Контрольные вопросы по разделам и практические задания по созданию документов
 Скачать 0.69 Mb.
|
|
часть реквизитов договора содержит юридические адреса сторон, подписи и печати участников договора. Поскольку каждый вид договора специфичен по набору реквизитов, разрабатываются специальные трафаретные бланки. Контрольные вопросы 1. На какие группы делятся организационно-распорядительные документы? 2. Когда организация считается созданной? 3. Является ли наличие устава обязательным для регистрации коммерческих и некоммерческих организаций? 4. В каком документе определяется фонд заработной платы организации? 5. Какие документы обсуждаются на собрании трудового коллектива? 6. Какие организационные документы утверждаются руководителем организации? 7. На основании какого документа разрабатываются структуры организации и определяется ее штатная численность? 8. В каком документе могут быть оговорены условия реорганизации и ликвидации организации? 9. С какими организационными документами знакомят граждан при поступлении на работу? 10. Назначение штатного расписания? 11. Каковы назначение и виды инструкций? 12. Какие реквизиты включены в договор? 13. Какие разделы содержит текст договора? Документоведение 33 5. РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ В организации распорядительными документами являются приказы (по основной деятельности, по личному составу), распоряжения, указания, которые издаются на основе единоначалия. К распорядительным документам относятся также решения, которые принимаются коллегиальными органами управления. Приказ Приказ - правовой распорядительный документ, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоначалия, для разрешения основных и оперативных задач ее деятельности. Приказ по основной деятельности предприятия является нормативным документом (локальным нормативным актом), обязательным для исполнения всеми работниками. Приказом по основной деятельности оформляются все решения руководителя, связанные с организацией работы предприятия и структурных подразделений. Такие приказы называются инициативными. Приказы издаются также, когда требуется довести до сведения работников предприятия нормативные документы, принятые вышестоящими органами власти и управления, организовать их исполнение или обеспечить соблюдение требований этих документов в деятельности предприятия. Эти приказы относятся к категории изданных во исполнение. Процесс подготовки приказов разделяют на четыре этапа: 1. изучение действующих законодательных и нормативных актов, в соответствии с которыми реализуется деятельность; 2. выявление ранее изданных по этому вопросу приказов или других распорядительных документов данного предприятия, анализ причин их неисполнения или особенностей выполнения; 3. составление проекта документа, определение цели его издания, установление сроков и исполнителей, формулирование распорядительных действий; 4. оформление проекта приказа, его визирование, согласование и подписание. Проект приказа по основной деятельности обычно готовится структурным подразделением, конкретным специалистом или секретарем- референтом по поручению руководителя. Составители проводят обязательное согласование проекта с указанными в документе исполнителями, лицом, на которое возлагается контроль за исполнением приказа в целом, и юрисконсультом. Проекты приказов по вопросам финансовой деятельности предприятия согласовываются с бухгалтерией или финансовой службой. Согласование проекта приказа с другими предприятиями или организациями проводится в случае необходимости. Распорядительные документы 34 В формуляр приказа по основной деятельности входят реквизиты: наименование организации-автора; название вида документа (ПРИКАЗ); дата; регистрационный номер; место составления или издания; заголовок к тексту; текст; подпись; визы или гриф согласования. Название вида документа (ПРИКАЗ) оформляется прописными буквами через 2 межстрочных интервала ниже наименования организации от границы левого поля или впечатывается в общий бланк центрованным способом. Дата оформляется цифровым либо буквенно-цифровым способом и располагается через 2 межстрочных интервала ниже названия вида документа. Дата составления приказа является одновременно датой его подписания и вступления в силу. Руководитель в момент подписания приказа должен проставить ее своей рукой. Регистрационный номер