Краткое содержание 29 Об этих стрелках 30 о сочетаниях клавиш 32 о щелчках кнопкой мыши 33 Примеры 33
 Скачать 19.64 Mb.
|
|
Практические занятия для опытных пользователей. Фильтры в противоположность запросам Если вы часто применяете фильтры, то наверняка столкнулись с проблемой. Программа Access сохраняет только один набор фильтров — фильтры, которые применяются в данный момент. Другими словами, после применения отличающегося фильтра ваш исходный фильтр исчезает и нужно снова формировать его с нуля в следующий раз, когда он понадобится. В большинстве случаев задать фильтр повторно нетрудно. Но если вы приложили значительные усилия, формируя наилучший набор условий фильтрации, и знаете, что захотите использовать их позже, их уничтожение огорчает. Если вы оказались в подобной ситуации, значит, вы чрезмерно увлеклись фильтрами. Вместо того чтобы полагаться на фильтры для отображения интересующей вас информации, лучше создать отдельный запрос многократного использования. Как и фильтры, запросы позволяют увидеть подмножество ваших данных, сформированное на основании определенных условий. В отличие от фильтров запросы могут содержать более сложную логику, они могут не включать ненужные вам столбцы, и программа Access сохраняет их как отдельные объекты БД, поэтому вы всегда можете повторно использовать их позже. Вы начнете применять запросы в главе 6. Поиск Access предоставляет также средство быстрого поиска (quick search), позволяющее проверить лист данных на наличие заданной информации. В то время как фильтрация помогает извлечь важные записи, поиск больше всего подходит для обнаружения единственной детали, с  прятанной в грудах данных. Фильтрация изменяет внешний вид листа данных, скрывая некоторые записи, а поиск оставляет все как есть. Он привлекает ваше внимание к данным, которые вы хотели видеть. Самый быстрый вариант поиска — поиск с помощью поля, расположенного рядом с элементами управления для переходов между записями (рис. 3.13). Просто введите в него текст, который хотите найти. Пока вы вводите, в таблице автоматически высвечивается первое совпадение. Можно нажать клавишу Рис. 3.13. Приведен пример поиска слова "bobblehead" (кукла-болванчик). Если найдено совпадение, можно продолжить поиск — просто нажать клавишу Выполняя поиск, программа Access просматривает таблицу, начиная с первого ноля первой записи. Затем она перемещается слева направо, исследуя каждое поле текущей записи. Если достигнут конец и не найдено ни одно совпадение, поиск продолжается в следующей записи, проверяются все ее поля и т. д. Когда достигнут конец таблицы, поиск прекращается. Если вы хотите изменить алгоритм поиска в программе Access, следует использовать команду Найти (Find). 1. Выберите на ленте Главная → Сортировка и фильтр →Найти (Home → Sort & Filter → Find) или просто используйте сочетание клавиш На экран выводится диалоговое окно Поиск и замена (Find and Replace) (рис. 3.14). 2. Наберите искомый текст в поле Образец (Find What) и затем задайте остальные параметры поиска, которые хотите использовать.
