Документационное обеспечение (Лекции). Лекция 1 основные понятия управления документами

• Название: Лекция 1 основные понятия управления документами
• Анкор: Документационное обеспечение (Лекции).doc
• Дата: 28.01.2017
• Размер: 1.66 Mb.
• Имя файла: Документационное обеспечение (Лекции).doc
• Тип: Лекция; #507
• Категория: Юриспруденция. Право
• страница: 27 из 28

7.3.4. Основные характеристики АСДОУ

К внедрению автоматизированных систем документационного обеспечения управления каждую отдельную организацию побуж­дают различные причины, но общей целью является, как правило, повышение уровня эффективности управления. При анализе тех или иных АСДОУ нужно оценивать следующее:

• 
  учитывает ли система технологии ведения делопроизвод­ства и документооборота, принятые на предприятии;
  
• 
  поддерживает ли оборот документов, представленных как в бумажной, так и в электронной форме;
  
• 
  обладает ли достаточной функциональной полнотой;
  

• имеет ли приемлемые эксплуатационные характеристики. Конечно, необходимо учитывать затраты на приобретение и

эксплуатацию АСДОУ, а также оценивать ожидаемый экономиче­ский эффект от автоматизации документационного обеспечения управления.

Не следует забывать о последующем сопровождении системы и перспективах ее развития. Здесь надо обратить самое пристальное внимание на фирму — разработчика системы: принципы функционирования системы, лучше освоят необходи­мые действия, будут эффективно использовать ее по назначению. В результате выполнения шестого этапа составляются:

• 
  план разработки системы, включающий перечень задач, от­ветственность и сроки их исполнения;
  
• 
  техническое задание на создание системы;
  
• 
  план внедрения системы;
  
• 
  диаграммы, отражающие архитектуру и компоненты систе­мы;
  
• 
  примерные планы обучения и контроля обучения и др.
  

В Российской Федерации эти процессы регулирует Техническое задание на создание (развитие или модернизацию) системы, а по­рядок его разработки, согласования и утверждения устанавливает стандарт ГОСТ 34.602-89.

Внедрение системы. На седьмом этапе реализуется план внедре­ния системы, разработанный на предыдущем этапе и определя­ющий, как должны согласовываться различные компоненты сис­темы управления документами (технологии, процессы, процедуры и персонал).

После завершения этого этапа должна быть получена усовер­шенствованная организация управления документами, обеспечи­вающая: минимальные изменения в деловой деятельности, соот­ветствие требованиям в области управления качеством, получение выгоды от долгосрочных инвестиций, сделанных на предыдущих шести этапах.

Документация, создаваемая по завершении этого этапа, должна включать:

• 
  подробный план проекта, описывающий выбранную стра­тегию управления документами;
  
• 
  документально зафиксированные основные организацион­ные положения, процедуры и стандарты управления доку­ментами;
  
• 
  учебные материалы, необходимые для подготовки или пе­реподготовки персонала для работы в условиях функцио­нирования системы управления документами;
  
• 
  отчеты по технико-экономическим и эксплуатационным характеристикам системы;
  
• 
  отчеты руководству.
  

Обследование системы после внедрения. Восьмой этап — процесс сбора информации о работе системы управления документами. Проверка системы после внедрения проводится в целях оценки ные на третьем этапе. Целью пятого этапа является определение наиболее подходящих положений, процедур, стандартов и других компонентов системы, которые организация должна принять для обеспечения процессов создания и сохранения необходимых до­кументов.

При выборе стратегии необходимо принимать во внимание та­кие факторы, как особенности функционирования организации (в том числе ее цели и история), методы управления, используемые технологии, особенности корпоративной культуры и любые другие факторы.

Когда данный этап завершается, создается основа для реализа­ции планового, системного и соответствующего установленным требованиям подхода к созданию, включению в систему, сохране­нию, использованию и обеспечению сохранности документов, что позволяет эффективно осуществить проектирование или модер­низацию системы управления документами.

Результаты этого этапа включают:

• 
  описание стратегии проектирования системы, отвечающей требованиям к документам в организации, и в то же время удовлетворяющей другие управленческие потребности:
  
• 
  материалы, отображающие соответствие стратегии уста­новленным требованиям;
  
• 
  отчет высшему руководству организации с рекомендация­ми по проектированию системы в соответствии с представ­ленной стратегией.
  

Проектирование системы. Шестой этап заключается в разработ­ке документов, закрепляющих выбранную на пятом этапе страте­гию. В них должны быть учтены требования, сформулированные и документально зафиксированные на третьем этапе, а также оп­ределены действия по устранению недостатков действующей сис­темы, выявленных на четвертом этапе. В рамках данного этапа вносятся необходимые изменения в действующие положения, про­цессы и процедуры, адаптируются или вводятся технологические решения, определяются способы эффективного осуществления изменений в управление документами в организации.