приказа оформляется на той же строке, что и дата. Регистрационный номер представляет собой порядковый номер приказа в пределах календарного года. Место составления и издания приказа оформляется через 2 межстрочных интервала ниже даты и номера от границы левого поля при угловом расположении реквизитов, а при продольном - в центре строки. Этот реквизит содержит название населенного пункта, где предприятие имеет зарегистрированный юридический адрес. Заголовок к тексту оформляется в левом верхнем углу через 2-3 межстрочных интервала ниже реквизита место составления или печатается на бланке в пределах площади, обозначенной ограничительными уголками. Заголовок должен кратко отражать содержание документа, быть максимально точным и емким. Текст приказа по основной деятельности состоит обычно из 2 частей - констатирующей и распорядительной. В констатирующей части содержится обоснование причин, целей и задач издания приказа, необходимости совершения распорядительных действий. В инициативном приказе констатирующая часть текста обычно начинается с предлога "Для... ", "В связи...", "С целью...", которые являются типовой его частью. Если распорядительные действия нуждаются в обосновании, то констатирующая часть текста приказа содержит изложение фактов, оценок, причин и обстоятельств, сформулированных и расположенных по степени их значимости. Документоведение 35 {*Эмблема предприятия*} ОРГАНИЗАЦИОННО-ПРАВОВАЯ ФОРМА ПРЕДПРИЯТИЯ Код по ОКПО « НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ» Код по ОКУД {*Гриф ограничения доступа к документу*} ПРИКАЗ 00.00.0 ХХ Место составления { * К * } Заголовок к тексту {* Констатирующая часть приказа (ссылка на нормативный документ или изложение фактов или событий, являющихся основанием для издания приказа) * } ПРИКАЗЫВАЮ: Распорядительная часть приказа 1. Перечисление исполнителей, предписываемых действий, сроков исполнения, должностных лиц, на которых возложен контроль за исполнением приказа. … N . То же при необходимости. { * Отметка о наличии приложения * } Руководитель предприятия (подпись) И.О.Фамилия 1 { * Отметка о заверении копии * } 00.00.00 { * Гриф согласования * } Наименование должности (подпись) И.О.Фамилия 2 00.00.00 Наименование должности (подпись) И.О.Фамилия 3 00.00.00 { * Фамилия исполнителя и телефон * } Краткие сведения об исполни В дело 00-00 (подпись) 00.00.00 { * Отметка о переносе данных на машинный носитель * } Распорядительные документы 36 В приказе, изданном во исполнение, констатирующая часть начинается с предлогов "В соответствии...", "На основании...", "В связи", и содержит название вида документа, наименование организации-автора, дату, регистрационный номер, полный заголовок к тексту документа, во исполнение которого издается данный приказ. Завершается констатирующая часть словом "ПРИКАЗЫВАЮ:", которое оформляется на отдельной строке от границы левого поля прописными буквами и заканчивается двоеточием. Распорядительная часть текста составляется по пунктам, каждый из которых нумеруется арабскими цифрами и начинается с красной строки. Если в приказе даются поручения исполнителям (конкретным должностным лицам, структурным подразделениям или их руководителям), то в каждом пункте необходимо указать их фамилии или наименования, четко сформулировать предписываемое действие и указать срок исполнения. Такие пункты формулируются по речевой модели: кому - что сделать - когда (к какому сроку). В случае необходимости руководитель предприятия или организации делегирует свое право контроля за исполнением приказа конкретному должностному лицу. Тогда специальный пункт о контроле исполнения оформляется в распорядительной части текста. Подпись оформляется через 3-4 межстрочных интервала ниже текста от границы левого поля и включает наименование должности лица, подписывающего приказ, личную подпись и ее расшифровку. Личная подпись руководителя проставляется на первом экземпляре приказа. Визы или грифы согласования оформляются до подписания приказа на первом экземпляре его проекта на лицевой стороне последнего листа через 3-4 межстрочных интервала ниже подписи. Если виз и грифов несколько, то они располагаются двумя рядами. В состав визы входит личная подпись визирующего, ее расшифровка и дата. В случае необходимости указывается наименование должности. Выписка из приказа Если для работы не требуется полный текст приказа, то