Алексенцев А.И. Конфиденциальное делопроизводство. Конфиденциальное делопроизводство
 Скачать 362 Kb.
|
|
ПРОВЕРКИ ПРАВИЛЬНОСТИ ПРОСТАВЛЕНИЯ РЕГИСТРАЦИОННЫХ ДАННЫХ КОНФИДЕНЦИ- АЛЬН ЫХ НОСИТЕЛЕЙ, ДОКУМЕНТОВ, ДЕЛ И УЧЕТНЫХ ЖУРНАЛОВ (КАРТОТЕК) Для проверки правильности проставления регистрационных данных бумажных носителей должны привлекаться журнал учета бумажных носителей и носители. В журнале и на носителе проверяется соответствие записей об учетном номере и грифе конфиденциальности носителя, дате регистрации, виде, наименовании или назначении носителя, количестве листов. В носителе проверяется правильность нумерации листов. Отметка о проверке проставляется в журнале рядом с номером носителя. Если бумажные носители в момент их заведения регистрируются не в журнале учета бумажных носителей, а в журнале учета документов выделенного хранения (рабочие тетради, калька и др.), то для проверки правильности их регистрации привлекаются журнал учета документов выделенного хранения и носители. В журнале и на носителе проверяется соответствие записей об учетном номере и грифе конфиденциальности носителя, дате регистрации, виде и наименовании носителя, наименовании подразделения, номерах экземпляров, количестве листов в экземпляре. В носителе проверяется правильность нумерации листов. Отметка о проверке проставляется в журнале рядом с номером носителя. Для проверки правильности проставления регистрационных данных машинных носителей должны использоваться журнал учета машинных носителей и носители. В журнале и носителе проверяется соответствие вида и типа носителя, его учетного номера и грифа конфиденциальности. Отметка о проверке проставляется в журнале рядом с номером носителя. Для проверки правильности проставления регистрационных данных изданных документов привлекаются журнал учета изданных документов, документы и черновики. В журнале и на документе проверяется соответствие записей об учетном номере, грифе конфиденциальности, дате, виде и заголовке документа, фамилии исполнителя (на документе - в реквизите "Отметка об исполнителе"), количестве экземпляров (в документе -по их фактическому наличию и в реквизите "Отметка об исполнителе"), количестве листов в экземпляре. В документе проверяется правильность нумерации листов, проставление учетных номеров на каждом листе документа, проставление номера экземпляра на каждом экземпляре. В журнале и на черновике проверяется соответствие номера носителя и номеров листов черновика. Отметка о проверке проставляется в журнале рядом с номером документа. Наиболее сложной является проверка правильности проставления регистрационных данных поступивших документов, поскольку в их состав входят документы, зарегистрированные по журналу учета поступивших документов, журналу учета документов выд е- ленного хранения, а также возвращенные документы, которые ранее были зарегистрированы по разным видам учета. Для проверки правильности проставления регистрационных данных документов, зарегистрированных по журналу учета поступивших документов, привлекаются журнал учета поступивших пакетов, журнал учета поступивших документов и документы. В журнале учета пакетов проверяется соответствие количества поступивших пакетов (графа 3) количеству зарегистрированных (графа 5). В журнале учета пакетов и журнале учета поступивших документов проверяется соответствие данных о присвоенном учетном номере, дате поступления документа, номере, за которым документ направлен, предприятии-отправителе. В журнале учета поступивших документов и на документе проверяется соответствие присвоенного учетного номера, грифа конфиденциальности, даты поступления, вида и заголовка документа, предприятия- отправителя, номера, за которым документ направлен, даты документа, количества листов (с просчетом их в документе). В документе, имеющем приложения, дополнительно проверяется соответствие учетных номеров, грифов конфиденциальности, номеров экземпляров, количества листов в экземпляре данным, содержащимся в реквизите "Отметка о наличии приложения". Отметки о проверке проставляются в журнале учета пакетов (в графе 7) и в журнале учета поступивших документов (рядом с номером документа). Для проверки правильности присвоения регистрационных данных поступивших документов, взятых сразу на учет документов выделенного хранения без промежуточной регистрации их в журнале учета поступивших документов, привлекаются