Архивоведение. Конспект лекций Москва Высшее образование 2007 Содержание Тема I. История и организация архивного дела в России Архивы и архивное дело в России в 1xxv111 вв
 Скачать 0.73 Mb.
|
|
Тема 3. ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ И ФУНКЦИИ АРХИВОВ 3.1. Комплектование архивов Комплектование архивов — это система мероприятий, направленная на отбор и передачу документальных материалов на государственное хранение. Комплектование архивов осуществляется в соответствии с их профилями, т.е. установленными для архивов определенными составами документов. К процессу комплектования архивов относятся: 1) определение источников пополнения документального состава архивов; 2) распределение документов по архивам; 3) подготовка документального материала к хранению и передача их в архивохранилища. При работе с организациями архивисты руководствуются «Методическими рекомендациями по составлению и ведению списков учреждений, организаций и предприятий — источников комплектования госархивов» и «Рекомендациями п организации и ведению списков учреждений, организаций предприятий — источников комплектования государствен ных и муниципальных архивов». В случаях, если речь иде об организациях негосударственной формы собственности методической базой для работы с ними являются рекомендаци ВНИИДАД «Отнесение организаций и предприятий новог типа к числу источников комплектования госархивов» и «От бор на государственное хранение управленческих документов образующихся в деятельности негосударственных организаци (новых хозяйственно-экономических структур)». Организацией и проведением работы по комплектованию государственных архивовдокументами занимаются все архив ные учреждения — как руководящие архивные органы, так сами государственные архивы. Особенности комплектования государственных и ведом ственных архивов. Ранее мы уже говорили, что ведомственны архивы принимают документы от структурных подразделени и подведомственных учреждений всех сроков хранения, по этому комплектован не ведомственных архивов осуществляется (.-тематически. В ведомственный архив или объединенный ведомственный архив документы поступают ежегодно. Из структурных подразделений учреждения (управлений, отделов, секторов) дела передаются по описям по завершении их в дело-дроизводстве (дела с кратковременными сроками хранения (до 3-х лет) в архив не передаются, они выделяются к уничтожению в структурных подразделениях). В ведомственных архивах (ранятся временно, в пределах установленных для них сроков. По их истечении документы научного значения передаются на вечное хранение в государственные архивы, остальные — выделяются к уничтожению. Профиль ведомственного архива ограничивается документами своего учреждения или фондами учреждений одной системы. Ответственность за организацию, сохранность и использование документов архивов всех ведомств и учреждений несут их руководители. Кроме того, на руководителей министерств и ведомств возлагается обеспечение контроля за состоянием архивов в подведомственных учреждениях. При определении сроков хранения документов в архивах учреждений учитываются интересы практического использования документов этими учреждениями и возможности обеспечения их сохранности. По истечении сроков хранения в архивах этих учреждений документы передаются на постоянное хранение в соответствующие государственные архивы. Комплектование государственных архивов сложнее. Оно включает в себя мероприятия, связанные с определением источников поступления документов в государственные архивы — круга учреждений-фондообразователей, с отбором документов на государственное хранение и распределением их по сети государственных архивов. В процессе отбора восполняются утраченные основные документы учреждений; для дублетов документов устанавливается количество экземпляров и архивы, в составе которых они должны храниться; осуществляется розыск недостающих материалов, относящихся к составу государственных архивов. К системе мероприятий, связанных с комплектованием государственных архивов, относится также прием-передача документов и дел из ведомственных и объединенных ведомственных архивов в государственные архивы. Основной задачей комплектования государственных архивов является наиболее полная концентрация документов, относящихся к профилю каждого конкретного государственного архива. Это помогает правильно организовать документы, создать систему научно-справочного аппарата по материа лам архива, обеспечить их всестороннее использование.