отправляемого документа заверяется отметкой «Верно» (может проставляться с помощью штампа) и росписью работника, ответственного за отправку исходящей корреспонденции. 5.6. Отправка документов Отправка документов осуществляется группой исходящей корреспонденции в следующем порядке. Документы за подписью директора ФСИН России (лица, исполняющего его обязанности), направляемые в Администрацию Президента Российской Федерации, Правительство Российской Федерации, Аппарат Правительства Российской Федерации, Совет Федерации и Государственную Думу Федерального Собрания Российской Федерации, Совет Безопасности Российской Федерации, Счетную палату Российской Федерации, направляются фельдъегерской связью или по системе межведомственного электронного документооборота. Документы, содержащие служебную информацию ограниченного доступа, направляются фельдъегерской связью. Решение о способе доставки документа другим адресатам, а также о необходимости досылки адресату подлинника документа на бумажном носителе в случае отправки документа электрической связью, принимает структурное подразделение-исполнитель. Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется в порядке, установленном постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 № 221 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи». Группа исходящей корреспонденции проверяет правильность оформления исходящих документов, производит сортировку документов по способу отправления (простая, заказная, международная и др.). Документы, оформленные с нарушением требований Инструкции, и документы неслужебного характера к отправке не принимаются и возвращаются исполнителю. Документы подлежат отправке в день их регистрации или на следующий рабочий день. Срочная корреспонденция отправляется в первую очередь. Документы отправляются в пакетах. На пакетах указываются: степень срочности, если она имеется на подписанном документе; адресат, его почтовый адрес и индекс предприятия связи; номера документов, вложенных в пакет; почтовый адрес отправителя. В один пакет могут помещаться несколько документов. В случаях, когда приложения направляются в нескольких пакетах, в первый пакет вкладывается сопроводительное письмо, ставится исходящий номер, а на остальных пакетах ставится пометка «К исх. № ___». На оборотной стороне сопроводительного письма делается запись о количестве направленных пакетов. Например: Всего в Ваш адрес направлено пять пакетов к исх. № 10/3-65. Простые почтовые отправления передаются в почтовое отделение по реестру (спискам), фиксирующему количество отправленных пакетов. Заказными письмами и бандеролями с уведомлением и без него направляются документы, требующие письменного подтверждения почтовым отделением факта их рассылки и/или получения адресатом. Заказные письма в пакетах передаются в почтовое отделение по описи, составляемой в двух экземплярах. В описи и на пакетах указываются регистрационные номера документов, дата отправки, ее вид и почтовый адрес. Экземпляр описи с письменным подтверждением почтового отделения помещается в номенклатурное дело управления делами ФСИН России. Документы массовой рассылки направляются в соответствии с указателем расчета-рассылки, который составляет исполнитель исходящего документа, подписывает руководитель структурного подразделения и утверждает начальник управления делами ФСИН России. Указатель расчета-рассылки, в котором делается отметка о дате отправки документов, помещается в номенклатурное дело структурного подразделения. |