Документационное обеспечение (Лекции). Лекция 1 основные понятия управления документами

• Название: Лекция 1 основные понятия управления документами
• Анкор: Документационное обеспечение (Лекции).doc
• Дата: 28.01.2017
• Размер: 1.66 Mb.
• Имя файла: Документационное обеспечение (Лекции).doc
• Тип: Лекция; #507
• Категория: Юриспруденция. Право
• страница: 21 из 28

5.8.2. Структура службы ДОУ

Для эффективного выполнения возложенных на службу ДОУ функций разрабатывается соответствующий пакет организацион­ных и нормативно-методических документов — положение о служ­бе ДОУ, должностные инструкции работников, инструкция по документационному обеспечению управления, правила работы с предложениями, заявлениями и жалобами граждан и т.п. Таким образом, в нормативно-правовых документах службы ДОУ закреп­ляется прежде всего выбранная в учреждении организационная форма постановки делопроизводства, ее должностной состав, тех­нология работы с документами.

Существуют три формы организации документационного обеспе­чения управления:

• 
  централизованная;
  
• 
  децентрализованная;
  
• 
  смешанная.
  

Централизованная форма документационного обслуживания используется в фирмах и небольших учреждениях. Такая форма постановки документационного обеспечения управления предпо­лагает сосредоточение в одном подразделении всей работы с доку­ментами: от получения до сдачи в архив. Преимущества централи­зованной обработки документов заключаются в рационализации делопроизводственных работ.

Децентрализованная форма постановки документационного обеспечения управления предполагает, что каждое структурное подразделение имеет свою службу делопроизводства и самостоя­тельно ведет все виды работ с документами. Данная форма ис­пользуется в территориально-раздробленной организации, когда выполнение делопроизводственных работ в одном месте невоз­можно.

В крупных организациях устанавливается смешанная форма до­кументационного обеспечения управления: когда часть операций ведется централизованно, а часть — в структурных подразделениях. Например, регистрация документов, поступивших на имя руко­водства, проводится централизованно службой ДОУ, а бухгалтер­ских, кадровых, финансовых — в соответствующих структурных подразделениях.

Структуру службы документационного обеспечения управления устанавливают в зависимости от объема работ и принадлежности к определенной группе организаций. В министерствах и ведом­ствах — управление делами, в научно-исследовательских институ­тах, на заводах, других государственных и негосударственных пред­приятиях создается отдел документационного обеспечения управ­ления или канцелярия, в исполнительных органах власти и местного самоуправления — общий отдел.

Каждое из вышеперечисленных структурных подразделений включает специализированные структурные элементы: отдел, бюро, группа, сектор. Каждое подразделение выполняет одну или несколько функций.

Управление делами включает:

• 
  инспекцию при министре или руководители ведомства;
  
• 
  отдел писем;
  
• 
  канцелярию;
  
• 
  протокольное бюро;
  
• 
  секретаря коллегии;
  
• 
  бюро учета и регистрации;
  
• 
  экспедицию;
  
• 
  компьютерный центр обработки текстовых документов;
  
• 
  копировально-множительное бюро;
  
• 
  бюро правительственной переписки;
  
• 
  отдел писем;
  
• 
  отдел совершенствования работы с документами;
  
• 
  центральный архив.
  

Канцелярия или Отдел документационного обеспечения управ­ления может включать:

• 
  группу по приему и обработке входящих и исходящих доку­ментов;
  

• 
  группу по учету и регистрации документов;
  
• 
  группу по работе с обращениями граждан;
  
• 
  архив;
  
• 
  секретарей руководителей и структурных подразделений;
  
• 
  группу по контролю;
  
• 
  копировально-множительное бюро.
  

Структура общего отдела включает такие подразделения, как:

• 
  канцелярия;
  
• 
  группа контроля;
  
• 
  протокольный отдел;
  
• 
  группа совершенствования работы с документами;
  
• 
  группа обращений граждан;
  
• 
  копировально-множительное бюро;
  
• 
  архив.
  

