Документационное обеспечение (Лекции). Лекция 1 основные понятия управления документами

• Название: Лекция 1 основные понятия управления документами
• Анкор: Документационное обеспечение (Лекции).doc
• Дата: 28.01.2017
• Размер: 1.66 Mb.
• Имя файла: Документационное обеспечение (Лекции).doc
• Тип: Лекция; #507
• Категория: Юриспруденция. Право
• страница: 9 из 28

Примеры писем-извещений

Письмо-извещение, адресованное конкрет­ной группе адресатов (главным бухгалте­рам)

Главным бухгалтерам предприятий 24 и 25 октября 2008 г. Консалтинговая компания «Экономика и право» проводит консультации по во­просам ведения отчетной налоговой документации.

Консультации проводятся в учебном центре ком-
пании по адресу: Деловая ул., 12.
Справки по телефону 335-97-21.

Извещение о годовом общем собрании акци­онеров

Уважаемый акционер!

Сообщаем Вам, что 14.08.2008 в 11.00 состоится годовое общее собрание акционеров ОАО «Авиа­строй» в форме совместного присутствия (без при­менения заочного голосования).

Место проведения собрания: 111539, г. Москва, Вешневецкая ул., д. 12, конференц-зал.

Список акционеров, имеющих право на участие в годовом собрании, составлен на основании данных реестра акционеров общества на 07.05.2008.

Повестка дня собрания

1. 
   Избрание счетной комиссии общего годового собрания акционеров.
   
2. 
   Утверждение «Порядка ведения и регламента годового общего собрания акционеров ОАО "Авиа­строй"».
   
3. 
   Отчет о деятельности ОАО «Авиастрой» в 2007 г.
   

4. 
   Отчет ревизионной комиссии.
   
5. 
   Результаты внешней аудиторской проверки.
   

6. Утверждение годового отчета, бухгалтерского
баланса, счетов прибылей и убытков общества, рас-
пределение его прибылей и убытков.

7. Утверждение аудитора общества.

8. 
   Избрание Совета директоров ОАО «Авиа­строй».
   
9. 
   Определение количественного состава ревизи­онной комиссии и избрание ее членов.
   

Регистрация участников собрания будет прово­диться по вышеуказанному адресу 13.08.2008 с 9.30 до 17.00.

Для регистрации необходимо иметь при себе:

1. Акционерам — паспорт.

2. Представителям акционера(ов) — доверенность
(доверенности) на участие в собрании от лица других
акционеров, оформленную в соответствии с действу-
ющим законодательством; паспорт.


8*

115

Регистрация будет проводиться только при нали­чии паспорта!

Ознакомиться с материалами по вопросам повест-
ки дня и получить бланки доверенностей можно с
27 мая 2008 г. ежедневно в информационном центре
по указанному адресу (тел. [phone]).
4.6.5. Письмо-уведомление

Письмо-уведомление — деловое письмо, содержащее официаль­ную информацию о каком-либо мероприятии или действиях, име­ющих отношение к адресату. Оно близко по назначению и содер­жанию письму-сообщению, письму-извещению или приглаше­нию.

Уведомления могут публиковаться в средствах массовой инфор­мации для оповещения большого круга заинтересованных лиц.

Чаще всего в письмах-уведомлениях используется ключевая фраза: «Уведомляем Вас о...», «Уведомляем, что...» и т.п.

Для составления уведомлений возможно использование уни­фицированных текстов писем.

Примеры писем-уведомлений

Письмо-уведомление акционерам о разме­щении акций

Открытое акционерное общество «НЕВСКАЯ ЖЕЛЕЗОДЕЛАТЕЛЬНАЯ КОМПА­НИЯ»

уведомляет своих акционеров о размещении обык­новенных именных бездокументарных акций в коли­честве 600 000 штук по 1500 рублей каждая.

Акционеры имеют преимущественное право при­обретения этих ценных бумаг в количестве, пропор­циональном количеству принадлежащих им акций общества. Акционер вправе полностью или частично осуществить свое преимущественное право путем направления обществу заявления в письменной фор­ме о приобретении акций, содержащего сведения о наименовании и местонахождении акционера, ко­личестве приобретаемых им акций и документе об оплате. Такое заявление должно быть направлено обществу не позднее дня, предшествующего дате на­чала размещения дополнительных голосующих ак­ций.