На государственное хранение документы и дела принимаются в установленные сроки, в полном составе и приведенными в порядок. Распределение документов по сети государственных архивов производится с учетом принципа недробимости ар-хивных фондов и их комплексов, а также основных признаков классификации документов, к числу которых относятся при-надлежность архивных документов к историческим эпохам определенным административно-территориальным единицам, отраслям государственной и общественной деятельности с учетом способа и техники их создания. Для осуществления правильного комплектования государ ственных архивов архивные учреждения должны систематиче ски контролировать своевременный прием документов в архивы учреждений от всех структурных частей, особенно полноту состава и упорядоченность материалов, которые вдальнейшем поступят на государственное хранение. Необходимо контроли-ровать и правильно направлять работу архивов учреждений по фондированию и учету документов; изучать историю государ-ственных учреждений и административно-территориальных преобразований, происходивших на территории региона; иметь списки учреждений, существовавших ранее в данном регионе, а также сведения о неполноте документов отдельных фондов, об утраченных и погибших материалах; брать на учет документы, хранящиеся в рукописных отделах библиотек музеев, других учреждениях, относящиеся к профилю кон-кретного государственного архива. Если документы каких-либо фондов в свое время не поступили в государственных архив, необходимо принять меры к розыску этих материалов, а в случае утраты ценных документов следует принять меры к их восстановлению. Архивные учреждения должны проводить большую работу по учету и выявлению личных фондов полити-ческих, государственных и общественных деятелей, деятелей литературы и искусства, документы которых представляют научное значение. Распределение документов по сети государ-ственных архивов производится в соответствии с принципом недробимости архивных фондов, с учетом исторической эпохи, административно-территориальной единицы, а также с учетом. принадлежности к определенным отраслям государственной и общественной деятельности. Источниками комплектования документальных материалов дореволюционного периода могут быть рукописные отделы библиотек, музеев, архивы некоторых научных учреждений и организаций, хранящие материалы этого периода и имеющие государственное значение, а также документы отдельных лиц. Источниками пополнения архив-ного фонда РФ являются федеральные музеи, библиотеки; органы государственной власти; академии наук РФ; документы учреждений, организаций, имеющие государственное значение; личные архивы политических общественных деятелей, деятелей пауки, техники, литературы и искусства. I Прием документов на хранение в ГАФ имеет выборочный характер: из общей массы материалов отбирается их небольшая часть — выборка, которая репрезентативно (или представительно) отражает информационные свойства, присущие всему исходному объему документов. Выбор совершается из равноценных документов, а не основывается на предпочтении более ценных менее ценным, как это происходит в процессе экспертизы ценности документов. Перед архивистами стоит непростая задача наиболее точного определения круга организаций, документы которых могутбыть приняты в архив и представляют научную ценность. Государственные организации, документы которых передаются в архив, определяются по следующим критериям: 1) функционально-це-левое значение организации; 2) полнота отражения информации одеятельности организации в архивных фондах других органи--заций. При решении вопроса о приеме в госархив документов негосударственных организаций учитываются их особая роль среди других подобных организаций, масштаб деятельности, вид организации (ее организационно-правовая форма). 3.2. Учет и обеспечение сохранности документальных материалов Понятие и задачи учета архивных материалов. Документы, хранящиеся в архивах, подлежат обязательному учету, под которым понимаются установление и регистрация количества архивных материалов, их состава, учет их состояния и система хранения. Количество зарегистрированных архивных материалов отражается в учетных документах архивов. Являясь средством обеспечения сохранности документов, учет в то же время дает возможность адресного поиска архивных материалов (по архивам, фондам, описям, делам, т.