 Рис. 3.14. Диалоговое окно Поиск и замена — отличное средство охоты за потерянной информацией
Примечание Если вы сбрасываете флажок С учетом формата полей, следует выбрать поиск в одном поле в параметре Поиск в (Look In). Если же поиск ведется во всей таблице, нужно искать форматированные значения. 3. Щелкните мышью кнопку Найти далее (Find Next). Программа Access начнет поиск с текущей позиции. Если вы применяете стандартное направление поиска (Вниз), Access перемещается слева направо в текущей записи, а затем переходит от записи к записи от начала таблицы к концу, пока не найдет совпадение. Когда программа Access находит совпадение, она выделяет его цветом. Вы можете щелкнуть мышью кнопку Найти далее (Find Next) для поиска следующего совпадения или кнопку Отмена (Cancel) для прекращения поиска. Малоизвестная или недооцененная возможность. Поиск и замена Это средство поиска, которое действует как мощное средство (но иногда опасное) корректировки записей. При первоначальном выводе на экран диалоговое окно Поиск и замена (Find and Replace) отображает вкладку Поиск (Find). Но вы можете щелкнуть кнопкой мыши вкладку Замена (Replace), чтобы иметь возможность найти конкретные значения и заменить их другим текстом. У операции замены те же параметры, что и у операции поиска за исключением дополнительного поля Заменить на (Replace With), предназначенного для ввода замещающего текста. Самый безопасный способ замены — щелкнуть мышью кнопку Найти далее (Find Next) и перейти к следующему найденному совпадению, В этот момент вы можете посмотреть найденное совпадение и убедиться в том, что вы действительно хотите откорректировать его, а затем щелкнуть мышью кнопку Заменить (Replace) для корректировки найденного совпадения и перехода к следующему. Повторите эту операцию и внимательно проверьте всю таблицу. Если вы похожи на неистового экстремала, обожающего затяжные прыжки с парашютом, и предпочитаете ходить по лезвию бритвы, можете использовать кнопку Заменить все (Replace All) для одномоментной замены всех найденных в таблице совпадений. Хотя эта процедура и до смешного быстра, но слегка рискованна. Операцию замены нельзя отменить (и команда Отмена (Undo) здесь не поможет, т. к. она отменяет только замену в одной записи), поэтому, если вы перестарались с заменой, легко отказаться от нее вам не удастся. Если вас все еще привлекает легкость операции Заменить все, создайте резервную копию вашей БД (см. разд. "Создание резервных копий" главы 1), прежде чем идти дальше. Усовершенствованное редактирование В главе 1 вы познакомились с основными приемами редактирования, включая вставку, удаление и корректировку записей. Но у программы Access есть несколько более замечательных инструментов, которых вы еще не видели. В следующих разделах вы, как следует, освоите два замечательных и удобных средства программы Access — блок проверки орфографии и блок автозамены — и научитесь вставлять специальные символы в ваши поля. Проверка орфографии Проверка орфографии в программе Access почти точно такая же, как в других программах пакета Office, например, в Word, — в ней применяется тот же словарь, вылавливаются те же типы ошибок, и предоставляется возможность игнорировать нераспознанные элементы или добавлять их в словарь. Разница заключается в том, что когда вы проверяете орфографию в Access, программа просматривает только текстовые поля и поля MEMO. Числа, даты и все остальное пропускаются. Конечно, в ваших таблицах наверняка есть текст, который вы не хотите проверять, например, имена, географические названия или названия товаров. У вас есть две возможности: можно проверить орфографию в одном поле, игнорируя все остальные, или начать проверку орфографии всего листа данных, но при этом пропускать определенные поля по ходу проверки. Вот как это делается. 1. Перейдите в поле, с которого вы хотите начать проверку орфографии. Если вы хотите провести проверку всего листа данных, от начала до конца, перейдите в первое поле первой записи. Если вы хотите проверить фрагмент листа данных, перейдите в то место, с которого хотите начать проверку орфографии. Помните о том, что когда программа Access дойдет до конца листа данных, она снова вернется в начало листа и продолжит проверку до тех пор, пока не просмотрит каждое поле во всех записях. (Конечно, есть возможность в любой момент отменить проверку орфографии.) Если вы хотите проверить только одно поле, выберите его перед началом проверки, щелкнув кнопкой мыши заголовок столбца. 