Архивоведение. Конспект лекций Москва Высшее образование 2007 Содержание Тема I. История и организация архивного дела в России Архивы и архивное дело в России в 1xxv111 вв
 Скачать 0.73 Mb.
|
|
Тема 7. ОСНОВНЫЕ МЕТОДЫ И ПРАВИЛА РАБОТЫ ИССЛЕДОВАТЕЛЯ НАД АРХИВНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ 7.1. Поиск документов по теме Поиск документов по необходимой теме начинается с изучения библиографических справочных пособий. Путеводители по архивам, списки фондов, карточные указатели фондов представляют ту часть системы научно-справочных пособий к документальным материалам отдельных архивов, задачей которых является дать исследователю возможность определить необходимые ему фонды. Система построена таким образом, чтобы дать возможность последовательно переходить от более крупных комплексов к частным, постепенно приближаясь к необходимым документам. Справочный аппарат позволяет обнаружить необходимые материалы при разной постановке темы или при подходе к ней с разных сторон. Единица хранения может состоять как из одного документа (отчет, письмо, дневник), так и из нескольких. Документы, входящие в единицу хранения, чаще всего бывают подобраны по тематическому признаку, видам (протоколы, ведомости), автору или адресату. Нередко данные признаки выступают в определенной комбинации с хронологическим признаком, но наиболее распространенным в архивах признаком все же является тематический. Для фондов государственных учреждений характерны дела, переписка, сборники; для фондов частнокапиталистических предприятий — переписка и досье; для фондов личного происхождения — переписка, сборники, единицы хранения, состоящие из одного документа (дневники, рукописи и т.д.). Основными видами справочных пособий к материалам фондов являются инвентарные описи и тематические каталоги. Описи также выступают в качестве учетного документа и охватывают все материалы фонда. Основная часть описи представляет краткие описания каждой единицы хранения. В зависимости от объема материалов по фонду могут иметься одна или несколько описей, выбор нужной из них облегчается реестром описи. В связи с тем, что со временем фонды архивов пополняются новыми материалами, при работе с описями необходимо иметь в виду возможность позднейших приписок в конце описей, иногда не учитываемых оглавлениями и указателями к ним. Работа исследователя с описями сводится к последовательному просмотру тех их разделов, которые могут включать материалы по теме исследования. Важно отметить, что не всегда формулировка заголовков единиц хранения, содержащих документы по искомой теме, совпадает с формулировкой темы исследования. Также нередко отдельные единицы хранения содержат материалы по одному из вопросов, входящих в тему исследования. Изучение литературы, где использованы предполагаемые архивные документы, позволяет исследователю определить степень изученности необходимых материалов, знакомит с теми выводами, которые были сделаны раньше. Следует обращать особое внимание на ссылки и примечания на нужные архивные источники. Знание истории вопроса позволяет с большей точностью определить круг необходимых архивных фондов. Выявление материалов как при структурном, так и при хронологическом принципах их организации будет более успешным и экономичным, если исследователь осведомлен о примерном времени рассмотрения интересующего его вопроса и структурной части учреждения-фондообразователя. Конкретные сведения о составе фондов он может установить с помощью изданных путеводителей по архивам. Далее поиск архивных документов ведется с помощью архивных справочных пособий (списка фондов, реестра описей, описей, каталога и т.д.). Просмотр единиц хранения желательно начинать с наиболее важных для изучаемой темы. Также сначала следует выявить все возможные документы, и только затем делать выписки и копии. 7.2. Атрибутация и изучение содержания документов Атрибутацией называется определение подлинности выявленных документов, дат их написания, авторов. С атрибутацией зачастую связано наведение справок фактического характера относительно упоминаемых в тексте документальных материалов. Так, для выявления датировки документов могут быть использованы даты резолюций и пометок на самих документах и почтовых штемпелях; упоминания о событиях, лицах изучаемого периода. Кроме того, можно провести анализ текста — палеографический (характер буквенного написания документов) и лингвистический (эволюция языка, которая проявлялась в возникновении или исчезновении отдельных терминов). Если документ не датирован или его дата неточная, установление более точной датировки можно произвести, в частности, с помощью дат, помеченных вдокументе, почтовых штемпелях; дат событий, о которых сообщается в документе; упоминаний об изучаемом документе в других материалах. Для уточнения дат могут быть использованы указания на дни недели и праздники (для документов дореволюционного периода праздничными в основном являются даты церковных праздников). Подобные указания можно встретить в документах личного происхождения — в частной переписке и дневниках. Также при необходимости по дате могут быть установлены день недели и праздник. Работая над фондами личного