Алексенцев А.И. Конфиденциальное делопроизводство. Конфиденциальное делопроизводство

• Название: Конфиденциальное делопроизводство
• Дата: 05.09.2021
• Размер: 362 Kb.
• Имя файла: Алексенцев А.И. Конфиденциальное делопроизводство.docx
• Тип: Книга; #229585
• страница: 3 из 17

и большей сложностью операций с конфи­денциальными документами. Можно также использовать следую­щую методику, разработанную факультетом защиты информации Российского государственного гуманитарного университета.

Методика расчета численности сотрудников подразде­ления конфиденциального делопроизводства

1. 
   Расчет нормативной (штатной) численности сотрудников подразделения конфиденциального делопроизводства осуществ­ляется по формуле:
   

где Н_ч - норматив численности сотрудников подразделения;

Р, Р- Объемы выполняемых работ в натуральных единицах, рассчитываемые по нормам выработки и по операционным нормам

времени;

^_пер - норма времени на операции по операционным нормам времени, в мин.

Округление полученной нормативной численности по каждому виду работ должно производиться до второго десятичного знака, а общего (суммарного) результата до целого числа в соответствии с действующими правилами округления.

2. 
   Нормы выработки рассчитываются по формуле:
   

где:

Н_о - норма выработки в натуральных единицах измерения (до­кумент, лист и т.д.) на одного сотрудника в год;

Т_опер - норма времени на операцию в минутах;

Ф_пл - плановый годовой фонд рабочего времени в часах на од­ного сотрудника с учетом плановых потерь (очередные и дополни­тельные отпуска, болезни и т.д.).

Плановый годовой фонд рабочего времени (Ф_пл) определяется по формуле

Фп„=Ф_нО - Л/100),

где Ф_н - номинальный среднегодовой фонд рабочего времени на одного работающего в год (без учета потерь), который принят в расчетах норм выработки в размере 2080 ч.;

А - плановые потери рабочего времени в процентах, которые приняты в расчетах в размере 11,2 % от номинального среднего­дового фонда, в том числе:

• 
  очередные и дополнительные отпуска - 8,6%;
  
• 
  болезни - 2,4%;
  
• 
  отпуска по беременности и родам - 0,2%.
  

Нормы времени на работы по ведению конфиденциального де­лопроизводства определяются по формуле




Н_вр - норма времени на измеритель работы в минутах; Т^Л I опе-




ративное время на измеритель работы по наблюдениями минутах;

Т_пз.., Т_орм., Т_от._лн - время на подготовительно -заключительные one организационное обслуживание рабочего места, отдых и ти­пичные надобности сотрудников подразделения конфиденциально­го делопроизводства в процентах к оперативному времени.

В нормах времени (выработки) учитывается время на подгото­вительно-заключительную работу, организационное обслуживание рабочего места, отдых (включая физкультпаузы) и личные надоб­ности в размере 8 % от оперативного времени на работу с конфи­денциальными документами и в размере 14% от оперативного времени на печатание документов.

В нормах времени (выработки) учтены данные фотохронометражных наблюдений затрат рабочего времени на выполнение ра­бот по ведению конфиденциального делопроизводства.

Обоснованное определение численности сотрудников подраз­деления конфиденциального делопроизводства на основе норми­рования их труда обеспечивает оптимальную загрузку сотрудников, что влечет за собой повышение оперативности и качества работы.

Должностной состав сотрудников подразделения конфиденци­ального делопроизводства должен определяться характером и сложностью выполняемой работы. Для более многообразной и бо­лее сложной работы следует устанавливать и более высокие должности. При определении должностей следует руководство­ваться "Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов" (ОК 01694), регла­ментирующим наименования должностей, а также использовать "Квалификационный справочник должностей руководителей, спе­циалистов и других служащих", утвержденный постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федера­ции 21 августа 1998 г., в котором содержатся квалификационные требования! должностям.

