Алексенцев А.И. Конфиденциальное делопроизводство. Конфиденциальное делопроизводство

• Название: Конфиденциальное делопроизводство
• Дата: 05.09.2021
• Размер: 362 Kb.
• Имя файла: Алексенцев А.И. Конфиденциальное делопроизводство.docx
• Тип: Книга; #229585
• страница: 14 из 17

ДЕЛО № ТОМ №

« » 20 г.

	« » 20 г.
	(крайние даты документов)
	На листах
Хранить	ст. № перечня

рис. 1

номенклатуре и на обложках дел, обусловлено тем, что даты, проставляемые в номенклатуре, в случае утраты дела позволяют определить, когда оно было заведено или когда закрыто, что об­легчает поиск дела, а даты, проставляемые на обложке, показыва­ют, к какому периоду относятся документы, находящиеся в деле, эти даты ускоряют поиск необходимых документов и переносятся в опись дел, подлежащих передаче на архивное хранение;

• 
  количество листов (с учетом литерных и пропущенных номе­ров листов, но без листов описи документов дела).
  

При закрытии учетной картотеки проставляется количество карточек. Кроме того, при закрытии дела уточняются заголовок и срок хранения дела с внесением состоявшихся изменений на об­ложку дела и в номенклатуру дел.

Надписи на обложках должны производиться четко, светостой­кими чернилами или тушью.

Перед заведением каждого конфиденциального дела любого срока хранения в него подшивается приблизительно необходимое количество листов описи документов дела, имеющей следующую форму.


ОПИСЬ ДОКУМЕНТОВ

ДЕЛА № ТОМ №

за 20 г.

п/п	Дата докумен­ та	Номер и гриф конфи­денциально­сти посту­пив шего до­кумента	Номер и гриф конфи­денциальности изданного до­кумента	Откуда поступил или куда адресован документ и его наименование	№ лис­ тов дела	От­метка о местона­хождении изъятого из дела докумен­та
	2	3	4	5	6	7

(подпись, инициалы, фамилия лица, составившего опись, дата)




Данные о документах вносятся в опись в момент подшивки до­кументов. При подшивке в конфиденциальные дела открытых до­кументов в графах 3 или 4 производится отметка "н/с". Если в дело подшивается документ, имеющий приложения, в том числе откры­тые, то запись в графах 3 или 4 производится одной позицией за номером основного документа без отметок о наличии приложений, с проставлением в графе 6 номеров общего количества листов, включая листы приложений. Если документ внутренний, то в графе

5. 
   указывается только его краткое содержание. В описи документов
   

дел временного срока хранения при небольшом объеме справоч­ной работы по документам графа 5 может не заполняться.

При заведении дела на внутреннюю сторону обложки дела пе­реносятся из номенклатуры инициалы и фамилии лиц, которым представлено право пользования делом. Список заверяется под­писью работника подразделения конфиденциального делопроиз­водства. Это позволяет при определении правомерности выдачи дела пользователю не обращаться к номенклатуре дел. Одновре­менно заводится карточка учета выдачи дела, которая имеет сле­дующую форму.

КАРТОЧКА УЧЕТА ВЫДАЧИ ДЕЛА

(индекс (номер) и гриф конфиденциальности дела, номер тома, заголовок де­ла)

Дата выдачи	Коли­ чество листов	Кому выдано	Под­пись за по­лучение	Под­пись за возврат
1	2	3	4	5

Графа 2 необходима потому, что в процессе формирования дела меняется его количество листов.

Карточка помещается в бумажный карман, приклеенный к внут­ренней стороне обложки дела.

Листы дела нумеруются (за исключением листа с заверитель- ной надписью). Листы описи документов дела нумеруются отдель­но при начале заполнения каждого листа, оставшиеся чистые лис­ты не нумеруются. Нумерация листов дела производится при под­шивке документа арабскими цифрами черным графитовым каран­дашом в правом верхнем углу листа без затрагивания текста доку­мента.

