Контрольные вопросы по разделам и практические задания по созданию документов
 Скачать 0.69 Mb.
|
|
Копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки (факсимильная копия) или часть их (свободная копия). Для обладания юридической силой все виды копий должны получить специальное удостоверение, например, нотариальное. Унификация - приведение чего-либо к единой системе, форме. Стандартизация - процесс установления и применения стандартов. Стандартизация документов - высшая степень их унификации. Требования стандарта имеют обязательный характер. Унификация проводится как предварительный этап стандартизации. Система документации - совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению. В любой организации используются документы, отражающие организационную, распорядительную и исполнительскую деятельность. Их совокупность составляет систему организационно-распорядительной документации. Контрольные вопросы 1. Что включает в себя понятие «документ»? 2. В чем взаимосвязь понятий «информация» и «документ»? 3. С чем связано появление понятия «документационное обеспечение»? 4. Какие способы документирования (фиксирования информации) Вам известны? 5. Где закреплены определения основных понятий профессиональных терминов по делопроизводству? 6. Что понимается под юридической силой документа? 7. Что такое «система документации»? 8. Что такое «стандартизация», «унификация»? 9. На каких принципах основана унификация документов? 10. Какие способы унификации применяют для документов? 11. Каковы основные признаки документа? 12. По каким признакам классифицируют документы? 13. Каковы основные функции документа? 14. В каких научных дисциплинах и сферах практической деятельности используется понятие «документ»? 15. Задачи делопроизводства, документирования, документоведения, документооборота, архивного дела? Документоведение 11 2. ДОКУМЕНТООБОРОТ НА СОВРЕМЕННОМ ПРЕДПРИЯТИИ Типовая структура предприятия Любое предприятие состоит из подразделений, т.е. имеет некоторую организационную структуру (рис. 2.1) Рис. 2.1. Типовая схема предприятия На предприятии существует целый ряд специализированных служб, занимающихся работой с документами. Канцелярия - это отдел организации, ведающий служебной перепиской и оформлением текущей документации. Отдел кадров решает вопросы, связанные с подбором сотрудников, приемом их на работу, увольнением, обучением, выходом на пенсию. Отдел кадров ведет документацию дел по личному составу (личные дела, трудовые книжки, должностные инструкции и т.п.). Бухгалтерия осуществляет сбор и обработку финансовой информации о предприятии, а также предоставление отчетности о деятельности организации в государственные органы. Архив - отдел, где хранятся документы, образовавшиеся в результате деятельности предприятия. Архивные работники обеспечивают учет, сохранность документов в течение определенного законом периода, а также их уничтожение по истечении срока хранения. Документооборот 12 Отдел маркетинга занимается подготовкой маркетинговых планов, которые используются при подготовке общего бизнес-плана предприятия, разработкой маркетинговых программ и т.п. Предприятие имеет внутренние информационные связи (взаимодействие руководства с исполнителями) и внешние информационные связи (взаимодействие с контролирующими смежными предприятиями, потребителями, клиентами и т.п.). От вышестоящих органов на предприятие поступает руководящая информация в виде законов, нормативов, рекомендаций, распоряжений. В вышестоящие органы поступают отчеты и планы. В роли контролирующих органов для предприятия могут выступать такие организации, как налоговая служба или пожарная инспекция, предоставляющие инструкции и контролирующие их исполнение. Сотрудничать с предприятием могут предприятия-партнеры, заказчики продукции и т.п. Документационное обеспечение управления Управление любым предприятием - это информационный процесс, в котором информация принимается, обрабатывается, вырабатывается решение, решение доводится до исполнителей, действия которых контролируются (рис. 2.2). Рис. 2.2. Схема документационного обеспечения управления Документоведение 13 Организация документооборота (рис. 2.3) основана на тех же принципах, что и механический конвейер: 1. движение документов должно иметь минимальные возвраты на предыдущие ступени; 2. документы должны направляться исполнителям в соответствии с их обязанностями, чтобы избежать дублирования операций. Любой документ, доставленный в организацию, должен быть зарегистрирован и обработан. После рассмотрения руководителем и регистрации документы передаются исполнителям. Документ находится у исполнителя до окончательного решения вопроса. После исполнения документ должен подшиваться к делу. Дело - это совокупность документов, относящихся к определенному вопросу. По истечении установленного срока дела передаются на хранение в архив. Рис. 2.3. Схема документооборота Различают внешний и внутренний контуры документооборота. Внешний контур начинается с входящих (внешних) документов, которые поступают на предприятие извне. Это могут быть распоряжения вышестоящих органов, письма от партнеров заказчиков и т.