Документационное обеспечение (Лекции). Лекция 1 основные понятия управления документами
 Скачать 1.66 Mb.
|
|
11-1287
• обработка исполненных и отправляемых документов. Целесообразно установить единый порядок, согласно которому все документы, в том числе и полученные сотрудниками не по почте, обязательно проходили бы экспедиционную обработку, т.е. независимо от адресата корреспонденция должна передаваться должностным лицам для внесения в регистрационные базы данных — зафиксировать сам факт (и время) поступления документов. 5.2.1. Экспедиционная обработка поступающей корреспонденции Этот этап достаточно традиционен и, как правило, не вызывает трудностей при соблюдении определенных правил. Так, корреспонденция, доставляемая курьерами, в том числе и выступившими в роли курьера сотрудниками, поступающая по почте, по факсимильной связи, телеграфом или иным путем, должна приниматься и обрабатываться специально выделенным должностным лицом (лицами): секретарем фирмы, работником службы ДОУ (канцелярии, общего отдела и др.), секретарями структурных подразделений. В небольших фирмах такое должностное лицо должно быть одно. При необходимости сотрудник, принимающий информацию, расписывается в разносной книге, журнале или квитанции в приеме документов и отмечает дату их получения (табл. 5.1). При наличии в организации дежурных сотрудников получение документов от курьеров в нерабочее время должно входить в их обязанности, а вот проведение полной экспедиционной обработки поступающих документов может проводиться сразу по их получении или в первый рабочий день, исходя из характера деятельности организации, корреспондента и других факторов. Если на конверте имеются надписи «Срочно», «Вручить немедленно» и другие, то отмечается, как и в документах, полученных по проводной связи, точное время их получения, например: 26.09.2008 10:05.  До вскрытия корреспонденции должна быть проверена правильность ее доставки и целостность упаковки. Ошибочно доставленная корреспонденция работниками экспедиции без задержки должна быть отправлена адресату. При поврежденной упаковке особенно тщательно проверяются механические повреждения и полнота присланных материалов, фиксируются выявленные дефекты, в серьезных случаях составляется справка (докладная записка, акт), которая присоединяется к полученным документам для принятия руководством решения по данному факту, например: Зам. гендиректора Упаковка корреспонденции от ООО «Сыры» содержит явные следы вскрытия. Общее количество листов вложения в сопроводительном письме не указано. Зав канцелярией подпись П.Н. Дубова 26.09.2008 Но инцидент не должен вызывать прекращения или замедления обработки поступающих документов. В экспедиции при обработке не вскрываются корреспонденция, имеющая отметку «Лично», адресованная общественным органи- п 763 зациям (профсоюзным, студенческим и др.), а также документы на машинных носителях. При вскрытии корреспонденции упаковка (конверты) уничтожается, исключения делаются только в следующих случаях:
На поступающих документах проставляется отметка (штампом или от руки), включающая порядковый номер поступления, дату поступления и, при необходимости, количество листов. Иногда для повышения исполнительской дисциплины в дополнение к требованиям ГОСТов руководители организации обязывают сотрудников ставить при обработке почты свою подпись. Ее ставят без расшифровки. Регистрационные штампы принято ставить на первом листе документа, в правом нижнем углу. ОАО «ТПП» 26.09.2008 № 4876 на 6 листах Если корреспонденция не вскрывается, то регистрационный штамп может ставиться на конвертах и упаковке пакетов; при позднейшей регистрации эти штампы должны быть продублированы и на документах, содержавшихся в этих упаковках. При получении документов с сопроводительным письмом целесообразна перестановка (дублирование) регистрационных штампов на письме и его дублирование на первом листе приложения, так как сотрудники работают не с сопроводительными письмами, а с приложениями к ним. Нумерацию писем, телеграмм, факсограмм ведут в пределах года в общем валовом порядке или раздельно по видам корреспонденции. Нередко при большом количестве телеграмм их нумеруют только в течение месяца, начиная следующий месяц с единицы. На документах, подлежащих централизованному хранению в службе ДОУ, может ставиться на полях первого листа дополнительная отметка (добавляется штампом): «Подлежит возврату». Если документ присылается повторно, то следует установить по информационно-поисковой базе данных местонахождение ранее присланного документа и отметить это на поступившем экземпляре, например: Первичный документ от 10.09.2005 в Службе персонала. Для этого также используют правый верхний или левый нижний угол первого листа документа. Экспедиционная обработка поступающих документов должна проводиться в день их поступления или в первый рабочий день при поступлении корреспонденции после его окончания, а также в нерабочие дни. Корреспонденция, не вскрывавшаяся для экспедиционной обработки, сразу же сортируется по адресатам. После внесения в регистрационные базы данных сведений о поступивших документах к ним добавляется корреспонденция, имеющая точного адресата: структурное подразделение или конкретный сотрудник. 5.2.2. Предварительное рассмотрение документов Для диспетчеризации (распределения по исполнителям) большинства документов недостаточно знакомства с заголовком, требуется хотя бы бегло ознакомиться с их содержанием. В этом случае значительным резервом сокращения сроков и инстанций прохождения поступающих документов является рекомендуемое ГСДОУ предварительное рассмотрение. Оно может производиться в службе ДОУ на основе делегирования руководителем прав и заключается в самостоятельном распределении доверенным сотрудником документов на потоки — для обязательного рассмотрения руководителем и направляемых непосредственно в структурные подразделения исполнителям. При диспетчеризации поступивших документов учитываются:
Эффективную помощь при предварительном рассмотрении корреспонденции оказывает использование внутренних справочных материалов:
Руководству следует направлять только документы, полученные из администрации Президента РФ, правительственных органов, органов представительной и исполнительной власти, документы вышестоящих управленческих организаций, жалобы на действия подчиненных должностных лиц. Руководитель, как правило, не должен лично принимать документы от посетителей, подчиненных, представителей других организаций. В любом случае служба ДОУ должна быть уведомлена: кому документ определен на исполнение и какое решение руководителем принято и зафиксировано в резолюции, а сами документы должны быть зарегистрированы, в том числе и для последующего информирования заинтересованных организаций по их запросам о ходе исполнения документов. 5.2.3. Рассмотрение корреспонденции руководителем Обычно применяется следующий порядок рассмотрения:
Руководитель не должен задерживать документы, оставлять их у себя на неопределенный срок; документы должны быть рассмот  рены в день их поступления и в тот же день, как исключение — на следующий день, возвращены в службу ДОУ для внесения необходимых сведений в базу данных. При назначении в резолюции руководителя нескольких исполнителей документ передается ответственному исполнителю. Необходимость размножения документа для его исполнения и количество копий определяется лицом, организующим исполнение, — ответственным исполнителем или руководителем в процессе рассмотрения документа. 5.2.4. Передача документов в структурные подразделения Для этого используются несколько технологий, иногда параллельно. Для обычной корреспонденции в службе ДОУ применяются сортировальные ячейки, аналогичные почтовым, где каждому подразделению отводится своя промаркированная ячейка. Документы из ячеек в определенное время, в соответствии с графиком работы службы ДОУ, забирают сотрудники подразделений самостоятельно. Более важные документы, документы с ограниченным доступом разносят с соблюдением точного графика сотрудники службы ДОУ (рис. 5.2). При этом они же забирают в подразделениях и документы, предназначенные к отправке. УТВЕРЖДАЮ Директор  подписьП.М. Попов 26 декабря 2008 г.  В случае большой срочности или конфиденциальности производится разовая доставка документов конкретному исполнителю (службой ДОУ, секретарем подразделения, вызывается исполнитель для получения документа). Как правило, документы передаются внутри организации без расписки, но для конфиденциальных документов, срочных, особо важных документов она обязательна. Для этого используют разносные книги упрощенного графления или вторые экземпляры регистрационных карточек (рис. 5.3). При эксплуатации системы компьютерной регистрации документов и автоматизированного документооборота в нормативно-методических документах (инструкциях) должен быть оговорен способ передачи информации исполнителю: электронную копию документа через компьютерную сеть или непосредственно сам исполняемый документ. Обработка поступающих документов может считаться оптимальной, если документ поступает к конечному исполнителю в течение следующего дня после его получения организацией. 5.2.5. Обработка телеграфных и телефонных сообщений Порядок и срочность экспедиционной обработки документов должны зависеть в первую очередь от их содержания, а не от вида почтового отправления. Так, телеграммы и телефонограммы, не требующие исходя из их содержания срочного исполнения, следует обрабатывать вместе с остальной корреспонденцией. При необходимости срочного исполнения любого документа, в том числе телеграммы, письма и др., службе ДОУ должно быть вменено в обязанность ознакомить предполагаемого исполнителя с его содержанием до прохождения документом всех стадий обработки. В ГСДОУ установлен и срок ответов на такую корреспонденцию — двое суток. 5.3. ОРГАНИЗАЦИЯ ДВИЖЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ МЕЖДУ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯМИ Документы передаются из одного подразделения в другое секретарями их руководителей или самими сотрудниками, реже через службу ДОУ. Как правило, единый порядок передачи документов из одного подразделения в другое для документов, не содержащих конфиденциальную информацию, не устанавливается. Но чтобы документы не терялись, как в бумажную регистрационную форму, так и в компьютерную информационно-поисковую систему (базу данных) должны вноситься сведения о любом изменении их местонахождения с указанием даты передачи, в том числе от одного исполнителя другому в пределах одного подразделения. Ознакомление ряда должностных лиц с одним экземпляром документа, не подлежащего тиражированию, следует поручать специально выделенному сотруднику, а если это не предоставляется возможным — составить индивидуальный график сроков и последовательности прохождения документа в организации. Этот график может быть принят руководителем службы ДОУ по согласованию с руководителем организации как типовой. Такой же типовой график может быть разработан для ознакомления с текущей информацией вместо подготовки и распространения в организации различного рода типовых приглашений на собрания, заседания и другие мероприятия. 