Архивоведение. Конспект лекций Москва Высшее образование 2007 Содержание Тема I. История и организация архивного дела в России Архивы и архивное дело в России в 1xxv111 вв
 Скачать 0.73 Mb.
|
|
Проведение экспертизы ценности архивных материалов. Экспертиза ценности документов осуществляется уполномоченным органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела, государственным, муниципальным архивом совместно с собственником или владельцем архивных документов. Экспертиза ценности документов осуществляется в несколько этапов: сначала производится оценка материала в процессе его образования; устанавливаются возможные сроки хранения дел; затем выделяются к уничтожению все дела временного хранения по мере истечения сроков их использования. Завершающий этап — окончательный отбор документов на постоянное хранение. Непосредственная работа по экспертизе ценности документов возлагается на экспертные и экспертно-проверочные комиссии. Экспертные комиссии (ЭК) создаются во всех учреждениях, организациях и на предприятиях страны. В министерствах и центральных учреждениях ведомств организуются центральные экспертные комиссии (ЦЭК), а в структурных подразделениях ведомств — экспертные комиссии подразделений. ЭК. имеются также в областных архивах и их филиалах. Экспертно-проверочные комиссии (ЭПК) функционируют при архивных управлениях субъектов Федерации, а также в центральных государственных архивах. При Росархиве созданы центральные экспертно-проверочные комиссии (ЦЭПК). Функции экспертных и центральных экспертных комиссий. Большинство функций ЦЭК и ЭК, связанных с практической работой, совпадает. Так, экспертные и экспертно-проверочные комиссии рассматривают и одобряют проекты номенклатур структурных подразделений и сводной номенклатуры по учреждению; график передачи материалов из структурных подразделений в архив учреждения и график передачи документов в государственный архив (составленный архивом учреждения и согласованный с государственным архивом). Экспертная комиссия ежегодно совместно с работниками делопроизводства структурных подразделений и архивом проводит отбор документов постоянного и длительного сроков хранения для передачи вархив учреждения. Это важнейший этап в работе по экспертизе ценности, так как при этом фактически происходит отбор дел для передачи вдальнейшем на государственное хранение. Члены ЭК проверяют в структурных подразделениях правильность выполнения работы по экспертизе ценности, просматривая описи дел постоянного и временного хранения, акты о выделении дел для уничтожения, сами дела, подобранные по категориям. При просмотре дел выясняется, насколько правильно они сформированы (чтобы в делах, подлежащих передаче на государственное хранение, не оказалось ненужных бумаг, а в делах, выделенных Для уничтожения, — ценных документов). Особое внимание обращается надела с отметкой «ЭПК», так как по каждому такому делу необходимо установить, представляет ли оно политическую, научную, народнохозяйственную или культурную ценность, надо ли его отобрать для постоянного хранения или оно имеет только справочное значение и для него достаточно того срока хранения, который стоит перед отметкой «ЭПК». Центральная экспертная комиссия осуществляет контроль за отбором дел в структурных подразделениях и подведомственных организациях. Экспертная комиссия просматривает описи, составленные в учреждениях, после чего выносит дела на одобрение в ЭП К. ЭК и ЦЭК утверждают описи дел долговременного хранения по учреждению и по подведомственным организациям; рассматривают и одобряют акты о выделении к уничтожению документальных материалов с истекшими сроками хранения; оказывают методическую помощь подведомственным структурам, не состоящим на учете в архивных учреждениях; ведут исследование ценности различных групп документов. Они рассматривают предложения об изменении сроков хранения отдельных категорий документов и установлении сроков хранения документов, не предусмотренных действующими перечнями, типовыми и примерными номенклатурами. После чего принимается решение о представлении предложений на утверждение ЭПК. ЭК и ЦЭК —это совещательные органы. Протоколы комиссий (решения) утверждаются руководством учреждения. Решения по ряду вопросов, входящих в компетенцию ЭК и ЦЭК, должны утверждаться архивными учреждениями (или согласовываться с ними). Это решения об одобрении описей на дела постоянного хранения и по личному составу; акты о выделении к унич -тожению дел с отметкой «ЭПК»; методические пособия по экспертизе ценности и обработке дел; сводная номенклатура учреждения; проекты типовых и примерных номенклатур для структурных подразделений и подчиненных учреждений; предложения об изменении сроков хранения отдельных видов документов, установленных типовыми и ведомственными перечнями или утвержденными ранее типовыми и примерными номенклатурами дел предложения об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных действующими перечнями, типовыми и примерными номенклатурами дел. Экземпляр текста решения, принятого по каждому из этих вопросов, визируется руководителем учреждения и направляется в ЭПК архивного учреждения. Функции центральной экспертной комиссии. У ЦЭК как органа центрального учреждения ведомства есть функции, присущие только ей. Одной из важнейших функций ЦЭКявляется методическая работа в области экспертизы. ЦЭК рассматривает и' представляет на утверждение архивного учреждения проекты ведомственных перечней со сроками хранения и перечней документов, подлежащих передаче в государственные архивы, классификаторов, примерных и типовых номенклатур, инструкций по делопроизводству и других нормативно-мето-дических пособий (ЭК принимает участие в подготовке и рас-смотрении этих пособий). ЦЭК рассматривает проекты таких документов, как рекомендации по организационным и методическим вопросам экспертизы ценности документов; списки учреждений, организаций и предприятий отрасли, документы которых подлежат и не подлежат передаче на государственное хранение; типовые положения об экспертных комиссиях структурных подразделений и подведомственных организаций, другие нормативно-методические пособия. Все