Алексенцев А.И. Конфиденциальное делопроизводство. Конфиденциальное делопроизводство

• Название: Конфиденциальное делопроизводство
• Дата: 05.09.2021
• Размер: 362 Kb.
• Имя файла: Алексенцев А.И. Конфиденциальное делопроизводство.docx
• Тип: Книга; #229585
• страница: 6 из 17

Изготовление и учет проектов конфиденциальных документов

Проекты конфиденциальных документов могут изготавливаться рукописным способом, на пишущей машинке или при помощи печа­тающих устройств средств вычислительной техники. Рукописным способом допускается готовить отдельные текстовые внутренние документы, авторами которых являются должностные лица (док­ладные записки, справки и др.), а также вносить переменную часть в типовые формы документов. Проекты других текстовых докумен­тов изготавливаются печатным способом либо с черновика, либо с другого носителя, включая звуковоспроизводящие устройства, ли­бо под диктовку, либо непосредственно исполнителем. Проекты чертежно-графических документов могут изготавливаться как руко­писным способом, так и печатным, с помощью компьютера.

Печатание проектов конфиденциальных документов следует осуществлять в подразделении конфиденциального делопроизвод­ства. Используемые для печатания средства вычислительной тех­ники и электрические пишущие машинки должны быть защищены от перехвата излучаемых ими сигналов.

При любом способе изготовления (рукописном, печатном) про­ект документа должен иметь все необходимые и правильно оформленные реквизиты. В случае, если документ печатается с черновика, на первом листе черновика должны быть проставлены количество необходимых экземпляров проекта документа и фами­лия исполнителя, а если подлежащий изданию документ не преду­смотрен перечнями издаваемых конфиденциальных документов, то на черновике дополнительно должна быть виза -разрешение руко­водителей подразделения, которое издает документ, и подразде­ления конфиденциального делопроизводства (или службы бе­зопасности). При приеме черновика от исполнителя сотрудник под­разделения конфиденциального делопроизводства обязан:

• 
  при составлении черновика в спецблокноте - просчитать коли­чество листов черновика и изъять их из блокнота;
  
• 
  при составлении черновика на отдельных листах бумаги или в типовой форме документа - просчитать количество его листов;
  
• 
  при составлении черновика в стенографической или рабочей тетради - проверить наличие листов тетради и соответствие их ко­личества заверительной надписи.
  

Если проект печатается с другого документа, то просчитывает­ся количество листов итого документа.

В предыдущем подразделе было отмечено, что проекты кон­фиденциальных документов должны учитываться на стадии их из­готовления, и сказано, чем это вызвано. Поэтому после приема но­сителя (черновика) производится присвоение учетного номера проекту документа, который будет напечатан с этого носителя. По­скольку номер, присвоенный проекту, становится и номером доку­мента после оформления проекта, учетные номера проектов про­ставляются в журналах (карточках) учета изданных конфиденци­альных документов, которые ведутся раздельно по документам, составляющим коммерческую и служебную тайну, и имеют сле­дующие графы:

Уч	Д	В	Фа	Но	Количе­			Под­		Под­
етный	ата	ид и	милия	мера	ство			пись за		пись за воз­
номер и	доку­	заго­	испол­	носи­	э	л	получе­		врат, дата
гриф	мента	ловок	нителя	теля и	кзем-	истов	ние чер­
конфи-		д		листов	пля-	в	новика и
денци-		оку-		черно­	ров	эк­	проекта
ально-		мента		вика	доку­	зем­	докумен­
сти					мента	пляре	та, дата
доку­
мента
1	2	3	4	5	6	7	8		9

От	От­	Куда	Номе­	Наимено­	От	Ин	Номер
метка	метка об	отправ­	ра экземп­	вание, номер и	метка о	декс	по учету
об	уничто­	лен до­	ляров	дата сопро­	возвра­	(номер)	документов
уничто­	жении	кумент		водительного	те	дела,	выделенно­
жении	проектов			документа		номера	го хране­
черно­	или лиш­					листов	ния, коли­
вик	них эк­земпля­ров доку­мента					дела	чество экземпля­ ров
10	11	12	13	14	15	16	17

