Алексенцев А.И. Конфиденциальное делопроизводство. Конфиденциальное делопроизводство
 Скачать 362 Kb.
|
|
Часть документов выделенного хранения (лишние экземпляры, справочно-информационные, присланные для сведения, отмененные), журналы (картотеки) учета конфиденциальных носителей, изданных документов, поступивших пакетов и документов могут включаться в данный акт или уничтожаться без рассмотрения ПДЭК по мере истечения сроков хранения по акту аналогичной формы (с исключением данных, относящихся к делам) без ссылки на протокол ПДЭК и без подписи ее председателя. Каждое дело, каждый документ и учетный журнал (картотека) вносятся в акт отдельной позицией и должны соответствовать данным о них, зафиксированным в протоколе ПДЭК и учетных формах. Если дело состоит из нескольких томов, то каждый из них включается в акт отдельной позицией, а в графе 3 вместо второго и последующих томов пишется: "То же, т. ", с добавлением номера тома. При внесении в акт дел, из которых перед уничтожением были изъяты отдельные документы, в графе 6 указывается оставшееся в деле количество листов. Перед уничтожением включенных в акт дел, документов и учетных журналов (картотек) проверяется соответствие данных акта записям в протоколе ПДЭК, номенклатуре дел, журнале учета документов выделенного хранения, на обложках и в заверительных листах дел и документов выделенного хранения, в описях документов дела (по документам, изъятым из дела). Листы и учетные карточки просчитываются, сложенные документы разворачиваются. Соответствие данных заверяется в акте подписями проверявших. Уничтожение дел, документов и учетных журналов (картотек) должно производиться путем сжигания или с помощью бумагорезательной машины. При уничтожении документов вне территории предприятия доставка их к месту уничтожения производится на служебном транспорте и принимаются меры, исключающие доступ к документам посторонних лиц. После уничтожения производятся отметки об уничтожении дел и учетных журналов (картотек) в графе 9 номенклатуры дел, документов выделенного хранения в графах 12-13 журнала учета документов выделенного хранения. Отметки об уничтожении отдельных документов из дел проставляются в описях документов дел. Вместо уничтоженных документов в дела помещаются справки- заместители. Составление акта о выделении к уничтожению дел и документов и проставление в учетных формах отметок об их уничтожении осуществляются сотрудником подразделения конфиденциального делопроизводства. В проверке правильности включения в акт дел и документов и в их физическом уничтожении, кроме этого сотрудника, должен участвовать второй сотрудник (см. главу 2). РЕЖИМ ХРАНЕНИЯ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ И ОБРАЩЕНИЯ С НИМИ РЕЖИМ ХРАНЕНИЯ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ Для обеспечения физической сохранности конфиденциальных документов, дел и носителей, а также для предотвращения утечки содержащейся в них информации должен быть установлен специальный режим их хранения. Помещения подразделения конфиденциального делопроизводства, предназначенные для круглосуточного хранения конфиденциальных документов, в целях обеспечения дополнительных гарантий от постороннего проникновения в них должны, как правило, находиться не на первом и последнем этажах. Кроме того, они должны соответствовать нормам, установленным для хранения документов: удалены от помещений с пищевыми продуктами и химическими веществами, не иметь с ними вентиляционных каналов, отвечать требованиям пожарной безопасности, санитарным нормам, а также быть гарантированы от затопления. Вход в такие помещения необходимо строго регламентировать. Кроме руководителя предприятия и сотрудников, имеющих прямое отношение к обработке и хранению конфиденциальных документов, в помещения могут допускаться лица, обеспечивающие их обслуживание. Уборка помещений, ремонт находящихся в них оборудования и технических средств, выполнение других работ, связанных с привлечением лиц, не имеющих доступа к хранящимся в помещениях документам, должны производиться только в присутствии сотрудников подразделения конфиденциального делопроизводства. Окна помещений должны иметь надежные средства защиты, исключающие возможность проникновения в помещения посторонних лиц. Кроме того, на них должны быть защитная сетка или жалюзи, предотвращающие возможность выпадения документов, а также визуального просмотра документов и экранов видеомониторов с улицы. Если помещения расположены на первом или последнем этаже или рядом с ними находятся пожарные лестницы, балконы, водосточные трубы, другие какие-либо пристройки, с помощью которых можно проникнуть в помещения, то для предотвращения проникновения окна дополнительно защищаются распашной металлической решеткой с замком. Входные двери помещений должны быть обиты металлом и оборудованы замками, гарантирующими их надежное закрытие. По