эти проекты после одобрения ЦЭК и визирования руководителем учреждения представляются на рассмотрение ЭПК архивного учреждения. По согласованию с архивным учреждением ЦЭКможет вынести решение о предоставлении экспертным комиссиям структурных подразделений министерства (ведомства) и подчиненных ему организаций права самостоятельно уничтожать документы с истекшими сроками хранения после утверждения описей дел постоянного и долговременного сроков хранения и по личному составу за соответствующие годы. Такое решение может приниматься при условии, если имеется утвержденный ведомственный перечень документов со сроками хранения. Таким образом, ЦЭК ведомства выполняет и функции, присущие экспертной комиссии учреждения, и функции, присущие только центральному экспертному органу ведомства. Функции экспертных комиссий государственных архивов с постоянным составом документов. Такие комиссии ведут работу по нескольким направлениям. В частности, они осуществляют; 1) экспертизу ценности документов внутри архива (рассмот-рение описей после усовершенствования обработки и актов о выделениикуничтожению документов, определение порядка проведения экспертизы сложных фондов и комплексов фондов для обеспечения комплексной оценки документов и др.); 2) рассмотрение разработанных в архиве методических пособий по экспертизе ценности документов (перечни категорий дел постоянного хранения, рабочие инструкции и др.); 3) работу по комплектованию госархива (изучение состава документов в учреждениях, сдающих дела в госархив, участие в разработке списков учреждений, сдающих и не сдающих материалы на государственное хранение на соответствующей территории, перечней документов, подлежащих постоянному хранению, и т.п.). Функции экспертно-проверочных комиссий. ЭПК органов управления архивным делом и центральных государственных архивов занимаются широкими вопросами экспертизы ценности документов и комплектования ими госархивов (в пределах своей компетенции). Для всестороннего и квалифицированного обсуждения часто весьма сложных вопросов экспертизы ценности и комплектования в состав комиссии включают специалистов разных областей: юристов, экономистов, представителей научных, культурных учреждений и др. В функции ЭПК входит рассмотрение списковучреждений, организаций и предприятий, документы которых подлежат и не подлежат приему на государственное хранение; перечней документов, подлежащих приему в госархивы; проектов типовых и примерных номенклатур дел для учреждений, согласование конкретных номенклатур дел предложений об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных типовыми и ведомственными перечнями, и установление сроков хранения документов, не предусмотренных действующими перечнями, типовыми и примерными номенклатурами (с последующим внесением предложений в ЦЭПК); описей надела постоянного хранения и по личному составу, представляемых учреждениями; вопроса о комплектовании госархива документами личного происхождения; методических пособий по вопросам экспертизы ценности и обработки документов; а также согласование актов о выделении к уничтожению дел с отметкой «ЭПК»; заслушивание ЭК учреждений и оказание им помощи. Кроме того, в функции ЭПК архивных органов входит вынесение рекомендаций по методическим вопросам экспертизы ценности документов и комплектованию госархивов. Функции центральной экспертно-проверочной комиссии. ЦЭПК является высшей инстанцией по вопросам экспертизы ценности документов. Она выполняет следующую работу: разрабатывает принципы комплектования Архивного фонда РФ и решает вопросы об отнесении фондов или документов к комплексу фондов общероссийского значения; разрабатывает принципы экспертизы научной и практической ценности документов ГА РФ и определяет категории учреждений, организаций и предприятий, откоторых производится прием документов в госархивы; разрабатывает типовые перечни документов и рассматривает ведомственные перечни документов со сроками хранения; определяет состав документов, подлежащих хранению в госархивах и архивах министерств и ведомств; рассматривает предложения об изменении в отдельных случаях сроков ведомственного хранения документов в архивах министерств и ведомств и об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, предусмотренных ведомственным перечнем, а так же об установлении сроков хранения документов, не пред-усмотренных ведомственными и типовыми перечнями; вы-носит решения о разрешении отдельным министерствам и ве-домствам, имеющим утвержденный перечень документов со сроками хранения, самостоятельно решать вопрос об уничтожении документов. Непосредственное осуществление экспертизы ценности документов. Сдача дел в архив учреждения проводится через год после окончания их делопроизводством. В течение года комплекс дел минувшего года находится в структурном подразделении, к этим документам можно обращаться в процессе оперативной деятельности учреждения. Одновременно ведется большая работа по отбору дел постоянного хранения, которая должна быть завершена сразу по окончании делопроизводственного года. Начинать эту работу целесообразно с разделения годового комплекса на группы по срокам хранения: постоянного, долговременного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно). Если в данном учреждении в архив передаются дела десяти- и пятилетних сроков хранения, то количество групп соответственно увеличивается. Отельную группу составляют дела с отметкой «ЭПК», так как в процессе экспертизы будет решаться вопрос о сроках их хранения. Распределив дела по группам, можно приступать к отбору дел на постоянное хранение, т.