п. Полученные документы регистрируются секретарями и затем поступают на исполнение. Если документ создается в самой организации, то возникает внутренний контур прохождения документа (инициация → исполнение → согласование → утверждение → регистрация). Именно на внутреннем контуре прохождения документа часто возникает его версионность. Например, на этапе согласования, когда появляются замечания от разных Документооборот 14 лиц. Важной задачей делопроизводства является отслеживание, накопление и управление версиями документов, а также контроль за изменением документа. Каждый документ в процессе движения должен проходить через три операции: регистрации, контроля, направления в дело. Во избежание путаницы с документами каждая операция должна выполняться один раз. Термины и определения Документооборот - это движение документов от момента их создания до момента окончания работы с ними. Входящая документация - это документация, поступающая на предприятие от других организаций. Исходящие документы - это документы, которые несут в себе информацию, выработанную на предприятии в целях передачи ее в другие организации: письма, справки, отчеты, приказы, телеграммы, телефонограммы и т.п. Контрольные вопросы 1. Опишите общую структуру предприятия. 2. Какие специальные службы занимаются на предприятии работой с документами? Их функции? 3. Дайте определение понятия «документооборот». 4. На каких принципах основана организация документооборота? 5. Почему управление предприятием можно сравнить с информационным процессом? 6. Какие этапы включает в себя внутренний контур документооборота? 7. Что такое «версионность» документов? Из-за чего она возникает? Документоведение 15 3. ОCНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ Нормативная база делопроизводства На всех предприятиях должны быть одни и те же правила оформления однотипных документов. Необходимо иметь четко прописанные нормы создания, оформления и работы с документами (нормативная база делопроизводства), которые обеспечивают их юридическую силу, оперативный поиск, а также возможность обработки с помощью средств оргтехники. Нормативная база делопроизводства - это законы и иные правовые акты, которые регламентируют создание и продвижение документов, описывают структуру и функции служб делопроизводства. Рис. 3.1. Нормативная база делопроизводства К законодательным и правовым актам в сфере документации относятся законы Российской Федерации, указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления Правительства и различных органов исполнительной власти. Для учета, хранения и придания юридической силы документам, созданным разными организациями, необходимо соблюдение определенных требований не только к содержательной части документа, но и к его оформлению. Оформление служебных документов регламентировано стандартами. Единые требования к оформлению документов зафиксированы в Государственном стандарте (ГОСТ). В частности, в ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» сформулированы основные требования к оформлению документов. Стандартизация документов снижает затраты на их создание, учет и хранение. Оформление документов 16 Реквизиты служебных документов и их оформление ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает состав реквизитов документов, требования к оформлению управленческих документов, которыми фиксируются решения организационных вопросов, вопросов управления органов государственной власти, предприятий и организаций независимо от организационно-правовой формы и вида деятельности. Реквизит (от лат. Requisitum - необходимое) - это обязательный информационный элемент документа, строго закрепленный за определенным местом на бланке, листе. 01 Государственный герб Российской Федерации 02 Герб субъекта Российской Федерации 03 Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) 04 Код организации 05 Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица 06 Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) 07 Код формы документа 08 Наименование организации 09 Справочные данные об организации 10 Наименование вида документа 11 Дата 12 Регистрационный номер документа 13 Ссылка на регистрационный номер и дату документа 14 Место составления или издания документа 15 Адресат 16 Гриф утверждения документа 17 Резолюция 18 Заголовок к тексту 19 Отметка о контроле 20 Текст документа 21 Отметка о наличии приложения 22 Подпись 23 Гриф согласования документа 24 Визы согласования документа 25 Оттиск печати 26 Отметка о заверении копии 27 Отметка об исполнителе 28 Отметка об исполнении документа и направлении его в дело 29 Отметка о поступлении документа в организацию 30 Идентификатор электронной копии документа Документоведение 17 Рис. 3.2. Схема расположения реквизитов Каждый документ имеет заголовочную часть (содержит реквизиты, расположенные до текста), основную (текст по сути документа) и оформляющую (реквизиты, расположенные