Если дело имеет несколько томов, нумерация листов произво­дится по каждому тому отдельно.

Лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист, сложенный и подшитый за середину - как два листа. Подклеенные к листу одним краем другие документы (вырезки, вставки текста, переводы и т.д.) нумеруются отдельно вслед за листом основного документа; лист с наглухо наклеенными доку­ментами и фотографиями нумеруется как один лист, в этом случае наклеенные документы оговариваются в заверительной надписи.

Подшитые в дело как самостоятельные листы фотографии и другие иллюстрированные документы нумеруются при наличии свободного поля на лицевой стороне в правом верхнем углу, при отсутствии такового - на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Подшитые в дело конверты с надписями или вложениями также нумеруются, при этом каждое вложение нумеруется очередным номером вслед за конвертом. На лицевой стороне конверта пишет­ся опись вложенных документов с указанием их учетных номеров, краткого названия и номеров листов дела.

При изъятии документов из дел старая нумерация листов со­храняется.

При нумерации листов необходимо строго следить за ее пра­вильностью. Однако если все же один номер окажется повторен­ным на нескольких листах, то следом за основным номером про­ставляются литерные номера, например: 12,12а, 126 и т.д., кото­рые оговариваются в заверительной надписи. В заверительной надписи оговариваются и пропущенные номера.

Заверительная надпись составляется при закрытии дела на от­дельном чистом листе по следующей форме.

ЗАВЕРИТЕЛЬНАЯ НАДПИСЬ ДЕЛА № Т. №

В деле подшито, пронумеровано и опечатано печатью №

листов + листов описи документов дела.

(прописью)

Литерные номера листов

(цифрами)

Пропущенные номера

(цифрами)

На листах № наклеено

(цифрами) (прописью)

документов (фотоотпечатков) за уч. №

(нужное подчеркнуть) (цифрами)

(подпись, инициалы, фамилия лица, оформившего заверительную надпись, да­ та

При незаполнении каких-либо позиций заверительной надписи в них делается прочерк. Незаполненные листы описи документов дела не учитываются.

Листы каждого тома дела при закрытии тома проверяются, прошиваются плотной ниткой в четыре прокола и опечатываются или пломбируются таким образом, чтобы захватывались оба конца нити прошивки. Дела могут переплетаться, в этом случае их опеча-

тывание не производится.

7. 
   ПОДГОТОВКА КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ ДЛЯ АРХИВНОГО ХРАНЕНИЯ И УНИЧТОЖЕНИЯ
   
   1. 
      ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ КОНФИДЕНЦИАЛЬ­НЫХ ДОКУМЕНТОВ
      

Согласно "Основам законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах", принятым в 1993 г., Архивный фонд Российской Федерации разделен на две составные части: государственную и негосударственную. К госу­дарственной части Архивного фонда отнесены документы государ­ственных и муниципальных органов власти и подведомственных им предприятий, а также документы предприятий смешанных форм собственности, в уставном капитале которых имеется преобла­дающая доля государственной собственности. Негосударственную часть Архивного фонда составляют документы, находящиеся в собственности общественных и религиозных объединений и орга­низаций или в частной собственности негосударственных объеди - нений, организаций и физических лиц и представляющие собой историческую, научную, социальную, экономическую, политическую или культурную ценность.

Государственные и муниципальные органы власти и подведом­ственные им предприятия обязаны в установленном государствен­ными нормативными актами порядке и в установленные сроки пе­редавать документы постоянного хранения в государственные ар­хивы. Негосударственные предприятия обладают правом собст­венности на созданные в процессе их деятельности документы, отнесенные к негосударственной части Архивного фонда, и могут передавать документы постоянного хранения в государственные архивы на основе соглашения (договора), оговаривая при необхо­димости особые условия хранения передаваемых документов и пользования ими.