е. полистно просмотреть все дела со сроком хранения «постоянно», чтобы определить, нет ли в них ошибочно попавших документов. Просмотр дел надо на-чинатьс первого по номенклатуре, так как только при последовательном просмотре можно получить правильное представление о комплексе документов, отбираемых на постоянное хранение (оценка документов должна проводиться в совокупности). В определении ценности документов участвуют специалисты соответствующего профиля. Надо помнить при этом, что дело должно быть тщательно изучено, ни один документ не может быть пропущен. Свои предложения по каждому делу с отметкой «ЭПК» следует записывать в специальную тетрадь. Результатом экспертизы ценности конкретного комплекса документов на данном этапе являются описи дел постоянного хранения и долговременного хранения и акты о выделении к уничтожению дел и документов. Но в акты на уничтожение можно включить только те дела, срок хранения которых уже истек (полгода или год после окончания делопроизводственного года). Утверждать их будет руководитель учреждения (или организационно-обособленного структурного подразделения) после того, как опись дел постоянного хранения за этот год утвердит ЭПК архивного учреждения. Поэтому выделение для j уничтожения дел с более длительными сроками хранения будет проводиться уже на следующем этапе экспертизы, каковым является экспертиза дел с истекшими сроками хранения. Ежегодно истекают сроки хранения различных групп дел, находящихся в структурных подразделениях и в архивах учреждений. Сроки хранения исчисляются с первого дня года, следующего за делопроизводственным. Выделять дела для уничтожения можно с первого дня года, наступающего после истечения предусмотренного срока хранения. Например, законченные делопроизводством в 2000-м году дела можно выделять для уничтожения: в 2004-м — трехлетнего срока хранения, в 2006-м — пятилетнего, в2011-м —десятилетнего срока хранения. Всвою очередь, в 2000-м году выделяются для уничтожения дела трехлетнего срока хранения, законченные в 1996-м году, пятилетнего срока — в 1994-м, десятилетнего срока — в 1989-м году и т.д. Дела с истекшими сроками хранения снова проверяются работниками делопроизводства или архива и членом ЭК, после чего включаются в акт о выделении дел для уничтожения, если уже утверждена опись за этот год. Акт рассматривается на заседании экспертной комиссии, подписывается всеми ее членами и утверждается руководителем учреждения. Особое внимание уделяется делам с отметкой «ЭПК», которые при подготовке дел для сдачи в архив оставлены на временное хранение. Они снова тщательно изучаются и, если нет сомнения в том, что ценности они не представляют, включаются в акт о выделении дел к уничтожению. На эту категорию дел составляется отдельный акт, который после рассмотрения на заседании ЭК согласовывается с ЭПК архивного учреждения. 3.5. Обработка архивных документов и создание научно-справочного аппарата Научно-техническая обработка документальных материалов представляет собой приведение их в такое состояние, которое обеспечило бы оптимальные условия для хранения и организации всестороннего их использования. Обработке подвергаются лишьтекущие поступления. Она включает в себя фондирование документальных материалов, формирование или уточнение состава дел, их систематизацию и описание в пределах фонда. В большинстве случаев материалы, поступающие на государственное хранение, уже объединены в фонды, которые иногда имеют неточности и устраняются при научно-технической обработке. В каждом госархиве имеется структурное подразделе ние, в котором сосредоточено научно-справочное пособие. Это подразделение осуществляет работы по усовершенствованию системы таких пособий и организацию их использования. Описание архивных материалов. Одной из важнейших функ- ций архивов является описание документальных материалов, основным объектом которых служит единица хранения. Важнейшим аспектом при описании единиц хранения является правильное представление о составе и содержании дел. При описании дел основными элементами являются: 1) заголовок; 2) крайние даты дела; 3) количество листов; 4) архивный шифр. Эти данные указываются на обложке единицы хранения и в описи. Кзаконченной описи обязательно составляются оглавление и предисловие, а также указатели и список сокращенных слов (при наличии последних). Создание научно-справочного аппарата. Виды архивных справочников и пособий. Важной составной частью научно-информационной деятельности архива является создание его научно-справочного аппарата (НСА), под которым понимается описание документов, представленных в различных видах архивных справочников, базах данных, предназначенных для поиска документов и документной информации. НСА — это комплекс взаимосвязанных архивных справочников и учетных документов, основанных на единых методах классификации, описании и учета. Эта совокупность учетных документов, архивных справочников, методических пособий и справочной литературы обеспечивает учет документов архива, их научную организацию, раскрытие их состава и содержания для облегчения использования архивных материалов. Система НСА предусматривает возможность отыскания документов и документной информации в пределах фонда, архива и Архивного фонда России в целом. Чтобы документную информацию было легко отыскать в архиве, она подвергается переработке, в результате которой преобразуется в более сжатую обобщенную форму. В каждом архиве существуют пособия, помогающие в поиске архивных материалов. К такого рода информационным справочникам относятся описи, каталоги, путеводители. В архивах также разрабатываются методические пособия (пере-ченьдокументов, исторические справки, рабочие инструкции), которые дополняют их научно-справочный аппарат. Существование развернутой системы архивных справочников является необходимым условием реализации принципа публичности и доступности архивов. 1. Опись дел представляет собой систематизированный перечень заголовков и других необходимых сведений о составе и содержании дел архивного фонда. Опись — это архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания единиц хранения, единицучета, закрепления их систематизации внутри фонда. Объектом описания в описи является единица хранения, единица учета. Особенностью описи, отличающая ее от других справочников, состоит в том, что она является одновременно и архивным справочником (документ, содержащий архивные материалы), к учетным документом. Опись обеспечивает сохранность документальных материалов, закрепляет научную организацию документов по фондам и внутри фонда, указывая место каждой единицы хранения в фонде. Выявление материалов по описям требует, чтобы исследователь был ориентирован в теме, так как это поможет ему значительно облегчить работу с описями и в полной мере выявить необходимые архивные данные. 