Документационное обеспечение (Лекции). Лекция 1 основные понятия управления документами
 Скачать 1.66 Mb.
|
|
4.6.22. Письмо-извинение Письмо-извинение — деловое письмо, автор которого приносит извинения адресату за причиненные неудобства. Письма-извинения, как правило, начинаются следующими фразами: «Мы искренне сожалеем, что...»; «Пожалуйста, примите наши искренние извинения за...»; «Позвольте принести (вам) свои извинения за...»; «Приносим свои извинения за то, что...». В соответствии с требованиями этикета делового общения в письме требуется объяснить причину, приведшую к возникновению проблемной для адресата ситуации, а в конце письма повторить фразу с извинениями, но не буквально, а в иной формулировке. Например: «Еще раз приносим Вам свои извинения»; «Еще раз просим извинить нас»; «Из-за непредвиденных обстоятельств...»; «Из-за неожиданной ситуации, вызванной...» и т.п. Примеры писем-извинений Письмо-извинение в связи с задержкой оплаты счета Уважаемые господа! Пожалуйста, примите наши искренние извинения за задержку оплаты счета на поставку партии комплектующих по договору от № , которая произошла по вине нашей бухгалтерии. В настоящее время оплата произведена, и мы надеемся, что это досадное недоразумение впредь не повторится. Еще раз просим извинить нас. Письмо-извинение в связи с ошибочными действиями Уважаемые господа! Приношу Вам свои извинения за недостоверные сведения о некоторых действиях Вашей компании, изложенные в моем выступлении на семинаре в Информационном центре 27.03.2008. Эта информация попала в текст выступления из-за ошибки моего референта, который уже получил взыскание. Для исключения возможных негативных последствий произошедшего мною всем участникам семинара направлены письменные сообщения с отказом от той части выступления, в которой содержались недостоверные сведения. Еще раз прошу извинить меня. 4.6.23. Рекомендательное письмо Рекомендательное письмо — письмо, в котором дается характеристика конкретного человека для устройства его на работу, обучение и др. Рекомендательные письма всегда содержат благоприятные отзывы о характеризуемых, в связи с чем многие специалисты по управлению персоналом считают такие письма субъективными, тем не менее они имеют определенное значение при оценке кандидата, помогая создать общее представление о соискателе. Рекомендательное письмо, как правило, пишется на бланке компании — последнего места работы соискателя, подписывается руководителем компании или другим должностным лицом. Для потенциального работодателя рекомендательное письмо — это, скорее, гарантия того, что соискатель действительно работал в данной компании, выполнял определенный круг обязанностей и оставил компанию, сохранив о себе хорошее впечатление. Рекомендательное письмо представляет собой личный отзыв работодателя о работнике, часто с ручательством за него. Рекомендательное письмо должно состоять из следующих разделов:
Кроме того, в рекомендательном письме может кратко сообщаться информация о причинах ухода работника из компании, о результатах его трудовой деятельности, о способностях к дальнейшему профессиональному росту. Объем рекомендательного письма не должен быть большим. Самую важную информацию о рекомендуемом лице следует изложить в одном абзаце, избегая употребление общих фраз. В письме должна быть указана должность и фамилия рекомендующего, чья подпись стоит в конце рекомендации. Кроме того, желательно указать контактную информацию для возможного уточнения деталей. Есть несколько отраслей деятельности, где рекомендации обязательны почти без исключений: охранный бизнес, медицина, наука, работа с детьми (няни, гувернантки и т.д.). В остальных случаях использование рекомендательных писем зависит от конкретной ситуации. Примеры рекомендательных писем Рекомендательное письмо с изложением основных достижений рекомендуемого лица Надеждина Зинаида Александровна занимала должность руководителя отдела маркетинговых исследований в нашей компании. Она зарекомендовала себя как инициативный сотрудник, обладающий организаторскими способностями. Через год после ее прихода в компанию объем продаж увеличился на 15%, был разработан и успешно реализован новый подход к рекламе продукции. Благодаря ее усилиям у компании появились новые партнеры. Особо хочется отметить ее надежность, умение находить решения в сложных ситуациях, а также нацеленность на достижение результата. Рекомендательное письмо с изложением основных достижений рекомендуемого лица и выражением готовности дать дополнительную информацию Мы подтверждаем, что господин Мясов В.И. в период с 04.07.2003 по 21.02.2008 работал в нашей компании на должности менеджера продаж. Господин Мясов В.И. был задействован в продвижении новых видов товаров на региональные рынки. Особенно хочется отметить его организаторские способности, умение быстро находить и налаживать связи с партнерами в регионах. Благодаря своим обширным знаниям и работоспособности, он в короткие сроки сумел разобраться с технологическими особенностями новых товаров. Господин Мясов В.