5.8.3. Положение о службе ДОУ

Положение о службе ДОУ— это документ, предназначенный для нормативно-правовой регламентации деятельности службы и опре­деляющий ее роль и место в системе управления предприятием. Положение должно разрабатываться совместно с руководителем службы ДОУ, им подписываться, согласовываться с юрисконсуль­том (если он есть на предприятии) и утверждаться руководителем предприятия. Основанием для внесения изменений в Положение является приказ руководителя предприятия.

Положение должно быть разработано в соответствии с требова­ниями ГОСТ ИСО 15489-1-2007 «Управление документацией» и Унифицированной системы организационно-распорядительной документации. Текст положения должен состоять из следующих основных разделов:

1. 
   Общие положения.
   
2. 
   Основные задачи.
   
3. 
   Функции.
   
4. 
   Права и обязанности.
   

4. 
   Ответственность.
   
5. 
   Взаимоотношения. Связи.
   

В разделе «Общие положения» указываются: полное официаль­ное наименование подразделения, дата, номер и наименование правового акта, на основании которого создано и действует под­разделение, чем руководствуется в своей деятельности, кем воз­главляется и кому подчиняется, порядок назначения и освобожде­ния от должности руководителя подразделения, наличие у подраз­деления печати.

В разделе «Основные задачи» перечисляются основные пробле­мы, решаемые подразделением и определяющие характер и на­правления деятельности подразделения.

В разделе «Функции» указываются действия или виды работ, которые должно выполнять подразделение для осуществления по­ставленных перед ним задач. Функции должны полностью отра­жать специфику деятельности подразделения.

В разделе «Права и обязанности» перечисляются права, кото­рыми наделяется подразделение в лице его руководителя, а также обязанности.

В разделе «Ответственность» устанавливаются виды дисципли­нарной, административной, при необходимости — и уголовной ответственности, которую может нести руководитель подразделе­ния в случае невыполнения подразделением своих обязанностей.

В разделе «Взаимоотношения. Связи» регламентируются ин­формационные и документационные потоки подразделения; ос­новные документы, создаваемые им, а также указывается, с каки­ми подразделениями и организациями осуществляется взаимодей­ствие, какую информацию получает и представляет подразделение, периодичность и сроки представления; в каком порядке и кем рас­сматриваются возникающие разногласия.

Положение о подразделении оформляется на общем бланке ор­ганизации. Обязательными реквизитами данного вида документов являются: наименование организации, наименование вида доку­мента, дата и номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения. Положения о подразделениях подписываются руководителем подразделения, утверждаются ру­ководителем организации.

Примерное положение о службе документационного обеспечения

управления

1. Общие положения

1. 
   Документационное обеспечение управления осуществляет служ­ба документационного обеспечения управления (ДОУ), действующая на правах самостоятельного структурного подразделения, подчинен­ного непосредственно руководителю министерства.
   

В состав службы ДОУ, как правило, включаются секретариат (при­емная, секретариат министра (руководителя ведомства), секретариаты заместителей министра (заместителей руководителя ведомства), сек­ретариат коллегии, протокольное бюро), инспекция при министре (руководителе ведомства), канцелярия (бюро правительственной пе­реписки, бюро учета и регистрации, экспедиция, машинописное бюро, копировально-множительное бюро, телетайпная и др.), отдел писем (жалоб), отдел совершенствования работы с документами и внедрения технических средств, центральный архив.

2. 
   Работа службы ДОУ регламентируется Положением о ней, ко­торое разрабатывается на основе настоящего Примерного положения. Деятельность работников службы ДОУ регламентируется должност­ными инструкциями, которые закрепляют рациональное разделение труда, предусматривают равномерную загрузку работников, распреде­ление работ по сложности выполнения и квалификации исполнителей. Должностные инструкции разрабатываются службой ДОУ и утверж­даются ее руководителем или его заместителем. При изменении функ­ций и задач службы ДОУ должностные инструкции пересматривают­ся.
   
