Конспект лекций. Конспект лекций по предмету Управление сельскохозяйственным производством с основами маркетинга

• Название: Конспект лекций по предмету Управление сельскохозяйственным производством с основами маркетинга
• Дата: 17.10.2021
• Размер: 0.94 Mb.
• Имя файла: Конспект лекций.doc
• Тип: Конспект лекций; #249324
• страница: 14 из 20

Совокупность документов, посвященных какому-либо вопросу, событию, явлению и т. д., называется документацией.

Документационное обеспечение, будучи вспомогательной функ­цией аппарата управления, имеет дело с любыми документами, ко­торые образуются на предприятии, независимо от их характера, назначения и других особенностей. Правила выполнения операций с документами представляют процедуры по документационному обеспечению.

Документационное обеспечение процессов управления представляет систему операций, направленных на решение двух задач: создание документов, определение их формы, содержания и обслу­живание работников управления предприятия документирован­ной информацией, необходимой для выполнения возложенных на них функций.

Документационное обеспечение является неотъемлемой часть любой функции управления, поскольку ни одна из них не может обойтись без подготовки, передачи, оформления, хранения и ис­пользования документов. С помощью документации начинается, учитывается, регулируется и завершается большинство операций по управлению производством.


2. Виды документов и общие требования к их содержанию и оформлению.

Классификация документов является организующим началом
при анализе существующих форм и разработке новых. Документальная информация в сельскохозяйственных предприятиях и объединениях классифицируется по видам, выделяется пять групп документов.

1. Организационно-распорядительная документация (админи­стративная или деловая) применяется для выполнения организа­ционно-распорядительной функции работников управления, содер­жит как внутреннюю, так и внешнюю корреспонденцию. С этой до­кументацией работает практически весь аппарат управления.

2. Планово-учетная документация используется для планирова­ния, финансовой деятельности, технико-экономического анализа, бухгалтерского и статистического учета, материально-технического снабжения, реализации продукции и др.

3. Оперативно-производственная документация предназначена для оперативного планирования и регулирования производства.

4. Технологическая и техническая документация охватывает весь комплекс документов по технической подготовке и обслуживанию производства, капитальному строительству и ремонту, контролю качества продукции.

5. Документация учета личного состава кадров включает документы по приему, подготовке и переподготовке их в связи с развитием производства.

По форме документация подразделяется на текстовую (ру­кописи, журналы, книги, бланки); графическую или изобразитель­ную (чертежи, схемы, карты, диаграммы, планы и т. д.); аудиовизуальную (звукозаписи, диапозитивы, теле-кинофильмы и т. п.).

По назначению деловые документы подразделяются на: стан­дартные, типовые, индивидуальные. Документы, оформление кото­рых проводится в определенной последовательности и по строго обязательным правилам, называются стандартными (доверенность, бланки плановых заданий, командировочное удостоверение и т. п.). Эти документы содержат стандартный текст и свободные места для заполнения.

Если для документов, кроме формы, устанавливается и опреде­ленное содержание, то это типовые документы (договоры контрак­тации сельскохозяйственной продукции, инструкции и т. д.). Типи­зация позволяет создавать документы, одинаковые по форме и со­держанию, что облегчает оформление и пользование ими.

К индивидуальным (общим) документам относятся те, в кото­рых оформляются различные действия и отношения (протоколы, служебные письма, заявления, просьбы, требования и т. д.). В ос­новном они оформляются по усмотрению работников, то есть наи­более рационально, для достижения конкретно поставленной цели, учитывая общепринятые нормы.

По содержанию документы могут быть простыми и сложными. Простой документ содержит информацию по какому-либо одному вопросу (факту, событию, явлению) в разрезе одного показателя. Такие документы легко обрабатываются. В сложных документах отражается несколько вопросов, которые, как правило, относятся к нескольким структурным подразделениям или исполнителям (приказы, плановые и отчетные документы).

По месту составления документы делят на внутренние, созданные на данном предприятии и используемые внутри него (например, график рабочей недели аппарата управления и т. п.), и внеш­ние, поступившие от других предприятий, организаций (отдельных лиц) или направленные им.

По происхождению различают документы официальные (слу­жебные) и личные (заявления, письма, жалобы и т. п.), полученные от работников данного предприятия.

По степени гласности документы бывают секретные и несекрет­ные. Секретные документы имеют в правом верхнем углу пометку о секретности.

