Архивоведение. Конспект лекций Москва Высшее образование 2007 Содержание Тема I. История и организация архивного дела в России Архивы и архивное дело в России в 1xxv111 вв

• Название: Конспект лекций Москва Высшее образование 2007 Содержание Тема I. История и организация архивного дела в России Архивы и архивное дело в России в 1xxv111 вв
• Анкор: Архивоведение.doc
• Дата: 02.05.2017
• Размер: 0.73 Mb.
• Имя файла: Архивоведение.doc
• Тип: Конспект; #6350
• страница: 2 из 9

Тема 2. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ И ТЕРМИНЫ АРХИВОВЕДЕНИЯ
2.1. Понятие архива

Архивоведение — это научная дисциплина, которая занима­ется изучением и разработкой теоретических, методических и организационных основ архивного дела. Объектом изучения теории и практики архивного дела являются текстовые доку­менты на бумажной основе, научно-технические, кинофото­документы, звукозаписи, микрофильмы и другие документы на различных документальных носителях, как подлежащие архивному хранению, так и хранящиеся в архивах.

Архивами называются учреждение или структурное подраз­деление организации, осуществляющие хранение, комплек­тование, учет и использование архивных документов; а также совокупность документов, образующихся в результате деятель­ности учреждений, обществ или отдельных лиц.

Различают государственные архивы с постоянным и с пере-менным составом документов. Постоянно хранят документы центральные архивы общероссийского значения. Государ­ственные архивы с переменным составом документов — это районные и городские архивы, которым не предоставлено право постоянного хранения материалов; они временно хранят документы, поступающие из учреждений районного (город­ского) звена, сельских учреждений.

Помимо государственных архивов существуют архивы в каждом учреждении, организации. Такие архивы называют­ся ведомственными. Госархив получает дела, обработанные под контролем ведомственного архива. Государственные и ведомственные архивы различаются в правовом положении: госархивы — самостоятельные учреждения; ведомственные архивы в большинстве случаев — структурные подразделения организаций.

2.2. Единица хранения, дело

Классификационные принципы группировки единиц хране­ния. Отдельная группа документов, которые учитываются в архиве под самостоятельным номером, представляет собой единицу хранения. Обычно архивные материалы объединены по тематическому признаку или по видам документов, также это может быть отдельно выделенный документ. Каждая еди­ница хранения является учетно-классификационной единицей в пределах архивного фонда. Группируются единицы хранения с учетом следующих классификационных принципов:

• структурный принцип применяется для группировки дел по их принадлежности к структурным подразделениям, в дея­тельности которых они образовались;

• хронологический принцип служит для группировки дел с учетом периодов времени (год, месяц и т.д.), к которому от­носятся документы;

• отраслевой, функциональный, тематический, предметно-вопросный принципы используются для группировки дел в соот­ветствии с отраслями деятельности и функциями фондообра-зователя, по темам или вопросам, отраженным в содержании документов;

• номинальный принцип используется для группировки дел по их роду (дела, сборники, книги, журналы и т.д.) и видам документов (приказы, протоколы и т.д.);

• авторский принцип применятся для группировки дел по названиям учреждений или фамилий лиц, которые являются авторами документов;

• корреспондентский принцип служит для группировки дел по названиям учреждений или лицам, в результате переписки с которыми были заведены эти дела;

• географический принцип употребляется для группировки дел по определенным территориям, с которыми связаны авто­ры, корреспонденты или содержание документов.

Дело как единица хранения. Как правило, единицей хране­ний является дело. Если оно состоит из нескольких частей, то каждая из них представляет собой единицу хранения.

Дело — это обособленная, связанная по содержанию со­вокупность документов учреждений, предприятий, органи­заций. Дела относятся к одному вопросу, событию, объекту и объединены единым процессом делопроизводства. Описание дел предполагает выявление и письменное обозначение на их обложках следующих обязательных характеристик: 1) название организации и ее структурной части; 2) индекс дела по но­менклатуре; 3) заголовокдела; 4) крайние даты; 5) количество листов; 6) срок хранения; 7) архивный шифр. Эти характери­стики в совокупности составляют элемент информации о деле, являющейся описью.

Характеристики дел, отличающихся от основного состава фонда по языку, способу воспроизведения, материалудополня-ются характеристиками с указанием этих особенностей. Дела, имеющие особо ценные документы, при их описании сопро­вождаются аннотацией, а также сведениями о подлинности, степени полноты и способе воспроизведения этих документов. При описании многотомных дел вводится характеристика, указывающая номер тома.

Отдельные структурные элементы описи дела. Состав и форма изложения информационных характеристик при описании дел с учетом дифференцированного подхода к описанию зависят от категории описываемых документов.

Название учреждения определяет фондовую принадлежность дела. Оно пишется в виде полного и в скобках официально при­нятого сокращенного наименования. Полное наименование учреждения пишется с указанием вышестоящего ведомства, в систему которого данное учреждение входит. Если название учреждения менялось, то на обложке указываются все наиме­нования, которые учреждение имело в период, отраженный в документах дела. В случае, когда дело было заведено в одном учреждении, а закончено в другом, на обложку выносится наи­менование последнего учреждения, так как именно к его фонду следует относить данное дело. Название первого учреждения, если оно зафиксировано на обложке., не зачеркивается.

