Главная страница
Навигация по странице:

  • Форматирование листа данных

  • Рис. 3.1

  • Примечание Есть и другой способ использования группы Шрифт

  • Малоизвестная или недооцененная возможность. Настройка всех листов данных

  • Office

  • Параметры Access

  • FirstName

  • Режиме таблицы. Совет

  • Изменение размеров столбцов и строк

  • Ширина столбца

  • Стандартная

  • Р ис. 3.4

  • Description Скрытие столбцов

  • Р ис. 3.5

  • Закрыть

  • Закрепить столбцы

  • Освободить все столбцы

  • FirstName и LastName

  • Краткое содержание 29 Об этих стрелках 30 о сочетаниях клавиш 32 о щелчках кнопкой мыши 33 Примеры 33


    Скачать 19.64 Mb.
    НазваниеКраткое содержание 29 Об этих стрелках 30 о сочетаниях клавиш 32 о щелчках кнопкой мыши 33 Примеры 33
    АнкорAccess_2007.doc
    Дата16.03.2017
    Размер19.64 Mb.
    Формат файлаdoc
    Имя файлаAccess_2007.doc
    ТипКраткое содержание
    #3862
    страница9 из 65
    1   ...   5   6   7   8   9   10   11   12   ...   65
    Глава 3
    Обработка листа данных: сортировка, поиск, фильтрация и другие действия

    В главе 1 вы впервые познакомились с листом данных — простым и понятным средством для просмотра и редактирования данных таблицы. Как вы уже узнали, лист данных — не луч­ший инструмент для создания таблицы. (Конструктор — более удобное средство для все­возможного управления БД.) Но лист данных — великолепный инструмент для просмотра записей таблицы, внесения изменений и добавления новых данных.

    Имея опыт создания таблицы Dolls (см. разд. "Создание простой таблицы" главы 1), вы, возможно, чувствуете себя излишне самонадеянно в отношениях с листом данных. Однако большинство таблиц гораздо больше виденных вами до сих пор примеров. В конце концов, если вам необходимо вести учет только дюжины кукол-болванчиков, на самом деле никакая БД не нужна — вы будете вполне удовлетворены, набросав краткий список в старой элек­тронной таблице, документе текстового процессора или на клочке бумаги.

    С другой стороны, если вы планируете создать маленькую империю кукол-болванчиков (готовую для демонстрации на международных выставках), придется заполнить вашу таб­лицу сотнями или тысячами записей. В этом случае не так легко пересмотреть массу дан­ных, чтобы найти то, что нужно. Неожиданно лист данных покажется, мягко говоря, необъ­ятным.

    К счастью, у программы Access есть чудодейственные средства управления листом дан­ных, способные сделать жизнь проще. Прочитав эту главу, вы станете знатоком средств, ви­доизменяющих листы данных, досконально освоив такие методы, как сортировка, поиск и фильтрация. Вы также узнаете, как легко напечатать моментальную копию ваших таблич­ных данных.

    Примечание

    Время, затраченное на работу с листами данных, — исключительно ваш выбор. Некоторые знатоки программы Access предпочитают создавать формы для всех своих таблиц (как описано в части IV). С помощью форм можно создать полностью настраиваемое окно для ввода данных, Проектиро­вание форм требует больше усилий, но ваше творческое эго будет довольно.

    Настройка листа данных

    Бас утомил тусклый лист данных с монотонно тянущимися рядами столбцов и строк? Вы можете кое-что сделать с ним. Программа Access позволяет настроить внешний вид и струк­туру листа данных, чтобы сделать его более удобным (или отвечающим вашему чувству

    стиля). Некоторые из этих настроек, например, изменение шрифта на листе данных, — по­стыдные излишества. Другие параметры, например скрытие или закрепление столбцов, мо­гут действительно облегчить работу с большими таблицами.

    Примечание

    Access сохраняет изменения форматирования не сразу (в отличие от корректировок записей, которые программа сохраняет, как только они произведены). Вместо этого Access предлагает сохранить изменения при следующем закрытии листа данных. Вы можете выбрать Да для со­хранения ваших настроек или Нет для возвращения к предыдущему внешнему виду листа дан­ных (что не повлияет на любые внесенные вами в таблицу корректировки данных).

    Форматирование листа данных

    Программа Access позволяет выбрать для листа данных яркие цвета и выразительные шрифты. Повлияют ли эти изменения на функционирование листа данных? Конечно, нет. Но если рабочий стол вашего компьютера больше похож на фестиваль духовного возрожде­ния в стиле 60-х, а не на обычный офисный терминал, возможно, это доставит вам удоволь­ствие.