журнал учета поступивших пакетов, журнал учета документов выделенного хранения и документы. В журналах учета пакетов и документов проверяется соответствие данных о присвоенном номере, дате поступления (регистрации), номере, за которым документ направлен (графа 6 журнала учета пакетов и графа 5 журнала учета документов выделенного хранения), предприятии-отправителе. В журнале учета документов выделенного хранения и на документе проверяется соответствие присвоенного учетного номера, грифа конфиденциальности, даты регистрации, вида и заголовка документа, предприятия- отправителя, номера, за которым документ направлен, номеров экземпляров, количества листов в экземпляре (с просчетом их в каждом экземпляре). Отметки о проверке проставляются в журнале учета пакетов (в графе 8) и в журнале учета документов выделенного хранения (рядом с номерами документов). Для проверки правильности проставления отметок о возврате ранее отправленных документов привлекаются журнал учета поступивших пакетов, соответствующие журналы учета документов и документы. В соответствующем журнале учета проверяется наличие отметки о возврате документа и ее соответствие записи в графе 9 журнала учета пакетов. В журналах учета изданных документов, документов выделенного хранения и на документах проверяется, кроме того, соответствие номеров возвращенных экземпляров. Отметки о проверке проставляются в журнале учета пакетов (в графе 9 рядом с номерами возвращенных документов). Для проверки правильности проставления отметок о возврате ранее отправленных машинных носителей используются журнал учета поступивших пакетов, журнал учета машинных носителей и носители. В графе 8 журнала учета машинных носителей проверяется наличие отметки о возврате носителя и ее соответствие записи в графе 9 журнала учета пакетов. Отметки о проверке проставляются в графе 9 журнала учета пакетов рядом с номерами возвращенных носителей. Для проверки правильности проставления регистрационных данных дел и учетных журналов (картотек) привлекаются номенклатура дел, дела и учетные журналы (картотеки). В номенклатуре и на обложке дела (журнала) или наклейке на картотеке проверяется соответствие индекса (номера) дела (журнала, картотеки), грифа конфиденциальности, заголовка (наименования), срока хранения и номеров статей по перечню. По учетным журналам, кроме того, проверяется соответствие количества листов. Отметка о проверке проставляется в номенклатуре рядом с индексом (номером) дела, журнала или картотеки. ПРОВЕРКИ ПРАВИЛЬНОСТИ ПРОСТАВЛЕНИЯ ОТМЕТОК О ДВИЖЕНИИ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ, ДЕЛ И НОСИТЕЛЕЙ Для проверки правильности проставления отметок об отправлении документов привлекаются учетные журналы, в которых зарегистрированы отправленные документы, и сопроводительные материалы, по которым отправлены документы (реестры, расписки, квитанции, сопроводительные письма). В журнале и сопроводительном документе проверяется соответствие записей о номере, грифе конфиденциальности, виде и наименовании документа, адресате, номерах отправленных экземпляров (по документам, зарегистрированным в журнале учета поступивших документов, вместо номеров экземпляров проверяется количество отправленных листов), наименовании, номере и дате сопроводительного документа. Подписи о проверке проставляются в графе 14 журнала учета изданных документов, графе 10 журнала учета документов выделенного хранения или в графе 14 журнала учета поступивших документов. Для проверки правильности проставления отметок об отправлении (возврате) ошибочно присланных документов привлекаются журнал учета поступивших пакетов и копии сопроводительных писем, с которыми отправлены документы. В журнале и сопроводительном письме проверяется соответствие записей о номере и грифе конфиденциальности документа, адресате, номере и дате сопроводительного письма. Подписи о проверке проставляются в графе 10 журнала учета пакетов. Для проверки правильности проставления отметок об отправлении машинных носителей привлекаются журнал учета машинных носителей и сопроводительные документы, по которым отправлены носители. В журнале и сопроводительном документе проверяется соответствие записей о виде, номере, грифе конфиденциальности носителя, адресате, номере и дате сопроводительного документа. Подписи о проверке проставляются в графе 7 журнала учета машинных носителей. Для проверки правильности