Контрольные вопросы по разделам и практические задания по созданию документов
 Скачать 0.69 Mb.
|
|
Федеральное агенство по образованию РФ Московский государственный университет геодезии и картографии (МИИГАиК) Кудлаев А.А. ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ Учебно-методическое пособие по курсу «Документоведение» Москва 2007 г. Составитель: Кудлаев А.А. Документационное обеспечение управления. Учебно-методическое пособие. М., МИИГАиК, 2007, 60 стр. Учебно-методическое пособие составлено в соответствии с утвержденной программой курса «Документоведение» для студентов специальности «Организация технологии защиты информации» факультета прикладной космонавтики, рекомендовано кафедрой вычислительной техники и автоматизированной обработки аэрокосмической информации. Учебно-методическое пособие содержит краткое изложение материалов курса, контрольные вопросы по разделам и практические задания по созданию документов. Библиография: 14 названий. Рецензенты: Директор Института технологий, экономики и предпринимательства Московского энергетического института, профессор Ногайцев В.И. Доцент кафедры ВТиАОАИ МИИГАиК Грузинов В.С. ОГЛАВЛЕНИЕ 1. Понятие о документе 3 2. Документооборот на современном предприятии 11 3. Основные требования к оформлению документов 15 4. Организационные документы 27 5. Распорядительные документы 33 6. Документы коллегиальных органов 39 7. Информационно-справочная документация 44 8. Кадровая документация 53 9. Задание по моделированию документооборота 61 Документоведение 3 1. ПОНЯТИЕ О ДОКУМЕНТЕ Введение Документы фиксируют каждый шаг жизни людей, начиная с момента рождения, поступления в школу, затем в специальное среднее или высшее учебное заведение, на работу. В них зафиксирован брак и развод, уход человека из жизни. В документах отражается и учитывается деятельность организации: заключение договоров, ведение бухгалтерских, кадровых, учётных, распорядительных и других документов. При проверке работы организации проверяют прежде всего документы, в которых деятельность организации зафиксирована. Составление, оформление документов и организация работы с ними регламентированы законодательными и нормативно-методическими актами, знание и выполнение которых обязательны для каждого, имеющего дело с документами. Организация и ведение делопроизводства требуют профессиональных знаний и навыков, поэтому эту работу в учреждении ведут специальные подразделения, а в небольших организациях - секретари-референты. Очень важно оперативно работать с документами: вовремя зарегистрировать, передать руководству на рассмотрение, получить чёткую резолюцию, передать без задержки исполнителю, организовать контроль, подобрать необходимую информацию и т.д. Все эти на первый взгляд простые действия в современных условиях рыночных отношений и конкурентной борьбы могут стать определяющими при получении выгодных заказов, налаживании деловых отношений с другими организациями и т.д. История делопроизводства Первые документы появились практически одновременно с возникновением письменности. Со временем работа с документами вылилась в определенный вид деятельности - делопроизводство. История документов и делопроизводства тесно связана с эволюцией материалов, на которых записывались документы, с развитием технологии их передачи, а также с изменением правил их создания и оформления. На Руси деловые документы появились в Х веке. Первыми документами, зафиксированными в летописи, являются тексты договоров с греками 907, 911, 944 и 971 годов. Первый свод законов Киевской Руси "Русская правда", датирован XI веком. В XI-XV веках формируется круг людей, занимающихся делопроизводством, устанавливаются правила засвидетельствования Понятие о документе 4 документов подписями, печатями князей, городов и отдельных чиновников. Централизация государства приводит к развитию государственного делопроизводства: создаются приказные избы - приказы. Высшим правительственным учреждением становится Боярская дума. Документы того времени скатывались в свитки. Существовало ограниченное число видов документов приказного делопроизводства: грамоты (царские указы), наказы (указания царя воеводам), приговоры, челобитные (обращения граждан), отписки (доклады, поступающие в приказы с мест). Приказное делопроизводство касалось в основном государственных и гражданских дел. При Петре I принимаются меры по унификации делопроизводства и постановке его на законодательную основу. Петр I уделял много времени реформам в области управления государством. При нем появляются новые учреждения и регламенты для них. В 1720 году был утвержден "Генеральный регламент", ставший основой для работы всех коллегий, а система делопроизводства стала называться "коллежской". В "Генеральном регламенте" была определена система норм документирования. Уже с петровских времен в российской системе делопроизводства основной задачей становится учет и контроль. Среди участников процесса делопроизводства выделяются непосредственно субъекты делопроизводства (руководители и исполнители) и делопроизводственный персонал, который осуществляет контроль делопроизводственной дисциплины. В начале XIX века появились министерства. В 1811 году было издано "Общее учреждение министерств", с появлением которого оформление документов стало единообразным. С