Документационное обеспечение (Лекции). Лекция 1 основные понятия управления документами
 Скачать 1.66 Mb.
|
|
1.2. НОРМАТИВНО-ПРАВОВАЯ БАЗА УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАМИ Осуществление деятельности по управлению документами должно основываться на определенной нормативно-правовой базе. Она включает различные правовые и нормативные акты, в соответствии с которыми регулируются отношения между участниками указанной деятельности и регламентируются процессы и процедуры собственно работы с документами. При управлении документами всем организациям необходимо идентифицировать нормативно-правовую базу (регулятивную среду), влияющую на их деятельность, и требования к документированию их деятельности. Нормативно-правовая база включает:
Общая характеристика нормативно-правовой базы управления документами Нормативно-правовую базу управления документами составляют как правовые акты, в основном ее регулирующие, так и отдельные положения нормативных актов, имеющих более широкую сферу действия (например, по вопросам информатизации, законотворчества, работы органов власти, деятельности коммерческих структур и т.д.). В состав нормативно-правовой базы управления документами входят:
Правовой акт — официальный письменный документ или действие, исходящие от уполномоченных органа государственной власти или местного самоуправления, должностного лица, которыми устанавливаются определенные правила поведения участников общественных отношений. Нормативный правовой акт — письменный официальный документ, принятый (изданный) правотворческим органом в пределах его компетенции и направленный на установление, изменение или отмену правовых норм. В Российской Федерации и ее субъектах нормативные правовые акты издаются в форме конституций, уставов, федеральных конституционных законов, федеральных законов, законов, кодексов, указов президентов, постановлений правительств, распоряжений глав региональных администраций (губернаторов) и др. Согласно Правилам подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации, утвержденным постановлением Правительства РФ от 13.08.1997, федеральными органами исполнительной власти нормативные правовые акты издаются в виде постановлений, приказов, распоряжений, правил, инструкций и положений. Конституция — в материальном смысле это писаный акт, совокупность актов или конституционных обычаев, которые прежде всего провозглашают и гарантируют права и свободы человека и гражданина, а равно определяют основы общественного строя, форму правления и территориального устройства, основы организации центральных и местных органов власти, их компетенцию и взаимоотношения, государственную символику и столицу; в формальном смысле представляет собой закон или группу законов, обладающих высшей юридической силой. Конституция — наивысшая правовая форма, в которой официально закрепляются ценности, институты и нормы конституционного строя, основы государственно-правового регулирования качественных общественных связей и отношений государственной власти. Правовая норма — общеобязательное государственное предписание постоянного или временного характера, рассчитанное на многократное применение. Устав — установленный государством (государствами), собственником имущества либо общественной организацией свод правил, регулирующих: а) правовой статус государственного (область, край и другие виды субъектов РФ) либо муниципального (район, город, муниципальный округ) образования — устав субъекта РФ, устав муниципального образования; б) правовой статус международной организации (например, Устав ООН, Устав СНГ, Устав Союза России и Беларуси)—в этом случае устав является формой или составной частью международного договора; в) правовой статус конкретных юридических лиц (унитарных предприятий, хозяйственных обществ и товариществ, общественных и религиозных организаций, профсоюзов и т.д.)— в этом случае устав выступает как учредительный документ; г) организация определенной сферы деятельности Вооружен- ных сил (воинские уставы) и других военизированных формиро- ваний (например, Дисциплинарный устав военизированных гор- носпасательных подразделений в транспортном строительстве). Закон — в широком смысле слова все нормативные правовые акты, любые установленные государством общеобязательные правила. В собственном юридическом смысле закон — нормативный акт, принятый в особом порядке высшим представительным органом законодательной власти либо непосредственным волеизъявлением населения (например, в порядке референдума) и регулирующий наиболее важные и устойчивые общественные отношения. Законы составляют основу правовой системы государства, ее центральную часть. Федеральный закон — нормативный правовой