Курс_эффективн.коммуникации_ХМАО_АП (1). Курсовая работа по дисциплине Кадровая политика

• Название: Курсовая работа по дисциплине Кадровая политика
• Дата: 05.05.2021
• Размер: 1 Mb.
• Имя файла: Курс_эффективн.коммуникации_ХМАО_АП (1).doc
• Тип: Курсовая; #201648
• страница: 6 из 7

Глава 3. Проблемы и перспективы повышения эффективности официальных коммуникаций в Департаменте по управлению государственным имуществом ХМАО ЮГРЫ

3.1 Анализ факторов, снижающих эффективность официальных коммуникаций в организации

Официальные сообщения, имеющие отношение к работе министерства, находятся в сфере официальной переписки.

При анализе текстов профессиональных писем выявлялись наиболее частые отклонения рассматриваемых структур и содержания. Самая большая группа таких отклонений-это ошибки, которые можно назвать ошибками структурирования.

Очевидно, что текст письма должен иметь четкую структуру для удовлетворения одного из основных требований - скорости обработки информации. Более того, четкая структура дает гарантию прочтения письма адресату и правильного понимания его сути.

Поскольку письмо должно представлять связный текст, связанный с конкретной проблемой, текст письма (не включая заголовок) должен иметь следующую структуру:

введение (обработка и преамбула);

основная часть (основной случай и выводы);

заключение (его роль может играть формула языка вежливости).

При анализе реальных документов выяснилось, что наиболее частые отклонения от "идеальной" структуры заключаются либо в неуместном увеличении объема одного из структурных компонентов, либо в исключении отдельных компонентов.

Чаще всего это выражается в неоправданном увеличении объема преамбулы из-за введения избыточной информации, информационного шума. Желание придать письму широкую "солидность" заставляет его составителя включать в текст информацию, которая не имеет прямого отношения к делу, а только отвлекает и даже раздражает тех, кому адресовано такое письмо. Проход характерен для такой структурной составляющей, как выход в основную часть. Часто в письме не содержится ни предложений, ни выводов.

Рассмотрим пример делового письма, ярко иллюстрирующий описанные недочёты:

Уважаемый Иван Иванович!

Доводим до Вашего сведения, что ООО является органом по сертификации продукции и услуг в Системе добровольной сертификации на автомобильном транспорте, уполномочено на право проведения экспертной деятельности в соответствии с приказом <... >.

Одновременно сообщаем, что структурные подразделения ООО «Y»: ООО «Х» (аттестат аккредитации №.) и Испытательная лаборатория ООО «Z» (аттестат аккредитации №.) аккредитованы на проведение работ по оценке соответствия требованиям безопасности в полном объёме.

Так же сообщаем о том, что в г. Ханты-Мансийске у этого предприятия имеется представитель ООО «Y-Сибирь», который уполномочен осуществлять данные виды работ.

С уважением,

директор П. П. Петров

Текст письма начинается с личного звонка, который вполне удовлетворяет обстановку общения. Автор письма знает имя и отчество адресата и использует его при установлении контактов.

Однако все три последующих пункта рассматриваемого письма являются по существу предварительными и обосновывают причину написания письма. При этом используются речевые структуры, характерные для преамбулы: "доводим до вашего сведения", "... информируем".

В общем, письмо не содержит конкретных выводов и предложений. Сделать предположения о возможностях использования полученной информации предлагается в пункте назначения. С большой долей вероятности можно сказать, что автор намеревался предложить читателю сотрудничество или услуги.

Обоснование того, что выгодно пользоваться услугами данной конкретной организации, разбросано по тексту и делает вывод, видимо, о том, что предприятие и его структурные подразделения имеют государственную аккредитацию на соответствующие работы. Сообщая о присутствии своего представителя в Барнауле, автор, очевидно, указывает на то, что читатель должен пользоваться услугами, предлагаемыми через этого представителя, но такое предложение не способствует, что делает его сомнительной необходимостью написать это письмо.

Вторая группа ошибок - стилистические ошибки (из-за невозможности засыпки периметра основной надписи) и избыточности текста на синтаксическом уровне. Такие разнородные, на первый взгляд, ошибки сочетают в себе то, что они появляются в тексте в результате процесса официализации / деперсонализации и противоположного процесса процесса деофонизации / персонализации.

Формализация попа Сологуб определяет, как « процесс вхождения естественного языка в корпоративный язык, формирование на основе естественного языка существенных свойств языка деятельности (такими свойствами являются развитые стереотипы корпоративной речи, действующие как каноны.)» [11].