Этот этап предполагает участие специалистов в области управ­ления документами и других экспертов, совместно работающих с пользователями системы над формированием технических специ­фикаций, наилучшим образом отвечающих требованиям к доку­ментам. Это обеспечит гарантию того, что пользователи поймут

Определение состава требований к управленческим документам организации. На третьем этапе определяется состав требований к созданию, получению и сохранению данных о каждой управлен­ческой функции и виде деятельности (вплоть до отдельных опера­ций и процедур), реализуемых при помощи документов.

Прежде всего анализируются нормативно-правовые акты, ре­гулирующие работу с документами в организации. Требования к документам определяются путем анализа управленческих потреб­ностей и ответственности перед обществом. Этому способствует оценка риска, которому может подвергнуться организация, если документы не создаются или не сохраняются.

Далее определяется, как каждое требование может быть выпол­нено в рамках процессов управления документами. Требования к документам четко формулируются и документально оформляются в структурированном и удобном виде.

По завершении этого этапа могут быть созданы:

• 
  список всех источников, содержащих соответствующие для данной организации требования к документам;
  
• 
  список требований к сохранению документов.
  

В результате подготавливается отчет об оценке риска, отража­ющий правовые и иные последствия, которые могут возникнуть в случае, если документы не были бы созданы и сохранены.

На данном этапе также происходит отбор видов документов, наилучшим образом соответствующих каждому компоненту управ­ленческой деятельности (функции, виду деятельности или опера­ции).

Оценка существующих систем управления документами и других информационных систем. Четвертый этап заключается в анализе уже существующих в организации информационных систем для оценки их эксплуатационных характеристик на предмет соответствия тре­бованиям, предъявляемым к документам. Такая оценка обеспечи­вает основу для разработки новых систем или модернизации суще­ствующих систем в целях удовлетворения определенных на преды­дущих этапах потребностей в области работы с документами.

Результаты данного этапа могут включать перечень информа­ционных систем, существующих в организации, и отчет, в котором описывается, в какой степени эти системы отвечают сформулиро­ванным на предшествующих этапах требованиям к документам.

Определение стратегии соблюдения требований к документам. При проектировании и внедрении систем необходимо учитывать требования к работе с документами и их сохранению, установлен-

• 
  предварительное обследование;
  
• 
  анализ деятельности и процессов организации;
  
• 
  определение состава требований к документам организа­ции;
  
• 
  оценка существующих систем управления документами и других информационных систем;
  
• 
  определение стратегии соблюдения требований к докумен­там;
  
• 
  проектирование системы;
  
• 
  внедрение системы;
  

• 
  обследование системы после внедрения.
  

Предварительное обследование. На этом этапе создания или мо­дернизации системы проводится предварительное обследование, в ходе которого определяются и документально фиксируются цели и сфера деятельности организации, ее организационная структура, внешняя среда ее функционирования в различных аспектах (адми­нистративная, нормативно-правовая, деловая, социальная), при­нятые в организации принципы построения документационного обеспечения. При этом выявляются основные факторы, вызыва­ющие необходимость создания и сохранения документов данной организацией.

Кроме того, на этапе предварительного обследования в общих чертах оцениваются позитивные и негативные стороны организа­ции в области управления документами. Это является основой для определения глубины проработки проекта и обоснования необхо­димости его поддержки руководством.

Анализ деятельности и процессов организации. Документы служат доказательством и источником информации о каждой функций управления и произведенных при ее реализации видах деятельно­сти. В связи с этим в рамках второго этапа создания или модерни­зации системы проводится анализ управленческой деятельности организации и определяются управленческие процессы, протека­ние которых сопровождается документами.

В результате такого анализа может быть составлено детальное описание управленческой деятельности организации в виде иерар­хической классификационной схемы, демонстрирующей управ­ленческие функции, виды деятельности и отдельные операции, сопровождающиеся документами. Кроме того, возможно создание пооперационных технологических схем управленческих процессов, отражающих моменты создания или получения документов в ходе управленческой деятельности организации.

организацией, обеспечивая учет всех требований будущего потре­бителя, в свою очередь также имеет недостатки:

• 
  создание системы сопровождается большими денежными и временными затратами;
  
• 
  модификация системы в связи с появлением новых потре­бительских свойств АСДОУ зависит от потенциала и на­дежности организации-разработчика.
  

Готовые системы АСДОУ. Предлагаемые на рынке современные автоматизированные системы документационного обеспечения управления в принципе уже обладают необходимыми потребитель­скими свойствами, требуют меньших денежных и временных затрат на внедрение и сопровождение, поэтому разработка специализиро­ванной системы под нужды конкретной организации, если к ней не предъявляются уникальные требования, выглядит весьма малопер­спективным занятием. В течение эксплуатации приобретенной сис­темы новые возможности этой АСДОУ будет предлагать ее изгото­витель, выпуская очередные версии программного продукта.

В Российской Федерации сейчас широко представлены три класса решений готовых АСДОУ.

