11 Курс лекций ДиРС. Курс лекций по учебной дисциплине Делопроизводство и режим секретности в деятельности органов внутренних дел Российской Федерации
 Скачать 0.85 Mb.
|
|
УТВЕРЖДАЮ Заместитель начальника ЦПП ГУ МВД России по Пермскому краю по учебной работе полковник полиции Ф.В. Лидер «___» _______ 20___г. КУРС ЛЕКЦИЙ по учебной дисциплине «Делопроизводство и режим секретности в деятельности органов внутренних дел Российской Федерации» унифицированных программ профессиональной подготовки по должности служащего «Полицейский» Категория обучаемых: сотрудники рядового состава, младшего, среднего и старшего начальствующих составов, впервые принятые на службу в органы внутренних дел Курс лекций подготовил: Преподаватель цикла К и СТ ЦПП ГУ МВД России по Пермскому краю майор полиции А.А. Ерёмин «___» _______ 20___г. СОГЛАСОВАНО Начальник цикла К и СТ ГУ МВД России по Пермскому краю подполковник полиции А.А. Красноборов «___» _______ 20___г. Курс лекций рассмотрен на заседании цикла К и СТ ЦПП ГУ МВД России по Пермскому краю и рекомендован к утверждению. Протокол от «___» _________ 20___г. № ___. 2 ОГЛАВЛЕНИЕ 1. ПЕРЕЧЕНЬ ТЕМ Тема 11.1. Документирование. Правила оформления и подготовки документов в органах внутренних дел Российской Федерации. ........................... 3 Тема 11.2. Порядок допуска должностных лиц и граждан Российской Федерации к государственной тайне. .................................................................... 13 Тема 11.3. Основы режима секретности в органах внутренних дел Российской Федерации. ............................................................................................ 25 2. ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ ВОПРОСОВ ДЛЯ ПРОМЕЖУТОЧНОЙ АТТЕСТАЦИИ ........................................................................................................ 40 3. РЕКОМЕНДУЕМАЯ ЛИТЕРАТУРА ..................................................... 41 3 Тема 11.1. Документирование. Правила оформления и подготовки документов в органах внутренних дел Российской Федерации Учебные вопросы: 1. Понятие документооборота в органах внутренних дел Российской Федерации. Стадии документооборота в органах внутренних дел Российской Федерации. Основные виды документов, образующихся в деятельности органов внутренних дел Российской Федерации. 2. Требования к оформлению документов в органах внутренних дел Российской Федерации. Бланки управленческих документов. Оформление отдельных документов в органах внутренних дел Российской Федерации. Служебная переписка. Учебный вопрос № 1. Делопроизводство в ОВД – это отрасль деятельности, обеспечивающая организацию работы с официальными документами, а именно, документирование, то есть процесс составления, изготовления и оформления документов, и документооборот. Документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки. Документооборот осуществляется в виде потоков документов как между структурными подразделениями ОВД, так и сотрудниками ОВД. Документопотоки обеспечивают прямую и обратную связь в управлении ОВД. Каждый документопоток отличается определенным направлением движения документной информации. Поэтому документопотоки различаются по направлению и по отношению к управленческому объекту. По направлению выделяют следующие документопотоки: - горизонтальные, которые связывают органы внутренних дел одного уровня управления; - вертикальные, связывающие органы внутренних дел различных уровней, например, вышестоящий ГУ МВД и территориальные ОВД. По отношению к управленческой системе выделяют: Входящий документопоток, документы, поступающие в ОВД из других подразделений ОВД, граждан или организаций, не входящих в систему ОВД; Исходящий документопоток, то есть документы, подлежащие отправке из ОВД; Внутренний документопоток, то есть документы, составляемые в ОВД и 4 используемые во внутреннем документообороте. Характеристикой документооборота является его объем, который зависит от вида ОВД, существующих функций, объема решаемых задач и от количества связей с другими органами и организациями. Объем документооборота может увеличиваться, как по причинам объективного, так и субъективного характера. Так, к объективным причинам относятся: влияние научно-технического прогресса, развитие экономики и как результат – усложнение процессов управления. К субъективным причинам роста документооборота относится: неквалифицированное документирование, увеличение роста проверяющих органов, некомпетентность управленческого персонала. Требования, предъявляемые к документообороту в ОВД: 1) В соответствии с инструкцией по делопроизводству в ОВД должен быть установлен единый порядок работы с документами; 2) Четкое разделение функций и обязанностей между сотрудниками ОВД, исключающее повторение различных делопроизводственных операций; 3) Осуществление документооборота, всех делопроизводственных операций должно быть целесообразным и необходимым для деятельности ОВД и оправдано конкретной целью; 4) Документы в ОВД должны проходить все стадии документооборота. 