При незначительном объеме конфиденциального делопроиз­водства специальное подразделение конфиденциального дело­производства может не создаваться. В этом случае издание, обра­ботка и хранение конфиденциальных документов возлагается на специально назначенных приказом руководителя предприятия не­скольких либо одного сотрудник других подразделений, как прави­ло, службы безопасности или, как было сказано, службы открытого делопроизводства, если документы содержат сведения, состав­ляющие только служебную тайну. На этих лиц распространяются все задачи, функции, права и ответственность, возлагаемые на подразделение конфиденциального делопроизводства.

Если ведение конфиденциального делопроизводства возложе­но на одного сотрудника, то для выполнения отдельных делопро­изводственных операций, в которых требуется участие двух лиц (проверки наличия, уничтожение документов), необходимо привле­кать (лучше на постоянной основе) второго сотрудника данного или другого подразделения, имеющего доступ к этим документам. Та­кое привлечение оформляется приказом по предприятию.

Следует подчеркнуть, что в целях более надежного обеспече­ния сохранности и конфиденциальности документов на подразде­ление конфиденциального делопроизводства или на специально выделенных для ведения конфиденциального делопроизводства сотрудников должны быть возложены все операции по печатанию, учету, размножению, хранению, передаче, отправлению, система­тизации, проверке наличия и уничтожению конфиденциальных до­кументов. Функции исполнителей и пользователей конфиденци­альных документов в сфере изготовления и обработки документов ограничиваются подготовкой документов и их исполнением. Допус­тимо и печатание документов исполнителями, если оно осу - ществляется в специально предназначенном для этого помещении подразделения конфиденциального делопроизводства.

Основные задачи и функции подразделения конфиденциально­го делопроизводства, а также права и ответственность его руково­дителя должны быть закреплены в положении о подразделении, а обязанности, права, ответственность сотрудников подразделения конфиденциального делопроизводства или специально назначен­ных для ведения конфиденциального делопроизводства лиц - в должностных инструкциях, разрабатываемых на конкретные долж­ности. В должностных инструкциях устанавливаются и квалифика­ционные требования к сотрудникам - образование и стаж работы на аналогичной должности.

Положение о подразделении конфиденциального делопроиз­водства и должностные инструкции сотрудников являются орган и- зационно-правовыми документами, регламентирующими статус подразделения в целом и каждого из его сотрудников.

При определении задач и функций подразделения конфиден­циального делопроизводства необходимо исходить из того, что оно должно не только организовывать и осуществлять документацион­ное обеспечение конфиденциальной управленческой и производ­ственной деятельности предприятия, но и участвовать во всех ме­роприятиях по предотвращению утраты конфиденциальных доку­ментов и утечки содержащейся в них информации. Это участие не ограничивается разработкой и осуществлением соответствующих мероприятий только в рамках подразделения конфиденциального делопроизводства. Утрата и утечка конфиденциальной информа­ции в большинстве случаев происходят по вине исполнителей и пользователей конфиденциальных документов, нарушающих по разным причинам правила обращения с такими документами. По­этому значительная часть функций подразделения конфиденци­ального делопроизводства связана с обучением исполнителей и пользователей прав работы с конфиденциальными документами и осуществлением контроля за их выполнением. Этим обусловлены и соответствующие права подразделения конфиденциального де­лопроизводства, в том числе такие, участие в подборе кадров для работы с конфиденциальной информацией, внесение предложений об отстранении от конфиденциальных раб поощрении и привлече­нии к ответственности исполнителей и пользователей конфиден­циальных документов, участие в проведении расследований по фактам утраты и утечки конфиденциальной информации. В целом комплекс задач, функций, прав и ответственности подразделения конфиденциального делопроизводства вытекает из содержания его работ, изложенных в последующих главах.

При разработке должностных инструкций следует учитывать, во-первых, необходимость специализации сотрудников по отдель­ным видам работ, что ускоряет их выполнение и повышает качест­во, и, во-вторых нормативы времени на работы с тем, чтобы все сотрудники были загружены равномерно в соответствии с должно­стью и не было перезагруженности, которая отрицательно сказы­вается на качестве работы, и установлении квалификационных требований к должностям необходимо иметь в виду сложность вы­полнения некоторых видов работ, требующих специальной подго­товки. На соответствующие таким работам должности следует, как правило, назначать специалистов с высшим или средне - специальным образованием в области защиты информации.

