курсовая. гр. 395Д. Семёнов В.А. Курсовая работа. Курсовая работа тема Организация документооборота в фгп во ждт россии Дисциплина Документационное обеспечение управления
 Скачать 1.13 Mb.
|
1 2 2.1 Проблемы и недостатки организации документооборота компании Проведенный анализ организации документооборота в Ведомственная охрана «ЖДТ» позволяет сделать ряд выводов об имеющихся недостатках в делопроизводстве предприятия (рис. 5):  Рис. 5. Основные проблемы и направления их решения Рассмотрим их подробнее. 1. Существующий порядок организации делопроизводства Ведомственная охрана «ЖДТ» обладает рядом недостатков. Отсутствует четкий порядок регистрации документов (приказы по личному составу регистрируются с приказами по основной деятельности); встречаются нарушения правил оформления и подготовки документов; отсутствует номенклатура дел Компании. При внутренней переписке сотрудники Компании используют два вида документов – докладные и служебные записки. Служебная записка – документ, не вошедший в существующую официальную классификацию, широко используется при сообщении и передаче информации от одного должностного лица другому. При этом докладная записка выполняет особую роль – информирование руководителя о нештатных ситуациях, нарушениях правил внутреннего трудового распорядка и т.д. Эти два документа по своему содержанию и оформлению идентичны, и представляется нецелесообразным введение в управленческую практику еще одного вида документов того же целевого назначения, что и докладная записка. Все эти недостатки необходимо устранить, поскольку только упорядоченный документооборот позволяет получать своевременную и полноценную информацию для принятия верных решений и исключает возможность утраты документов и информации. 2. В результате анализа системы документационного обеспечения управления Ведомственная охрана «ЖДТ» были выявлены некоторые недостатки, которые определили основные направления совершенствования делопроизводства. Было выявлено отсутствие положения об экспертной комиссии. В связи с тем, что в Ведомственная охрана «ЖДТ» создана комиссия по проведению экспертизы ценности документов, необходимо разработать положение, которое бы регламентировало ее деятельность. Цель проведения экспертизы — освободить структурные подразделения Компании от малоценных документов, содержащих повторяющуюся или поглощенную информацию. Такие документы могут быть выявлены в ходе составления заголовков при систематизации дел по структурным подразделениям. В обобщенном виде задачи экспертизы ценности документов состоят в следующем: обработка документов, имеющих политическое, хозяйственное, научное, культурное значение, для последующей передачи их на постоянное хранение в государственные архивы Российской Федерации; отбор на временное хранение документов, не представляющих научно исторической ценности, но сохраняющее практическое значение; выделение к уничтожению документов, не имеющих научной ценности и утративших практическое значение; установление или изменение сроков хранения документов. Документы оцениваются на основании принципов историзма, системности целостности. Критериями оценки документов являются их происхождение, содержание и внешние особенности. 3. Отсутствие электронной подписи при пересылке документов так же является негативным аспектов в документообороте предприятия, которое нуждается в совершенствовании. Как уже было сказано выше, в отношениях между контрагентами документооборот все чаще производится не на бумажных носителях, а при помощи средств электронной связи. Нередко с использованием средств электронной связи происходит обмен информацией, имеющей юридическое значение: согласование условий о количестве и ассортименте поставляемой партии товара, подача отгрузочных разнарядок, выставление требований на оплату, направление претензий и др. Установленные с помощью средств электронной связи коммерческие отношения Ведомственная охрана «ЖДТ», как правило, связаны с финансовыми и иными имущественными рисками. В таких отношениях в целях защиты и обеспечения безопасности своих интересов компании, как правило, необходимо официально удостоверить содержание передаваемых по электронной почте документов, факт их направления («подписания») уполномоченным лицом, дату и время направления/получения таких документов и обеспечить их доказательственное значение при возникновении спора в суде. 4. Анализируя систему электронного документооборота, был сделан вывод о том, что предприятию необходимо комплексно подходить к проблеме автоматизации деятельности с учетом многопрофильности и объединенности нескольких групп компаний под единым брендом. Комплексное решение по организации электронного документооборота, обеспечивающее управление информационными потоками и документами компании должно быть ориентировано на то, что предприятие работает на программе "1С: Предприятие", соответственно и документооборот желательно вести на этой же платформе "1С: Система электронного документооборота "Управление делами", что позволит осуществлять целый ряд дополнительный функций. А также данная система рассчитана на работу в рамках всей организации со сложной схемой информационных потоков. Рассмотрим возможные пути решения очерченных проблем. 