3. 
   Служба ДОУ в своей деятельности руководствуется законода­тельными актами Российской Федерации, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряже­ниями Правительства Российской Федерации, правилами, инструк­циями, методическими рекомендациями учреждений Федерального архивного агентства, действующими нормативами по вопросам доку­ментационного обеспечения управления.
   

2. 
   Руководство службы ДОУ должно замещаться специалистами с высшим образованием или средним специальным образованием со стажем работы по делопроизводству не менее 3 лет.
   
3. 
   Служба ДОУ имеет круглую печать с обозначением своего на­именования.
   

2. Цели и задачи службы ДОУ

2.1. Основными целями службы ДОУ являются организация, руко­водство, координация, контроль и реализация работ по документаци-онному обеспечению управления. Служба ДОУ решает следующие задачи:

2.1.1. Совершенствование форм и методов работы с документами.

2. 
   Обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, построения поисковых систем, контроля ис­полнения и подготовки документов к передаче в центральный архив в соответствии с действующими нормативами.
   
3. 
   Сокращение документооборота, унификация форм докумен­тов.
   
4. 
   Разработка и внедрение нормативных и методических доку­ментов по совершенствованию документационного обеспечения в министерстве и подведомственной системе.
   

3. Функции службы ДОУ

3.1. В соответствии с возложенными задачами служба ДОУ осуще­ствляет следующие функции:

1. 
   Разработка, внедрение и ведение табеля и альбома унифици­рованных форм документов министерства, внесение в них измене­ний.
   
2. 
   Осуществление экспедиционной обработки, регистрации до­кументов и учетно-справочной работы по документам.
   
3. 
   Организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководству поступающих документов, осуществление конт­роля за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству.
   
4. 
   Контроль за прохождением, исполнением и оформлением до­кументов в установленные сроки: обобщение сведений о ходе и резуль­татах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам.
   
5. 
   Организация машинописного изготовления, копирования и оперативного размножения документов; разработка и проектирование бланков документов.
   

1. 
   Разработка номенклатуры дел министерства, обеспечение хра­нения дел и оперативного использования документной информации.
   
2. 
   Организация работы по предложениям, заявлениям и жалобам граждан.
   
3. 
   Организация контроля за работой с документами в структур­ных подразделениях.
   
4. 
   Разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями министерства) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению испол­нительной дисциплины.
   

1. 
   Осуществление контроля за правильностью оформления и формирования структурными подразделениями министерства дел, подлежащих сдаче в архив.
   
2. 
   Организация работы архива в соответствии с законодатель­ством по архивному делу Российской Федерации, правилами, инструк­циями и методическими рекомендациями учреждений ГАС Россий­ской Федерации.
   
3. 
   Повышение квалификации работников службы ДОУ, прове­дение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к их компетенции.
   
4. 
   Организация рабочих мест, в том числе автоматизация.
   

4. Права и ответственность службы ДОУ

4.1. Служба ДОУ имеет право:

1. 
   Осуществлять контроль за состоянием делопроизводства в ор­ганизациях отрасли.
   
2. 
   Контролировать и требовать от руководителей структурных подразделений выполнения установленных правил работы с докумен­тами в министерстве.
   
3. 
   Запрашивать от структурных подразделений и организаций сведения, необходимые для работы.
   
4. 
   Проводить проверки организации документационного обес­печения управления в структурных подразделениях и доводить итоги проверок до руководителей структурных подразделений для принятия соответствующих мер.
   
5. 
   Привлекать в установленном порядке специалистов структур­ных подразделений к подготовке проектов документов по поручению руководства.
   
6. 
   Возвращать исполнителям на доработку документы, подготов­ленные с нарушением установленных требований.
   
7. 
   Совместно с ВЦ определять задачи документационного обес­печения управления, подлежащие автоматизации.
   
8. 
   Подписывать и визировать документы в пределах своей ком­петенции.
   

4.1.9. Разрабатывать положения о структурных подразделениях служ-
бы ДОУ и должностные инструкции работникам.

10. 
    Вносить предложения руководству о привлечении к дисцип­линарной ответственности во всех случаях нарушения подразделени­ями и должностными лицами установленных правил работы с доку­ментами.
    
