Контрольные вопросы по разделам и практические задания по созданию документов

• Название: Контрольные вопросы по разделам и практические задания по созданию документов
• Дата: 29.10.2021
• Размер: 0.69 Mb.
• Имя файла: 17.pdf
• Тип: Контрольные вопросы; #259036
• страница: 5 из 6

Название вида документа (АКТ) оформляется при угловом расположении реквизитов от границы левого поля через 2 межстрочных интервала ниже наименования предприятия или организации, а при продольном расположении реквизитов и в общем бланке - центрованным способом прописными буквами.
Дата оформляется цифровым способом и является датой актируемого события. Если работа комиссии продолжалась несколько дней, то указывают дату окончания работы.

Документоведение
49
Регистрационный номер проставляется при оформлении результатов работы комиссий, имеющих конкретную постоянную компетенцию и установленный срок полномочий. При актировании единичных фактов и событий номер может отсутствовать.
Место составления содержит название географического пункта, в котором реально состоялось событие, зафиксированное в акте, и где реально работала комиссия.
Заголовок акта оформляется в левом верхнем углу через 2-3 межстрочных интервала ниже реквизита "место составления". В заголовке акта отражается цель его составления, цель работы комиссии.
Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей. При необходимости допускается заключительная часть текста, в которой могут содержаться выводы комиссии, составившей акт.
Вводная часть текста строго формализована: основание, которое закрепляет полномочия, цель работы комиссии и состав ее членов оформляются от границы левого поля через 2-3 межстрочных интервала ниже заголовка. Во вводной части акта также могут быть указаны лица, присутствовавшие при проверке, участвовавшие в работе, но не являющиеся членами комиссии.
Констатирующая часть текста, отражающая существо и результаты работы комиссии, оформляется с красной строки и отделяется от вводной части 3-4 межстрочными интервалами. Форма представления текста - изложение, в котором установленные факты, события перечисляются по степени значимости. Текст удобно начинать с указания даты и цели составления акта.
Завершают текст сведения о количестве составленных экземпляров акта и месте нахождения каждого. Оформляются они через 2-3 межстрочных интервала ниже связного текста.
При наличии приложений к акту ссылка на них дается в конце текста перед подписями.
Подписи председателя и всех членов комиссии располагаются через
2-3 межстрочных интервала ниже текста от границы левого поля и разделяются двумя интервалами. Личные подписи председателя и всех членов комиссии проставляются на каждом экземпляре акта.
Утверждение оформляется грифом, который располагается в верхнем правом углу документа.
Почти все разновидности актов подлежат утверждению руководителем предприятия или его заместителями, по распоряжению которых комиссия получила свои полномочия, а также органами коллегиального управления предприятием или вышестоящей организацией.

Информационно-справочные документы
50
Докладные и объяснительные записки
Докладная записка - документ, содержащий изложение какого-либо
вопроса, и в случае необходимости - выводы и предложения составителя
по его решению.
Объяснительная записка - документ, объясняющий причины какого-
либо действия, события или поясняющий содержание отдельных
положений основного документа. В последнем случае он может называться пояснительной запиской.
Докладные и объяснительные записки служат не просто для передачи информации с одного уровня управления организацией на другой, но являются непосредственными основаниями для издания распорядительных документов.
Докладная и объяснительная записки имеют одинаковый состав реквизитов типового формуляра, но разные цели создания, составляются в различных управленческих ситуациях.
Докладная или объяснительная записка могут составляться как по указанию руководителя предприятия, структурного подразделения или вышестоящего учреждения, так и по инициативе структурного подразделения, конкретного работника предприятия.
Докладные и объяснительные записки, направляемые за пределы данного предприятия или организации, называются внешними. Поэтому оформляются они на общем бланке.
В состав типового формуляра внешней докладной или объяснительной записки входят следующие реквизиты: наименование
автора документа, название вида документа, дата, регистрационный
номер, адресат, место составления, заголовок к тексту, текст, подпись.
При оформлении внешних докладных и объяснительных записок угловое расположение реквизитов является предпочтительным.
Структура текста докладной или объяснительной записки зависит от цели ее создания. Например, текст инициативной внешней докладной записки состоит, как правило, из двух частей:
• в одной содержится описание события или ситуации, их оценка составителем;
• в другой части текста формулируются выводы, предложения и рекомендации.
Информационные и отчетные докладные записки содержат, как правило, только одну часть текста - перечисление сведений о выполнении каких-либо заданий, поручений, планов и т.п.
Внешнюю докладную или объяснительную записку подписывает, как правило, первый руководитель предприятия или организации.