е. по единицам учета). Основной особенностью всех учетных документов является их органическая связь и взаимодополняемость. Это позволяет вести учет архивных материалов на всех стадиях их хранения и по любым классификационным группам. Учет документов выполняет ряд важных задач. Во-первых, он является необходимым условием обеспечения сохранности документов, так как без точных сведений о количестве и составе архивных материалов можно не заметить пропажи документов, а при стихийных бедствиях (наводнение, пожар) — не установить, какое количество и какие именно документы пострадали. Во-вторых, учет обеспечивает хорошее качество составляемых архивом справочников (каталогов, обзоров, путеводителей). В-третьих, он облегчает выявление необходимых сведений по разнообразным темам, способствуя широкому использованию документов в научных и практических целях. В-четвертых, госархивы посредством учета и регистрации документов получают возможность проводить планомерное комплектование архивных материалов в соответствии со своим профилем. Наконец, учет является основой планирования работы госархива. Единицы учета архивных документов. Учет архивных материалов представляет собой централизованную систему учета документов путем сосредоточения в органах архивного управления сведений о количестве, составе архивных фондов и количестве единиц хранения в них. Единица учета архивных документов — этапринятая в архивном деле единица измерения количества документов (лист, дело, архивный фонд, кинофильм, микрофильм, фонодокумент и т.д.). Основными единицами учета являются фонды и дела. Дела учитываются по описям, фонды — по спискам фондов и по листам фондов. В архивах ведут книгу поступлений архивных материалов. Книга поступлений документов представляет собой учетный документ, с помощью которого осуществляется первичный учет поступающих в архив материалов. В книге указываются основные данные о каждом документе: когда, от кого и на основании какого документа поступили материалы; наименование, годы, объем, какие номера фондов им присвоены. Книга поступлений дает возможность узнать в каждом отдельном случае, когда, откуда и в каком состоянии были получены те или иные материалы; установить поступление в архив фондов и дел за каждый год; показать динамику роста архива за тот или другой отрезок времени; правильно вести отчетность о приеме архивных материалов. В книгу в хронологической последовательности заносятся все поступления независимо от того, является поступление первым по данному фонду или повторным. Каждое поступление получает порядковый номер, независимо от того, состоит оно из материалов одного или нескольких фондов. Список фондов — это учетный документ, представляющий собой перечень наименований архивных фондов в порядке их номеров. Фонды заносятся в список в порядке их поступления. Каждый поступающий в архив фонд в хронологической после- довательности получает порядковый номер, который не может быть присвоен другому фонду. В случае передачи или утраты фонда этот номер другому фонду не присваивается. Перенумерация хранящихся в архиве фондов может проводиться лишь в исключительных случаях, например в результате утраты большого количества фондов. В архивах, хранящих документы современных, советских и дореволюционных учреждений, списки фондов ведутся раздельно для каждой из этих групп фондов с самостоятельной порядковой нумерацией. Например, перед номерами фондов советских учреждений проставляется буква «Р», отделяемая от номера фонда чертой (Р — 1, Р — 2, р- 3 и т. д.). Во всех других случаях список фондов ведется один для всего архива. В списке фондов помимо номера и даты первоначального поступления фонда указывается полное официально принятое название учреждения-фондообразователя или, если оно есть, его сокращенное название. Если название фондообразователя менялось, то указываются все названия в хронологической последовательности. Если фонд полностью выбывает из архива, то в графе «Отметка о выбытии» указываются учреждение, куда переданы материалы, атакже название, номер идатадокумен-та, на основании которого выбыли материалы. Форма списка фондов предусматривает только постоянные сведения: номер и название фонда. Меняющиеся сведения (количество и годы документов) отражаются в листе фонда. Лист фонда — это учетный документ, отражающий сведения о названии и номере архивного фонда, количестве, хронологических границах и составе документов фонда и описей на дела и документы фонда. Лист фонда составляется при первом поступлении материалов после записи в книгу поступлений и в список фондов и служит первичным источником информации по фонду: он кратко раскрывает содержание материалов и дает динамичную картину состава и состояния фонда благодаря наличию записей всех поступлений и каждого выбытия материалов. Этот документ является важнейшей формой учета архивных материалов, так как содержит суммированные сведения о составе фонда в целом и происходящих изменениях. Лист фонда состоит из трех основных разделов. Это: во-первых, общая