окончании рабочего дня двери необходимо не только запирать, но и опечатывать печатью подразделения (или сотрудника подразделения) конфиденциального делопроизводства. Печать проставляется на тонкий слой пластилина или специальной мастики таким образом, чтобы оттиск невозможно было снять и восстановить. Перед отпиранием двери проверяется сохранность оттиска печати и целостность запоров. При обнаружении попыток проникновения в помещения нужно немедленно поставить в известность службу охраны и доложить руководителю предприятия. До принятия решения руководителем предприятия помещения не открываются и обеспечиваются физической охраной. Для предотвращения несанкционированного входа в помещения в течение рабочего дня на дверях могут устанавливаться электромеханические или электронные замки. Конфиденциальные документы в помещениях должны храниться в сейфах, металлических шкафах или металлических стеллажах, которые по окончании рабочего дня запираются и опечатываются сотрудниками, ответственными за учет и хранение документов. Хранение открытых документов вместе с конфиденциальными допускается только в случаях, когда они являются приложениями к конфиденциальным документам. Входные двери, окна помещений, а также сейфы, шкафы и стеллажи следует оснастить охранной сигнализацией, связанной со службой охраны предприятия или службой вневедомственной охраны. Помещения, в которых для фиксации, обработки, хранения, воспроизведения и передачи конфиденциальной документной информации используются электронно-вычислительные машины, электронные множительные аппараты, средства аудио-, видеозаписывающей и воспроизводящей техники и другие технические средства, создающие электромагнитные излучения, необходимо оборудовать дополнительными средствами защиты, предотвращающими перехват соперником электромагнитных сигналов, несущих конфиденциальную информацию. В этих же целях целесообразно приобретать сертифицированные технические средства обработки информации, отвечающие требованиям по защите конфиденциальной информации от ее утечки, а средства иностранного производства предварительно подвергать спецпроверкам на предмет выявления возможных специальных электронных и программных закладок. Замки дверей помещений, распашных металлических решеток на окнах, сейфов, шкафов или стеллажей должны иметь рабочие и запасные экземпляры ключей. Запасные экземпляры ключей могут храниться в опечатанных их владельцами пеналах или конвертах либо у руководителя предприятия, либо в службе охраны, либо (ключи от сейфов, шкафов, стеллажей, металлических решеток) в сейфе (шкафу) сотрудника подразделения конфиденциального делопроизводства, ответственного за хранение документов. Рабочие экземпляры ключей от сейфов, шкафов, стеллажей, решеток в нерабочее время могут храниться в опечатанном пенале (конверте) либо в службе охраны, либо в сейфе (шкафу) сотрудника подразделения конфиденциального делопроизводства, ответственного за хранение документов. В последнем случае по окончании рабочего дня ключ от этого сейфа вместе с рабочим экземпляром ключа от входной двери помещения передается в пенале, опечатанном печатью сотрудника подразделения конфиденциального делопроизводства, в службу охраны с внесением соответствующих данных в графы 1-6 журнала передачи-приема под охрану помещений и пеналов с ключами. Журнал может иметь следующую форму:
При получении пенала из охраны заполняются графы 7 -9. Получение пенала с ключами из службы охраны и вскрытие помещений должно осуществляться только сотрудниками подразделения конфиденциального делопроизводства, ответственными за хранение конфиденциальных документов. При их отсутствии для вскрытия помещений назначается комиссия в составе не менее двух человек, которая составляет акт о вскрытии с указанием в нем должностей и фамилий лиц, вскрывших помещения, времени и причины вскрытия, номеров печатей, которыми были опечатаны помещения. Комиссионно с составлением акта вскрываются и сейфы, шкафы или стеллажи при отсутствии сотрудника, ответственного за хранение находящихся в них документов. В случае утраты рабочих или запасных экземпляров ключей об этом немедленно ставится в известность руководитель предприятия. При утрате ключа от сейфа, шкафа или стеллажа до замены замка или смены секрета замка хранить документы в этом сейфе (шкафу, стеллаже) не следует. Для обеспечения выдачи конфиденциальных документов исполнителям (пользователям) помещения должны быть оборудованы специальными окошками, не выходящими в общий коридор, или внутри отгораживаться барьером. Исполнители могут работать с конфиденциальными документами или в специально выделенных помещениях подразделения конфиденциального делопроизводства, или в своих служебных комнатах, если эти комнаты отвечают требованиям обеспечения сохранности и конфиденциальности документов. При работе с документами в служебных комнатах каждый