проставления отметок об отправлении дел привлекаются номенклатура дел и сопроводительные документы, по которым отправлены дела. В номенклатуре дел и сопроводительном документе проверяется соответствие записей об индексе (номере) и грифе конфиденциальности дела, заголовке дела, номере тома, количестве листов в томе, адресате, номере и дате сопроводительного документа. Подписи о проверке проставляются в графе 9 номенклатуры дел. Для проверки правильности проставления отметок об отправлении документов, изъятых из дел, привлекаются дела, из которых изъяты документы, и сопроводительные документы, по которым отправлены изъятые документы. В сопроводительном документе, описи документов дела и справке-заместителе проверяется соответствие записей о номере, грифе конфиденциальности и количестве листов документа, адресате, номере и дате сопроводительного документа. Подписи о проверке проставляются в графе 7 описи документов дела. Кроме того, в процессе проверок правильности проставления отметок об отправлении в сопроводительном документе (за исключением сопроводительных писем) проверяется наличие подписи лица за получение пакетов и оттиска печати (штампа). Для проверки правильности проставления отметок об уничтожении документов выделенного хранения привлекаются журнал учета документов выделенного хранения и акты об уничтожении дел и документов. В журнале и акте проверяется соответствие записей об учетном номере, грифе конфиденциальности, виде и заголовке документа, номерах экземпляров, количестве листов в экземпляре, номере и дате акта об уничтожении. Подписи о проверке проставляются в графе 13 журнала учета документов выделенного хранения. Для проверки правильности проставления отметок об уничтожении дел и учетных журналов (картотек) привлекаются номенклатура дел и акты об уничтожении дел и документов. В номенклатуре и акте проверяется соответствие записей об индексе (номере) и грифе конфиденциальности дела (журнала, картотеки), его заголовке, номере тома, количестве листов в томе (по картотеке - вместо номера тома и количества листов проверяется количество карточек), номере и дате акта об уничтожении. Подписи о проверке проставляются в графе 9 номенклатуры дел. Для проверки правильности проставления отметок об уничтожении документов, изъятых из дел, привлекаются дела, из которых изъяты документы, и акт об уничтожении дел и документов. В акте, описи документов дела и справке-заместителе проверяется соответствие записей о номере, грифе конфиденциальности и дате документа, количестве листов, номере и дате акта об уничтожении. Подписи о проверке проставляются в графе 7 описи документов дела. Кроме того, в процессе проверок правильности проставления отметок об уничтожении документов и дел в акте об уничтожении проверяется наличие отметок о физическом уничтожении документов и дел, заверенных подписями лиц, производивших уничтожение. Для проверки правильности проставления отметок о переводе изданных и поступивших документов на учет документов выделенного хранения привлекаются журналы учета изданных, поступивших документов и документов выделенного хранения и переведенные на учет выделенного хранения документы. В журнале и документе проверяется соответствие учетного номера, присвоенного при издании или поступлении документа, учетному номеру, присвоенному по журналу учета документов выделенного хранения, грифа конфиденциальности, вида, заголовка и номеров экземпляров документа, количества листов в экземпляре с просчетом листов. Подписи о проверке проставляются в графе 17 журнала учета изданных документов или в графе 13 журнала учета поступивших документов. В журнале учета документов выделенного хранения рядом с номером документа проставляется отметка о проверке правильности регистрации. Для проверки правильности проставления отметок о подшивке документов в дела привлекаются дела, в которых подшиты документы, и журналы учета, в которых зарегистрированы документы. В деле и журнале проверяется соответствие учетного номера, грифа конфиденциальности, вида и наименования документа, индекса (номера) дела, количества листов в документе, номеров листов дела. Кроме того, в описи документов дела и документе проверяется соответствие даты, номера, грифа конфиденциальности, вида и наименования документа, отправителя (по поступившим документам) или адресата (по отправленным документам), номеров листов