5.3.1. Документооборот исполнителя (сотрудника) При налаживании системы внутреннего документооборота важнейшей частью является организация работы с документами непосредственных исполнителей на рабочих местах в структурных подразделениях. Исполнители получают документы не только в соответствии с резолюциями руководителей организации, но и в соответствии с указаниями непосредственных руководителей структурных подразделений, с учетом функциональных обязанностей, квалификации и равномерной загрузки сотрудников. Поэтому не рекомендуется передавать документы исполнителям без ведома руководителя структурного подразделения. При оптимально налаженной работе сотрудники должны знакомиться с документами в день их получения. Для документов с длительными сроками исполнения (не менее 6 месяцев) намечают этапы исполнения, даты промежуточного контроля (если они не являются типовыми), сообщают их службе контроля или самостоятельно вводят информацию в автоматизированную систему контроля исполнения. Если исполнение документа поручено нескольким лицам, ответственный исполнитель, определенный в пункте распорядительного документа или резолюции (подчеркнут, указан первым в резолюции), имеет право созыва остальных исполнителей. Все исполнители в равной степени ответственны за своевременное и качественное исполнение документа и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов, справок, сведений). Петрову А.П., Орлову Б.П., Сидорову О.А. Об исполнении доложить до 18.10.2008.  13.10.2008 В тех случаях, когда исполняемый документ не может быть одновременно предоставлен в распоряжение всех исполнителей, им направляются экземпляры регистрационно-контрольной карточки документа в бумажном или электронном виде для предварительного извещения о задании или полученном поручении. В процессе исполнения документов сотрудники ведут собственный документооборот. Они пользуются документным и архивным фондами организации, инструкциями и ведомственными справочниками (телефонным, по делопроизводству и др.), номенклатурой дел, стандартами на документацию, общесоюзными классификаторами технико-экономической информации, а также техническими средствами: ложементами для бумаг, средствами создания документов, копировальной техникой и т.д. При подключении к общим компьютерным информационным базам организации исполнитель получает в соответствии с имеющимся правом доступа запрашиваемую им информацию, несет ответственность за полноту, своевременность, достоверность и конфиденциальность используемой информации. Сотрудник должен быть информирован:
Исполнителей следует обязывать заводить для документов папки с указанием своей фамилии, например: «Срочно», «На исполнении». Секретарь руководителя обычно маркирует папки по задачам, например: «Кдокладу», «На подпись», «На отправку» и другие исходя из специфики деятельности. В случае командирования, ухода в отпуск, болезни, увольнения сотрудника исполняемые им документы по указанию руководителя структурного подразделения должны передаваться другим исполнителям с обязательным вводом их фамилий в регистрационно-контрольную систему. 5.3.2. Организация движения инициативных и ответных документов Если ответ на инициативный документ или поручение документируется, исполнитель готовит проект (ответного или инициативного) документа. Значительную часть документооборота организации составляют именно проекты документов, требующие согласования, подписания или утверждения. В настоящее время сложилась общепринятая практика: подготовка, форматирование и оформление документов с использованием средств вычислительной техники самим исполнителем. Проект документа, напечатанный и оформленный в соответствии с действующими правилами его оформления, исполнитель согласовывает с руководителем, заинтересованными структурными подразделениями и организациями. Согласование проектов и подписание конечных вариантов проводятся в возрастающей иерархической последовательности. Традиционно принято, что при согласовании проекты чаще передаются через секретарей, а при подписании представляются автором лично. После согласования проект документа передается на подписание или утверждение. Право подписи регламентируется внутри-офисными организационными и распорядительными документами. При подготовке документа руководителю на подпись к нему следует прилагать материалы, на основании которых он готовился. Подписывается обычно один экземпляр документа, остальные заверяются службой делопроизводства при регистрации. В заключение исполнитель передает документ на регистрацию и отправку. В процессе регистрации подписанных документов должны проверяться:
Все недостающие или неправильно оформленные реквизиты исправляются, если это не ведет к изменению содержания документа, проверяется наличие отметки автора о точном адресе направления документа или его копии в дело. На копии документа с грифом ограничения доступа делается отметка об уничтожении черновиков и вариантов. Хотя все эти этапы оформления документов должны быть закреплены в табеле, осуществляются они, как правило, сотрудниками подразделения, готовящего документ, а служба ДОУ только контролирует сроки и правильность их оформления. |