2.2 Рекомендации повышения эффективности документооборота компании Для повышения эффективности документооборота компании и устранения выявленных недостатков нами разработаны следующие мероприятия: 1. Устранение недостатков в существующем порядке организации делопроизводства Ведомственная охрана «ЖДТ». Указанные недостатки в документообороте могут быть устранены путем полной автоматизации документирования деятельности предприятия. При этом, как уже говорилось ранее, можно внедрить "1С: Система электронного документооборота "Управление делами", что позволит вести раздельно регистрацию документов личного состава и приказов по основной деятельности, при этом у каждого вида документов будет присваиваться своя нумерация. Кроме того, оформление и подготовка документов будет проходить без ошибок и гораздо быстрее. Функциональные возможности системы "1С: Система электронного документооборота "Управление делами": Управление бизнес-процессами предприятия (BPM); Внутренний документооборот предприятия; Управление отношениями с контрагентами (CRM); Прочие возможности. Рассмотрим некоторые подпункты системы подробнее. Выводы по главе II Проведенный анализ организации документооборота в Ведомственная охрана «ЖДТ» позволил сделать ряд выводов об имеющихся недостатках в делопроизводстве предприятия: недостатки организации делопроизводства; отсутствие положения (регламента) об экспертной комиссии; отсутствие электронной подписи при пересылке документов; необходимость совершенствования системы электронного документооборота. ЗАКЛЮЧЕНИЕ Анализ документооборота Ведомственная охрана «ЖДТ» показал, что документирование деятельности компании ведется на высоком уровне, в том числе в компании внедрена система электронного документооборота. Но также были выявлены ряд недостатков: отсутствие четкого порядка регистрации документов; нарушения правил оформления и подготовки документов; отсутствие номенклатуры дел предприятия. Устранить данные ошибки и недостатки возможно путем автоматизации и внедрения более подходящего для деятельности конкретного анализируемого предприятия программного продукта. Наряду с вышеперечисленными нарушениями в организации документооборота, было обнаружено, что на предприятии Ведомственная охрана «ЖДТ» создана комиссия по проведению экспертизы ценности документов, но не разработано положение, которое бы регламентировало ее деятельность. Разработка данного регламента устранит названный недостаток. Положение о комиссии по проведению экспертизы должен составлять квалифицированный специалист в области делопроизводства, утверждаться Генеральным директором Ведомственная охрана «ЖДТ» Следующим был выявлен такой недостаток деятельности, как отсутствие электронной подписи в документах, пересылаемых между контрагентами и другими организациями. СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования. – М., 2007. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. — М.: ИПК Издательство стандартов, 1998. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - М.: ВНИИДАД, 2007. Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" Федеральный закон от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" Федеральный закон от 1 июня 2005 г. № 53-ФЗ "О государственном языке Российской Федерации" Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (c изменениями на 4 декабря 2006 года) Федеральный закон от 29 июля 2004 г. № 98-ФЗ "О коммерческой тайне" Федеральный закон от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи" Федеральный закон от 20 февраля 1995 г. № 24-ФЗ "Об информации, информатизации и защите информации" (с изменениями на 10 января 2003 г.) Федеральный закон от 29 декабря 1994 г. № 77-ФЗ "Об обязательном экземпляре документов" (с изменениями на 3 июня 2005 г.) Федеральный закон от 21 июля 1993 г. № 5485-1"О государственной тайне" (с изменениями на 22 августа 2004 г.) Федеральный закон от 9 июля 1993 г. № 5351-1 "Об авторском праве и смежных правах" (с изменениями на 20 июля 2004 г.) Федеральный закон от 23 сентября 1992 г. № 3523-1 "О правовой охране программ для электронных вычислительных машин и баз данных" (с изменениями на 2 ноября 2004 г.) Балибардина, Г. И. Документоведение и документационное обеспечение управления: учеб.-метод. пособие / Г. И. Балибардина; Волгогр. гос. ун-т. - Волгоград: Изд-во Волгогр. гос. ун-та, 2007. Басовская Е., Быкова Т., Вялова Л. Делопроизводство: Учебник. – М.: ПрофОбрИздат, 2001. Быкова Т.А., Вялова Л.М., Санкина Л.В. Делопроизводство. Учебник. – М.: МЦФЭР, 2006. Варламова Л. Н. «О стандартах в области ДОУ. О национальном стандарте, разработанном на базе международного стандарта ИСО 15489» // Материалы У конгресса-практикума «ИФОДОКУМ 2007: Эффективный документооборот в управлении бизнесом». – Москва, 30-31 октября 2007 г. 1 2 |