середины XIX века сложился новый порядок изложения дела в виде краткой записки по существу вопроса с целью ускорения прохождения дел. По очередности исполнения все поступающие в министерство дела делились на чрезвычайные, срочные и текущие. Веками документы оформлялись вручную. Лишь в конце XIX века появились первые механические пишущие машинки. Большая скорость подготовки и компактность документа, возможность получения сразу нескольких копий ускорила процесс делопроизводства, но тем не менее процесс создания документа оставался весьма трудоемким - даже для внесения незначительных изменений текст приходилось перепечатывать заново. В XX веке унификация (единообразие) документов принимает необратимый характер, разрабатываются особые правила ведения служебной документации. Документоведение 5 Совершенствованию делопроизводства уделяла внимание и советская власть: в 1918 году вышло постановление "О точном и быстром исполнении распоряжений центральной власти и устранении канцелярской волокиты". В 1918 году была введена единая форма бланков делового письма. В 1931 г. вышли "Общие правила документации и документооборота", в 1963 году - "Основные правила постановки документальной части делопроизводства и работы архивов учреждений, организаций, предприятий СССР". В 1973 году появились "Основные положения ЕГСД" (Единой Государственной Системы Делопроизводства) - комплекс правил и рекомендаций по ведению документационного обеспечения управления от момента создания документа до сдачи его в архив. В 70-80-х годах сложился блок ГОСТов (государственных стандартов) на управленческие документы. В конце 70-х появились персональные компьютеры, снабженные текстовыми редакторами, и появилось новое понятие «документационное обеспечение». С тех пор идет процесс перехода на компьютерные технологии работы с документами. Что такое документ? Документ возник, прежде всего, чтобы зафиксировать информацию и придать ей юридическую силу. Латинское documentum - доказательство, свидетельство. Документ (документированная информация) – «зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать» (закон «Об информации, информатизации и защите информации»). Информация - «сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления» (закон «Об информации, информатизации и защите информации»). Документ, зафиксировав информацию, тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи, многократное использование, возвращение к информации во времени. Документ и его функции Важнейшей функцией документа является информационная. В документе фиксируются факты, события, явления практической и мыслительной деятельности человека. Документ несет юридическую функцию, поскольку его содержание используется в качестве доказательства при рассмотрении спорных вопросов. Ряд документов изначально наделен юридической функцией (договорная документация). Понятие о документе 6 Внешние связи предприятий и организаций обеспечивает коммуникативная функция документов. Документ обладает организационной функцией, функцией управления. С помощью документа обеспечивается воздействие на коллективы людей для организации координации их деятельности. Документ выполняет воспитательную функцию: он дисциплинирует исполнителя. Хорошо оформленный документ воспитывает эстетический вкус управленческих кадров, повышает престиж организации. Классификация документов Все документы, обращающиеся на предприятии, в организации, классифицируют по следующим признакам: • видам деятельности (назначению): научно-технические, конструкторские, технологические, проектно-сметные, нормативные, организационно-распорядительные, учебно-методические, плановые, расчетно-финансовые, отчетно-статистические, по личному составу и др.; • наименованию: чертежи, схемы, графики, карты, приказы, распоряжения, планы и отчеты, акты, протоколы, договоры, уставы, инструкции, справки, докладные, объяснительные записки, служебные письма, телеграммы, анкеты, стандарты, доверенности, исковые заявления, авторские свидетельства и т.д.; • способу фиксации информации: письменные (рукописные, машинописные, типографские, подготовленные на множительных аппаратах, напечатанные на персональных ЭВМ), графические и фото- кинодокументы; • месту составления: для решения внешних и внутренних вопросов. Внешняя документация в свою очередь делится на входящую и исходящую корреспонденцию; • степени сложности: простые и сложные. Простые - это документы, в которых рассматривается один вопрос, в сложных рассматривается несколько вопросов; • степени гласности: открытые и документы с ограниченным доступом. Документы с ограниченным доступом бывают разной степени секретности (совершенно секретные, секретные и др.),документы для служебного пользования (ДСП), с грифом «конфиденциально»; • юридической силе: подлинные и подложные. Подлинные документы бывают действительные и недействительные. Недействительным документ становится в результате истечения срока действия или отмены его другим документом; Документоведение 7 • срокам исполнения: срочные и несрочные. Срочными являются документы со сроком исполнения, установленным законом и соответствующими правовыми актами, а также телеграммы и другие документы с грифом «срочно»; • стадиям подготовки: черновик - документ, подготовленный для дальнейшего