курсовая. гр. 395Д. Семёнов В.А. Курсовая работа. Курсовая работа тема Организация документооборота в фгп во ждт россии Дисциплина Документационное обеспечение управления
 Скачать 1.13 Mb.
|
1 2 Департамент образования и науки Курганской области Государственное бюджетное профессиональное образовательное учреждение «Курганский технологический колледж имени Героя Советского Союза Н.Я. Анфиногенова» Защищена с оценкой:_______ ___________________20___г. КУРСОВАЯ РАБОТА Тема: Организация документооборота в «ФГП ВО ЖДТ России» Дисциплина «Документационное обеспечение управления» Студент Семенов Виталий Анатольевич Группа 395Д Специальность 46.02.01 Документационное обеспечение управления и архивоведение Руководитель Тимофеева Т.П. Оценка Курган 2022 ГБПОУ «КТК» УТВЕРЖДАЮ Зам. директора по УР ___________ О.Н. Кирсанова __________________ 2022 г. ЗАДАНИЕ НА КУРСОВУЮ РАБОТУ Выдано студенту группы № 295Д заочного отделения специальности 46.02.01 Документационное обеспечение управления и архивоведение Семенову Виталию Анатольевичу Тема: Организация документооборота учреждения (на примере « ФГП ВО ЖДТ России») СОДЕРЖАНИЕ Введение Раздел 1 Организация документооборота современного учреждения 1.1 Нормативно-правовое регулирование организации движения документов в учреждении 1.2 Современные требования к системе документооборота учреждения Раздел 2 Исследование организации документооборота учреждения (на примере «ФГП ВО ЖДТ России») 2.1 Краткая характеристика «ФГП ВО ЖДТ России» 2.2 Анализ документооборота «ФГП ВО ЖДТ Россия» Заключение Список использованных источников и литературы Приложения Преподаватель Т.П. Тимофеева
Рассмотрено на заседании цикловой методической комиссии Протокол № _____ от _________________ 2022 г. Председатель цикловой методической комиссии Е.Э. Непоспехова Задание получил студент В.А. Семенов 25.01.2022 СОДЕРЖАНИЕ Введение 4 ГЛАВА 1 Организация документооборота в компании Ведомственная охрана «ЖДТ» 6 1.1 Общие положения организации документооборота 6 1.2 Этапы документооборота 18 ГЛАВА 2 Разработка рекомендаций по повышению эффективности документооборота компании Ведомственная охрана «ЖДТ» 31 2.1 Проблемы и недостатки организации документооборота компании 31 2.2 Рекомендации повышения эффективности документооборота 34 Заключение 36 Список использованных источников и литературы 37 ВВЕДЕНИЕ Документ играет значимую роль в сфере управления, выступая инструментом, средством или способом осуществления процессов управления. Обоснованием данного утверждения, прежде всего, является то, что вся информация, необходимая для деятельности любого учреждения, концентрируется в документах. Ученые-документоведы совершенно справедливо утверждают, что состав управленческих документов тесно связан с определенной управленческой функцией, изменение которой или потеря ею практической значимости в учреждении, прежде всего, является причиной модификации состава документов и оказывает непосредственное влияние на форму документа. При анализе прослеживается следующая логическая цепочка: функция управления – функция документа – вид документа. М.В.Ларин указывает на то, что изменения в системе управления влекут за собой изменения в системе делопроизводства, включающей в себя, помимо организации работы с документами, процесс документирования управленческой деятельности. Документирование деятельности является важным аспектом работы любого предприятия: в организациях создаются документы, отражающие результаты и ведение производственной деятельности, финансовое состояние, работу с персоналом, материально-техническое обеспечение и т.п. Именно документы обеспечивают реализацию управленческих функций, в них определяются планы, фиксируются учетные и отчетные показатели и другая информация. В связи с этим, можно сказать, что от того, как налажена работа с документами, во многом зависят оперативность и качество принимаемых решений, эффективность их выполнения и деятельность организации в целом. Исследование эволюции документов управления, выявление и анализ факторов, определяющих изменения в видовом составе документов, в их формах, генезиса складывания документных систем на основе развития и дифференциации управленческих функций позволяет понять закономерности и направления развития документирования и документационного обеспечения управления, учитывать исторический опыт при совершенствовании современных систем документации. Цель исследования: провести анализ документирования деятельности Ведомственная охрана «ЖДТ», которое ориентировано на осуществление деятельности в сегменте жилой недвижимости эконом-класса, в особенности – на работу в рамках национального проекта «Доступное и комфортное жилье – гражданам России». В соответствии с целью в работе были определены задачи исследования: провести анализ организационной характеристики Ведомственная охрана «ЖДТ»; рассмотреть и проанализировать организацию документооборота Ведомственная охрана «ЖДТ» выявить проблемы и недостатки организации документооборота Ведомственная охрана «ЖДТ»; разработать рекомендации повышения эффективности документооборота компании. Объектом исследования является документационное обеспечение деятельности Ведомственная охрана «ЖДТ». ГЛАВА 1. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА В КОМПАНИИ ВЕДОМСТВЕННАЯ ОХРАНА «ЖДТ» 1.1 Общие положения организации документооборота в компании В любой организации существует документооборот. Документация бывает различных типов (систем), основными можно назвать такие типы, как: организационно-правовая документация, распорядительная, информационно-справочная, Плановые документы, отчетной документации, договорной документации. Рассмотрим подробнее их сущность. Организационно-правовые документы являются правовой основой деятельности организации и содержат положения, основанные на нормах административного права и обязательные для исполнения. Распорядительные документы – это документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности организации. Эти документы регулируют и координируют деятельность, позволяют органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач. Информационно-справочные документы сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, т.е. инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия. Они не содержат поручений, не обязывают выполнять поручения. Система плановой документации. Общим назначением плановой документации является установление целей и задач деятельности организации, определение необходимых ресурсов и распределение их по целям и задачам. Плановые документы – это программы, планы, графики. Планироваться может деятельность организации в целом, по отдельным направлениям деятельности и подразделениям. Система отчетной документации. Документы, входящие в систему отчетной документации, – это документы, с помощью которых реализуется управленческая функция контроля за деятельностью. Система отчетной документации представлена такими видами документов как отчет, справка (отчетного характера). На рисунке 2 представлены основные документы перечисленных выше систем документирования.  Рис. 2. Системы документации организации Система договорной документации. В процессе осуществления своей деятельности любая организация вступает во взаимоотношения с другими организациями и лицами. Эти взаимоотношения необходимы, прежде всего, для реализации целей и задач организации. Ее взаимоотношения с внешними контрагентами (организациями, лицами) осуществляется с помощью договоров. Документооборот — движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки. Рациональная организация документооборота чрезвычайно важна для каждой организации. При этом необходимо соблюдать следующие принципы: оперативность движения документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами труда и времени; однократность пребывания документа в одном структурном подразделении или у одного исполнителя; параллельность выполнения различных операций по обработке документа с целью сокращения времени его пребывания в сфере делопроизводства и повышения оперативности исполнения. В документообороте участвуют документы, обладающие различными свойствами, что обусловливает особенности работы с ними. Данное обстоятельство определяет необходимость качественной характеристики документооборота. Выделяются следующие группы документов, участвующих в документообороте. По месту изготовления назначают документы: получаемые извне (входящие документы); созданные в организации, функционирующие в данной организации (внутренние документы) или отправляемые в другие организации (исходящие документы). Входящие документы различаются по корреспондентам (авторам документов, от которых они получены): от вышестоящих инстанций (руководящие документы, предписания, приказы); подведомственных организаций (отчеты, информация о состоянии дел, предложения, просьбы); других организаций: клиентов, поставщиков, покупателей (деловая переписка); частных лиц (письма, заявления, жалобы). Такой анализ необходим для создания базы данных постоянных корреспондентов, с которыми организация ведет переписку. Эти данные используются при направлении в эти организации ответных документов и при установлении связи с руководством этих организаций по телефону. Документы, созданные в организации, разделяются: а) по