5) Маршруты прохождения однотипных документов должны быть унифицированы. Значение документооборота в деятельности сотрудников ОВД определяется возможностью осуществления контроля за исполнением документов, осуществления хранения и использования необходимых документов. Электронный документооборот - предназначен для автоматизации процессов организационно-правового документооборота в органах внутренних дел, в соответствии с нормами делопроизводства и существующими регламентами с целью создания единого документационного пространства в МВД России. Система электронного документооборота (далее – СЭД) предназначена для автоматизации следующих видов деятельности: 1. работа с организационно–правовыми актами – создание и размещение в хранилище проектов документов, согласование, подписание, утверждение документов с использованием типовых маршрутов прохождения документов, рассылка документов между подразделениями, хранение и архивирование документов; 2. делопроизводство – регистрация входящей, исходящей и внутренней корреспонденции с автоматическим и ручным присвоением документам регистрационных номеров, контроль процесса согласования, 5 подписания, утверждения, формирование структурированного оперативного хранилища документов, контроль целостности документов и сохранности реквизитов документов, поиск документов в хранилище, формирование отчетов по движению и исполнению документов по заданным формам; 3. работа с поручениями (заданиями) – формирование поручений и назначение исполнителей по ним, маршрутизация поручений (с использованием шаблонов маршрутов), автоматическая доставка исполнителям уведомлений о поручениях, контроль исполнения поручений и резолюций по документам, формирование и доставка отчетов исполнителей и т.п. СЭД создана с целью оптимизировать документооборот и ускорить процесс прохождения всех его стадий в органах внутренних дел. Далее показ презентации и пояснение основных возможностей и особенностей работы в СЭД, роли в системе исполнитель, руководитель, делопроизводитель. Возможности электронно-цифровой подписи. При невозможности трансляции презентационного материала, используется доска, на которой изображается схема работы СЭД, а пояснения даются устно. Стадии документооборота в органах внутренних дел Российской Федерации. Прием корреспонденции, поступающей в орган внутренних дел в рабочее время, осуществляется подразделениями делопроизводства и режима. Прием документов включает: проверку правильности доставки; проверку сохранности упаковки (пакета, конверта); вскрытие конвертов; проверку правильности вложений. Корреспонденция, доставленная почтовой связью, принимается уполномоченным должностным лицом подразделения делопроизводства и режима с выполнением следующих операций: 1. Количество конвертов простой почты сверяется с количеством, указанным подразделением почтовой связи в реестре (разносной книге, расписке). 2. Наличие регистрируемых почтовых отправлений проверяется по записям почтовых реестров. 3. Факт приема корреспонденции оформляется в реестре (разносной книге, расписке) записью о приеме, которая заверяется подписью уполномоченного должностного лица подразделения делопроизводства и режима и печатью (штампом) с наименованием структурного подразделения органа внутренних дел. Корреспонденция, доставленная фельдъегерем Государственной фельдъегерской службы Российской Федерации, принимается уполномоченным должностным лицом подразделения делопроизводства и режима по описи 6 корреспонденции, направленной фельдъегерем, под подпись в ней, при доставке единичных пакетов - под подпись в отрывном талоне к пакету с проставлением печати (штампа) с наименованием подразделения. Корреспонденция, поступившая в орган внутренних дел в вечернее время (после 18 час. 00 мин. с понедельника по четверг, после 17 час. 00 мин. - в пятницу и в предпраздничные дни), утреннее время (до 09 час. 00 мин.) рабочих дней, в выходные и праздничные нерабочие дни принимается дежурным по органу внутренних дел, который регистрирует поступившие пакеты в журнале учета пакетов и, не вскрывая, передает их под подпись в этом журнале в подразделение делопроизводства и режима. О получении срочных пакетов дежурный незамедлительно докладывает руководителю (начальнику) органа внутренних дел либо ответственному от руководства органа внутренних дел. Корреспонденция, поступающая в орган внутренних дел, проходит первичную обработку и передается на регистрацию. Перед вскрытием конвертов (упаковки) проверяются наличие на них грифа ограничения доступа к документу ("Совершенно секретно", "Секретно", "Для служебного пользования"), а также специальных пометок: "Конверт не вскрывать до... (...час...