Алексенцев А.И. Конфиденциальное делопроизводство. Конфиденциальное делопроизводство

• Название: Конфиденциальное делопроизводство
• Дата: 05.09.2021
• Размер: 362 Kb.
• Имя файла: Алексенцев А.И. Конфиденциальное делопроизводство.docx
• Тип: Книга; #229585
• страница: 7 из 17

Часть реквизитов документов воспроизводится на бланках, ко­торые являются обязательными для организационно­распорядительных документов, за исключением отдельных видов внутренних документов (докладные и объяснительные записки, справки, заявления и др.), составляемых не на бланке.

Установлены три вида бланков: общий бланк для изготовления любого вида документа, кроме письма, бланк письма и бланк кон­кретного вида документа, кроме письма. При этом наряду с блан­ками организаций допускается создание бланков структурного под­разделения и должностного лица, которые могут проектироваться в том случае, если руководитель подразделения или должностное лицо имеет право подписи документов.

Бланки бывают двух типов: с изображением Государственного герба Российской Федерации или гербов субъектов Российской Федерации (гербовые бланки) и без изображения гербов (простые бланки). Воспроизводить Государственный герб Российской Феде­рации на бланке имеют право федеральные органы государствен­ной власти, иные государственные органы и организации, а также органы и организации независимо от форм собственности, наде­ленные отдельными государственно-властными полномочиями. Изготовление бланков с изображением Государственного герба Российской Федерации средствами электронно-вычислительной техники запрещается.

Другие организации должны издавать документы на простых бланках. Простые бланки допускается изготавливать типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или вос­производить с помощью средств вычислительной техники непо­средственно при изготовлении конкретного документа.

Гербовые и простые бланки могут иметь два основных форма­та - А4 (210x297 мм) и А5 (148x210 мм) и два варианта расположе­ния реквизитов на них - угловой и продольный. Допускается также использование бланков форматов А3 (297x420 мм) и А6 (105x148 мм). Бланки следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

На всех видах гербовых бланков в зависимости от учредитель­ных документов организации воспроизводятся реквизиты 1 или 2. При этом Реквизит 3 (при его наличии) не воспроизводится.

На всех видах простых бланков воспроизводится реквизит 3 (при наличии).

Кроме того, на гербовых и простых бланках воспроизводятся:

• 
  на общем бланке - реквизит 6;
  
• 
  на бланке письма - реквизиты 4, 6, 7 и при необходимости ог­раничительные отметки для верхних границ зон расположения рек­визитов 9, 10,11,13,15,29;
  
• 
  на бланке конкретного вида документа, кроме письма, - рекви­зиты 5, 6, 8, 12 и ограничительные отметки для границ зон распо­ложения реквизитов 9,10,12,15,29.
  

На бланках организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, реквизиты 6, 7,12 воспроизводятся на двух языках: русском и национальном, на одном уровне продольного варианта.

Реквизиты 1,2,3 должны быть расположены над серединой рек­визита 6. Реквизит 6 допускается располагать на уровне реквизита

3.

Реквизиты 6, 7, 8, 12, ограничительные отметки для реквизитов 9, 10, 11 в пределах границ зон расположения реквизитов разме­щаются или центрованным способом, при котором начало и конец каждой строки реквизита равно удалены от границ зоны располо­жения реквизитов, или флаговым способом, при котором каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов.

Размеры полей документа должны быть: верхнего - не менее 15 мм, нижнего - не менее 20 мм, левого - не менее 27,5 мм право­го - не менее 10 мм. Размеры левого поля иногда уменьшают, но это приводит к тому, что после подшивки документа в дело текст, примыкающий к границе поля, или зашивается, или становится не­удобным для чтения.

Конфиденциальные документы печатаются, как правило, на одной стороне листа. При изготовлении документов на двух и бо- лее листах второй и последующие листы должны быть пронумеро­ваны. Номера листов проставляются посредине верхнего поля листа.

Из реквизитов, не входящих в бланк документа, часть воспро­изводится в процессе печатания проектов документов, часть - в процессе оформления проектов документов, часть - на стадии об­работки изданных и поступивших документов.

При оформлении реквизитов, включенных в бланк, и воспроиз­водимых на стадии изготовления документов, должны соблюдаться следующие требования.