видам документов: организационно-распорядительные; информационно-справочные; учетно-отчетные и др.; б) по характеру содержания: инициативные (требующие ответа или исполнения); присланные / отправляемые для сведения; ответные; в) по направлению движения: направляемые руководителю организации; направляемые в структурные подразделения; направляемые конкретным исполнителям; г) по сфере функционирования: внутренние; исходящие. Внутренние документы разделяются по направлению движения25: отправляемые в подразделения (филиалы); функционирующие внутри организации. Таким образом, документы организации можно изучать с различных точек зрения и каждый отток будет иметь особенности в движении и обработке. Анализ документооборота можно выразить графически:  Рис. 3. Документооборот в организации Документооборот Ведомственная охрана «ЖДТ» регулируется инструкцией по делопроизводству. Инструкция по делопроизводству в Ведомственная охрана «ЖДТ» разработана в соответствии с законодательством Российской Федерации, уставом Ведомственная охрана «ЖДТ» и иными внутренними нормативными документами Ведомственная охрана «ЖДТ». Инструкция по делопроизводству устанавливает общие требования к функционированию служб документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в Ведомственная охрана «ЖДТ». Положения инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий. Правила работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, установлены в Инструкции по организации и ведению конфиденциального делопроизводства в Ведомственная охрана «ЖДТ», утвержденной приказом генерального директора. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в подразделениях ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал» осуществляются структурным подразделением, на которое возложены функции по документационному обеспечению управления – административно-правовой департамент. При применении Ведомственная охрана «ЖДТ» электронного документооборота административно-правовым департаментом (административным управлением, управлением документооборота совместно с управлением информационных технологий) разрабатываются маршруты движения документов. В деятельности Ведомственная охрана «ЖДТ» образуются следующие группы документов: организационно-распорядительные документы - локальные нормативные документы Общества, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности Общества, его подразделений и должностных лиц: приказы генерального директора по основной деятельности; приказы генерального директора по административно-хозяйственным вопросам; распоряжения генерального директора по основной деятельности; протоколы совещаний; положения, инструкции, правила, регламенты; внутренние документы (служебные записки); служебные письма (поступающие в Ведомственная охрана «ЖДТ» и создаваемые в компании); договоры (поступающие в Ведомственная охрана «ЖДТ» и создаваемые в компании). Каждая из вышеперечисленных групп, исходя из содержания конкретных документов, подразделяется на типы. Документы по инвестиционной (производственной) деятельности. Документы по строительству. Документы по финансовой и внешнеэкономической деятельности. Документы по кадровой деятельности. Документы по общим вопросам (по вопросам безопасности и материально-технического обеспечения). Документы по корпоративной и административной деятельности. Каждый тип документов, в свою очередь, состоит из нескольких видов. 1. Документы по инвестиционной (производственной) деятельности: инвестиционные соглашения, контракты и договоры (включая предварительные), приложения, дополнительные соглашения и акты к ним; договоры о долевом участии в строительстве объектов недвижимости (включая предварительные), приложения, дополнительные соглашения и акты к ним; договоры уступки прав и (или) перевода долга (включая предварительные) по инвестиционным соглашениям, контрактам и договорам, по договорам о долевом участии в строительстве объектов недвижимости, приложения, дополнительные соглашения и акты к ним; договоры купли-продажи объектов недвижимости (включая предварительные), приложения, дополнительные соглашения и акты к ним; агентские договоры, приложения, дополнительные соглашения и акты к ним, агенты отчета; договоры по рекламе и маркетингу, приложения, дополнительные соглашения и акты к ним; иные договоры по инвестиционной (производственной) деятельности, приложения, дополнительные соглашения и акты к ним; соглашения о зачете встречных требований по вышеперечисленным договорам; стратегии реализации инвестиционных проектов; бизнес-планы, технико-экономические обоснования, заключения, справки; планы продаж и рекламных мероприятий; положения, инструкции, регламенты, а также письма и служебные записки по вопросам инвестиционной (производственной) деятельности. 