Вслед за названием учреждения указывается название струк­турной части, к которой относится данное дело. Обозначение этой характеристики обеспечивает быструю классификацию дел в пределах фонда. Если название структурной части ме­нялось, то при обозначении этой характеристики следует по­ступать так же, как при описании названия фонда.

Индекс дела представляет собой условное (цифровое, бук­венное или смешанное) обозначение порядкового номера дела по номенклатуре и структурного подразделения учреждения, к которому относится дело в соответствии с классификацией дел в учреждении. Индексы дел отражают систему организации документов в делопроизводстве. При описании дел в государ­ственных архивах индексы дел, проставленные в делопроиз­водстве, сохраняются, так как облегчают систематизацию, показывают степень сохранности, полноты материалов фонда, способствуют ускорению поиска документов.

Архивный шифр дела определяется на основании описи и пред­ставляет собой совокупность сведений о его местонахождении: сокращенное обозначение архива, номера фонда, описи, дела. Архивный шифр является «адресом» каждого дела, его поис­ковым образом, на который даются ссылки при использовании архивных материалов. При использовании документов в печати, вьиаче справок, копий и выписей, а также при выделении не подлежащих хранению документов к уничтожению все ссылки даются на архивный шифр дела, в необходимых случаях в состав ссылочных данных включаются и номера листов дела.

Архивный шифр, состоящий из сокращенного обозначения названия архива, в котором хранится дело, номера фонда, но­мера описи и порядкового номера дела по описи, указывается на обложке дела. Как правило, архивный шифр проставляется на обложке в специальном штампе, изготовляемом типограф­ским способом, или штемпелем.

Датировка. Внутри дела документы должны быть рас­положены таким образом, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. Поэтому документы располагаются в хронологическом порядке: входя­щие — по датам их поступления, копии исходящих — по датам их составления (отправления) или по алфавиту авторов и кор­респондентов. Начальная и конечная даты дела называются его крайними датами, которые могут исчисляться и одним днем, и рядом лет.

Точность датировки зависит от категории фонда и инфор­мационных потребностей, предъявляемых к данному делу. Для распорядительной документации (приказов, протоколов) фондов первой и второй категорий, а также в заголовках, пред­ставляющих собой «дела», рекомендуется указание полной датировки (года, месяца и числа). Такие дела, как «материалы», «переписка» и др., заводимые по номенклатуре дел ежегодно, могут быть датированы лишь годом. Однако, если дело состоит из нескольких томов (частей), на обложке следует указывать даты начала и окончания каждого тома. Отдельные документы или дела, для которых точная датировка имеет особое инфор­мационное значение (доклады, листовки), также обозначаются точными датами. Датировка в делах фондов третьей категории, как правило, может быть ограничена годом. Для планов, от­четов и других документов, которые датируются в заголовках, даты их составления на обложках дел не указываются. Если в деле имеются документы-приложения за более ранние годы, это оговаривается с новой строки после даты: «Имеются до­кументы за... год».

За основу датировки берутся дата составления (для отпус­ка исходящего документа) и дата получения (для входящего документа). Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами. Стиль, по которому дело было датировано, не изменяется.

При невозможности точного определения даты приблизи­тельные даты заключаются в квадратные скобки с указанием пределов точности: [не ранее 1927 г.]. При невозможности определения дат на обложке делается соответствующая ого­ворка: «без даты».

Элементы заголовка дела. Дело всегда имеет заголовок, ко­торый четко и в обобщенной форме должен отражать основное содержание и состав документов дела. При описании доку­ментов в государственных архивах заголовки, составленные в делопроизводстве, уточняются. Если в заголовках неточно или неполно изложены отдельные элементы, то они составляются заново. Основой для составления заголовков дел в делопро­изводстве учреждений, организаций и предприятий служат наименования вложений.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел. Если дело будет состоять из нескольких томов и частей, то со­ставляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

Заголовок дела обязательно вносится в опись. Он фиксиру­ется в том виде, как написан на обложке дела, без изменений и сокращений. При внесении в опись подряд нескольких дел с одинаковыми или типовыми заголовками полностью пишется только заголовок первого дела, остальные обозначаются сло­вами «то же». При наличии характеристик, присущих только данному делу, они вносятся в опись полностью после слов «то же». Если в деле есть аннотация, то она вносится в ту же гра­фу описи, что и заголовок, но с новой строки, с отступом от левого края графы на 2—3 см. Так же указываются и внешние особенности дела:

• обозначение автора предоставляет возможность уяснить подлинный смысл и степень достоверности фактов, изложен­ных в документах дела; • корреспондент или адресат в составе элементов заголовка указывает на те организации и лица, с которыми был связан фондообразователь своей деятельностью;

• предмет (вопрос, факт, явление, событие) отражает со­держание документов, освещаемых в деле. В составе заголовка этот элемент имеет особо важное значение и должен быть точно и ясно сформулирован;

• географический элемент в составе заголовка показывает территориальные связи фондообразователя. Причем обозначе­ние местности (территории) в деле может относиться к указа­нию местонахождения как авторов документов, так и адресатов и корреспондентов. Кроме того, оно может показывать место событий, отраженных в содержании документов дела;

• хронологический элемент (даты начала и окончания дела) обеспечивает возможность поиска документов за конкретный период, способствует классификации дел по хронологическому признаку, облегчает раскрытие исторических связей между со­бытиями и фактами, отраженными в документах дела.

