кузбасский государственный технический университет
 Скачать 63.65 Kb.
|
ПРИМЕР ИСПОЛЬЗОВАНИЯ БЛОКА ТАБЕЛЬНОГО УЧЕТАИсходныеданныеДля того чтобы начать работу с блоком табельного учета нужно внести данные в сотрудниках, подразделениях организации, должности, а так о сотрудниках принятых на работу. Ввод информации о сотрудниках осуществляется в справочнике «Сотрудники» (рисунок 2). Для того чтобы открыть справочник «Сотрудники» нужно выбрать пункт «Сотрудники» в меню «Табельный учет» (рисунок 3). Рисунок2–Справочник«Сотрудники» Рисунок3–Выборпунктаменю «Сотрудники» Для того чтобы добавить сотрудника нужно нажать на кнопку «Добавить», находящуюся в верхней левой части формы справочника. После нажатия на кнопку «Добавить», появится окно помощника приема на работу (рисунок 4), в которое вводятся данные. Заполнение происходит в 5 этапов. На первом этапе заполняются основные данные сотрудника, представленные на рисунке 5. После заполнения этой части, следует нажать на кнопку «Далее», находящуюся в нижнем левом углу формы помощника устройства на работу. На втором этапе заполняются данные о виде деятельности, графике работы, подразделении, должности, количестве ставок и дате принятия на работу (рисунок 6). Рисунок4–Формапомощникаприеманаработу Рисунок5–Заполнениеосновныхданныхсотрудника Рисунок6–Заполнениеместаработысотрудника На третьем этапе заполняются данные об оплате труда, где надо заполнить информацию о виде начисления и размере оплаты, так же можно внести данные о дополнительных начислениях к трудовому договору (рисунок 7). После заполнения так же нажимается кнопка «Далее». Рисунок7–Заполнениеданныхобоплатетрудасотрудника Следующим этапом является заполнение дополнительной информации о сотруднике (рисунок 8). Рисунок8–Формазаполнениядополнительнойинформациио сотруднике Последним этапом добавления сотрудника является «Завершение работы» в котором отображаются ФИО сотрудника и уточнения (рисунок 9). Рисунок9–Формазавершающегоэтапавнесенияинформациио сотруднике После окончания ввода посредством нажатия на кнопку «Готово», находящуюся в нижнем правом углу формы произойдет формирование записи в справочнике «Сотрудники», а так же будет создан документ «Принятие на работу» на данного сотрудника Ввод информации о подразделениях организации осуществляется в справочнике «Подразделения организации», который так же находится в меню «Табельный учет» (рисунок 10). Рисунок10–Формасправочника«Подразделенияорганизации» Для добавления нового подразделения нужно нажать на кнопку «Добавить», после чего откроется форма создания подразделения (рисунок 11). В ней нужно внести данные наименования подразделения, а так же заполнить несколько других реквизитов представленных на рисунке 11. После заполнения нужно нажать кнопку «ОК», находящуюся в нижнем правом углу формы. Рисунок11–Формадобавления подразделения Ввод данных о должностях осуществляется в справочнике «Должности организации» (рисунок 12). Рисунок12–Справочник«Должностиорганизации» Для добавления новой должности следует нажать на кнопку «Добавить», после чего откроется форма добавления должности в которой следует заполнить все реквизиты (рисунок 13). Рисунок13–Формадобавления должности ТабельныйучетВ конфигурацию были добавлены документы «Табель учета фактически отработанного времени» и «Табель учета отработанного времени сотрудниками сторонних организаций». После внесения всех исходных данных можно приступать к введению данных фактически отработанного времени сотрудников. Для этого нужно в пользовательском режиме 1С Предприятие выбрать пункт главного меню «Табельный учет» (рисунок 14). После выбора этого пункта откроется выпадающий список, в котором нужно выбрать подпункт «Табель фактически отработанного времени» (рисунок 15). Рисунок14–Главноеменю1С:предприятие–ЗарплатаиУправлениеПерсоналом Рисунок15–Выпадающийсписокпунктаменю«Табельныйучет» Документ «Табель фактически отработанного времени» состоит из двух частей, шапки документа и табличной части. Документ создается в конце дня директорами каждого структурного подразделения ежемесячно в единичном экземпляре по определенному подразделению и редактируется ежедневно на основании данных о фактически отработанном времени сотрудниками этого подразделения за текущий день. При открытии документа ячейки табличной части, соответствующие дням периода, заполняются пользователем вручную числами, соответствующими количеству часов, отработанными сотрудниками организации за определенный день по определенному виду времени. Каждая ячейка разделена на три части. В каждой из частей существует возможность выбора вида времени из списка и установки количества часов по этому времени. В первой части ячейки для выбора доступны следующие виды времени, которые не могут быть в один день: «Явка», «Замещение», «Неявка по невыясненной причине». Если