оформления, выполненный, как правило, от руки; подлинник - единственный экземпляр документа, оформленный и подписанный с черновика в соответствии с установленными требованиями. С подлинника могут быть изготовлены копии, выписки из документа и дубликат подлинника; копия - идентичное, заверенное должностным лицом воспроизведение подлинника; выписка из документа - заверенная часть текста подлинника; дубликат - второй экземпляр документа, имеющий одинаковую силу с подлинником; • происхождению: служебные (подготовленные в организациях) и личные (письма граждан с изложением жалоб, предложений, просьб); • срокам хранения: постоянного и временного хранения. Документы временного хранения в свою очередь подразделяются на документы со сроком хранения до 10 лет и свыше 10 лет; • степени обязательности: информационные, содержащие сведения и факты о производственной и иной деятельности организаций, и директивные - обязательные для исполнения, носящие характер юридической или технической нормы; • степени унификации: индивидуальные документы по содержанию являются специфическими, носящими характер разового документа; типовыми являются документы, рассчитанные на изложение однородных процессов и явлений; трафаретные документы имеют заранее напечатанный текст с пробелами, которые заполняются при окончательном оформлении в зависимости от конкретной ситуации. Эти документы являются шагом к их формализации и кодированию с последующим вводом в ЭВМ; анкета - способ представления унифицированного текста, при котором постоянная информация располагается в левой части листа, строками друг под другом, а переменная вносится в документ в правую часть листа. Таким образом, анкета является следующим уровнем формализации текста; Понятие о документе 8 таблица. Текст, представленный в виде таблицы, обладает большой информационной емкостью, позволяет строго классифицировать и кодировать информацию и легко суммировать аналогичные данные. В табличной форме оформляются штатное расписание, график отпусков и другие документы; примерные документы носят ориентировочный характер и используются для составления и оформления документов по аналогии; • характеру содержания документы бывают первичные и вторичные. Первичный документ содержит исходную информацию, которая суммируется, обобщается во вторичных документах. Суть унификации и стандартизации в делопроизводстве Организационная и управленческая деятельность на предприятиях и в учреждениях характеризуются разнообразием и повторяемостью рабочих ситуаций и предпринимаемых действий по их разрешению. Очевидно, что на всех предприятиях должны быть одни и те же правила оформления однотипных документов. Должны быть определены нормы, в которых прописано, как оформляются те или иные документы. Основным направлением совершенствования документации является унификация и стандартизация. Унификация - сокращение неоправданного многообразия документов, приведение к единообразию их форм, структуры, языковых конструкций и операций по обработке, учету и хранению. Стандартизация - возведение в норму оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов, принятых в установленном порядке для всеобщего их применения в делопроизводстве. Результаты разработки при этом оформляются в виде: • межгосударственных (ГОСТ); • государственных (ГОСТ Р); • отраслевых (ОСТ) стандартов; • стандартов предприятий, учреждения и организаций (СТП). В настоящее время в Российской Федерации действует ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно- распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Документоведение 9 «Система документации» и «унифицированная система документации» Любой документ функционирует совместно с другими документами. Совокупность взаимосвязанных документов, используемых в определенной сфере человеческой деятельности, называется системой документации. Комплекс взаимосвязанных документов, созданный по единым правилам и требованиям и применяемый в определенной области деятельности, называют унифицированной системой документации (УСД). Предмет документоведения и его связь с другими науками Делопроизводство - «отрасль деятельности», обеспечивающая документирование и организацию работы с документами», т.е. весь процесс от момента создания документа и до его уничтожения или передачи на хранение в архив. Документирование - часть делопроизводства, непосредственно связанная с созданием документов. Это процесс создания и оформления документа. Документоведение - это наука, изучающая закономерности создания и функционирования документов. Документоведение исследует документ как источник информации и средство социальной коммуникации. Документооборот изучает вопросы движения и учета документов. Архивное дело изучает деятельность по организации хранения документов. Термины и определения Документ - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Реквизит - обязательный элемент оформления официального документа. Каждый документ состоит из ряда составляющих его элементов - реквизитов. Официальный документ- это документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке. Юридическая сила документа - это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления. Понятие о документе 10 Подлинник официального документа - первый экземпляр документа, обладающий юридической силой. |