2. Документы по строительству: договоры аренды земли (под строительство и реконструкцию объектов недвижимости), приложения, дополнительные соглашения и акты к ним; договоры строительного подряда, приложения, дополнительные соглашения и акты к ним; иные договоры по строительству, приложения, дополнительные соглашения и акты к ним; документы унифицированных форм № КС-2, № КС-3 (акты приемки выполненных работ, справки о стоимости выполненных работ и затратах); исходно-разрешительная и проектно-сметная документация; положения, инструкции, регламенты, а также письма и служебные записки по вопросам строительства. 3. Документы по финансовой и внешнеэкономической деятельности: договоры об участии в целевом финансировании, приложения, дополнительные соглашения и акты к ним; кредитные договоры, приложения, дополнительные соглашения и акты к ним; договоры залога по финансовым обязательствам, приложения, дополнительные соглашения и акты к ним; договоры поручительства по финансовым обязательствам, приложения, дополнительные соглашения и акты к ним; договоры о предоставлении банковских гарантий, приложения, дополнительные соглашения и акты к ним; договоры займа, приложения, дополнительные соглашения и акты к ним; договоры купли-продажи векселей, других ценных бумаг и акты к ним, приложения, дополнительные соглашения и акты к ним; акты предъявления векселей для погашения; договоры об открытии счетов, приложения, дополнительные соглашения и акты к ним; иные договоры по финансовой и внешнеэкономической деятельности, приложения, дополнительные соглашения и акты к ним; финансовые обоснования по проектам и по себестоимости проектов; положения, инструкции, регламенты, а также письма и служебные записки по вопросам финансовой и внешнеэкономической деятельности. 4. Документы по вопросам кадровой политики: договоры по кадровой деятельности, приложения, дополнительные соглашения и акты к ним; договоры по повышению квалификации работников, приложения, дополнительные соглашения и акты к ним; приказы по кадрам; должностные инструкции, положения о структурных подразделениях; положения, инструкции, регламенты, а также письма и служебные записки по вопросам кадровой деятельности. 5. Документы по общим вопросам: договоры о допуске работников к информации, отнесенной к коммерческой и служебной тайне, приложения, дополнительные соглашения и акты к ним; договоры о соблюдении противопожарной безопасности, приложения, дополнительные соглашения и акты к ним; договоры по материально-техническому обеспечению (хозяйственной деятельности), приложения, дополнительные соглашения и акты к ним; договоры аренды зданий, помещений и имущества (в том числе транспортных средств), приложения, дополнительные соглашения и акты к ним; положения, инструкции, регламенты, а также письма и служебные записки по общим вопросам (вопросам безопасности и материально-технического обеспечения). 6. Документы по корпоративной и административной деятельности: договоры купли-продажи акций, долей в уставном капитале Общества и других юридических лиц, приложения, дополнительные соглашения и акты к ним; реестр владельцев ценных бумаг (журнал учета входящих документов, журнал лицевых счетов, регистрационный журнал); протоколы заседаний общего собрания акционеров, совета директоров, попечительского совета; решения, принимаемые Обществом в качестве единственного участника дочерних обществ; приказы генерального директора по основной деятельности и по административно-хозяйственным вопросам; распоряжения генерального директора по основной деятельности; протоколы совещаний, проводимых генеральным директором; договоры по информационному обслуживанию (базам данных), автоматизации и программному обеспечению, приложения, дополнительные соглашения и акты к ним; положения, инструкции, регламенты, а также письма и служебные записки по вопросам корпоративной и административной деятельности. 