исполнитель должен иметь постоянное рабочее место, сейф (металлический шкаф) или отдельную ячейку сейфа для хранения конфиденциальных документов и номерную металлическую печать. Ключи от сейфа и номерная печать выдаются исполнителю под подпись в лицевом счете. Рабочий экземпляр ключа и номерная печать хранятся постоянно у исполнителя. Запасные экземпляры ключей должны храниться в подразделении конфиденциального делопроизводства или службе охраны в опечатанном номерной печатью исполнителя конверте либо пенале. Все сейфы, шкафы и стеллажи, установленные в помещениях подразделения конфиденциального делопроизводства и в служебных комнатах исполнителей, в которых круглосуточно или в рабочее время хранятся конфиденциальные документы, а также ключи от них должны учитываться подразделением конфиденциального делопроизводства по журналу учета хранилищ и ключей от них, имеющем следующую форму:
При внесении в журнал данных о ключах от распашных металлических решеток графы 2 -3 не заполняются. Ежегодно должна проводиться проверка фактического наличия ключей от хранилищ и номерных печатей исполнителей, Для эвакуации конфиденциальных документов при возникновении стихийных бедствий, пожара, аварии, грозящих затоплением, загоранием или другой формой уничтожения документов, в помещениях, предназначенных для их хранения, должно находиться необходимое количество тары (мешков, чемоданов, контейнеров и т.д.), в которой можно транспортировать документы. При возникновении чрезвычайной ситуации сотрудники подразделения конфиденциального делопроизводства должны немедленно вызвать пожарную команду или соответствующую аварийную службу, уведомить руководителя предприятия, принять меры к ликвидации чрезвычайной ситуации, а при невозможности ликвидации обеспечить охрану документов собственными силами, а также силами службы охраны предприятия и начать эвакуацию документов в заранее определенное место. При возникновении чрезвычайной ситуации в нерабочее время проведение аналогичных действий должен организовать дежурный по предприятию, поставив в известность дополнительно руководителя подразделения конфиденциального делопроизводства. О проведенном вскрытии (при необходимости) помещений, а также о вскрытии по согласованию с руководителем предприятия или подразделения конфиденциального делопроизводства сейфов, шкафов или стеллажей составляется акт, в котором указываются должности и фамилии лиц, производивших вскрытие, какие хранилища вскрыты, куда помещены документы, номера печатей на таре. ПОРЯДОК ОБРАЩЕНИЯ С КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ На каждом предприятии должен быть установлен строгий порядок обращения с конфиденциальными документами, который является составной частью внутриобъектового режима и направлен на обеспечение сохранности конфиденциальных документов и предотвращение утечки содержащейся в них информации. Выдача (передача) конфиденциальных документов может производиться только исполнителям (пользователям), имеющим санкционированный доступ к этим документам, и только под подпись в учетных формах или взамен разовой расписки. Выдача документов исполнителям и их возврат осуществляются в течение одного рабочего дня, но если исполнители работают с конфиденциальными документами в своих служебных комнатах, то документы (кроме дел) допускается выдавать им как на один рабочий день, так и на все время, необходимое для работы с ними. В последнем случае, помимо сейфа и номерной печати, исполнителю выдаются под подпись в лицевом счете специальный портфель (кейс), имеющий устройство для опечатывания, и форма "Описи документов, находящихся у исполнителя", в которую исполнитель должен вносить каждый документ в момент получения и вычеркивать после передачи в подразделение конфиденциального делопроизводства. Опись может иметь следующие графы:
Опись предназначена для осуществления самоконтроля за наличием документов. С этой целью перед сдачей спецпортфеля с документами в подразделение конфиденциального делопроизводства исполнитель должен проверить наличие находящихся у него документов и их соответствие описи. При отсутствии каких-либо документов или части их немедленно ставится в известность подразделение конфиденциального делопроизводства и организуется их поиск. После проверки документы вместе с описью помещаются в спецпортфель, который опечатывается личной печатью исполнителя и передается в подразделение конфиденциального делопроизводства. Не допускается хранить в спецпортфеле открытые документы, если они не являются приложением к конфиденциальным документам. Спецпортфели могут храниться у исполнителей только в течение рабочего дня. Их получение и возврат производятся в обмен на специально заготовленную расписку (жетон), удостоверение или пропуск сотрудника. При наличии большого числа исполнителей, работающих с конфиденциальными документами, на специальную расписку