происхождения, следует навести справки относительно упоминаемых в архивных источниках отдельных лиц, сведения о которых можно найти в специальных справочных изданиях. Можно обратиться к ведомственным изданиям списков лиц, находившихся на государственной службе. В материалах дореволюционного периода для выяснения личности авторов и адресатов архивных документов необходимо знакомство исследователя с системой чинов и титулов. Нередко подписи авторов документов не расшифровывались, поэтому их фамилии следует устанавливать с помощью справочной литературы по должности, титулу или званию данного лица. Упоминание должности, чина, звания, титула позволяет установить служебное или общественное положение того или иного лица и дает исследователю дополнительные нити для поиска более полных сведений. Для дополнительных сведений о разработке в правительственных сферах изучаемого вопроса важно обращаться и к истории государственных учреждений, особенно высших и центральных. Основными источниками для изучения истории предпринимательства являются списки акционерных обществ, фабрик, заводов и т.д. Нередко для объективного изучения темы приходится наводить справки о содержании упоминаемых законодательных актах. Ссылки на законы и правительственные распоряжения часто давались в виде указания лишь на номера соответствующих статей. Чтобы выяснить смысл правовых актов, возникает необходимость проводить розыски по изданиям законов. Обращение к таким изданиям бывает особенно важно, когда исследователь имеет дело с архивными документами законодательного характера и ему приходиться выяснять, что предшествовало новому законопроекту. Разыскания по изданиям законов бывают необходимы для выяснения существовавшего законодательства по тому или иному вопросу. В этом случае основными источниками являются Полное собрание законов Российской империи, Свод законов Российской империи, Собрание узаконений и распоряжений правительства. Сведения географического содержания отражены в различных атласах, календарях, географических словарях, изданных как в прошлых столетиях, так и в настоящее время. Уместно в своих исследованиях использовать энциклопедии общего типа, а также обращаться к дополнительным изданиям, например дневникам, воспоминаниям, переписке. 7.3. Восстановление содержания отсутствующих документов Работа с архивными материалами нередко осложняется тем, что необходимые документы не сохранились или содержат отрывочные сведения. Особенно это касается фондов личного происхождения, а также фондов капиталистических предприятий дореволюционного периода. Это связано не только с внешними факторами (пожары, затопления), но и с тем, что часть материалов в архивных дореволюционных учреждениях была рассчитана на временное хранение и подлежала уничтожению. Указания на отсутствие материала позволяют исследователю отказаться от дальнейших бесполезных поисков. Однако существует возможность выяснить состав документов или даже их содержание. Факт утраты архивных материалов можно установить по описям и другим делопроизводственным справочникам, составленными ранее. Дореволюционные журналы, в которые заносились входящие и исходящие бумаги, нередко фиксировали полный текст поступившего документа. Некоторые не сохранившиеся до наших дней документы были впоследствии опубликованы в периодической печати, научных журналах или в составе специальных сборников, по которым можно найти необходимый для исследователя материал. Даже если архивные материалы и не сохранились, содержащиеся в ведомственных описях, журналах и других справочных пособиях заголовки документов позволяют не только выяснить даты событий, но и некоторые связанные с ним обстоятельства. Существующая практика отпуска отправляемых на хранение материалов дает возможность в случае утраты документов в одном фонде найти его подлинник в другом. Особенно это относится ко всевозможным отчетам правительственных учреждений, предприятий, в делопроизводстве которых часто фиксировались повторения содержания предыдущих документов, легших в основу вновь созданных, хотя в фондах самих учреждений и предприятий они не сохранились. Важно то, что материалы государственных учреждений распространялись в нескольких экземплярах. Это было связано с документами циркулярного характера, а также с необходимостью ознакомления с обсуждаемыми материалами большого круга лиц. Поэтому если документ отсутствует в одном из фондов, то он может быть обнаружен в другом. Фонды капиталистических предприятий дореволюционного периода содержат многочисленные отчетные документы, а также деловую переписку. В делопроизводстве предприятий, учреждений практиковалосьдословное повторение в ответных письмах содержания наиболее важных документов, а также создавались копии этой документации. Поэтому складывалось два комплекта материалов: подлинников полученной корреспонденции, в которых повторялось содержание отправленных ранее документов, и копий таких документов. Система бухгалтерского учета деятельности фирм обеспечивала двух-, трехкратное отражение бухгалтерской документации. Все это важно для восполнения отсутствующих материалов. Важнейшие документы некоторых капиталистических предприятий собиралась акционерными коммерческими банками в целях ознакомления интересующихся с экономическим положением какого-либо предприятия. Поиск отсутствующих документов может натолкнуть исследователя на другие архивные материалы, относящиеся к изучаемому вопросу. 