дела. Подписи о проверке проставляются в графе 16 журнала учета изданных документов или в графе 12 журнала учета поступивших документов. Для проверки правильности проставления отметок о перешивке документов в другие дела привлекаются дела, из которых изъяты документы, и дела, в которые документы перешиты. В описи документов дела, в которое перешит документ, и на документе проверяется соответствие данных, перечисленных в предыдущем абзаце. В справке-заместителе и описи документов дела, из которого изъят документ, проверяется наличие данных о новом местонахождении документа и их соответствие данным описи документов дела, в которое подшит документ. Подписи о проверке проставляются в графе 7 описи документов дела, из которого изъят документ. Для проверки правильности проставления отметок об изъятии из дела документов, с которых снят гриф конфиденциальности, привлекаются дела и акт передачи документов в службу открытого делопроизводства. В описи документов дела, справке -заместителе и акте проверяется соответствие данных о номере, дате и количестве листов документа, дате и номере акта о передаче. Подписи о проверке проставляются в графе 7 описи документов дела. При любом изъятии документов из дел в учетных формах, в которых документы были зарегистрированы, отметки о новом местонахождении или уничтожении документов не производятся. Для проверки правильности проставления отметок о передаче на архивное хранение дел и документов выделенного хранения привлекаются номенклатура дел, журнал учета документов выделенного хранения и описи дел и документов, переданных на архивное хранение. В описи и номенклатуре проверяется соответствие индекса (номера), грифа конфиденциальности, заголовка дела, номера тома дела, количества листов в томе, архивного шифра (номеров фонда, описи, единицы хранения). Подписи о проверке проставляются в графе 9 номенклатуры дел. В журнале учета документов выделенного хранения и описи проверяется соответствие номера, грифа конфиденциальности, вида и заголовка документа, номера экземпляра, количества листов в экземпляре, архивного шифра. Подписи о проверке проставляются в графе 15 журнала учета документов выделенного хранения. Для проверки правильности проставления отметок о передаче в службу открытого делопроизводства дел и документов выделенного хранения, с которых снят гриф конфиденциальности, привлекаются номенклатура дел, журнал учета документов выделенного хранения и акт передачи. В номенклатуре и акте проверяется соответствие индекса (номера), заголовка дела, номера тома, количества листов, номера и даты акта. Подписи о проверке проставляются в графе 9 номенклатуры дел. В журнале учета документов выделенного хранения и акте проверяется соответствие учетного номера, вида и заголовка документа, номеров экземпляров, количества листов в экземпляре, номера и даты акта. Подписи о проверке проставляются в графе 10 журнала учета документов выделенного хранения. КВАРТАЛЬНЫЕ ПРОВЕРКИ ФАКТИЧЕСКОГО НАЛИЧИЯ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ НОСИТЕЛЕЙ И ДОКУМЕНТОВ Для проверки наличия бумажных носителей, независимо от времени их регистрации, привлекаются носители и журнал учета бумажных носителей. На носителе и в журнале проверяется соответствие учетного номера и количества листов (с просчетом листов в носителе). В стенографических и рабочих тетрадях просчет листов можно не производить, соответствие количества листов записям в журнале проверяется по заверительной надписи в тетрадях. Для проверки наличия машинных носителей, независимо от времени их регистрации, привлекаются носители и журнал учета машинных носителей. На носителе и в журнале проверяется соответствие учетного номера. Для проверки наличия не подшитых в дела и не переведенных на выделенное хранение изданных документов, независимо от времени их регистрации, привлекаются документы и журнал учета изданных документов. На документе и в журнале проверяется соответствие учетного номера, количества экземпляров документа и количества листов в каждом экземпляре с их просчетом. Одновременно проверяется наличие подписи за уничтожение черновика (если он был). Если на момент проверки по каким-либо причинам черновик не уничтожен, то проверяется его наличие с просчетом листов и соответствие записям в графе 5 журнала. Для проверки наличия не подшитых в дела и не переведенных на выделенное хранение поступивших