И. разработал и провел ряд семинаров и тренингов для дилеров по ознакомлению и работе с новыми продуктами, что способствовало их продвижению на рынке. Мы благодарны господину Мясову В.И. за успешное сотрудничество. Если информация в рекомендательном письме не показалась Вам исчерпывающей, буду рад ответить на Ваши вопросы. Рекомендательное письмо Предъявитель данного рекомендательного письма ... (имя, отчество, фамилия). В течение последних (количество) лет он работал в (название организации) в качестве (должность) и проявил себя как знающий и надежный работник. Его энтузиазм и преданность (название сферы деятельности) всегда высоко ценились как нашими клиентами, так и руководством нашей организации. Без колебаний рекомендую (фамилия, инициалы) для работы в Вашей компании, в его (ее) лице Вы приобретете ответственного, инициативного, энергичного работника. 4.6.24. Сопроводительное письмо Сопроводительное письмо — письмо, используемое для отправки документов, не имеющих адресной части. Текст такого письма начинается словами: «Представляем Вам ...» (в вышестоящую организацию); «Направляем Вам...» (в подведомственную организацию); «Высылаем Вам...» (в стороннюю организацию). Одновременно с этим может содержаться дополнительная информация, отражающая характер ситуации, в которой осуществляется деловое общение: «В соответствии с предварительной договоренностью высылаем Вам...»; «В соответствии с дополнительным протоколом высылаем Вам...»; «В подтверждение нашей договоренности высылаем Вам...» и др. В сопроводительное письмо может быть включена дополнительная информация, поясняющая содержание тех материалов, которые составляют приложение к нему. В этом случае сначала сообщается о направлении документов, затем излагаются дополнения и пояснения. Одно письмо может объединять письмо-просьбу и сопроводительное письмо, письмо-сообщение и сопроводительное письмо или информационное и сопроводительное письма. В этом случае, как правило, сначала излагается просьба, сообщение или иного рода информация, а затем сопроводительная часть. Обязательным реквизитом сопроводительного письма является отметка о наличии приложения. Примеры сопроводительных писем Сопроводительное Направляем разъяснение о порядке применения письмо к разъясни- контрольно-кассовых машин по пункту 7 поста-тельным материалам новления Правительства Москвы от 18.04.2000 № 292 «Об упорядочении рыночной торговли в г. Москве» и просим довести указанное разъяснение до руководителей имеющихся в округе рынков. Приложение: на 3 л. в 1 экз. Сопроводительное Направляем на рассмотрение и утверждение письмо к документам Учебный план подготовки специалистов по логис- по подготовке специа- тике, а также Договор о сотрудничестве в подго- листов товке указанных специалистов. Приложение:
Лекция 5 ОРГАНИЗАЦИЯ ТЕКУЩЕЙ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ Управленческая деятельность в любой организации основана на переработке поступающих официальных документов независимо от способов их пересылки (получения) и видов носителей, а также на производстве документной информации и официальных документов, предназначенных как для использования в рамках самой организации, так и корреспондентами вовне ее. Это предполагает наличие единых правил и методов обработки и преобразования информации поступающих документов в результатную информацию, т.е. технологий. Само понятие «технология» использовалось в промышленном производстве и определяется как система взаимосвязанных способов обработки материалов и приемов изготовления продукции в производственном процессе. Распространяя содержание этого понятия на документационное обеспечение управления (ДОУ) и учитывая специфику информационных процессов, на которых она основывается, определим технологию ДОУ как систему методов и способов сбора, передачи, обработки, накопления, хранения, документов и документной информации на основе применения единых методических приемов и правил и соответствующих технических средств. Технологии ДОУ в соответствии с различием информационных процессов делятся на технологии:
5.1. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА Совокупность перечисленных технологий, включая и специфические моменты, связанные с видом обрабатываемой документации, традиционно назывались термином «документооборот». Исходя из установленного термина (ГОСТ Р 51141-98. «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения») «документооборот — это движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения: отправки и (или) направлении в дело» и из того, что это определение не претерпело изменений за последние 20 лет, следует, что полного тождества между понятиями «технологии ДОУ» и «документооборот» нет. Документооборот оперирует официальными, т.