Письмо-уведом­ление с унифи­цированным текстом

Временный управляющий

(название предприятия-должника)

Почтовый адрес:

Телефон: ( )

Генеральному директору

(название предприятия-должника)
Определением арбитражного суда

области от 200 г. по делу

в отношении

(название предприятия-должника)
возбуждено дело о несостоятельности (банкротстве) и
введена процедура наблюдения, временным управля-
ющим назначен Иванов И.И.
200 г. я приступил к исполнению обя-
занностей временного управляющего
(название предприятия-должника)

В соответствии с п. 2 ст. 58 Федерального закона «О несостоятельности (банкротстве)» с момента вве­дения процедуры наблюдения органы управления
(название предприятия-должника)

могут совершат только с согласия временного управ­ляющего следующие сделки:

• 
  связанные с передачей недвижимого имущества в аренду, залог, с внесением указанного имущества в ка­честве вклада в уставный (складочный) капитал хозяй­ственных обществ и товариществ или с распоряжением таким имуществом иным образом;
  
• 
  связанные с распоряжением иным имуществом должника, балансовая стоимость которого составляет более 10% балансовой стоимости активов должника;
  
• 
  связанные с получением и выдачей займов (креди­тов), выдачей поручительств и гарантий, уступкой прав требований, переводом долга, а также с учреждением доверительного управления имуществом должника.
  

Также в соответствии с п. 3 ст. 58 Федерального за­кона «О несостоятельности (банкротстве)» с момента введения процедуры наблюдения органы управления предприятия не вправе принимать решения:

• 
  о реорганизации (слиянии, присоединении, раз­делении, выделении, преобразовании) и ликвидации предприятия;
  
• 
  о создании филиалов и представительств;
  
• 
  о выплате дивидендов;
  
• 
  о размещении должником облигаций и иных эмис­сионных ценных бумаг;
  
• 
  о размещении облигаций и иных эмиссионных бумаг;
  
• 
  о выходе из состава участников предприятия, при­обретении у акционеров ранее выпущенных акций.
  

Решение об участии в ассоциациях, союзах, холдин­говых компаниях, финансово-промышленных группах и иных объединениях юридических лиц также может быть принято только с согласия временного управля­ющего.

Одновременно сообщаю Вам о необходимости обес­печения сохранности имущества предприятия и Вашей персональной ответственности за его сохранность.

При нарушении вышеуказанных требований Вы мо­жете быть отстранены арбитражным судом от должнос­ти на основании п. 4 ст. 58 Федерального закона «О несостоятельности (банкротстве)».

Временный управляющий
4.6.6. Письмо-предложение

Письмо-предложение обычно содержит приглашение к деловому сотрудничеству, приобретению товаров, использованию услуг и т.п. В коммерческой деятельности предложение (оферта) — пись­мо, направляемое продавцом потенциальным покупателям с пред­ложением товаров или услуг и намерением заключить сделку с указанием ее конкретных условий.

Если письмо-предложение направляется корреспонденту впер­вые, то в нем может содержаться информация об организации-авторе.

В письме-предложении (а оно может быть направлено как од­ному адресату, так и нескольким) может содержаться:

• детальная информация о предлагаемых конкретных това­рах или услугах, что дает основание либо для последующего заключения договора, либо для иных действий адресата по деловому сотрудничеству;

• общая информация, фактически приглашающая к началу

переговоров о дальнейшем сотрудничестве. Для письма-предложения характерно использование одной из следующих ключевых фраз:

«5 подтверждение нашей договоренности предлагаем Вам...»; «В связи с... предлагаем Вам...»; «Наусловиях... предлагаем Вам...»; «Предлагаем Вам...».

Письмо-предложение может быть как инициативным, так и от­ветом на запрос заинтересованного покупателя или потребителя.

Коммерческие предложения (оферты) бывают двух видов — твердые и свободные.

Свободное предложение товаров и услуг направляется многим потенциальным покупателям и не содержит обязательства автора по продаже товаров и оказанию услуг.