По степени подлинности документы делят на подлинники (оригиналы) и копии. Подлинник - это документ, соответствую­щим образом оформленный и подписанный должностным лицом.

Копия – точное воспроизведение подлинника (оригинала), за­свидетельствованное в установленном порядке и имеющее одина­ковую с ним юридическую силу. Выписка - копии, воспроизводя­щие часть интересующего текста документа. Правильность состав­ления выписки подтверждается подписями должностных лиц и печатью. Отпуски - полные копии отосланных документов, подши­ваемые в дело предприятия-отправителя. Правильность удостове­ряется пометкой «верно» и подписью лица, ответственного за делопроизводство.

Чтобы обладать юридической силой, документы должны содер­жать ряд элементов, называемых реквизитами. Совокупность рек­визитов документа, расположенных в определенной последова­тельности на листе бумаги, называется его формуляром. Форму­ляр документа должен содержать все необходимые для оперативной работы с ним сведения. Формуляр, характерный для определенной разновидности документов, называется типовым формуляром. Состав реквизитов различных документов зависит от содержания документа, его назначения и способа обработки. В стандартных документах за каждым отдельным реквизитом закреплено определенное место. Для многих документов число реквизитов строго ограничено. Отсутствие и неправильное указание ка­кого-либо реквизита делает документ недействительным. Рекви­зиты в документе располагают с учетом логической последова­тельности операций по его подготовке, оформлению и использова­нию, что облегчает восприятие документа. Реквизиты (кроме тра­фаретного текста) помещаются в левом верхнем углу листа на расстоянии 3-3,5 см от края, что позволяет читать документ, подшитый в дело. Верхнее правое поле используется для простав­ления различного рода отметок, резолюций.

К общим реквизитам организационно-распорядительных доку­ментов относится: изображение герба РБ; эмблема; изображение правительственных наград; наимено­вание организации или предприятия (автора документа) и его адрес; номер телефона; номер счета в банке; название вида доку­мента (приказ, протокол и т. д.); место составления или издания; заголовок к тексту; текст; подпись; отметка об исполнении доку­мента. Настоящий перечень реквизитов неполный. В конкретных документах их может быть больше или некоторые из них могут от­сутствовать.

Все основные документы предприятия должны, как правило, печататься на бланках, что придает информации официальный ха­рактер, облегчает использование документа и его исполнение, по­вышает культуру управления. Бланк документа - это лист бумаги стандартного размера с заранее напечатанными элементами-рек­визитами. Каждое предприятие должно иметь бланки для служеб­ных писем и бланки для всех других документов.

Текст является основным реквизитом документа. Содержание его должно соответствовать наименованию документа, факты, ко­торые приводятся в документе, должны быть достоверными, фор­мулировки - правильными в юридическом отношении. В доку­менте должен быть заголовок, отражающий содержание документа и суть действия, например «О подготовке и проведении сева». Этим обеспечивается четкость содержания документа при регист­рации, сокращается время его прохождения и рассмотрения руко­водителем, облегчается систематизация дел и др.

Обычно в документах соблюдается следующая последователь­ность изложения: вводная часть, где указывается основание со­ставления документа, далее раскрывается сущность вопроса (до­казательства) и в заключение излагаются выводы и предложения (решения, просьбы и т. д.). В ряде случаев текст документа может содержать лишь заключение (приказы, распорядительную часть и т. п.).

В любом документе проставляется дата его подписания или утверждения, кроме протоколов или актов, где датой является время указанного события. Дата проставляется лицом, подписы­вающим или утверждающим документ. Если документ готовится не на бланке, то его дата указывается ниже текста слева от подписи.

Проект документа предварительно согласовывается, что поз­воляет определить правильность предлагаемых решений, учесть интересы различных подразделений и служб, а также соответствие документа действующему законодательству. Согласование выражается визированием документа соответствующими должно­стными лицами либо проставлением грифа согласования. Согла­сование документа производится как внутри предприятия, так и вне его. Отметка о согласовании (гриф, виза) проставляется на последней странице документа или на отдельном листе.

В служебных документах употребляется официально-деловой стиль. Характерным для него являются слова и термины, приме­няющиеся в административно-канцелярской речи, редкое исполь­зование средств образного письма и выражения личных чувств автора. Документ необходимо писать разборчиво, чтобы он легко читался, без ошибок и помарок. Текст необходимо располагать в соответствии с установленным порядком, при соблюдении интер­валов, с разделением его на составные части (главы, параграфы, пункты, абзацы). В документах не следует допускать специфи­чески местных и двусмысленных слов и выражений, искажения об­щепринятых формулировок, сокращений.