В соответствии с законодательством сотрудники подразделе­ния конфиденциального делопроизводства несут дисциплинарную, административную либо гражданско-правовую ответственность за утрату конфиденциальных документов или разглашение содержа­щейся в них информации, поэтому в должностных инструкциях должна быть установлена персональная ответственность сотруд­ников за сохранность конфиденциальных документов и содержа­щейся в них информации.

В случаях особой конфиденциальности документов назначение сотрудников на соответствующие должности в подразделение конфиденциального делопроизводства целесообразно осуществ­лять после проведения в отношении их полномочными органами проверочных мероприятий при письменном согласии на это со­трудников.

Все сотрудники, принимаемые на работу в подразделение кон­фиденциального делопроизводства, а также при отсутствии под­разделения специально назначенные для ведения конфиденци­ального делопроизводства лица должны дать письменное обяза­тельство по соблюдению режима конфиденциальности. Это обяза­тельство фиксируется в трудовом договоре (контракте) или специ­альном соглашении. Сотрудники могут допускаться к работе только после изучения в части, их касающейся, требований действующих на предприятии нормативно- методических документов по вопросам организации и ведения конфиденциального делопроизводства, обеспечения режима конфиденциальности проводимых работ и проверки знаний этих требований соответствующим руководите­лем.

Подразделение конфиденциального делопроизводства должно быть обеспечено служебным помещением (при необходимости - несколькими помещениями) для хранения конфиденциальных до­кументов и работы сотрудников подразделения, а также помеще­нием для исполнителей, если работа с конфиденциальными доку­ментами не разрешена в служебных комнатах исполнителей (см. главы 6, 9). В служебном помещении следует создавать и поддер­живать необходимые условия труда, включающие совокупность компонентов, обеспечивающих работоспособность и здоровье со­трудников. Эти условия можно подразделить на три группы: со­стояние служебного помещения, организация трудового процесса, поддержание здорового микроклимата в коллективе.

Служебное помещение должно обеспечивать необходимую площадь на каждое рабочее место, быть оснащенным удобной ме­белью, а также оборудованием и техническими средствами, вклю­чая ЭВМ, для оперативного изготовления, размножения, обработки документов, надежного их хранения, быстрого поиска. Благоприят­ная окраска стен помещения и цветовая гамма интерьера, нор­мальное освещение, поддержание чистоты, необходимой влажно­сти и температуры воздуха, снижение уровня шума, возникающего при работе некоторых технических средств, оказывают существен­ное положительное влияние на самочувствие сотрудников и стиму­лируют их работоспособность.

Оснащение служебного помещения должно предусматривать и изготовление необходимых учетных журналов (карточек), бланков документов, печатей, штампов, а также приобретение расходных материалов (бумаги, копировальной ленты, спецблокнотов, тетра­дей и др.).

В служебном помещении необходимо иметь средства противо­пожарной защиты.

Организация трудового процесса включает: разработку техно­логии выполнения работ, рациональное размещение рабочих мест сотрудников, установление правильного режима труда и отдыха, обеспечение техники безопасности.

Технология выполнения работ складывается из описания со­держания работ в последовательности их выполнения. Она может закрепляться в инструкции по конфиденциальному делопроизвод­ству, технологических картах, картах организации трудового про­цесса или других документах. Рациональное размещение рабочих мест сотрудников предполагает их соответствие технологии вы­полнения работ, последовательности прохождения документов, взаимосвязям между сотрудниками. Оно должно способствовать и обеспечению персональной ответственности за сохранность доку­ментов.

Правильный режим труда и отдыха требует рационального распределения нагрузки в течение рабочего дня, чередования тру­да и отдыха, проведения при необходимости, психофизической разгрузки.