1.2 Этапы документооборота компании Документооборот предприятия можно разделить на следующие этапы: Регистрация и учет поступающих в организацию документов Подготовка и регистрация отправляемых документов Прохождение внутренних документов Учет объема документооборота Контроль за исполнением документов Рассмотрим этапы более подробно. I. Регистрация и учет поступающих в организацию документов Доставка документов в Ведомственная охрана «ЖДТ» осуществляется, как правило, средствами почтовой связи и по электронным каналам, а также нарочным. С помощью почтовой связи в Ведомственная охрана «ЖДТ» доставляется письменная корреспонденция в виде писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания. По каналам электронной связи поступают факсограммы, телефонограммы, электронные документы. Для обеспечения оперативной доставки документов в Ведомственная охрана «ЖДТ», в составе административно-правового департамента (управления документооборота), функционирует курьерский отдел. Письма, поступающие в Ведомственная охрана «ЖДТ» на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение в административном управлении, регистрацию, рассмотрение генеральным директором и доставляются ответственным лицам. Прием, обработка и распределение поступающих писем осуществляются в административном управлении. Конверты с письмами, адресованными генеральному директору, а также без указания конкретного лица или структурного подразделения, вскрываются (за исключением конвертов с пометкой «лично»), проверяется правильность доставки, целостность упаковки писем. Ошибочно доставленные письма пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю. При отсутствии на письме адреса отправителя конверт прилагается к письму. Конверты с корреспонденцией, поступившей в адрес конкретного работника с пометкой «лично», передаются работнику без вскрытия. Если в конверте служебный документ, то адресат после прочтения возвращает его в канцелярию для регистрации. В отдельных случаях (на документе нет даты, адреса отправителя) вместе с документом необходимо сохранять конверты. Конверты с обращениями граждан сохраняются всегда. Все поступившие документы проходят стадию предварительной обработки, когда происходит распределение поступившей корреспонденции по отдельным руководителям, направляя к ним только те, которые непосредственно относится к их компетенции. Обработка документов должна проводиться в течение суток с момента поступления в организацию. При поступлении в организацию срочной корреспонденции допускается передавать ее руководителю, минуя этапы предварительной обработки. Процесс регистрации проводится в таких случаях после принятия решения. Исходя из оценки документа и в соответствии с функциями структурных подразделений производится распределение поступающих документов. Документы, адресованные конкретным должностным лицам, как правило, после регистрации передаются им. Допускается при отсутствии руководителя передавать документ для исполнения должностному лицу с последующей информацией руководителя. Полученное письмо регистрируется в журнале регистрации поступающих писем с указанием следующих сведений: корреспондент, номер и дата письма, входящий номер и дата поступления, краткое содержание, исполнитель. На полученном письме, в правой нижней части лицевой стороны первой страницы, проставляется регистрационный штамп установленной формы. Наряду с регистрационным штампом на письме, в левой верхней части лицевой стороны первой страницы, проставляется штамп «РЕЗОЛЮЦИЯ» установленной формы. Письма, адресованные генеральному директору, а также без указания конкретного лица или структурного подразделения предварительно рассматриваются в административном управлении, а затем направляются генеральному директору или в подразделение. Предварительное рассмотрение писем проводится с целью распределения поступивших писем на требующие обязательного рассмотрения генеральным директором и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям. Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются в журнале регистрации поступающих писем, а затем передаются на рассмотрение генеральному директору и исполнение. Текст поступившей телефонограммы записывается (печатается) получателем, регистрируется в журнале регистрации поступающих писем и оперативно передается генеральному директору или иному должностному лицу, которому она адресована. При поступлении в компанию договора/соглашения/контракта (приложения, дополнительного соглашения или акта к любому из вышеперечисленных документов) на бумажном носителе действует следующий порядок: Договоры могут поступать в Ведомственная охрана «ЖДТ» как с сопроводительными письмами (в виде приложений к ним), так и без сопроводительных писем, (например, от работников Общества и/или контрагентов). Договоры, поступающие без сопроводительных писем, передаются в управление документооборота, где учитываются с использованием автоматизированной системы согласования документов. Отдельно ведутся базы данных: по юридическим и физическим лицам, по группам, типам и видам документов. Учет договоров в АССД производится путем заполнения электронной карточки (ЭК) установленной формы каждого из договоров. Работник управления документооборота вносит