• формальные признаки документа содержат указание о подлинности, степени полноты, способе воспроизведения, внешних и других особенностях документов дела.

При описании дела, состоящего из одного документа, его заголовок может быть ограничен обозначением вида (разно­видности) документа, его автора, содержания и в некоторых случаях даты. При этом обозначение учреждения — авторадо-кумента необходимо в заголовке, если документ получен из дру­гого учреждения, и опускается, если описываются документы, созданные в данном учреждении. В заголовке дела, состоящего издокумента внешнего обращения, помимо названных данных указывается адресат. При описании дел, состоящих из многих документов, в заголовках в обобщенном виде должны быть обозначены состав этихдокументов и их содержание. При этом обозначение составадокументов не должно заключаться в пере­числении их разновидностей, а обозначение содержания — в перечислении предметов, о которых говорится в тех или иных документах. Главное внимание должно быть обращено на со­ставление суммированной (обобщенной) характеристики со­става документов и предметов, подвергшихся документирова­нию, которая бы ярко и ясно отражала функции и направления деятельности учреждения-фондообразователя.

Обозначение состава документов дела достигается путем указания рода или разновидностей его документов. Родо­вое понятие «материалы» применяется в тех случаях, когда описываемое дело состоит из документов различных разновидностей, относящихся к одному вопросу, но не связанных между собой последовательностью делопроизводства. Понятие «дело» применяется главным образом в отношении судебных, следственных и личных (персональных) дел. Родовое понятие «переписка» применяется к комплексу документов-запросов и документов-ответов, который возник в результате обмена информацией между учреждениями или лицами по определен­ному кругу вопросов. При описании «переписки» в заголовке дела помимо рода указываются корреспонденты и вопросы его содержания.

Многие функции, направления и участки деятельности учреждении (управление, учет, планирование) документируют­ся путем создания твердо установившихся, стабильных видов и разновидностей документов (приказов, распоряжений, планов, отчетов, инструкций и др.). Так, документы-приказы отражают распорядительные действия руководителя учреждения, доку­менты-протоколы — работу и решения коллегиальных органов. Эти документы объединяются в делопроизводстве в дела по их разновидностям. Обозначение разновидности документов во множественном числе будет одновременно и обозначением рода дела. Описание дела, состоящего из документов одной разновидности, совпадает с описанием одного документа. При описании в заголовке документа распорядительного или колле­гиального характера (приказы, протоколы) указываются номера этих документов, их авторы, период времени, к которому они относятся, подлинность или копийность документов. Содержа­ние такого рода документов, как правило, не раскрывается, так как оно касается многих вопросов. Содержание не раскрывается и в том случае, если обозначение состава документов дела в за­головке дает обобщенную информацию о его содержании.

Описание документов в заголовке не исчерпывается обо­значением рода дела или разновидности документов, автора документов и времени создания, а требует самостоятельного обозначения предметов их содержания, которое может быть обозначено путем наименования действий, явлений, фактов, событий, лиц, географических наименований, о которых идет речь в тексте документов. К обозначению в заголовках пред­метов необходим дифференцированный подход в зависимости от категории фондов. Так, для уникальных и особо ценных документов отмечается способ воспроизведения, если это име­ет существенное значение для обозначения их содержания (автограф выдающегося лица, гектографированная подполь­ная листовка и т. д.). К внешним особенностям документов и дел относятся особый материал обложки или переплета, наличие украшений, особый писчий материал, язык доку­ментов (отличный от языка, на котором написаны остальные документы фонда), оригинальные печати, миниатюры. Все эти особенности при описании уникальных и особо ценных документов обозначаются после заголовка, с новой строки, а при аннотировании — после аннотации. На обложке ниже заголовка аннотации указываются дата (год) образования ее в делопроизводстве или крайние даты документов дела. Точность датировки зависит от категории фонда и информационных потребностей, предъявляемых к данному делу.

Количество листов и срок хранения дела. Учет состава дел ведется путем нумерации листов и имеет важное значение, поскольку обеспечивает сохранность отдельных документов внутри дела. В архивной практике установился твердый по­рядок проведения нумерации листов, обеспечивающий учет и сохранность не только отдельных документов, но и каждого листа документа, поступающего в государственный архив. За датой на обложке дела с новой строки указывается количество его листов (например, «на 118 листах»). Обозначение коли­чества листов необходимо в целях контроля и обеспечения сохранности документов дела.

Нумерация листов проводится черным графитным каранда­шом или нумератором в правом верхнем углу листа, не задевая текста. Обороты листов не нумеруются, имеется в виду, что при ссылке на оборотные стороны листа документа будет простав­ляться номер листа с добавлением букв «об.». Если проводится перенумерация листов дела, то старый номер листа зачеркива­ется косой чертой, но так, чтобы его можно было прочитать.