Он также ввел понятие дефицита, то есть «утраты или ослабления официального старта с последующим использованием образцов корпоративного текста, их функционирования под влиянием традиционных языковых традиций (оно связано с обратными процессами - процессами делового языка в языке, художественном, научном и т. д.)" [11]. Абсолютизация норм коммерческого письма или, наоборот, отказ от них и нежелание его авторов принимать такие важные факторы, обеспечивающие эффективное функционирование корпоративных текстов как фактор адресата, цель заявки, область применения, уровень должностного лица и, соответственно, степень жесткости требований, предъявляемых к составлению корпоративных текстов и т.д.

Все ошибки в первую очередь. А вторые группы, по-видимому, связаны с неспособностью строить текст, с непониманием сути делового общения и с неспособностью генерировать правильный ситуативно-стилистический текст.

Третья группа ошибок, и довольно многочисленных - нарушение языковых норм. В текстах часты грамматические ошибки, связанные с нарушением нормативов контроля (по закону "О теплоснабжении"; по графику работ; внесение платы за тепловую энергию; в случае отказа платить за жилое помещение; поставщик холодного волоса в котельную; сведения о выполнении п. 16 протокола ... и т. д.).

Нередко имеет место нарушение лексической совместимости, приводящее к искажению значения слова (гарантированного поставщика) или, в случае отказа речи, даже смысла предложения (вопрос о перерасчете отопительного сервиса). Типичными нарушениями являются две пунктуационные ошибки (знак «лишний»). Причиной таких ошибок является индивидуальная алгоритмизация языковых норм.

Кроме того, за автором проследили местные органы власти ХМАО в соцсетях. Установлено, что органы местного самоуправления 6 муниципалитетов, имеющих статус городского или муниципального района, являются как минимум одним из соцсетей.

Наиболее активными соцсетями являются исполнительные и административные органы крупных муниципальных образований, в основном городских округов (Ханты-Мансийск, Нягань). При этом некоторые местные органы власти представляются номинально, так как всякая активность на их страницах отсутствует.

Положительные стороны присутствия местных органов власти в государственных средствах массовой информации очевидны. Однако в ходе мониторинга были обнаружены проблемы, требующие принятия соответствующих правовых решений.

1. Некоторая сложность заключается в проверке официальных счетов. Дело в том, что не на каждом официальном сайте местных органов власти размещена ссылка на страничку в социальной сети, это чревато возможным выступлением от имени официального органа безусловных лиц (в частности, созданием поддельных аккаунтов).

Для решения этой проблемы предлагаем обязать власти, имеющие соответствующий аккаунт в соцсетях, размещать ссылки на официальном сайте. Изменения желательно внести в упомянутый ранее закон N 8-й.

2. Содержание материалов, размещенных в социальных сетях, не всегда соответствует стандартам, принятым в одной или нескольких социальных сетях. В частности, тексты публикаций желательно дополнять яркими фотографиями, видеоматериалами и "подкастами" (Аудиологами).

Успешное взаимодействие в социальных сетях требует принятия определенных решений организационного персонала. Мониторинг показал, что органы местного самоуправления, осуществляющие наиболее эффективную коммуникацию, возложили на себя обязательства по ведению официального аккаунта в социальной сети на муниципальных служащих в рамках существующего кадрового графика или включили в штат соответствующих специалистов.

Интересен вопрос передачи функций по поддержке аккаунтов в соцсетях на аутсорсин [11].

Позитивным примером является информационная политика в социальных сетях ОМСУ г. Ханты-Мансийска. В официальной группе администрации города Вконтакте есть актуальные новости о событиях в городе и деятельности администрации, анонсы событий, отчеты о реализации городских проектов и материалы сопровождаются фотографиями, видео фразами, интерактивными опросами и т.д.

Такая информационная политика обеспечивается организационно-правовыми механизмами: функцией информирования о деятельности администрации города и ее структурных подразделений в соцсетях.

Несмотря на свою доступность и способность предоставлять информацию в визуально приятном и понятном формате, социальные сети еще не стали эффективным инструментом для участия граждан в обсуждении и принятии политических решений на местном уровне. Кстати, с этой проблемой столкнулись за границей (например, в Португалии). В то же время, как отмечалось ранее, социальные платформы имеют широкий потенциал для обсуждения местных вопросов.