2. Выберите на ленте Главная → Записи → Орфография (Home → Records → Spelling) или просто нажмите клавишу Кнопка Орфография (Check Spelling) выглядит как маленький значок (галочка) с буквами ABC над ним. Е  сли вы проверяете в пределах листа данных, программа Access просматривает текущую запись и переходит от поля к полю слева направо. Когда запись проверена, программа переходит к следующей записи и повторяет процесс. Если вы выбрали один столбец, Access просматривает значения только в этом поле сверху вниз. После завершения проверки орфографии диалоговое окно сообщает о том, что все ваши данные проверены. Если ваша таблица прошла успешно проверку орфографии, это диалоговое окно — единственное получаемое вами известие о выполненной операции. С другой стороны, если программа Access обнаруживает возможные орфографические ошибки в процессе проверки, она выводит на экран окно Орфография (Spelling) (рис. 3.15), отображающее слово, ставшее камнем преткновения, и список вариантов замены. Рис. 3.15. Когда программа Access обнаруживает слово, как ей кажется написанное с ошибкой, то выделяет его цветом. В отличие от программы Word, Access не разрешает редактировать файл БД, пока активно окно Орфография. Вы можете либо щелкнуть кнопкой мыши один из вариантов замены в окне Орфография — например, щелкнуть мышью кнопку Заменить для замены слова с ошибкой на первый предлагаемый для замены вариант — либо отменить проверку орфографии Окно Орфография содержит много вариантов корректировки. Если блок проверки орфографии жалуется на слово, в котором действительно допущена ошибка, у вас есть три возможных варианта. ■ Исправить его немедленно. Щелкните кнопкой мыши одно из слов в списке возможных вариантов и затем щелкните мышью кнопку Заменить (Change) для замены слова с ошибкой правильно написанным словом. Вы также можете дважды щелкнуть кнопкой мыши выбранный вариант, эффект будет такой же.
■ Исправлять его всегда. Щелкните кнопкой мыши одно из слов в списке возможных вариантов и затем щелкните мышью кнопку Автозамена (AutoCorrect). Access вносит изменение в это поле и во все другие вхождения слова с такой же ошибкой. Кроме того, программа добавит сведения о замене в список автозамены (описанный в разд. "Автозамена" далее в этой главе). Если вы введете это нераспознанное слово в другую запись (или даже в другую таблицу), Access автоматически откорректирует ваш ввод. Этот вариант очень полезен, если обнаружилась ошибка, которую вы часто допускаете. С другой стороны, если блок проверки орфографии жалуется на слово, которое вы не хотите заменять, у вас есть дополнительные возможности для выбора следующих вариантов.
Примечание Все приложения пакета Office, установленные на вашем компьютере, совместно используют один и тот же вспомогательный орфографический словарь. Если вы добавите слово в программе Access, а затем выполните проверку орфографии в программе Word, это слово успешно пройдет проверку. Это удобство, экономящее время до тех пор, пока вам не изменяет чувство меры и вы добавляете слова, которые действительно имеют отношение к делу.  Параметры проверки орфографии Вы можете управлять процессом проверки орфографии с помощью нескольких понятных параметров. Для задания этих параметров (или их просмотра) выберите кнопку Office, a затем кнопку Параметры Access (Access Options) для вывода на экран одноименного диалогового окна. Далее выберите строку Правописание (Proofing) в списке слева (рис. 3.16). Эту же страницу параметров можно найти, если щелкнуть мышью кнопку Параметры (Options) в окне Орфография (Spelling) во время проверки орфографии. Рис. 3.16. Параметры проверки орфографии позволяют задать язык и несколько других установок. Все они зависят от выбранного для проверки языка; в последнем раскрывающемся списке окна показан язык, используемый в настоящий момент Далее приведены самые распространенные параметры проверки орфографии. Пропускать слова из прописных букв (Ignore words in UPPERCASE). Если этот флажок установлен, программа Access не проверяет слова, состоящие из прописных букв (что полезно, если ваш текст содержит много акронимов). Пропускать слова с цифрами (Ignore words that contain numbers). Если установить этот флажок, Access не