е. полностью оформленными, документами и, как правило, рассматривает движение только отдельных документов, в то время как на практике значительную часть деятельности по документационному обеспечению организации занимает работа с проектами документов и пакетами документов, необходимых для документирования того или иного управленческого действия. Но подобные содержательные расхождения не препятствуют использованию привычного и устоявшегося термина при описании конкретных технологических процессов обработки документов. Соответственно масштабам движения документов можно выделить документооборот конкретного должностного лица, структурного подразделения, организации как юридического лица, корпорации с рядом филиалов, отрасли управления, государства в целом. Но для нормативно-методической разработки необходимо выбрать базовый объект, обладающий, с одной стороны, полным набором технологических процессов и, с другой — достаточно простой для их описания. Основываясь на этом критерии, нормативные акты и методические пособия, в частности Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ), рассматривает в качестве базового объекта документооборот организации как юридически независимого, самостоятельного управленческого элемента. Порядок движения документов в организации вторичен по отношению к структуре организации и внутреннему распределению обязанностей, в том числе неформальной системе субординационных отношений. Однако это не значит, что система организации документооборота не поддается самостоятельному регулированию и нормированию. Документооборот в организациях состоит из потоков документов, циркулирующих между пунктами содержательной обработки и создания информации (руководителями организации и структурных подразделений, специалистами) и пунктами технической обработки документов: экспедицией, секретариатом, канцелярией, копировально-множительной службой и др. Поступающие в организацию документы образуют поток входящей корреспонденции, которая, пройдя необходимые стадии обработки, разбившись на «ручейки» в виде конкретных поручений, попадает в конечном итоге к конкретным сотрудникам для ознакомления и на исполнение. В подразделениях из документов, подготовленных сотрудниками, также формируются документопотоки, которые в результате сливаются в единый поток отправляемой корреспонденции. Кроме того, в организациях, как правило, циркулируют документы, созданные в ней и не предназначенные к выходу за ее пределы,— это потоки внутренней документации. Их путь начинается у одних сотрудников-авторов и заканчивается у других сотрудников-исполнителей. Так что в начале их путь — это путь отправляемых документов, а продолжение — путь получаемых документов. Другой характеристикой документооборота может являться видовой состав документов, например:
Каждый вид документа имеет свой путь движения, который можно проследить, описать и закрепить за ним. Большое значение в организации документооборота имеет авторство документов. Предложения, заявления и жалобы граждан, докладные и объяснительные записки, трудовые контракты, документы, полученные из органов власти, и другие имеют разные технологии обработки. Одними из основных характеристик документооборота являются объем и цикличность документопотоков. С учетом этих факторов организуется вся работа служб документационного обеспечения управления, определяются количественный состав сотрудников, режим труда руководителей, непосредственно участвующих в организации прохождения документов в учреждении, оснащение необходимыми техническими средствами. Значительно различаются методы и этапы обработки документации в зависимости от способа пересылки, срочности исполнения, степени ограничения доступа к составу информации. Критерии различий между группами документов могут быть и иными, но их поиск и выделение имеет смысл только при одном условии — существенном влиянии на технологии обработки и прохождения документации. 5.2. ТЕХНОЛОГИИ ОБРАБОТКИ ПОСТУПАЮЩИХ ДОКУМЕНТОВ В настоящее время параллельно применяется несколько способов передачи документов от одного адресата другому. Документы, как и в прошедшие времена, посылаются с официальными курьерами или фельдъегерской связью, передаются неофициальными посыльными «с оказией», пересылаются по почте и телеграфу. Для передачи документной информации используются: телефонные аппараты, аппараты факсимильной связи, информационно-вычислительные сети. Если относительно недавно подавляющее большинство документов поступало и обрабатывалось централизованно в специальном подразделении — экспедиции и сам процесс обработки получаемых и отправляемых документов назывался экспедиционной обработкой, то в настоящее время все большее количество информации поступает непосредственно в структурные подразделения, конкретным сотрудникам на рабочие места, оснащенные терминалами информационно-вычислительной сети (в том числе персональными компьютерами), минуя экспедицию. Сдерживающим фактором массового перехода к таким способам пересылки корреспонденции в данном случае выступают не технические сложности, а скорее проблемы обеспечения юридической значимости пересылаемой корреспонденции. Поэтому не только быстрое доведение документов до конечных пользователей (исполнителей), но и четкая организация, фиксация самого факта получения и отправки документов приобретает важнейшее значение для всей организации документооборота. В документообороте, или порядке движения документов в организации, выделяются несколько этапов: |