Документационное обеспечение (Лекции). Лекция 1 основные понятия управления документами
 Скачать 1.66 Mb.
|
|
4.6. ВИДЫ И РАЗНОВИДНОСТИ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ Содержательное богатство и разнообразие форм деятельности при ведении бизнеса неизбежно порождает соответствующее многообразие деловых писем. С определенной долей условности все множество деловой корреспонденции можно разбить на группы так, как это представлено на рис. 4.6. Первую группу образуют деловые письма, связанные с распространением информации. Деловая деятельность предполагает распространение информации в связи с различными причинами: необходимостью передачи официальной информации (информационные письма), необходимостью информирования партнеров по бизнесу и заинтересованных сторон в проведении тех или иных мероприятий или о существенных событиях в сфере их интересов (письма-извещения, письма-приглашения, письма-уведомления, письма-сообщения), необходимостью информирования партнеров и потенциальных покупателей и потребителей о предоставляемых товарах и услугах (письма-предложения, рекламные письма). Как правило, деловые письма данной группы носят инициативный характер. Вторую группу образуют деловые письма, связанные с обращениями к тем или иным организациям, предприятиям, фирмам (в том числе и партнерам по бизнесу) в связи с выполнением тех или иных действий, оказанием услуг, приобретением товаров (письма-просьбы, письма-заявки, гарантийные письма, письма-запросы, письма-заказы). Эти письма могут носить инициативный характер либо являться следствием получения деловых писем, отнесенных к предыдущей группе. Письма, связанные с распространением информации Информационное письмо Письма, связанные с обращениями по выполнению тех или иных действий или оказанию услуг Письма-ответы Письма претензионного характера Письма, связанные с выражением внимания и участия Письмо-извещение Письмо-просьба Письмо-согласие Письмо-напоминание Письмо-поздравление Рекомендательное письмо Письмо-приглашение _ Письмо-заявка - Письмо-отказ Письмо-благодарность Сопроводительное письмо Письмо-уведомление Гарантийное письмо Письмо-требование Письмо-сообщение Письмо-подтверждение Письмо-соболезнование Письмо-предложение - Письмо-запрос Претензионное (рекламационное) письмо Рекламное письмо L Письмо-заказ Письмо-извинение Рис. 4.6. Виды и разновидности деловых писем Третью группу образуют деловые письма, являющиеся ответами на полученные предложения и просьбы (письма-согласия, письма-отказы, письма-потверждения). Четвертая группа деловых писем связана с необходимостью разрешения возникающих в процессе делового взаимодействия споров и противоречий и отражает различную степень и глубину претензий (письма-напоминания, письма-требования и рекламационные письма). В пятую группу входят письма, связанные с выражением личного участия по различным поводам. Не отражая собственно деловую деятельность, эти письма способствуют поддержанию необходимых контактов, создавая необходимую этическую и психологическую среду ведения бизнеса. Следует отметить еще два вида деловых писем, не вошедших в перечисленные группы и не образующих отдельную группу. Это сопроводительные и рекомендательные письма. 4.6.1. Информационное письмо Информационное письмо — деловое письмо, содержащее сведения официального характера. Информационные письма обычно носят типовой характер и, как правило, рассылаются органами власти и управления различных уровней подведомственным организациям или организациям, деятельности которых касается содержащейся в них информации. В информационных письмах могут буквально приводиться те или иные положения правовых документов, могут содержаться рекомендации, предложения и разъяснения по их применению в определенных ситуациях. В отдельных случаях информационные письма могут содержать приложения (собственно правовые документы, методические указания и разъяснения и т.п.). Объем информационного письма колеблется от одного абзаца до двух-трех страниц. Как правило, информационные письма подписываются руководителем рассылающей их организации. Ранее аналогом информационных писем были так называемые циркулярные письма — письма, рассылаемые группе адресатов с целью сообщения какой-либо информации обязательного характера. В настоящее время название «циркулярное письмо» не используется. Примеры информационных писем Доводим до Вашего сведения, что при подготовке должностных инструкций по должностям госслужащих следует руководствоваться Указом Президента Российской Федерации от 30.01.1996 «О квалификационных требованиях по государственным должностям федеральной государственной службы» и Рекомендациями по разработке должностных инструкций (должностных обязанностей) по должностям государственных служащих федеральных органов исполнительной