Алексенцев А.И. Конфиденциальное делопроизводство. Конфиденциальное делопроизводство
 Скачать 362 Kb.
|
по разделам, соответствующим наименованиям структурных подразделений или основным направлениям (вопросам) деятельности предприятия. Каждому разделу присваивается номер, например: 02 - Плановый отдел (при структурной схеме), 14Финансирование (при производственно -отраслевой схеме).Дело с номенклатурой конфиденциальных дел, конфиденциальные и открытые журналы (картотеки) учета конфиденциальных документов, а также открытые дела с материалами на конфиденциальные документы (реестры, квитанции, расписки на отправленные документы, акты проверок наличия документов и др.) помещаются в конце номенклатуры, не имеющей деления по разделам, а при наличии разделов - в разделе, соответствующем названию подразделения конфиденциального делопроизводства при структурной схеме построения номенклатуры дел, или в разделе "Конфиденциальное делопроизводство" при производственноотраслевой схеме построения. Каждому делу присваивается самостоятельный цифровой индекс, который состоит из номера структурного подразделения (при структурной схеме построения номенклатуры) или номера направления (при производственно -отраслевой схеме) и через тире порядкового номера дела в пределах каждого раздела, например: 0101, 0102, 0201 и т.д. В номенклатуре, не имеющей деления на разделы, вместо индекса дела проставляется его порядковый номер по номенклатуре. Номенклатура конфиденциальных дел имеет следующую форму (табл. 1). Заполнение граф номенклатуры дел производится следующим образом. При делении номенклатуры на разделы перед группой дел раздела проставляются номер и название раздела. Разделы следует начинать с нового листа или оставлять между ними свободное место для возможного внесения в течение года новых дел. В графе 1 указываются индекс или номер дела (учетного журнала, учетной картотеки)17 и его гриф конфиденциальности. Переходящим делам сохраняются одни и те же индексы (номера) на весь период ведения дела. Графа заполняется при составлении номенклатуры дел, В графу 2 вносится заголовок дела. Переходящим делам сохраняются одни и те же заголовки до их закрытия. Графа заполняется при составлении номенклатуры дел. При закрытии дела заголовок может корректироваться, все изменения переносятся в номенклатуру. В графе 3 перечисляются инициалы и фамилии всех лиц, которым предоставляется право пользования соответствующим делом. Определение состава лиц, допущенных к каждому конкретному делу, должно осуществляться в соответствии с принципами и нормами Положения о системе доступа к конфиденциальным документам и исключать необоснованный доступ пользователей к делам. Графа заполняется при составлении номенклатуры. В течение года в список могут вноситься изменения. В графах 4, 5 проставляются арабскими цифрами номер каждого тома и дата его заведения. Графы заполняются в день подшивки первого документа тома дела (заполнения первой позиции учетного журнала, Наименование предприятия НОМЕНКЛАТУРА КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДЕЛ 00.00.0000 № . Таблица 1 УТВЕРЖДАЮ Руководитель предприятия (подпись, инициалы, фамилия, дата) (место составления) на год
Руководитель подразделения конфиденциального делопроизводства (подпись, инициалы, фамилия, дата) Рассмотрена и одобрена на заседании ПДЭК предприятия протокол от № СОГЛАСОВАНО Руководитель архива предприятия (подпись, инициалы, фамилия, дата) составления первой учетной карточки). Если дело переходящее, то в графе 5 при составлении номенклатуры указывается: "Переходящее с г." с проставлением года заведения дела. В графе б проставляется арабскими цифрами дата закрытия каждого тома. Графа заполняется в день закрытия тома. Если дело переходит на следующий год, то в графе указывается: "Переходит на г.". В графе 7 проставляется количество листов в томе (без учета листов описи документов дела). Графа заполняется при заведении учетного журнала и при закрытии тома дела, картотеки. Графы 47 заполняются по каждому тому отдельной строкой. Не допускается открывать очередной том до закрытия предыдущего. В графе 8 проставляются срок хранения и номера статей (их может быть несколько) по определенному перечню документов с указанием сроков хранения (подробнее о перечнях см. раздел 8.1). При отсутствии соответствующих статей в перечнях сроки хранения дел устанавливаются ПДЭК. Графа заполняется при составлении номенклатуры дел. При закрытии дела и проведении экспертизы ценности документов дела срок хранения и номера статей могут корректироваться, изменения должны быть перенесены в номенклатуру дел. В графе 9 проставляются архивный шифр дела (№ фонда, описи, единицы хранения), если дело передано в архив, или номер и дата акта об уничтожении дела, или, если дело направлено в другое предприятие, наименование предприятия, номер и дата сопроводительного документа (письма, реестра, расписки, квитанции); при отправлении дела во временное пользование отметка об отправлений проставляется карандашом. Графа заполняется после проведения соответствующих операций. При заведении дел, не предусмотренных номенклатурой, они вносятся в соответствующий раздел номенклатуры в день заведения. Дела, поступившие из других предприятий, вносятся в соответствующие разделы номенклатуры с проставлением дат их фактического заведения и для законченных дел - дат закрытия. Если предусмотренное номенклатурой дело не было заведено, то по окончании года в графе 9 проставляется отметка: "Дело не заводилось". ФОРМИРОВАНИЕ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДЕЛ Формирование дел включает распределение документов по делам в соответствии с номенклатурой и систематизацию документов внутри дел. Дела формируются в течение года по мере поступления в них документов. Формирование конфиденциальных дел должно осуществляться в подразделении конфиденциального делопроизводства. В дела помещаются исполненные документы (подлинники или заверенные экземпляры), оформленные в установленном порядке. Другие экземпляры могут помещаться в дело лишь в случаях, когда на них имеются какие-либо резолюции, пометки, дополняющие содержание основного экземпляра. При производственной необходимости допускается помещать в дела временного хранения