Эмблема организации или товарный знак (знак обслужива­ния) воспроизводятся в соответствии с уставом организации. Эмб­лема представляет собой символическое изображение, отражаю­щее направление деятельности организации. На бланках докумен­тов коммерческих организаций в качестве эмблемы обычно вос­производятся обозначения, отличающие товары и услуги одних юридических лиц от товаров и других юридических лиц. Право на товарный знак (знак обслуживания) установлено Законом "Об ак­ционерных обществах", порядок использования определен Зако­ном "О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения товаров".

Код организации должен проставляться по Общероссийскому классификатору Предприятий и организаций (ОКПО).

Код формы документа проставляется по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

Наименование организации - автора документа должно пол­ностью соответствовать наименованию, закрепленному в ее учре­дительных документах (уставе, положении, свидетельстве о реги­страции). Если организация по учредительным документам имеет и сокращенное наименование, то оно помещается ниже полного. На­именование на иностранном языке воспроизводится, если оно за­креплено в уставе организации, и располагается ниже наименова­ния на русском языке.

При наличии вышестоящей организации она указывается над наименованием данной организации в сокращенном, а при его от­сутствии - в полном виде.

Наименование филиала, территориального отделения, пред­ставительства, структурного подразделения организации указыва­ется в том случае, если они являются автором документа, и распо­лагается ниже наименования организации.

Справочные данные об организации включают; почтовый ад­рес, номера телефонов и другие сведения по усмотрению органи­зации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электрон­ной почты и др.).

Наименование вида документа должно соответствовать ви­дам документов, предусмотренным Унифицированной системой организационно-распорядительной документации. В письме на­именование вида документа не указывается.

Датой документа является дата его подписания, а для доку­мента, требующего утверждения, - дата утверждения. Дата про­ставляется лицом, подписывающим (утверждающим) документ. При подготовке проекта документа может печататься обозначение месяца и года. Если авторами документа являются несколько орга­низаций, то датой документа является наиболее поздняя дата его подписания (утверждения). При этом если документ подписывает­ся, то проставляется только одна, наиболее поздняя дата подписа­ния, если документ утверждается, то проставляются даты каждого утверждения. Исключение составляют протокол, датой которого является дата заседания, и акт, датой которого является дата со­вершения действия.

Дата документа оформляется арабскими цифрами, разделен­ными двумя разграничительными точками, в следующей последо­вательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц про­ставляются двумя парами цифр. Если они выражаются однознако­вой цифрой, то перед ней ставится 0. Год обозначается четырьмя цифрами. В итоге дата может иметь следующие варианты обозна­чения: 07.10.2003, 12.08.2003, 03.01.2003,14.11.2003.

Допускается оформление даты в последовательности, преду­смотренной международными нормами: год, месяц, день месяца, например: 2003.05.25.

В нормативных и финансовых документах обычно используется словесно-цифровой способ оформления даты, например: 8 апреля 2003 г. Дата документа не должна отождествляться с датами, про­ставляемыми при визировании, согласовании, поступлении, рас­смотрении и при других стадиях оформления и обработки докумен­та.

Регистрационным номером документа является его поряд­ковый цифровой номер. Регистрационным номером конфиденци­ального документа является номер, присвоенный ему по журналу учета изданных документов, который проставляется на документе на стадии подготовки его проекта. Регистрационный номер конфи­денциального документа проставляется на документе, на первом листе в определенном для него месте, на последнем листе в рек­визите "Отметка об исполнителе", на остальные листах в середине нижнего поля. При этом на всех листах, кроме первого, рядом с номером проставляется аббревиатурой гриф конфиденциальности документа, например: 1СК (строго конфиденциально), 4 ДСП (для служебного пользования) и др. На первом листе гриф конфиденци- альности рядом с номером не проставляется, поскольку содержит­ся в реквизите "Гриф ограничения доступа к документу".

В конфиденциальных распорядительных документах (поста­новлениях, приказах, распоряжениях), а также в протоколах реги­страционный номер, присвоенный им по журналу учета изданных документов, на первом лис те проставляется, как и на других лис­тах, кроме последнего, посредине нижнего поля, а на площади, от­веденной под реквизит "Регистрационный номер документа", про­ставляется номер, присвоенный им по соответствующему журналу учета изданных конфиденциальных распорядительных документов и протоколов (см. главу 4).

