Контрольные вопросы по разделам и практические задания по созданию документов
 Скачать 0.69 Mb.
|
|
Документоведение 41 Если в состав членов коллегиального органа входит более 15 человек, то состав присутствующих указывается количественно, а пофамильный список прилагается к протоколу, о чем делается пометка. Присутствовали: 20 человек (список прилагается). Фамилии и инициалы присутствовавших на заседании приглашенных должностных лиц, которые не являются членами коллегиального органа, перечисляются после слова "Приглашенные:". Оно оформляется от границы левого поля через 2 межстрочных интервала ниже слова "Присутствовали:". Приглашенные перечисляются с указанием полной должности по алфавиту фамилий. В кратких протоколах фамилии председателя, секретаря и приглашенных допускается не указывать. Перечень вопросов, вынесенных на обсуждение и решение коллегиальным органом, оформляется после слов “Повестка дня:”, которые располагаются от границы левого поля через 2-3 межстрочных интервала ниже состава присутствующих. Каждый вопрос формулируется с предлогом “о”, отвечает на вопрос “о чем?” и содержит указание должности, фамилии и инициалов докладчика. Вопросы нумеруются арабскими цифрами, располагаются в повестке дня по степени их значимости или в соответствии с предполагаемым временем обсуждения и оформляются с красной строки. В некоторых случаях повестка дня, состоящая из многих вопросов с указанием времени их обсуждения, оформляется как самостоятельный документ и рассылается заранее участникам заседания, и в текст протокола не включается. Перед основной частью текста делается отметка: "Повестка дня прилагается". Основная часть текста протокола строится в соответствии с пунктами повестки дня по разделам. Каждый раздел, отражая ход заседания, состоит из трех частей: СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ). Слово "СЛУШАЛИ:" нумеруется в соответствии с номером пункта повестки дня и оформляется от границы левого поля. С красной строки оформляется фамилия и инициалы докладчика (кого?), ставится тире и кратко или подробно записывается с предлогом "о" содержание доклада. В некоторых случаях после кратко сформулированной темы доклада делается отметка: "Текст доклада прилагается". Слово "ВЫСТУПИЛИ" также оформляется от границы левого поля. Фамилия и инициалы каждого из выступающих оформляются с красной строки (кто?). После тире записывается краткое или подробное содержание выступления. В случае необходимости после фамилии выступающего указывается наименование его должности. Все вопросы к докладчику и выступившим, а также ответы на них записываются в порядке их поступления и оформляются с красной строки. Фамилию лица, задавшего вопрос, допускается не указывать. Документы коллегиальных органов 42 Решения, принятые коллегиально по каждому из обсуждаемых вопросов, записываются после слова "ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)". С красной строки по пунктам кратко и точно формулируются распорядительные действия, которые нумеруются в соответствии с номером вопроса в повестке дня. Пункт, содержащий поручение или предписание, строится по модели: поручить кому - что сделать - к какому сроку? В случае необходимости указываются результаты голосования по каждому пункту решения. Подписи председателя и секретаря заседания оформляются на отредактированном протоколе. Они располагаются через 2-3 межстрочных интервала ниже текста от границы левого поля и разделяются двумя интервалами. Личные подписи председателя и секретаря оформляются на первом экземпляре протокола. Некоторые разновидности протоколов подлежат утверждению первым руководителем предприятия или организации, в компетенцию которого входит решение коллегиально обсужденных вопросов. Утверждение оформляется грифом, который располагается в верхнем правом углу документа и состоит из слова "УТВЕРЖДАЮ", сокращенного наименования должности руководителя, личной подписи, ее расшифровки и даты утверждения. Решения коллегиальных органов доводятся до исполнителей в виде распорядительных документов (постановлений, решений или приказов), в виде копий или выписок из протокола. Контрольные вопросы 1. В чем особенность составления и оформления протокола? 2. Какие распорядительные документы принимаются в результате обсуждения вопросов на заседаниях коллегиальных органов? 3. Какие документы рассылаются членам коллегиального органа перед заседанием? 4. Кто имеет право внести изменения в повестку дня заседания? 