11. 
    Участвовать в обсуждении руководством вопросов, касаю­щихся состояния работы с документами, а также совершенствования форм и методов работы с ними.
    
12. 
    Вносить на рассмотрение руководства представления о на­значении, перемещении и увольнении работников службы ДОУ, их поощрении и наложении на них взысканий.
    

4.2. Служба ДОУ несет ответственность за:

1. 
   Обеспечение установленного порядка работы с документами в министерстве.
   
2. 
   Выполнение указаний и поручений руководства и соблюдение необходимых условий труда работников.
   

5. Взаимоотношения службы ДОУ с другими структурными подразде­лениями

Служба ДОУ взаимодействует:

1. 
   Со структурными подразделениями — по вопросам документа­ционного обеспечения управления.
   
2. 
   С юридической службой — по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов.
   
3. 
   Со службами кадров, труда и заработной платы и с соответству­ющими научно-исследовательскими организациями — по вопросам подбора и расстановки кадров и повышения их квалификации в усло­виях широкого использования вычислительной и организационной техники, разработки и внедрения мероприятий, связанных с научной организацией труда, совершенствования стиля и методов работы с до­кументами.
   
4. 
   Со службами хозяйственного обслуживания — по вопросам обес­печения средствами организационной и вычислительной техники, бланками документов, канцелярскими принадлежностями; бытового обслуживания работников службы ДОУ.
   
5. 
   С вычислительным центром — по вопросам разработки и внед­рения новых информационных технологий с применением средств вычислительной техники, оперативной обработки информации и со­блюдения требований нормативно-методических документов.
   

5.8.4. Регламентация деятельности работников службы ДОУ

Наименования должностей и квалификационные требования к работникам службы ДОУ установлены в «Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих».

Квалификационные характеристики на предприятиях, в учреж­дениях и организациях могут применяться в качестве нормативных документов прямого действия или служить основой для разработ­ки внутренних организационно-распорядительных документов должностных инструкций. При необходимости обязанности, вклю­ченные в характеристику определенной должности, могут быть распределены между несколькими исполнителями.

Квалификационная характеристика каждой должности имеет три раздела. В разделе «Должностные обязанности» установлены основные трудовые функции, которые могут быть поручены пол­ностью или частично работнику, занимающему данную должность с учетом технологической однородности и взаимосвязанности ра­бот, позволяющих обеспечить оптимальную специализацию слу­жащих.

В разделе «Должен знать» содержатся основные требования, предъявляемые к работнику в отношении специальных знаний, а также знаний законодательных и нормативных правовых актов, положений, инструкций и других руководящих материалов, мето­дов и средств, которые работник должен применять при выполне­нии должностных обязанностей.

В разделе «Требования к квалификации» определены уровень профессиональной подготовки работника, необходимый для вы­полнения предусмотренных должностных обязанностей, и требо­вания к стажу работы. Уровни требуемой профессиональной под­готовки приведены в соответствии с Законом РФ «Об образова­нии».

В Справочник не включены квалификационные характеристи­ки производных должностей (старших и ведущих специалистов, а также заместителей руководителей подразделений). Должност­ные обязанности этих работников, требования к их знаниям и ква­лификации определяются на основе содержащихся в Справочнике характеристик соответствующих базовых должностей. Например:

Заведующий канцелярией

Должностные обязанности. Организует работу канцелярии. Обеспе­чивает своевременную обработку поступающей и отправляемой кор­респонденции, ее доставку по назначению. Осуществляет контроль за сроками исполнения документов и их правильным оформлением. Ор­ганизует работы по регистрации, учету, хранению и передаче в соот­ветствующие структурные подразделения документов текущего дело­производства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по формированию дел и их передаче на хранение. Разрабатывает инструк­ции по ведению делопроизводства на предприятии, в учреждении, организации и организует их внедрение. Принимает меры по обеспе­чению работников службы делопроизводства необходимыми инструк­тивными и справочными материалами, а также инвентарем, оборудо­ванием, оргтехникой, техническими средствами управленческого труда. Осуществляет методическое руководство организацией дело­производства в подразделениях, контроль за правильным формирова­нием, хранением и своевременной сдачей дел в архив, подготовку справок о соблюдении сроков исполнения документов. Обеспечивает печатание и размножение служебных документов. Участвует в подго­товке созываемых руководством совещаний и организует их техниче­ское обслуживание, оформление командировочных документов, ре­гистрацию работников, прибывающих в командировку. Руководит работниками канцелярии.