власти Российской Федерации (письмо Минтруда России от 13.03.1996 № 482-ВК). Руководителям организаций Сообщаем, что Минсвязи России во исполнение постановления Правительства Российской Федерации от 05.08.1999 № 903 «О регулировании применения оборудования электросвязи на взаимоувязанной сети связи Российской Федерации» 30.12.1999 утверждена Инструкция о порядке заполнения типовых форм по предоставлению статистических данных о работе цифровых систем коммутации, находящихся в эксплуатации на взаимоувязанной сети связи Российской Федерации. Прошу Вас организовать предоставление информации о работе оборудования электросвязи конкретных типов по формам и в сроки, устанавливаемые данной Инструкцией, аналитическим центрам согласно утвержденному перечню. Инструкция о порядке заполнения типовых форм по предоставлению статистических данных о работе цифровых систем коммутации, находящихся в эксплуатации на Взаимоувязанной сети связи Российской Федерации, размещена на WEB-сервере Минсвязи России (www.ptti.gov.ru) в разделе «Документы». Направляем разъяснение о порядке применения контрольно-кассовых машин по п. 7 постановления Правительства Москвы от 18.04.2000 № 292 «Об упорядочении рыночной торговли в г. Москве». Просим довести указанное разъяснение до руководителей рынков, действующих на территории вашего округа. Приложение: на 3 л. в 1 экз. 4.6.2. Письмо-сообщение Письмо-сообщение — деловое письмо, содержащее сведения о каких-либо событиях и фактах, представляющих интерес как для автора, так и для адресата. Оно может быть послано по инициативе автора или являться ответом на соответствующие деловые письма с просьбой или запросом. Письма-сообщения имеют небольшой объем, нередко состоят из одного-двух предложений. Письмо-сообщение обычно начинается с обоснования или непосредственно с изложения сообщаемой информации с использованием одной из следующих ключевых фраз: «Доводим до Вашего сведения, что...»; «Сообщаем Вам, что...»; «Считаем необходимым поставить Вас в известность о...». При составлении писем-сообщений, являющихся ответами на просьбы или запросы, должно соблюдаться языковое соответствие: в тексте ответа следует приводить те же языковые обороты и лексику, которые использовал автор просьбы или запроса, при условии, что они корректны в языковом отношении. Примеры писем-сообщений Краткое письмо-сообщение, являющееся ответом на запрос об оценке присланных материалов По представленным на отзыв Методическим рекомендациям по проведению аттестации работников компании имеется следующее замечание: не следует проводить аттестацию работников, имеющих стаж работы в компании более 10 лет и положительные результаты предшествующих аттестаций. В остальном с проектом Методических рекомендаций согласны. Краткое письмо-сообщение, начинающееся с ключевой фразы «Сообщаем, что...» Краткое письмо-сообщение, начинающееся с ключевой фразы «Сообщаем, что...» Сообщаем, что Ваша просьба о продлении работы выставки продукции нашей компании на 3 недели в связи с высоким уровнем интереса к ней будет удов- летворена. Сообщаем, что по представленному на отзыв про- екту корпоративного стандарта по оформлению про- ектных и эксплуатационных документов на про- граммные изделия, разработанному вашей фирмой, замечаний не имеем и считаем возможным принять данный проект в качестве стандарта при совместных разработках с участием нашей компании. Инициативное письмо-сообщение Поддерживаем Ваше предложение о проведении в Новосибирске весной будущего года международной специализированной выставки «Электроника в быту». Тематика выставки представляет особый интерес для нашей компании, производящей современные бытовые приборы различного назначения. Привлечение зарубежных фирм для экспонирования своей продукции будет способствовать поиску новых партнеров для взаимовыгодного сотрудничества и в конечном итоге — внедрению передовых мировых технологий автоматизации бытового обслуживания населения. Наша компания готова оказать содействие в орга- низации и проведении указанной выставки. Информационное письмо с ключевой фразой «Доводим до Вашего сведения...» Доводим до Вашего сведения, что Научный центр информационных технологий готов принять на годичную стажировку сотрудника компании «Инфо-тех» Орлову Ольгу Александровну начиная с 05.01.2008. Письмо-сообщение с ключевой фразой «Считаем необходимым поставить Вас в известность о...» Считаем необходимым поставить Вас в известность о том, что в связи с ограниченным уровнем текущих запасов на складе готовой продукции филиала нашей компании в г. Тамбове прием заказов на копировальную технику в нашем региональном центре приостановлен до сентября 2008 г. Приносим извинения за возможные неудобства. 