может наклеиваться фотокарточка исполнителя. При приеме -передаче спецпортфеля необходимо проверять соответствие номера и четкость оттиска печати. Должностные лица, которым разрешено в нерабочее время хранить конфиденциальные документы в личных сейфах при условии подключения сейфов к охранной сигнализации, по окончании рабочего дня помещают документы в сейф, опечатывают его и сдают под охрану по специальному журналу, ведущемуся службой охраны. По завершении работы с документами исполнители должны своевременно возвращать их в подразделение конфиденциального делопроизводства. При увольнении, перед уходом в отпуск, отъездом в командировку исполнители сдают в подразделение конфиденциального делопроизводства все хранящиеся в их слецпортфелях конфиденциальные документы. Рабочее место исполнителя должно быть организовано таким образом, чтобы исключалось обозрение (в том числе и через окна) находящихся из столе конфиденциальных документов лицами, не имеющими к ним отношения. На столе должны быть только те конфиденциальные документы, с которыми осуществляется работа. Все остальные должны находиться в сейфе, закрытом на ключ. Не разрешается хранение конфиденциальных документов в ящиках столов и других не предназначенных для этого местах. При выходе исполнителя в течение рабочего дня из служебной комнаты документы убираются в сейф, который опечатывается личной печатью. При выходе из комнаты всех исполнителей дверь комнаты должна быть закрыта на ключ. Крупноформатные конфиденциальные документы на чертежных досках (кульманах) на время отсутствия исполнителя должны закрываться специальными защитными чехлами, опечатываемыми его печатью. Подразделение конфиденциального делопроизводства обязано осуществлять периодический контроль за порядком хранения документов в служебных комнатах исполнителей и обращения с ними. Нарушения порядка обращения с конфиденциальными документами целесообразно учитывать с целью последующего анализа и принятия мер по их предотвращению. Учет может осуществляться в карточке (журнале), имеющей следующие графы:
О серьезных нарушениях, которые привели или могли привести к утрате документов или утечке содержащейся в них информации, подразделение конфиденциального делопроизводства должно докладывать руководителю предприятия и вносить предложения об отстранении от работы О конфиденциальными документами или привлечении к ответственности виновных лиц. При смене или временном отсутствии руководителя и сотрудников Подразделения конфиденциального делопроизводства передача документов вмещающим их лицам производится по актам или распискам с ' обязательной проверкой фактического наличия передаваемых документов (смотри раздел 10.6) ПРОВЕРКИ НАЛИЧИЯ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ НАЗНАЧЕНИЕ, ВИДЫ И ПРИНЦИПЫ ПРОВЕДЕНИЯ ПРОВЕРОК НАЛИЧИЯ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ Проверки наличия конфиденциальных документов являются важной составной частью конфиденциального делопроизводства. Цель проверок состоит в обеспечении контроля за сохранностью документов. Это достигается путем установления соответствия фактического наличии документов учетным данным на них, выявления отсутствующих документов и принятия мер по их розыску Однако в процессе регистрации документов могут быть допущены ошибки, следствием которых становится искажение учетных данных о документах. Кроме того, часть зарегистрированных документов может быть отправлена, уничтожена, подшита в дела, возвращена после отравления, переведена на другой вид учета. При проставлении в учетных формах Отметок о таком движении документов также могут случаться ошибке которые при определенных обстоятельствах создают основу для утраты документов и (или) несвоевременного обнаружения утрат. Поэтому проверки правильности регистрации документов и проставления отметок о их движении должны быть составными частями проверок наличия доку - ментов. Проверки направлены и на выявление неучтенных по каким-либо причинам конфиденциальных документов, установление этих причин и взятие таких документов на учет. 'Положение о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения" предусматривает проведение проверок наличия документов не реже одного раза в год, допуская тем самым возможность их проведений только один раз в год. Однако при такой периодичности резко снижается вероятность своевременного обнаружения утрат документов и их нахождения. Чем чаще проводятся проверки, тем больше гарантий обеспечения сохранности документов. Проверками должны быть охвачены не только документы, но и дела, а также носители конфиденциальной информации. Проверки правильности регистрации и фактического наличия документов частично проводятся в процессе выдачи их исполнителям и следующего возврата Однако такие проверки не охватывают все документы и все необходимые проверочные операции. Поэтому следует осуществлять комплексные