Состав государственных и муниципальных органов власти и подведомственных им предприятий, передающих документы по­стоянного хранения в государственные архивы, а также категории передаваемых ими документов (все документы постоянного хране­ния или часть из них), определяются Государственной архивной службой России (Росархивом) и органами управления архивным делом субъектов Российской Федерации. В отношении негосудар­ственных предприятий такое определение производится органами и учреждениями Росархива совместно с собственниками докумен­тов и оформляется договором.

Таким образом, применительно к конфиденциальным докумен­там источниками комплектования Архивного фонда Российской Федерации могут быть государственные и муниципальные органы власти и их предприятия, а также негосударственные предприятия, в деятельности которых образуются документы, составляющие служебную или коммерческую тайну.

Документы, составляющие коммерческую тайну государствен­ных и негосударственных предприятий-источников комплектования Архивного фонда, могут передаваться в государственные архивы с согласия их собственников, но на практике такая передача осуще­ствляется в исключительных случаях, обычно при ликвидации предприятий с отсутствием правопреемника. Если таких ситуаций не возникает, то документы передаются в государственные архивы, как правило, только после снятия с них грифа конфиденциально­сти, т.е. после того, как они перестают быть носителями коммерче­ской тайны.

Конфиденциальные документы, подлежащие передаче в госу­дарственные архивы, до их фактической передачи должны хра­ниться соответствующим образом оформленными в архивах пред­приятий, а при отсутствии архивов - в подразделениях конфиден­циального делопроизводства. По решению вышестоящих предпри­ятий такие документы могут передаваться в архивы этих предпри­ятий. В таком же порядке необходимо хранить и документы, не подлежащие передаче в государственные архивы. При этом долж­ны быть обеспечены условия для физической сохранности доку - ментов и предотвращения утечки содержащейся в них информации

С целью уточнения или определения сроков хранения докумен­тов и отбора их на основе этих сроков для архивного хранения и уничтожения проводится экспертиза ценности документов. Прове­дение такой экспертизы целесообразно возлагать на ПДЭК.

Экспертиза ценности конфиденциальных документов прово­дится ежегодно или при небольшом объеме документов 1 раз в несколько лет, однако подвергать экспертизе целесообразно доку­менты, изданные 35 лет назад, когда одновременно с подготовкой документов для архивного хранения возможны отбор их для унич­тожения, т.к. значительное количество документов имеет срок хра­нения 35 лет, и снятие грифа конфиденциальности с существенной части документов.

Экспертизой ценности должны быть охвачены все конфиден­циальные дела и документы выделенного хранения за соответст­вующий период времени, поскольку документы выделенного хра­нения являются составной частью документального фонда пред­приятия. К проведению экспертизы ценности конкретного дела (до­кумента выделенного хранения) привлекаются члены ПДЭК, имеющие доступ к этому делу (документу).

Экспертиза ценности документов дела проводится путем изу­чения содержания каждого подшитого в дело документа и установ­ления его соответствия сроку хранения и номерам статей перечня, указанным на обложке дела. Одновременно проверяется правиль­ность формирования дела: соответствие видов и содержания до­кументов заголовку дела, отсутствие в делах постоянного срока хранения документов временного срока хранения. Экспертиза цен­ности документа выделенного хранения проводится путем изуче­ния его содержания и определения срока хранения. Одновременно устанавливается возможность снятия грифа конфиденциальности с документов выделенного хранения, отдельных документов дела или с дела в целом.

При определении или уточнении сроков хранения документов необходимо руководствоваться "Перечнем типовых управленче­ских документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения" (М., 2001). Однако в этом перечне не нашла отражение часть документов, образующихся в деятельности коммерческих предприятий. При проведении экспертизы ценности таких документов следует дополнительно руководствоваться мето­дическими рекомендациями "Отбор на государственное хранение управленческих документов, образующихся в деятельности него­сударственных организаций (новых экономических -хозяйственных структур)" (М., 1997), в которых, содержится примерный перечень документов постоянного срока хранения.

При проведении экспертизы ценности научно -технических до­кументов необходимо использовать "Перечень научно-технической документации, подлежащей приему в государственные архивы России" (М., 1998).