4.6.3. Письмо-приглашение Письмо-приглашение — деловое письмо, содержащее информацию о каком-либо проводимом мероприятии и приглашение адресату принять в нем участие. Приглашения могут размещаться как на бланке письма, так и в произвольном формате с различными элементами художественного оформления. В письмах-приглашениях, как правило, используется личное обращение к адресату: «Уважаемый...!» и ключевым глаголом является глагол «приглашаем»: «...приглашает Вас принять участие в...»; «Приглашаем Вас посетить выставку...»; «Приглашаем Вас принять участие в...». Письма-приглашения, направляемые в вышестоящие организации, органы власти и управления, известным лицам, должны подписываться руководителем организации. Они рассылаются по поч- т те или курьерской связью, но не должны передаваться по каналам электросвязи (в частности, по каналам факсимильной связи). Рассылка приглашения в копии по почте или по каналам факсимильной связи допустима в том случае, если проводимое мероприятие носит рабочий характер (совещание, заседание коллегии, комиссии или совета) либо организаторы мероприятия заинтересованы в привлечении к нему как можно большего количества участников (научные конференции, симпозиумы, семинары и др.). В последнем случае в приглашении вместо подписи конкретного лица ставится название органа, обеспечивающего проведение мероприятия: «Оргкомитет» или «Оргкомитет конференции» и т.п. Письмо-приглашение может подписываться несколькими лицами, если организаторов мероприятия несколько, или одним лицом — руководителем оргкомитета. При рассылке большого количества приглашений подлинную подпись руководителя можно заменить факсимиле, если в организации используются факсимильные подписи и установлен порядок их применения. Примеры писем-приглашений Персональное письмо-приглашение Уважаемый Владимир Петрович! Приглашаем Вас на торжественное собрание сотрудников и партнеров компании «Светозар», посвященное 10-летию со дня создания компании. Собрание состоится 25 мая 2008 г. в конференц-зале главного офиса компании по адресу: Волжская ул., 10. Начало в 16.00 Генеральный директор компании «Светозар» А. Николаев Письмо-приглашение для любого заинтересованного лица Приглашаем Вас принять участие в семинаре «Правовые аспекты документирования внешнеэкономической деятельности», который состоится 17 марта 2008 г. в конференц-зале гостиницы «Центральная» (схему проезда прилагаем). Начало семинара в 10.00, регистрация участников — с 9.30. Справки по телефону 34-45-79. Приложение: на 1 л. в 1 экз. Письмо-приглашение Приглашаем Вас посетить выставку «Капитальное с информацией о строительство / Concrete-Russia— 2008», которая бу- программе меро- дет проходить с 28.09.2008 по 01.10.2008 в ЛФК приятия ЦСКА (г. Москва). Выставка проводится при содействии Минрегиона России, Британского сообщества бетона и Cpi(Международное бетонное производство). Тематические разделы выставки:
Справки по телефону 428-71-00 Оргкомитет выставки 8 - 1287 773 4.6.4. Письмо-извещение Письмо-извещение — служебное письмо, содержащее информацию об организации и проведении различных публичных мероприятий (совещаний, семинаров, выставок, конференций и т.п.). Письма-извещения рассылаются широкому кругу организаций, учреждений, фирм и предприятий для их привлечения или приглашения к участию в указанных мероприятиях. В зависимости от особенностей проводимых мероприятий или специфики отношений с адресатами письма-извешения могут либо только сообщать о проводимом мероприятии, времени и месте проведения, либо одновременно приглашать к участию с информированием об условиях участия в мероприятии и содержать другую вспомогательную информацию. Письмо-извещение может иметь приложения, например: карта участника, анкета участника, программа мероприятия и другие информационные материалы. Письма-извещения и письма-приглашения составляют близкие разновидности деловых писем. Общим для них является то, что они содержат информацию о каком-либо мероприятии и одновременно приглашают принять участие в нем. Различие между ними состоит в том, что приглашения, как правило, носят персональный характер, т.е. обращены к конкретному лицу, а извещения характеризуются широковещательной направленностью. Письма-извещения обычно рассылаются по списку, в связи с чем реквизит делового письма «Адресат» оформляется обобщенно (указывается категория адресатов: «Руководителям...», «Главным бухгалтерам...» и т.п.) или не оформляется вообще. Письма-извещения подписываются либо руководителем организации, либо его заместителем, отвечающим за проведение мероприятия. При организации совместного мероприятия несколькими компаниями письма-извещения могут одновременно подписываться их руководителями. Для писем-извещений возможно использование унифицированных форм с трафаретным текстом. Близкой письмам-извещениям разновидностью писем являются письма-уведомления. |