Документационное обеспечение (Лекции). Лекция 1 основные понятия управления документами

• Название: Лекция 1 основные понятия управления документами
• Анкор: Документационное обеспечение (Лекции).doc
• Дата: 28.01.2017
• Размер: 1.66 Mb.
• Имя файла: Документационное обеспечение (Лекции).doc
• Тип: Лекция; #507
• Категория: Юриспруденция. Право
• страница: 4 из 28

ГЛАВА 3

ОСНОВНЫЕ ВИДЫ И СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ


3.1. ОБЩЕРОССИЙСКИЕ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ

Один отдельно взятый документ — это единичный результат документирования конкретного факта или действия. Но деятель­ность любой организации или юридического лица в силу ее слож­ности и многообразия этим не ограничивается и отражается сово­купностью документов, определенным образом взаимосвязанных и взаимодействующих, т.е. системой документации. При этом, ис­ходя из положения, что документы являются формой отражения различной, но взаимоувязанной деятельности сотрудников офиса, можно выделить множество систем документации, взаимосвязан­ных и соподчиненных.

Самым общим и целостным следует считать комплекс общего­сударственных систем документации, охватывающих все докумен­ты, возникающие и обращающиеся в стране. Их в свою очередь можно классифицировать по разным признакам: функционально­му, отраслевому, уровням управления и т.д.

Функциональными системами документации являются системы, которые в том или ином объеме присущи почти всем организаци­ям, поскольку отображают общие, характерные для любой сферы деятельности и управления функции (например, бухгалтерская, кадровая, архивная, организационная).

Отраслевыми системами документации являются системы, ко­торые присущи только определенным группам организаций, ха­рактеризующимся единством хозяйственной и социальной дея­тельности и относящимся к одной отрасли (медицинская, учебная, научно-исследовательская и др.).

Однотипность значительного числа решаемых задач, единооб­разные технологии их документирования, повторяемость сущест­венной части состава обязательной информации позволили в практических целях выделить ряд систем документации и сфор­мулировать комплекс единых требований к этим системам доку­ментации.

Первой из этих систем следует поставить Государственную сис­тему стандартов и технических условий (ГСС). Разработанная по решению правительства СССР в 1965 г., система включает госу­дарственные стандарты, которыми определяются основные цели и задачи стандартизации; организацию и методику проведения ра­бот по стандартизации в стране; порядок разработки, внедрения, обращения стандартов и другой нормативно-технической доку­ментации, внесению в них изменений, а также государственного надзора и ведомственного контроля за их внедрением и соблюде­нием.

Системой были определены объекты стандартизации, категории и виды создаваемых стандартов, а именно: государственные, от­раслевые, а также стандарты и технические условия конкретных предприятий. Кроме того, были описаны единые правила постро­ения, содержания и изложения стандартов независимо от их вида и категории, вплоть до метрологического обеспечения и требова­ний безопасности, содержащиеся в стандартах и технических усло­виях.

В настоящее время основы Государственной системы стандар­тизации Российской Федерации установлены Федеральным зако­ном Российской Федерации от 27.12.2002 № 184-ФЗ «О техниче­ском регулировании» и группой стандартов ГОСТ Р 1.ХХ-2004 (здесь XX означает номер стандарта в указанной группе — 1, 2,...).

В 1971 г. был разработан основной комплекс из более чем 20 стандартов и руководящих документов Единой системы техно­логической документации (ЕСТД). Основным он был назван потому, что в своем составе мог решать различные задачи в области оформ­ления и обращения технологической документации, как общего назначения, так и специализированной по видам работ на пред­приятиях и организациях независимо от их типа и характера про­изводства.

Комплекс установил общие положения и назначение единой системы, общие требования, связанные с разработкой форм тех­нологических документов, выполнением бланков документов и оформлением технологических документов, правила выполнения основных надписей, правила оформления документов с учетом их автоматизированной обработки, комплектность документов, тер­минологию требования к составу применяемых в документах сис­темы классификаторов технико-экономической информации.

Аналогична также по построению и содержанию Единая систе­ма конструкторской документации (ЕСКД), создававшаяся парал­лельно. Стандартизация конструкторской документации осуще­ствляется в рамках международных требований ISO/7K\0 «Техни­ческие чертежи» и МЭК/ТКЗ «Графические обозначения».