2. Каталог— межфондовый и межархивный справочник, в котором информация о содержании документов архива сгруппирована по предметам (темам, отраслям), играет большую роль в структуре НСА архивов. Каталоги представляют собой систематизированное описание содержания документов. Они дают возможность быстро получить детальные сведения о наличии, составе и содержании документов, хранящихся в разных фондах одного или нескольких архивов. Основным путем самостоятельно проводимой каталогизации является специальное выявление материала, подлежащего отражению в каталоге, и составления на него карточек. Каталоги бывают систематические, предметно-тематические и хронологические и др. Как правило, каталоги представляют собой картотеки (иногда издаются и в виде книги). Тематический каталог наиболее удобен при выявлении материалов по сравнительно узкой теме, связанной с деятельностью нескольких фондообразова-телей (например, если исследователя интересуют материалы по истории конкретного предприятия, о революционном движении в определенной губернии или о деятельности какой-то комиссии). Систематический каталог представляет собой вид архивного каталога, в котором информация сгруппирована по отраслям знаний или по отраслям практической деятельности общества. Предметно-тематический каталог — это вид архивного каталога, в котором информация по одной или нескольким темам, сгруппирована внутри тем по предметному признаку. Сведения располагаются по алфавиту предметных понятий. В связи с интенсивным развитием систематического каталога предметно-тематический каталог в госархивах, как правило, не составляется. В хронологическом каталоге разделами и подразделами классификационной схемы может служить эпоха, столетие, какой-либо другой отрезок времени. Сведения в таком каталоге располагаются в хронологической последовательности и по значимости исторического события. Классификационная схема именного каталога представляет собой перечень наименований личных имен, расположенных валфавитном порядке. Система ссылок дает возможность получать информацию об одном и том же лице, встречающемся в документах под разными фамилиями, псевдонимами, про-звишами. 3. Обзор — это архивный справочник, включающий систематизированные сведения о составе и содержании отдельных комплексов документов. Видами обзора в архиве организации являются обзор фонда и тематический обзор. Объектом описания для обзора фонда является документ (группа документов, часть документа), единица хранения, единица учета одного фонда. Объектом описания для тематического обзора по документам архива является документ (группа документов, часть документа), единица хранения, единица учета одного фонда (части фонда, группы фондов) архива по определенной теме. 4. Путеводитель представляет собой систематизированный перечень архивных фондов с их характеристиками. Путеводители содержат характеристики или краткие сведения об архивных фондах в систематизированном порядке, они предназначены для общего ознакомления с составом и содержанием фондов архивов. К ним обращаются для выяснения вопроса о наличии в архиве тех или иных фондов. Путеводители информируют учреждения, организации, предприятия, исследователей о документах, хранящихся в конкретном архиве. Единой схемы построения путеводителя для всех архивов быть не может, так как она зависит от состава и содержания фондов соответствующего архива. Для архивов, в которых хранятся документы, отражающие различные стороны деятельности государства и жизни общества, целесообразно строить путеводитель по производственно-отраслевой схеме. При наличии в архиве фондов личного происхождения их следует выделять в самостоятельные разделы в конце путеводителя. Существуют также тематические путеводители, которые отражают определенную тему со всеми входящими в нее более узкими темами и вопросами. Подготовка путеводителей — работа кропотливая, кроме того, при систематическом пополнении архива новыми материалами путеводители не обеспечивают полноты информации, поэтому большее распространение получили краткие справочники по фондам архива. 5. Указатель — это перечень ключевых слов, встречающихся в разного рода справочниках. Он составляется для более быстрого ориентирования в содержании сведений о лицах, географических наименований, предметах, вошедших в справочник. Каждый тип справочника имеет присущий только ему способ передачи информации. Например, в описи представлены четкие и сжатые заголовки на единицы хранения, с прибавлением в необходимых случаях аннотаций к отдельным наиболее важным документам. В каталогах объектом описания выступает не дело, а конкретный вопрос, сведения о котором содержатся в отдельном документе или группе документов. На каталожную карточку записывается обобщенный заголовок группы документов. В обзорах сущность вопроса или события излагается в повествовательной форме, затем перечисляются виды документов с указанием хронологических рамок и характера содержащейся в них информации. Перечисляются архивные шифры всех документов по этому вопросу. Затем таким же образом освещается следующий вопрос. К обзору составляется вспомогательный справочный аппарат. Необходимо заметить, что значительная часть архивов учреждений, организаций, предприятий располагает ограниченным составом научно-справочного аппарата. В таких архивах следует вести карточные каталоги. В архиве учреждений может сложиться несколько карточных каталогов: каталог распорядительной документации, систематизированной по предметно-вопросному признаку; каталог предложений, заявлений и жалоб трудящихся, систематизированный по алфавиту фамилий или предметно-вопросному признаку; каталог общей документации, который систематизируется также по предметно-вопросному признаку. В ведомственных архивах хранящих несколько фондов, целесообразно составлять каталог или картотеку по истории учреждении системы, содержащую сведения о датах их создания, переименованиях, реорганизациях, об изменении подчиненности, ликвидации. Автоматизированный НСА. Как правило, поиск необходимой