Документоведение
51
Внутренние докладные и объяснительные записки, адресуемые руководителю предприятия, организации или структурного подразделения, составляются значительно чаще и, как правило, являются непосредственными основаниями для издания приказов по основной деятельности, по личному составу и распоряжений.
Внутренняя докладная или объяснительная записка оформляется на чистом листе бумаги с угловым расположением реквизитов по образцу общего бланка. Формуляры этих документов совпадают и состоят из следующих реквизитов: наименование структурного подразделения –
автора, название вида документа, дата, регистрационный номер,
заголовок к тексту, адресат, текст, подпись.
В зависимости от цели создания докладной записки ее текст может представлять собой только предложения автора.
В первой части текста внутренней объяснительной записки содержится подтверждение событий, совершенных действий, поступков и нарушений, а во второй - объяснение их причин, перечисление доказательств, оправданий, иногда - ссылка на оправдательные документы.
Документы, служащие оправданием, могут быть приложены к объяснительной записке. Отметка об их наличии оформляется так же, как и во внешних докладных и объяснительных записках.
Контрольные вопросы
1.
Как классифицируют служебные письма?
2.
Каким требованиям должен отвечать текст письма?
3.
Какие реквизиты входят в формуляр-образец служебного письма?
4.
Кто является автором письма?
5.
Как оформляется реквизит «Адресат»?
6.
Какой вид служебного письма имеет реквизит «Ссылка на номер и дату входящего письма»?
7.
Какой вид служебного письма имеет реквизит «Отметка о наличии приложения» и как он оформляется?
8.
Кто подписывает служебное письмо?
9.
В каких случаях на письмо ставятся две подписи и как они оформляются?
10.
Всегда ли на служебные письма ставится печать?
11.
Все ли служебные письма должны иметь заголовок? Как он должен быть оформлен?
12.
Для каких целей на служебных письмах оформляют реквизит
«
Отметка об исполнителе»? Каким образом он оформляется?
13.
В каких случаях составляют акт?
14.
Какие требования предъявляются к вводной и констатирующей частям текста акта?
15.
Какие виды докладных записок выделяют, и в чем состоит особенность их оформления?

Информационно-справочные документы
52
Практические задания
1.
Составьте письмо-приглашение выставочного центра «Экспо-
Бизнес» в АО «Квант» с предложением представить свою продукцию на выставке с 00.00.00 по 00.00.00.
2.
Составьте гарантийное письмо АО «Кедр» ОАО «Сатурн» об оказании помощи в установке и наладке машин вычислительного центра.
3.
Составьте сопроводительное письмо о направлении подписного договора АО «Алекс» АО «Горизонт» № ХХ от 00.00.00.
4.
Составьте письмо-ответ АО «Вымпел» АО «Партнер» о разработке проекта на строительство жилого дома.
5.
Составьте и оформите телеграмму фирмы «Юнисиб» Кемеровскому предприятию «Кристалл» о полном отказе от оплаты за поступившую продукцию в связи с тем, что эта продукция не была заказана.
6.
Составьте акт ревизии кассы в УПК-1 Главным специалистом КРО
СБОУ образования, в котором недостачи и излишков не обнаружено.
7.
Составьте акт о списании материальных ценностей на основе приказа начальника департамента от 00.00.00 № ХХ «О проведении инвентаризации материальных ценностей». В акте установлено, что не поддаются ремонту и не могут быть реализованы поименованные ниже ценности, подлежащие списанию и исключению из учета.
8.
Напишите докладную записку на имя руководителя АО «Вымпел» о командировании в г. Белгород старшего инженера планово- экономического отдела Добролюбова П. В. с 00.00.00 сроком на 5 дней для выступления с докладом на семинаре «Совершенствование системы заключения хозяйственных договоров».
9.
Составьте докладную записку начальника отдела руководителю предприятия о факте невыполнения распоряжения о монтаже оборудования на участке, по причине слабого контроля со стороны главного механика.
10.
Составьте докладную записку главного бухгалтера руководителю предприятия о необходимости централизации расчетов с работниками предприятия. В обязанности учетных работников цехов должно входить лишь оформление первичных документов по учету выработки. В докладной записке необходимо подать предложение о пересмотре штатов отчетных работников в цехах и главной бухгалтерии из расчета общего сокращения штатов не менее чем на 20%.
11.
Составьте докладную записку о причинах несвоевременности представления информации о выполнении приказа директора.
12.
Составьте докладную записку начальника планово-экономического отдела руководителю предприятия об обеспечении отдела четырьмя компьютерами.