проверяет слова, содержащие цифровые символы, например, Sales43 или Н31Ю. Если вы не установили этот флажок, программа проверяет эти данные и помечает их как содержащие ошибки до тех пор, пока вы не добавите их по вспомогательный словарь. П  ропускать адреса Интернета и имена файлов (Ignore Internet and file addresses). Если установлен этот флажок, программа Access игнорирует слова, кажущиеся именами файлов (например, c:\Documents and Settings) или адресами Web-сайтов (например, http://FreeSweatSocks.com). Р  ис. 3.17. Вверху: с помощью диалогового окна Вспомогательные словари вы можете удалить текущий вспомогательный орфографический словарь, добавить новые или отредактировать список слов вручную. Внизу: если щелкнуть мышью кнопку Изменить список слов, на экран выводятся все слова из файла custom.dic. Вы можете вставить новые слова или удалить те, которые больше не используются
Вы также можете задать файл, который программа Access применяет для хранения слов вспомогательного словаря — незнакомых программе слов, которые вы добавляете в словарь во время проверки орфографии, Для этого щелкните мышью кнопку Вспомогательные словари (Custom Dictionaries), которая выводит на экран одноименное диалоговое окно (рис. 3.17). Примечание Вспомогательные словари хранятся на вашем жестком диске в разделе, отведенном для каждой учетной записи. Например, если вы зарегистрировались в системе под именем пользователя Dan_Quayle (Дэн_Кейл), то, вероятно, найдете вспомогательный словарь в папке C:\Documents and Settings\Dan_Quayle\Application Data\Microsoft\UProof. Один из побочных эффектов этой системы состоит в том, что вспомогательные словари не могут использовать два человека, зарегистрировавшиеся с разными именами на одном компьютере (пока вы не добавите вручную словарь другого пользователя в диалоговое окно Вспомогательные словари). Автозамена Когда вы вводите текст в поле, операция автозамены (AutoCorrect) подчищает за вами, исправляя строчные буквы на прописные и обычные орфографические ошибки. Автозамена — настолько умное средство, что вы даже можете не знать о ее неусыпном контроле каждого вашего движения. Для того чтобы оценить это волшебство, проанализируйте поведение, похожее на следующее.
По большей части автозамена безвредна, а иногда и полезна, т. к. избавляет вас от мелких опечаток в большом отчете. Но если вам нужно ввести слова с необычным сочетанием строчных и прописных букв или у вас возникло заурядное желание восстать против стандартов английского языка, некоторые или все действия автозамены можно отключить. Для установки параметров автозамены выберите кнопку Office, а затем кнопку Параметры Access (Access Options) для вывода на экран одноименного диалогового окна. Далее в  ыберите строку Правописание (Proofing) в списке слева. На странице с параметрами в правой части окна щелкните мышью кнопку Параметры автозамены (AutoCorrect Options). Большинство установочных параметров содержит пояснительную информацию, и их можно отключить, сбросив флажки. На рис. 3.18 поясняется использование параметра Заменять при вводе (Replace text as you type), который предназначен не только для исправления ошибок. Рис. 3.18. Под флажком Заменять при вводе располагается длинный список символов и обычно набираемых с опечатками слов (левый столбец), которые программа Access автоматически заменяет другим текстом (представленным в правом столбце). Что если вы хотите, чтобы символ авторского права был представлен как буква в скобках? Можно удалять отдельные корректировки (выбрать нужную и щелкнуть мышью кнопку Удалить) или откорректировать замещающий текст. Вы также можете добавить собственные правила. Возможно, вы хотите заставить программу Access при наборе символов "PEDS" вставлять текст "Patented Electronic Seltzer Delivery System" (Запатентованная электронная система подачи газированной воды). Просто наберите текст в полях заменять и на, как показано на рисунке, и щелкните мышью кнопку Добавить Совет Параметры более тонкой настройки можно использовать, нажав кнопку Исключения (Exceptions) для задания случаев отказа программы Access от применения автозамены. При щелчке мышью этой кнопки на экран выводится диалоговое окно Исключения при автозамене (AutoCorrect Exceptions) со списком исключений. В этот список включены аббревиатуры, содержащие точку, но не требующие применения