Твердое предложение направляется конкретному покупателю с указанием существенных условий поставки товаров или оказания услуг по количественным, качественным и ценовым характерис­тикам, льготам, скидкам и т.п. Твердое предложение связывает продавца обязательством продать товар или оказать услугу тому, кому они предложены, поэтому его необходимым компонентом является указание срока действия предложения, например: «Пред­ложение действительно до...». Неполучение положительного отве­та в указанный срок равносильно отказу принять предложение.

Ключевой фразой, используемой в твердом предложении, мо­жет быть:

«В подтверждение нашей договоренности предлагаем Вам...»; «Предлагаем Вам...»; «Предлагаем Вам твердо...».

В случае согласия покупателя товара или потребителя услуг со всеми условиями предложения он сообщает продавцу о своем без­условном согласии с предложением (т.е. о принятии предложения без оговорок), что означает совершение сделки. При этом предва­рительно возможно достижение согласия по поводу необходимости оформления сделки договором (заключать его или нет). Договор можно не заключать, если объем сделки невелик или она имеет разовый характер.

Примеры писем-предложений

Письмо-предложение о продолжении со­трудничества с ключе­вой фразой «Предла­гаем Вам...»

Предлагаем Вам продолжить начатую в прошлом году работу по привлечению российских специали­стов по программному обеспечению в совместных проектах разработки систем управления региональ­ных транспортных перевозок.

В реализации этих проектов участвуют такие кор-порации, как Microsoft, MoonMicrosystemsи Pear.

Публичная оферта о возмездном оказании услуг

Данный документ является официальным предложением (публичной офертой) Закрытого акционерного общества «Пи­тер-Медиа», реализующего товары через интернет-магазин Piter, сот (http://www.piter.com), в дальнейшем именуемого «Мага­зин».

В случае принятия изложенных ниже условий юридическое или физическое лицо, производящее акцепт этой оферты, ста­новится «Исполнителем».

Акцептом данной оферты считается заполнение регистраци­онной формы на сервере интернет-магазина http://www.piter.com(http://shop.piter.com/ePartners/epartregister.phtml).

1. 
   Предмет соглашения Магазин поручает, а Исполнитель принимает на себя выполнение информационно-маркетинго­вых услуг по поиску покупателей интернет-магазина Piter.com(http://www.piter.com) в компьютерной сети Интернет, на усло­виях, предусмотренных настоящим Соглашением.
   

1. 
   Права и обязанности сторон
   

1. 
   Исполнитель имеет право ежемесячно получать от Мага­зина статистику по осуществленным переходам с его интернет-ресурса третьими лицами и по совершенным ими покупкам.
   
2. 
   Магазин имеет право в одностороннем порядке изменять величину вознаграждения и форму его выплаты, но не чаще од­ного раза в квартал. О таком изменении Магазин обязан преду­предить Исполнителя не позднее, чем за месяц до вступления в силу таких изменений.
   
3. 
   Магазин имеет право отказать Исполнителю в заключе­нии с ним настоящего Соглашения и предоставлении уникаль­ного идентификатора, если сочтет невозможным размещение ссылок на товарные позиции и/или страницы сервера Piter.comна интернет-ресурсе Исполнителя.
   
4. 
   Исполнитель обязуется разместить на своем интернет-ресурсе ссылки на товарные позиции и/или страницы сервера Piter.com (http://www.piter.com), содержащие предоставленный Магазином уникальный идентификатор.
   
5. 
   Исполнитель гарантирует, что интернет-ресурс, на кото­ром размещены ссылки на товарные позиции и/или страницы сервера Piter.com, не содержит информацию и/или изображения порнографического характера, не пропагандирует насилие, не пропагандирует расовое, половое, религиозное или другие фор­мы неравенства, не пропагандирует деятельность, прямо запре­щенную законодательством Российской Федерации.
   

1. 
   Магазин обязуется контролировать продажи пользователям, пришедшим по специально оформленным ссылкам с интернет-ресурса Исполнителя и регулярно предоставлять Исполнителю отчеты о произведенных такими пользователями покупках.
   
2. 
   Магазин обязуется выплачивать Исполнителю вознаграж­дение в порядке и размерах, предусмотренных разделом 3 на­стоящего соглашения.
   