после текста) (рис. 3.2). В зависимости от типа и назначения, документ может содержать разный набор реквизитов. Однако есть группа обязательных реквизитов, необходимых для обеспечения юридической силы документа. Стандартная форма документов, как армейская форма, упрощает организацию учета и контроля. Оформление документов 18 1,2. Государственный герб Российской Федерации и герб субъекта Российской Федерации Изображение герба помешают на бланках документов в соответствии с Положением о Государственном гербе Российской Федерации и с правовыми актами субъектов Российской Федерации. Например, Государственный герб Российской Федерации предусмотрен на бланках документов органов государственной власти РФ. 3. Эмблема организации или товарный знак Эмблему организации или ее товарный знак размещают на бланке организации в соответствии с ее уставом. Эмблема может иметь самое разнообразное изображение, которое обязательно регистрируется в установленном порядке. Изображение эмблемы располагают на уровне наименования организации или по центру верхнего поля. Однако эмблему не воспроизводят, если на бланках уже были размешены изображения Государственного герба Российской Федерации или герба субъекта Российской Федерации. 4. Код организации Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). 5. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица 6. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) 7. Код формы документа Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД). 8. Наименование организации Наименование организации должно соответствовать наименованию, закрепленному в учредительных документах. Сокращенное наименование организации указывается в скобках под полным наименованием на отдельной строке. Над наименованием организации может быть указано сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации. Автором документа может быть филиал, структурное подразделение, должностное лицо, представляющее организацию. В этом случае данные об авторе указываются ниже наименования организации и располагаются на отдельной строке. 9 . Справочные данные об организации Этот реквизит указывается на бланках для служебных писем. Он включает в себя почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счета в банке, адрес электронной почты и др.). Документоведение 19 10. Наименование вида документа Наименование вида документа должно соответствовать компетенции организации и содержанию управленческого действия. Наименование вида документа не указывают в служебном письме. Оформляют реквизит прописными буквами и выделяют полужирным начертанием шрифта (ПРИКАЗ, ДОГОВОР и др.). 11. Дата документа Обязательный реквизит, обеспечивающий юридическую силу документа. Датой документа может быть дата его подписания (приказ, служебное письмо), утверждения (инструкции), самого события, которое зафиксировано в документе (акт, протокол). Дату документа проставляет должностное лицо, подписывающее его, или секретарь при регистрации. На документах, составленных совместно несколькими организациями, датой является наиболее поздняя дата их подписания. Дат на документе может быть несколько. Основной считается дата подписания документа. 12 . Регистрационный номер документа Проставляется при регистрации внутренних и исходящих документов. Реквизит состоит из порядкового номера документа, проставляемого в течение календарного года, других регистрационных индексов, принятых в организации. На документах, составленных совместно несколькими организациями, проставляются порядковые регистрационные номера, присвоенные документу каждым автором. Их проставляют в порядке указания авторов в документе (слева направо) через косую черту. 13 . Ссылка на регистрационный номер и дату документа Реквизит включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ. На бланках для служебных писем этот реквизит указывается вслед за датой и регистрационным номером документа. В служебном письме может не быть заголовка к тексту, если автор делает ссылку на номер и дату поступившего документа. 14 . Место составления или издания документа Этот реквизит указывают в том случае, если невозможно по реквизиту «Наименование организации» определить место составления или издания документа. 15 . Адресат Реквизит присутствует в справочно-информационных документах: письмах, докладных и объяснительных записках, справках и др. В качестве адресатов могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. Оформление документов 20 16 . Гриф утверждения документа Особый способ введения документа в действие. Он проставляется на некоторых видах актов, договоров, инструкциях и др. документах. Документы утверждаются руководителем организации или изданием распорядительного документа. При утверждении документа должностным лицом гриф должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ, должности лица, утверждающего документ, личной подписи, расшифровки подписи и даты утверждения. Если документ утверждается распорядительным документом, то гриф состоит из слова УТВЕРЖДЕНО, наименования утверждающего документа, его даты и номера. 