Документационное обеспечение (Лекции). Лекция 1 основные понятия управления документами
 Скачать 1.66 Mb.
|
|
Рис. 5.5. Образец экранного формата для компьютерной регистрации корреспонденции  В ГСДОУ определен состав обязательных реквизитов, которые должны быть введены в качестве информационно-поисковых признаков документа, и правила заполнения этих информационных единиц (табл. 5.3).  5.7. КОНТРОЛЬ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ ДОКУМЕНТОВ И ПРИНЯТЫХ РЕШЕНИЙ Цели контроля исполнения. Действенный контроль исполнения документов должен прежде всего содействовать своевременному и качественному исполнению документов, обеспечению получения аналитической информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений, филиалов, конкретных сотрудников. Фискальная функция для оптимизации технологий работы с документами является второстепенной. Контроль исполнения включает несколько последовательных этапов:
Уровни контроля за документацией. Контроль исполнения, как правило, ведется на нескольких уровнях. Это контроль:
Такая многоуровневость контроля на практике выражается в том, что разные уровни контроля осуществляются в организации различными должностными лицами. Если контроль своевременности исполнения и соответствия экземпляров, подписей и т.д. осуществляет только служба ДОУ, то контроль правильности использования форм, бланков, структуры текста успешнее всего получается у сотрудников, ответственных за оформление проектов документов, естественно, при наличии у них соответствующих полномочий. Контроль по существу содержания входит в обязательные должностные обязанности не только руководителей всех рангов, но и при большом объеме контрольных документов специального контрольного подразделения. Основными задачами службы контроля в процессе контроля за исполнением документов являются:
По решению руководства организации контроль за исполнением документов может быть возложен и на сотрудника, не состоящего в штате службы ДОУ. Это довольно распространенная практика при подготовке распорядительных документов, в которых контроль исполнения может быть возложен на любого из сотрудников или взят удостоверяющим документ руководителем на себя. Но централизация контроля за исполнением документов при этом является важным фактором его эффективной постановки. В идеальном варианте должно контролироваться исполнение всех документов, однако трудоемкость этой деятельности и неравнозначная ценность документной информации привели на практике к еще одной классификации документов: на документы, подлежащие контролю за их исполнением, и документы, контроль за исполнением которых не так строг. Перечень контролируемых документов составляется в свободной форме и утверждается руководством по представлению службы ДОУ с участием (согласованием) юридической службы организации. В состав документов, подлежащих обязательному контролю, наряду с документами вышестоящих органов и внутренними распорядительными документами включают и важные специфические документы, свойственные данной системе управления и имеющие конкретные сроки исполнения. Для подавляющего большинства документов, циркулирующих в различных организациях и системах управления, сроки их исполнения отмечаются на верхнем поле применяемых контрольно-регистрационных карточек (РКК), что показано на рис. 5.6. Информация о результатах контроля исполнения должна поступать тем руководителям, которые определяют необходимость контроля конкретных документов и сроки их исполнения. 1 2 3 4 5 В 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 Корреспондент Дата поступления и индекс документа Дата и индекс документа Краткое содержание Резолюция Отметка об исполнении Место хранения Рис. 5.6. Образец контрольно-регистрационной карточки Сроки исполнения документов. Для периодически создаваемых документов, для документов, наиболее часто создаваемых в масштабах всего государства, отдельных направлений деятельности или конкретной организации устанавливаются типовые сроки их исполнения. Так, типовые сроки установлены в указах Президента РФ, законах Российской Федерации, правительственных нормативных актах, например, для рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан, депутатских запросов; для передачи документов постоянного хранения из ведомственных органов в государственные; для окончательного введения в силу подписанных документов и др. Значительное количество типовых сроков установлено в ведомственных подзаконных актах, например, о предоставлении статистической и финансовой отчетности, о сроках предъявления претензий по качеству продукции, по подаче апелляций на решения финансовых и судебных инстанций и др. В организации могут быть установлены типовые сроки исполнения и для документов, не нашедших отражения в законах и других нормативных актах. После их утверждения и включения в Табель форм или инструкцию по ДОУ они