5. Что является датой протокола? 6. Кто подписывает протокол? 7. Ставится ли на протокол печать? 8. Какой принят порядок заседания коллегиального органа? 9. Назовите структуру основной части протокола заседания коллегиального органа. 10. Кто является ответственным за составление и оформление протокола заседания коллегиального органа? 11. Как располагаются вопросы повестки дня заседания коллегиального органа? Документоведение 43 Практические задания 1. Составьте полный протокол общего собрания рабочих производственного кооператива «Запуск», на котором обсуждался вопрос создания производства строительных материалов. На собрании была заслушана информация председателя о возможности создания такого цеха и перспективах его работы. После обсуждения было принято решение поручить председателю и его заместителю по строительству в течение 6 мес. развернуть работу и выделить для этих целей 315 млн руб. 2. Составьте краткий протокол производственного совещания работников планово-экономического отдела завода, на котором был рассмотрен вопрос о досрочной разработке техпромфинплана на 2007 г. После обсуждения производственное совещание приняло решение разработать техпромфинплан на три дня раньше установленного срока. Образец полного протокола: АО «АТЛЕТ» ПРОТОКОЛ 18.01.98 №1 Москва Собрание трудового коллектива Председатель – И.О.Ф. Секретарь – И.О.Ф. Присутствовали: (должность, фамилии, инициалы) Приглашены: (должность, фамилии, инициалы) ПОВЕСТКА ДНЯ: 1. О … Доклад зам. Директора И.О.Ф. 2. О… Сообщение гл. бухгалтера И.О.Ф. 1. СЛУШАЛИ: И.О.Ф., должность - содержание выступления. ВЫСТУПИЛИ: 1. И.О.Ф., должность - содержание выступления. 2. И.О.Ф., должность - содержание выступления. ПОСТАНОВИЛИ: 1.1. Утвердить… 1.2. Представить… 2. СЛУШАЛИ: ВЫСТУПИЛИ: ПОСТАНОВИЛИ: Председатель л/п И.О.Ф Секретарь л/п И.О.Ф Информационно-справочные документы 44 7. ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ Служебные письма Письмо – информационно - справочный документ, используемый для решения текущих задач в управлении. Основным признаком, по которому письма выделяются в особую группу документов, является пересылка их по почте. Различают письма: Циркулярные - высылает вышестоящая организация, которая сообщает подчиненным предприятиям определенные сведения или установки, носящие распорядительный характер. Гарантийные - направляются с целью подтверждения данных ранее обещаний или оговоренных условий. Гарантироваться могут качество работ, сроки выполнения заказа, оплата товаров, услуг и т.д. Сопроводительные - составляют при отправке каких-либо документов или материальных ценностей. Такие письма могут содержать дополнительную информацию по прилагаемым документам. Сопроводительное письмо является также средством контроля за движением документов и материальных ценностей. Подтверждения - высылаются для подтверждения получения документов или материальных ценностей. Иногда в них приводят краткое изложение документов и перечень материальных ценностей. Договорные - разновидность сопроводительных писем, так как они подтверждают факт отправки договоров или контрактов. Просьбы - излагают какую-либо просьбу, подчеркивают заинтересованность организации в ее скорейшем выполнении. Напоминания - направляются в тех случаях, когда не удается получить необходимый результат. В письмах содержится не только напоминание о выполнении взятых обязательств, но и говорится о возможных мерах, которые будут приняты при их невыполнении. Извещения - в них что-либо сообщается или утверждается. Информационные - разновидность письма-извещения. Для такого письма достаточно подписи референта или секретаря. При большой значимости излагаемых в нем фактов письмо подписывает руководитель организации. Приглашения - могут адресоваться индивидуальному или коллективному адресату. При большом количестве адресатов целесообразно использовать изготовленные типографским способом трафареты, в которых заполняются от руки фамилия, имя, отчество приглашенного, время и день события, на которое приглашается адресат. Коммерческие - составляются от имени юридического лица при заключении и выполнении коммерческой сделки. По своему назначению они подразделяются на три вида: запрос и ответ на него; оферта (предложение) и ответ на нее; рекламация (претензия) и ответ на нее. Документоведение 45 В запросе покупатель обращается с просьбой дать подробную информацию о товаре или услуге, т. е. сформулировать коммерческое предложение. Такие запросы входят в группу