Если документ составлен несколькими организациями, то его регистрационный номер состоит из регистрационных номеров каж­дой из этих организаций, проставляемых через косую черту в по­рядке указания авторов в документе. Такой регистрационный но­мер проставляется только на первом листе документа, на осталь­ных указывается номер, присвоенный по месту печатания проекта документа.

Проставление регистрационного номера и грифа конфиденци­альности на всех листах изданного конфиденциального документа необходимо для того, чтобы в случаях, когда документ по каким - либо причинам окажется разрозненным, можно было установить по номеру и грифу конфиденциальности принадлежность отдельных листов к определенному конфиденциальному документу и тем са­мым предупредить случайное уничтожение листов или несанкцио­нированное ознакомление в ними.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа вклю­чает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ. Этот реквизит переписывается из бланка инициативного до­кумента, поступившего на предприятие. Следует иметь в виду, что на поступивший конфиденциальный документ ответный документ может быть либо конфиденциальным (с совпадением или разно­стью в грифе конфиденциальности я _инициативным документом), либо открытым, точно так же, как и на поступивший открытый до­кумент ответный документ может быть открытым или конфиденци­альным, т.к. гриф конфиденциальности определяется, как уже от­мечалось, степенью конфиденциальности сведений, содержащихся только в ответном документе независимо от поступившего. Если ответ дается на конфиденциальный документ, то в ссылке на реги­страционный номер к нему аббревиатурой добавляется гриф кон­фиденциальности, например: На № 14 КТ от 12.04.2003.

Место составления или издания документа необходимо ука­зывать только в тех случаях, когда затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации". Место составления или издания должно указываться в соответствии с принятым административно -территориальным делением, при этом сокращения могут быть только общеприняты­ми: г. (город), пос. (поселок) и др.

Гриф ограничения доступа к документу включает:

• 
  гриф конфиденциальности документа, который указывается полностью (без аббревиатур и сокращений) и без кавычек, напри­мер: Конфиденциально, Строго конфиденциально, Для служебного пользования;
  
• 
  срок конфиденциальности документа (проставляется при не­обходимости, по усмотрению предприятия, под грифом конфиден­циальности);
  
• 
  пометку "Лично", проставляемую в случае необходимости при адресовании документа должностному лицу ниже реквизита "Но­мер экземпляра документа".
  

Пометка "Лично" имеет двоякое содержательное значение: ука­зание на необходимость первоначального рассмотрения документа лицом, которому он адресован (в этом значении пометка не имеет отношения к рифу ограничения доступа к документу, может про­ставляться как на конфиденциальных, так и на открытых докумен­тах), и указание на возможность работы с документом или его по­следующего переадресования только лицом, которому он адресо­ван, что является составной частью ограничения доступа к доку­менту. Для различения значений этой пометки в первом названном значении она проставляется под адресатом (в скобках без кавы­чек), во втором значении - над адресатом (без скобок и кавычек). Во втором значении пометка проставляется и на пакете, в котором пересылается документ, а пакет вскрывается только лицом, кото - рому он адресован.

Номер экземпляра документа проставляется в конфиденци­альных документах в целях предотвращения или по меньшей мере своевременного обнаружения утраты экземпляра документа, след­ствием которой нередко является утечка содержащихся в нем кон­фиденциальных сведений. Для этого нужно знать, сколько экземп­ляров было издано и как осуществляется движение каждого экзем­пляра, где он находится на тот или другой период времени. Рекви­зит оформляется следующим образом. Экз. № (без кавычек) с про­ставлением на каждом экземпляре его номера. Если документ под­готовлен в одном экземпляре, то проставляется: Экз. единствен­ный. Реквизит помещается на первом листе ниже срока конфиден­циальности, а при отсутствии срока конфиденциальности - под грифом конфиденциальности.

Адресат включает указание получателя документа. Адресата­ми могут быть организации, их структурные подразделения, долж­ностные лица* Физические лица применительно к конфиденциаль­ным документам адресатами быть не должны, поскольку не могут в силу разных причин в должной мере обеспечить сохранность и конфиденциальность документов.