в этом случае делается выписка из него. По составу реквизитов и оформлению выписка практически не отличается от самого приказа. В выписке лишь уточняется название документа: вместо слова « ПРИКАЗ» печатаются слова « ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА». Вместо полного текста печатается та часть приказа, которая касается непосредственно конкретного исполнителя. Выписка заверяется секретарем. Документоведение 37 Распоряжение Распоряжение - правовой распорядительный документ, издаваемый единолично руководителем организации и его заместителями. Как правило, распоряжение представляет собой способ доведения до исполнителей оперативных вопросов, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга должностных лиц. Состав реквизитов распоряжения аналогичен составу таковых в приказе. Распорядительная часть начинается со слова «ПРЕДЛАГАЮ:». Указание Указание - распорядительный документ методического характера, связанный с организацией исполнения приказов, инструкций и других документов. Право издания указания имеют руководители, действующие на правах единоначалия в пределах их компетенции. Распорядительная часть указания начинается словом «ПРЕДЛАГАЮ:». Решение Решение - распорядительный документ коллегиального органа управления (Совет директоров АО, Ученый Совет и т. п.). По форме и структуре решение оформляется аналогично оформлению приказа, распоряжения. Распорядительная часть решения начинается с названия органа, его принимающего, и слова «РЕШИЛ:». Постановление Постановление - правовой распорядительный документ, издаваемый высшими органами государственной власти, комитетами и комиссиями, образуемыми при органах власти (административные, наблюдательные и др.). Контрольные вопросы 1. Какие распорядительные документы издаются на основе единоначалия? 2. Кто несет ответственность за издание распорядительного документа, изданного на основе единоначалия? 3. Какая часть текста приказа является обязательной? 4. Заверяется ли подпись руководителя организации на приказе печатью? 5. Что означает виза юриста на приказе? 6. С кем необходимо согласовывать проект приказа, исполнение которого требует финансового обеспечение? 7. В чем отличие распоряжение от приказа? 8. Каким образом издается постановление? 9. Назначение указания? Распорядительные документы 38 10. В чем состоит отличие приказов по личному составу от приказов по основной деятельности? 11. Как оформляется констатирующая и распорядительная части приказа? Допускается ли в приказах оформление распорядительной части в виде таблицы? Практические задания 1. Составьте приказ по открытому акционерному обществу «Новосибирский завод химконцентратов» об утверждении инструкции по делопроизводству на заводе. В констатирующей части укажите, что в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству в министерствах, ведомствах Российской Федерации, утвержденной распоряжением Правительства Российской Федерации от 00.00.00 № ХХ председателем Комитета по делам архивов при Правительстве РФ, и с ГОСТ Р 6.30-2003 канцелярией завода разработаны порядок прохождения документов и стандарты на организационно-распорядительную документацию. В распорядительной части утвердите инструкцию и поручите заведующей канцелярией обеспечить методическое руководство организацией делопроизводства на предприятии и установить контроль за соблюдением требований инструкции. 2. Напишите проект приказа по школе №ХХ. Приказ издается на основании письма от 00.00.00 № ХХ из Северо- Восточного управления образования в школы СВАО г. Москвы о проведении инвентаризации в период с 00.00.00 по 00.00.00. В тексте приказа укажите сроки проведения инвентаризации в школе, состав инвентаризационной комиссии, срок представления акта по итогам работы комиссии и ответственного исполнителя. Оформите выписку из приказа по инвентаризации. 