17 . Резолюция Это надпись на документе, выполненная должностным лицом и содержащая указания к действию. Резолюция должна быть конкретной по содержанию и краткой по форме. В резолюции указывается исполнитель, содержание поручения, срок исполнения. Резолюция подписывается должностным лицом, в конце резолюции ставится дата. 18. Заголовок к тексту Краткое изложение содержания документа, он облегчает и ускоряет регистрацию документов. Письма-ответы, имеющие ссылку на дату и номер входящего документа, заголовка могут не иметь. Заголовок должен согласовываться с названием документа. Он отвечает на вопросы: о чем (о ком)? или чего (кого)? Заголовок располагают перед текстом документа. Длина строки заголовка не превышает 28 знаков. На бланках организаций место для заголовка обычно обозначено ограничительными отметками для границы зоны реквизита. 19. Отметка о контроле Проставляется на документах, взятых на контроль исполнения. Отметку делают от руки или специальным штампом «контроль». 20. Текст документа Текст является основной частью документа. Информация, изложенная в тексте, должна быть достоверной и аргументированной. Ее излагают в краткой и убедительной форме. Тон текста служебных документов должен быть нейтральным. Тексты служебных документов могут оформляться в виде связного текста, анкеты, таблицы, в виде соединения этих структур. Текст документа может быть посвящен одному вопросу (в простых документах) иди нескольким (в сложных документах). Документ может состоять из одной или более частей. Наиболее часто встречается текст, состоящий из двух частей, когда в первой части излагаются факты и события, послужившие причиной для составления документа, а во второй части излагаются выводы, просьбы, предложения, решения и т.п. Документоведение 21 21. Отметка о наличии приложения Оформляется в документе, имеющем приложение. Этот реквизит располагается после текста документа перед реквизитом «Подпись». Слово «Приложение» пишут в единственном числе. На документах- приложениях, дополняющих и поясняющих содержание основного документа, в правом верхнем углу пишут слово «приложение». При наличии нескольких приложений они нумеруются. 22. Подпись Обязательный реквизит любого документа, обеспечивающий его юридическую силу. Подписывают управленческие документы руководители организации, их заместители. Несколько подписей ставят на документах в том случае, если за содержание документа ответственность лежит на нескольких должностных лицах. Документы, составленные комиссией, подписывают все члены комиссии, протоколы - председатель коллегиального органа и секретарь. Документы, утверждаемые руководителем организации (инструкции, положения и др.), некоторые справочно-информационные документы (докладные записки, справки и др.) подписывают должностные лица, составившие документы, ответственные за их подготовку. Реквизит состоит из названия должности, личной подписи и ее расшифровки (инициалы, фамилия). 23. Гриф согласования документа Этим грифом оформляется внешнее согласование документа, которое может осуществляться с подчиненными и неподчиненными организациями, с общественными организациями, с органами госконтроля и надзора, с вышестоящими органами. Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи и даты согласования. При согласовании документа с коллегиальным органом или при согласовании, осуществляемом письмом, гриф согласования включает в себя название документа, его дату и номер. 24. Визы согласования документа Используют для внутреннего согласования проектов документов и при ознакомлении с документами. Внутреннее согласование проекта документа может проводиться с финансовыми подразделениями организации, с юридической службой, исполнителями и т.д. Реквизит включает в себя подпись визирующего, расшифровку подписи и дату, а при необходимости - должность визирующего. Реквизит «Визы согласования документа» располагают ниже реквизита «Подпись» на последнем листе первого экземпляра документа. На исходящих документах визируются экземпляры, которые остаются в организации. Оформление документов 22 25. Оттиск печати Печать организации удостоверяет подлинность подписи должностного лица. Печать проставляется на документах, содержащих сведения финансового характера, на документах, удостоверяющих права лиц (штатное расписание, доверенности). Ставят печать таким образом, чтобы она затрагивала часть наименования должности лица, подписавшего документ. На некоторые документы печать ставят на специально обозначенное место (м.п.) - место печати. 26. Отметка о заверении копии Правильность соответствия копии документа подлиннику оформляется специальной отметкой о заверении копии. Эта отметка включает в себя заверительную надпись «Верно», должность лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи и дату заверения. Этот реквизит располагается ниже реквизита «Подпись». Копии документов в некоторых случаях заверяются печатью организации. 