При адресовании документа в другие организации обязательно указывается в именительном падеже наименование организации. Если известно структурное подразделение организации, имеющее непосредственное отношение к данному документу, то оно также указывается в именительном падеже, например:

АООТ "Изумруд" Отдел снабжения

При адресовании документа должностному лицу, являющемуся одним из руководителей организации, в дательном падеже указы­вается должность с включением наименования организации, ини­циалы и фамилия, например:

Председателю правления Российско-финско-шведского совместного предприятия "СОФИС" В.М. Бушуеву

При адресовании документа руководителю подразделения ор­ганизации сначала в именительном падеже указывается наимено­вание организации, затем в дательном падеже должность руково­дителя подразделения с включением наименования подразделе­ния, его инициалы и фамилия, Например:

Российско-финско-шведское совместное предприятие "СОФИС" Начальнику финансового отдела КМ. Столярову

Если известен конкретный сотрудник подразделения, непо­средственно занимающийся решением содержащегося в докумен­те вопроса, то документ следует адресовать ему. Должность, ини­циалы и фамилия сотрудника указываются в дательном падеже под названием структурного подразделения, например:

АОЗТ "Прогресс" Отдел маркетинга Старшему экономисту

АЛ. Иванову

Если документ направляется в несколько однородных (обычно подчиненных) организаций, то они указываются обобщенно, на­пример:

Директорам магазинов

При адресовании документа разовым корреспондентам следу­ет проставлять их почтовый адрес, поскольку сотрудник подразде­ления конфиденциального делопроизводства, отправляющий до­кумент, может не знать почтового адреса получателя. Элементы адреса указываются в последовательности, установленной прави­лами оказания услуг почтовой связи. Почтовый адрес не простав­ляется на документах, направляемых в федеральные органы вла­сти и постоянным корреспондентам.

В документе должно содержаться не более четырех адресатов. Слово "копия" перед вторым и последующими адресатами не ука­зывается.

При большем количестве адресатов составляется список рас­сылки Документа, и на каждом экземпляре документа проставляет­ся адресат, которому направляется данный экземпляр. Такой же порядок адресования должен быть в случаях, когда каждый адре­сат не должен знать, кому еще направлен данный конфиденциаль­ный документ. Все адресаты, если их не более четырех, простав­ляются на экземпляре, остающемся в организации.

Внутренние документы адресуются должностному лицу, при этом если документ адресуется одному из руководителей органи­зации, то наименование организации может указываться кратко или не указываться вообще, например:

Зам. генерального директора [общества] В.Е. Сидорову

При адресовании внутреннего документа руководителю под­разделения организации наименование подразделения, включае­мое в название должности, указывается полностью.

Гриф утверждения документа проставляется на документах, предусмотренных нормативными актами.

Документ утверждается двумя способами, имеющими одинако­вую юридическую силу: должностным лицом (должностными лица­ми) или при необходимости дополнительных предписаний и разъ­яснений специально издаваемым распорядительным документом (постановлением, приказом) либо протоколом.

При утверждении документа должностным лицом гриф утвер­ждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек и двоеточия), наименования должности лица, утверждающего доку­мент, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, на­пример:

УТВЕРЖДАЮ Председатель Правления АОЗТ «Пластмасса» Личная подпись И.И. Иванов 05.04.2007

При утверждении документа специально издаваемым докумен­том гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН или УТВЕР­ЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДЕНЫ (без кавычек и двоеточия), согласованного с видом утверждаемого документа, наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и но­мера, например применительно к положению:

УТВЕРЖДЕНО Приказом генерального директора АОЗТ "Болшевский текстиль" от 12.03.2003 № 12 СК

Применительно к правилам:

УТВЕРЖДЕНЫ Протоколом общего собрания акционеров АОЗТ "Изумруд" от 31.04.2003 № 1 К

Если документ утверждается несколькими должностными ли­цами, то он печатается не на бланке. В состав должностей утвер­ждающих лиц включаются полные наименования организаций, и грифы утверждения располагаются на одном уровне в пределах площади, отведенной под продольный вариант расположения рек­визитов 48.