Если на предприятии имеются документы, не предусмотренные названными перечнями и методическими рекомендациями, то срок их хранения следует определять на основе критериев оценки до­кументов, к важнейшим из которых относятся:

• 
  происхождение документа (место и время издания);
  
• 
  содержание документа (значимость отображенного события, полнота его освещения, новизна, уникальность информации или ее повторяемость, целевое назначение документа);
  
• 
  внешние особенности документа (подлинник или копия, ха­рактер резолюций, наличие помет, физическое состояние).
  

Срок хранения дела в целом устанавливается по наивысшему сроку хранения документов, находящихся в деле.

Результаты экспертизы ценности документов целесообразно фиксировать в рабочей карточке (тетради) эксперта с отражением в ней номера дела (документа выделенного хранения), его заго­ловка, операций (с обоснованиями), которые необходимо произве­сти: какие документы и в какое дело перешить, какие подлежат уничтожению, с каких можно снять гриф конфиденциальности, ка­кими должны быть уточненный заголовок, срок хранения и номера статей по перечню.

По завершении экспертизы всех дел и документов выделенного хранения результаты работы всех экспертов рассматриваются на заседании ПДЭК и фиксируются в протоколе с отражением:

• 
  какие дела и документы выделенного хранения (с уточнен­ными заголовками, грифами конфиденциальности, сроками хране­ния и номерами статей по перечню) подлежат передаче на архив­ное хранение;
  
• 
  какие документы из каких дел и в какие дела необходимо пе­решить;
  
• 
  какие дела, документы из дел и документы выделенного хра­нения подлежат уничтожению;
  
• 
  с каких дел, документов выделенного хранения или отдель­ных документов, подшитых в дела, должен быть снят гриф конфи­денциальности с указанием в последнем случае, подлежит ли до­кумент, с которого снимается гриф конфиденциальности, изъятию из дела или должен оставаться в нем.
  

Протокол заседания подписывается председателем и всеми членами ПДЭК и утверждается руководителем предприятия.

2. 
   ПОДГОТОВКА КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДЕЛ И ДОКУМЕНТОВ ДЛЯ АРХИВНОГО ХРАНЕНИЯ
   

В соответствии с протоколом заседания ПДЭК сотрудниками подразделения конфиденциального делопроизводства произво­дится частичное переформирование и дооформление соответст­вующих дел и документов выделенного хранения, в том числе:

• 
  изъятие из дел документов, подлежащих перешивке в другие дела, и подшивка их в эти дела с проставлением в описях докумен­тов дел, из которых изъяты документы, их нового местонахождения и помещением в дела справок -заместителей, а также с перенуме­рацией листов перешитых документов в делах, в которые они по­мещены, внесением их в описи документов дел и исправлением количества листов в заверительнои надписи дел, на обложках дел и в номенклатуре;
  
• 
  изъятие из дел документов, подлежащих уничтожению;
  
• 
  зачеркивание грифа конфиденциальности с проставлением даты и номера протокола заседания ПДЭК и своей подписи на до­
  
• 
  кументах, подшитых в дела, обложках дел и документов выделен­ного хранения, подлежащих рассекречиванию (в описях докумен­тов дела, номенклатуре и журнале учета документов выделенного хранения гриф конфиденциальности зачеркивается без ссылки на протокол заседания ПДЭК);
  
• 
  изъятие из дел (по решению ПДЭК) документов, с которых снят гриф конфиденциальности, и передача их по акту в службу открытого делопроизводства с отметкой в описях документов дел и помещением в дела справок-заместителей;
  
• 
  передача полностью рассекреченных дел и документов вы­деленного хранения по акту в службу открытого делопроизводства с отметкой в графе 9 номенклатуры дел или в графах 8-10 журнала учета документов выделенного хранения;
  
• 
  корректировка заголовков, сроков хранения и номеров ста­тей по перечню на обложках дел и в номенклатуре (на обложках дел дополнительно - крайних дат документов);
  
• 
  проставление сроков хранения и номеров статей перечня на обложках документов выделенного хранения.
  