проекты документов. В исключительных случаях с разрешения руководителя подразделения конфиденциального делопроизводства допускается помещать в конфиденциальные дела отдельные открытые документы, имеющие прямое отношение к содержанию конфиденциальных документов дела. В дела не должны помещаться документы, подлежащие возврату. Перед помещением документа в дело сотрудник подразделения конфиденциального делопроизводства обязан проверить наличие отметки об исполнении, соответствие вида и содержания документа заголовку дела, наличие отметки о переводе приложения на учет конфиденциальных документов выделенного хранения, если оно не подшивается в дело. В деле группируются, как правило, документы одного календарного года. Ведение переходящих дел допускается в отдельных случаях, главным образом для документов временного срока хранения. В зависимости от вида и содержания документы систематизируются внутри дел в вопросно-логической, хронологической последовательности или их сочетании. Изданные предприятием распорядительные документы, протоколы, акты систематизируются в делах хронологически в порядке возрастания номеров. В делах с перепиской поступившие документы помещаются вместе с копиями отправленных документов, которыми они исполнены. Копии изданных инициативных документов, направляемых в другие предприятия, в целях обеспечения их сохранности подшиваются, как правило, в дело сразу, до получения ответов на них. Распорядительные документы вышестоящих предприятий, изданные в текущем году, но поступившие в начале следующего года, помещаются в дело текущего года. •Планы и отчеты помещаются в дела года, к которому они относятся, независимо от времени их составления. Перспективные планы помещаются в дела начального года действия планов, отчеты об их выполнении -в дела последнего года действия планов. Листы ознакомления с распорядительными документами и листы рассылки к документам помещаются вслед за соответствующими документами, нумеруются и вносятся в описи документов дел (см. раздел 7.3) как самостоятельные документы. Каждое дело должно содержать не более 250 листов. При большем количестве листов заводятся в последовательности тома дела, которые должны иметь один и тот же индекс и заголовок данного дела. Формирование дел производится путем подшивки документов в обложки. Дела постоянного и долговременного сроков хранения должны иметь твердые обложки. Отдельные дела могут формироваться в папках -скорошивателях или в папках-регистраторах, если это вызывается интересами обеспечения режима конфиденциальности. Такие дела пользователям не выдаются (при необходимости могут выдаваться отдельные документы дел), в них ведется опись документов, которая по окончании года или перед сдачей дел на архивное хранение подшивается в обложку вместе с документами дела. После подшивки изданного документа в графе 16 журнала учета изданных документов проставляются индекс (номер) дела, его том (если документ подшит во второй или последующие тома) и номера листов дела. После подшивки поступившего документа аналогичные записи производятся в графе 12 журнала учета поступивших документов. Если в дела подшиваются документы, зарегистрированные по учетам предшествующего или следующего года (планы, отчеты и др.), то в журналах их учета рядом с индексом (номером) дела в скобках проставляется год дела, в которое они помещены. Изъятие по каким -либо причинам документов из дела разрешается руководителем подразделения конфиденциального делопроизводства, а при направлении их в другие предприятия - руководителем предприятия. Вместо изъятых документов в дело помещается справка-заместитель следующей формы: СПРАВКА-ЗА МЕСТИТЕЛЬ Документ № от на л, из д ела изъят и (указывается новое местонахождение документа: при подшивке в другое дело - индекс дела, номера тома и листов; при отправлении -куда направлен, постоянно или временно, наименование, номер и дата сопроводительного документа; при уничто-
О документах, изъятых из дела безвозвратно, производится, кроме того, соответствующая отметка в описи документов дела. При необходимости вместо изъятых документов в дело могут быть подшиты их копии, в этом случае справка-заместитель не требуется. Отметки о снятии копий и местонахождении подлинников производятся лишь в соответствующих учетных формах документов. ОФОРМЛЕНИЕ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДЕЛ Оформление конфиденциального дела включает описание дела на обложке, проставление на внутренней стороне обложки инициалов и фамилий лиц, допущенных к делу, заведение карточки учета выдачи дела, заполнение описи документов дела, нумерацию листов, составление заверительной надписи, прошивку и опечатывание дела. Обложка дела имеет следующую форму (рис. 1). При заведении дела на обложке указываются: гриф конфиденциальности дела; название предприятия; название структурного подразделения (если в дело помещаются документы одного структурного подразделения); индекс (номер) дела; заголовок дела; год заведения дела на обложках дел с планами и отчетами (вместо крайних дат документов дела); срок хранения и номера статей по перечню документов с указанием сроков хранения. Эти же данные проставляются на обложках учетных журналов или (при карточном способе учета) на отдельном листе, наклеиваемом на картотеку. Кроме того, на обложках учетных журналов при заведении проставляется количество имеющихся в них листов. В течение года на обложке могут проставляться: номер тома (при заведении второго тома номер тома проставляется и на втором, и на первом томах дела; если оно однотомное, номер тома не указывается); новое название предприятия или структурного подразделения при изменении их названий или в случае получения дела из другого предприятия, при этом новое название пишется ниже прежнего, а прежнее наименование берется в скобки. При закрытии дела на обложке проставляются: крайние даты документов дела, которые должны соответствовать датам издания (подписания, утверждения) или поступления самого раннего и самого позднего документов, вне зависимости от расположения этих документов в деле; расхождение между датами, проставляемыми в (гриф конфиденциальности) (название предприятия) (название структурного подразделения) | |||||||||||||||||||||||||||||||||||