плановые проверки фактического наличия документов, дел и носителей и правильности отметок о их регистрации и движении. Наиболее оптимальными видами проверок и сроками их проведения являются: проверки правильности проставления регистрационных данных носителей, документов, дел и учетных журналов (картотек) сразу после регистрации; проверки правильности проставления отметок о движении носителей, документов и дел, независимо от времени их регистрации, - сразу после проставления отметок или при невозможности проведения сразу после проставления отметок - по истечении каждого квартала; проверки фактического наличия всех носителей и всех не подшитых в дела и не переведенных на учет выделенного хранения изданных и поступивших документов, независимо от времени их регистрации, - один раз в квартал по истечении квартала (квартальные проверки); проверка фактического наличия всех дел, документов выделенного хранения и учетных журналов (картотек), зарегистрированных в истекшем и предыдущих годах, - один раз в год по истечении года (годовая проверка). Эти виды проверок и сроки их проведения позволяют своевременно выявлять ошибки, допущенные при регистрации документов и производстве отметок о их движении, осуществлять систематический контроль за наличием документов, при этом более тщательный в отношении документов, не сброшюрованных и не подшитых в дела, а следовательно, подвергающихся большей опасности утраты. В то же время такой состав проверок и такая периодичность их проведения дают возможность избежать повтора проверочных операций, за исключением проверок фактического наличия части носителей и не подшитых в дела документов. Кроме того, существуют так называемые нерегламентные проверки фактического наличия документов, которые проводятся по мере возникновения необходимости в них. Проверочные операции может осуществлять сотрудник подразделения конфиденциального делопроизводства, регистрировавший документы и производивший отметки о их движении. Но для некоторых операций это не лучший вариант, поскольку у сотрудника притупляется внимание к записям, сделанным им самим. Этот вариант целесообразно использовать при проверках правильности проставления регистрационных данных носителей, документов, дел и учетных журналов (картотек), в том числе при проверках отметок о возврате ранее отправленных документов, т.к. регистрационные данные дополнительно проверяются в процессе передачи -приема носителей, документов и дел между исполнителями и подразделением конфиденциального делопроизводства. Самым оптимальным вариантом для других видов проверок является проведение их одновременно двумя сотрудниками, одним из которых должен быть сотрудник, осуществлявший регистрацию документов, дед и носителей и проставлявший отметки о их движении. При этом каждый из сотрудников не дублирует проверочные операции, а выполняет определенную их часть. Например, один сотрудник называет учетные данные на документе, другой проверяет их соответствие в учетных формах или один называет данные учетных форм, другой проверяет их соответствие в других учетных формах, сопроводительных документах, делах и т.д. Это повышает качество проверок и ускоряет их проведение. В целях обеспечения контроля за проведением всех необходимых проверочных операций и избежания их дублирования необходимо проставлять соответствующие отметки о проверках. Отметки о проверках правильности регистрации носителей, документов, дел и учетных журналов (картотек), а также правильности записей о возврате документов проставляются условным обозначением, например: и др. Отметки о проверках фактического наличия носителей, документов, дел и учетных журналов (картотек) целесообразно проставлять датами проверок, поскольку, как уже отмечалось, такие проверки частично повторяются и по дате можно отличить одну проверку от другой. Отметки допускается производить карандашом, чтобы при необходимости можно было их вытереть, например, с целью освобождения места для проставления последующих отметок. Проверки правильности производства отметок о движении носителей, документов и дел заверяются подписями с проставлением даты. При проведении проверок необходимо руководствоваться следующими принципами: охват проверочными операциями всех подлежащих проверке документов, дел и носителей, всех учетных форм, в которых зафиксированы проверяемые реквизиты, и всех необходимых сопроводительных (оправдательных) материалов о движении документов; проведение проверок наличия документов по схеме: сначала документ, потом учетные данные на него (от документа к формам учета), что обеспечивает большую возможность обнаружения неучтенных конфиденциальных документов; фиксация конечных результатов проверок. Технологии проведения названных видов проверок различаются между собой, поэтому целесообразно рассмотреть их по каждому виду. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||