3. Составьте проект указания об организации дежурства в праздничные дни в Рождественские праздники с 31 декабря по 10 января. Предложить зам. директора по АХЧ организовать дежурство сотрудников на время праздников, 31.12.07 до 17:00 проверить и опечатать все служебные помещения. Представить на утверждение график дежурства до 31 декабря. Документоведение 39 6. ДОКУМЕНТЫ КОЛЛЕГИАЛЬНЫХ ОРГАНОВ Коллегия – официально установленная группа должностных лиц, образующая административный, совещательный или распорядительный орган. Все заседания коллегиального органа проводятся в соответствии с планом его работы, в котором предусматриваются сроки проведения заседаний и повестка дня. Вопросы повестки дня в связи с производственной необходимостью могут быть дополнены или изменены председателем коллегиального органа. Их располагают по степени важности и сложности. Повестка дня рассылается членам коллегиального органа вместе со справками, в которых дана информация по наиболее сложным вопросам, и проектами решений. В некоторых случаях членам коллегиального органа рассылаются письменные доклады и тезисы выступающих. Предварительное знакомство с этими материалами помогает сократить срок проведения предстоящего заседания. Постановления и решения принимаются в результате обсуждения вопросов повестки дня на заседаниях, ход которых отражается в протоколах. Протокол - документ, фиксирующий ход заседания и порядок принятия решений коллегиальным органом. Обязательному протоколированию подлежат заседания постоянно действующих коллегиальных органов власти и управления и разовые или периодически созываемые собрания, конференции, совещания. По способу фиксирования информации и степени полноты записи текста протоколы подразделяются на краткие и полные. Краткий протокол фиксирует фамилии докладчиков, выступавших, темы докладов и выступлений, принятые решения. Полный протокол содержит запись всех выступлений по ходу заседания. Полные протоколы могут быть подробными текстовыми, стенографическими и фонографическими. Предпочтение отдают подробным протоколам, т.к. только они дают возможность полностью проследить за ходом обсуждения и принятия решения коллегиальным органом. Протокол ведется во время заседания специально выбранным или назначенным лицом или секретарем данного коллегиального органа по должности. Секретарь заседания при оформлении протокола использует заранее составленные документы, отражающие процесс подготовки заседания – повестку дня, списки приглашенных, списки членов коллегиального органа, тексты докладов и выступлений, проекты решений и др. Составляемый на заседании черновик протокола должен быть уточнен, сверен со стенограммой или фонограммой, отредактирован и оформлен не позднее 5 дней со дня заседания. Документы коллегиальных органов 40 Протокол оформляется на общем бланке предприятия с расположением реквизитов по образцу общего бланка. В типовой формуляр протокола входят следующие реквизиты: наименование организации, название вида документа (ПРОТОКОЛ), дата, регистрационный номер, место составления или издания, заголовок, текст, подписи. Название вида документа (ПРОТОКОЛ) оформляется при угловом расположении реквизитов от границы левого поля через 2 межстрочных интервала ниже наименования организации, а при продольном расположении реквизитов - центрованным способом. Дата оформляется цифровым способом и располагается через 2 межстрочных интервала ниже названия вида документа. Дата протокола является датой заседания. Регистрационный номер протокола оформляется на той же строке, что и дата заседания, и является порядковым номером заседания в пределах календарного года или срока полномочий коллегиального органа. Заголовок протокола содержит краткую формулировку вида заседания, согласуется с названием коллегиального органа и начинается с прописной буквы, например: «заседания педсовета», «производственного совещания», «заседания ученого совета» и т.п. Заголовок оформляется в верхнем левом углу через 2-3 межстрочных интервала ниже реквизита "место составления или издания" от границы левого поля или на площади, отмеченной в бланке ограничительными уголками. Текст протокола состоит из двух частей - вводной и основной. Вводная часть текста строго формализована. В ней оформляются сведения о составе присутствующих на заседании и повестка дня. Состав присутствующих оформляется через 2 межстрочных интервала ниже заголовка от границы левого поля и начинается с указания председателя и секретаря заседания. Например: Председатель - Марков С.В. Секретарь - Петрова А.И. Фамилии и инициалы присутствующих на заседании постоянных членов коллегиальных органов перечисляются по алфавиту фамилий без наименования должности после слова "Присутствовали:", которое оформляется через 2 межстрочных интервала от границы левого поля. Присутствовали: Борисов А.М., Виноградов В.В., Громов П.С., Дмитриев П.Е., Иванов Л.М. |