акт, принятый в рамках установленной законодательной процедуры Государственной Думой РФ, одобренный Советом Федерации и подписанный Президентом РФ, по вопросам исключительного ведения Российской Федерации или по вопросам совместного ведения Российской Федерации и ее субъектов, обязательный для всех, имеющий верховенство и прямое действие на всей территории Российской Федерации. Федеральный конституционный закон — федеральный закон, принятый по вопросам, предусмотренным Конституцией Российской Федерации (ч. 1 ст. 108 Конституции РФ), квалифицированным большинством голосов членов Федерального Собрания (не менее чем тремя четвертями голосов от общего числа членов Совета Федерации и не менее чем двумя третями голосов от общего числа депутатов Государственной Думы). Федеральные законы не могут противоречить федеральным конституционным законам. Конституционные законы отклонению Президентом РФ не подлежат. Кодекс (лат. codex) — в буквальном смысле «собрание законов». В современном понимании кодекс представляет собой сводный законодательный акт, в котором объединяются и систематизируются правовые нормы, регулирующие сходные, однородные общественные отношения. Подзаконный акт — правовой акт органа государственной власти, имеющий более низкую юридическую силу, чем закон. Подзаконные акты принимаются на основании и во исполнение законов. В Российской Федерации на федеральном уровне к подзаконным актам относятся Указы Президента РФ, постановления и распоряжения Правительства РФ, акты Центрального банка РФ, министерств, федеральных служб и агентств и других органов исполнительной власти, а также постановления палат Федерального Собрания, решения судов и арбитражных судов. Указ — в Российской Федерации и в ряде других государств собственное название наиболее важных актов, издаваемых главой государства (президентом). Указом, как правило, производится назначение и освобождение от должности высших должностных лиц, вводится режим чрезвычайного положения или военного положения, производится награждение орденами и медалями, присвоение высших воинских и почетных званий, оформляются решения общенормативного характера. По общему правилу указы не должны противоречить конституции и законам данного государства (в Российской Федерации — Конституции Российской Федерации, федеральным конституционным законам и федеральным законам). Постановление — правовой акт ряда органов и должностных лиц. В форме постановлений принимают акты по вопросам своего ведения Совет Федерации и Государственная Дума Федерального Собрания РФ, Правительство РФ, правительства субъектов РФ. Распоряжение — один из видов подзаконных актов (Президента РФ, Правительства РФ, министерств и ведомств и др.), акт органа власти или управления, изданный в рамках его компетенции и имеющий обязательную силу для физических и юридических лиц, которым распоряжение адресовано. Приказ — правовой документ, принимаемый правомочным на то должностным лицом (федеральным министром, начальником УВД, директором завода и т.п.) в порядке осуществления единоначалия. Правила — форма нормативного правового акта, которым устанавливаются процедурные нормы, определяющие порядок осуществления какого-либо рода деятельности, например, Правила пользования отдельными видами транспорта, Правила противопожарной безопасности. Администрация предприятий и учреждений по согласованию с профсоюзом утверждает Правила внутреннего трудового распорядка. Инструкция (от лат. instructio— наставление, устройство) — это: а) подзаконный нормативный акт, издаваемый министерствами, другими центральными и местными органами государственного управления в пределах их компетенции на основании и во исполнение законов, указов, постановлений и распоряжений Правительства РФ и актов вышестоящих органов государственного управления; б) собрание правил, регламентирующих производственно-техническую деятельность. Положение — это: а) нормативный акт, определяющий порядок образования, структуру, функции, компетенцию, обязанности и организацию работы государственногооргана; б) нормативный акт, устанавливающий права, обязанности, формы, порядок деятельности, ответственность организаций, их должностных лиц и структурных подразделений. Указание — правовой акт, издаваемый органом управления преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов данного органа и вышестоящих органов управления. Регламент — правовой акт, определяющий порядок деятельности управленческого персонала, коллегиального или совещательного органа власти. Стандарт — нормативный документ, содержащий комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации Правовая база управления документами Нормы права (предписывающие, обязывающие, запрещающие и иные), регламентирующие сферу управления документами, являются частью информационного права — системы охраняемых силой государства социальных норм и отношений, возникающих при осуществлении процессов сбора, накопления, регистрации, передачи, хранения, копирования, упорядочивания, поиска, представления, выдачи и защиты документной информации. Информационные ресурсы (данные на различных носителях) и в их составе документы являются объектами отношений физических, юридических лиц, государства и защищаются законом наряду с другими ресурсами. Информационное законодательство имеет следующую структуру:
Статья 24
5. Гарантируется свобода массовой информации. Цензура запрещается. Статья 44
• Федеральный закон от 27.06.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». Законодательство, акты которого включают отдельные информационно-правовые нормы, определяется законами, регулирующими информационные отношения субъектов в сферах создания и использования отдельных видов информационных продуктов или в отдельных составляющих информационной деятельности, и совокупностью кодексов. Подавляющее большинство этих законов содержат нормы, регулирующие состав отчетных и контрольных документов и сроки их представления в соответствующие органы власти по тем или иным областям деятельности. Эти нормы должны учитываться при организации управления документами в конкретных сферах деятельности. Стандарты в управлении документами Создание документов осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию документационного обеспечения, стандартизацию документов, безопасность Российской Федерации. Существенную часть при установлении указанного порядка занимают требования к оформлению документов, которые могут носить как универсальный характер, так и иметь весьма ограниченное действие и относиться только к отдельным видам документов, их формам, бланкам, реквизитам. Многие процедуры, реализуемые в рамках управления документами, должны осуществляться в соответствии с единообразными требованиями, устанавливаемыми государственными и международными стандартами. Правила оформления документов закрепляются в стандартах и других нормативных документах по стандартизации. Стандартизация в области документации решает задачи технической и информационной совместимости носителей информации и технологий ее обработки. Правовые основы стандартизации Правовые основы стандартизации в Российской Федерации устанавливают Федеральный закон от 27.12.2002 № 184-ФЗ «О техническом регулировании», а также государственные стандарты системы «Стандартизация в Российской Федерации». К ним относятся следующие. ГОСТ Р 1.0-2004 «Стандартизация в Российской Федерации. Основные положения». Устанавливает общие правила формирования, ведения и применения положений системы стандартизации в Российской Федерации. Положения основополагающих стандартов системы стандартизации в Российской Федерации разработаны для применения федеральными органами исполнительной власти, субъектами хозяйственной деятельности, техническими комитетами по стандартизации, общественными объединениями и заинтересованными лицами. ГОСТ Р 1.1-2005 «Стандартизация в Российской Федерации. Технические комитеты по стандартизации. Порядок создания и деятельности». Устанавливает порядок организации и основные функции технических комитетов по стандартизации (ТК), требования к секретариату, председателю, ответственному секретарю и членам ТК, порядок регистрации и контроля деятельности ТК национальным органом по стандартизации. ГОСТ Р 1.2-2004 «Стандартизация в Российской Федерации. Стандарты национальные Российской Федерации. Правила разработки, утверждения, обновления и отмены». Устанавливает правила разработки и утверждения национальных стандартов Российской Федерации, проведения работ по их обновлению (путем внесения изменений, поправок или пересмотра), а также правила осуществления отмены действующих стандартов. ГОСТ Р 1.4-2004 «Стандартизация в Российской Федерации. Стандарты организаций. Общие положения». Устанавливает объекты стандартизации и общие положения при разработке и применении стандартов организаций. Его положения предназначены для применения организациями, расположенными на территории Российской Федерации, в том числе коммерческими, общественными, научными организациями, саморегулируемыми организациями, объединениями юридических лиц, а также техническими комитетами по стандартизации, организующими проведение экспертизы стандартов организаций согласно ст. 17 Федерального закона «О техническом регулировании». ГОСТ Р 1.5-2004 «Стандартизация в Российской Федерации. Стандарты национальные Российской Федерации. Правила построения, изложения, оформления и