Ну и. Введ. в специальность_Лекции. Конспект лекций по дисциплине введение в специальность 032001. 65 документоведение и документационное обеспечение управления
 Скачать 278 Kb.
|
|
Тема 1. Объекты и виды профессиональной деятельности специалиста-документоведа. Лекция 9. 1.Объекты профессиональной деятельности специалиста-документоведа Специалист, получивший образование по специальности "Документоведение и документационное обеспечение управления" может работать в учреждении любого уровня управления, любой отрасли и любой формы собственности.. Он должен быть "подготовлен к профессиональной работе в государственных органах федерального уровня, субъектов Федерации, муниципального уровня, в государственных, общественных, коммерческих учреждениях, организациях, фирмах, предприятиях в службах документационного обеспечения управления". Специалист может работать на должностях, требующих высшего образования, в том числе руководителем службы делопроизводства, офис менеджером и секретарем-референтом руководителя организации. Служба документационного обеспечения управления часто имеет сложную структуру и большой штат. Вставить ГСДОУ "При овладении основной образовательной программой специалист по документоведению и документационному обеспечению управления может осуществлять следующие виды профессиональной деятельности: организационно-управленческую; оргпроектную; аналитическую; исследовательскую; педагогическую; консультационную". Рассмотрим их подробнее. Организационно-управленческая деятельность. Вдумайтесь сначала в слово "организационная". Оно означает, что вы организуете работу. "Управленческая" - вы управляете деятельностью каких-то других людей. Следовательно, организационно-управленческая деятельность предполагает, что вы руководите работой службы документационного обеспечения управления в целом или каким-то отдельным участком работы по документационному обеспечению управления. При этом, закончив вуз, вы организуете работу на научных основах, зная передовые методики и лучшие методы работы. А если вы будете работать секретарем-референтом небольшой фирмы, то на вас будут возложены все функции по информационно-документационному обеспечению управленческой деятельности фирмы и вы должны организовать и обеспечить полностью этот участок работы. Оргпроектная деятельность. Это, пожалуй, работа, требующая наивысшей квалификации. Оргпроектанты, придя в организацию, изучают постановку документационного обеспечения управленческой деятельности на данный момент. Проанализировав собранные данные, выявляют слабые стороны, т.е. те участки, которые нуждаются в совершенствовании. Для того чтобы провести оценку существующего порядка постановки делопроизводства, надо хорошо знать, как наилучшим образом должно быть поставлено делопроизводство. Как бы знать эталоны. Кроме того, требуются безупречные знания законодательных, нормативных и методических документов, в которых отражены проблемы документирования и организации документационного обеспечения управления. Сравнивая существующее положение с нормативными требованиями и зная, как наилучшим образом этот участок или вид работы должен быть организован, и делают предложения о направлениях совершенствования ДОУ. Если организация эти предложения принимает, оргпроектанты детально разрабатывают конкретные участки работы. Сегодня это делается с использованием компьютерной техники и специального программного обеспечения. Принятые новые технологии закрепляются в соответствующих документах - инструкциях, правилах. Обычно работу по оргпроектированию завершает целый пакет разработанных организационных и нормативно-методических документов. К группе оргпроектантов, если предполагается внедрение новых компьютерных программ, подключается программист. Документоведы, занимающиеся оргпроектной деятельностью, должны постоянно быть в курсе всех новейших компьютерных технологий по документационному обеспечению управления и знать фирмы, занимающиеся их разработкой и внедрением. Это позволит им, разрабатывая оргпроект, подобрать программу, которая будет экономична и будет наиболее соответствовать потребностям и особенностям конкретной организации. Аналитическая деятельность. Этот вид деятельности основан на применении анализа. Аналитиком может выступить специалист, умеющий хорошо анализировать, имеющий склонность к аналитическому мышлению. Аналитический анализ является частью оргпроектных работ. Собрать исходный материал - это одна задача, а суметь его проанализировать, систематизировав и сопоставив, другая, и это умеет делать не каждый. Аналитический вид деятельности в разной степени используется во всех видах работ. Например, при составлении справок с анализом работы структурного подразделения и т. д. Исследовательская деятельность. В нее составной частью входит и аналитическая, так как всякое научное исследование предполагает сбор исходных данных и их анализ. Исследовательской деятельностью занимаются научно-исследовательские институты, сектора, отделы. Первым научно-исследовательским институтом был Институт техники управления. Сегодня