выбрана «Явка», то во второй части ячейки для выбора будет доступна только «инвентаризация». При выборе «Неявки по невыясненной причине» другие части ячейки автоматически блокируются от заполнения. Если выбран вид времени «замещение», то возможным остается выбор во второй части «Инвентаризации», а также появляется колонка для выбора должности, по которой происходило замещение. При замещении «должность» является полем, обязательным для заполнения. При вводе часов происходит контроль, не проведены ли на эту дату по данному сотруднику часы в другом подразделении. При обнаружении такой ситуации выдается сообщение об ошибке, поясняющее в каком подразделении на данного сотрудника уже ввели часы, и данные не записываются. Также контролируется общее количество часов по одному дню на превышение 24 часов. Дробные часы вводятся в долях (например, 10,5 часов). Ячейки, соответствующие по периоду кадровым документам-отклонениям, недоступны для редактирования. Если ячейка соответствует выходному дню сотрудника и сотрудник не выходил на подработку, то ячейка остается пустой. Существует возможность добавления в табличную часть сотрудников из других подразделений. Реквизит «Должность», в таких случаях, заполняется в соответствии с должностью, которую занимал сотрудник во время работы в этом подразделении. В случае, если у сотрудника, привлеченного из другого подразделения, по основному месту работы проведены кадровые приказы-отклонения на этот отчетный день, то часы подработки в этот период проведены быть не могут. Во избежание ошибок, возникающих, когда сотрудник уже принят на работу, но данных о нем в системе еще нет, необходимо поддерживать справочник сотрудников в актуальном состоянии. По окончании ввода данных (в конце месяца) ответственный за табелирование устанавливает флаг «Закрыт директором» и документ для данного пользователя становится недоступным для редактирования. Право на исправления остается у отдела кадров, который проверяет данные на соответствие проведенным кадровым документам и по результатам устанавливает флаг «Согласован отделом кадров». После этого ОТиЗ проверяет введенные часы и устанавливает флаг «Утвержден ОТиЗ». Данный документ выполняет движения по регистрам «Фактически отработанные часы» и «Распределенные отработанные часы». По регистру «Фактически отработанные часы» движения выполняются при каждом проведении. А по регистру «Распределенные отработанные часы» только в случае установленного флага «Закрыт» для конкретной строки табличной части либо «Утвержден ОТиЗ» в шапке документа для всех строк табличной части. При этом часы по сотрудникам (или по сотруднику при выборе конкретной строки) автоматически разделяются на основные, переработку и другие на основании следующего алгоритма: Если общая сумма фактических часов по видам времени «явка» и «инвентаризация» больше нормативного количества часов по графику сотрудника, за минусом проведенных кадровых документов («Отпуска организаций», «Командировки организаций», «Неявки и болезни организаций», «Начисления по больничному листу», «Возврат на работу») и праздничных дней по календарю, то в регистр «Распределенные отработанные часы» данные по виду времени «Явка» записываются в соответствии с графиком сотрудника, а оставшаяся разница между фактически отработанным временем и нормой по графику распределяется между видами времени «инвентаризация» и «переработка». Заполненный документ «Табель учета фактически отработанного времени» представлен на рисунке 16. После введения нужных данных нажатие на кнопку «ОК», находящуюся в нижнем правом углу формы документа, происходит проверка заполнения реквизитов шапки документа, если все реквизиты заполнены, то происходит проведение документа с распределением отработанного времени сотрудником по видам рабочего времени. После чего документ закрывается, и пользователь может перейти на форму списка документа. В противном случае проведение не происходит, а не заполненные реквизиты подчеркиваются красным цветом. Рисунок16–Формавыборавидарабочего времени Начало ввода документа «Табель учета отработанного времени сотрудниками сторонних организации» производится так же как и у документа «Табель учета фактически отработанного времени. То есть сначала заполняется шапка документа, это реквизиты: организация; подразделение; ответственный; дата; месяц. После заполнения шапки документа заполняется его табличная часть. Табличная часть документа «Табель учета отработанного времени сотрудниками сторонних организация» производится по средствам, внесения времени начала работы сотрудника и времени окончания его работы (рисунок 17). Так же как и в документе «Табель учета фактически отработанного времени» для удобства количество колонок в табличной части документа изменяется соответственно количеству дней в месяце посредством заполнения