информации осуществляется визуально и вручную. Однако в настоящее время существует также и автоматизированный научно-справочный аппарат архива — комплекс электронных справочников (база данных описаний документов), предназначенных для эффективного поиска архивных документов и ин -формации. Автоматизированный НСА может базироваться на информационно-поисковой системе, создаваемой в текущем делопроизводстве организации, и прежде всего таких ее элементах, как электронные справочные картотеки, номенклатуры дел, классификаторы (корреспондентов, структурных подразделений, названий видов документов и др.). Основными поля-ми электронной регистрационно-контрольной карточки (РКК) являются автор (корреспондент), название вида документа, дата, индекс документа, заголовок (краткое содержание), резолюция, срок исполнения, отметка об исполнении, архивный шифр. Поиск информации о документе может осуществляться как по одному полю РКК, так и по комбинации полей. Дополнением к системе научно-справочного аппарат служат печатные справочные издания, содержащие материалы по истории фондообразователя и фонда или отражающие состав и содержание документов, а также методические пособия по различным видам архивных работ и делопроизводству. Применение технологии гипертекста в сочетании с широким распространением компьютерных информационных сетей сделали возможным существование традиционного архивного справочника в совершенно новой ипостаси — гипертекстового справочника, размещенного в Интернете. К его достоинствам относятся, во-первых, ничем не ограниченный доступ к содержащейся в нем информации всех заинтересованных лиц влюбое время и излюбой точки мира; во-вторых, относительная дешевизна издания, возможность создания автоматизированных указателей. 3.6. Использование хранящихся в архиве документов Использованием архивных документов называется применение содержащейся в них информации в культурных, научных, политических, экономических целях, а также в целях обеспечения законных прав и интересов граждан. Нормы, касающиеся доступа к архивными документами и использования их, содержатся в Законе об архивном деле. В частности, в соответствии со ст. 24—25 данного Закона пользователь архивными документами имеет право свободно искать и по,-лучать для изучения архивные документы; доступ к архивным документам обеспечивается путем предоставления пользователю архивными документами справочно-поисковых средств и информации об этих средствах, а также подлини и ков и (или) копий необходимых ему документов; пользователь архивными' документами имеет право использовать, передавать, распространять информацию, содержащуюся в предоставленных ему архивных документах, для любых законных целей и любым законным способом. Законодательство регламентирует также услуги, предоставляемые архивами на платной основе. Раньше государственные архивы имели право при выдаче копий архивных документов для коммерческих целей устанавливать свои условия их использования, а именно—заключать лицензионные договоры. Архив фактически диктовал пользователю свои условия предоставления информационных услуг, а пользователь вынужден был либо соглашаться, либо отказываться от получения необходимой ему информации. В настоящее время в законодательном порядке установлено, что государственные и муниципальные архивы могут на основе имеющихся у них архивых документов и справочно-поисковых средств оказывать пользователю архивными документами платные информационные услуги, заключать с ним договор об использовании архивных документов и справочно-поисковых средств (ст. 26) Формы и порядок использования архивных документов. Использование архивных документов специалистами (пользователями) осуществляется в читальных залах архивов. Просмотровый зал, компьютерный зал, помещение для прослушивания фонодокументов и др., как правило оборудуются соответствующими техническими средствами для работ с микрокопиями, электронными аудиовизуальными и иными документами. Большую роль в организации использовании архивов играют те структурные подразделения, которые хранят документальные материалы: на них лежит работа по выдаче затребованных пользователями дел. Основные формами использования документов архива являются: • информирование руководства и структурных подразделений организации, а также других организаций о наличии в архивах тех или иных документов и их содержании; • исполнение запросов граждан и организаций социально-правового характера; • использование документов в средствах массовой информации; • подготовка информационных мероприятий — выставок, конференций и др.; • выдача документов для работы в читальном зале архива; • выдача документов во временное пользование. Информация по запросам граждан и организаций выдается в форме архивной справки, архивной копии или архивной выписки. Архивная справка — это документ, содержащий архивную информацию о предмете запроса, с указанием поисковых данных документов, на основании которых она составлена. Архивная копия — документ, воспроизводящий текст или изображение архивного документа, с указанием его поисковых данных. Архивная выписка — документ, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящуюся к определенному вопросу, факту или лицу, с указанием поисковых данных докумен- та. Архивные справки, выписки и копии могут быть изготовлен по запросу какого-либо учреждения, организации, предприятия или лица. Архивная справка (копия, выписка), изготовленная по запросу на определенную тему, называется тематической справкой; архивная справка, содержащая биографические сведения, называется биографической справкой. При планировании и организации работы в архиве наведение справок биографического характера относят к справочной работе, наведение справок по тематическим запросам — к информационной работе. Учет этих работ, регистрация запросов ведутся раздельно. Вы- явленные дела тщательно изучаются, а при составлении ответа тщательно продумываются формулировки; изложение дела должно быть кратким, но достаточно ясно освещать вопрос. Материал излагается в хронологической последовательности упоминаемых событий, а не документов. Если справка составляется на основе нескольких