Не разрешается нумерация листов цветными карандашами, поскольку они неустойчивы при хранении, а при проведении микрофильмирования или фотографирования документа над­пись цветным карандашом не всегда пропечатывается.

В конце каждого дела на отдельном чистом листе делает­ся заверительная надпись, в которой цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов, а также оговариваются особенности нумерации листов и физического состояния документов дела.

Ниже количества листов для дел временного хранения указывается срок хранения, а для дел постоянного хранения пишется: «хранить постоянно».

Внутренняя опись дел. К наиболее ценным делам составляет­ся внутренняя опись. В ней перечисляются все документы, входя­щие и состав дела; указываются номера (индексы) документов, ихсодержание, даты, адресаты или авторы документов, номера листов. Внутренняя опись заверяется ее составителем. Листы внутренней описи нумеруются особой нумерацией. Количество листов обозначается в заверительной надписи после общего количества листов.
2.3. Архивный фонд, фондообразователь

Понятие архивного фонда, фондообразователя. Докумен­тальный фонд. Архивный фондом называется принятый на государственное хранение комплекс документов, образовав­шихся в процессе деятельности учреждений, организаций. предприятий, отдельного лица (семьи, рода), имеющих между собой исторические и (или) логические связи. Учреждения, организации, предприятия, войсковые части, отдельные лица и др., в деятельности которых образуются документы, на­зываются фондообразователями. В состав Архивного Фонда РФ входят архивные документы независимо от источника их происхождения и способа создания, вида носителя, форм собственности и места хранения, в том числе управленческая, юридическая документация, документация, содержащая ре­зультаты конструкторских, технологических работ, документы на электронных носителях.

Архивный фонд выступает в качестве классификационной и учетной единицы, распространяемой на все комплексы до­кументов, находящиеся в архивах, независимо от способа и техники их создания. Объем архивных фондов исчисляется количеством единиц хранения и может колебаться от одной единицы хранения до сотен тысяч единиц хранения.

Формируется архивный фонд из материалов документаль­ного фонда — так называется вся совокупность документов (независимо от их ценности и места нахождения), возникших в процессе деятельности какого-либо фондообразователя. Особенность документального фонда состоит в том, что он включает материалы как с постоянными, так и с временными сроками хранения и не имеет стабильного состава. Важнейшую роль при классификации документов играет принцип недроби-мости архивных фондов. В соответствии с этим принципом ком­плектование архивов должно осуществляться таким образом, чтобы материалы одного фонда полностью концентрировались в одном архиве. В пределах архивного фонда учетно-классифи-кационной единицей является единица хранения документов. Архивные материалы включаются в состав Архивного Фонда РФ на основании экспертизы ценности и подлежат государ­ственному учету. Дело фонда. Существует так называемое дело фонда, т.е. дело, заводимое в архиве для хранения документов по истории и со­стоянию архивного фонда. В дело фонда помещаются:

• историческая справка о фондообразователе;

• схема систематизации дел фонда;

• рабочая инструкция по обработке материалов;

• акты о приеме материалов;

• акты о выделении материалов к уничтожению как не под­лежащих хранению;

• акты проверки наличия и состояния материалов;

• акты о неисправимом повреждении материалов;

• копии характеристик фонда, составленных для путево­дителя;

• обзоры фонда;

• справки об использовании материалов фонда и др.

. Если документы, подлежащие включению в дело фонда, находятся вделопроизводстве архива, то вдело фонда помеща­ется справка с перечислением этих документов и указанием их местонахождения. Каждому делу фонда присваивается номер и название данного фонда. Дела фондов хранятся в порядке их номеров.

Документы о поступлении и выбытии материалов фонда, о переименовании фондообразователя и об изменениях в справочном аппарате фонда включаются в дело фонда только после отметки на этих документах о произведенных записях в списке фондов, листе фондов, в описях, реестре описей. Вы­полнение этого требования обеспечивает контроль за своевре­менным отражением в учетных документах всех происходящих с фондом изменений. Все листы фонда должны быть подшиты и пронумерованы; на документы дела фонда составляется внутренняя опись.

Проблемы фондообразования. В настоящее время социально-политические и экономические изменения в нашей стране по­ставили перед архивоведением и архивным делом ряд вопросов, требующих новых решений. К их числу относится фондирование документов, т.е. организация хранения и учета документации государственных и общественных организаций, отличающаяся от ранее существовавшей системы советских органов власти, организаций, предприятий и учреждений. Проблема заключа­ется в том, что самостоятельным фондообразователем может быть организация, не зарегистрированная в установленном порядке и не имеющая статуса юридического лица. И в этом случае наибольшую трудность при фондировании докумен­тов вызывает вопрос, возник ли новый фондообразователь в результате происшедших с организацией изменений и из его документов надо создавать самостоятельный архивный фонд, или имела место реорганизация прежнего фондообразователя, и его архивный фонд следует продолжать.