7.4. Ведение записей при работе с документами и порядок ссылок на архивные материалы Работасархивнымидокументами, как правило, предполагает ведение записей. От правильной организации этого процесса зависит результат работы исследователя. Лица, занимавшиеся в читальном зале, имеют возможность широко использовать полученную документальную информацию. Владение архивными материалами позволяет подготовить монографии, диссертации, проводить многочисленные научные исследования в различных областях науки и т.д. Методы работы исследователей над архивами зависят от темы исследования, характера и объема документов, формы использования документа (цитирование, извлечение отдельных сведений и т.д.). В первую очередь необходимо общее ознакомление с возможно большим количеством архивных материалов, что позволяет составить общее представление о хранящихся документах и выделить те из них, которые имеют основное значение для исследователя. Следующий этап — выписки из дел, отобранных для изучения. Важнейшее требование, которому должны удовлетворять выписки, таково: в последующем при обращении к ним должна существовать возможность точно установить, что представляет собой документ, из которого они сделаны, и его связь с другими документами по тому же вопросу. Каждая выписка должна содержать номер и наименование фонда; краткий заголовок дела; дату и заголовок документа. Правильнее всего делать дословные выписки, заключая выписанный текст в кавычки, что позволит в дальнейшем правильно истолковать и точно процитировать документ. Исключение из цитаты отдельных слов может исказить весь смысл документа, поэтому если даже пропуск текста неизбежен, то следует выделять отсутствующее или непонятное слово тремя точками. Можно корректировать пропущенные в документе места подходящими по смыслу словами, однако такие вставки заключаются в квадратные скобки, которые означают, что заключенный в них текст внесен исследователем. Последний вправе уточнять написание прописных букв, а также расстановку знаков препинания сообразно с современной орфографией. Архаичные окончания слов могут быть заменены современными лишь в тех случаях, когда они не существенны для понимания текста и в настоящее время грамматически неверны. По современным правилам, с большой буквы пишутся только имена собственные, первое слово в официальных названиях учреждений, организаций, предприятий, атакже название законодательных и других актов. Наименование должностей, чинов, титулов пишутся со строчной буквы. Записи из архивных источников можно вести в тетради, или на отдельные карточки. Фиксирование текста в тетрадях позволяет вести последовательное и связное изложение материала, а в дальнейшем дает правильное понимание сделанных выписок в их совокупности. Однако этот прием делает невозможной в последующем перегруппировку записи в соответствии с планом исследователя. Поэтому для удобного использования выписок существует необходимость к тетрадям с записями создавать указатели. Ведение записей на карточках, когда делается выписка, относящаяся к одному определенному вопросу, позволяет систематизировать материал в соответствии с планом исследования, но при карточном способе ведения записей на каждой карточке следует делать указания на номер фонда и дела. Полезно вести нечто вреде описи всех использованных дел, в которой, кроме полных шифров единиц хранения с названиями фондов, были бы указаны и их заголовки. В архивах практикуется копирование документов, это позволяет не только сэкономить время исследователя, исключить ошибки при передаче текста, но и дает возможность воспроизвести внешние особенности документа. Работасархивными материалами требует делать точные ссыл-ки н а источники, что дает возможность проверить эти сведения. Ссылки закрепляют приоритет исследователя в их использовании. Неточность ссылок ставит под сомнение сам факт сообщаемого материала. На практике получили распространение «глухие» ссылки, совпадающие с их шифром (например: РГАЛИ. Ф. 123. Оп. 1. Д. 2). Неплохо, когда такая ссылка включает в себя пояснения в форме заголовка документа, его автора, адресата, даты, подлинности (подлинник, копия, черновик и т.д.). Если используемый документ был ранее опубликован, то в ссылке указывается соответствующее издание, иначе может создаться неправильное представление, что данный документ изучался непосредственно в архиве, а не по публикации. 