Учитывая роль, которую выполняют документы в процессе уп­равления, руководители и специалисты предприятий должны знать основные требования, которые предъявляются к их проектированию:

1. Документ должен быть издан полномочным органом или должностным лицом соответствующей компетенции.

2. Документ не должен противоречить действующему законодательству и директивным указаниям вышестоящих органов.

3. Документ должен быть достоверным и отвечать задачам конкретного руководства, то есть основываться на фактах и содержать определенные и реальные предложения или указания.

4. Документ должен быть составлен по установленной форме.

5. Форма документа должна отвечать поставленной цели и принятым на предприятии методам работы, быть удобной в использовании.

6. Документ должен обеспечивать возможность фиксировать
информацию в логичном и заранее установленном порядке, облегчать нахождение соответствующей информации путем отчетливых заголовков, наименований граф и т. п.

7. Форма документа должна обеспечивать легкое внесение необходимых записей в соответствии с принятым способом обработки документов и др.

8. Документ должен быть составлен точно, полно, ясно, сжато, убедительно.

Точным документом считается тот, который отражает действи­тельное положение дел, не допускает двойного толкования.

Документ считается полным, если содержание его исчерпывает все обстоятельства дела, связанные с решением вопроса. Доку­мент, в котором нет лишних слов и повторений, является сжатым.

Полная обоснованность и емкое доказательство делают его убе­дительным.

Документ приобретает юридическую силу после того, как он подписан лицом, которому предоставлено на это право соответст­вующими положениями.
3. Основные виды организационно-распорядительной (общей) документации.

Организационно-распорядительная документация подразде­ляется на:

1. Организационную (положения, уставы, инструкции, пра­вила).

2. Распорядительную (постановления, распоряжения, решения, приказы по основной деятельности, указания), характеризующую административную деятельность предприятия, учреждения.

3. Служебно-информационную (письма, телеграммы, доклад­ные записки, справки, обзоры, сводки и др.).

4. Документация о личном составе (приказы о личном составе, личные дела и карточки, записки о переводе, характеристики и др.).

5. Предложения, заявления и жалобы граждан.

Положение – это правовой документ, определяющий порядок образования, род деятельности, права, обязанности, структуру и организацию работы предприятия и структурных подразделений на длительный промежуток времени. Текст положения содержит следующие основные разделы: общую часть, основные задачи и функции, права и ответственность.

Устав - юридический документ, оформляющий образование предприятия (организации) и определяющий его структуру, функции и правовое положение (например, Устав колхоза). Он утверждается вышестоящим органом управления и вводится в дей­ствие приказом или постановлением.

Постановления принимаются органами государственного управ­ления, различными коллегиальными и общественными органами, съездами, конференциями, совещаниями и собраниями для реше­ния наиболее важных вопросов. Постановления, изданные орга­нами государственного управления, являются нормативными ак­тами и обязательны для исполнения всеми предприятиями.

Решения принимаются местными Советами народных депута­тов, исполнительными комитетами местных Советов для решения наиболее важных вопросов их компетенции. Решения являются основным документом деятельности правления колхоза.

Приказ - основной распорядительный документ, издаваемый руководителем государственного сельскохозяйственного предпри­ятия, объединения, действующий на основе единоначалия и в пре­делах его полномочий, в целях разрешения основных и оператив­ных задач, стоящих перед данным предприятием. В процессе под­готовки приказа его проект согласовывается (визируется) с руководителями подразделений и служб, которым его предстоит выполнять.

Приказы подразделяются на две группы: приказы по личному составу, так называемые кадровые приказы, и приказы по общим вопросам управления. Проект приказа по общим вопросам чаще составляется по поручению руководителя предприятия работни­ками соответствующего отдела (службы), управления или подраз­деления.

Распоряжение является документом, в котором предписывается решение конкретного вопроса, исходящее от лица или органа, правомочного решать данный вопрос. Как правило, распоря­жение начинается со слов «В соответствии», «В связи», а текст излагается в повелительной форме - «Указать». «Предло­жить», «Утвердить» и т. д. Остальные реквизиты аналогичны приказу.