27. Отметка об исполнителе Реквизит включает в себя фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Эта отметка дает возможность адресату связаться с непосредственным исполнителем документа, что убыстряет подготовку управленческого решения. 28 . Отметка об исполнении документа и направлении его в дело Включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующие о его исполнении, или краткие сведения об исполнении, слова «В дело», номер дела, в котором будет храниться документ, подпись исполнителя документа или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ, дату проставления отметки. 29 . Отметка о поступлении документа в организацию При поступлении документа в организацию на нем проставляется регистрационная отметка. Она может быть выполнена от руки или проставлена с помощью специального регистрационного штампа. Реквизит содержит название организации, порядковый номер входящего документа и дату его поступления (иногда указываются часы и минуты поступления документа). 30 . Отметка для автоматического поиска документа Эта отметка содержит имя файла, код оператора, другие поисковые данные, устанавливаемые в организации. Документоведение 23 Конфиденциально Не менее 20 мм Экз. №3 Не менее 10 мм. ┌ ┐ К Не менее 20 мм. ОАО «Весть» ┌ ┐ Россия, 115209, Москва Генеральному директору Ул. Пятницкая, 21 научно-технического Тел. (095) 931 00 27 центра «Информсистема» Факс (095) 931 00 27 Еримееву О.С. E-mail: msm@vest.msk.ru http://www.vest.msk.ru Сергеевой В.К. ОКПО 03944527 Отправить факс о согласии до 04.02.98 01.02.02 № 1-3/115 Еремеев 02.02.02. На №______от_________ ┌ ┐ О семинаре «Современный Офис» Уважаемый Олег Святославович! Приглашаем Вас принять участие в работе семинара «Современный офис», проводимого компанией «Весит», который состоится 05.02.02. в Государственной Думе (Георгиевский переулок, д. 2, в аудитории 830 нового здания). Начало семинара в 11.00, предполагаемая продолжительность 4 часа. В программе семинара: рассмотрение вопросов автоматизации делопроизводства, электронного документооборота, электронных архивов предприятий и организаций. Просим Вас подтвердить участие в семинаре до 04.02.02. Заявку необходимо выслать по факсу 931 00.27. Приложение: 1. Программа семинара «Современный офис» 2. Программа выставки «Технические средства автоматизации делопроизводства» на 5 л. Председатель оргкомитета Личная подпись И.В. Нестеров Макарова Мария Михайловна 931 00 27 Отправлен факс 03.02.02 №93 «ИнфСист» В дело №1-7 Вх. № 00075 Сергеев 04.02.02 02.02.02. 14.35 Let 115.doc Не менее 10 мм. Рис 3.3. Использование реквизитов в письме 03 09 04 11 12 13 19 18 21 28 27 08 15 17 20 22 30 29 Оформление документов 24 Большая часть документов оформляется на бланках организации. Бланк - это стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем постоянной информацией документа (реквизиты заголовочной части) и местом, отведенным для переменной информации. Применение бланков при создании документов ускоряет фиксирование и восприятие информации, сокращает трудоемкость работ по документированию, обеспечивает единство и согласованность оформления документов предприятия. ГОСТом Р 6.30-2003 установлены три вида служебных бланков для организационно-распорядительных документов: • общий бланк; • бланк служебного письма; • бланк конкретного вида документа. Общий бланк включает в себя следующие реквизиты: Государственный герб Российской Федерации; герб субъекта Российской Федерации; эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); наименование организации. Бланк служебного письма состоит из следующих реквизитов: Государственный герб Российской Федерации; герб субъекта Российской Федерации; эмблема организации или ее товарный знак; код организации; наименование организации; справочные данные об организации. Бланки конкретного вида документа включают реквизиты: Государственный герб Российской Федерации; герб субъекта Российской Федерации; эмблема организации или товарный знак; код формы документа; наименование организации; наименование вида документа; место составления или издания документа. Общий бланк можно использовать при оформлении различных видов документов (кроме письма). Некоторые организации имеют бланки для документов структурного подразделения, должностных лиц. Такие бланки проектируют в том случае, если руководитель структурного подразделения или должностное лицо имеет право подписи. Гербовые бланки (бланки документов с воспроизведенным на них Государственным гербом Российской Федерации или гербом субъекта Российской Федерации) выпускают полиграфические предприятия, имеющие специальное разрешение на их изготовление. Остальные бланки изготавливаются типографским способом, с помощью средств Документоведение 25 оперативной полиграфии или средств ВТ непосредственно при оформлении документа. Бланки изготавливают на белой бумаге или бумаге светлых тонов. Чаще всего используются форматы А4 (210х297 мм) и А5 (148х210 мм). Устанавливают два варианта расположения реквизитов на бланках - угловой и продольный. Предпочтение отдают первому способу, т.