7.5. Работа в читальных залах архивов В целях всестороннего использования документальных материалов в государственных архивах организуются читальные залы. В настоящее время существуют определенные правила работы в архиве. Исследователю выдается специальное разрешение, срок которого зависит от объема работы исследователя. Для получения разрешения на работу в архиве исследователь должен представить отношение учреждения или организации, по назначению которых ведется работа. Исследователи, не связанные с постоянной работой в каком-либо учреждении (в том числе пенсионеры), в отдельных случаях могут быть допущены к работе на основании личного заявления на имя директора архива. В отношении или заявлении должны быть указаны тема и цель работы. Разрешение на работу в архиве дается на определенный срок, но не более одного года, после чего разрешение можно возобновить. Исследователь получает разрешение на работу лишь по указанной в отношении теме, при изменении темы представляется другое отношение. При каждом посещении читального зала исследователь расписывается в книге учета посещений. Для получения описей и архивных материалов посетитель заполняет специальные требования, в которых указываются шифры необходимых единиц хранения, их заголовки, а также фамилия исследователя и его тема. Одновременно можно заказать до 10 единиц хранения. Перед выдачейдокументоввчитальный зал проводится их подготовка. Проверяется целостность, состояние всех документов. Целесообразно заказывать несколько дел, так как их выдача, как правило, производится на следующий день после заказа. Выписанные исследователем документальные материалы хранятся в читальном зале не больше месяца и возвращаются в хранение, если читатель не запрашивал их в течение двух недель. Каждое дело имеет «лист использования». В нем отмечается архивный шифр (номера фонда, описи, единицы хранения), дата выдачи, фамилия пользователя. Все документальные материалы и научно-справочные пособия исследователи получают под расписку и отвечают за их сохранность. При пользовании делами запрещается подчеркивать текст документа, загибать листы, делать проколы при снятии копии и т.д. Не разрешается выносить документы из читального зала или передавать их другим лицам. Исследователи при получении архивных материалов должны проверить наличие и состояние документов, а при обнаружении дефектов или ошибок нумерации необходимо обратить на них внимание работников архива. В целях сохранения оригиналов документальных материалов в архивах проводится их микрофотокопирование. Оригинал, с которого делается копия, не подлежит выдаче на руки, поэтому исследователь вправе заказать только микрофотокопии. При работе в читальном зале архива исследователь имеет возможность пользоваться не только материалами данного архива по своей теме, но и получить дела из другого архива, представив мотивированное заявление к администрации архива. Для этого необходимые материалы выписываются архивом во временное пользование сроком до трех месяцев. Количество высылаемых дел бывает ограниченным. Работа в ведомственных архивах (архивы учреждений) связана с предоставлением справок по запросам граждан, с выдачей дел в читальном зале, обеспечением структурных подразделений или других подразделений документальными материалами. Документы ведомственных архивов изучаются в читальном зале; там, где читальные залы организовать невозможно или нецелесообразно, для занятий посетителей отводится одна из рабочих комнат. Посетители из других учреждений допускаются к работе к работе на основании официального письма, в котором указываются конкретная тема и хронологические рамки исследуемого материала. Выдача дел структурному подразделению осуществляется на основе разрешения руководителя того учреждения, в котором хранятся архивные материалы. Выдача дел для занятия на дом запрещается. Следует отметить, что исследователь не всегда может получить необходимые документы, даже при наличии разрешения на работу в архиве. Это связано с тем, что некоторые архивные материалы относятся к категории документов, содержащих государственную тайну. При этом отказ архива в предоставлении архивных документов пользователям должен содержать веские причины, срок действия офаничений и дату принятия решения об отказе. По требованию исследователя отказ выдается в письменной форме. Архив может открыть доступ к документам, содержащим конфиденциальные данные, если они используются для социологических или демофафических исследований в обезличенном виде. В этом случае из документов (анкет, личных дел, опросных листов) исключаются данные, позволяющие идентифицировать информацию с конкретным человеком. Если это необходимо для работы над биобибли-Офафическими словарями и энциклопедиями, архив может рассекретить основные биофафические данные. Архивдолжен предупредить пользователя об ответственности за сохранение государственной тайны. Ознакомление с секретными бумагами осуществляется под контролем сотрудника архива в специальном читальном зале. Выдача архивных документов во временное пользование. Для получения разрешения на выдачу документов заинтересованное учреждение должно представить письменный запрос с указанием темы или цели их использования и обоснованием необходимости этой передачи. Оформление выдачи архивных документов во временное пользование производится путем составления специальных актов. В соглашениях указывается состав и содержание документов, обусловливается срок их возвращения и ответственность за сохранность. В тех случаях, когда учреждение-получатель и передающий государственный архив находятся в разных городах, документы направляются сначала в местный архивный орган, который передает их затем учреждению-получателю. |