Циркуляр - документ, обязательный к исполнению подведомст­венными предприятиями, организациями или отдельными должно­стными лицами. Эта форма распоряжения или предписания чаще всего используется вышестоящими сельскохозяйственными орга­нами в области учета и отчетности, финансовой и плановой дея­тельности.

Инструкция - руководящие указания по выполнению необхо­димых видов работ или поведению работников при определенной производственной ситуации. Инструкции разрабатываются для по­вторяющихся видов управленческих работ и действуют в течение продолжительного срока в качестве постоянного руководства в ра­боте.

Протокол - документ, в котором последовательно фиксируется ход обсуждения вопросов коллегиальных органов (совещаний» симпозиумов, семинаров, конференций и т. п.). Протокол ведет секретарь коллегиального органа или специально назначенное лицо; подписывают его председатель собрания, секретарь.

Служебное письмо - обобщенное название различных по со­держанию документов, составляющихся по самым различным вопросам деятельности. Их подразделяют: на письма-запросы, письма-ответы, сопроводительные письма, информационные пись­ма, заключения и извещения. Основными логическими элементами письма являются: введение или вступление, изложение сути дела, доказательства, выводы, заключения.

Телеграммы, телефонограммы и радиограммы - документы, с помощью которых передается срочная информация, излагаемая в сжатой форме («телеграфный стиль» изложения). Таким путем пе­редаются обычно несложные тексты.

Докладная записка (справка) составляется с целью информа­ции вышестоящих органов или должностных лиц по одному или группе вопросов о каких-либо событиях, фактах, результатах ко­мандировок, обследований с выводами и предложениями.

Объяснительная записка - документ, в котором дается разъ­яснение, объяснение по тому или иному факту, действию, вызвав­шему те или иные отклонения от программы, установленного по­рядка и т. п.

Акт - документ, в котором подтверждаются установленные факты или события. Он, как правило, составляется несколь­кими лицами (комиссией) или одним специально назначенным ли­цом (например, акт сдачи-приемки дел и т. п.). К актам могут прилагаться разнообразные справки, подтверждающие те или иные факты, о которых идет речь.

Заключение - документ, в котором излагается мнение органи­зации, комиссии или отдельного специалиста по какому-либо воп­росу или документу.

Договор - документ, фиксирующий соглашение сторон об ус­тановлении каких-либо отношений и регулирующий эти отноше­ния.

Доклад - документ, содержащий изложение определенных во­просов, выводов, предложений и предназначенный для устного прочтения.

Извещение (о заседании, собрании, конференции) - документ, информирующий о предстоящем мероприятии и предлагающий принять в нем участие.

Обзор - документ, составленный в целях информации о ра­ботах в той или иной области деятельности и т. п.

Стенограмма - составная часть докладов, речей и других вы­ступлений на собраниях, совещаниях и заседаниях коллегиальных органов, осуществляемая методом стенографии.

Требования к рукописному и машинному оформлению организационно-распорядительных документов:

• 
  Рукопись документа следует писать четко и разборчиво на стандартной бумаге А₄ (297х210 мм) и А₅ (148х210 мм).
  
• 
  Не допускается составление документа карандашами, красными и зелеными чернилами, наличие вставок, исправлений, разночтений.
  
• 
  Документ должен иметь все необходимые реквизиты.
  
• 
  Текст документа должен излагаться кратко, нейтрально, без эмоций и грубых выражений, сокращения – общепринятые. Желательно применять прямой порядок слов, а сложные предложения заменять простыми.
  
• 
  Документ следует писать на одной стороне листа (на двух сторонах – при условии, если срок хранения документа составит не более трех лет).
  
• 
  Левое поле документа должно составлять от края листа не менее 30 мм, правое – 8 мм, нижнее и верхнее – 20 мм.
  
• 
  Для печатных страниц ширина строки не более 64 печатных знаков и 41 строка (для листа формата А₄).
  
• 
  Страницы документа нумеруются посередине верхнего поля арабскими цифрами на расстоянии 15 мм от верхней кромки листа.
  
• 
  В конце реквизитов (название вида документа, заголовка к тексту) ставится точка. Исключение может составлять текстовая часть документа.
  
• 
  В реквизите «Подпись», ФИО подписывающего документ лица и подпись следует печатать на уровне последней строки наименования должности.
  
• 
  Дата составления документа ставится с левой стороны, ниже последней строки наименования должности.