Ну и. Введ. в специальность_Лекции. Конспект лекций по дисциплине введение в специальность 032001. 65 документоведение и документационное обеспечение управления
 Скачать 278 Kb.
|
Кафедра документоведения Г.А.ДВОЕНОСОВА КОНСПЕКТ ЛЕКЦИЙ ПО ДИСЦИПЛИНЕ «ВВЕДЕНИЕ В СПЕЦИАЛЬНОСТЬ» 032001.65 «ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЕ И ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ» для студентов очной формы обучения КАЗАНЬ 2007 Раздел 1. Тема 1: Общая характеристика специальности «Документоведение и документационное обеспечение управления». Лекция 1. 1.Информация как жизнеобеспечивающий ресурс общества. Документационное обеспечение управления относится к информационным видам деятельности, хотя специальность «Документоведение и документационное обеспечение управления» отнесена к гуманитарным специальностям. В современном обществе информация является основным жизнеобеспечивающим и стратегическим ресурсом общества. В традиционном обществе таким ресурсом была сила, в обществе индустриальном – деньги, в постиндустриальном – это информация (о состоянии рынков, финансов, валютных курсах, новейших достижениях науки и техники и т.д). Информация является основой принятия любых решений: от управленческих до личных (частных). Чем большим количеством информации по тому или иному вопросу мы располагаем, тем больше вариантов решений мы можем предложить, из которых можно выбрать наиболее оптимальное. Однако. Для принятия правильного решения информации должно быть не избыточное, а достаточное количество. Информация – понятие, используемое в различных областях и знаний социальной практике. Слово информация в переводе с латинского языка означает разъяснение, изложение. В русский язык оно пришло из польского в 18 в. Специалисты насчитывают более 200 определений термина информация. Единого определения термина «информация» пока еще не выработано. Одни ученые рассматривают информацию как атрибутивное свойство всех объектов материального мира. Другие - как функцию, обеспечивающую существование самоорганизующихся и самоуправляемых систем. Отсюда два подхода к изучению информации: атрибутивный и функциональный. Некоторые ученые рассматривают информацию как философскую категорию. Существующая в мире информация подразделяется на: - элементарную (информацию о неживой природе); -биологическую (обеспечивающую существование отдельно взятых живых организмов и живых систем): -социальную (выраженную в знаковой форме, позволяющую социальным субъектам формировать представления о внешнем мире). Человеческое общество функционирует в процессе обмена социальной информацией. Потенциал современного общества выражается степенью его информатизации и развития телекоммуникационных технологий. Информатизация – процесс широкомасштабного использования информации во всех сферах социально-экономической, политической и культурной жизни общества с целью эффективного удовлетворения потребностей граждан, организаций и государства в информационных продуктах и услугах В документоведении под информацией понимаются «сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах, независимо от формы их предоставления». Формы представления информации могут быть различными. Одной из этих форм является документ. Документ – древнейший продукт человеческой деятельности, результат исторического развития общества. Возникновение документа как явления, как социального феномена связано с необходимостью и потребностью фиксировать информацию с целью ее передачи во времени и пространстве и подтверждения тех или иных явлений, событий, фактов. Документ сопровождает человека в течение всей его жизни – фиксируя все важнейшие события: рождения, получение образования, вступления в брак, профессиональную и общественную деятельность, смерть. Не меньшую роль документ играет в обществе. Документ является средством регулирования межгосударственных отношений, реализации внешней и внутренней политики государства, средством реализации корпоративной политики (отрасли, организации) регулятором общественных отношений (законы, нормативные акты). 2. Информационные ресурсы общества. Общество XXI в. называют информационным, потому что главным жизнеобеспечивающим ресурсом сегодня является информация. Изобретение термина «информационное общество» приписывается профессору Токийского технологического института Ю. Хояши. Целью перехода России к информационному обществу является преодоление информационного неравенства и равноправное вхождение граждан России в глобальное информационное пространство на основе соблюдения прав человека, в том числе права на свободный доступ к информации. В связи с этим целью государственной информационной политики на пути к информационному обществу является формирование единого информационного пространства России и вхождение ее в мировое информационное пространство. Единое информационное пространство - это совокупность баз и банков данных, технологий их