также становятся типовыми для всех сотрудников организации. Индивидуальные сроки исполнения указываются в тексте документа или резолюции при рассмотрении поступившего документа только в том случае, если этот срок отличается от установленного автором документа или отсутствует в составе типовых сроков. Срок исполнения входящих документов общепринято исчислять с момента фиксации факта их поступления в организацию, а создаваемых — с момента их доведения до исполнителей, если в документе, конечно, не оговорен другой срок. Срок исполнения может продлить только организация или должностное лицо, его установившие, или вышестоящее над ним руководство. В практике работы в том случае, когда срок исполнения документа к моменту его регистрации или при рассмотрении определен быть не может, устанавливается условный срок исполнения, который может быть откорректирован по ходу исполнения документа, например, при контроле исполнения исходящих документов. Постановка на контроль. Техническим средством контроля за исполнением документов является входной формат контрольной системы (карточка или экранная форма), как правило, являющийся дубликатом регистрационного формата. Как, например, карточка контрольной системы, предложенная Унифицированной системой организационно-распорядительной документации. При контроле устных поручений руководителя, незарегистрированных документов, при возвращении к документам, считавшимся исполненными, входной формат заполняется в самой контрольной службе. При постановке на контроль документов, содержащих ряд заданий, различных исполнителей и сроков исполнения, контрольный входной формат заполняется на каждое контролируемое поручение или задание. Для этого в схемах документооборота должно быть предусмотрено ознакомление службы контроля, последовательно или параллельно (например, в копиях), с подобными документами. В правой части верхнего поля самого документа ставят отметку о взятии его на контроль. Контрольный массив организуется таким образом, чтобы независимо оттого, является ли документ внутренним, входящим или исходящим, документы могли классифицироваться по срокам исполнения по дням текущего месяца, а также на более длительные сроки исполнения. В течение срока исполнения документа профессионально организованная служба контроля осуществляет регулярные проверки хода исполнения, результаты которой, как правило, также фиксируются в контрольном массиве. Ответственность за правильность представленной информации несут исполнители. Проверки могут фиксироваться в устной или письменной форме. В последнем случае службой контроля готовятся письменные напоминания (рис. 5.7). Они могут быть посвящены как конкретному заданию, так и отдельному документу и исполнителю. Напоминания рассылаются руководителям структурных подразделений, а после заполнения подписываются ими и возвращаются в службу контроля для анализа исполнительской дисциплины. Возможны также подготовка и рассылка напоминаний, содержащих сведения о документах, находящихся в одном или нескольких структурных подразделениях. Проверка хода исполнения осуществляется обычно в следующие сроки, рекомендованные УСОРД:
 Рис. 5.7. Примерная форма напоминания об исполнении документов Передача документов на исполнение другим сотрудникам не является основанием для снятия их с контроля или переноса сроков исполнения. Снятие документа с контроля. Это может сделать лишь должностное лицо, установившее контроль, либо ответственный исполнитель после фактического выполнения заданий, запросов, сообщения результатов заинтересованным лицам и организациям или другого документированного подтверждения исполнения. На самом документе часто проставляется отметка, подписанная лицом, подтверждающим исполнение: С контроля снят. Начальник группы контроля подпись Е.В. Некористова 24.07.2008 Возможна простановка отметки о снятии документа с контроля только в самом контрольном массиве (карточке, базе данных). По усмотрению руководства сведения об исполнении документов или отдельных заданий могут сообщаться в службу контроля в письменной или устной форме. Если контрольная служба устанавливает, что содержание, форма и процедура исполнения не соответствовали заданию, она вправе вернуть документ на доработку без продления сроков исполнения. Данные о ходе и результатах контроля за исполнением документов периодически анализируются. Как правило, сведения о состоянии исполнительской дисциплины обобщаются ежемесячно. Поскольку типовые аналитические формы по контролю исполнительской дисциплины не определены, то они устанавливаются руководством организации по представлению службы ДОУ (рис. 5.8). Наиболее наглядно результаты работы исполнителей выглядят, если в месячных сводках, представляемых руководству, указываются:
К характерным причинам неисполнения документов в срок обычно относятся:
На основе результатов анализа разрабатываются и принимаются меры по ускорению исполнения документов, повышению исполнительской дисциплины, совершенствованию организации контроля и управления в целом. 5.8. ОРГАНИЗАЦИОННОЕ ПОСТРОЕНИЕ СЛУЖБЫ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ 5.8.1. Организационная структура службы ДОУ Термин «структура» обозначает каркас, основу. Любое предприятие имеет определенный каркас, связующий все его подразделения, службы, органы. Различают организационно-производственную структуру управления и организационную структуру управления. Организационно-производственная структура отражает построение управляемой системы, структура управления — управляющей, а организационная структура предприятия — построение и взаимосвязь этих двух систем. Структура управления должна отвечать назначению предприятия, его целям. Аппарат управления строится с учетом необходимого обоснования количества звеньев (по горизонтали) и ступеней, или уровней, управления (по вертикали). Звено управления — структурное подразделение или отдельные специалисты, выполняющие соответствующие функции управления. Звенья бывают ниже-, вышестоящие и равнозначные. Ступень (уровень) управления — совокупность равнозначных звеньев. Количество ступеней определяет тип структуры с точки зрения ее сложности. Структура может быть двух-, трех- и четырехступенчатой. Количество звеньев на каждой ступени структуры управления зависит от объема работ по выполнению соответствующих функций. Тип структуры управления определяется типом организационной структуры предприятия. Подразделения предприятия — это элементы внутренней структуры предприятия, выполняющие определенные функции и занимающие определенное место в процессе его производственно-хозяйственной деятельности. Любое предприятие состоит из действующих на началах внутреннего хозяйственного расчета или арендного подряда подразделений — производств, цехов, отделений, участков, ферм, бригад, звеньев, бюро, лабораторий, отделов и др. Сложные организации осуществляют четкое горизонтальное разделение за счет образования подразделений, выполняющих конкретные задания и добивающихся достижения конкретных целей. Такие подразделения часто называют отделами, или службами, но существуют и другие названия. В небольших организациях разделение труда может не прослеживаться достаточно четко. Подразделения обычно классифицируют либо по основным видам деятельности, либо по географическому признаку. Классическим примером горизонтального разделения труда на производственных предприятиях являются, например, производство, маркетинг, финансы. Помимо горизонтального разделения труда в управлении существует вертикальное разделение труда, которое отделяет работу по координированию действий от самих действий. Эти две формы разделения труда органично связаны между собой. Основные структурные подразделения имеют следующие названия в соответствии со структурой организации и выполняемыми функциями: управление, отдел, сектор, департамент, функциональная группа. Причем в управление могут входить несколько отделов. Количество звеньев, подчиненных одному руководителю, не должно превышать установленной нормы управляемости (Ну). В настоящее время ориентируются на следующие нормы управляемости. Для бригадиров производственных бригад Ну составляет 25—30 человек, для начальников цехов — 6—12, а для руководителя предприятия — 5—8. Соблюдение нормы управляемости на каждом уровне управления позволяет обеспечить нормальный психофизиологический режим работы каждому руководителю. Документационное обеспечение — один из важнейших видов управленческой деятельности, выполнение которой возлагается на специальное подразделение — управление, отдел, департамент, сектор и т.п. В соответствии с требованиями Государственной системы доку-ментационного обеспечения управления (ГСДОУ) данное подразделение должно действовать на правах самостоятельного структурного элемента и подчиняться непосредственно руководителю организации. Название данного подразделения, его должностной состав, структура устанавливаются вышестоящей организацией, а если такой нет, то руководством организации. Типовые наименования данного структурного подразделения: управление делами, общий отдел, канцелярия, секретариат имеют одно общее наименование — служба доку мет анион кого обеспечения управления (ДОУ). В небольших учреждениях, с незначительным объемом документооборота, создание данного структурного подразделения нецелесообразно, достаточно ввести в штат сотрудника, выполняющего всю работу по документационному обеспечению управления. Это может быть секретарь, секретарь-референт, инспектор по делопроизводству, документовед, делопроизводитель. Основными задачами службы ДОУ являются:
В соответствии с поставленными задачами служба документационного обеспечения управления выполняет следующие функции:
Должностной состав службы ДОУ включает три категории работников:
|