1. 
   Системы, разработанные российскими фирмами на базе СУБД («Гран-Док» — ГНПП «Гранит-Центр», «ДЕЛО» — компа­ния «Электронные Офисные Системы», «Кодекс» — ГП «Центр компьютерных разработок», «DIRECTUM» — ООО «ДИРЕК-ТУМ», «D/5-системы» — ЗАО «Научно-технический центр ИРМ», «LanDocs» — холдинг «Ланит», «NauDoc» — ЗАО «NAU—MEN», «ОРТ/MA—WorkFlow— компания «Оптима» и т.д.).
   
2. 
   Русифицированные версии популярных западных систем («ВоситепШт 5» — компания Documentum, «DOCSОреп» — компа­ния Hummingbird, «LotusDomino/Notes» — корпорация IBM, «DocuLive» — концерн Siemensи т.д.).
   
3. 
   Системы, разработанные российскими фирмами с использо­ванием технологий LotusNotes(«БОСС—Референт» — компания «АйТи», «CompanyMedia» — компания «ИнтерТраст» и т.д.).
   

7.3.3. Порядок создания системы управления документами

Разработка автоматизированных систем документационного обеспечения управления должна осуществляться в соответствии с методологией создания систем управления документами.

Процесс проектирования и внедрения системы управления до­кументами (в том числе и автоматизированной) состоит из следу­ющих этапов:

Данная спецификация описывает типовые требования (ModelRequirements) к управлению электронными документами (Manage­mentofElectronicRecord) или требования к электронному докумен­тообороту. Спецификация фокусируется в основном на функцио­нальных требованиях к управлению электронными документами при помощи автоматизированных систем ДОУ.

Спецификация MoReqсоставлена таким образом, чтобы быть применимой как в государственном, так и в коммерческом секто­рах в организациях, которые намереваются внедрить АСДОУ или желают оценить возможности систем, уже используемых ими.

Другие тесно связанные требования, такие, как управление электронными документами (documentmanagement) и электронное управление материальными документами (в том числе бумажными документами и микрофильмами), также рассматриваются, но ме­нее детально. Например, спецификация включает основные тре­бования к управлению материальными документами; однако она не включает детальное описание функциональности, связанной с отслеживанием физического размещения документов, использо­ванием штрихового кодирования и т.д. Такие близкие темы, как оцифровка и другие средства создания электронных документов, находятся за рамками данной спецификации. Аналогично в данной спецификации не предпринимаются попытки осветить вопросы практического использования АСДОУ.

Выполнение разработки и внедрения автоматизированной сис­темы документационного обеспечения управления собственными силами обеспечивает экономию средств на покупку чужой системы и учет всех требований будущего потребителя. В то же время такая ориентация может привести к следующим недостаткам:

• 
  сотрудники, участвующие в проекте, будут надолго оторва­ны от своих прямых обязанностей из-за больших временных затрат на разработку и внедрение системы;
  
• 
  проект может быть не реализован из-за неправильно вы­бранной стратегии автоматизации, отсутствия должной квалификации разработчиков, нехватки сил для постро­ения достаточно мощной системы, ухода одного-двух веду­щих специалистов;
  
• 
  разработчикам системы в период эксплуатации придется регулярно ее модифицировать в связи с появлением новых потребительских свойств.
  

Осуществление разработки и внедрения автоматизированной системы документационного обеспечения управления сторонней

• 
  априорная, принципиально неустранимая неопределен­ность перечня данных, которые могут потребоваться для принятия управленческих решений во всех возможных си­туациях, проистекающая из сложности организационных систем, невозможности описания внутреннего состояния системы конечным перечнем данных о состоянии управля­емого объекта и окружающей среды, быстрого старения информации;
  
• 
  значительные темпы изменения управляемых процессов в организации, событий реального мира и совершенствова­ния программно-технических средств, соизмеримые со временем внедрения автоматизированной системы.
  

Требования к АСДОУ. Методология разработки и внедрения автоматизированных систем во многом была разработана в 1960— 1970-х гг. применительно к проблематике автоматизированных систем управления и актуальна в настоящее время. Но для АСДОУ имеется специфическая методологическая основа в виде типовых требований, утвержденных Европейской комиссией в октябре 2002 г. (версия 5.2.4) и переведенных на русский язык в январе 2006 г.

Этот документ получил название Спецификации MoReq.

Потребность в подробной спецификации требований к автома­тизированным системам документационного обеспечения управ­ления впервые была отчетливо обозначена на Форуме DLMв 1996 г. как одно из десяти направлений деятельности по результатам ра­боты Форума. DLM— это сокращение от французского «DonneesLisiblesparMachine* (машиночитаемые документы). DLM-дрорум действует на основе решения Совета Европы (94/С 235/03) от 17 июня 1994 г., посвященного повышению уровня кооперации в области архивов. Впоследствии организация разработки типовых требований была поручена European Commission Enterprise DCs Interchange of Data between Administrations (IDA).

В 1999 г. был проведен открытый конкурс. Работа над данной спецификацией началась в 2000 г. и закончилась в 2001 г. Разра­ботка спецификации была выполнена небольшой командой про­фессиональных консультантов из компании CornwellAffiliatespic(теперь CornwellManagementConsultantspic) при поддержке группы экспертов из разных стран. В обсуждении и согласовании специ­фикации принимали участие организации как из государственного, так и из коммерческого сектора.