головным в документоведческих исследованиях является Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) Федеральной архивной службы России. Этот институт разрабатывал стандарты на организационно-распорядительную документацию, на термины и определения в области делопроизводства, все нормативно-методические документы по организации документационного обеспечения управления: Государственную систему документационного обеспечения управления (ГСДОУ); Типовую инструкцию но делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти; Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения; Методические рекомендации по оформлению документов на основе требований государственных стандартов и многие другие. Вся практическая работа по постановке делопроизводства базируется на научных разработках этого института. Но в своей профессиональной деятельности вы будете опираться и на научные разработки Института труда, составляющего квалификационные характеристики специалистов. Они регламентируют содержание выполняемых функций работников, способствуют обеспечению оптимальной технологии трудовой деятельности, рационального разделения труда, высокой организованности, дисциплины и порядка на каждом рабочем месте. На основании этих типовых квалификационных характеристик вам придется составлять должностные инструкции для каждого конкретного работника службы делопроизводства. Чтобы составить типовую квалификационную характеристику, научные работники анализируют и сопоставляют работу многих специалистов, выполняющих одни и те же обязанности. Одно из направлений научной деятельности документоведов - унификация систем документации. Оно тесно связано с деятельностью Всероссийского научно-исследовательского института классификации, терминологии и информации по стандартизации и качеству (ВНИКИ) Госстандарта России. Научно-исследовательская работа всегда служит основой для совершенствования любого направления деятельности. Однако к такой работе надо иметь склонность и она требует дальнейшего обучения в аспирантуре. Педагогическая деятельность. Выпускник может преподавать документоведческие дисциплины в школах, лицеях, во всех учреждениях начального профессионального образования, техникумах, вузах. В лицеях и школах, как правило, изучается делопроизводство и секретарское дело. В техникумах готовят специалистов по делопроизводству со средним специальным образованием. И, наконец, специалистов высшей квалификации по документоведению и документационному обеспечению управления выпускают многие вузы страны. Сегодня педагогических кадров не хватает на каждом уровне подготовки. Консультационный вид деятельности. В последнее десятилетие появились фирмы, специализирующиеся на консультационных (консалтинговых) услугах. В них работают и документоведы, ведущие консультации по всем аспектам проблем, связанных с информационно-документационным обеспечением деятельности организации, особенно на базе внедрения компьютерных технологий. Специальность документоведение и ДОУ, как уже указывалось выше, относится к разделу междисциплинарных специальностей. Поэтому документоведу легко адаптироваться путем специализации к другим видам профессиональной деятельности, связанной с разными видами информационно-документационных систем и с информационными технологиями. Например, уже сегодня вузы ведут специализации: • Документирование деятельности кадровой службы (делопроизводство в кадровой службе); • Информационно-документационное обеспечение управления (на иностранном языке); • Проектирование информационно-документационных систем управления; • Информационно-документационное обеспечение маркетинговой деятельности; • Офис-менеджер; • Информационные технологии документационного обеспечения управления; • Организация нормативно-правового информационного обеспечения управления; • Документирование деятельности органов государственной власти и местного самоуправления. И, конечно, все выпускники-документоведы, освоившие основную образовательную программу высшего профессионального образования по специальности "Документоведение и документационное обеспечение управления", имеют возможность при желании продолжать свое образование в аспирантуре. В условиях современных тенденций глобализации одним из ключевых решений явилось создание международного стандарта по управлению документацией ИСО 15489-2001 «Информация и документация – управление документами» и его российского аналога ГОСТ Р 15489-1-2007 «Управление документами». В соответствии с требованиями стандарта ответственность и полномочия в области управления документацией следует распределять между всеми сотрудниками организации, включая управляющих документацией, специалистов смежных информационных профессий, руководство, менеджеров, системных администраторов и других лиц, для которых создание документов является частью их работы. Стандарт устанавливает ответственность руководства за управление документацией в организации. На управляющих документацией возлагается проведение единой политики управления документами, применения единых процедур и стандартов. |