Должен знать: постановления, распоряжения, приказы, другие ру­ководящие и нормативные документы вышестоящих органов, каса­ющиеся организации делопроизводства: ГСДОУ, стандарты унифи­цированной системы организационно-распорядительной документа­ции; структуру предприятия, учреждения, организации; организацию делопроизводства; схемы документооборота; порядок составления но­менклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, уста­новленной отчетности; сроки и порядок сдачи дел в архив, системы организации контроля за исполнением документов; оргтехнику и дру­гие технические средства управленческого труда; основы экономики, организации производства, труда и управления, законодательство о труде, правила внутреннего трудового распорядка, правила и нормы охраны труда.

Требования к квалификации. Среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профес­сиональное образование и стаж работы по специальности не менее 3 лет.

Документовед

Должностные обязанности. Разрабатывает и внедряет технологиче­ские процессы работы с документами и документной информацией на основе использования организационной и вычислительной техники (учет, контроль исполнения, оперативное хранение, справочная рабо­та). Принимает участие в планировании, организации и совершен­ствовании деятельности службы документационного обеспечения управления, осуществляет контроль за состоянием делопроизводства. Подготавливает предложения по обеспечению эргономических усло­вий труда, рационализации рабочих мест работников службы докумен­тационного обеспечения управления. Разрабатывает унифицирован­ные системы документации и табели документов различного назначе­ния и уровня управления, классификаторы документной информации. Организует внедрение систем ведения документации. Принимает меры по упорядочению состава документов и информационных показате­лей, сокращению их количества и оптимизации документопотоков. Участвует в отборе документов, передаваемых на государственное хра­нение, в организации хранения и экспертизе ценности документов. Принимает участие в постановке задач, проектировании, эксплуата­ции и совершенствовании (в части информационного обеспечения) автоматизированных информационных систем и систем управления, а также в разработке новейших информационных технологий (в том числе бумажных), базирующихся на применении вычислительной и микропроцессорной техники, проектировании и актуализации баз и банков данных. Изучает и обобщает передовой отечественный и зару­бежный опыт в области документационного обеспечения управления, разрабатывает нормативно-методические документы по вопросам до­кументационного обеспечения. Принимает участие в работе по под­бору, расстановке и повышению квалификации кадров службы доку­ментационного обеспечения управления.

Должен знать: законодательные и нормативные правовые акты, постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нор­мативные документы вышестоящих органов, касающиеся докумен­тационного обеспечения управления; порядок планирования, про­ектирования и технологию работы на базе организационной и вы­числительной техники служб документационного обеспечения управления; методы исследования, анализа, проектирования и раз­вития документационных систем; порядок оформления, классифи­кации, хранения и экспертизы ценности документов; организацию архивного дела; нормативные и методические документы по проек­тированию и эксплуатации автоматизированных информационных систем управления; основы программирования; методы проектиро­вания и актуализации баз и банков данных; основы эргономики, со­циальной психологии, социологии, документообразование; отечес­твенный и зарубежный опыт в области документационного обеспе­чения управления; основы экономики, организации труда и управления, законодательство о труде, правила внутреннего трудо­вого распорядка, правила и нормы охраны труда.

Требования к квалификации. Документовед I категории: высшее про­фессиональное образование и стаж работы в должности документове-да II категории не менее 3 лет. Документовед II категории: высшее профессиональное образование и стаж работы в должности докумен-товеда не менее 3 лет. Документовед: высшее профессиональное обра­зование без предъявления требований к стажу работы.

