Документационное обеспечение (Лекции). Лекция 1 основные понятия управления документами
 Скачать 1.66 Mb.
|
|
6.5. ОПЕРАТИВНОЕ ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ И ДЕЛ Во время создания, согласования и использования документов они хранятся в папках исполнителей в неподшитом виде. Для их систематизации удобно применять прозрачные пластиковые пакеты с системой крепления в папки — «файлы». Электронные документы (документы в цифровой форме) в этот период хранятся в долговременной памяти вычислительной системы офиса или на съемных носителях (дискетах, флеш-картах и др.). Структура папок и файлов, независимо от используемого носителя, для предотвращения путаницы должна соответствовать структуре заголовков в номенклатуре дел. Допустимо не использовать длинные заголовки, а ограничиться индексами номенклатуры дел. Поскольку документы хранятся не один год, целесообразно к индексу электронной папки добавлять обозначение года, например: 32-08\2006. Хранение уже исполненных и копий отправленных документов осуществляется в большинстве случаев в подшитом виде в папках-скоросшивателях различных конструкций, регламентация касается только правил оформления обложек этих папок. Хранение чертежей, других документов, подшивка которых может уничтожить часть текста или испортить сам носитель, например почетные дипломы, целесообразно хранить в неподшитом виде в специальных (с клапанами и завязками) папках, обеспечивающих их сохранность, и коробках. Хранение документов в цифровой форме (электронных версий) целесообразно осуществлять на съемных носителях в специально для них предназначенных упаковках, например коробках для С/)-дисков, поскольку в настоящее время этот носитель наиболее технологичен для записи и хранения документов. При заведении дела оформляется обложка папки или специальный бланк, который наклеивается на обложку дела. Оформление лицевых вкладышей к коробкам, в которые помещают С/)-диски, аналогично обложкам папок для бумажных документов. На обложке (рис. 6.4) указываются: полностью в именительном падеже наименование организации и структурного подразделения, в котором заводится дело (единица хранения); индекс дела по номенклатуре дел; при заведении следующего тома дела на первом и последующих томах указывается его номер; заголовок дела, который полностью переносится из номенклатуры дел, так же как и сведения о сроке хранения дела. Допускается позднее вносить сведения о дате заведения дела, так как эта дата должна совпадать с хронологически первой датой документов, из которых сформировано дело. Для дополнительного учета единиц хранения с техническими носителями: фото-, кино-, магнитными пленками, различными кассетами, компьютерными CD- и /)К/)-дисками следует ввести учет самих носителей информации. За основу может быть взята карточка из ранее действовавших методических указаний по хранению документов на машинных носителях (РД 50-524-84 Методические указания. Порядок хране- Наименование организации Структурное подразделение ДЕЛО № единицы хранения (том) № Заголовок дела (дата единицы хранения) На Мбайт Хранить лет Рис. 6.4. Образец обложки футляра магнитного носителя (размер 125 х 120 мм) ния документов на машинных носителях) или разработана и утверждена руководством организации собственная учетная форма (рис. 6.5). Для оперативного (текущего) хранения дел используют разнообразные средства хранения, от традиционных канцелярских деревянных и металлических полок, шкафов, сейфов до специальных элеваторных картотек. Дела (и единицы хранения) располагаются в них в соответствии с номенклатурой дел. Там же, например, на внутренних поверхностях дверей, для быстрого поиска закрепляют и соответствующий раздел номенклатуры дел. Отдельные документы, уже подшитые в дела, как правило, из них не изымаются, за исключением оговоренных законодательно случаев, предпочтительнее изготовление копий и их заверение (при необходимости). В то же время дела, находящиеся на оперативном хранении, часто выдаются во временное пользование сотрудникам И структурным подразделениям для текущей работы. В этом случае служба ДОУ должна вести учет дел, выданных во временное пользование как вовне, так и внутри организации, и следить за их своевременным и полным возвращением. Для контроля за выдачей дел сотрудникам используются карточки, в которых сначала за каждое дело отдельно расписывается сотрудник структурного подразделе  ния, а при их возвращении специалист службы ДОУ в том, что дела возвращены и претензий к пользователю нет (рис. 6.6). При большом объеме выдачи отдельные карточки могут заво- диться в целом на структурное подразделение или на отдельные, часто используемые дела. В карточку в таком случае необходимо добавить информацию: «наименование структурного подразделе- ния » и «заголовок дела ». Одинаковые карточки использу- ются и для учета выдачи дел на руки в структурных подразделениях. Традиционно срок работы сотрудника с делом не превышает 10 дней. Выдача подлинных документов и целиком дела в сторон- ние организации осуществляется в исключительных случаях (на- пример, следственным органам) и только по письменному распо- ряжению руководителя организации. Выдача оформляется в соот- ветствии с архивными правилами. По истечении месяца документы должны быть, как правило, возвращены или переоформлен акт их выдачи во временное пользование. При утере дела (дел) сотрудники должны принять все меры к поиску пропавших документов. Если дело не будет найдено, руководство организации должно провести служебное расследование, потребовать от виновных письменных объяснений, принять меры к возмещению утраты. Завершение поиска оформляется актом, составляемым по единой с государственными архивами форме.