ведения и использования, информационно-телекоммуникационных систем и сетей, функционирующих на основе единых принципов и правил. Целью создания единого информационного пространства является - обеспечение информационного взаимодействия, организаций и граждан, удовлетворение информационных потребностей общества. Информационное пространство складывается из следующих главных компонентов: информационные ресурсы; организационные структуры, обеспечивающие сбор, обработку, хранение, поиск и передачу информации; средства информационного взаимодействия граждан и организаций: програмно-технические средства и организационно-нормативные документы. Уровень развития страны, ее статус в мировом обществе определяется во многом количеством, качеством и доступностью информационных ресурсов. В связи с этим, важнейшими направлениями государственной информационной политики на современном этапе являются: Формирование национальных (государственных) информационных ресурсов. Обеспечение свободного к ним доступа Документационная политика. Под информационным ресурсом понимается, прежде всего, документированная информация или документ. Информационные ресурсы – это отдельные документы и определенные массивы документов, документы и массивы информации в системах (библиотеках, архивах, фондах, банках данных). К государственным информационным ресурсам относятся находящиеся в собственности РФ и субъектов РФ отдельные документы и массивы документов, документы и массивы документов в системах (библиотеках, архивах, фондах, банках данных), созданные, приобретенные и накопленные за счет средств федерального бюджета и бюджетов субъектов РФ. Соответственно к негосударственным информационным ресурсам относятся информационные ресурсы, созданные, приобретенные и накопленные за счет средств негосударственных учреждений, организаций, предприятий, физических лиц. В структуру государственных информационных ресурсов России входят: информационные ресурсы библиотечной сети России; информационные ресурсы государственной системы НТИ; информационные ресурсы государственной системы статистики; информационные ресурсы государственной системы правовой информации; информационные ресурсы ОГВ и МСУ. информационные ресурсы отраслей материального пространства. Информационной единицей во всех этих системах является документ. Причем документ - это основной информационный ресурс, поскольку он содержит первичную информацию. Информация СМИ, печатных изданий является вторичной - скопированной или переработанной. Первичная информация отличается от вторичной информации тем, что она обладает особым свойством: может служить доказательством явлений, событий, фактов. Управление информационными ресурсами и документацией как отрасль деятельности Ввиду обозначенных в рамках государственной информационной политики задач на органы государственной власти ложится ответственность по формированию информационных ресурсов. Каждое ведомство отвечает за создание, ведение, пополнение, управление и использование своих информационных ресурсов, обеспечение к ним свободного доступа граждан. Для организаций негосударственной организационно-правовой формы задача формирования и использования информационных ресурсов также важна, т.к. быстрое получение необходимой и качественной информации служит гарантией успеха в управлении и бизнесе, делает организацию конкурентоспособной в условиях рыночных отношений. При этом важен не только процесс формирования информационных ресурсов, под которыми понимаются документы. Но не менее важны предшествующие процессы создания документов, их организация на стадии оперативного управления, хранение и использование. Эти процессы являются областью документационного обеспечения управления. ДОУ – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Такое определение дает ДОУ терминологический стандарт в области делопроизводства и архивного дела. Однако, ДОУ – скорее одна из ключевых функций управления, чем отрасль, поскольку нет органов управления этой отраслью и правовой основы ее деятельности. От традиционного делопроизводства ДОУ отличается тем, что оно охватывает всю документацию организации, а не только ОРД, и базируется на использовании ИТ. В то же время ДОУ – это переходная стадия от традиционного делопроизводства к управлению документацией. Под управлением документацией понимается область общего административного управления, направленная на экономное и эффективное создание, использование и хранение документов в течение их жизненного цикла. Управление документацией – управленческая функция организации, реализация которой распространяется на все стадии жизненного цикла документов в организации: 1.Создание документов 2.Хранение и использование документированной информации. 3. Передача документов на постоянное государственное хранение. 4. Управление архивами. 4.