обозначения». Устанавливает правила построения, изложения, оформления и обозначения национальных стандартов Российской Федерации, общие требования к их содержанию, а также правила оформления и изложения изменений к национальным стандартам Российской Федерации. Данный стандарт не распространяется на действующие национальные стандарты Российской Федерации, которые были утверждены (приняты) до введения его в действие. Их приведение в соответствие с требованиями настоящего стандарта осуществляют при очередном пересмотре указанных стандартов, а в обоснованных случаях — при разработке очередных изменений к ним. ГОСТ Р 1.6-2005 «Стандартизация в Российской Федерации. Проекты стандартов. Организация проведения экспертизы». Устанавливает виды экспертизы проекта стандарта или изменения к стандарту, правила организации и проведения экспертизы проекта стандарта, а также основные требования к экспертам по стандартизации. Данный стандарт распространяется на экспертизу проектов национальных стандартов Российской Федерации, межгосударственных стандартов, разработчиком которых является Российская Федерация, стандартов организаций. ГОСТ Р 1.8-2004 «Стандартизация в Российской Федерации. Стандарты межгосударственные. Правила проведения в Российской Федерации работ по разработке, применению, обновлению и прекращению применения». Устанавливает правила проведения работ, осуществляемых в Российской Федерации по разработке, применению, обновлению межгосударственных стандартов (путем внесения в них изменений или пересмотра), а также правила рассмотрения проектов межгосударственных стандартов, разрабатываемых в других странах, и правила прекращения применения межгосударственных стандартов в Российской Федерации. ГОСТ Р 1.9-2004 «Стандартизация в Российской Федерации. Знак соответствия национальным стандартам Российской Федерации. Изображение. Порядок применения». Распространяется на субъекты хозяйственной деятельности (юридические лица и (или) индивидуальные предприниматели), производящие продукцию (оказывающие услуги), осуществившие в инициативном порядке добровольное подтверждение соответствия продукции и (или) услуг требованиям национальных стандартов Российской Федерации и заявившие о своем намерении применять на добровольной основе знак соответствия национальным стандартам Российской Федерации; субъекты хозяйственной деятельности и организации, заключившие договоры (контракты) на поставку продукции, маркированной знаком соответствия национальным стандартам; органы сертификации и испытательные лаборатории, осуществляющие подтверждение соответствия продукции требованиям национальных стандартов в форме добровольной сертификации; организации, осуществляющие выдачу разрешения на право применения знака соответствия национальным стандартам, ведение реестра продукции, маркированной знаком соответствия национальным стандартам, и инспекционный контроль за его использованием. ГОСТ Р 1.10-2004 «Стандартизация в Российской Федерации. Правила стандартизации и рекомендации по стандартизации. Порядок разработки, утверждения, изменения, пересмотра и отмены». Устанавливает порядок разработки, утверждения изменения, пересмотра и отмены правил стандартизации и рекомендаций по стандартизации. Стандарт распространяется на правила стандартизации и рекомендации по стандартизации, утверждаемые Федеральным агентством по техническому регулированию и метрологии. Данный стандарт предназначен для применения научно-исследовательскими и иными организациями, а также структурными подразделениями Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии. ГОСТ Р 1.12 «Стандартизация в Российской Федерации. Термины и определения». Устанавливает основные термины, применяемые при проведении работ по стандартизации в Российской Федерации на национальном уровне и при ссылках на национальные стандарты в других нормативных документах, а также определения этих терминов. Термины, установленные данным стандартом, также могут быть применены при проведении работ по стандартизации на уровне организаций, в том числе коммерческих, общественных, научных, саморегулируемых организаций и объединений юридических лиц. Термины, установленные этим стандартом, рекомендуется использовать в правовой, нормативной, технической и организационно-распорядительной документации, научной, учебной и справочной литературе. Если в другом действующем в Российской Федерации стандарте применены термины, отличные от терминов, которые установлены данным стандартом для тех же понятий, то их приведение в соответствие со стандартом целесообразно осуществлять при очередном обновлении (пересмотре или изменении) этого действующего стандарта. В обоснованных случаях необходимость