мин.)", "Лично", "Срочно", "Оперативно" и другие, а также отсутствие повреждений. 1. Конверты с пометкой "Лично" без вскрытия регистрируются и передаются под подпись адресату или уполномоченному на то сотруднику. 2. Конверты, поступившие из органов государственной власти с пометкой "Срочно" ("Оперативно"), вскрываются немедленно. Документы, вложенные в них, направляются на регистрацию вне очереди и в течение часа после регистрации передаются для доклада руководителю (начальнику) органа внутренних дел. Регистрация поступивших документов Регистрация производится в автоматизированной системе документооборота, так же допускается дополнительно проставлять на документе соответствующий штрих-код, позволяющий идентифицировать документ в данной системе. Регистрация поступивших документов с использованием современных информационных технологий производится с учетом положений действующих нормативно-правовых актов. Регистрация поступивших документов производится в следующие сроки: - документов вышестоящих органов государственной власти с отметками «Срочно», «Оперативно», документов со сроками исполнения поручений в текущий или следующий день, а также документов, содержащих информацию о совершенных или готовящихся преступлениях, - незамедлительно (не более 1 часа с момента поступления); - иных документов, поступивших в рабочее время, - в день поступления, поступивших в нерабочее время, - на следующий рабочий день. 7 После регистрации корреспонденция направляется в день поступления соответствующему руководителю (начальнику) органа внутренних дел и передается сотруднику, которому она адресована. При рассмотрении документов руководитель (начальник) органа внутренних дел определяет исполнителя (структурное подразделение или должностное лицо) и сроки исполнения. Документы, которые исполняются несколькими структурными подразделениями, передаются им поочередно или одновременно в копиях. Подлинник передается головному исполнителю. Необходимость размножения документов (за исключением секретных), по которым даны поручения, а также количество копий определяются руководителем (начальником) подразделения делопроизводства и режима. Размноженные экземпляры документов, не воспроизводящие подписи подлинника, могут удостоверяться печатью. В том случае, когда копии документов не готовились и соисполнителям не направлялись, ознакомление с документом организует головной исполнитель. При необходимости срочного исполнения поступившего документа допускается ознакомление исполнителя с его содержанием до рассмотрения документа руководителем (начальником) органа внутренних дел. Срочные и оперативные документы незамедлительно докладываются соответствующему руководителю (начальнику) органа внутренних дел и направляются исполнителю. Передача служебных документов из одного структурного подразделения органа внутренних дел в другое осуществляется через подразделение делопроизводства и режима. При передаче документов с пометками «Весьма срочно» или «Срочно» исполнитель проставляет также время получения. Исполнение документа предусматривает сбор и обработку необходимой информации, подготовку при необходимости проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) руководителю (начальнику) органа внутренних дел или его структурного подразделения. Исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа, нарушение установленных сроков исполнения документов без объективных причин. При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнителем делаются отметки на документе: о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа и его доставкой исполнителю), о датах и ходе промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и другое), о дате и результатах окончательного исполнения. При наличии нескольких исполнителей документа соисполнителями обеспечиваются своевременный и качественный анализ информации и 8 представление основному исполнителю необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений) в течение первой половины срока, отведенного на исполнение документа. При направлении документа из структурного подразделения в подразделение делопроизводства и режима (после исполнения или ознакомления) его повторная регистрация не производится. Учет подготовленных документов, отправка исходящих документов За составление и оформление исходящего документа в соответствии с правилами, а также за внутреннее согласование проекта документа с заинтересованными должностными лицами органа внутренних дел, а при необходимости и внешнее согласование с другими органами власти и организациями отвечает исполнитель, а также руководитель (начальник) подразделения-исполнителя документа. Проекты исходящих документов органа внутренних дел готовятся на бланках установленной формы. Для отправки документов, не имеющих адресной части, готовятся сопроводительные письма. Проект исходящего документа визируется