В дополнительном изучении нуждается и вопрос создания объединенных архивных фондов. Решение вопросов фонди­рования неразрывно связано с практикой комплектования, поэтому уже на стадии включения фондообразователя в список источников комплектования следует продумывать порядок организации его документов в архиве. Необходимо, чтобы этой проблематике больше внимания уделяли архивные структуры, работающие с ведомствами: они первыми получают инфор­мацию о происходящих с фондообразователями изменениях и должны оперативно ставить и решать эти вопросы совместно с ВНИИДАД и научно-совещательными органами архивных учреждений.

С развитием новых информационных технологий обра­зовался новый вид источников — электронные документы, в которых информация представлена в электронно-цифровой форме. Опыта хранения таких документов в нашей стране меньше, чем, например, на Западе. Вопрос об организации хранения электронных документов в государственных архивах требует дальнейшей разработки.
2.4. Архивные коллекции

Архивной коллекцией называется совокупность отдельных документов и дел, образовавшихся в процессе деятельности различных фондообразователей (организаций или лиц), объ­единенных по тематическому, номинальному, авторскому, хронологическому или какому-либо иному признаку, например «Мемуары», «Документы участников Великой Отечественной войны 1941-1945 гг.».

Признаки группировки документов могут сочетаться между собой. Выбор того или иного признака зависит от специфи­ки документов и целей образований коллекции. В основе некоторых коллекций лежит принцип происхождения; такие коллекции сложились в процессе деятельности организации или лица. Основой образования других коллекций является принцип логической связи, т.е. комплексы собраны искусствен­но. В отличие от архивных фондов для архивных коллекций характерно преобладание не исторических, а логических связей . Обычно коллекции поступают в архив в виде уже сложившихся документальных комплексов или создаются из отдельных разрозненных документов, которых слишком мало для того, чтобы организовать из них самостоятельные архивные фонды.

Объединенный архивный фонд создается в государственном архиве исходя из требований целесообразности для облегчения пользования документами и упрощения учета, так как наличие архивных коллекций уменьшает количество фондов, преимущественно мелких. Объединение фонда проводится на основе нескольких признаков, объединяющих материалы, после тщательного изучения документов. В первую очередь применяются признаки общности функций, административ­но-территориальной принадлежности (одного района, города, области и т.п.), принадлежности к одной отрасли экономики.

Архивные коллекции могут быть собраны каким-либо част­ным лицом и поступить в таком виде в архив (коллекции древних рукописей, автографов, нотных рукописей и т.п.). В названии архивной коллекции указывается признак (признаки) по кото­рому объединяются документы.

Ра и ювидностью архивной коллекции является персональное собрание — коллекция, состоящая из автографов и других до­кументов какого-либо выдающегося деятеля, а также из мате­риалов о нем, независимо от их происхождения.

Объем коллекций исчисляется количеством единиц хране­ния. Каждая коллекция учитывается как отдельный фонд.
2.5. Государственный архивный фонд

Государственный архивный фонд (ГАФ) представляет собой совокупность документов, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое, культурное или иное государственное значение, независимо от времени их образования, техники и способа воспроизводства. В него входят все документальные материалы, находящиеся на госу­дарственном хранении, а также те материалы, которые в со­ответствии со специальными правилами подлежат передаче на государственное хранение из учреждений и организаций. ГАФ образован с целью централизованного учета и хранения Документов, их всестороннего изучения и использования. Еди­ный государственный архивный фонд был образован в 1918 г. В состав ГАФ входят следующие группы документов.

1. Архивы дореволюционной России.

2.Документы, образованные в результате деятельности всех высших, центральных и местных органов государственной власти и государственного управления, прокуратуры, военных Учреждений, научных, учебных, культурно-просветительских организаций, предприятий и отдельных лиц Советской России; материалы учреждений, находящиеся за границей (посольства, консульства и т.д.).

3. Документы центральных и местных органов духовного управления, церквей и монастырей всех вероисповеданий.

4. Документы органов власти и управлений различных пра­вительств, притязавших на государственную власть на какой-либо территории, входящей ныне в состав СССР (например, Сибирское правительство Колчака).

5. Документы государственных и общественных деятелей, ученых, деятелей культуры и искусства, дореволюционного периода и советской эпохи.

6. Письменные памятники истории, права, литературы, ис­кусства; научно-техническая документация; кинофотофонодо-кументы; иллюстрированные, рукописные, печатные и другие материалы, выпускавшиеся со специальной целью агитации и пропаганды (плакаты, воззвания, листовки и др.); микрофото­копии документов.

7. Копии документов иностранных архивов, освещающих историю нашей страны.

На современном этапе к федеральной собственности ГАФ РФ относятся архивные фонды и архивные документы федеральных государственных архивов и центров хранения документации, архивные фонды и архивные документы, образовавшиеся и образующиеся в деятельности федеральных органов государ­ственной власти, Генеральной прокуратуры РФ, Центрального банка РФ и других банков, отнесенных к федеральной соб­ственности, а также учреждений, организаций и предприятий, отнесенных к федеральной собственности, архивные фонды и архивные документы, полученные в установленном порядке от общественных и религиозных объединений и организаций, юридических и физических лиц. Негосударственную часть Ар­хивного фонда Российской Федерации составляют архивные фонды и архивные документы, находящиеся в собственности общественных объединений и организаций, а также с момента отделения церкви от государства — в собственности религиоз­ных объединений и организаций, действующих на территории России, или в частной собственности и представляющие собой историческую, научную, социальную, экономическую, полити­ческую или культурную ценность.