Существуют еще две системы документации производственного назначения. Это Единая система проектной документации на капи­тальное строительство и Единая система технологической подго­товки производства (изделий машиностроения, приборостроения и средств автоматизации).

Близки к ним и Единая система стандартов автоматизирован­ных систем управления (ЕСС АСУ), Единая система программной документации (ЕСПД), Система стандартов по информации, библи­отечному и издательскому делу (СИБИД), Единая система внешне­торговой документации.

Но наиболее многочисленным по охвату задач и составу доку­ментов задумывался комплекс Унифицированных систем (управ­ленческой) документации (УСД). С 1971 г. по постановлению Со­вета Министров СССР началась планомерная работа по созданию классификаторов технико-экономической информации, входящих в Единую систему классификации и кодирования технико-экономи­ческой и социальной информации (ЕСККТЭСИ) как основы инфор­мационного обеспечения АСУ. То есть согласно толковому слова­рю по информатике — систематизированных сводов наименований и кодов. Классификаторы делятся на общероссийские и локаль­ные: отраслевые, предприятий.

Одновременно с деятельностью по созданию классификаторов центральным органам государственного управления была поруче­на разработка на единой методической основе унифицированных, т.е. приведенных к максимальному единообразию, форм докумен­тов, объединенных в основные общеуправленческие функциональ­ные системы.

Унифицированные системы документации предназначались прежде всего для использования в автоматизированных системах управления разных уровней. В то же время документы, входящие в унифицированные системы документации, и основные положе­ния Единой системы классификации и кодирования технико-эко­номической и социальной информации предназначены и обяза­тельны для использования союзами, концернами, ассоциациями, акционерными обществами, межотраслевыми, региональными и другими объединениями независимо от форм собственности и под-

чинения. А также министерствами, ведомствами и прочими орга­нами управления в Российской Федерации; общественными орга­низациями, применяющими как традиционные, так и смешанные, с использованием компьютерных технологий, методы обработки документной информации.
3.2. УНИФИЦИРОВАННЫЕ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

В итоге многолетних усилий по совершенствованию доку­ментации было унифицировано свыше трех с половиной тысяч форм плановых, учетных, финансовых и других документов, све­денных в Общероссийский классификатор управленческой докумен­тации (ОКУД).

Каждый из документов получил кодовое обозначение, опреде­ляемое принадлежностью к одной из Унифицированных систем документации и местом документа внутри этой системы. Это ко­довое обозначение подтверждает само право на его существование и соответствие утвержденному для обязательного применения об­разцу-эталону.

Коды форм по ОКУД проставляются в верхней части докумен­та, однако точного единого места для всех форм не определено: так, в письме код формы традиционно указывался после адресных данных над индексом.

Унифицированные системы управленческой документации раз­работаны на основе:

• 
  единообразия построения форм документов;
  
• 
  регламентации содержания документов, входящих в каж­дую систему;
  
• 
  исключения из документов дублируемых данных, а также традиционно включаемых в них данных, но не использу­емых при решении конкретных задач, добиваясь однократ­ности ввода информации в процессе решения управленче­ской задачи;
  
• 
  единства применяемой терминологии и условных обозна­чений, добиваясь сопоставимости показателей при перехо­де с одного уровня управления на другой и от одной систе­мы к другой на основе унификации алгоритмов формиро­вания показателей и документов;
  
• 
  определения совокупности реквизитов и показателей для каждого вида документа и создания единых моделей по-
  

65

строения совокупности их видов, ориентированных как на автоматизированную обработку, так и пригодных к воспри­ятию человеком;

• 
  установления единых правил составления и оформления реквизитов документов, общих для всех систем документа­ции и конкретизированных в случаях наличия специфиче­ских особенностей.
  

В настоящее время в Российской Федерации в соответствии с постановлением Госстандарта от 30.12.1993 № 299 имеются следу­ющие общероссийские унифицированные системы управленче­ской документации.