щей корреспонденцией, внутренними организационно-распоря­дительными материалами, а также с сопроводительной перепиской. После завершения активного использования документов система должна поддерживать их архивное хранение или фиксировать ин­формацию об их уничтожении или передаче на государственное хранение.

7.3.2. Основные способы создания АСДОУ

Осуществить разработку и внедрение автоматизированной сис­темы документационного обеспечения управления в организациях можно одним из следующих двух способов:

1. 
   заказать в специализированной проектной фирме или выпол­нить собственными силами разработку системы, непосредственно ориентированной на предметную область организации;
   
2. 
   приобрести готовую систему из числа предлагаемых на рос­сийском рынке и настроить ее на предметную область организа­ции.
   

Главная особенность создания автоматизированных систем со­стоит в концентрации сложности на начальных этапах анализа тре­бований и проектирования спецификаций при относительно невы­сокой сложности и трудоемкости последующих этапов. Фактически здесь формируется понимание того, что должна делать будущая система, каким образом она должна функционировать, чтобы удо­влетворять предъявляемым к ней требованиям. Нечеткость и не­полнота системных требований, нерешенные вопросы и ошибки, допущенные на этапах анализа и проектирования, порождают на последующих этапах трудные, часто неразрешимые проблемы и в конечном счете приводят к неуспеху всей работы в целом.

Поэтому ответственным и необходимым в процессе создания автоматизированных систем является этап предпроектного иссле­дования организации. Основная его задача — выявление и обос­нование потребностей системы в использовании средств автома­тизации. Этап обследования определяет осуществление разработ­ки или покупки автоматизированной системы и сопровождается следующими основными проблемами:

• 
  расплывчатость формулировок, несогласованность, а по­рой и противоречивость многочисленных требований поль­зователей к создаваемой автоматизированной системе;
  
• 
  отсутствие профессиональных знаний разработчиков о предметной области автоматизируемой деятельности поль­зователей;
  

ментов в организации, уменьшения трудоемкости их обработки. В соответствии с этим разрабатываются и внедряются в практику документационного обеспечения комплексные автоматизирован­ные системы, призванные решить указанные задачи за счет обра­зования единого информационного пространства организации, дающего ее работникам средства эффективной совместной работы с документами на любом рабочем месте и в любое время.

Напомним, что документационное обеспечение управления — это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. ДОУ опреде­ляет систему принципов и правил, устанавливающих единые тре­бования к документированию, организации работы с документами и их архивного хранения в процессе осуществления управления с учетом используемых информационных технологий.

Автоматизированная система документационного обеспечения управления (АСДОУ) призвана повысить уровень эффективности управленческой деятельности организаций за счет автоматизации всего комплекса работ с документами и должна решать следующие основные задачи:

• 
  документирование (подготовка, оформление, согласова­ние, утверждение и выпуск документов);
  
• 
  обеспечение документооборота (прием, регистрация, орга­низация прохождения документов и их проектов, отправка, передача документов на архивное хранение);
  
• 
  обеспечение работы с документами в процессе осуществле­ния управленческой деятельности (контроль исполнения; учет, оперативное хранение, организация систем класси­фикации, индексирования, поиска и обработки докумен­тов; защита от несанкционированного доступа; совместное использование документов сотрудниками при соблюдении необходимого уровня контроля доступа; обеспечение про­цесса принятия решений и отчетности по документам; ин­формационное обслуживание пользователей);
  
• 
  автоматизация процедур архивирования, архивного хране­ния и уничтожения документов (выполнение правил хра­нения, обеспечение поиска и использования; осуществле­ние передачи на государственное хранение или уничтоже­ние архивных документов).
  

АСДОУ создает единое информационное пространство, предо­ставляющее управленческому персоналу средства совместной ра­боты со всеми документами организации: поступающей и исходя­


лены данные о наиболее распространенных офисных системах (сведения получены с сайтов фирм-производителей).

Все представленные в табл. 7.2 офисные программные системы работают в операционной среде Windows. Наиболее распростра­ненной системой является MicrosoftOffice, и это положение по­влияло на функциональные возможности остальных систем, кото­рые поддерживают обработку файлов, созданных в рамках MicrosoftOffice.

В операционной среде Linuxсоздано большое количество средств создания и обработки документов, но наиболее известной является офисная система OpenOffice, по своему составу и возмож­ностям аналогичная системе StarOffice.
7.3. АВТОМАТИЗИРОВАННЫЕ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ

7.3.1. Необходимость и задачи комплексной автоматизации документационного обеспечения управления

Актуальность совершенствования традиционной системы ДОУ обусловливается необходимостью повышения уровня эффектив­ности управленческой деятельности, ускорения движения доку-

• 
  система управления базой данных;
  
• 
  система управления коммуникациями. Определенное время интегрированные пакеты были широко
  

распространены и многообразны. Самыми популярными были Framework, Symphony, MSWorks, отечественный Мастер.