5.8.5. Инструкция по документационному обеспечению управления

Инструкция — это правовой акт, издаваемый органом государ­ственного управления (или утверждаемый его руководителем) в целях установления правил, регламентирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные спе­циальные стороны деятельности учреждений, организаций, пред­приятий (их подразделений и служб), должностных лиц и граждан. Например:

• 
  Рабочая инструкция по проведению увлажнения кинодоку­ментов;
  
• 
  Инструкция по делопроизводству в Администрации Москов­ской области;
  
• 
  Инструкция по работе с видеофонограммами в РГАКФД;
  
• 
  Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных ор­ганах исполнительной власти;
  
• 
  Примерная инструкция по делопроизводству в органах мест­ного самоуправления Алтайского края;
  
• 
  Инструкция по делопроизводству в городской, районной тер­риториальной избирательной комиссии;
  
• 
  Инструкция о порядке отбора фотодокументов, образующих­ся в результате деятельности редакций газет и журналов, и пе­редачи их на государственное хранение.
  

Инструкция является организационным документом длитель­ного действия, поэтому в ней нет указаний на конкретных испол­нителей, а также сроков исполнения. Организации, работающие в различных отраслях производства, имеют специфические особен­ности, требующие специальной регламентации. Инструкция по документационному обеспечению управления — нормативный документ, регламентирующий организацию, правила, приемы и процессы создания документов, порядок работы с ними в конкрет­ном учреждении (группе учреждений) с учетом условий и специ­фики деятельности.

Основополагающими документами при разработке Инструкции по документационному обеспечению управления должны служить ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Управление документацией» и ГСДОУ. Государственная система документационного обеспечения управ­ления включает общие правила ведения делопроизводства на тер­ритории Российской Федерации. Структура инструкции может иметь вид, аналогичный структуре ГСДОУ:

1. 
   Основные положения.
   
2. 
   Документирование управленческих документов.
   

1. 
   Состав управленческих документов.
   
2. 
   Унификация и стандартизация управленческих докумен­тов.
   
3. 
   Оформление управленческих документов.
   
4. 
   Составление текстов управленческих документов.
   

3. Организация работы с документами.

3.1. Организация документооборота.

1. 
   Порядок обработки отправляемых документов.
   
2. 
   Передача документов внутри организации.
   
3. 
   Учет количества документов.
   

3.2. Информационно-поисковые системы (И ПС) по докумен-
там организации.

1. 
   Правила регистрации и индексации документов.
   
2. 
   Справочные картотеки, информационно-поисковые массивы на машинных носителях.
   
3. 
   Оперативное хранение документов.
   
4. 
   Оперативное хранение машиночитаемых документов.
   
5. 
   Составление номенклатуры дел.
   
6. 
   Формирование дел.
   

3.3. Контроль исполнения документов.

1. 
   Сроки исполнения.
   
2. 
   Организация контроля исполнения в условиях традици­онной обработки документов.
   

3.4. Подготовка документов к передаче в ведомственный ар-
хив.

1. 
   Экспертиза ценности документов.
   
2. 
   Оформление дел.
   
3. 
   Составление описей дел.
   

4. Механизация и автоматизация работы с документами.

1. 
   Состав комплекса средств механизации и автоматизации работы с документами.
   
2. 
   Применение средств механизации.
   

4.3. Автоматизация работы с документами.
Приложения.

Инструкции по документационному обеспечению управления делятся на:

• 
  типовые;
  
• 
  примерные;
  
• 
  индивидуальные.
  

Типовые инструкции по документационному обеспечению управления разрабатываются для подведомственных однотипных учреждений министерствами и ведомствами определенной отрас­ли народного хозяйства.

Примерная инструкция по документационному обеспечению управления составляется с учетом требований Типовой инструк­ции, но без учета особенностей конкретной организации.

Организации на основе типовой и примерной инструкции раз­рабатывают индивидуальные инструкции применительно к кон­кретным условиям деятельности данной организации.

Так как инструкция содержит много указующих моментов, ее текст должен быть особенно точным и понятным. В инструкции используются слова: «следует», «необходимо», «не допускается», «должен», «рекомендуется», «запрещается» и т.п.