 6.6. ОФОРМЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ И ДЕЛ К ДЛИТЕЛЬНОМУ И ПОСТОЯННОМУ ХРАНЕНИЮ Для документов длительных и постоянных сроков хранения более целесообразно использовать папки с мягкой системой крепления (со шнурками). Документы пробиваются дыроколом, через пробитые отверстия пропускаются шнурки, которые завязываются снизу подшитых документов. Это дает возможность группировать документы вдело в прямой хронологической последовательности. Документы, хранящиеся в подобных папках, сдаются в ведомственный архив в том виде, как они сформировались в делопроизводстве. Оформление дел, сдаваемых сотрудниками для хранения в текущей работе организации, действует без изменений много лет и подробно изложено в Основных правилах работы архивов организаций. На обложку каждого дела, подлежащего хранению в архиве офиса, следует вынести следующие сведения:
Часть элементов описания дела обозначается на обложке работником службы ДОУ (секретарем) при заведении дела. Все сведения — количество листов, крайние даты, уточненный заголовок дела и наименование подразделения — выносятся на обложку после завершения дела в процессе его обработки. Индекс дела проставляется в соответствии с номенклатурой дел и первоначально является адресом хранения дела, а позднее одним из его поисковых признаков. Дела временного, до 10 лет включительно, срока хранения могут оформляться только частично. Так, они могут продолжать храниться в папках с любым типом и материалом крепления, в них может не проводиться пересистематизация документов внутри дел, листы можно не нумеровать, а заверительные записи не составлять. Завершенные дела, выполненные проекты, исполненные документы постоянного и долговременного, свыше 10 лет, хранения (по личному составу), а также дела, содержащие конфиденциальные документы, подлежат обязательному дополнительному оформлению и описанию в учетных формах в соответствии с установленными требованиями. При этом ставятся следующие основные задачи:
Документы постоянного хранения, составляющие дело, подшиваются на 4 прокола в твердую, установленную государственным стандартам обложку (ГОСТ 17914- 72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры и технические требования»). Для дел, не подлежащих постоянному хранению, допускается применение переплетных работ. Особо ценные документы во избежание их физической порчи целесообразно (и разрешается) хранить в закрытых твердых папках с тремя клапанами и в специальных картонных футлярах. Поскольку на хранение документы передаются на тех носителях, на которых они разработаны — бумажных стандартного А5 — A3 формата и крупноформатных, пленочных, магнитных и других,—для каждого носителя применяется свой вариант упаковки. Однако большинство документов, имеющих постоянный или длительный срок хранения, оформляется на бумаге стандартных форматов. При обработке документов постоянного и длительного хранения все металлические скрепления во избежание появления ржавчины обязательно удаляются. Личные документы (трудовые книжки, дипломы, удостоверения и т.д.), фотографии и другие документы, неудобные для подшивки (плотный носитель, отсутствие полей), вкладываются в заранее вшитые вдело чистые конверты. Внутренние описи. В конце дела подшивается специальный бланк или чистый лист формата А4 для заверительной записки, а в начале дела — перед собственно документами — листы внутренней описи документов дела, если она для данного дела необходима. Внутренние описи необходимы в том случае, если заголовки дел не раскрывают конкретного содержания документов, например: «Приказы по основной деятельности». А также для специфичной документации — личные, судебные и следственные дела, дела о присуждении ученых степеней и присвоении ученых званий и т.д. Внутренняя опись должна содержать сведения о порядковых номерах документов в данной единице хранения (описываемом деле), их делопроизводственных индексах, датах создания, заголовках и номерах листов по внутренней нумерации дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи, имеющей форму таблицы, составляется итоговая запись об общем количестве включенных в нее докумен- 7.3. Автоматизированные системы документационного обеспечения управления 260
Приложение 283 Инструкция по использованию тестовой программы TGTester 283 Библиографический список 289
ГЛАВА6 СИСТЕМАТИЗАЦИЯ И ОРГАНИЗАЦИЯ ОПЕРАТИВНОГО ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ 214
сроков их хранения 231
ГЛАВА7 АВТОМАТИЗИРОВАННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ... 248
| |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||