характеристика материалов, включающая название фонда и крайние даты каждого названия, дату первого поступления, местонахождение фонда (название государственного архива), номер фонда, дату посылки карточки фонда вышестоящему архивному учреждению, прежний номер фонда, примечание; во-вторых, учет неописанных материалов, включающий количественные показатели и документальное основание поступления и выбытия материалов, а также наличное количество дел на каждую дату записи; в-третьих, учет описанных материалов, включающий характеристику описей (номера описей, их названия, даты и объем в делах), выбытие описанных материалов, а также наличное количество дел по каждой описи и фонду в целом по состоянию на каждую дату записи. Форма листа фонда позволяет представить в конкретных объемных показателях состояние фонда и состав его описей. По листу фонда присваивается номер каждой описи. Если материалы какой-либо описи выбывают из архива, то ее номер другой описи не присваивается, чтобы впоследствии не затруднять ссылки на документы в процессе их использования. В некоторых случаях лист фонда может пересоставляться, в частности, если материалы фонда были подвергнуты пересистематизации, переработке, перешифровке, в результате чего он перестал отражать содержание материалов. Новый лист фонда составляется также при приеме фонда из другого государственного архива. В указанных двух случаях составляется новый лист фонда, а старый (составленный до переработки или полученный из другого архива) помещается в дело фонда. Листы фондов архива располагаются в порядке номеров фондов и составляют один или несколько прошнурованных и опечатанных печатью архива томов. Если в архиве хранятся фонды советских и дореволюционных учреждений, то листы фондов комплектуются в два различных тома соответственно нумерации фондов каждой группы фондов. Карточный указатель к .листам фондов. Являясь частью системы научно-справочного аппарата, листы фондов выполняют не только учетные, но и информационные функции, поскольку включают важные сведения о содержании фондов. Однако принятый в практике архивного дела и оправдавший себя с точки зрения учета принцип систематизации листов фондов по номерам фондов не позволяет вести поиск фондов по их названиям, поэтому возникла необходимость в подсобном справочном аппарате — карточном указателе к листам фондов. В указатель включаются сведения о названии фонда, его номере, объеме и крайних годах материалов. Если название фондообразователя менялось, то в указатель включается каждое название. Группировка названий фондов внутри указателя производится в соответствии с заранее разработанной схемой в зависимости от характера хранимых материалов. В основу схемы может быть положена группировка поразделам согласно производственно-отраслевому признаку (например, органы государственного управления, суд и прокуратура, промышленность, сельское хозяйство, транспорт и др.). Внутри основных рубрик производится дальнейшая группировка названий однородных фондов по признакам характера деятельности, роли производства, подведомственности. Так, раздел «Промышленность» может состоять из подразделов: тяжелая, лесная, легкая, пищевая. Внутри раздела может производится дальнейшая детализация. Например, карточки, относящиеся к тяжелой промышленности, могут подразделяться по отраслям: черная и цветная металлургия, химическая, нефтяная, газовая, угольная и др. В пределах последнего деления карточки располагаются в алфавитном порядке наименований фондов. При небольшом количестве фондов первой группы может быть принят простейший способ, заключающийся в группировке карточек по однородным фондам. Образованные группы фондов располагаются в алфавитной последовательности названий (например, арбитражи, заводы, издательства, колхозы). Внутри каждой группы фондов карточки могут систематизироваться по наиболее характерным для каждой группы признакам: род производства, характер деятельности. Например, если систематизируются заводы, то они могут быть автомобилестроительные, вагоноремонтные и т.