Но их замкнутость, невозможность расширения и подключения новых функций сузили сферу их использования. Современным примером данного подхода к интеграции различных функций ин­формационного обслуживания управленческой деятельности слу­жат личные информационные системы, объединяющие в рамках одной программы многие функции поддержки и организации ра­бочего места в офисе.

В настоящее время интеграция систем и технологий подготовки документов осуществляется исходя из концепции единой интег­рирующей среды.

Самым распространенным примером реализации такого под­хода стала операционная оболочка Windows, предшествовавшая одноименной полноценной операционной системе. Все програм­мы-приложения, предназначенные для работы в среде Windows, разрабатываются в соответствии с определенными спецификаци­ями, что позволяет стандартизировать способы обмена информа­цией между различными приложениями.

Среда Windowsпредлагает несколько технологий взаимодей­ствия различных приложений, разрешающих создавать комбини­рованные или составные управленческие документы, включающие текст, таблицы, выборки из баз данных, графические иллюстрации. Реализация интегрирующей среды основывается на следующих концепциях:

• 
  OLE (ObjectLinkingandEmbedding) 2.0, позволяющая создавать приложения, включающие в свой состав объекты, полученные из других приложений;
  
• 
  ODBC (OpenDataBaseConnectivity), обеспечивающая создание единого интерфейса доступа к различным базам данных на различных платформах;
  
• 
  MAPI (MessagingApplicationProgramInterface), обеспечивающая независимость приложений от систем связи в режиме теле­коммуникаций.
  

На основе такого подхода были разработаны офисные про­граммные системы, включающие полнофункциональные про­граммные продукты подготовки документов. В табл. 7.2 представ­и совместимые с ними) и в одинаковой операционной среде (MSDOS).

Такое положение при различных форматах хранения создавае­мых документов для разных программных продуктов делало невоз­можным совместное использование данных в процессе совместной деятельности, что зачастую приводило к серьезным негативным последствиям. Данная ситуация поставила проблему разработки и использования комплекса различных информационных техноло­гий, использующих общие данные, направленных на создание еди­ного для данного офиса информационного пространства.

Один из первых подходов решения поставленной проблемы ин­теграции систем и технологий подготовки документов был выра­ботан исходя из идеи обеспечения коммуникационной совмести­мости различных программных продуктов за счет создания специ­альных программ, осуществляющих преобразование данных из одного формата хранения в другой.

Достаточно быстро были разработаны такие программы, выпол­няющие функции преобразования данных прежде всего для про­граммных продуктов одного функционального класса (подготовка текстовых документов, разработка электронных таблиц, создание БД). Были даже созданы программные средства, осуществляющие преобразование данных из одного множества форматов в другое.

Тем не менее возможности этого подхода были ограничены как значительным количеством форматов хранения, так и закрытостью многих форматов для пользователей. Многие результаты реализа­ции этого подхода сохранились и по сей день в виде встроенных возможностей современных программ осуществлять преобразова­ния форматов при чтении или сохранении обрабатываемых фай­лов. Кроме того, были успешно осуществлены попытки создания универсальных форматов хранения данных, понятных почти для всех программ одного класса (например, форматы RTF— RichTextFormat, PDF— PortableDataFormat).

Другим, исторически более поздним, подходом к интеграции систем и технологий подготовки документов стала разработка ин­тегрированных программных пакетов.

Такие пакеты предполагают в рамках одной программы реали­зацию нескольких функций подготовки документов с установле­нием внутренних информационных связей между ними. В типовой набор функций таких интегрированных пакетов вошли:

• 
  текстовый процессор;
  
• 
  табличный процессор;
  

Теперь рассмотрим программные продукты, не упомянутые в приведенной классификации, но активно используемые в сфере ДОУ. Это коммуникационные программы и программы просмот­ра информационных материалов, размещенных в узлах глобальной сети Интернет в формате HTML(браузерах). Эти программы, как правило, интегрированы в операционные системы и командно-файловые оболочки, а также во многие из перечисленных катего­рий программного обеспечения.

Все перечисленные программные средства ориентированы на поддержку одного рабочего места управленческого работника, ос­нащенного персональным компьютером, и обеспечивают локаль­ную автоматизацию функций документационного обеспечения управления, связанных с подготовкой и обработкой отдельных до­кументов.

Комплексная автоматизация ДОУ обеспечивается автоматизи­рованными системами, охватывающими весь процесс обработки и использования всего комплекса документов организации, начи­ная с получения или создания документов и заканчивая их архив­ным хранением. Такие системы в настоящее время называются системами электронного документооборота (СЭД), системами управления документами (СУД), электронными офисными систе­мами (ЭОС) и т.п. Для определенности в дальнейшем будем назы­вать их автоматизированными системами документационного обеспечения управления.
7.2. КОМПЬЮТЕРНЫЕ СИСТЕМЫ И ТЕХНОЛОГИИ СОЗДАНИЯ ДОКУМЕНТОВ

По мере создания и распространения информационных тех­нологий, основанных на применении персональных компьютеров, все большее количество управленческих работников стало приме­нять в своей деятельности те или иные программные средства со­здания документов.