Если срок хранения дел и документов выделенного хранения установлен не перечнем, а ПДЭК, то вместо статей перечня про­ставляется отметка ПДЭК.

После изъятия из дел документов листы дела не перенумеро­вываются. На обложках дел и в номенклатуре рядом с количеством проставленных листов в скобках указывается количество листов, оставшихся в деле. В заверительной надписи дела под прежней надписью пишется: (прописью) листов изъято согласно записям в описи дела" с проставлением подписи, инициалов, фамилии лица, произведшего запись, и даты.

Надела и документы выделенного хранения, отобранные на архивное хранение, составляются раздельные по видам тайны описи. Описи дел и документов постоянного срока хранения имеют следующую форму.

Наименование предприятия УТВЕРЖДАЮ


ФОНД № ОПИСЬ № 00.00.0000 №
Наименование должно­сти

руководителя предпри­ятия

(место составления) конфиденциальных дел и до-

кументов

выделенного хранения за год

(подпись, инициалы, фамилия, дата)

п/п	И ндекс (но­мер) дела или номер документа и гриф конфи­денциальности	Заголо- в ок дела или документа	Крайние даты доку­ментов дела	Коли­ чество листов	При­ мечание
	2	5	4	5	6

В данную опись внесено дел и документов с №

по

(цифрами и прописью)

№ , в том числе:

литерные номера: пропущенные номера:

Наименование должности сотрудника,

составившего опись (подпись, инициалы, фа­

милия, дата)

Одобрено Протокол ПДЭК от №

Включенные в настоящую опись дела и документы принял:

Наименование должности сотрудника архива предприятия

(подпись, инициалы, фамилия, дата)

На дела и документы временного хранения (свыше 10 лет) со­ставляются аналогичные описи с добавлением перед "Примечани­ем" графы "Срок хранения и номера статей по перечню".

На научно-техническую, проектную, конструкторскую и иную специальную документацию составляются отдельные описи доку­ментов.

Грифы конфиденциальности описей дел должны соответство­вать совокупной степени конфиденциальности сведений, содер­жащихся в заголовках дел и документов выделенного хранения. Если эти сведения не являются конфиденциальными, то грифы конфиденциальности описям не присваиваются. При наличии гри­фов описи регистрируются в журнале учета изданных документов.

При составлении описей необходимо иметь в виду следующее:

• 
  если дела и документы подлежат передаче в государствен­ный архив, то номер фонда устанавливает государственный архив, если не подлежат, то фонду присваивается номер 1;
  
• 
  опись во всех случаях имеет номер 1, с добавлением про­писных букв: п (постоянного), в (временного) сроков хранения, т (техническая документация), кроме того, к номеру и букве добав­ляется аббревиатурой гриф конфиденциальности;
  
• 
  при составлении первой описи, когда в нее включаются до­кументы с начала деятельности предприятия, в нее могут"' вно­ситься дела и документы за несколько лет с разделением по годам, но с валовой порядковой нумерацией, начиная с № 1. В последую­щем составляются годовые разделы описи, продолжающие поряд­ковую нумерацию дел и документов, внесенных в предыдущую опись, например, первая опись дел и документов за 1992 -2000 гг. имеет порядковые номера 1 -118, опись за 2001 г. - 119-128, за 2002 г. - 129-141 и т.д.; порядковая нумерация дел является учетным архивным номером (единицей хранения) дела (доку мента);
  
• 
  в опись за соответствующий год вносятся сначала дела, по­том документы выделенного хранения; дела располагаются в по­следовательности, предусмотренной номенклатурой дел, докумен­ты выделенного хранения - в последовательности учетных номе­ров;
  
• 
  в графе 2 описи гриф конфиденциальности проставляется аббревиатурой;
  
• 
  если дело состоит из нескольких томов, то каждый том вно­сится в опись под самостоятельным порядковым номером. При этом заголовок первого тома пишется полностью, по остальным томам в этой графе пишется: 'То же, т. " с проставлением но­мера тома; на каждом новом
  