Текст инструкции разбивается на разделы, пункты, подпункты. Начинается инструкция с раздела «Общие положения», в котором излагаются цели, область применения и порядок пользования инс­трукцией. Изложение текста должно вестись или от третьего лица, или в безличной форме. Например: «Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации по исполнению документа» или «За формирование дел отвечают руководители структурных подразделений».

Заголовок инструкции должен четко отражать круг вопросов, изложенных в ней, и лиц, на которых она распространяется. На­пример: Инструкция по документационному обеспечению управления, Должностная инструкция секретаря.

Многие инструкции разрабатываются на основе типовых, по­этому при разработке должностной инструкции необходимо вы­яснить, существует ли типовая инструкция поданному вопросу.

Структура текста инструкции зависит от целей создания, объема документационных работ и уровня автоматизации документаци­онного обеспечения управления. Сравним структуру текста «Ти­повой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведом­ствах Российской Федерации», «Примерной инструкции по дело­производству в органах местного самоуправления Алтайского края» и «Инструкции по документационному обеспечению управления конкретной организации» (табл. 5.4).

Представленное в табл. 5.4 сравнение наглядно показывает, что любая инструкция по документационному обеспечению управле­ния должна включать правила документирования, организацию работы с документами и порядок оперативного хранения докумен­тов.

В приложение к инструкции по документационному обеспече­нию управления, как правило, включают:

1. 
   Примерный перечень документов, не подлежащих регистра­ции в журнале входящей корреспонденции.
   
2. 
   Образец регистрационно-контрольной карточки.
   
3. 
   Журнал регистрации входящих документов.
   
4. 
   Образец углового (продольного) бланка письма.
   
5. 
   Образец углового (продольного) общего бланка.
   
6. 
   Образец углового (продольного) бланка конкретного вида документа и/или должностного лица.
   
7. 
   Образцы оформления организационных документов.
   
8. 
   Образцы оформления распорядительных документов.
   
9. 
   Образцы оформления справочно-информационных докумен­тов.
   

10. 
    Образец согласования проекта распорядительного докумен­та.
    
11. 
    Примерный перечень документов, на которых ставится круг­лая печать.
    
12. 
    Маршрутно-технологические карты движения документов в организации.
    
13. 
    Образец листа-заверителя дела.
    
14. 
    Образец обложки дела.
    

10. 
    Образец внутренней описи.
    
11. 
    Образец формы номенклатуры дел.
    
12. 
    Образец формы описи дел.
    
13. 
    Образец акта об уничтожении дел.
    

10. 
    Перечень документов, подлежащих обязательной постановке на контроль.
    

Инструкция утверждается либо непосредственно подписью ру­ководителя организации, либо приказом. В приказе дается указа­ние на срок введения инструкции, называются ответственные ис­полнители, перечисляются организационные мероприятия, необ­ходимые для введения инструкции.

При утверждении инструкции распорядительным документом ставится отметка, что она является приложением к распорядитель­ному документу.

В инструкцию по документационному обеспечению управления обычно не включаются правила работы со спецсистемами доку­ментации (конфиденциальной, бухгалтерской, финансовой, кад­ровой и др.), так как они регламентируются отдельно издаваемыми документами инструктивного характера: правилами, порядком, положениями.

5.8.6. Нормирование документационных работ службы ДОУ

Нормирование труда, установление численности сотрудников, оценка напряженности труда по отдельным видам работ произво­дится в соответствии с установленными нормами.

Важнейшими из них являются «Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспече­нию управления», включившие нормы:

• 
  на составление и ведение в течение года номенклатуры дел (до 100 дел 28 чел./ч);
  
• 
  на обработку получаемых и отправляемых документов, включая их регистрацию и доставку исполнителям (на 10 документов 0,78 и 0,80 чел./ч, соответственно);
  
• 
  на обработку телеграммы, телефонограммы, оформления командировочного удостоверения (0,11; 0,17; 0,15 чел./ч соответстве н но);
  
• 
  на работы по контролю исполнения документов (0,70 чел./ч на 10 документов);
  
• 
  на создание и ведение различных делопроизводственных картотек (от 0,15 до 0,24 чел./ч на карточку);
  
• 
  на формирование и оформление дел, классифицированных по срокам хранения (от 0,43 до 0,75 чел./ч на 1 дело);
  
• 
  на проведение экспертизы ценности, составление описей и передачу дел из подразделений на архивное хранение (1,0 и 3,2 чел./ч соответственно).
  