3. Величина вознаграждения и форма оплаты

1. 
   Вознаграждение Исполнителя составляет 10% (десять процентов) от стоимости каждой торговой позиции, приобре­тенной третьим лицом в интернет-магазине Piter.comпри пере­ходе с интернет-ресурса Исполнителя по прямой ссылке, и 5% от стоимости других книг в том же заказе, сделанном после пе­рехода с сайта партнера.
   
2. 
   Вознаграждение, причитающееся Исполнителю, рассчи­тывается ежемесячно. Вне зависимости от его размера оно может быть перечислено на пользовательский счет Исполнителя в Ма­газине. Если размер рассчитанного вознаграждения превышает 1000 (тысячу) рублей, то оно может выплачиваться, по согласо­ванию с Исполнителем, двумя возможными способами:
   

• 
  почтовым переводом (плата за услуги почтовой связи при этом вычитается из причитающегося вознаграждения);
  
• 
  передается лично в руки через представительство Магазина при наличии такой возможности.
  

Если размер причитающегося вознаграждения, рассчитанно­го по результатам месяца, не превышает 1000 рублей, то оно либо помещается на Пользовательский счет Исполнителя, либо его выплата переносится на следующий месяц.

Выплата вознаграждения размером менее 1000 рублей иным способом, нежели перечисление на Пользовательский счет Ис­полнителя, допускается лишь при расторжении настоящего Соглашения.

4. Дополнительные условия

1. 
   Магазин не гарантирует корректного отслеживания ак­тивности пользователей, составления отчетов и оформления вознаграждения, если ссылки на интернет-ресурсе Исполните­ля составлены не в соответствии с п. 2.4 настоящего Соглаше­ния.
   
2. 
   Магазин не гарантирует, что его работа не будет наруше­на в связи с ошибкой или аварией и не несет ответственности за связанные с этим нарушения в работе ссылок на интернет-ресурсе Исполнителя.
   

4.3. В случае нарушения Исполнителем п. 2.5 настоящего Со­глашения Магазин имеет право расторгнуть данное Соглашение в одностороннем порядке, в этом случае вознаграждение ни в какой форме не выплачивается.

5. 
   Ответственность сторон Стороны несут друг перед другом ответственность в установленном законодательством порядке. Стороны обязуются улаживать все споры, которые возникают в рамках настоящего договора, путем переговоров. При невоз­можности достижения соглашения по спорам они в установлен­ном порядке передаются на рассмотрение арбитражного суда г. Санкт-Петербурга.
   
6. 
   Форс-мажорные обстоятельства Стороны освобождаются от ответственности за частичное или полное неисполнение обязательств по настоящему соглашению, если это неиспол­нение явилось следствием обстоятельств непреодолимой силы, возникших после заключения соглашения в результате собы­тий чрезвычайного характера, которые сторона не могла ни предвидеть, ни предотвратить разумными мерами (форс-ма­жор).
   

7. Срок действия соглашения

1. 
   Настоящее соглашение вступает в силу со дня его акцеп­та Исполнителем и действует в течение одного года. Если Ис­полнитель не сообщит Магазину по электронной почте или в письменном виде о своем намерении расторгнуть настоящее Соглашение за 10 дней до окончания срока соглашения, его действие продлевается на последующий год.
   
2. 
   Каждая сторона может расторгнуть настоящее соглашение в одностороннем порядке, уведомив другую сторону по элект­ронной почте или в письменном виде за 10 дней до предполага­емой даты расторжения. При этом претензии сторон друг к другу по неправильно осуществленным расчетам предъявляют­ся в соответствии с действующим законодательством Россий­ской Федерации.
   

8. Заключительные положения

1. 
   Стороны обязаны сообщать друг другу об изменении сво­их адресов, номеров телефонов, телефаксов, адресов электрон­ной почты в 3-дневный срок.
   
2. 
   Стороны признают юридическую правомочность доку­ментов, поступивших посредством: почтовых отправлений, факсимильной связи и электронной почты.
   
3. 
   Во всем остальном, что не предусмотрено настоящим со­глашением, стороны руководствуются действующим законода­тельством Российской Федерации.
   

9. Адреса и платежные реквизиты Магазина:

ЗАО «Питер Медиа» 196105 г. Санкт-Петербург, ул. Благодат­ная. 67, ИНН 4703040131, р/с 40702810155160139629 в Северо-Западном банке Сбербанка РФ в г. Санкт-Петербурге, Москов-