Однако на начальном этапе не уделялось особого внимания обоснованному выбору конкретных видов программного обеспе­чения. Это привело к ситуации, когда в пределах одного офиса различные сотрудники для создания документов использовали раз­личные программные средства, даже относящиеся к одной катего­рии (например, текстовые процессоры), работающие на одной и той же аппаратной платформе (персональные компьютеры IBMPC

17 - 12s7

257

в ячейках, находящихся на пересечении этих строк и столбцов, означают, что соответствующие программные средства могут быть использованы для реализации соответствующих функций.


В табл. 7.1 программные средства (это касается прежде всего прикладных программ) рассматриваются как используемые авто­номно, без учета эффекта взаимного влияния и информационного взаимодействия, а также применения возможностей операционной среды, т.е. вне тех организационных форм разработки и примене­ния программных продуктов, которые реализуются в рамках инте­грации как функций, так и средств информационного обеспечения управленческой деятельности и соответственно документацион­ного обеспечения управления.

говорах, конференциях. Для современных технологий подготовки презентаций характерно подключение к традиционным графике и тексту таких форм информации, как видео- и аудиоинформация. Это позволяет говорить о реализации гипермедиатехнологий как технологий, обеспечивающих реализацию функций представления и выдачи данных. К наиболее известным программам данного класса относятся PowerPoint2007, CorelPresentation ХЪ, LotusFreelanceGraphics, StarOfficeImpress.

Экспертные системы и системы поддержки принятия решений предназначены для реализации технологий информационного обеспечения процессов принятия управленческих решений на ос­нове применения экономико-математического моделирования и принципов искусственного интеллекта. Как таковые, они не отно­сятся к сфере собственно документационного обеспечения управ­ления. Однако, будучи непосредственно инструментом выработки и принятия управленческих решений, функционируют в соответ­ствующей среде, создаваемой технологиями документационного обеспечения управления, и могут включать компоненты вышепе­речисленных программных средств.

Системы интеллектуального проектирования и совершенствова­ния управления предназначены для использования так называемых С^^-технологий (ComputerAidSystemEngineering), ориентирован­ных на автоматизированную разработку проектных решений по созданию и совершенствованию систем организационного управ­ления. По своему назначению они относятся к инструментальным средствам и применительно к сфере документационного обеспе­чения управления используются для разработки соответствующих технологий.

Рассмотренная классификация прикладных программных средств осуществлена на основе практически сложившихся пред­ставлений о том, какими возможностями должны обладать те или иные категории программного обеспечения. Она не совпадает со структурой офисной деятельности в разрезе функций технологий документационного обеспечения управления. Таблица 7.1 дает представление о соответствии функций технологий ДОУ и возмож­ностей различных категорий программного обеспечения (для пол­ноты картины сюда включены и компоненты системного прог­раммного обеспечения, возможности которых могут быть исполь­зованы для реализации отдельных функций технологий ДОУ). В этой таблице столбцы соответствуют функциям офисных технологий, а строки — отдельным видам программного обеспечения. Крестики

Кроме того, табличные процессоры как инструментальное сред­ство могут решать задачи и других программ из упомянутых кате­горий систем обработки финансово-экономической информации. К наиболее распространенным табличным процессорам следует отнести Excel, QuattroProи Lotus1-2-3.

Системы управления базами данных (СУБД) предназначены для создания, хранения и манипулирования массивами данных боль­шого объема. По выполняемым функциям СУБД в наибольшей степени отвечают потребностям ДОУ и обеспечивают такие функ­ции, как упорядочение, хранение, поиск и выдача данных. В зави­симости от объема обрабатываемых и хранимых данных, органи­зации баз данных (централизованная или распределенная), ис­пользуемых средств формирования запросов и получения данных и других факторов для реализации конкретных технологий могут применяться различные программные комплексы из достаточно многообразного множества: IBDataBase, MicrosoftAccess, MicrosoftVisualFoxPro, Adabas, CorelParadox, DB2 UniversalDatabase, LotusApproach, FileMakerPro, Tamino, Informix, Ingress, Oracle.

Личные информационные системы предназначены для информа­ционного обслуживания рабочего места управленческого работни­ка и, по существу, выполняют функции секретаря. Они, в частно­сти, позволяют осуществлять:

• 
  планирование личного времени на различных временных уровнях с возможностью своевременного напоминания о наступлении запланированных мероприятий;
  
• 
  ведение персональных или иных картотек с возможностью автоматической выборки необходимой информации;
  
• 
  соединение по телефонным линиям с ведением журнала телефонных переговоров и выполнением функций, харак­терных для многофункциональных телефонных аппаратов;
  
• 
  ведение персональных информационных блокнотов для хранения разнообразной личной информации.
  

Личные информационные системы по своей сути и выполняе­мым функциям являются компонентом собственно технологий документационного обеспечения управления. Разработано доста­точно много таких систем (MicrosoftOutlook, CorelCENTRAL, StarOfficeSchedule), но наилучшей как по функциональности, так и по дизайну является LotusOrganizer.