Общая характеристика специальности «Документоведение и документационное обеспечение управления» Название специальности состоит из двух частей: «документоведение» и «документационное обеспечение управления». Документоведение - базовая теоретическая дисциплина, которая открывает подготовку специалиста. Документоведение вводит в теорию, историю возникновения документа, изучает его атрибутивные свойства, функции, классификацию профессиональную терминологию. Знания, полученные в результате изучения этой дисциплины и углубленные в процессе занятий научно-исследовательской работой позволяют дипломированному специалисту продолжить обучение в аспирантуре. ДОУ – это практическая часть специальности, деятельность, обеспечивающая документирование информации и организацию работы с документами Документирование – это запись информации на материальном носителе в соответствии с установленными правилами. Организация работы с документами - рациональная организация тех процедур, с помощью которых осуществляется запись, накопление, хранение и использование документированной информации. В организациях ДОУ или управлением документацией занимается специальное структурное подразделение (служба) под одноименным (служба ДОУ, отдел ДОУ) или иным наименованием (канцелярия, секретариат и т.д.). Документирование и организация работы с документами или ДОУ - это область деятельности, требующая специальной профессиональной подготовки. ДОУ регулируется особой нормативно-методической базой, основанной на международном и национальном законодательстве, государственных стандартах, нормативных и методических документах. Действующие государственные стандарты и нормативы устанавливают единую стандартную технологию документирования информации и организации работы с документами. Поэтому сегодня о выполнять задачи ДОУ в управлении, организации, предприятие может также квалифицированный, специально подготовленный для этих целей специалист. Такую подготовку предусматривает специальность высшей квалификации "Документоведение и ДОУ". По окончанию обучения выпускник получает квалификацию "документовед". Должность «документовед» включена в Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (М.: Минтруда,1998). В соответствии с этим документом организации формируют штатное расписание, т.е. состав должностей управленческого персонала. Документирование информации и организация работы с документами осуществляется в любой организации от самой маленькой фирмы до огромной корпорации. Поэтому специалист данного профиля нужен везде, в любом учреждении, организации, предприятии. Потребность в таком специалисте сегодня чрезвычайно велика. Подтверждением этому служит информация о вакансиях на рынке труда: требуется секретарь, офис-менежджер, секретарь-референт т т.д. Главная задача документоведа в организации - обеспечение единого технологического процесса ДОУ. Сегодня документированием информации и ее использованием занимаются все работники управленческого аппарата. Документовед проектирует, внедряет, поддерживает и контролирует единую технологию ДОУ в организации. В этих целях он разрабатывает нормативно-методическую базу ДОУ, осуществляет контроль за ее соблюдением, принимает участие в разработке технического задания по проектированию компьютерных информационных технологий ДОУ. Раздел 2 . Тема 1. Документирование информации как один из древнейших видов деятельности Лекция 2. Документ как инструмент социальной коммуникации. Документ – древнейший продукт человеческой деятельности и результат исторического развития общества. Возникновение документа связано с потребностью фиксировать информацию в целях ее сохранения, накопления и передачи во времени и пространстве. Но еще более важной предпосылкой появления документа явилась необходимость в доказательстве свершившихся фактов событий явлений объективной действительности. Обмен информацией – естественная потребность и способ существования человека. В современной науке процесс обмена информацией между субъектом, передающим информацию, и субъектом, получающим информацию, называется коммуникация. Коммуникация определяется как передача информации от отправителя к потребителю. Социальная коммуникация является результатом естественного развития общества. Коммуникация реализуется посредством особого рода деятельности, получившей название коммуникативной. Субъектами и объектами коммуникативной деятельности могут быть индивиды, социальная группа, общество в целом. Средствами коммуникации являются коммуникационные каналы и инструменты. Коммуникационный канал – реальная или воображаемая линия, по которой движется информация. В теории коммуникации выделяют три типа информационных (коммуникационных) каналов: устный документный электронный Доминирующей на сегодня остается документная коммуникация или документированная информация. Таким образом, документированная информация ( или документ) сегодня является основным инструментом социальной коммуникации. Документ используется в межличностной коммуникации. Например, частные