устранения указанных противоречий может служить основанием для разработки внеочередного изменения другого действующего стандарта. ГОСТ Р 1.13-2004 «Стандартизация в Российской Федерации. Уведомления о проектах документов в области стандартизации. Общие требования». Устанавливает общие требования к оформлению уведомлений о разработке: национальных стандартов Российской Федерации; межгосударственных стандартов, разрабатываемых в Российской Федерации для применения в качестве национальных стандартов Российской Федерации; изменений к стандартам; предложений об отмене стандартов. Управление стандартизацией в стране осуществляет национальный орган Российской Федерации по стандартизации (в настоящее время это Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии). Основными нормативными документами в области стандартизации в соответствии с Федеральным законом «О техническом регулировании» являются технические регламенты и стандарты. Технический регламент — документ, который принят международным договором Российской Федерации, ратифицированным в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, или федеральным законом, или указом Президента РФ, или постановлением Правительства РФ, и устанавливает обязательные для применения и исполнения требования к объектам технического регулирования (продукции, в том числе зданиям, строениям и сооружениям, процессам производства, эксплуатации, хранения, перевозки, реализации и утилизации). Технические регламенты принимаются в целях:
Технические регламенты подразделяются на общие и специальные. Общие технические регламенты принимаются по вопросам:
Специальные технические регламенты устанавливают требования только к тем отдельным видам продукции, процессам производства, эксплуатации, хранения, перевозки, реализации и утилизации, в отношении которых цели, определенные Федеральным законом «О техническом регулировании» для принятия технических регламентов, не обеспечиваются требованиями общих технических регламентов. Технический регламент принимается федеральным законом в установленном порядке. Стандарт — документ, в котором в целях добровольного многократного использования устанавливаются характеристики продукции, правила осуществления и характеристики процессов производства, эксплуатации, хранения, перевозки, реализации и утилизации, выполнения работ или оказания услуг. Стандарт также может содержать требования к терминологии, символике, упаковке, маркировке или этикеткам и правилам их нанесения. К документам в области стандартизации относятся:
Стандарты в области управления документами. В числе стандартов следует отметить следующие, имеющие отношение к управлению документами: ГОСТ Р 34.10-94 «Информационная технология. Криптографическая защита информации. Процедуры выработки и проверки электронной цифровой подписи на базе асимметричного криптографического алгоритма»; ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»; ГОСТ 7.59-2003 «СИБИД. Индексирование документов. Общие требования к систематизации и предметизации»; ГОСТ Р 33.505-2003 «Единый Российский страховой фонд документации. Порядок создания страхового фонда документации, являющейся национальным научным, культурным и историческим наследием»; ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»; ГОСТ 6.10.4-84 «Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения»; ГОСТ 6.20.1-90 (ИСО 9735-88) «Электронный обмен данными в управлении, торговле и на транспорте (ЭДИФАКТ). Синтаксические правила»; ГОСТ 6.10.3-83 «Запись информации унифицированных документов в коммуникативном формате»; ГОСТ 28388-89 «Документы на магнитных носителях данных. Порядок выполнения и обращения»; ГОСТ 6.01.1-87 «Единая система классификации и кодирования технико-экономической информации. Основные положения»; ГОСТ 6.10.5-87 «Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца»; ГОСТ 6.10.6-87 (СТ СЭВ 5559-86) «Единая система внешнеторговой документации. Формуляр-образец»; ГОСТ 9327-60 «Бумага. Потребительские форматы»; ГОСТ 7.65-92 «СИБИД. Кинодокументы, фотодокументы и документы на микрофильмах. Общие требования к архивному хранению»; ГОСТ 7.68-95 «СИБИД. Фоно- и видеодокументы. Общие технические требования к архивному хранению»; ГОСТ 7.69-95 «СИБИД. Аудиовизуальные документы. Основные термины и определения»; ГОСТ 17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры и технические требования»; ГОСТ 28374-89 «Носители магнитной записи. Упаковка, маркировка, транспортировка и хранение»; ГОСТ 13699-91 «Запись и воспроизведение информации. Термины и определения»; ГОСТ 13.1.105-91 (СТСЭВ 5052-85) «Репрография. Микрография. Микрофиши. Типы»; ГОСТ 17586-80 «Бумага. Термины и определения»; ГОСТ 18510-87 «Бумага