Системы подготовки презентаций предназначены для квалифи­цированной подготовки графических и текстовых материалов, ис­пользуемых в целях демонстрации на презентациях, деловых пере-

Star 2000, AmiPro (WordPro), Г³; в среде Linux — Ted, Lyx, Klyx. Бо­лее простыми с точки зрения набора возможностей являются Write (WordPad), SymantecJustWrite, DocEasyWord, Лексикон.

Текстовые процессоры получили широкое распространение в тех­нологиях документационного обеспечения управления.

Настольные издательские системы представляют собой про­граммные комплексы, предназначенные для профессиональной подготовки документов на уровне, характерном для полиграфичес­кой продукции. К возможностям текстовых процессоров в них добавлены операции произвольной верстки текстовых фрагмен­тов и обработки графических материалов.

Применительно к офисной деятельности возможности настоль­ных издательских систем могут быть реализованы при подготовке материалов высокого качества исполнения для различного рода мероприятий в сфере связей с общественностью (презентации, рекламные кампании и т.п.), а также для совещаний и собраний делового характера. К системам этого класса относятся QuarkXPress, FrameMaker, PageMaker, MicrosoftPublisher, Pageplus, TeTex(послед­ний — в среде Linux).

Системы обработки финансово-экономической информации пред­назначены для обработки числовых данных, характеризующих различные производственно-экономические и финансовые явле­ния и объекты, и составления соответствующих управленческих документов и информационно-аналитических материалов. Они включают:

• 
  универсальные табличные процессоры;
  
• 
  специализированные бухгалтерские программы;
  
• 
  специализированные банковские программы (внутрибан­ковские и межбанковские расчеты);
  
• 
  специализированные программы финансово-экономиче­ского анализа и планирования.
  

Из перечисленных видов систем обработки финансово-эконо­мической информации последние три не относятся к сфере доку­ментационного обеспечения управления и связаны, скорее, с соб­ственно принятием решений и, следовательно, с функцией содер­жательной обработки данных. А вот универсальные табличные процессоры используются для подготовки различного рода таблиц в управленческих документах и выполнения самых разнообразных расчетов. Это делает их необходимыми в сфере документационно­го обеспечения управления и поэтому неотъемлемой частью прог­раммного обеспечения соответствующих технологий.

дактирования (вставка, удаление, перемещение, копирование, по­иск и замена фрагментов текста). Файлы, созданные с помощью текстовых редакторов, содержат только символы с кодами, значе­ние которых меньше 32, т.е. не содержат символы, интерпретиру­емые многими периферийными устройствами как управляющие (исключение составляют символы возврата каретки и новой стро­ки, означающие конец текстовой строки). В силу этого обстоятель­ства текстовые редакторы совместимы друг с другом, т.е. файл, подготовленный с помощью одного редактора, может быть обра­ботан другим. За достаточно длительный период применения ЭВМ для обработки текстов (последние 30—35 лет) было создано боль­шое количество программ этого класса, первоначально использу­емых для создания текстов программ на языках высокого уровня. Это и предопределило их сегодняшнее положение, когда текстовые редакторы используются не как самостоятельные программы, а как встроенные компоненты систем программирования и командно-файловых процессоров. Применение текстовых редакторов в тех­нологиях документационного обеспечения управления весьма ограничено, поскольку подготовка управленческих докумен­тов связана с выполнением довольно большого количества требо­ваний, реализация которых средствами этих программ весьма и весьма трудоемка.

Текстовые процессоры существенно расширяют возможности редакторов текста, добавляя к их возможностям реализацию опе­раций форматирования (разнообразное шрифтовое оформление, оформление абзацев и страниц, разбиение на разделы и страницы, оформление сносок и колонтитулов, формирование различных индексов и т.п.), что позволяет готовить документы, удовлетворя­ющие всем требованиям соответствующих стандартов. Такие воз­можности текстовых процессоров привели к тому, что в файлах помимо собственно содержательного текста появились управля­ющие символы и их комбинации, интерпретация которых и обе­спечивает указанное разнообразие оформления документов. Как следствие, текстовые процессоры несовместимы друг с другом, поскольку используют различные по составу и смыслу наборы уп­равляющих символов. Современные текстовые процессоры обла­дают возможностями преобразования содержимого файлов для наиболее распространенных форматов хранения, что частично снимает проблему совместимости. К текстовым процессорам с на­ибольшими возможностями подготовки текстовых документов от­носятся: вереде Windows — WinWord, WordPerfect, ChiWriter, Word ние, перемещение или переименование файлов). Сюда же входят программы работы с носителями информации (форматирование и проверка рабочей поверхности дисков, дефрагментация файлов, резервное копирование и т.п.). Несмотря на общий характер пере­численных операций, они во многом отвечают специфике боль­шинства функций технологий ДОУ, и соответствующие программы практически без изменений могут быть использованы в конкрет­ных реализациях указанных технологий.