листе описи, если он начинается с записи второго или после­дующих томов, заголовок воспроизводится полностью;

• 
  переходящие дела включаются в раздел описи по году их за­ведения, в последующие разделы описи вносятся индексы и заго­ловки этих дел, но без присвоения порядкового номера, а в графе "Примечание" делается отметка: "см. ед. хр. № " с проставлением порядкового номера, присвоенного делу при его включении в опись;
  
• 
  в графе 4 указывается фактическое количество листов дела, оставшееся в нем после изъятия документов (если такие изъятия осуществлялись).
  

На дела и документы выделенного хранения, подлежащие пе­редаче в государственный архив, опись составляется в четырех экземплярах. Эта опись дополнительно утверждается протоколом экспертно-проверочной комиссии госархива. На дела и документы, не подлежащие передаче в госархив, опись составляется в двух экземплярах, если дела и документы передаются в архив предпри­ятия, или в одном экземпляре, если не передаются. При передаче дел и документов в госархив или архив предприятия в подразделе­нии конфиденциального делопроизводства остается один экземп­ляр описи с подписью сотрудника архива за получение включенных в опись дел и документов, остальные экземпляры передаются в архив.

На обложке дел и документов выделенного хранения простав­ляются номера фонда, описи и единицы хранения.

В номенклатуре дел в графе 9 проставляется архивный шифр включенных в опись дел (номер фонда, описи, единицы хранения (порядкового номера по описи), в журнале учета документов выде­ленного хранения в графе 14 - номер экземпляра, а в графе 15 - архивный шифр документа.

3. 
   ПОДГОТОВКА КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДЕЛ И ДОКУМЕНТОВ ДЛЯ УНИЧТОЖЕНИЯ
   

После утверждения описи дел и документов постоянного срока хранения составляется акт о выделении дел и документов за соот­ветствующий период к уничтожению. В акт включаются отобранные ПДЭК для уничтожения дела, отдельные документы из дел и доку­менты выделенного хранения. Гриф конфиденциальности акта должен соответствовать совокупной степени конфиденциальности сведений, содержащихся в заголовках дел и документов. Если эти сведения не являются конфиденциальными, то гриф акту не при­сваивается. При наличии грифа акт регистрируется в журнале уче­та изданных документов.

Акт может иметь следующую форму.

Наименование предприятия УТВЕРЖДАЮ

Наименование должно­сти

руководителя предпри­ятия

(подпись, инициалы, фамилия, дата)

АКТ 00.00.0000 №

(место составления)

о выделении к уничтожению конфиденциальных дел и документов

п/п	Индекс (номер) дела или номер документа и гриф конфи­денциальности	За­головок дела или докумен­та	Год дела или докумен­та	Номе­ра экземп­ляров до­кумента	Коли­чество листов в деле или в экземпляре документа	Срок хранения и номера статей по перечню	П риме- чание
	2	3	4	5	6	7	8

Примеры заполнения

	03- ИСК	Пере­писка о поставке	1 996		1 42	3 г., ст. 48
	35К (И з дела 11-04К)	Пись­мо о за­ключении договора	1 996		2	3 г., ст. 19
	140К	Инст­рукция о порядке хранения готовой продукции	1 996	- 12	1 6	До за­мены но­вой, ЭК

Всего подлежит уничтожению дел и документов

(прописью)

(подпись, инициалы, фамилия лица, составившего акт)

Одобрено Протокол ПДЭК от №

Председатель ПДЭК

(подпись, инициалы» фамилия, дата)

Включенные в акт дела и документы сверены с записями в про­токоле ПДЭК, акте и учетных формах

(подписи, инициалы, фамилии, дата) Дела и документы полностью уничтожены путем

Отметки об уничтожении дел и документов в номенклатуре дел, журнале учета документов выделенного хранения и в описях доку­ментов дел произведены.

(подписи, инициалы, фамилии, дата)