д. В образованных низших делениях карточки, как и в первом случае, размещаются в алфавитном порядке наименования фондов. Кроме основных карточек составляются ссылочные карточки, имеющие целью отослать от одной рубрики или подрубри-ки указателя к другой, например: «Отделения агентства» см. «Агентства». Ссылочные карточки могут взаимно связать группы карточек, стоящие под разными рубриками и подрубриками указателя, например: «Бюро статистическое» см. также «Комитеты статистические». Практикуется составление ссылочных карточек на каждое переименование фондообразователя (если эти переименования существенно отличаются друг от друга) и на основании инверсии и аббревиатуры. Только такой полный указатель позволяет ориентироваться в фондовом составе архива. Опись — основной документ учета единиц хранения — представляет собой перечень единиц хранения одного фонда. Если фонл имеет ряд описей, то они получают порядковые номера. Иногда одна большая опись для удобства пользования делится на несколько частей, но все они имеют общую нумерацию единиц хранения. Каждая опись имеет итоговую запись, где содержатся сведения о числе включенных в нее единиц хранения. При наличии в архиве большого количества описей может вестись реестр описей, в котором указываются номер фонда, описи, название описи, крайние годы материалов, внесенных в опись, количество дел, листов в описи. Документы, образующиеся в процессе деятельности учреждений, организаций, частных лиц входят в состав дел, учет и состав которых ведется путем нумерации листов черным графитным карандашом. Паспорт архива — это учетный документ, в котором содержатся два раздела: 1) сведения об условиях хранения, объеме хранящихся в архиве документов, составе научно-справочного аппарата к ним и кадрах архива; 2) данные о количестве фондов архива, количестве дел, в том числе внесенных в описи, микрофильмированных. В паспорт также включаются соответствующие объемные показатели о документах на бумажной основе, кинофотофонодокументах, микрофильмах. Паспорт архива составляется ежегодно на 1 января наступившего года в двух экземплярах, один из которых остается в архиве, а второй направляется в архивное управление (отдел), где паспортные данные суммируются по всем подведомственным архивам. Далее составляется сводный паспорт по архивам субъекта Федерации, содержащий сведения о количестве архивов и количестве находящихся у них на хранении дел. Карточка фонда — это сокращенный вариант листа фонда, где указывается номер и название фонда с перечислением всех переименований и дат этих переименовании; название архива, в котором хранится фонд; дата первого поступления карточки фонда в архивный орган; прежний номер фонда того архива, где фонд хранился раньше. Карточка фонда содержит также сведения об объеме фонда (включая описанные и неописанные дела) на 1 января наступившего года; составе фонда с указанием крайних дат структурных частей фондообразователя или групп документов. Она дает архиву суммарные сведения о составе и количестве документов, в том числе о тех, которые в будущем поступят в этот архив. В районном (городском) архиве с переменным составом на материалы каждого учреждения при первом их поступлении в архив составляется карточка фонда, которая состоит из двух разделов. В первом разделе записываются все названия фонда, крайние даты этих названий, номер фонда, а также делается отметка о месте хранения фонда в архиве (номера помещений, стеллажей и полок). Во втором разделе карточки фонда ведется учет поступления и выбытия материалов, а также учет описей. Таким образом, список фондов объединяет в себе функции книги поступлений и списка фондов, которые ведутся в государственных архивах с постоянным составом, а карточка фонда является некоторой модификацией листа фонда. На основании описей и карточек фондов ежегодно заполняется раздел паспорта архива, где указываются общее количество фондов и дел, их крайние даты, количество материалов, приведенных в порядок, из них отдельно количество материалов постоянного и долговременного сроков хранения, подлежащих сдаче в вышестоящий государственный архив. Форма карточки фонда позволяет отражать все изменения, происходящие в его составе и объеме. Записи об этих изменениях делаются в архивных управлениях (отделах) на основании ежегодно получаемых от государственных архивов «Сведений об изменениях составе и объеме архивных фондов». В сведениях приводятся: 1) номер и название фонда, в котором произошли изменения; 2) название структурной части или групп материалов с указанием года документов, которые поступили в архив или выбыли из него. При передаче фонда из одного государственного архива в другой карточка фонда остается в фондовом каталоге на прежнем месте с отметкой на ней, в какой архив передан фонд и за каким номером он там числится. Новая карточка фонда, полученная архивным органом от государственного архива, в который был передан фонд, включается в фондовый каталог по новому местонахождению фонда. Карточки в фондовом каталоге располагаются по алфавиту названий архивов, а внутри — по номерам фондов. Для быстрого нахождения карточек в фондовом каталоге к нему составляется картонный указатель по образцу указателя к листам фондов. |