Командно-файловые процессоры (оболочки) предназначены для организации системы взаимодействия пользователя с вычисли­тельной системой на принципах, отличных от реализуемых опера­ционной системой, с целью облегчения его работы или предостав­ления дополнительных возможностей (например, NortonCommanderили Windowsверсий до 3.11 для операционной системы MSDOS, TotalCommanderдля операционной системы Windows 95/98/2000/ ХР/Vista, MidnightCommanderи различные графические оболочки для iVvV/A'-подобной операционной системы Linux).

Применительно к документационному обеспечению управле­ния прикладные программные средства обеспечения управленче­ской деятельности традиционно классифицируются следующим образом:

• 
  системы подготовки текстовых документов;
  

• 
  системы обработки финансово-экономической информа­ции;
  

• 
  системы управления базами данных;
  
• 
  личные информационные системы;
  
• 
  системы подготовки презентаций;
  

• 
  экспертные системы и системы поддержки принятия реше­ний;
  
• 
  системы интеллектуального проектирования и совершен­ствования систем управления;
  

• 
  прочие системы.
  

Системы подготовки текстовых документов предназначены для изготовления управленческих документов и различных информа­ционных материалов текстового характера. Они включают:

• 
  текстовые редакторы;
  
• 
  текстовые процессоры;
  
• 
  настольные издательские системы.
  

Текстовые редакторы представляют собой программы, с по­мощью которых создаются и модифицируются файлы с текстом. Они позволяют выполнять над содержимым файла операции ре-

Системное программное обеспечение офисных технологий включает:

• 
  тестовые и диагностические программы;
  
• 
  антивирусные программы;
  
• 
  операционные системы;
  
• 
  программы поддержки файловой системы и обеспечения сохранности данных;
  
• 
  командно-файловые процессоры (оболочки).
  

Тестовые и диагностические программы предназначены для про­верки работоспособности отдельных узлов вычислительной систе­мы, выявления и, возможно, выдачи рекомендаций по устранению выявленных неисправностей.

Антивирусные программы предназначены для выявления и, воз­можно, устранения вирусных программ, нарушающих нормальную работу вычислительной системы. В определенной степени эти про­граммы могут быть использованы в технологиях документацион­ного обеспечения управления, реализующих функцию защиты данных.

Операционные системы являются основными системными про­граммными комплексами, выполняющими следующие функции:

• 
  тестирование работоспособности вычислительной системы и ее настройку при первоначальном включении;
  
• 
  обеспечение синхронного и эффективного взаимодействия всех аппаратных и программных компонентов вычисли­тельной системы в процессе ее функционирования;
  
• 
  обеспечение эффективного взаимодействия пользователя с вычислительной системой.
  

Операционные системы классифицируются следующим обра­зом:

1. 
   однопользовательские однозадачные системы (MS-DOS, DR-DOS);
   
2. 
   однопользовательские многозадачные системы (OS/2, Windows95/98/2000/Л7У Kw/a);
   
3. 
   многопользовательские системы (системы семейства UNIX, Linux);
   

4) сетевые операционные системы.

Программы поддержки файловой системы и обеспечения сохран­ности данных обеспечивают целостность файловых систем и вы­полнение операций с ее элементами (файлами, каталогами и т.п.), имеющих общий характер и не связанных с решением конкретных прикладных задач (например, копирование, удаление, объедине­мационных технологий они относятся к организационно-методи­ческому обеспечению.

Кроме того, в учебной и справочной литературе по-разному описывается структура программного обеспечения. Используются в различных сочетаниях такие понятия, как «общее программное обеспечение», «системное программное обеспечение», «базовое программное обеспечение», «прикладное программное обеспече­ние», «специальное программное обеспечение». При этом содер­жание данных понятий зачастую пересекается, что не дает возмож­ности четко структурировать собственно программное обеспече­ние. Поэтому необходимо сформулировать принимаемую далее структуризацию программного обеспечения технологий ДОУ. Она основывается на четко выделенных и непересекающихся по содер­жанию выполняемых соответствующими программами функциях, при этом в совокупности обеспечивается необходимая полнота всего состава программного обеспечения.

В составе программного обеспечения выделяются:

• 
  системное программное обеспечение;
  
• 
  инструментальное обеспечение разработки программ;
  
• 
  прикладное программное обеспечение.
  

Системное программное обеспечение представляет собой совокуп­ность взаимно связанных программ, которые обеспечивают функ­ционирование средств вычислительной техники как таковых, без выполнения операций по реализации конкретных функций техно­логий ДОУ.

Инструментальное обеспечение разработки программ включает различные системы программирования, с помощью которых могут разрабатываться и адаптироваться к конкретным условиям приме­нения те или иные функциональные программы для технологий ДОУ. В дальнейшем инструментальное обеспечение разработки программ рассматриваться не будет, поскольку вопросы создания программных продуктов образуют специфическую область, не вхо­дящую в сферу организации документационного обеспечения управления и соответствующих технологий, и само осуществление программистских работ, как правило, производится не в офисах, а в специализированных фирмах и организациях, а также в инди­видуальном порядке.

Прикладное программное обеспечение — это совокупность про­граммных комплексов, обеспечивающих решение конкретных за­дач при реализации тех или иных функций технологий ДОУ.