писчая. Технические условия»; ГОСТ 7.50-90 «СИБИД. Консервация документов»; ГОСТ 15971-90 «Системы обработки информации. Термины и определения»; ГОСТ 13.1.101-93 «Микрофильм документа на правах подлинника. Порядок изготовления, учета, хранения и применения»; ГОСТ 55.6-85 «Документы на бумажных носителях. Правила государственного хранения. Технические требования»; ГОСТ 7.48-90 «Консервация документов. Основные термины и определения»; ГОСТ 28162-89 «Средства для нанесения защитных покрытий на документы. Общие технические требования»; ГОСТ 13.1.107-86 «Репрография. Микрография. Микроформы архивных документов. Общие технические условия»; ГОСТ 28388-89 «Документы на магнитных носителях данных. Порядок выполнения и обращения»; ГОСТ 7.1-84 «Библиографическое описание документа. Общие требования и правила составления»; ГОСТ Р ИСО 15489.1-2007 «СИБИД. Управление документами. Общие требования». Классификаторы и унифицированные системы документации Существенными компонентами нормативно-методического обеспечения управления документами во многих сферах экономической и управленческой деятельности (статистика, финансовая деятельность, банковское дело, бухгалтерский учет, таможенное дело, транспорт, торговля, внешнеэкономическая деятельность) являются классификаторы технико-экономической и социальной информации, а также унифицированные формы документов. Методологические и организационные основы проведения работ по классификации и кодированию информации, унификации документации установлены в нормативах Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации (ЕСКК) и унифицированных систем документации (УСД). Единая система классификации и кодирования состоит из общероссийских классификаторов, средств их ведения, нормативных и методических документов. Классификаторы технико-экономической и социальной информации являются нормативными документами, включающими систематизированный свод наименований и кодов классификационных группировок и (или) объектов классификации. В соответствии с областью применения классифицируемых объектов они подразделяются на:
Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации:
Унифицированные системы документации состоят из совокупности взаимоувязанных общероссийских унифицированных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности, средств их ведения, нормативных и методических документов по их разработке, ведению и применению. Одной из унифицированных систем документации является Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД). Унифицированная форма документа (УФД) — совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации. УФД подразделяются на общероссийские, отраслевые и унифицированные формы документов предприятия. Требования к УСД изложены в специальной серии стандартов и других документах по стандартизации (ГОСТ 6.10.3-83; ГОСТ 6.10.4-84; ГОСТ 6.10.5-87; ГОСТ 6.10.6-87; ГОСТ 6.10.7-90; ГОСТ Р 6.30-97; ПР 50-733-93 и др.). Общероссийские УСД.
Международные стандарты. Применение международного, регионального (межгосударственного) или национального, стандарта другой страны осуществляется путем полного или частичного включения его содержания в отечественный нормативный документ по стандартизации. Международное сотрудничество по вопросам стандартизации в области документации, классификации и кодирования информации, унификации документов осуществляется национальными службами стандартизации в рамках Международной организации по стандартизации {InternationalOrganizationforStandardization — ISO), образованной в 1947 г. и объединяющей в настоящее время национальные органы по стандартизации 157 государств. ISOтрактует понятие «стандарт» как технические условия или другой документ, рассчитанный на специалистов соответствующего профиля, совместно разработанный, согласованный или одобренный всеми заинтересованными сторонами, основанный на совокупности научных, технологических и практических результатов, способствующий получению всеобщих оптимальных преимуществ, утвержденный компетентным национальным, региональным или международным органом (стандарт ISO5127-2:1983). Терминологию в области документации на международном уровне регламентируют стандарты ISOсерии «Документация и информация» (стандарты ISO5127-1:1983, ISO5127-2:1983, ISO5127-3:1988 и др.). Стандартами ISOопределены общие правила подготовки и оформления документов, в том числе установлены:
Представление дат и времени в документах осуществляется в соответствии со стандартом ISO8601:1988. Конверты для корреспонденции установлены стандартом ISO269:1985. Адрес на конвертах и письмах пишется с соблюдением положений стандарта /5011180:1993. Различия в правилах оформления документов, установленных стандартами ISOи российскими стандартами, касаются: требований к проектированию бланков; состава реквизитов; написания реквизитов (лексика, оформление, пунктуация); расположения реквизитов на бланке. Так, в российском стандарте (ГОСТ Р 6.30-2003) приводятся требования к размещению и оформлению 30 реквизитов, в стандартах ISOопределены правила размещения на документе лишь трех полей (зон): для сведений об отправителе документа (Issuerfield); ссылок (Referencefield); адреса (Addressfield). Стандарты ISOпредусматривают, что дополнительные сведения об адресанте документа (почтовый адрес, телефон, телекс, телеграфный адрес и т.д.), которые нельзя поместить в соответствующем поле в верхней части бланка, указывают в дополнительной зоне исходящих сведений в нижней части бланка. По ГОСТ Р 6.30-2003 эти сведения указываются только в верхней части бланка. Поле адреса стандартами ISOпредназначено для указания одного или двух адресатов. В российском стандарте предусмотрено указание на документе от одного до четырех адресатов. 1.2.4. Нормативные правовые акты межведомственного и ведомственного характера Важную часть нормативной базы управления документами в части подготовки и оформления документации составляют нормативные правовые акты межведомственного и ведомственного характера, издаваемые органами исполнительной власти федерального уровня. Наиболее полным общеотраслевым документом, регламентирующим работу с документами, остается принятая архивной службой страны в 1988 г. «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные требования к документам и службам документационного обеспечения» (ГСДОУ). ГСДОУ устанавливает единые принципы и правила документирования управленческой деятельности, а также организации работы с документами в учреждениях. Положения ГСДОУ получили развитие в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти Российской Федерации (утв. Приказом Министра культуры и массовых коммуникаций РФ от 08.11.2005 № 536). Значительную часть нормативно-методической документации по обеспечению управления документами разрабатывает и распространяет Всероссийский научно-иследовательский институт доку-ментоведения и архивного дела (ВНИИДАД). Различные ведомства и органы государственного управления также сами разрабатывают и применяют аналогичные документы, разработанные другими организациями, с учетом специфики той или иной сферы деятельности. В связи с этим следует упомянуть Межкорпоративный стандарт «Взаимодействие систем автоматизации документационного обеспечения управления» (разработка Гильдии управляющих документацией), а также «Европейские типовые требования к автоматизированным системам электронного документооборота. Спецификация MoReq» (утв. Европейской комиссией — руководящим органом Евросоюза). На основе рассмотренных правовых актов и нормативно-методических документов в организации или учреждении разрабатываются нормативные документы (положения, инструкции, методические указания и рекомендации), регламентирующие управление документами с учетом конкретных условий. Лекция 2 ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ 2.1. ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К ЮРИДИЧЕСКОЙ СИЛЕ И ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ Для обеспечения придания документам таких свойств, как аутентичность, достоверность, целостность, пригодность для использования (см. разд. 1,1.1), необходимо придерживаться определенных правил и процедур оформления документов. В действующем ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», кроме понятия «документ» дано и уточняющее понятие «официальный документ». Официальным, т.е. имеющим право на использование в организации, может считаться только документ, «созданный юридическим (учреждение или чиновник) и физическим (гражданином) лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке». Управленческий документ представляет собой сложную информационную совокупность, характеризующуюся множеством различных параметров: тип носителя, формат, правила расположения информации по полю документа, состав информационных элементов, которые называются реквизитами (подпись, оттиск печати, текст, название документа и т.д.). Каждый реквизит является законченным информационным элементом, т.е. содержит полную информацию по своей локальной теме: авторство, возможность доступа для прочтения, место хранения и т.д. Реквизиты могут быть графическими (герб, эмблема, оттиск печати), но в основном текстовыми. Текстовые реквизиты бывают простыми, состоящими из одного-двух слов или цифр (номер листа), или сложными, в свою очередь включают несколько достаточно самостоятельных частей (грифы утверждения, согласования, адресат и др.). |