информацию о полученном договоре в журнал учета договоров с физическими/юридическими лицами или в журнал регистрации актов с физическими/юридическими лицами (в зависимости от вида документа), а также в базу данных АССД посредством создания ЭК. Наряду с другими данными в ЭК в обязательном порядке фиксируются фамилия, имя, отчество работника Ведомственная охрана «ЖДТ», от которого поступил договор, или наименование (для физического лица - фамилия, имя отчество) контрагента (если договор поступил непосредственно от контрагента). Подлинник договора с бланком резолюции передается в административное управление для представления на рассмотрение генеральному директору, о чем работник управления документооборота делает отметку в ЭК. Если договор поступил в виде приложения к письму, он вместе с подлинником письма поступает в административное управление для представления на рассмотрение генеральному директору. Все поступающие в Ведомственная охрана «ЖДТ» документы (независимо от их вида), передаются на рассмотрение генеральному директору централизованно – работниками административного управления. Перед представлением на рассмотрение генеральному директору документы должны быть отсортированы по видам и разложены по соответствующим папкам. Рассмотренные генеральным директором документы возвращаются в административное управление. Содержание резолюций, вынесенных генеральным директором на письмах, вносится в журнал регистрации поступающих писем. Письма передаются на исполнение - подлинники писем хранятся в административном управлении, а исполнителям передаются копии под роспись на обороте первой страницы подлинника письма. Подлинники договоров, поступивших в Ведомственная охрана «ЖДТ» без сопроводительных писем и прошедших учет в управлении документооборота, передаются исполнителям для работы, а электронные копии таких договоров (вместе с электронными копиями заполненных бланков для резолюций) – в управление документооборота. Подлинники договоров, поступивших в компанию в виде приложений к письмам, передаются в управление документооборота. После учета работник управления документооборота передает исполнителю подлинник договора для работы; электронная копия договора (вместе с электронной копией заполненного бланка для резолюции) хранится в управлении документооборота. При передаче и приеме документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями: ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и ответственное должностное лицо; подлежащие передаче документы регистрируются в журнале регистрации отправляемых факсов; подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки; поступившие факсограммы регистрируются в журнале регистрации поступающих писем, передаются адресатам под расписку в день их приема, срочные - немедленно; поступивший вслед за факсограммой подлинник документа направляется в соответствующее подразделение-исполнитель. Документы в электронном виде, поступающие в Ведомственная охрана «ЖДТ», проходят прием, регистрацию, предварительное рассмотрение, рассмотрение генеральным директором и доставляются исполнителям. Прием и регистрация документов в электронном виде в журнале регистрации поступающих писем, поступивших на электронный адрес. Ведомственная охрана «ЖДТ», осуществляется административным управлением. II. Подготовка и регистрация отправляемых документов Исходящие документы создаются в организации и предназначены для отправки другим организациям или частным лицам. Основные этапы обработки исходящих (отправляемых) документов довольно просты: составление проекта документа; согласование проекта; проверка правильности оформления документа, печать; подписание (согласование, утверждение, простановка оттиска печати); регистрация; тиражирование; отправка первого экземпляра документа адресату; подшивка второго экземпляра в дело. Составленный проект документа передают на подпись руководителю учреждения или структурного подразделения. До передачи на подпись исполнитель проверяет правильность содержания, составления и оформления документа, наличие виз и приложений, а также материалов, на основании которых он готовился. Эти материалы передают руководителю вместе с проектом документа или же они находятся у исполнителя и передаются руководителю по его требованию. После подписания руководителем документа, отправляемого организацией, на первом листе документа, который оформляется на бланке, ставится дата отправления и регистрационный номер. Документы, отправляемые Ведомственная охрана «ЖДТ», передаются почтовой и электронной связью, а также силами курьерского отдела управления документооборота. Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется управлением документооборота (курьерским отделом) в соответствии с действующими правилами оказания услуг почтовой связи в Российской Федерации. С помощью средств электронной связи структурные подразделения осуществляют передачу соответствующих факсограмм, телефонограмм, электронных документов. Документы для курьерской доставки передаются в курьерский отдел полностью оформленными, зарегистрированными (по необходимости), с приложением заполненной заявки на доставку При передаче отправляемого письма адресату на его копии проставляется отметка о вручении. Копию письма с отметкой о вручении работник курьерского отдела передает в административное управление для хранения. Важный момент в делопроизводственном процессе — текущее хранение и использование в справочно-информационных целях внутренней, поступившей и исходящей документации. Для быстрого поиска документов в организации создаются СЭД, при помощи которых осуществляется контроль за местонахождением документов в организации. Основой для создания таких систем служит номенклатура дел, система документооборота и сложившиеся традиции ведения делопроизводства в конкретной организации. Номенклатура включает в себя перечень всех дел, заведенных в организации для реализации целей управления производством и кадрами. Сроки хранения документов, указанные в номенклатуре, определяются нормативными документами. По истечении сроков текущего хранения документы передаются в архив или подлежат уничтожению. III. Прохождение внутренних документов Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления организуется в соответствии с общим порядком обращения исходящих, а на этапе исполнения (использования) – входящих документов. Регистрируются внутренние документы после их рассмотрения (подписания) руководством. Проекты приказов и распоряжений генерального директора, а также протоколов совещаний, проводимых генеральным директором, подготавливаются в административном управлении и оформляются в соответствии с требованиями раздела II настоящей инструкции. По необходимости проекты указанных протоколов согласовываются с участниками совещаний либо на бумажном носителе, либо в электронном виде посредством буфера обмена информацией или с использованием АССД. Проекты иных ОРД после подготовки в соответствующих структурных подразделениях и согласования с заинтересованными подразделениями и должностными лицами передаются в административное управление, которое осуществляет контроль за правильностью их оформления. После подписания (утверждения) генеральным директором ОРД регистрируются работниками административного управления в соответствующем журнале регистрации (в зависимости от вида документа) в соответствии с номенклатурой дел Ведомственная охрана «ЖДТ». Размноженные экземпляры подписанных (утвержденных) генеральным директором и зарегистрированных ОРД в обязательном порядке рассылаются в структурные подразделения, в ведении которых находятся соответствующие вопросы. Передача внутренних документов между структурными подразделениями осуществляется через лиц, ответственных за ведение делопроизводства в конкретном подразделении. Внутренние документы передаются и принимаются с соответствующей отметкой в журналах регистрации внутренней переписки (входящей и исходящей), которые ведутся в структурных подразделениях в соответствии с номенклатурой дел компании. IV. Учет объема документооборота Объем документооборота – это количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период, обычно за год. Учет объема документооборота в учреждении организуется для установления условного объема обрабатываемой информации и загрузки подразделений и отдельных работников, получения данных для проектирования мероприятий по совершенствованию делопроизводства и выбора наиболее целесообразных технических средств его механизации. При определении объема документооборота учитывают все документы, независимо от их содержания, авторства, объема, копийности, факта регистрации, числа инстанций их рассмотрения и пр. Входящие, исходящие и внутренние документы подсчитывают раздельно. Копии документов, изготовленные средствами оперативного размножения, также учитываются отдельно. V. Контроль за исполнением документов Контроль за исполнением документов и принятых решений – неотъемлемая функция управления, необходимый элемент организации управленческой деятельности и важная составная часть делопроизводственного процесса. Цель контроля – содействие своевременному и правильному исполнению решений, заданий и поручений руководства, обеспечение получения информации, необходимой для оценки деятельности подразделений и