Если издаваемые предприятием документы не переводятся на учет документов выделенного хранения (см. главу 4), то графа 17 опускается. При приеме черновика заполняются графы 1, 35. В графе 1 проставляются очередной порядковый номер документа, который будет напечатан с данного носителя, и аббревиатурой его гриф конфиденциальности^. Внутренние документы и документы, подлежащие отправлению на другие предприятия, учитываются по единой валовой нумерации.

В графе 5 проставляются учетный номер носителя, присвоен­ный ему по журналу учета носителей, и через дробь номера листов носителя, являющихся черновиком данного документа (при после­довательности номеров листов - через тире, при непоследователь­ности - через запя-1 тую)¹¹.

Учетный номер будущего документа указывается и на чернови­ке, а при составлении черновика в спецблокноте - дополнительно в соответствующей графе контрольного листа спецблокнота напро­тив изъятых для печатания листов черновика с проставлением подписи сотрудника подразделения конфиденциального делопро­изводства и даты, например:

01 2 с с	Учетные номера доку­мент ов	Под­пись, дата		ОІ с "с	Учетные номера доку­ментов	Под­пись, дата
1	4			2
2				6
2	8
2
5				5
				0

Спецблокнот возвращается исполнителю, а за получение от­дельных листов бумаги, типовой формы документа, стенографиче­ской или рабочей тетради, документа, с которого должен печатать-




ся проект, сотрудник подразделения конфиденциального делопро­изводства выдает разовую расписку по следующей форме (бланки расписок тиражируются в необходимом количестве экземпляров):

РАСПИСКА

Дана _ (инициалы, фамилия) В ТОМ, ЧТО МНОЮ (инициалы, фами­лия) получены во временное пользование документы, но­сители информации за № , всего на л.

Подпись

Дата

При печатании проекта документа, в том числе при производ­стве распечаток, на каждом листе каждого экземпляра документа проставляется учетный номер, присвоенный проекту по журналу учета изданных документов, в порядке, который будет изложен в следующем подразделе.

После печатания проекта документа заполняются графы 8-7 журнала учета изданных документов, проект документа вместе с черновиком передается исполнителю под подпись в графе 8. Разо­вая расписка, выданная ранее исполнителю за получение носителя (черновика), возвращается сотруднику подразделения конфиден­циального делопроизводства и уничтожается.

При необходимости перепечатывания отдельных листов проек­та документа без изменения общего количества листов от исполни­теля принимаются по разовой расписке все экземпляры подлежа­щих перепечатыванию листов. Вновь отпечатанные листы переда­ются исполнителю взамен разовой расписки.

При необходимости перепечатывания проекта документа с из­менением количества листов перепечатывание производится за новым учетным номером. От исполнителя принимаются правленый и все другие экземпляры проекта, а также черновик с погашением подписи исполни" геля в графе 9 журнала учета изданных докумен­тов. Технология учета и выдачи вновь отпечатанного проекта ана­логична технологии учета и выдачи первоначального проекта, при

этом в графе 5 указывается "С № » с проставлением номера

перепечатываемого проекта без указания номеров листов в нем.

При изготовлении дополнительных экземпляров проекта доку­мента (в случае возникновения необходимости в них) в графе 6 журнала учета изданных документов под ранее произведенной за­писью через знак «+» проставляется количество дополнительно изготовленных экземпляров.

Нумерация дополнительных экземпляров проекта производит­ся от последнего номера ранее пронумерованных экземпляров.

Подпись за получение таких экземпляров производится отдельно от предыдущей.