Унифицированная система организационно -распорядительной до­кументации, включающая:

• 
  документацию по созданию организации, предприятия;
  
• 
  документацию по реорганизации организации, предпри­ятия;
  
• 
  документацию по ликвидации организации, предприятия;
  
• 
  документацию по приватизации государственных и муни­ципальных организаций,предприятий;
  
• 
  документацию по распорядительной деятельности органи­зации, предприятия;
  
• 
  документацию по организационно-нормативному регули­рованию деятельности организации, предприятия;
  
• 
  документацию по оперативно-информационному регули­рованию деятельности организации, предприятия;
  
• 
  документацию по кадрам.
  

Унифицированная система банковской документации, включаю­щая:

• 
  платежную документацию по безналичным расчетам через банки;
  
• 
  документацию по эмиссионно-кассовым и бюджетным операциям банков;
  
• 
  документацию по кредитным операциям банков;
  
• 
  документацию по контролю за расходованием средств на оплату труда и выплаты социально-трудовых ресурсов;
  
• 
  документацию по операциям банков, связанных с между­народными расчетами;
  
• 
  выходную документацию банков;
  
• 
  документацию по депозитарным операциям банков;
  
• 
  платежную документацию по безналичным расчетам через банки (внутрибанковские формы документов);
  

• 
  документацию по эмиссионно-кассовым и бюджетным операциям банков (внутрибанковские формы документов);
  
• 
  документацию по контролю за расходованием средств на оплату труда и выплаты социально-трудовых льгот (внутри­банковские формы документов);
  
• 
  выходную документацию банков (внутрибанковские фор­мы документов);
  
• 
  документацию по денежному обращению (внутрибанков­ские формы документов);
  
• 
  документацию по кредитным операциям банков (внутри­банковские формы документов);
  
• 
  бухгалтерскую документацию (внутрибанковские формы документов).
  

Унифицированная система финансовой учетной и отчетной до­кументации бюджетных учреждений и организаций, содержащая:

• 
  финансовую документацию;
  
• 
  отчетную бухгалтерскую документацию бюджетных учреж­дений и организаций;
  

• учетную бухгалтерскую документацию. Унифицированная система отчетно-статистической докумен­тации, включающая:

• 
  документацию по статистике национальных счетов и эко­номических балансов;
  
• 
  документацию по статистике научно-технического потен­циала и инновационного прогресса;
  
• 
  документацию по статистике труда;
  
• 
  документацию по статистике материальных ресурсов;
  
• 
  документацию по статистике финансов;
  
• 
  документацию по социальной статистике;
  
• 
  документацию по статистике промышленности;
  
• 
  документацию по статистике сельского хозяйства и загото­вок сельскохозяйственной продукции;
  
• 
  документацию по статистике капитального строительства;
  
• 
  документацию по статистике внешнеэкономических свя­зей;
  
• 
  документацию по статистике потребительского рынка и его инфраструктуры;
  
• 
  документацию по статистике транспорта и связи;
  
• 
  документацию по статистике наблюдения и регистрации изменения цен и тарифов.
  

67

Унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий, включающая:

• 
  отчетную бухгалтерскую документацию;
  
• 
  регистры бухгалтерского учета;
  
• 
  первичную учетную документацию.
  

Унифицированная система документации по труду, включаю­щая:

• 
  документацию по состоянию рынка труда;
  
• 
  документацию по трудовым отношениям;
  

• 
  документацию по повышению квалификации работников органов по труду;
  

• 
  документацию по охране труда;
  

• 
  документацию по минимальным потребительским бюдже­там;
  

• 
  документацию по обращениям в органы по труду. Унифицированная система документации Пенсионного фонда Рос­сийской Федерации, включающая:
  

• 
  документацию по учету и распределению средств;
  
• 
  документацию по планово-экономической деятельности;
  

• 
  документацию по контрольно-проверочной деятельности. Унифицированная система внешнеторговой документации, вклю­чающая:
  

• 
  оперативно-коммерческую документацию;
  
• 
  товаросопроводительную документацию;
  
• 
  расчетную внешнеторговую документацию;
  
• 
  документацию, оформляемую при ввозе (вывозе) товара;
  
• 
  транспортную внешнеторговую документацию;
  
• 
  экспедиторскую внешнеторговую документацию.
  