документов, то после изложения сведений из одного документа необходимо сделать ссылку на архивный шифр и номер листов этого дела. В конце справки указываются архивный шифр и номера листов всех использованных документов. Законченная справка перепечатывается на бланке учреждения, подписывается руководителем учреждения, заведующим архивом и скрепляется печатью. Справки выдаются на основании письменного запроса пользователя. Запрос должен содержать следующие сведения: 1) наименование (и адрес при пересылке) организации (архива), которой они адресованы; 2) изложение существа запроса; 3) фамилию, имя и отчество обращающегося; 4) его адрес, контактные телефоны; 5) дату и личную подпись. Использование документов ведомственных архивов. В соответствии с законодательством Российской Федерации и внутренними актами организации ведомственные архивы выполняют несколько функций: принимают от структурных подразделений законченные делопроизводством дела; ведут учет документов, хранящихся как в архивах, так и в структурных подразделениях организации; производят передачу комплексов документов с истекшими сроками ведомственного хранения в госархив; обеспечивают сохранность архивных материалов; организуют экспертизу ценности документов; создают и пополняют научно-справочный аппарат архива; выдают справки по личному составу организации; выявляют документы по запросам руководства и структурных подразделений, а также других учреждений и организаций. Право граждан на доступ к документированной информации о них. В соответствии с законодательством архив обеспечивает право граждан на доступ кдокументированной информации о них, а также право знать, кто и в каких целях использует или использовал эту информацию. Отказ гражданину в доступе кдо-кументам о нем может быть обжалован в судебном порядке. Обращения граждан, в которых отсутствуют фамилии, адреса и подписи обращающихся, считаются анонимными и не подлежат рассмотрению. При личном обращении при наличии фамилии и адреса недостающая информация может быть восполнена. Архив обязан предоставить информацию бесплатно по требованию тех организаций и лиц, которых она касается. Ограничения возможны лишь в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации. Организация учета работы архива по использованию документов. Архивы ведут специальный учет всей работы по использованию своих документов. Такой учет необходим для проведения анализа проделанной работы, установления динамики роста и разработки мероприятий по дальнейшему ее улучшению. Учету подлежат все виды работ по использованию. Начинается учет с заполнения «Листа использования», который вкладывается в каждое дело. В этом учетном документе отмечается, когда, кем и для какой цели были использованы документы. Для характеристики работы читального зала учитываются данные о количестве исследователей и сделанных ими посещений за год, а также количестве выданных им дел. Для этого в читальном зале ведутся свои учетные документы: книга регистрации личных дел исследователей; картотека учета тем исследований; книга учета посещений читального зала. Для характеристики работы архива по выдаче справок собираются сведения о количестве поступивших запросов и количестве выданныхположительныхи отрицательных ответовс указанием срока их исполнения. Такой учет возможно осуществить либо на основании картотеки, либо на основании алфавитного журнала регистрации писем, заявлений и жалоб трудящихся. Архивы, направляя в заинтересованные учреждения документы, копии документов, выдавая документы во временное пользование, прилагают к ним специальные анкеты по учету эффективно-сти использования. Учреждения должны вернуть эти анкеты в архив с отзывом о том, как материалы были использованы, какую они дали экономию средств или каков иной результат использования архивных материалов. Для изучения эффективности использования и дальнейшего прогнозирования всех видов работы с документами большое значение имеет учет потребностей в ретроспективной документной информации, который проводится архивами по специально разработанной методике. Такой учет устанавливает круг потребителей документной информации, интенсивность и характер использования тех или иных информационных массивов. Учет использования дел и документов архива ведется в следующих учетных формах: • книга выдачи дел из хранилища; • журнал регистрации выданных копий, выписок, справок, технических материалов; • журнал регистрации посещений читального зала. 3.7. Публикационная деятельность архивов История развития публикационной деятельности архивов в России. Важнейшей функдией государственных архивов на всех этапах развития архивного дела была издательско-публи-кационная деятельность. Так, еще bXVIII в. были предприняты попытки официально издавать указы; помимо этого, печатались и отдельные важные политические документы. Публиковались и частные архивные материалы. Издания предпринимались сначала в частном порядке самими же собственниками архивов или крупными меценатами (например, С.Д. Шереметьев), а позднее и научными учреждениями (например. Академия наук). Публикации производились по выборочной системе, которая не исчерпывала всего содержания архивов. Для того, чтобы составить общее представление об этих изданиях, можно указать на отдельные из них. Например, одним из наиболее крупных ранних изданий был «Архив князя Воронцова», состоящий из 40 томов. Несколько позднее вышли «Архив кн. Ф.А. Куракина» под редакцией М. Семевского; «Архив графов Мордвиновых» в 10 томах под редакцией В.А. Бильбасова и др. Крупным шагом впередвделеопубликования материалов частных архивов было издание «Архива Раевских», подготовленное на средства его обладателей под редакцией Б.