При рукописном изготовлении проекта текстового документа на отдельных листах или рукописном заполнении типовой формы до­кумента, а также при разработке чертежно -графических докумен­тов носители могут учитываться или по журналу учета бумажных носителей, или сразу по журналу учета изданных документов. В последнем случае заполняются графы 1, 3, 7 (в графе 5 пишется слово "рукопись").

Если проект документа был отпечатан как открытый, а в про­цессе визирования или подписания принято решение о переводе его в разряд конфиденциальных, то исполнителем должны быть представлены в подразделение конфиденциального делопроиз­водства все экземпляры отпечатанного проекта и черновик. На обороте последнего экземпляра проекта исполнитель указывает, сколько экземпляров отпечатано и сколько листов в черновике, за­веряя это своей подписью. При отсутствии черновика или отдель­ных экземпляров проекта документа руководителем предприятия назначается комиссия для их поиска. Если они не будут найдены, то об этом делается отметка' на обороте последнего экземпляра проекта за подписью председателя комиссии. Об обстоятельствах утраты докладывается руководителю предприятия для принятия соответствующих решений. Фактически представленные экземпля­ры проекта документа и черновик регистрируются в журнале учета изданных документов в графах 1, 37. В графе 5 при наличии чер­новика пишется "засекречено л." с указанием количества

листов черновика, на черновике проставляется гриф конфиденци­альности и учетный номер проекта документа. При отсутствии чер­новика в графе 5 указывается "б/ч" (без черновика). Проект доку­мента оформляется в соответствии с правилами, предъявляемыми к конфиденциальным документам, и выдается вместе с черновиком (при наличии) исполнителю под подпись в графе 8.

После отработки проекта текстового документа исполнитель должен проставить на экземплярах документа их номера, завизи­ровать остающийся на предприятии экземпляр, получить визы со­ответствующих должностных лиц, подписать (а при необходимости и утвердить) проект у соответствующего руководителя и передать все экземпляры документа вместе с черновиком (если документ печатался с черновика) в подразделение конфиденциального де­лопроизводства. Если проект документа по каким-либо причинам не был подписан, то все его экземпляры вместе с черновиком так­же передаются в подразделение конфиденциального делопроиз­водства.

Сотрудник подразделения конфиденциального делопроизвод­ства расписывается за получение документа (проекта) и черновика в графе 9 журнала учета изданных документов, одновременно про­ставляя в графе 2 дату документа, которая должна соответство­вать дате его подписания (утверждения).

Черновик, проект (как неподписанный, так и перепечатанный), лишние экземпляры документа разрываются и помещаются в на­ходящуюся в подразделении конфиденциального делопроизводст­ва урну.

В графе 10 журнала учета изданных документов пишется слово или проставляется штамп "Уничтожен", заверяемый подписью со­трудника подразделения конфиденциального делопроизводства с проставлением даты. В графе 11 при уничтожении проекта доку­мента пишется слово или проставляется штамп "Проект уничто­жен", а при уничтожении лишних экземпляров документа - "Экз. № уничтожены" с указанием номеров экземпляров. Эти от­метки заверяются подписью сотрудника подразделения конфиден­циального делопроизводства с проставлением даты.

В графе 9 журнала учета бумажных носителей производится отметка об уничтожении носителя (кроме спецблокнотов) в качест­ве черновика изданного документа (проекта). Отметка оформляет­ся следующим образом: "Уничтожен как черновик документа №

" с указанием номера изданного документа (проекта). Если

носитель не являлся черновиком, а уничтожается по каким-либо другим причинам, то он помещается в урну, а в графе 9 журнала учета бумажных носителей пишется слово или проставляется штамп "Уничтожен". И в первом, и во втором варианте отметка об уничтожении заверяется подписями двух сотрудников под - разделения конфиденциального делопроизводства с указанием даты.