прописных букв (например, стр.), и слова, в которых разрешается смешивать строчные и прописные буквы (например, WordPerfect). Специальные символы Текст порой состоит не только из букв, цифр и знаков пунктуации. Существуют специальные символы, которые нельзя просто набрать на вашей клавиатуре. Примером может служить знак авторского права (©), который вы вставляете, набрав текст (С) и предоставив возможность автозамене выполнить свою работу. Другие символы, такие как греческая буква тэта (Ө), не так легко доступны. Для использования такого символа вам понадобится утилита Таблица символов (Character Map). Таблица символов, часто игнорируемое средство, позволяет увидеть все символы, входящие в шрифт. Это большое подспорье для выискивания необычной буквы "е" с надстрочным знаком и других неанглийских символов. Примечание Другие приложения пакета Office, такие как Word и Excel, предлагают гораздо больше специальных символов для использования. Они поддерживают все разновидности шрифтов, включая стильный шрифт Wingdings, поставляемый с ОС Windows и содержащий пиктограммы. У программы Access более строгий стиль работы. Программа принимает только обычные стандартные символы, поддерживаемые в любом шрифте. БД хранят неформатированные данные и, следовательно, текстовые поля не содержат подробностей, касающихся шрифта и форматирования. Исключение составляет редко применяемый в полях Memo текст RTF (см. разд. "Форматированный текст" главы 2). Далее объясняется, как применять утилиту Таблица символов для вставки специальных символов. 1. Щелкните мышью кнопку меню Пуск (Start) и выберите команду Выполнить (Run). Утилита Таблица символов — это составная часть ОС Windows, а не программы Access. В результате запускать ее нужно вне Access.
Нет необходимости использовать экзотический шрифт, поскольку программа Access не поддерживает его. Но, даже применяя любой обычный шрифт, включая Arial, Times и Tahoma. можно найти поддерживаемые специальные символы. Calibri — это стандартный шрифт, который программа Access использует для отображения информации на листе данных, если вы не изменяли настройку (как описано в примечании "Малоизвестная или недооцененная возможность. Настройка всех листов данных" в разд. "Форматирование листа данных "ранее в этой главе).
Он появится в поле Для копирования (Characters to copy) в нижней части окна Таблица символов. Вы можете повторять шаги 4 и 5 столько раз, сколько нужно для копирования разных символов в строку. 6. Щелкните мышью кнопку Копировать (Сору). ОС Windows копирует символы из поля Для копирования в буфер обмена. 7. Перейдите снова в окно программы Access. Е  сли вы находитесь не в том поле, в которое хотите вставить копируемый текст, перейдите в нужное поле сейчас. Если вы хотите поместить символ между двумя уже имеющимися, убедитесь в том, что курсор стоит в нужном месте поля. Нажмите сочетание клавиш Рис. 3.19. В данном примере с помощью Таблицы символов копируется символ авторского права Печать листа данных Если вы хотите просмотреть ваши данные за обеденным столом (и вас не беспокоят возможные конфликты с теми, кто не относится к числу любителей программы Access), нет ничего лучше твердой копии ваших данных. Вы можете организовать быстрый вывод на принтер, выбрав Office → Печать (Office → Print) в тот момент, когда лист данных виден на экране. Но результаты, вероятно, разочаруют вас, особенно если у вас большой стол. Основная проблема состоит в том, что программа Access не беспокоится о таблицах, слишком широких для размещения на одной печатной странице. Программа разбивает распечатку на отдельные страницы. Если у вас большой стол, и вы распечатали таблицу, используя стандартные установочные параметры, то вполне можете получить в результате распечатку из четырех страниц в ширину и стольких же страниц в длину. Для того чтобы добиться лучших результатов при выводе на печать, крайне важно выполнить предварительный просмотр таблицы перед печатью, как описано в следующем разделе. Предварительный просмотр страницы Средство предварительного просмотра в программе Access дает возможность отрегулировать поля, ориентацию страницы и т. д. прежде, чем вы отправите вашу таблицу на принтер. Благодаря этому средству, вы можете гарантировать большую пригодность вашей финальной распечатки. Для предварительного просмотра таблицы откройте ее (или выберите в