контрактных документов и используются для подготовки и заключения сделок. Оферта – письменное предложение одного лица (оферента) другому лицу (акцептанту), выражающее желание заключить с ним договор. Оферта имеет определенный, указанный в ней срок действия. Рекламация – коммерческий документ, представляющий собой предъявление претензий к стороне, нарушившей принятые на себя договорные обязательства, и требование возмещения убытков. Рекламации предъявляются в отношении качества товара, объемов и сроков его поставки, платежа и других условий заключенного договора. Прежде чем готовить деловое письмо, следует убедиться в необходимости именно этой формы сообщения. Для небольших простых информационных сообщений, которые должны быть получены адресатом в короткий срок, более эффективным средством являются телефонограммы. При подготовке письма следует сформулировать его цель - побудить адресата к определенным действиям: к заключению контракта, к участию в деловой встрече и т.п. При подготовке письма составляется план. Та информация, которую должен получить адресат из любого письма, может быть сформулирована в ответах на следующие основные вопросы: "кто", "что", "когда", "где", "почему" и "как". Текст письма должен быть выдержан в деловом стиле, предполагающем точность сообщаемой информации, ее ясность, лаконичность, нейтральность тона послания. Не рекомендуется использовать в официальной переписке длинных слов и предложений. Важно иметь четкое представление о фирме-адресате - ее точного наименования и знания профиля ее деятельности. Важно знать к кому из должностных лиц следует обратиться. Это ускорит рассмотрение письма. При оформлении ответных писем особое внимание обращают на реквизит адресат. Если поступившее письмо подписал руководитель фирмы, ответ также адресуют на его имя. Аналогично и с другими должностными лицами, подписавшими входящее письмо. Подпись на ответном письме также должна соответствовать рангу должностного лица, подписавшего входящее письмо. При подготовке ответных писем не заставляйте вашего корреспондента ждать. В составе реквизитов служебного письма отсутствуют реквизиты наименование вида документа, гриф утверждения, печать, отметка о заверении копии, а реквизиты гриф согласования, визы размещаются на последнем экземпляре письма (отпуске), который подшивается в дело. Реквизит фамилия исполнителя и номер его телефона, если лицевая сторона последнего листа письма использована полностью, может быть размещен на обратной стороне. Информационно-справочные документы 46 Когда письмо подготовлено, следует выбрать наиболее рациональный способ его доставки адресату. При этом учитываются факторы: срока доставки, степени надежности информационных каналов связи, влияние способа доставки на юридическую силу документа, цена доставки и др. Если сообщение носит чисто информационный характер, лучше воспользоваться средствами факсимильной связи. Передача письма по факсу - наиболее оперативное средство доставки. Более надежным средством доставки, чем факс, является электронная почта. Хотя по сравнению с факсом электронная почта не столь оперативна, но процесс передачи происходит легче, дешевле и с более высоким качеством. При передаче письма средствами факсимильной связи и по электронной почте следует иметь в виду, что полученное адресатом письмо будет носить чисто информационный характер и не может использоваться как юридическое. Исключение составляют случаи (для электронной почты), когда автор письма имеет подтвержденное лицензией право на простановку электронной подписи и заключенные с каждым отдельным корреспондентом специальные соглашения об авторизации. Не рекомендуется передавать по факсу и по электронной почте письма, содержащие финансовые обязательства и др. обязательства сторон. Достаточно надежным способом доставки писем является передача их с курьером. Обычно к услугам курьера прибегают при доставке писем, информация которых содержит коммерческую тайну. Телеграмма, телефонограмма, факс Телеграмма - документ, выделенный в отдельную группу в связи со способом передачи по телеграфу. Телеграммы бывают различных категорий: правительственные, срочные, простые, телеграммы-доверенности и др. Разновидностью телеграмм являются фототелеграммы, предназначенные для технической информации (чертежи, схемы). Телетайпограммы - телеграммы, передающиеся по телетайпу (индивидуальному телеграфу). Телеграммы и телетайпограммы, как правило, печатают на специальных бланках. Текст