исполнителем, руководителем (начальником) подразделения-исполнителя документа (лицом, исполняющим его обязанности), при необходимости иными заинтересованными руководителями (начальниками) и (или) сотрудниками органа внутренних дел. Исполнитель до направления проекта исходящего документа на подпись, проверяет правильность оформления документа и его адресования (маршрута), наличие необходимых виз, приложений, при необходимости - отметки редактора, справок или пояснительных записок, разъясняющих содержание подготовленного документа, указателя рассылки документа. Документы, подлежащие отправке, обрабатываются и отправляются в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня. Учет подготовленных и отправляемых (исходящих) документов после их подписания руководителем (начальником) органа внутренних дел (иным уполномоченным сотрудником) осуществляется на автоматизированном рабочем месте с ролью делопроизводителя. Исходящие документы за подписью руководства органа внутренних дел подлежат регистрации в подразделении делопроизводства и режима органа внутренних дел. Неправильно оформленные документы возвращаются сотрудниками подразделения делопроизводства и режима исполнителям для доработки. Документы могут направляться адресатам за своими регистрационными номерами без сопроводительных писем, если предназначение этих документов не требует пояснения. Каждый исходящий служебный документ на бумажном носителе должен иметь второй экземпляр, который заверяется сотрудником подразделения делопроизводства и режима. Второй экземпляр списывается руководителем (начальником) соответствующего структурного подразделения и подшивается в дело вместе с исполненным документом. 9 Документы, которые перед их рассылкой подлежат тиражированию с применением копировально-множительной техники, передаваемые факсимильной связью, а также с грифом ограничения доступа могут готовиться в единственном экземпляре. В тех случаях, когда к исходящему служебному документу прилагается служебный документ, имеющий входящий, инвентарный или другой номер, в соответствующем поле СЭД указываются наименование адресата, которому отправляется этот документ, а также номер и дата исходящего служебного документа, с которым он отправлен. С помощью средств электросвязи осуществляется передача информации в виде телеграмм, факсограмм, телефонограмм, электронных сообщений. Запрещается передача с помощью средств электросвязи документов, имеющих гриф ограничения доступа. Учебный вопрос № 2. В деятельности органов внутренних дел образуются следующие основные виды документов: нормативные правовые акты МВД России; индивидуальные правовые акты (персонального характера; действие которых исчерпывается однократным применением); межведомственные соглашения, протоколы; распоряжения; директивы; указания; акты; заключения; докладные записки; справки; обзоры; доклады; пояснительные записки; планы; телеграммы; телефонограммы; факсограммы; письма; методические рекомендации. Нормативный правовой акт - письменный официальный документ, принятый (изданный) в определенной форме должностным лицом в пределах его компетенции и направленный на установление, изменение или отмену правовых норм, рассчитанных на многократное применение и относительно неопределенный круг лиц. Приказ - правовой акт, устанавливающий управленческие решения по вопросам оперативно-служебной деятельности органов внутренних дел. Распоряжение - документ, издаваемый по вопросам оперативно- служебной деятельности органов внутренних дел, который имеет организационно-распорядительный характер. Исходя из особенностей целей и предмета правового регулирования может содержать нормативные предписания. Директива - документ, определяющий перспективы развития органов внутренних дел, основные направления их деятельности на конкретный период времени. Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях и заседаниях коллегиальных органов. Акт - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий факты и события. Докладная записка - документ, адресованный руководителю 10 (начальнику) органа внутренних дел или вышестоящего органа внутренних дел, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями. Справка - документ, содержащий описание или подтверждение тех или иных фактов и событий. Доклад - документ, содержащий изложение определенных вопросов, выводов, предложений. План - документ, устанавливающий точный перечень намечаемых к выполнению работ или мероприятий, их последовательность, объем, сроки выполнения, подразделения, руководителей (начальников) либо конкретных исполнителей. Письмо, телеграмма, факсограмма, телефонограмма - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста (пересылается почтой, передается телеграфом, факсимильной связью, по телефону и записывается получателем). Обзор - документ, составленный в целях информирования органов