Л. Модзалевского. С этого издания начался переход от опубликования архивов крупных вотчинников-вельмож к научному освоению частных фондов, отложившихся от тех представителей дворянства, которым уже были не чужды идеалы декабристов. Что касается публикации документов монастырских и церковных архивов, то наибольшее количество их появилось в изданиях Петербургской археографической комиссии и отчасти губернских ученых архивных комиссий. Виды информационных документов. Информационные документы составляются архивными учреждениями на основании документальных материалов для организации научной информации. Подготовленные архивом информационные документы направляются заинтересованному учреждению и могут быть опубликованы полностью или в извлечениях только с разрешения соответствующего архивного учреждения с обязательной ссылкой на местонахождение приведенных в информационных документах материалов и указанием фамилий их составителей. Могут составляться следующие виды информационных документов: информационное сообщение (информационное письмо); справка-ориентировка; тематический перечень; список-справочник; тематическая справка; обзоры, путеводители, описи, каталоги и т.д. 1. Информационное сообщение является наиболее простым видом информационного документа и составляется в виде краткого официального письма, в котором сообщается об имеющихся в архиве документальных материалах по определенному вопросу. В информационном сообщении обычно только перечисляются вопросы и не дается ни детальной характеристики самихдокументальных материалов, ни подробного изложения их содержания, ни указаний на исковые данные. В необходимых случаях могут упоминаться лишь полные названия фондов. 2. Справка-ориентировка раскрывает содержание документальных материалов архива по тому или иному вопросу (теме), имеющему актуальное значение. В ней указываются следующие данные: наименование вопроса, по которому составлена ориентировка; название архива (указывается в заголовке); названия и номера фондов; крайние даты документов, освещающих вопрос (тему); краткое содержание важнейших документов или единиц хранения. Указание исковых данных документальных материалов в справке-ориентировке не обязательно. 3. Тематический перечень документальных материалов включает в себя заголовки отдельных документов, освещающих тему. В заглавии тематического перечня дается название темы, после чего в графах приводятся следующие данные: порядковый номер документа; дата документа (год, месяц, число); заголовок документа (или единицы хранения) и аннотация к нему; исковые данные (номера фонда, описи, единицы хранения, листов); примечания. Заголовки располагаются независимо от их фондовой принадлежности: по хронологическому признаку, вопросно-предметному, по значимости вопроса и т.д. 4. Список-справочник составляется на документальные ма-териалы одного или нескольких архивов, содержащие сведе-ния о полезных ископаемых. Каждая запись сопровождается указанием на шифр документа, послужившего основанием для [внесения ее в список. 5. Тематическая справка представляет собой последователь-ное изложение сведений, содержащихся в документальных материалах по данной теме. Текст справки должен быть кратким, сжатым. Изложение дается в хронологическом порядке (событий, а не документов, их освещающих. Исковые данные могут указываться как в конце справки, так и в ее тексте, после изложения каждого факта или события. 6. Справочники, обзоры, путеводители и др. Популяризация документальных материалов проводится путем организации выставок документов, подготовки статей для периодической печати, радио и телепередач, создания тематических альбомов, учебных и учебно-наглядных пособий по истории для школ и документальных кинофильмов на основе архивных материалов, проведения научных конференций, вечеров встреч, лекций и докладов. Для правильной организации этой работы составля-ются хроника событий и указатель основных биографических дат выдающихся лиц. Также архивы сообщают об отдельных интересных архивных документах; новых поступлениях; материалах архива по теме; фонду, архиву в целом; об открытии выставок документов; о работе архива по хранению, обработке и использованию документальных материалов и т.п. Опубликованные справочники позволяют установить местонахождение нужных материалов, провести предварительную работу по их подбору. Справочники издаются выборочно. Издание общих справочников, путеводителей позволяют архиву привлечь внимание исследователей к своим материалам, поэтому каждое архивное Учреждение прежде всего стремится издать справочник общего характера, чтобы предоставить потребителю сводную информацию о значительном комплексе документов на уровне архивного фонда. Основным требованием к изданию справочников является точность данных, научно обоснованная схема построения, единство приемов описания. После издания общего справочника осуществляется задача по изданию описей наиболее ценных и широко используемых фондов. Сотрудничество государственных архивов между собой дает возможность вводить в научный аппарат подобного рода изданий комплексы взаимодополняющих документов, которые с максимальной полнотой раскрывают тему публикации. Основным принципом при подготовке документальных публикаций является стремление к максимальной точности воспроизведения текста документа. В настоящее время на основе рассекреченных документов издаются архивные материалы по ранее закрытым темам. На базе документальных материалов в архивах подготавливаются тематические альбомы, различного рода учебные пособия, комплекты фотокопий архивных документов по отдельным проблемам, хрестоматии, диафильмы и диапозитивы на различные сюжеты отечественной истории. В учебные к учебно-наглядные пособия по истории включаются наиболее яркие документы, интересные не только по содержанию, но и по своему внешнему оформлению. Архивами были предприняты практические шаги по подготовке новых форм документальных изданий и научно-справочного аппарата, прежде всего на микрофишах, рулонных микрофильмах, в виде различных банков данных. В сфере гуманитарного сотрудничества по публикации архивных источников значительным явлением стала кооперация работы с зарубежными партнерами. Архивные органы осуществили издания многотомных научных серий и отдельных сборников по средневековой, новой и новейшей истории России. Примерами издательской деятельности архивов могут служить такие публикации, как «Государственные архивы СССР: справочник» (1989 г.); «Документы ГАФ СССР в библиотеках, музеях и научно-отраслевых архивах» (1991 г.); «Государственный архив Российской Федерации. Фонды Государственного архива Российской Федерации по истории белого движения и эмиграции. Т. 4» (2004 г.) и т.