Постоянное хранение документов государственной части Архивного фонда Российской Федерации осуществляют го­сударственные архивы, государственные музеи и библиотеки. Временное хранение документов государственной части Архивного фонда России осуществляют центральные органы исполнительной власти Российской Федерации, государствен­ные учреждения, организации и предприятия в создаваемых ими ведомственных архивах. Документы ГАФ подлежат обя­зательной классификации, которая предполагает их научную группировку с целью правильного распределения по государ­ственным архивам. Наиболее общим классификационным признаком является признак группировки документов по историческим эпохам.

Документы ГАФ не могут продаваться и покупаться учреж­дениями, предприятиями или частными лицами.
2.6. Частные (личные) архивы

Фондом личного происхождения являются документы, пере­данные владельцем (собственником) на хранение в архив. Фон-дообразователями могут быть государственные, политические и общественные деятели, деятели науки и техники, литературы и искусства и другие лица, в процессе жизни которых образуются документы, представляющие определенную ценность.

Признаки классификации материалов фондов личного про­исхождения. В личных фондах содержатся разнообразные по составу и содержанию документы, характеризующие жизнь и деятельность фондообразователей: личные документы, руко­писи, письма, материалы, свидетельствующие о политической, общественной, производственной или иной деятельности, изобразительные материалы и др. В силу этого особенность классификации документов личных фондов состоит в том, что к ним не могут быть применены единая система построения фонда, а также общие признаки группировки, которые распро­странялись бы на весь состав материалов фонда в целом, как это имеет место при классификации документов учреждений. При классификации документов в пределах самых крупных групп могут применяться различные признаки группировки: тематический, предметно-вопросный, номинальный, жанро­вый, авторский, корреспондентский, хронологический и др.

Материалы учреждений уже в процессе своего создания регламентируются и организуются деятельностью фондо-образователя и системой делопроизводства, что дает возмож­ность сохранить в архиве историческую последовательность их образования и организационную обособленность. Что касается документов личных фондов, то они, как правило, не имеют следов какой-либо организации и отличаются большим разнообразием. Конкретное наименование разделов схемы I и последовательность их расположения зависят от характера деятельности фондообразователя, особенностей состава, содер­жания и объема его документов. Если в личном фонде находятся материалы родственников фондообразователя, то эти документы могут составить самостоятельные группы, созданные по автор­скому признаку.

Материалы личных фондов на первой ступени классификации (т.е. при создании наиболее крупных групп) могут объединяться по нескольким признакам. В основу первоначальной группи­ровки документов положены отдельные темы (биофафия в целом, служебная и общественная деятельность, творчество и др.) и виды документов (переписка). Такой признак классифи­кации материалов называется тематическим и номинальным. Тематические разделы схемы отражают основные направления деятельности фондообразователя (служебной, общественной, личной жизни). Конкретное наименование разделов схемы и по­следовательность их расположения зависят от характера деятель­ности фондообразователя, особенностей состава, содержания и объема его документов. Например, в фондах государственных и общественных деятелей, а также деятелей народного хозяйства основную ценность представляют материалы их служебной и общественной деятельности, поэтому при организации мате­риалов этих фондов они выносятся на первое место. В составе фондов деятелей науки и культуры наиболее ценной частью являются творческие материалы, которые помещаются перед всеми остальными документами. В фондах писателей рукописи художественных произведений могут группироваться по жанрам (романы, повести, рассказы, очерки идр.), переписка — по кор­респондентам и т.д. Схемы классификации документов в таких типах фондов личного происхождения, как семейные и родовые фонды, определяются составом фондообразователей, характе­ром их деятельности, видами документов и их количеством.

Виды и значение фондов личного происхождения. Частные фонды подразделяются на личные, семейные и родовые фонды. Личный фонд — это совокупность документов, образовавшихся в процессе жизни и деятельности отдельного лица. Семейный фонд — совокупность документов, образовавшихся в процессе жизни и деятельности членов одной семьи. Родовой фонд — сово­купность документов, образовавшихся в процессе жизни и дея­тельности представителей одного рода. В отличие от семейного фонда, который содержит материалы не более трех поколений, в родовом фонде представлены документы не менее четырех поколений.

Каждый личный фонд составляет единый комплекс доку­ментов, который не подлежит дроблению, даже если фондо-образователь жил на рубеже двух исторических эпох. Кроме того, личный фонд может содержать материалы, образовав­шиеся после смерти фондообразователя: некрологи, статьи, воспоминания о нем и т.п.

В состав личного фонда помимо собственно личного архива фондообразователя (личные документы, рукописи, переписка и пр.) могут входить отдельные материалы близких родственников (родителей, жены или мужа, братьев и сестер и пр.), если эти до­кументы имеют значение для характеристики фондообразователя. Если отдельные родственники основного фондообразователя сами являются выдающимися деятелями, то совокупность доку­ментации всех этих лиц образует не личный, а семейный фонд.