    Параметры форматирования можно найти на вкладке ленты Главная (Ноmе) в группе Шрифт (Font) — рис. 3.1.


    Рис. 3.1. Группа Шрифт на вкладке Главная позволяет изменить шрифт и цвета на всем листе данных. Наиболее полезное средство — возможность отключения некоторых или всех линий сетки и применение чередующихся цветов для выделения соседних строк

    Любое внесенное вами изменение форматирования влияет на всю таблицу. Вероятно, вы считаете отличной идеей возможность по-разному форматировать различные столбцы, но Access не предоставляет такой возможности. Если вас это огорчает, вы, безусловно, обрадуе­тесь, познакомившись с формами и отчетами. Они более трудны в настройке, но обладают более развитыми средствами форматирования.
    Примечание

    Есть и другой способ использования группы Шрифт (Font), расположенной на вкладке ленты Главная (Ноmе). Если у вас есть поле с типом данных Поле MEMO (Memo) и вы настроили его

    на хранение форматированного текста (rich text) (см, разд. "Форматированный текст" главы 2), можно выделить фрагмент текста в вашем поле и изменить его формат с помощью ленты.

    Малоизвестная или недооцененная возможность.

    Настройка всех листов данных

    Программа Access разрешает форматировать таблицы поочередно. Поэтому, если вы обнаружили настройку, которая вам действительно нравится, вам придется применять ее по очереди в каждой таблице вашей БД.

    Но, настроив программу Access, вы можете установить параметры форматирования та­ким образом, что они автоматически будут применяться к каждой таблице всех БД. Для того чтобы воспользоваться этим приемом, выполните следующие действия:

    1. Нажмите кнопку Office, а затем кнопку Параметры Access (Access Options) для вывода на экран одноименного окна.

    2. В списке слева выберите Таблица (Datasheet).

    3. Справа появятся стандартный шрифт, цвет, сетка и ширина колонки — параметры, которые можно менять, как вам захочется.

    Когда вы корректируете установочные параметры форматирования в окне Параметры Access (Access Options), меняются значения по умолчанию, используемые программой Access. Эти установки определяют форматирование, используемое программой в новых таблицах и в любых таблицах, которые не переформатированы пользователем. Когда вы изменяете параметры форматирования, вы переопределяете установки по умолчанию, независимо от их конкретных значений.

    Если вы задали в программе Access использование шрифта красного цвета, но перефор­матировали конкретную таблицу для вывода текста зеленого цвета, у зеленого цвета бо­лее высокий приоритет. Но если вы установили желтый фон в окне Параметры Access и не изменяли эту характеристику в вашей таблице, она автоматически получает стан­дартный желтый фон.

    Реорганизация столбцов

    Поля на листе данных располагаются слева направо втом порядке, в каком вы их создали. Часто выясняется, что этот порядок следования столбцов не самый удобный для ввода данных.

    Предположим, что вы создали таблицу Customers (Клиенты) для компании по произ­водству новинок макаронных изделий. Когда на вашей стойке завершается регистрация но­вого заказчика, выясняется, что регистрационная форма начинается с имени и адреса, а за­тем уже идут вкусы заказчика, касающиеся пасты. К сожалению, поля на листе данных следуют в совершенно другом порядке. Слева направо они расположены таким образом: ID (код), FreshPastaPreference (предпочитаемый сорт новой пасты), DriedPastaPreference (предпочитаемый сорт сухой пасты), FirstName (имя), LastName (фамилия), Street (улица), City (город), State (штат), Country (страна). (Подобная организация не так глупа, как кажется, — она помогает людям, выполняющим заказы на пасту, быстро находить нуж­ную информацию.) Но из-за такой организации вы вынуждены перемещаться вперед и на­зад для того, чтобы ввести данные одной регистрации.

    .
    К счастью, вы можете решить эту проблему без перепроектирования таблицы. Перемес­тите столбцы, которые вы хотите передвинуть, на новые позиции, как показано на рис. 3.2.

    Рис. 3.2. Для переноса столбца щелкните один раз кнопкой мыши его заголовок, чтобы выбрать столбец. Затем с нажатой кнопкой мыши передвиньте столбец на новое место. В данном примере поле FirstName предполагается переместить так, чтобы оно располагалось слева от поля FreshPastaPreference

    Лучшее в таком подходе — отсутствие необходимости изменять реальную структуру БД. Если после перемещения нескольких столбцов вы перейдете в Конструктор, то увидите, что порядок полей не изменился. Другими словами, у вас есть возможность, сохраняя физиче­ский порядок следования полей (в файле вашей БД), реорганизовать порядок их отображе­ния в Режиме таблицы.
    Совет

    Реорганизация столбцов — довольно незначительное изменение. Смело передвигайте столб­цы для того, чтобы удобнее было редактировать, и затем возвращайте их обратно после вне­сения изменений. Ваши действия не повлияют на данные в БД. Если определенный порядок следования столбцов нужен для одноразовой работы, просто не сохраняйте этот порядок, ко­гда будете закрывать лист данных.