письма, которыми обмениваются между собой физические лица. Документ является средством делового общения или деловой коммуникации. В качестве примера можно привести служебное письмо или электронное сообщение, отправляемое одним юридическим лицом (организацией) другому юридическому лицу. Документ является средством политической коммуникации. Служит инструментом закрепления межгосударственных договоренностей. Например, вербальные ноты, которыми обмениваются внешнеполитические ведомства или международные договоры. Правовую основу политической системы государства определяет документ, который называется Конституция. С помощью политических документов (программ, заявлений, воззваний и др.) одни субъекты политической коммуникации, например, партии, воздействуют на сознание других субъектов политической коммуникации, например, электорат (избирателей) и подталкивают их к принятию решений или совершению тех или иных действий в своих интересах. Документ является инструментом права и правоотношений. Законодательные и нормативно-правовые акты регулируют административные, трудовые и гражданские отношения в обществе. Например, трудовой договор (контракт) регулирует взаимоотношения организации и работника. Брачный контракт пока не очень типичный для нашего общества документ – взаимоотношения супругов. Договор купли-продажи регулирует отношения продавца и покупателя. Документ является основным инструментом деловой коммуникации. Все управленческие функции реализуются посредством документирования информации или создания документов. И наконец, документ сопровождает человека в течение все его жизни, фиксируя все важнейшие события его биографии ; рождение, получение образования, вступление в брак, профессиональную и общественную деятельность, и, наконец, смерть. Документы, удостоверяющие личность, обеспечивают права человека на индивидуальность (имя, фамилию, внешний облик) и гражданство. Паспорт гражданина по своему юридическому значению представляет договор между государством и гражданином о взаимных правах и обязанностях. Получая гражданство, индивид получает соответствующие права. Например, - социальные или избирательные. В то же время он принимает на себя обязанности по отношению к государству. Например, - воинскую обязанность. Без документа человек перестает быть социальным субъектом, становится безымянным физическим лицом. Установление или идентификация личности индивида осуществляется опять же при помощи документов, в которые содержат информацию о персональных данных индивида и хранятся по месту выдачи паспорта. Таким образом, документ, в том числе и в его традиционной форме, на бумажном носителе, является основным инструментом социальной коммуникации. Документирование информации как один из древнейших видов деятельности Документ как социальный феномен появляется в глубокой древности. Но прежде человечество прошло в своем развитии намного более продолжительный дописьменный период и развивалось посредством устной коммуникации, передавая опыт выживания, знания, культурные традиции устным способом от поколения к поколению. Эгалитарные общества Африки, Южной Америки, Австралии до сих пор находятся на этой стадии информационного обмена. Предпосылкой появления документа явилось социальное расслоение общества. По нашему мнению, именно потребность в доказательстве права на власть, иммунитетных и имущественных прав, приводит к возникновению документа, подтверждающего эти права. Таким образом, необходимость фиксировать информацию была вызвана не столько целями передачи информации, сколько потребностью сохранения ее достоверности, доказательности. При устной передаче информации от одного участника коммуникации к другому происходит ее искажение под влиянием субъективности восприятия, осмысления, и интерпретации разными людьми. Предвестниками документа (прадокументами) были наделенные символическим значением предметы, выделяющие их обладателей из числа других членов сообщества по признаку власти, культа, принадлежности к тому или иному племени. На смену предметам пришли условные знаки, выполняющие ту же идентификационную функцию. Это были знаки собственности, родства, определяющие социальный статус и т.д., изображаемые на теле, одежде, вещах. Например, такие как клеймо, тамга, родовой знак. Людей, которые занимались изготовлением и проставлением этих знаков, хранением знаний об их смысловом значении, условно можно считать первыми документалистами, записывающими и сохраняющими социально значимую информацию. Первым шагом к созданию письменности можно считать зарубки на палках у некоторых народов, например, малазийцев. К прадокументам можно также отнести индейское узелковое письмо (квипу), которое «читали» пальцами, пересчитывая узелки. Первый собственно документ документ появляется с возникновением письменности. Письменность – это знаковая система речи, позволяющая с помощью начертательных элементов передавать речевую информацию на расстоянии и закреплять ее во времени. С возникновением письменности, которая датируется 6-5 тыс. до н.