реквизита «Месяц» в шапке документа. В документе «Табель учета отработанного времени сотрудниками сторонних организации» автоматически считается общее количество часов отработанное сотрудником представляемое в виде числа с дробной частью (рисунок 18). Рисунок17–Формадокумента«Табельучетафактическиотработанноговремени сотрудниками сторонних организаций» Рисунок18–Формадокумента«Табельучетаотработанноговременисотрудниками сторонних организаций» с подсчитанными отработанными часами По завершению работы с документом, по нажатию на кнопку «ОК», находящуюся так же как и в документе «Табель учета фактически отработанного времени» в нижнем правом углу формы документа, происходит проверка на заполнение всех реквизитов шапки документа. Если проверка прошла успешно то документ совершает проводки по регистрам и в автоматическом режиме закрывается, если же проверка не пройдена, т.е. какой то из реквизитов остался не заполненным, проведения документа не присходит, а незаполненные реквизиты подчеркиваюися красным цветом. После закрытия документа пользователь может вернуться к форме списка документа (рисунок 19). Рисунок19–Формаспискадокумента«Табельучетаотработанноговремени сотрудниками сторонних организаций» Начало ввода документа «Табель учета рабочего времени», производится так же как и у документа «Табель учета фактически отработанного времени. То есть сначала заполняется шапка документа, это реквизиты: организация; подразделение; ответственный; дата; месяц. После заполнения вышеуказанных реквизитов нужно установить период заполнения табличной части документа в положение «Весь месяц», а способ вывода времени можно устанавливать в два положение: «По дням» и «Свободно, в целом за период». После этого нужно нажать на кнопку «Заполнить», находящуюся над табличной частью документа. Произойдет автоматическое заполнение табличной части документа на основании документа «Табель учета фактически отработанного времени» и только в случаях с установленным реквизитом «Закрыт». Документ заполняется автоматически в соответствии с данными регистра «Распределенные отработанные часы». Если способ ввода времени установлен в значение «По дням», то после заполнения табличной части документа «Табель учета рабочего времени», в его столбцах отобразятся количество часов отработанных сотрудником распределенных по видам времени, а так же итоговые значения, записанные в количествах дней и часах (рисунок 20). Если способ ввода времени установлен в значение «Свободно, в целом за период», то есть возможность выбора полей, которые будут отображаться в табличной части документа, а количественные показатели времени и дней будут отображаться в в общем суммарном виде (рисунок 21). Рисунок20–Сформированныйдокумент«Табельучетаотработанноговремени»с установленным способом времени «По дням периода» Рисунок21–Сформированныйдокумент«Табельучетаотработанноговремени»с установленным способом времени «Свободно, в целом за период» После окончания работы с документом «Табель учета рабочего времени», нужно нажать на кнопку «ОК», находящуюся в нижнем правом углу документа. После нажатия на кнопку «ОК» произойдет запись и проведение документа. Также в процессе проведения документа произойдет расчет заработной платы сотрудников указанных в документе. После чего пользователь может вернуться к форме списка документа «Табель учета рабочего времени» (рисунок 22). Рисунок22–Формаспискадокумента«Табельучетарабочеговремени» 3.2 ОтчетыОтчет «По человек-часам». В отчет попадаю данные о количестве работников подразделений, количестве фактически отработанного времени, количестве времени по графику работы, данные по часам инвентаризации, данные об отработанном времени сотрудниками ауосорсинговых компаний, с группировками по подразделениям и возможностью отбора по подразделению и должности за любой промежуток времени. Отчет формируется на основе данных регистров накопления «Фактически отработанные часы» и «Распределенные отработанные часы» и регистра сведений «Штатное расписание организации». Для того чтобы сформировать отчет нужно нажать на кнопку «Сформировать» находящуюся на верхней командной панели формы отчета (рисунок 23). Рисунок23–Сформированный отчет«Почеловеко-часам» Установка периода в отчете осуществляется двумя способами: вручную –в поле «Период», и с использованием формы настройки периода (рисунок 24). Рисунок24–Окнонастройкипериодаформирования отчета В отчете предусмотрена установка фильтра по следующим колонкам отчета: «Подразделение», «Должность». Фильтр по перечисленным позициям может быть установлен как для одного значения, так и для списка значений. В форме отчета предусмотрена кнопка на главной командной панели под названием «Настройка», которая позволяет управлять видимостью панели фильтра (рисунок 25). Рисунок25–Панельнастройкипараметровотбора отчета |