к. угловой бланк позволяет экономно использовать площадь печатного листа. Продольное расположение реквизитов применяется в случае, когда наименование организации и вышестоящего органа содержит большое количество печатных знаков. При необходимости такие бланки могут иметь ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов: даты документа, регистрационного номера документа, ссылки на регистрационный номер и дату документа, адресата, заголовка к тексту и др. Ограничительные отметки для отдельных реквизитов выполняются на бланках в виде уголков или других обозначений. Требования к документам, изготовляемым с помощью печатных устройств Некоторые виды документов разрешается оформлять рукописным способом (заявления, объяснительные записки), но обычно служебные документы изготавливают с помощью различных печатных устройств. Текст документов на бланках формата А4 печатается через полтора межстрочных интервала, на бланках формата А5 - через один межстрочный интервал. Тексты документов, подготавливаемых к типографскому изданию, допускается печатать через два межстрочных интервала. Реквизиты документа отделяют друг от друга двумя-тремя межстрочными интервалами. Реквизиты, состоящие из нескольких строк, печатаются через один межстрочный интервал. Остальные части реквизитов «адресат», «гриф утверждения», «гриф согласования» отделяют друг от друга полутора-двумя межстрочными интервалами. Максимальная длина строки многострочных реквизитов - 28 знаков. Если заголовок к тексту превышает 150 знаков (пять строк), его допускается продлевать до границы правого поля. Точку в конце заголовка не ставят. При оформлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова «страница» («стр.») и знаков препинания. Каждый лист документа должен иметь поля: левое и верхнее – не менее 20 мм; правое и нижнее – не менее 10 мм. Оформление документов 26 Контрольные вопросы 1. Что относится к нормативной базе делопроизводства? 2. В каком нормативном акте зафиксированы требования к оформлению организационно-распорядительной документации? 3. Что такое «реквизит»? 4. Перечислите основные реквизиты. 5. Из каких частей состоит документ? 6. Назовите основные виды бланков, применяемые в учреждениях. 7. Какие реквизиты входят в состав бланка для письма? 8. Чем отличается общий бланк от бланка для письма? 9. Какие требования предъявляются к оформлению реквизита «наименование организации»? 10. Что является датой документа? 11. Для чего служит регистрационный номер документа? 12. Кто может быть адресатом документа? 13. На каких документах должен находится гриф утверждения? 14. Кем составляется реквизит «резолюция»? 15. Какие требования предъявляются к заголовку документа? 16. Где размещается на документе реквизит «отметка о наличии приложений»? 17. В каких случаях осуществляется согласование документа? 18. С какой целью ставится печать на документе? 19. Кем заверяются копии, сделанные с документов? 20. В чем различие углового и центрованного расположения реквизитов? 21. Какие реквизиты используются для согласования документов? Как оформляют согласование при наличии замечаний к документу? 22. Какие требования предъявляются к тексту сложных, больших по объему документов? 23. С какой целью используют в документе реквизит «приложение»? 24. Какие виды служебных отметок применяют на документах? 25. С какой целью в документах приводится реквизит «отметка об исполнителе»? 26. Когда и кем выполняется реквизит «отметка о поступлении документа в организацию»? Практическое задание 1. Составить бланк служебного письма 2. Составить бланк приказа Документоведение 27 ОСНОВНЫЕ ДОКУМЕНТЫ УПРАВЛЕНИЯ Документация организации включает в себя различные по назначению документы. Однако, при всем их многообразии независимо от специфики предприятия можно выделить следующие основные группы документов: организационные (устав, учредительный договор, структура и штатная численность, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка, должностные инструкции); распорядительные (приказы по основной деятельности, распоряжения, решения); коллегиальных органов (протоколы); справочно-информационные (акты, письма, факсы, справки, телефонограммы, докладные записки и др.); кадровая (приказы по личному составу, трудовые контракты, личные дела, трудовые книжки и др.); финансово-бухгалтерские. От государственных и муниципальных организаций могут поступать на предприятие документы, регулирующие различные вопросы его деятельности. Эти документы составляют отдельную группу – нормативные документы государственных органов. В самостоятельную группу можно выделить договоры (коммерческие контракты), которые являются основными документами предпринимательской деятельности. Все перечисленные документы относятся к организационно- распорядительным документам (ОРД), за исключением финансово- бухгалтерских документов. Среди большого разнообразия видов деловых документов, обращающихся на предприятиях и в организациях, ОРД занимает центральное место. 4. ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ К организационным документам относятся учредительные документы организации, структура и численность, штатное расписание, правила внутреннего распорядка, положения о структурных подразделениях, должностные инструкции и др. документы. В зависимости от организационно-правовой формы организации к учредительным документам можно отнести: устав организации; учредительный договор и устав; только учредительный договор; в некоторых случаях некоммерческие организации могут действовать на основании общего положения об организациях данного вида. Устав организации закрепляет организационно-правовую форму организации, ее название, адрес, органы управления, контроля, порядок Организационные документы 28 распределения прибыли, условия реорганизации и ликвидации. В нем излагаются правила, регулирующие деятельность организации, взаимоотношения ее с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере деятельности. Учредительный договор содержит характеристику предмета, целей и принципов деятельности организации, права и обязанности учредителей, состав и компетенцию органов управления, срок действия и порядок прекращения договора. Структура и штатная численность разрабатываются на основании устава организации. В штатном расписании закрепляется должностной, численный состав организации и указывается фонд зарплаты. Положения о структурных подразделениях разрабатываются при наличии в организации нескольких структурных подразделений. В положениях определяются правовой статус, задачи, функции, права и обязанности, ответственность подразделений. Правила внутреннего распорядка. Этот документ разрабатывается на основе типовых правил внутреннего распорядка с учетом специфики деятельности, формы собственности и других особенностей конкретной организации. Текст правил внутреннего распорядка готовит администрация организации, согласовывает его с выборным профсоюзным органом (или СТК), а после обсуждения документа на общем собрании трудового коллектива правила утверждаются руководителем организации. Положения о персонале определяют трудовые правоотношения работников с организацией, взаимоотношение персонала с руководством организации и другие вопросы. Должностные инструкции определяют функции, права и обязанности сотрудников организации. При разработке должностных инструкций следует учитывать названия должностей, предусмотренных для этих служб общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов. Внесение изменений в организационные документы (должностные требования к работникам, режим работы, распределение и перераспределение обязанностей между руководством и др.) производится приказом руководителя организации. Документоведение 29 Устав организации Устав - учредительный документ, устанавливающий правовой статус организации, необходим согласно закону для ее государственной регистрации. Организация считается созданной и приобретает права юридического лица с момента государственной регистрации. Устав разрабатывается и утверждается учредителями (участниками) хозяйственных обществ, производственных кооперативов и других юридических лиц. Если хозяйственное общество создается одним лицом, то это лицо и утверждает Устав. Устав производственного кооператива утверждается общим собранием его членов. Устав государственного и муниципального предприятия утверждается уполномоченным на то государственным органом или органом местного самоуправления, а Устав казенного предприятия утверждается Правительством Российской Федерации. Устав – это сложный и объемный документ. В Устав входит следующий состав реквизитов: эмблема организации (при наличии таковой); наименование организации; справочные данные об организации; наименование документа – УСТАВ; место издания; гриф утверждения (УТВЕРЖДЕНО); текст. Структура текста и его содержание определяются разработчиками Устава. В число обязательных разделов текста включаются: 1. Общие положения (определяютсяцели и задачи создаваемой организации). 2. Организационная структура (состав структурных подразделений, их функции и взаимосвязи). 3. Регламент организации (формы и методы управления, права и обязанности должностных лиц). 4. Финансово-материальная база (определение размеров основных и оборотных средств, источники, порядок распоряжения средствами и ценностями). 5. Отчетная и ревизионная деятельность. 