Документоведение
53
8.
КАДРОВАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ
Кадровая документация ведется во всех организациях, учреждениях, предприятиях независимо от их организационно-правовой формы. Этой документацией фиксируются факты прохождения службы граждан.
В состав документации по личному составу входят различные виды документов:
 организационные
(должностные инструкции, правила внутреннего распорядка и др.),
 распорядительные (приказы по личному составу),
 информационно-справочные (справки, докладные записки, акты, объяснительные записки и др.)
 трудовые контракты, трудовые книжки, личные листки по учету кадров, учетные карточки и т.п.
Оформляется кадровая документация в соответствии с Кодексом законов о труде Российской Федерации (КЗоТ), другими нормативными актами.
Документирование движения кадров
 прием на работу;
 перевод на другую работу;
 предоставление отпусков;
 применение поощрений и дисциплинарных взысканий;
 командирование;
 увольнение с работы.
Каждая из этих ситуаций оформляется специальными документами, которые составляются и оформляются в соответствии с КЗоТ РФ и
ГОСТ Р6.30-2003.
Прием на работу
Основанием приема на работу является трудовой договор (контракт), заключенный между работником и работодателем, по которому работник обязуется выполнять работу по определенной специальности или должности с подчинением внутреннему трудовому распорядку организации.
При поступлении на работу необходимо предоставить:
1.
Документ, удостоверяющий личность (паспорт, военный билет);
2.
Трудовую книжку (если гражданин поступает на работу впервые – справку о последнем занятии, выданную по месту жительства).
При приеме на работу запрещается требовать от граждан документы, помимо предусмотренных законодательством.
Однако закон предусматривает для некоторых категорий работников дополнительные документы при приеме на работу:
 копии документов об образовании и профессиональной подготовке;
 сертификат специалиста и лицензию;

Кадровая документация
54
 копии документов о присуждении ученых степеней или почетных званий;
 государственные служащие представляют дополнительно медицинское заключение о состоянии здоровья, справку из органов государственной налоговой службы об имущественном положении;
 при избрании гражданина на должность по конкурсу или при приеме на материально ответственную работу – письменную характеристику;
 заявление от родителей, попечителей, справку из поликлиники, справку из фонда занятости (для работников моложе 18 лет);
 при приеме на работу инвалидов – заключение ВТЭК об условиях и характере труда инвалида.
Граждане, поступающие на работу, составляют в отделе кадров заявление о приеме на работу. Оно составляется на имя руководителя организации. В тексте заявления необходимо подробно указать структурное подразделение, должность, на которую претендует поступающий, должностной оклад, особенности в работе.
Администрация организации, в свою очередь, обязана ознакомить работника с его должностной инструкцией, правилами внутреннего трудового распорядка.
Затем при необходимости заполняется личный листок по учету кадров, анкета и автобиография. Обязательно заполняется личная карточка.
Работник представляет все необходимые документы инспектору отдела кадров, который после их тщательной проверки и визирования у руководителя структурного подразделения представляет заявление на резолюцию руководителю организации. Руководитель в своей резолюции указывает структурное подразделение, должность, дату назначения, устанавливает оклад, испытательный срок и его протяженность.
В соответствии с действующим законодательством при приеме на работу может быть установлен испытательный срок (ст. 70 КЗоТ РФ), который не может превышать трех месяцев, а в отдельных случаях – шести месяцев. Испытательный срок не устанавливают при приеме на работу:
 лиц, не достигших 18-ти лет;
 молодых специалистов;
 инвалидов, направляемых на работу;
 при переводе на работу в другую организацию и т.д.
После издания приказа по личному составу о приеме на работу в отделе кадров организации оформляется запись в трудовую книжку работника.
В необходимых случаях с работником проводится инструктаж по технике безопасности, производственной санитарии, гигиене труда, противопожарной охране и другим правилам по охране труда.

