Документационное обеспечение (Лекции). Лекция 1 основные понятия управления документами
 Скачать 1.66 Mb.
|
|
КАРТОЧКА ПОЧТОВАЯ  Рис. 4.3. Почтовые карточки — размеры 105 х 148 мм  В настоящее время широкое распространение получили конверты с окнами на месте зоны адреса корреспондента (рис. 4.4). Если письмо вкладывается в конверт с прозрачным окном, то адресат указывается один раз — в письме. Окно — вырез прямоугольной формы с закругленными углами на лицевой стороне конверта для визуального прочтения через него адреса получателя. Окно в конверте должно быть закрыто защитной пленкой, прозрачность которой обеспечивает визуальное прочтение через нее адресной информации. Для закрытия окон в таких конвертах используется прозрачная пленка типа Norflex(Норфлекс). С окнами выпускаются конверты трех размеров (С6, DL, С5). В обозначения таких конвертов добавляется буква «О»: Сб/О; DL/ О; С5/0. Окна имеют длину 85 + 10 мм (у конвертов Сб/О) и 90 + 10 мм (у конвертов DL/О и С5/0); высоту — 35+10 мм (у всех форматов конвертов). В зависимости от места расположения закрывающего клапана конверты подразделяют на два типа: Б — конверты с боковым расположением клапана по короткому левому краю конверта; В — конверты с верхним расположением клапана. Для приклеивания закрывающего клапана традиционно применяется смачиваемый клей из декстрина или аналогичные по свойствам виды клея. В последнее время все чаще применяются также самоклеющиеся составы (с защитой их съемной полосой). В зависимости от указаний, разъясняющих место расположения и порядок написания адресной информации, конверты подразделяют на два исполнения:
В зависимости от территории хождения конверты подразделяют на: Вн — конверты для внутренних почтовых отправлений; Мн — конверты для международных почтовых отправлений. Конверты для внутренних почтовых отправлений используются для пересылки писем только на территории Российской Федерации. На их лицевой стороне размещаются следующие элементы оформления:
В зависимости от оформления лицевой стороны конверты подразделяют на следующие виды: НП — немаркированные простые; НИ — немаркированные иллюстрированные; МП — маркированные простые; МИ — маркированные иллюстрированные. На лицевой стороне конвертов для авиаотправлений синим цветом печатаются слова PARAVION(АВИА).Эти конверты имеют окантовку по периметру в виде полос красного и синего цветов. На оборотной стороне конверта наносятся выходные сведения: наименования издателя и изготовителя; год выпуска, фамилия художника и др. Маркированный конверт (маркированная карточка) — стандартный почтовый конверт (почтовая карточка), издаваемый Федеральным агентством связи, с типографским изображением на нем почтовой марки и эмблемы организаций федеральной почтовой связи. Государственные знаки почтовой оплаты размещаются в правом верхнем углу почтового конверта, почтовой карточки. Запрещается наклеивать почтовые марки одну на другую. Марки гасятся оттиском календарного штемпеля так, чтобы их нельзя было использовать вторично. Изображение почтовой марки или другого знака почтовой оплаты, наносимое на конверты типографским способом, должно располагаться таким образом, чтобы верхний правый угол изображения находился в угловой метке. Угловую метку в этом случае не наносят. В границах поля с размерами 25 мм по вертикали и 40 мм по горизонтали, предназначенного под изображение почтовой марки или другого знака почтовой оплаты, никаких других изображений или надписей не допускается. На государственных знаках почтовой оплаты указываются название государства на русском языке «Россия» и в латинской транслитерации Rossija, сумма платы арабскими цифрами или латинскими буквами, год выпуска или регистрационный номер. Кроме того, на них может помещаться слово «Почта», нанесенное русскими или латинскими буквами. Сумма платы может быть заменена отметкой, указывающей, что оплата произведена полностью. 4.1.2. Бумага для письменной корреспонденции Форматы (размеры) бумаги — писчей, почтовой, для множительных аппаратов, а также изделий из бумаги (бланков, конвертов и других) определяет ГОСТ 9327-60 «Бумага и изделия из бумаги. Потребительские форматы». Стандартом установлены три ряда потребительских форматов: А, В, С. Основным рядом потребительских форматов является ряд А. Форматы вспомогательного ряда В применяются в исключительных случаях, когда необходимы форматы, занимающие промежуточные размеры между двумя смежными форматами ряда А. Форматы ряда С применяются для таких изделий, как папки, конверты и других им подобных. Потребительские форматы обозначаются буквами, за которыми следует цифра, указывающая число делений, которые были произведены, начиная с исходного формата (АО, ВО, СО). Потребительские форматы рядов А, В, С соответствуют величинам, представленным в табл. 4.2. Основным потребительским форматом является формат АО, площадь которого равна 1 кв. м. Ряды форматов построены по принципу деления предшествующего большего формата на две рав  ные части, параллельно меньшей его стороне (рис. 4.5). Площади смежных форматов одного и того же ряда относятся как 1 к 2. Все АО А2 А1 А4 A3 А6 А5 А6 Рис 4.5. Форматы бумаги (ряд А) форматы геометрически подобны, имеют одинаковое отношение сторон. В делопроизводстве используется бумага форматов: A3, А4, А5, А6. Письма оформляются на бумаге форматов А4 и А5. 4.2. ТЕЛЕГРАММЫ Телеграмма — краткое текстовое сообщение, передаваемое средствами телеграфной связи. Обобщенное название «телеграммы» охватывает различные по содержанию документы, выделяемые в связи с особым способом передачи текста. В зависимости от используемых средств передачи различают телеграммы, передаваемые:
Передача телеграмм по телеграфным сетям осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи (утв. постановлением Правительства РФ от 15.04.2005 № 222). Требования к оформлению телеграмм, учитывающие специфику подготовки документов в конкретной организации, включаются в Инструкцию по делопроизводству. В зависимости от страны нахождения отправителя и адресата пользователям услуг телеграфной связи предоставляются следующие основные услуги:
Услуга «внутренняя телеграмма» предоставляется при передаче телеграмм в пределах Российской Федерации, услуга «международная телеграмма» — при передаче телеграмм за пределы Российской Федерации или при доставке телеграмм, адресованных в Российскую Федерацию и поданных за ее пределами. Услуги телеграфной связи предоставляются пользователям в пунктах предоставления услуг телеграфной связи (отделениях связи, пунктах коллективного пользования и т.п.), а также с помощью установок (терминалов) абонентской сети. Служба Телекс (TLX, АТ/Телекс) — абонентская телеграфная служба, предназначенная для обеспечения документальной связью организаций и физических лиц, которые являются пользователями (абонентами) сети Телекс. Сообщения, пересылаемые по этой сети, называются «телексами» или телетайпограммами. В качестве абонентской установки (терминала) пользователи (абоненты) сети Телекс могут использовать:
Вызовы от пользователей (абонентов) национальной сети Телекс (АТ/Телекс) делятся на три типа:
Название приемно-передающего аппарата (телетайп) вызвало появление терминов «телетайпная связь», «телетайпограмма». Адреса, по которым направляются телеграммы, указываются в справочных данных об организации. Например, адресные данные ОАО «ЛУКойл» включают: Телекс: 612553 LUKSU, а адресные данные ООО «ЛУКойл Нижневолскнефть» — Телетайп: 117171 НЕФТЬ Телеграммы, телексы, телетайпограммы (далее по тексту — телеграммы) составляются в тех случаях, когда отправка документов почтой не обеспечивает своевременного решения вопросов. Подаваемая отправителем телеграмма должна быть четко и разборчиво написана или напечатана на лицевой стороне телеграфного бланка или на светлой бумаге. Телеграммы должны доставляться адресатам отпечатанными на светлой бумаге. В отдельных случаях при отсутствии в пункте связи, осуществляющем доставку телеграмм, технической возможности для оформления телеграмм в отпечатанном виде допускается оформлять доставляемые телеграммы в рукописном виде. Телеграммы с отметкой «люкс» должны доставляться адресатам на художественных бланках. Телеграмма должна содержать реквизиты, размещаемые в следующей последовательности:
В нижней части бланка подаваемой телеграммы (или листа белой бумаги, используемого вместо бланка) отправитель должен указать свою фамилию и адрес (вместо адреса допускается указывать номер телефона отправителя или отметку «проездом»). Фамилия и адрес отправителя не передаются и в состав оплачиваемых слов телеграммы не входят. При необходимости передачи адресату фамилии и адреса отправителя эти данные должны включаться отправителем в текст телеграммы. Доставляемая адресату телеграмма должна иметь служебный заголовок, указывающий пункт подачи, номер телеграммы, количество слов, дату и время подачи и содержание телеграммы, поданной отправителем. На доставляемой телеграмме должны быть оттиски календарного штемпеля, содержащего наименование оператора связи и пункта связи, осуществляющего доставку телеграммы, и календарную дату. Адрес телеграммы должен включать все адресные атрибуты, необходимые для обеспечения ее доставки адресату без розыска и наведения справок. В соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи указываются:
Телеграмма может быть адресована в один или несколько адресов (многоадресная телеграмма). При подаче многоадресной телеграммы с одним и тем же текстом отправитель должен подать столько экземпляров телеграммы, сколько адресов указано. В адресной части каждой телеграммы указывается только тот пункт, куда следует доставить телеграмму, остальные адреса указываются в тексте телеграммы. Допускается прием многоадресной телеграммы с одним текстом по списку адресов, но не более 20 адресов в списке. При направлении телеграммы в четыре адреса и более прилагается указатель рассылки, подписанный исполнителем, подготовившим текст телеграммы. Список адресов должен подаваться одновременно с телеграммой. К каждому списку прилагается один экземпляр телеграммы. При направлении телеграмм указывается подробный адрес: почтовый индекс, название области, края, автономного округа, республики; название города, поселка; название улицы, номер дома; название органа власти, учреждения; наименование должности; инициалы и фамилия, которые печатаются прописными буквами. Условный или сокращенный адрес присваивается адресату оператором связи, который предоставляет услуги телеграфной связи на территории, где находится адресат. Доставка телеграмм, адресованных на условный или сокращенный адрес, не зарегистрированный оператором связи, не производится. В состав адреса входит полный или условный телеграфный адрес организации: Москва, ул. Королева, 8 или Екатеринбург 11 «Восток» Если телеграмма направляется в организацию, расположенную в городе областного или краевого подчинения, в адресе необходимо указывать наименование соответствующей области или края, например: Алапаевск Свердловской области Боровичи Новгородской области Наименование организации печатается в дательном падеже: Администрации Псковской области При направлении телеграммы должностному или частному лицу должность и фамилия получателя печатаются в дательном падеже, например: Губернатору Ульяновской обл. или А.Н. Горбатову Если телеграмма направляется в несколько однородных организаций, то их наименование следует указывать обобщенно, например: Руководителям органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации Текст телеграммы должен содержать хотя бы одно слово. Телеграмма не должна содержать более 300 слов. Если телеграмма состоит более чем из 300 слов, она должна быть разделена оператором связи на несколько частей по 300 слов каждая (последняя часть может содержать менее 300 слов), передаваемых как отдельные телеграммы. При этом отметка о категории телеграммы указывается на каждой телеграмме, а отметка о виде телеграммы — только на первой телеграмме. Текст излагается кратко, печатается без переноса слов. Требования к телеграммам, устанавливаемые в инструкциях по делопроизводству, обычно ограничивают объем телеграммы. Он не должен превышать двух машинописных страниц. Текст отделяется от предыдущего реквизита 3 межстрочными интервалами и печатается через 1,5 интервала. В тексте телеграммы, направляемой в ответ на поступивший документ, дается ссылка на его регистрационный номер и дату. Текст телеграммы допускается начинать с обращения к адресату, которое печатается центрованным способом, например: Уважаемый / Подпись в тексте телеграммы оформляется отдельной строкой. Реквизит «Подпись» включает: наименование должности лица, подписавшего телеграмму, личную подпись и расшифровку подписи (инициалы, фамилия). Дата проставляется после подписания документа и оформляется словесно-цифровым способом, располагается ниже реквизита «Подпись» и печатается от левой границы текстового поля. Регистрационный номер проставляется после подписания документа и размещается ниже реквизита «Подпись» от левой границы текстового поля. Например, регистрационный номер телеграммы может состоять из буквенного индекса «НР», индекса подразделения и порядкового номера: НРА?'1-1932 На копии телеграммы в нижней ее части проставляются визы исполнителя и руководителя подразделения, подготовившего телеграмму, а также время сдачи телеграммы на отправку. Фамилия и адрес отправителя не передаются и в состав оплачиваемых слов телеграммы не входят. При необходимости передачи адресату фамилии и адреса отправителя эти данные должны включаться отправителем в текст телеграммы. Адрес телеграммы, наименование адресата, отметки о категории и виде телеграммы, а также наименование и адрес отправителя должны быть написаны на русском языке буквами русского алфавита, а для телеграмм, пересылаемых в пределах территории республик, находящихся в составе Российской Федерации, могут оформляться на государственном языке соответствующей республики при условии их повторения на русском языке буквами русского алфавита. Текст подаваемой отправителем телеграммы должен быть написан отправителем на любом языке буквами русского или латинского алфавита. Транслитерация (представление букв русского алфавита латинскими буквами) осуществляется в соответствии с ГОСТ 7.79-2000 (ISO9.95) «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Правила транслитерации кирилловского письма латинским алфавитом». Особым видом телеграмм являются радиотелеграммы (радиограммы). Их отличия от обычных телеграмм проявляются в специфике передающей среды (радиоэфир), используемой аппаратуры и области использования (морской и речной флот, геолого-разведочные и другие работы в пустынных и незаселенных местах и т.п.). Эти особенности отражены в Правилах радиосвязи морской подвижной службы и морской подвижной спутниковой службы Российской Федерации (утв. приказом Минтранса России № 137, Минсвязи России № 190, Госкомрыболовства России № 291 от 04.11.2000). |