э. появляются первые письменные документы. Профессиональное составление текстовых документов в древности Черты профессиональной деятельности документирование информации приобретает с образованием первых государств. Поскольку этой деятельностью могли заниматься только грамотные представители общества, которых было не так много, она считалась одной из самых уважаемых профессий. Человек, профессионально занимающийся составлением и перепиской документов, у всех народов на разных языках обозначался словом писец ( от глагола «писать»). Самой грамотной частью общества в Древнем мире были служители культа. Например, в Древнем Египте писцы (или как их еще называли «иерограмматеи») принадлежали к 3 классу жреческой касты. Помимо ведения документации в их обязанности входило заведование зданиями храма и управление земельной собственностью. Писцы обладали знаниями иероглифов, черчения, астрономии, геометрии, географии. В религиозных процессиях они шествовали, держа в руках отличительные знаки своей профессиональной деятельности: книгу, линейку, чернила и палочку для письма. Должность писца в Египте была почетной, а сам писец в народе сравнивался с мудрецом. Изображения писцов древнего Египта дошли до наших дней, увековеченные в древнеегипетских статуэтках и барельефах. В сохранившемся папирусе 2 в. до н.э. древнеегипетский писец сравнивает свою профессию с другими: «Я видел кузнеца за его работой. Его пальцы покрыты морщинами, как крокодилова кожа… каменщик постоянно борется с твердым камнем… парикмахер бреет до самой ночи, и только когда садиться есть, он может опереться на локти, чтобы отдохнуть… лодочник плавает, чтобы получить плату за свой труд… посол завещает свое имущество детям, когда уезжает в дальние страны, потому что опасается встречи с дикими животными или разбойниками… обувщик несчастен, все время стонет, когда дубит кожу… профессия же писца является самой важной, потому что на этом свете нет праздных слов. Кто с детства научиться этому, станет уважаемым человеком». В другом древнеегипетском документе о профессии писца сказано: «Будь писцом. Писец освобожден от всяких физических повинностей, защищенных от работы всякой, избавлен от мотыги и кирки. Писец не таскает корзин, не гребет веслами, его не секут прутьями, и он не находится под властью многочисленных начальников». Делопроизводство было включено в структуру государственной исполнительной власти. Так, в одном из сохранившихся списков государственных чиновников, включающих 27 государственных должностей, 11 были писцами .Возглавлял список «писец царского войска», а завершал « писец пастбищ пестрого стада». Египетские писцы помимо своей непосредственной профессиональной деятельности занимали административно-хозяйственные должности. Так например, кроме документирования они занимались сбором налогов. Египтологи датируют самые ранние египетские тексты 4 тыс. до н.э. В египетском письме употреблялись до 600 основных и огромное количество более редких знаков (иероглифов). Первым писчим материалом в Египте была кожа. Это материал был очень дорогим и не мог обеспечить потребности в массовом документировании хозяйственной и административной информации. Альтернативным материалом для изготовления документов стал папирус. Ученые насчитывают до 9 сортов папируса, качество которого зависело от той части растения, из которой он был изготовлен. Листы папируса склеивали в среднем по 20 в длину, образуя свиток (иногда по несколько десятков метров), который получил название «хартии». Затем из свитка вырезали листы нужного размера, или составляли документ на свитке, если объем информации был большим. Свиток при этом накручивался на валик. Первый листок свитка назывался протокол, последний эсхатокол. Для письма использовалась только одна сторона папируса. На папирусе писали чернилами с помощью длинных тонких тростинок, размягченных на конце в виде кисточек. Кроме папируса и кожи использовались и другие материалы для записи информации. На камне монументальные записи высекались, вырезались и рисовались. На глиняных табличках палочкой выдавливались клинописные документы. Для записи оперативной не представляющей ценности информации использовался дешевый и доступный материал: глиняные черепки небольшого размера, который назывались «острака», а также осколки известняка, на которых писали чернилами налоговые квитанции, счета, частные расписки, письма, школьные упражнения и черновики. Т.о. документ- это древнейший продукт человеческой деятельности, основной инструмент социальной коммуникации. Документирование информации – один из древнейших видов деятельности появляется с возникновением письменности. Как профессиональная деятельность документирование появляется с образованием первых государств. Профессия писца считалась привилегированной и почетной. Раздел 2. |