Документоведение
55
Перевод на другую работу
В соответствии с трудовым законодательством (ст. 72 КЗоТ РФ) перевод на другую работу может производиться по инициативе работника или по инициативе администрации организации (при согласии работника).
Перевод на другую работу может быть осуществлен:
 в той же организации;
 в другую организацию;
 в другую местность.
Не допускается перевод работника на другую работу в период его отсутствия в организации (отпуск, болезнь и т.п.)
При переводе на другую работу по инициативе работника подается заявление о переводе на имя руководителя организации. Заявление о переводе работник визирует у руководителя структурного подразделения, где он работает и у руководителя структурного подразделения, куда он собирается перевестись на новую должность.
Если перевод осуществляется по инициативе организации (при соглашении работника на перевод), руководитель структурного подразделения, который хочет перевести к себе сотрудника, принимает от него заявление о переводе и составляет на него обоснованное представление в виде докладной записки. После визирования представления у руководителя структурного подразделения, откуда переводится работник, и резолюции руководителя организации оформляется приказ о переводе сотрудника на другую работу.
В случае, когда работник приглашен на работу в другую организацию
в порядке перевода по согласованию между руководителями организаций, он представляет в отдел кадров заявление о переводе с резолюциями руководителей обоих организаций. После чего издается приказ об освобождении работника от занимаемой должности в порядке перевода в другую организацию.
Предоставление отпусков
В соответствии с действующим законодательством (ст.ст. 114, 115
КЗоТ РФ) работникам предоставляются ежегодные отпуска с сохранением места работы и среднего заработка продолжительностью 28 календарных дней.
Ежегодные отпуска оформляются либо на основании личного заявления работника (в организациях со штатом менее 100 человек) или на основании графика отпусков.
В первом случае сотрудник лично пишет заявление на имя руководителя организации. В тексте заявления должно быть указано, какой отпуск ему необходим (ежегодный), за какой период, на сколько календарных дней, с какого по какой день включительно. На основании оформленного заявления отдел кадров издает приказ о предоставлении работнику очередного отпуска.

Кадровая документация
56
Во втором случае основанием для издания приказа о ежегодном отпуске служит график отпусков. Сводный график отпусков составляется в организации ежегодно, в конце календарного года, подписывается руководителем кадровой службы, визируется руководителями структурных подразделений и утверждается руководителем организации.
Законодательством РФ предусматривается и второй вид отпуска –
отпуск без сохранения заработной платы (ст. 128 КЗоТ РФ), который предоставляется по семейным обстоятельствам и другим уважительным причинам по личному заявлению работника.
При оформлении приказа по личному составу о предоставлении отпуска без сохранения содержания основанием будут как заявление работника, так и представленный документ: справка из института для сдачи экзаменов, справка из больницы и др.
Оформление поощрения
За добросовестное выполнение трудовых обязанностей, продолжительную и безупречную работу, другие достижения в работе действующим законодательством (ст. 191 КЗоТ РФ) предусмотрены различные виды поощрений:
 объявление благодарности;
 выдача премий;
 награждение ценным подарком;
 награждение орденами и медалями;
 присвоение почетных званий и т.д.
Правилами внутреннего распорядка организации, уставами и положениями о дисциплине могут быть предусмотрены и другие поощрения.
Меры поощрения в отношении конкретного работника объявляют ему приказом по организации. В этом случае руководитель структурного подразделения подает докладную записку руководителю организации с обоснованием причин поощрения работника. В резолюции руководителя организации об издании приказа о поощрении на докладной записке указывается вид и мотив поощрения. На основании этого документа издается приказ о поощрении работника.