Испорченные, не являющиеся черновиком листы спецблокнота, если он предназначен для использования несколькими исполните­лями, должны изыматься из спецблокнота и помещаться в урну после возврата спецблокнота каждым исполнителем с отметкой об уничтожении в контрольном листе спецблокнота, заверяемой под­писью сотрудника подразделения конфиденциального делопроиз­водства. Такой порядок обусловлен необходимостью исключения необоснованного ознакомления других исполнителей с конфиден­циальной информацией, зафиксированной на испорченных листах данным исполнителем. Таким же способом испорченные листы мо­гут уничтожаться и при использовании спецблокнота одним испол­нителем. Однако в этом случае допускается уничтожение испор­ченных листов вместе с обложкой и корешками изъятых листов спецблокнота после использования всех листов.

При уничтожении использованного спецблокнота в контроль­ном листе проверяется наличие отметок и подписей о номерах до­кументов или

Уничтожении испорченных листов, обложка спецблокнота с ко- решка-н изъятых листов и с испорченными листами, если они не были уничтожены ранее, помещается в урну, а в графе 9 журнала учета бумажных носителей пишется слово или проставляется штамп "Уничтожен", заверяемый подписями двух сотрудников под­разделения конфиденциального делопроизводства, с указанием даты.

Испорченные листы бумаги, ватмана, кальки, миллиметровки уничтожаются как листы черновика.

Кроме того, в урну должны помещаться без проставления от­меток об уничтожении отдельные перепечатанные листы проекта документа, а также использованные при печатании документов ко­пировальная бумага, красящая лента, прокладки, т.к. в них отобра­жена конфиденциальная информация.

Содержимое урны (макулатура) в последующем уничтожается двумя сотрудниками подразделения конфиденциального делопро­изводства путем сжигания. Уничтожение, как правило, должно про­изводиться по окончании квартала после проведения проверки на­личия конфиденциальных документов за истекший квартал, что позволяет в случае недостачи каких-либо документов проверить содержимое урны на предмет случайного помещения в нее недос­тающих документов. Об уничтожении макулатуры следует состав­лять акт по следующей форме.

Мы, нижеподписавшиеся, (должности, инициалы, фамилии сотрудни­ков подразделения конфиденциального делопроизводства) составили на­стоящий акт в том, что нами " " 20... г. произведено

уничтожение путем сжигания макулатуры, образовавшейся в про­цессе изготовления конфиденциальных документов за период с

" " 20... г. по " " 20... г., находившейся в

урне, опечатанной печатью №

(подписи)

Макулатура может уничтожаться и с помощью бумагорезатель­ной машины, как правило, также после проведения квартальной проверки наличия документов. При этом листы должны быть раз­резаны на куски, гарантирующие невозможность восстановления текста. При уничтожении таким способом тоже следует составлять акт об уничтожении с заменой в тексте слова "сжигания" на слова "измельчения машиной".

Изготовленный проект чертежно-графического документа до­оформляется исполнителем в соответствии с требованиями по оформлению и после подписания соответствующими лицами пере­дается в подразделение конфиденциального делопроизводства с погашением подписи исполнителя по месту регистрации: в графе 8 журнала учета бумажных носителей или графе 9 журнала учета изданных документов.

Если изданный конфиденциальный документ подлежит отправ­лению с сопроводительным письмом, то оно составляется и оформляется в изложенном выше применительно к текстовым до­кументам порядке, регистрируется за самостоятельным учетным номером, на нем проставляется гриф конфиденциальности, соот­ветствующий грифу конфиденциальности приложения, независимо от того, содержит или нет само сопроводительное письмо конфи­денциальные данные. При наличии нескольких приложений с раз­ными грифами конфиденциальности гриф конфиденциальности сопроводительного письма устанавливается по наивысшему грифу приложений.