документов предельно краток - «телеграфный язык» - без союзов, предлогов, знаков препинания. При необходимости используют сокращения типа ТЧК - точка, ЗПТ - запятая и др. Цифры и числа, как правило, пишут прописью. Текст телеграммы заверяется печатью организации. Реквизиты телеграмм и телетайпограмм печатают прописными буквами от левого поля. Документоведение 47 Телефонограммой обычно передаются краткие и оперативные распоряжения, доводятся до сведения исполнителей конкретные срочные поручения. Телефонограммы используются, когда передаваемые по телефону сообщения требуют документального оформления. Передаваемая телефонограмма оформляется в одном экземпляре. Чаще всего она составляется и передается секретарем по поручению руководителя, который подписывает телефонограмму. Передаваемая и принимаемая телефонограммы имеют одни и те же реквизиты, но на принимаемой телефонограмме отсутствует личная подпись лица, от имени и по поручению которого передается информация. Типовой формуляр телефонограммы включает в свой состав следующие реквизиты: адресат, название вида документа (ТЕЛЕФОНОГРАММА), дата, регистрационный номер, текст, подпись, отметка о передаче, отметка о приеме, время приема - передачи. Реквизит адресат оформляется в правом верхнем углу листа бумаги. Если телефонограмма передается в несколько однородных организаций, то адресат указывается обобщенно. Отметка о передаче оформляется через 2-3 межстрочных интервала ниже подписи от границы левого поля. В передаваемой телефонограмме она состоит из слова "Передал", сокращенного наименования должности передающего лица, фамилии, инициалов и указания номера телефона, с которого передана телефонограмма. Отметка о приеме оформляется ниже, через 2-3 межстрочных интервала. В передаваемой телефонограмме она состоит из слова "Принял", сокращенного наименования должности лица, записавшего сообщение, его инициалов и фамилии, указания номера телефона, по которому принято сообщение. Ниже указывается время приема-передачи. На принимаемой телефонограмме отметка о приеме может удостоверяться личной подписью лица, записавшего сообщение. Факс - распространенный способ передачи информации. Он удобен, поскольку со скоростью телефонограммы можно передать оригинальный текст со всеми его особенностями. С помощью факса может быть послан любой документ форматом А4. Особых требований к передаваемому документу нет, однако текст должен быть понятен и иметь все необходимые реквизиты. Информационно-справочные документы 48 Акт Акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты и события. Он содержит информацию, необходимую для разработки и принятия управленческого решения, и служит одним из оснований для издания распорядительных документов. В практике управления составляются акты многих разновидностей - ликвидации, проверки, экспертизы, приема-передачи, инвентаризации, списания, аварии, сдачи - приема работ и т.п. Но общие правила составления и оформления акта остаются едиными. Акты составляются коллегиально с целью объективно зафиксировать существующие или происшедшие события, факты, установить их содержание, причины и следствия. В состав комиссии должны входить не менее двух составителей. Акты составляются как постоянно действующими, так и специально созданными комиссиями, цель работы которых, полномочия и состав членов закрепляются в издаваемых распорядительных документах предприятия или организации. Акты составляются также полномочными должностными лицами (государственными санитарными врачами, инспекторами пожарного надзора и т.п.) и представителями контролирующих органов (налоговой, торговой, административно-технической и других инспекций). Акт составляется и оформляется в том количестве экземпляров, которое определяется целью и задачами работы комиссии, количеством заинтересованных сторон или нормативными документами, регламентирующими составление актов в конкретных случаях. Каждый экземпляр акта подписывается всеми членами комиссии. Все экземпляры документа приобретают одинаковую юридическую силу. Особое мнение члена комиссии должно быть изложено на отдельном листе бумаги и оформлено в виде приложения к акту. Акт может быть оформлен на общем бланке предприятия или на чистом листе формата А4 с расположением реквизитов по образцу общего бланка. В формуляр акта входят следующие реквизиты: наименование автора документа, название вида документа (АКТ), дата, регистрационный номер, место составления, заголовок, текст, подписи, гриф утверждения. |