Установление и поддержание здорового микроклимата в кол­лективе также способствует повышению производительности труда и сохранению здоровья сотрудников. Микроклимат зависит не только от взаимоотношений сотрудников, но и от отношения руко­водителя к сотрудникам. Непредвзятость со стороны руководителя, равномерная загрузка сотрудников, оказание им помощи, внимание к их бытовым проблемам, своевременное устранение конфликтных ситуаций создают благоприятную почву для хорошего настроения сотрудников и нормальных, доброжелательных взаимоотношений.

Каждый сотрудник подразделения конфиденциального дело­производства должен быть обеспечен нормативно -методическими документами регулирующими процесс его деятельности и техноло­гию выполнения работ. К ним относятся документы, перечисляе­мые в различных главах данной книги, а также методическая лите­ратура: книги, брошюры, журналы, которые позволяют найти отве­ты на вопросы, не отраженные в нормативных документах. На ра­бочих местах следует иметь и необходимые справочники, включая телефонные.

Важной составной частью организации конфиденциального де­лопроизводства является создание постоянно действующей экс­пертной комиссии (ПДЭК). Задачами такой комиссии должны быть:

• 
  разработка перечней сведений, составляющих коммерческую и служебную тайну;
  
• 
  разработка перечней издаваемых предприятием конфиденци­альных документов;
  
• 
  снижение или снятие степени конфиденциальности сведений и грифа конфиденциальности документов;
  
• 
  разработка Положения о системе доступа к конфиденциаль­ным документам;
  
• 
  экспертиза ценности конфиденциальных документов с целью установления сроков их хранения и отбора документов на основе этих сроков для архивного хранения и уничтожения;
  
• 
  проведение аналитической работы по предотвращению утеч­ки и утраты конфиденциальной информации.
  

Учитывая важность задач ПДЭК, в ее состав следует включать высококвалифицированных сотрудников, в первую очередь руко­водителей подразделений, имеющих доступ к конфиденциальной информации. Кроме того в состав комиссии должны входить руко­водитель службы безопасности предприятия и руководитель под­разделения конфиденциального делопроизводства, а также руко­водитель архива предприятия (при наличии архива). Председате­лем комиссии необходимо назначать одного из заместителей руко­водителя предприятия, допущенного ко всем конфиденциальным документам.

ПДЭК создается приказом руководителя предприятия и должна работать на постоянной основе с заменой в необходимых случаях отдельных ее членов. Задачи, функции и порядок работы комиссии определяются положением о ней. На ПДЭК может быть возложено и проведение экспертизы ценности открытых документов с тем, чтобы она могла оценивать значение документов, образующихся в деятельности предприятия, в их совокупности и таким образом бо­лее правильно определять сроки их хранения.

Сотрудники, работающие с конфиденциальными документами, должны иметь допуск к соответствующим видам тайны.

Допуск сотрудников предприятия к коммерческой и служебной тайне осуществляется с их согласия и предусматривает:

• 
  принятие сотрудниками обязательств по соблюдению уста­новленного на предприятии режима соответствующего вида тайны, которые закрепляются в трудовом договоре (контракте) или специ­альном соглашении;
  
• 
  ознакомление сотрудников с положениями законодательст­ва, предусматривающими ответственность за нарушение конфи­денциальности;
  
• 
  ознакомление сотрудников с перечнями сведений, состав­ляющих коммерческую и служебную тайну предприятия, и к кото­рым сотрудники имеют право доступа.
  

Порядок изготовления конфиденциальных документов, режим обращения с ними требуют определенных знаний, которые должны быть приобретены до начала работы с документами и постоянно пополняться. С этой целью необходимо организовывать различные формы обучения сотрудников: техническую учебу, семинары, са­мостоятельную подготовку со сдачей зачетов и др. Для проведения занятий следует привлекать не только сотрудников подразделения конфиденциального делопроизводства, но и руководителей соот-

ветствующих подразделений предприятия, а также специалистов по конфиденциальному делопроизводству, работающих в соответ­ствующих научно-исследовательских и учебных заведениях.

3.