Регистрация сопроводительного письма за самостоятельным учетным номером обусловлена тем, что сопроводительное письмо, как правило, составляется и печатается не одновременно с прило­жениями, а позже, тогда как каждому конфиденциальному докумен­ту учетный номер присваивается на стадии его печатания. К тому же с сопроводительным письмом могут быть отправлены не только документы, зарегистрированные по журналу учета изданных доку­ментов, но и по другим видам учета. Необходимость проставления на сопроводительном письме грифа конфиденциальности вызвана тем обстоятельством, что без соблюдения этого требования по­давляющее большинство сопроводительных писем будут не кон­фиденциальными, а открытыми, но поскольку документы отправля­ются за номерами сопроводительных писем, то формально и кон­фиденциальные приложения окажутся открытыми, со всеми выте­кающими последствиями для их сохранности и конфиденциально­сти.

При этом следует исходить из того, что сопроводительные письма необходимы лишь в случаях, когда в них содержатся какие- либо пояснения к прилагаемому документу.

Подразделение конфиденциального делопроизводства наряду с руководителями соответствующих подразделений должно осуще­ствлять контроль за соответствием документов перечням издавае­мых конфиденциальных документов. Необходимость такого кон­троля обусловлена тем, что составители документов нередко до­пускают отступления от перечней. Эти отступления осуществляют­ся по следующим направлениям:

• 
  завышение или занижение грифа конфиденциальности доку­ментов;
  
• 
  проставление грифа конфиденциальности на документах, не содержащих конфиденциальных сведений;
  
• 
  необоснованное включение конфиденциальной информации в документы и превращение тем самым открытых документов в кон­фиденциальные;
  
• 
  неправильное адресование документов;
  
• 
  непроставление грифа конфиденциальности на документах, содержащих конфиденциальную информацию.
  

Завышение или занижение грифа конфиденциальности доку­ментов осуществляется составителями документов механически или из -за плохого знания перечней издаваемых конфиденциальных документов.

Проставление грифа конфиденциальности на документах, не содержащих конфиденциальной информации, т.е. необоснованное засекречивание документов, также иногда осуществляется по ука­занным причинам, но чаще всего происходит с целью избежать гласности, оградить себя от критики, скрыть недостатки и даже преступные деяния. Делается это и для придания "веса" докумен­ту, обеспечения дополнительной гарантии его сохранности при пе­ресылке.

Засекречивание документов за счет включения в них не вызы­ваемой необходимостью конфиденциальной информации осуще­ствляется либо с целью получения перечисленных в предыдущем абзаце преимуществ, либо для перестраховки составителя доку­мента, старающегося оградить себя от возможных претензий и по­этому включающего избыточную информацию на всякий случай, либо в силу слабой компетенции составителя в излагаемом вопро­се, незнания, какой информацией располагает корреспондент.

Следует иметь в виду, что засекречивание документов произ­водится иногда по формальному признаку - при ответах или ссыл­ках на конфиденциальные документы, что также необоснованно, т.к. гриф конфиденциальности должен определяться степенью конфиденциальности информации, содержащейся только в изда­ваемом документе (за исключением сопроводительных писем).

Неправильное адресование документов происходит также из -за плохого знания перечней или невнимательности и заключается в проставлении в документе адресата, к которому документ не имеет отношения, а следовательно, не должен ему направляться, либо в перечислении н каждом экземпляре документа всех адресатов, ко­торым направляете документ, в случаях, когда одни адресаты не должны знать, что данный документ направлен другим адресатам, и поэтому требуется их раздельное проставление на соответст­вующих экземплярах документа.

Непроставление грифа конфиденциальности на документах, содержащих конфиденциальную информацию, тоже чаще всего имеет своей причиной невнимательность или плохое знание пе­речней издаваемых конфиденциальных документов, хотя бывают случаи сознательного необоснованного незасекречивания доку­ментов. Поскольку такие документы создаются в подразделении открытого делопроизводства, контроль за их изданием должен возлагаться не на подразделение конфиденциального делопроиз­водства, а на другие подразделения службы безопасности.

Необходимо иметь в виду, что перечисленные направления нарушения конфиденциальности документов могут быть вызваны и недостаточной полнотой и конкретностью перечней издаваемых конфиденциальных документов, поэтому следует проводить систе­матический анализ их качества.