    Изменение размеров столбцов и строк

    По мере заполнения таблицы данными ваш лист данных становится все шире и шире. Часто вас будет огорчать то, что одни столбцы съедают больше пространства, чем им нужно, а дру­гие невозможно узки.

    Как вы догадываетесь, программа Access позволяет изменять ширину столбцов. Но, воз­можно, вы не знаете, что для этого существует множество различных способов.

    • Изменение ширины одного столбца. Поместите указатель мыши на правый край столбца. Передвиньте мышь с нажатой левой кнопкой влево (для сжатия столбца) или вправо (для его расширения).

    • Изменение ширины столбца в соответствии с объемом содержащихся в нем данных. Щелкните дважды кнопкой мыши край столбца. Программа Access увеличит ширину столбца настолько, чтобы в него поместилось имя поля или самое большое значение (в зависимости от того, что длиннее). Но при этом столбец не выйдет за границы окна программы.

    • И
      зменение ширины нескольких смежных столбцов.
      Переместите мышь с нажатой лесой кнопкой вдоль заголовков нужных столбцов, чтобы выделить их все. Затем, не отпуская левой кнопки мыши, переместите ее влево или вправо. Все выделенные столбцы сожмутся или расширятся, используя равные доли имеющегося свободного пространства.

    • Точное задание ширины столбца. Щелкните правой кнопкой мыши заголовок столбца и выберите команду Ширина столбца (Column Width). Вы увидите одноименное диалоговое окно, в котором можно задать точное числовое значение ширины (рис. 3.3).


    Рис. 3.3. В окне Ширина столбца можно задать точное числовое значение ширины. (У числа в действительности нет конкретного значения — предполагается, что это ширина в символах, но поскольку современная программа Access использует пропорциональные шрифты, у разных символов разная ширина.) Вы также можете установить флажок Стандартная для того, чтобы вернуть стандартную ширину столбцу, или щелкнуть мышью кнопку По ширине данных для расширения столбца всоответствии с его содержимым (аналогично двойному щелчку мышью края столбца)
    Примечание

    Имейте в виду, что столбец не должен быть широк настолько, чтобы отобразить все содержа­щиеся в нем данные сразу. Вы можете прокрутить длинное текстовое поле с помощью клавиш со стрелками, а если это слишком утомительно, использовать сочетание клавиш + для отображения всей информации текущего поля в окне Область ввода (Zoom).
    Также как ширину столбцов, можно менять и высоту строк. Отличие заключается в том, что программа Access формирует все строки одного размера. Поэтому когда вы делаете одну строку выше или ниже, Access изменяет все остальные строки до соответствующей высоты.

    Сжать строки хочется главным образом для того, чтобы вывести больше строк на экран. Увеличивают высоту строк чаще всего для того, чтобы вывести несколько строк текста в каждом текстовом поле (рис. 3.4).

    Р
    ис. 3.4
    . Если высота строки достаточна, программа Access разбивает текст внутри поля на несколько строк, как показано в столбце Description
    Скрытие столбцов

    У большинства таблиц так много столбцов, что вы не можете все их вывести на экран одно­временно. Это один из недостатков листа данных, и зачастую вы вынуждены прокручивать

    страницу туда-сюда.

    Но иногда вам не нужно видеть все столбцы сразу. В этом случае можно скрыть на время столбцы, которые вас не интересуют, чтобы сосредоточиться на важных для вас подробно­стях, не отвлекая внимания. Первоначально все вставленные вами поля отображаются на экране открытыми.

    Для того чтобы скрыть столбец, выделите его, щелкнув кнопкой мыши по заголовку. (Можно выбрать несколько смежных столбцов, щелкнув кнопкой мыши первый заголовок и с нажатой кнопкой проведя мышью по заголовкам всех остальных.) Затем щелкните правой кнопкой выделенные столбцы и выберите команду меню Скрыть столбцы (Hide Columns). Столбец тут же исчезнет с листа данных. (Это внезапное исчезновение может слегка обес­куражить новичков.)