В состав родовых фондов помимо документов представите­лей рода могут входить материалы хозяйственных учреждений, например вотчинные управления, конторы.

Определение границ частных фондов связано с установлением хронологических рамок жизни фондообразоваелей.

Название архивного фонда личного происхождения состоит из фамилии, имени, отчества лица, а также указания рода деятель­ности (профессии), служебного положения, ученых званий.

Важно отметить своеобразие частных архивов. Многие частные архивные материалы образовались в XIX в. Архивы государственных учреждений всегда подвергались со стороны правительства различным мероприятиям, например раздробле­нию, слиянию, упразднению, частичной концентрации архивов ит.п. Документальные материалы неоднократно являлись объ­ектами реформаторских проектов. Однако что касается архивов отдельных лиц, то на них, как правило, правительственные мероприятия не распространялись. Частновладельческие архивы накапливались в частных руках как продукт частной жизни и частной деятельности либо отдельныхлиц, либо целых семейств и родов. Раньше такие архивы, обычно не наследова­лись государством на правах государственной собственности. После смерти того или иного обладателя архива или после пре­кращения той или иной фамилии или рода ихдокументальные материалы ожидала различная судьба. Они либо переходили в различные библиотеки и музеи в порядке завещания, даре­ния, покупки, либо распылялись по частным рукам. Иногда материалы конфисковывались правительством в карательном порядке и частью включались в существовавшие библиотеки, частью распределялись между различными учреждениями, частью «прилипали» к рукам сановников, производивших конфискацию, частью прямо уничтожались. Витоге всей этой разнообразной судьбы частные архивы приводились к крайнему распылению и к большим утратам.

Охарактеризованное специфическое положение частных архивов придает им особое значение. В них отражались явле­ния и факты, часто не нашедшие освещения в официальных документах. Будучи распылены по музеям и библиотекам, они создавали между архивами, с одной стороны, и музеями и библиотеками — с другой, своеобразное переплетение, требуя от исследователей корректирования известий официальных источников данными, сосредоточенными в материалах руко­писных отделений музеев и библиотек. Кроме того, поскольку в частные архивы разными путями просачивались и документы учрежденческих архивов, частные архивы сплошь и рядом существенно дополняли своими материалами официального происхождения фонды ведомственных архивов. Распыленные по частным рукам личные архивы ставили исследователей в зависимость от воли их собственников. Если многие прави­тельственные архивы являлись для исследователей запретной зоной, то частные архивы могли быть вообще не доступны.

Типизация архивов частного происхождения в зависимости от состава документов. Характер состава материалов частных архивов определяется способами и целями накопления доку­ментальных материалов в частных руках. Если документы от­лагались у данного лица как органический продукт его частной жизни и деятельности, то у такого лица формировался част­ный архивный фонд. При этом цели сохранения накопленного фонда могли быть различными. Собственник документальных материалов мог хранить их для подтверждения в нужных слу­чаях своих прав на то или иное имущество, те или иные при­вилегии и т.п. Он мог хранить материалы и в целях освещения истории своего рода, от которого он унаследовал свои права и преимущества. Хозяйственная деятельность собственника такого архива требовала сохранения документов, в которых были зафиксированы те или иные итоги этой деятельности. Художник, писатель, ученый, политический и общественный деятель часто хранили материалы, в которых отразился процесс их творческой деятельности. Таким образом, в зависимости от охарактеризованных целей накопления и хранения материалов могли складываться частные архивы юридические, хозяйственные, генеалогические, литературные, научные и т.п. Само собой разумеется, что каждый из названных типов частных архивов существовал не в чистом виде, а с примесью материалов из других типов, но профиль его определялся преобладанием тех или иных материалов.

Если же материалы данного собственника являлись органи­ческим отражением жизни и деятельности других лиц и данным собственником были специально собраны теми или иными способами, то такие материалы составляли искусственное со­брание, или коллекцию. Здесь также могли быть разные цели. Одни коллекционеры собирали автографы известных людрй независимо от их содержания; другие, наоборот, подбирали материалы по содержанию на интересовавшие их темы; третьи коллекционировали документы по наиболее характерным и ярким палеографическим, геральдическим и тому подобным признакам; четвертые разными путями приобретали целые фонды или фрагменты фондов и смешивали их, группируя документы из названных фондов по различным произвольным признакам.

Таким образом, частные архивы распадаются на архивы фондового характера и коллекционного типа, но бывают и смешения частных архивов. Например, в составе коллекций могут быть архивные фонды, а в составе фондов могут ока­заться отдельные коллекции. Различие заключается в том, что присутствие в составе коллекций целых архивных фондов или их частей не делает коллекцию фондовым архивом, так как находящиеся в ней фонды отложились вне собственника коллекции. Точно так же наличие в фондовом архиве той или иной коллекции не превращает такой архив в искусственное со­брание, если эта коллекция оказалась в составе частного фонда как рабочий материал, нужный фондообразователю в его работе и, следовательно, органически сросшийся с его фондом.