3.2.3. Оформление издаваемых конфиденциальных доку­ментов

Официальные конфиденциальные документы должны быть оформлены и удостоверены в установленном порядке. Чертежно - графические документы оформляются в соответствии с нормами, существующими для систем проектной, конструкторской и техноло­гической документации, при этом оформление конфиденциальных документов отличается от оформления открытых документов толь­ко проставлением грифа конфиденциальности и номеров экземп­ляров. Текстовые документы оформляются по установленным пра­вилам оформления различных систем управленческой документа­ции. Самой многочисленной по составу и объему документов, при­сущей всем организациям^, независимо от формы собственности и организационно-правовой формы, является система организа­ционно-распорядительной документации, применяемая для фикса­ции решений административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регу­лирования деятельности организаций. Порядок оформления кон­фиденциальных организационно-распорядительных документов в значительной степени совпадает с правилами оформления откры­тых документов, но вместе с тем имеет и существенные отличи­тельные особенности.

С учетом того, что порядок оформления организационно­распорядительных документов, по сравнению с порядком оформ­ления документов, входящих в другие системы управленческой документации, с одной стороны, является наиболее сложным, а, с другой стороны, в значительной мере применим к этим системам, в

данном подразделе рассматривается именно этот порядок.

Состав организационно-распорядительных документов опре­делен Общероссийским классификатором управленческой доку­ментации и Унифицированной системой организационно­распорядительной документации. Значительная их часть использу­ется для отображения (фиксирования) информации, составляющей коммерческую и служебную тайну.

В конфиденциальных и открытых организационно­распорядительных документах используются следующие элементы оформления, называемые реквизитами:

1.	- Государственный герб Российской Федерации;
2.	- герб субъекта Российской Федерации;
3.	- эмблема организации или товарный знак (знак обслу-
живания);
4.	- код организации;
5.	- код формы документа;
6.	- наименование организации;
7.	- справочные данные об организации;
8.	- наименование вида документа;
9.	- дата документа;
10.	- регистрационный номер документа;
11.	- ссылка на регистрационный номер и дату документа;
12.	- место составления или издания документа;
13.	- адресат;
14.	- гриф утверждения документа;
15.	- заголовок к тексту;
16.	- текст документа;
17.	- отметка о наличии приложения;
18.	- подпись;
19.	- гриф согласования документа;
20.	- визы согласования документа;
21.	- печать;
22.	- отметка о заверении копии:
23.	- отметка об исполнителе;
24.	- идентификатор электронной копии документа;
25.	- отметка о поступлении документа в организацию;
26.	- резолюция;
27.	- отметка о контроле;
28.	- отметка об исполнении документа и направлении его
в дело,

Кроме того, только в конфиденциальных документах дополни­тельно используются следующие реквизиты:

29. 
    - гриф ограничения доступа к документу;
    
30. 
    - номер экземпляра документа;
    
31. 
    - отметки о размножении документа.
    

Реквизиты 1 - 9,11 - 12,14 - 16, 18 - 22, 24, 26 - 28 в конфиден­циальных документах оформляются так же, как и в открытых. Оформление других общих реквизитов имеет определенные раз- лич ия.

Реквизиты 1 - 24, 29 - 30 оформляются на стадии изготовления документов, реквизит 25 - на стадии поступления, реквизит 31 - на стадии размножения, реквизиты 26 и 28 - на стадии исполнения.

Состав реквизитов конкретных документов определяется видом этих документов, а также организационно-правовой формой орга­низации сбор установленных для конкретных видов документов реквизитов, расположенных в определенной последовательности, называется типовым формуляром вида документа. Отсутствие или неправильное оформление того или другого реквизита нередко приводит к лишению документа юридической силы. Поэтому, по­мимо состава реквизитов, установлены и требования к оформле­нию каждого реквизита.