6. Порядок реорганизации и ликвидации организации. Уставы государственных организаций утверждаются вышестоящими органами. Уставы муниципальных и частных предприятий утверждаются районными или городскими администрациями. Организационные документы 30 Положение Положение – документ, регламентирующий организацию работы предприятия в целом или его отдельных структурных подразделений. Положение о персонале предприятия, организации - одно из важнейших видов положений. Рассмотрим содержания разделов этого документа. Общие положения определяет цель, для которой разработано Положение, и перечисляет конституционные гарантии персонала в области занятости. Порядок найма и высвобождения персонала включает процедуры приема на работу персонала, в частности, перечень необходимых документов, оформление приказа о приеме, проведение инструктажа по технике безопасности, условия работы. Подробно разъясняются права и обязанности работников, вопросы продвижения персонала по служебной лестнице, регламентируются вопросы перевода на другую должность. Детально расписывается порядок расторжения трудового договора (контракта) как по инициативе работника, так и по инициативе администрации. Основные обязанности персонала перечисляет круг обязанностей по своей специальности, квалификации или должности, которые доложен выполнять персонал в рабочее время. Основные обязанности администрации определяет перечень обязанностей руководства организации. В число таких обязанностей входят эффективная организация труда персонала, совершенствование форм и методов оплаты труда, соблюдение законодательства об охране труда и технике безопасности, контроль за соблюдением производственной санитарии, противопожарной охраны и т.п. Рабочее время и его использование оговаривает начало и окончание работы, перерывы для отдыха и питания, определяет график сменности, формы и организацию учета явки на работу, порядок представления отпусков и некоторые другие вопросы. Поощрения за успешные результаты работы перечисляет виды поощрений, которые могут быть применены за образцовое выполнение трудовых обязанностей, разработку и внедрение рационализаторских предложений, повышение производительности труда и т.д. Ответственность за нарушение трудовой дисциплины оговаривает меры дисциплинарного воздействия на нерадивых работников, перечисляет виды нарушений трудовой дисциплины, порядок их фиксирования и соответствующие санкции. Положение о персонале обсуждается и согласовывается на собрании трудового коллектива, визируется юрисконсультом, подписывается заместителем руководителя и утверждается директором предприятия. Документоведение 31 Структура и штатная численность Структура и штатная численность предприятия определяются в соответствии с его Уставом и закрепляются специальным документом, в котором указываются все структурные подразделения предприятия, наименование должностей и количество штатных единиц по каждой из должностей. Документ составляется на бланке предприятия, подписывается заместителем руководителя предприятия, согласовывается с главным бухгалтером и утверждается директором предприятия. Штатное расписание В штатном расписании закрепляется должностной и численный состав предприятия с указанием фонда заработной платы. Штатное расписание составляется на бланке предприятия и содержит перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. Штатная структура и штатное расписание разрабатываются организациями самостоятельно. Штатное расписание составляется и утверждается по состоянию на 1 января ежегодно. Документ составляется на бланке предприятия, подписывается заместителем руководителя предприятия, визируется главным бухгалтером и утверждается руководителем предприятия. Инструкция Инструкция – документ, имеющий правовой статус. Она издается в целях установления правил, регулирующих организационные, научно- технические, финансовые и иные стороны деятельности организаций. Должностная инструкция – документ, в котором определяются функции, права и обязанности сотрудника предприятия. Должностная инструкция необходима в случае возникновения споров в трудовых отношениях. На основании должностной инструкции составляется трудовой контракт с работником. Должностная инструкция имеет унифицированную форму и одинаковую для всех должностей структуру текста. Должностная инструкция разрабатывается кадровой службой, согласовывается с юрисконсультом предприятия и утверждается руководителем предприятия. Все существенные изменения в должностную инструкцию вносятся приказом директора (зам. директора) предприятия. Примерные должностные инструкции разрабатываются отраслевыми органами управления для внедрения на подчиненных предприятиях. Предприятие на основе примерной инструкции разрабатывают собственные должностные инструкции, которые учитывают специфику конкретного предприятия. Организационные документы 32 Договор (контракт) Договор – это документально оформленное соглашение двух и более сторон об установлении определенных отношений между ними, фиксирующее права, обязанности и ответственность договаривающихся сторон. Договор может заключаться как между юридическими; так и юридическими и физическими лицами. Разновидностями договора являются договор купли-продажи, договор совместной деятельности и др. Договор включает три группы реквизитов: Реквизиты углового (продольного) штампа включают название вида документа (ДОГОВОР), дату, №, место составления, заголовок к тексту. Текстовая группа реквизитов состоит из вводной части, в которой указываются договаривающиеся стороны, должности, ФИО лиц, подписывающих договор, их полномочия и содержательной части, включающей изложение предмета договора, порядок рассмотрения споров, сумму договора, срок действия и т. п. Заключительная |