д. 3.8. Устройство государственных архивов Система государственных архивов Российской Федерации. Государственный архив — это федеральное государственное учреждение, создаваемое Правительством РФ, или государственное учреждение субъекта РФ, создаваемое органом государственной власти субъекта Российской Федерации, которые осуществляют хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов. Систему федеральных архивов Российской Федерации сегодня составляют: Государственный архив Российской Федерации (ГА РФ); Российский государственный архив древних актов (РГАДА); • Российский государственный исторический архив (РГИА); • Российский государственный военно-исторический архив (РГВИА); • Российский государственный архив военно-морского флота (РГАВМФ); • Российский государственный архив экономики (РГАЭ); • Российский государственный архив литературы и искусства (РГАЛИ); • Российский государственный военный архив (РГВА); • Российский государственный исторический архив Дальнего Востока (РГИАДВ); • Российский государственный архив научно-технической документации (РГАНТД); • Российский государственный архив фонодокументов (РГАФД); | • Российский государственный архив кинофотодокументов (РГАКФД); • Российский государственный архив социально-полити- ческой истории (РГАСПИ); • Российский государственный архив новейшей истории (РГАНИ). К специализированным научно-исследовательским организациям относится Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), который разрабатывает теоретические проблемы в области документоведения, архивоведения, археографии и обеспечения сохранности документов. Документы Архивного фонда, помимо государственных архивов, также постоянно хранятся в государственных музеях, библиотеках, организациях Российской академии наук. Федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим государственное регулирование архивного дела в России и контроль за сохранностью, комплектованием документов Архивного фонда, является Федеральное архивное агентство (Росархив), подчиненное Министерству культуры и массовых коммуникаций. Перспективное планирование работы Росархива осуществляется в форме разработки концепций развития архивного дела, сводных и перспективных планов по отдельным направлениям развития архивного дела, которые, как правило, представляются на рассмотрение коллегии Росархива. Структура государственных архивов. Организационную структуру государственного архива составляют: 1) архивохранилища — они осуществляют основные мероприятия по обеспечению сохранности документов и выдают их для пользования; 2) отдел научно-справочного аппарата — учитывает, усовершенствует научно-техническую обработку документов, создает и развивает систему научно-справочного аппарата, к которому относятся описи, каталоги, указатели фондов, путеводители, научно-справочные пособия, обзоры; 3) отдел организации использования архивных материалов — занимается организацией использования и пропагандой документов. Организация использования документальных материалов архивов заключается в следующих формах: • предоставление информации заинтересованным учреждениям и организациям о документальных материалах (непосредственно или путем издания разного рода научно-справочных пособий); • публикация документальных материалов; • популяризация документальных материалов; • предоставление архивных документов посетителям читальных залов; • наведение и выдача архивных справок, копий документов и выписок из них. Работа по организации использования документальных материалов учитывается архивными учреждениями в книгах или на карточках, в которые включаются следующие сведения: дата запроса учреждения (распоряжения, указания архивного учреждения) и входящий номер; название учреждения (фамилия заявителя), от которого поступил запрос (заявление, указание); название темы выявления, выставки, информации; название (вид) информационного документа; содержание ответа, характер выставки, альбома, кинофильма, учебного пособия; дата исполнения запроса (распоряжения, указания) и исходящий номер; отзыв учреждения об эффективности использования документальных материалов; фамилии исполнителей запроса; примечания. Все материалы по организации использования документальных материалов хранятся в отделе использования или в канцелярии архива в специальных делах. Наиболее ценные информационные документы, а также альбомы выставок, коми статей и сообщений по радио включаются в состав пособий методического кабинета; 4) научно-публикационный отдел — осуществляет подготовку И публикацию сборников архивных документов; 5) научно-справочная библиотека — приобретает, учитывает, классифицирует, систематизирует, хранит книги, журналы, газеты; организует использование печатных материалов для со-трудников архивов и исследователей; ведет справочно-библи-ографическую работу и организует популяризацию книжного фонда; изучает запросы сотрудников архива и исследователей, оказывает им помощь в подборе имеющейся и полученной по межбиблиотечному абонементу литературы; б) методический отдел — осуществляет методическую работу в архиве, разрабатывает разнообразные методические пособия, организует их использование; в целях усовершенствования архивной деятельности взаимодействует с другими архивами. В методическом отделе концентрируются методические и справочные пособия по архивному делу, делопроизводству, истории государственных учреждений, общественных организаций, «опии протоколов заседаний методической комиссии, методических совещаний и тл. Основными формами научно-мето-дической работы являются: составление правил, инструкций, указаний и других методических пособий, в которых дается методическое обоснование архивных работ. Задачей научно-методической работы в архивных учреждениях является [разработка и внедрение в практику наиболее целесообразных методов проведения архивных работ. Научно-методическая ра-бота проводится в различных направлениях, соответствующих направлениям архивных работ или связанных с разработкой теоретических и практических вопросов архивного дела. |