исполнителей. Контрольная деятельность предполагает, с одной стороны, контроль за исполнением документов по существу поставленных в них вопросов, а с другой – за соответствием формы создаваемых документов их содержанию и за своевременностью исполнения. Первую группу контрольных операций выполняют руководители всех рангов, вторую – делопроизводственная служба учреждения с входящей в ее состав службой контроля исполнения. Основные задачи контрольной службы – контроль за сроками исполнения входящих, исходящих и внутренних документов и устных указаний руководства; обобщение данных, получаемых в результате контрольной деятельности, и доведение их до сведения руководства; разработка предложений по ускорению и совершенствованию документооборота, укреплению исполнительской дисциплины. Важным условием эффективности контроля является его централизация. Контрольные операции следует сосредоточить в одном структурном подразделении либо у одного сотрудника. Контрольные функции должны быть изложены в Инструкции по делопроизводству; обязанности, права и ответственность, связанные с контрольной деятельностью, – в должностной инструкции. Контроль исполнения документов в Ведомственная охрана «ЖДТ» включает: постановку документа на контроль, регулирование хода исполнения, снятие исполненного документа с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование генерального директора и руководителей структурных подразделений о состоянии исполнения документов. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения. В Ведомственная охрана «ЖДТ» установлены следующие сроки работы с документами (сроки исполнения документов): срок подготовки ответа на поступившее письмо - 3 рабочих дня; срок подготовки ответа на поступившее письмо претензионного характера - 30 рабочих дней; срок подготовки договора (работы с поступившим договором) – 7 рабочих дней; срок работы с иными документами, требующими исполнения – 3 рабочих дня. Сроки работы с документами, установленные настоящей инструкцией, исчисляются, начиная со дня получения ответственным лицом (исполнителем) соответствующего поручения. Вышеуказанные сроки работы с документами применяются, если генеральным директором или иным должностным лицом, ответственным за исполнение конкретного документа, не установлен иной срок. В случае наличия на документе резолюции «Срочно» применяется срок работы с документом – 1 рабочий день. Контроль исполнения ОРД, внутренних документов (служебных записок), адресованных генеральному директору и требующих исполнения согласно соответствующим резолюциям, а также служебных писем обеспечивается административным управлением с использованием автоматизированной системы контроля исполнения документов (АСКИД). При постановке документа на контроль в АСКИД в обязательном порядке вносится информация: о предмете поручения, сроке исполнения, ответственном лице, а также делается отметка о контроле, которую обозначают словами «На контроле». На оригинале документа, требующего исполнения и находящегося на контроле, отметка не ставится. В случае нарушения установленного срока ответственное лицо обязано сообщить директору административного управления о причинах такого нарушения. Директор административного управления еженедельно представляет генеральному директору информацию о находящихся на контроле документах и ходе их исполнения по форме, согласованной с генеральным директором. Контроль соблюдения сроков исполнения служебных записок на подготовку договоров, а также сроков согласования договоров обеспечивается управлением документооборота с использованием АССД. Контроль исполнения заключенных договоров обеспечивается юридическим управлением с использованием контрольной картотеки, которая систематизируется по объектам, контрагентам, срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов. Контроль исполнения документов - совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов. Организация контроля за исполнением документов в Ведомственная охрана «ЖДТ» обеспечивает их своевременное и качественное исполнение (рис. 4).  Рис. 4. Контроль исполнения документов Технология контроля состоит из постановки документа на контроль, проверки своевременного доведения документа до исполнителя, предварительной проверки и регулирования хода исполнения, учета и обобщения результатов контроля исполнения документов, информирования руководителя ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал». Проведя во второй главе работы анализ существующего положения, в следующей главе выявим проблемные места организации документооборота Ведомственная охрана «ЖДТ» и разработаем направления совершенствования. 1 2 |