    К счастью, с полем и его данными ничего не случится. Для того чтобы вернуть столбец на экран, щелкните правой кнопкой мыши заголовок любого столбца и выберите команду Отобразить столбцы (Unhide Columns). Программа Access выведет на экран диалоговое окно Отображение столбцов (Unhide Columns) — рис. 3.5.

    Примечание

    Под списком полей есть элемент, названный Добавить поле (Add New Field). На самом деле это не настоящее поле, а заполнитель, появляющийся справа от последнего поля на листе данных, который можно использовать для вставки новых полей (см. разд. "Организация и опи­сание ваших полей" главы 2). Если вы привыкли вставлять поля в Конструкторе (см. разд. "Создание простой таблицы" главы 1), то можете скрыть этот заполнитель и получить дополни­тельное свободное пространство.

    Если вы вставляете новую запись, когда столбцы скрыты, то не можете вставить значе­ния в такие поля. Значение остается пустым или заданным по умолчанию (если вы опреде­лили такое для данного поля, как описано в разд. "Задание значений по умолчанию" главы 4). Если вы скрыли обязательное поле (см. разд. "Запрет незаполненных полей" главы 4), при

    попытке вставить запись выводится сообщение об ошибке. Вам ничего не остается, как ото­бразить соответствующий столбец, а затем заполнить его пропущенными данными.

    Р
    ис.
    3.5. С помощью этого окна можно вернуть скрытые столбцы и (как не удивительно) скрыть те, что отображаются в настоящий момент. Все столбцы с установленным флажком, расположенным рядом, видимы, а все со сброшенным флажком скрыты. Как только вы измените видимость столбцов, программа Access обновит внешний вид листа данных. Добившись удовлетворяющего вас результата, щелкните мышью кнопку Закрыть для того, чтобы вернуться на лист данных

    Закрепленные столбцы

    Даже имея возможность скрывать столбцы или изменять их ширину, в типичной таблице вы иногда вынуждены пользоваться прокруткой. В такой ситуации легко потерять ориентацию. Вы можете прокрутить таблицу Contacts (Контакты), чтобы увидеть дополнительную ин­формацию и забыть, какого именно человека вы проверяете. У программы Access есть еще одно средство, помогающее обеспечить постоянное отображение важной информации, — закрепленные столбцы.

    Закрепленный столбец всегда остается зафиксированным в левой части окна Access. Да­же если вы прокручиваете таблицу вправо, все закрепленные столбцы остаются видимыми (рис. 3.6). Для того чтобы закрепить столбец (или столбцы), выделите их, щелкните правой кнопкой мыши заголовок столбца и выберите команду Закрепить столбцы (Freeze Columns).
    Совет

    Если вы хотите закрепить несколько несмежных столбцов, начинайте с самого левого. Затем повторите процесс закрепления для столбца, расположенного справа от первого, и т. д.

    Закрепленные столбцы всегда должны располагаться с левой стороны таблицы. Если вы закрепляете столбец, размещенный в произвольном месте таблицы, программа Access пере­носит его к левому краю и закрепляет. Вы можете вернуть его на место после снятия закре­пления, используя метод реорганизации столбцов, описанный в разд. "Реорганизация столб­цов" ранее в этой главе. Помните о том, что пока столбец закреплен, вы не можете с помощью мыши переместить его в другое место.

    Для освобождения столбцов щелкните правой кнопкой мыши заголовок столбца и выбе­рите команду Освободить все столбцы (Unfreeze All Columns).

    Р
    ис.
    3.6. Вверху: в данном примере поля FirstName и LastName закреплены. Они отображаются в исходном положении слева. (На этом рисунке для получения дополнительного свободного пространства лента свернута.) Внизу: когда вы прокручиваете таблицу в горизонтальном направлении, чтобы увидеть больше информации, столбцы FirstName и LastName сохраняют свое положение
    Примечание

    В конце концов, вы обнаружите, что предлагаемых настроек листа данных недостаточно или что вам необходимо настроить одну и ту же таблицу по-разному для разных людей. Это значит, что надо переходить к формам, более совершенному варианту отображения, описанному в части IV.

    Перемещение в таблице

    В главе 1 вы познакомились с основными способами перемещения в таблице. С помощью мыши и нескольких клавиш выделения можно многого добиться (см. табл. 1.1, в которой

    п
    редставлен список клавиш, которые можно использовать для перехода с места на место и выполнения корректировок).

    Но несколько приемов вы все еще не видели. Один из них — сберегающие время кнопки переходов от записи к записи, расположенные в нижней части листа данных (рис. 3.7).
    1   ...   5   6   7   8   9   10   11   12   ...   65


    написать администратору сайта