документов, независимо от времени их регистрации, привлекаются документы и журнал учета поступивших документов. На документе и в журнале проверяется соответствие учетного номера, количества листов основного документа и приложений (при наличии приложений) с просчетом листов. Даты проверок фактического наличия носителей и документов проставляются при журнальном способе учета в соответствующем журнале рядом с номером носителя или документа, при карточном способе - в графе 3 контрольного журнала. Поскольку проверка фактического наличия носителей и документов должна проводиться по схеме от документа к учетному журналу (карточке) и они проверяются, как правило, не в последовательности учетных номеров, а по местонахождению, то по завершении проверки всех носителей и документов выявляются непроверенные носители и документы по отсутствию дат проверок. Если к началу квартальной проверки носитель, изданный или поступивший документ сняты с учета (уничтожены, отправлены, переведены на учет документов выделенного хранения, подшиты в дела), то в форме учета проверяется наличие отметок и подписей о произведенных операциях с установлением (кроме магнитных носителей) соответствия количества зарегистрированных листов (а по изданным документам - и экземпляров) количеству снятых с учета. Учетный номер округляется как закрытый. При карточном способе учета карточка помещается в картотеку отработанных документов. Если в процессе или по итогам квартальной проверки выявится отсутствие отдельных зарегистрированных документов (носителей), то должны быть приняты меры по оперативному их поиску. При отсутствии положительных результатов необходимо приказом по предприятию создавать специальную комиссию для установления причин отсутствия документов, разработки версий о их возможном местонахождении и проведения поиска документов по каждой из этих версий. При любом исходе поиска комиссия должна составлять заключение о результатах своей работы. В случае нахождения документов в заключении отражаются причины отсутствия документов в установленных для них местах и предлагаются меры по устранению таких причин. Если документы не найдены, тс в заключении отражаются направления поиска, излагаются возможные причины, обстоятельства и формы утраты документов, устанавливается степень вины в этом конкретных сотрудников. Заключение утверждается руководителем предприятия, который принимает решение о мерах наказания виновных. В соответствующих учетных формах производятся отметки о списании документов со ссылкой на номер и дату заключения комиссии. Комиссия создается и при обнаружении в ходе проверок неучтенных конфиденциальных документов (носителей). В заключении комиссии отражается действительная степень конфиденциальности этих документов, причины издания их неучтенными и формулируются предложения, направленные на предотвращение неучтенного издания документов. Выявленные неучтенные документы регистрируются в соответствующих формах учета. По результатам произведенных в течение квартала проверок правильности проставления отметок о движении документов, дел, носителей и фактического наличия носителей и документов составляется акт по следующей форме: Наименование предприятия УТВЕРЖДАЮ Наименование должности руководителя предприятия (подпись, инициалы, фамилия, дата) АКТ 00.0000 № (место составления) о проверке движения и наличия конфиденциальных носителей документов и дел за квартал Составлен: (инициалы, фамилии лиц, проводивших проверку) В период с по 200_ г. проведена проверка: правильности произведенных в течение квартала отметок о движении носителей, документов и дел, независимо от времени их регистрации; фактического наличия всех носителей, изданных и поступивших документов с просчетом листов, независимо от времени их регистрации. В результате проверки установлено: Все отметки о движении документов, дел и носителей соответствуют сопроводительным (оправдательным) материалам, а также новому местонахождению подшитых и переведенных и учет выделенного хранения документов; Все подлежавшие проверке документы и носители находятся в наличия; . документов (носителей, дел) не зарегистрированы по формам учета (указываются раздельно носители, дела, документы по каждому виду учет-*.); Имеются следующие ошибки и нарушения в учете и хранении документов, дел, носителей (перечисляются ошибки, нарушения и меры, принятые по их устранению). (подписи) |