Значительная часть нормативов посвящена работам архива организации:

• 
  по составлению научно-справочного аппарата к архивным фондам (предисловия к описям, именные и предметно-те­матические указатели);
  
• 
  по исполнению различных запросов (тематических, соци­ально-правового характера);
  
• 
  по выдаче архивных справок;
  
• 
  по обеспечению сохранности архивных документов;
  
• 
  по техническому оформлению дел и сдаче выделенных к уничтожению дел на утилизацию.
  

Наряду с достаточно точными нормами сделана попытка нормировать и методическую работу по разработке различных делопроизводственных инструкций, рекомендаций и других мето­дических пособий, контролю за ведением делопроизводства в под­разделениях и консультированию сотрудников по делопроизвод­ственным вопросам.

Расчет численности сотрудников службы ДОУ проводится ис­ходя из плановой трудоемкости работ, выполняемых в течение года с добавлением коэффициента на организационно-техническое об­служивание рабочего места, личные потребности, отдых, включая физкультурные паузы.

Норматив численности определяет количество сотрудников, тре­бующихся для выполнения с определенным качеством всех работ, закрепленных за данным подразделением при существующих ор­ганизационно-технических условиях.

Например, расчет численности машинисток (Ч ) производится по формуле:

Ч_М = А/Т«,

где А — годовой объем работ в машинописных страницах; Т — действенный годовой фонд времени, ч; п — норма выра­ботки продукции, ч. Необходимое количество секретарей (Ч_с) устанавливают, исхо­дя из объема документооборота за год и расчетных норм выработ­ки на выполнение документационных операций:

Ч_с = Н_вр0К/(Т(1-й)),

где Н_вр — средняя норма времени на обработку одного докумен­та (0,67 ч); О — количество корреспонденции за год (доку­ментооборот); К — коэффициент изменения трудоемкости работы; Т — годовой номинальный фонд рабочего времени; а — коэффициент неявок на работу (0,3).

Нормативная часть дополнена рекомендациями по организации труда, содержанию каждой из выделенных работ, типовому обору­дованию рабочего места экспедиторов, делопроизводителей, сек­ретарей, архивариусов.

Имеются нормативы на создание конкретных документов, име­ющих типовое содержание, например: сопроводительное письмо к договору (0,055 ч), спецификация для заключения договора на поставку продукции (0,053 ч), товарно-транспортная накладная (0,044 ч на одну номенклатурную единицу) и т.д., сгруппированные в «Типовые нормы времени на подготовку и оформление докумен­тов по снабжению и сбыту продукции».

С 1989 г. введены в действие «Типовые нормы времени на пе­ревод и переработку научно-технической литературы и докумен­тов», включая полный, сокращенный и выборочный письменный перевод с западноевропейских языков на русский и наоборот. Так­же введены нормы перевода с русского на государственные языки стран СНГ и с них на русский.

В добавление к «Единым нормам времени (выработки) на машинописные работы» добавлена работа с микрофильмами и микрофишами, требующая использования считывающей аппара­туры и вдвое увеличивающая трудоемкость. Имеются и другие нор­мативы работы с документами.

В рекомендациях по организации труда обязательно приводят­ся организационно-технические условия труда делопроизводствен­ного персонала: освещенность рабочей поверхности при люминес­центном освещении должна составлять 500 люкс; при лампах на­каливания — 300 люкс; температура воздуха — 18—20°С (что явно недостаточно при сидячей работе); относительная влажность — 40—60%; уровень шума — менее 50 дБ; площадь одного рабочего места — 4 кв. м.