внутренних дел о результатах работы в той или иной области или сфере деятельности того и (или) иного органа внутренних дел (системы МВД России в целом). Методические рекомендации - документ методического характера, содержащий описание последовательности и способов выполнения действий, способствующий внедрению наиболее эффективных методов и форм работы, в том числе по разработке, применению законодательных актов, нормативных правовых актов Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, органов государственной власти, нормативных правовых актов МВД России в деятельности органов внутренних дел. Обзоры или методические рекомендации не должны содержать указаний (поручений) управленческого характера, в том числе о предоставлении информационно-справочных и статистических сведений об их использовании или изучении. Оформление документов должно осуществляться с соблюдением следующих правил: 1. обеспечение юридической силы документов; 2. оперативное и качественное их исполнение и поиск; 3. возможность обработки с помощью средств вычислительной техники; 4. создание как исторического источника информации. Текст документа отражает его основное смысловое содержание - управленческое действие, решение. Составление проекта документа должно начинаться с изучения существа вопроса, подлежащего урегулированию, действующего по этому вопросу законодательства Российской Федерации, нормативных правовых, организационно-распорядительных актов и иных материалов информационно- справочного характера. 11 Приказ МВД России от 20 июня 2012 г. № 615 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в органах внутренних дел Российской Федерации». При подготовке документов необходимо руководствоваться следующими основными требованиями: 1. Документ не должен противоречить законодательным и иным нормативным правовым актам Российской Федерации, и нормативным правовым актам МВД России. 2. Документ должен быть написан официально-деловым стилем. 3. Изложение содержания документа должно быть логичным, кратким и точным, исключающим неоднозначное толкование. 4. Применяемые термины должны соответствовать терминологии, используемой в законодательных и иных нормативных правовых актах Российской Федерации, и нормативных правовых актах МВД России, и употребляться в одном и том же значении. 5. Документ должен основываться на фактах и содержать конкретные и реальные предложения или указания. 6. Документ не должен дублировать положения ранее изданных нормативных правовых актов. 7. Документ должен быть оформлен в соответствии с существующими государственными стандартами и требованиями, иметь установленный комплекс обязательных реквизитов с соблюдением порядка их расположения. 8. В документе не должно быть помарок и исправлений. Документирование информации в органах внутренних дел Российской Федерации осуществляется с использованием технических средств, в том числе средств вычислительной техники. Изготовление рукописных документов допускается при отсутствии возможности использования технических средств или в случаях, предусмотренных законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами МВД России. Отдельные документы внутреннего обращения допускается писать от руки (рапорт, заявление, объяснение). При оформлении документов рекомендуется применять шрифт Times New Roman (Times New Roman Cyr) размером N 13 - 15 через 1 - 1,5 межстрочных интервала. Шрифт в документе должен быть единым по размеру. Для выделения части текста документа, его наименования могут использоваться полужирное начертание, курсив, подчеркивание или смещение относительно границ основного текста. Документы оформляются на бланках установленной формы, на стандартных листах бумаги форматов A4 (210 x 297 мм), A5 (148 x 210 мм) или в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов с определенным их расположением и оформлением. Для отдельных видов документов допускается использование бумаги форматов А3 (297 x 420 12 мм) и А6 (105 x 148 мм). Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, за исключением нормативных правовых актов, должен иметь поля, мм: 30 - левое; 10 - правое; 20 - верхнее; 20 - нижнее. Документы изготавливаются на белой бумаге или в исключительных случаях бумаге светлых тонов. В проектах законодательных и иных нормативных правовых актов, проектах приказов, распоряжений и указаний Министерства рекомендуется употреблять полные наименования федеральных органов исполнительной власти, в протоколах совещаний, заседаний, коллегий, служебных письмах, а также в документах справочного характера и текстовых приложениях к документам - установленные сокращенные наименования федеральных органов исполнительной власти. Вопросы для самоконтроля по теме № 11.1: 1. Назовите стадии документооборота? 2. Назовите основные различия между Приказом и Распоряжением? 3. Требования к оформлению документов? 13 |