области переходов) и затем выберите последовательность: кнопка Office → Печать → Предварительный просмотр (Office → Print → Print Preview). П  редварительный просмотр воспроизводит внешний вид ваших данных при выводе их на бумагу, В отличие от листа данных в предварительном просмотре печатной версии таблица разбивается на страницы (рис. 3.20). Вы видите, что именно помещается на каждой странице и сколько страниц требуется для распечатки вашей таблицы (и какое содержимое отображается на каждой странице). Рис. 3.20. Эта таблица слишком широка для вывода на одну бумажную страницу, поэтому некоторые столбцы перенесены на вторую страницу Если вы довольны тем, что видите, можете выводить вашу распечатку, выбрав на ленте Предварительный просмотр → Печать → Печать (Print Preview → Print → Print). Эта последовательность открывает диалоговое окно, подобное окну Печать ОС Windows, в котором можно выбрать принтер и завершить дело. Завершив просмотр в окне предварительного просмотра, выберите на ленте Предварительный просмотр → Закрыть →Закрыть окно предварительного просмотра (Print Preview → Close Preview → Close Print Preview) или щелкните мышью одну из кнопок режима в правом нижнем углу окна программы Access для перехода в Режим таблицы или Конструктор. Перемещение в окне предварительного просмотра Вы не можете ничего менять в окне предварительного просмотра. Но у вас есть возможность просмотреть страницы вашей виртуальной распечатки и увидеть, устраивает ли она вас. Далее описаны способы перемещения в окне предварительного просмотра.
которое вы хотите видеть одновременно. Изменение макета страницы Программа Access предоставляет небольшой набор параметров страницы, которые можно регулировать в окне предварительного просмотра с помощью группы Разметка страницы (Page Layout) на вкладке ленты Предварительный просмотр. Далее перечислены эти параметры.
бездумно обрезаны и перенесены на другие страницы. Альбомная ориентация в этой ситуации гораздо больше подходит, поскольку она поворачивает страницу на 90°, сокращая количество строк на странице, но размещая больше столбцов на ней. ■ Поля (Margins). Позволяет выбрать величину свободного пространства между таблицей и краями страницы. Поле представляет собой раскрывающуюся кнопку, и когда вы щелкаете ее мышью, то видите меню с несколькими стандартными вариантами размера полей (Обычное (Normal), Узкое (Narrow) и Широкое (Wide)). Если ни один из них не удовлетворяет вашим требованиям, щелкните мышью кнопку Параметры страницы (Page Setup), выводящую на экран одноименное диалоговое окно, в котором можно задать точные значения полей со всех сторон страницы. Тонкая настройка распечатки Исходя из ограниченного числа параметров настройки макета страницы, вы можете решить, что мало, что можно сделать для настройки распечатки. На самом деле у вас больше возможностей, чем вы думаете. Многие параметры форматирования, о которых вы узнали в данной главе, влияют и на вашу распечатку. Применяя правильное форматирование, можно создать более удачную печатную копию. Далее приведены советы, касающиеся печати и объясняющие, как разные параметры форматирования влияют на ваши распечатки.
■ Параметры фильтрации. Это невоспетые герои вывода на печать в программе Access. Примените их для отбора только важных строк. В этом случае на вашей распечатке будет именно то, что нужно. Единственная проблема, с которой вы столкнетесь при использовании этих параметров, заключается в том, что их нельзя задать в окне предварительного просмотра распечатки. Но это можно сделать на листе данных, перейти в окно предварительного просмотра, чтобы увидеть результат, снова вернуться на лист данных и еще подкорректировать их, а затем еще раз перейти в окно предварительного просмотра и т. д. Правда, этот процесс очень быстро может утомить. Совет Не тратьте много времени на корректировку параметров форматирования для создания совершенной распечатки. Если у вас большая таблица, которую не удается разместить удачно на странице, возможно, вам следует использовать отчеты, которые описаны в части III. Отчеты предоставляют гораздо больше возможностей форматирования, включая разбиение полей на несколько строк, вставку рамок вокруг записей и возможность отведения дополнительного пространства для больших значений за счет мягкого перемещения остальной информации на другие страницы. |