История развития фондов частного происхождения. Ранние частные собрания документов представляли собой комплексы преимущественно хозяйственных и частноправовых документов наряду со списками культовых книг и литературных произ­ведений. Эти собрания отражали как практическую деятель­ность их обладателей, так и их потребность в просвещении, их вкусы и интересы. Поместно-вотчинные архивы состояли из документов, являвшихся доказательствами прав на поместья и вотчины, а также отлагавшихся в результате хозяйственной Деятельности обладателей поместий и вотчин. В них хранились грамоты о пожаловании за службу земли, выписи из писцовых, переписных, межевых и других книг писцового дела, определявших границы и состав поместий и вотчин, раздельные акты, заемные, закладные и кабальные записи, т.е. все документы, в которых фиксировались как отношения к совладельцам-родственникам, так и отношения к крестьянам. Зарождается ведение в поместьях и вотчинах приходорасходных книг и отчетности. В собственно фамильных архивах хранились до­кументы о родовитости и служебных заслугах предков, например родословные книги, разрядные книги (о прохождении службы), решения по местническим спорам, другие документы. Наряду с юридическими материалами в фамильных архивах сберега­лась переписка родственников. Оба названных типа архивов не существовали в чистом виде: в одном и том же архиве хранились документы и поместно-вотчинного, и генеалогического харак­тера. Далее количество и состав частных архивных материалов усложняются.

В XVIII в. растут ценнейшие частные коллекции рукописей и отдельных документов исторического, литературного и на­учно-художественного характера. Связи молодой Российской империи с Западной Европой, тяга господствующего класса к овладению знаниями и самообразованию, интерес отдельных представителей его к культуре, науке, искусству, потребность на разных поприщах государственной деятельности в позна­нии как природных богатств страны, так и ее прошлого — все это способствовало возникновению в данный период типа энциклопедически образованного любителя-коллекционера, который по своей общественно-государственной деятельности мог быть и крупным администратором, и военным деятелем, и дипломатом. Собирательская деятельность этих коллекци­онеров показывает, что в XVIII в. в рядах господствовавшего класса в первую очередь действительно ощущалась потреб­ность в собирании и сохранении исторических памятников, рассеянных по частным рукам, но разрешалась она созданием лишь новых частных коллекций.

XIX столетие, с его зарождением и развитием капитализма, дало новый толчок образованию частных архивов. Уже в старых вотчинных архивах появляются новые документальные отложе­ния, свидетельствующие о внедрении в помещичье хозяйство вольнонаемного труда, например, документы о найме и уволь­нении сельскохозяйственных рабочих, ведомости об уплате им жалованья и др. На смену крепостной фабрике пришли капи­талистические предприятия, явившиеся новыми фондообразо-вателями частных архивов. Тип частного поместно-вотчинного архива дополняется типом частного фабрично-заводского ар­хива. Меняется итип коллекционера. Крупные коллекционеры выдвигаются из рядов купечества. В ХГХ в. коллекционерство становится в значительной мере коммерческим делом: книго­продавцы, торговцы старой книгой — антиквары скупают из частных рук старинные рукописи и документы. Наряду с кол­лекционерами-одиночками в XIX в. появляются и коллектив­ные коллекционеры частных архивов. Так, с возникновением в Петербурге и Москве ученых исторических археографических и истор'ико-литературных обществ и организаций в их распоря­жение стали поступать в порядке покупки или дарения мате­риалы из частных архивов. В значительно больших размерах концентрировались собрания документов из частных архивов в рукописных отделах Петербургской публичной библиотеки, Исторического музея, Третьяковской галереи и др. Серьезную работу по собиранию материалов личных фондов деятелей литературы и искусства начали проводить возникшие в послед­ней трети XIX — начале XX в. мемориальные музеи, например музей А.С. Пушкина при Александровском лицее, Пушкин­ский дом, музеи М.Ю. Лермонтова, М.И. Глинки, Л.Н. Толс­того и др. Собирало частные архивы и старейшее ученое учреж­дение страны — Академия наук, библиотека которой сконцен­трировала в то время в своем рукописном отделении архивы многих революционных и общественных деятелей. В глу­бинных местах России роль коллективных коллекционеров пытались взять на себя, да и то лишь в некоторой степени, губернские ученые архивные комиссии.

В начале XX в. категория частновладельческих архивов обо­гатилась архивами монополистических организаций русского и иностранного капитала— банков, акционерных обществ, синдикатов. Отлагавшиеся в данных архивах документальные материалы — уставы этих организаций, списки учредителей и акционеров, ежегодные отчеты и балансы оборотов, а главное — журналы заседаний советов, протоколы общих собраний членов, переписка и договоры с владельцами отдельных предприятий и проч. — отражали политику монополистического капитала в экономике страны, направленную на достижение сверхприбылей за счет разорения и обнищания трудящихся масс, милитаризации народного хозяйства, развязывания империалистических войн. Банки, помимо сосредоточения всвоих архивах указанных мате­риалов, непосредственно связанных с деятельностью, открыли У себя частным лицам приют для хранения в сейфах ценностей, втом числе и частных архивов и коллекций.

В XIX — начале XX в. большое развитие получили личные архивы революционеров, общественных деятелей, писателей, ученых, художников.