Все унифицированные системы содержат комплекты образцов бланков конкретных документов, обновляемых по мере необходи­мости, а также нормативные и методические материалы по запол­нению и применению этих документов. Почти все унифицирован­ные формы документов приспособлены к двум вариантам исполь­зования в качестве образцов для создания:

• 
  компьютерных шаблонов;
  

• 
  бланков на бумаге для их быстрого рукописного заполне­ния.
  

Применение документов, вошедших в УСД, в принципе обяза­тельно, ответственность за это должны нести как руководители министерств и ведомств, так и руководители объединений, орга­низаций и предприятий. Государственный надзор за соблюдением требований УСД в госсекторе возложен на органы стандартизации и метрологии, а в негосударственном секторе — на местные органы исполнительной власти, однако на сегодняшний день механизм этого контроля далек от совершенства.
3.3. УНИФИЦИРОВАННЫЕ ФОРМЫ ОТРАСЛЕВОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

Наряду с общегосударственными системами документации, обязательными для применения во всех случаях решения задач, документирование которых регламентировано соответствующей УСД, безусловно имеют право на существование формы докумен­тов, отражающие специфику информационного обеспечения кон­кретных отраслей деятельности или отдельных предприятий. Эта специфика заключается в следующем.

1. 
   Особые дополнительные требования к информации для ре­шения типовых управленческих задач. Например, оформление типовых кадровых задач по приему, перемещению и увольнению в высших органах власти, армии, организациях ограниченного до­ступа и т.д. Однако во многих случаях подобная специфика в зна­чительной степени надуманна. Для ее ограничения предусмотрено обязательное согласование форм документов, измененных или введенных в УСД дополнительно, с организациями, ответствен­ными за соответствующую общегосударственную систему доку­ментации. Методика согласования форм изложена в «Основных положениях Единой системы классификации и кодирования тех­нико-экономической и социальной информации и унифициро­ванных систем документации Госстандарта» (ПР 50-733-93) и име­ет нормативный характер.
   
2. 
   «Специфический» характер деятельности, для реализации которой и была, собственно, сформирована та или иная отрасль хозяйства. Данный вид специфической документации безусловно существует, так как в этих документах фиксируются особенности основной деятельности отрасли. Перечислить все виды специфи­ческой отраслевой документации вряд ли возможно и целесооб­разно. Достаточно указать некоторые из них для примера:
   

• 
  документация по здравоохранению (общеизвестны рецеп­ты, больничные листы, истории болезней и т.д.);
  
• 
  документация по архивному делу (описи дел, листы-заве­рители, путеводители и т.д.);
  

• 
  документация геолого-разведочного производства (карты, профили, дела скважин и т.д.);
  
• 
  учебная документация (расписания, ведомости успеваемос­ти, программы курсов и т.д.).
  

Перечисленные и аналогичные виды документации называют­ся отраслевыми или специфическими в силу того, что их исполь­зование за пределами конкретных отраслей практически отсут­ствует. Вопросами определения состава данной документации, ее информационного наполнения, внутренней организации и оформ­ления административно занимаются ведомства и (или) другие ор­ганизации (как, например, Российская государственная библио­тека для остальных библиотек страны), которые официально оп­ределены головными в конкретных отраслях деятельности.

Законодательством не установлены единые формы введения в практику специфической отраслевой документации. Это могут быть отраслевые стандарты, инструкции, распорядительные доку­менты, вводящие или отменяющие отдельные формы документов. Органами стандартизации в рекомендательной форме предписы­вается разработка по аналогии с ОКУД классификаторов отрасле­вых форм документов. Отраслевые формы документов имеют нор­мативный характер в рамках административной системы отраслей (например, судебная, нотариальная и др.) или для всех организа­ций, занимающихся деятельностью, за которую ответственно кон­кретное ведомство (например, документация страховая, медицин­ская и др.)
3.4. ОСОБЕННОСТИ ОФОРМЛЕНИЯ НАИБОЛЕЕ

РАСПРОСТРАНЕННЫХ ВИДОВ ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ

На практике сложился перечень наиболее употребляемых в управленческой деятельности видов и разновидностей документов, которые в разное время назывались «административные», «обще­управленческие», а позднее — «организационно-распорядитель­ные». Перечень этих документов нашел отражение в Общероссий­ском классификаторе управленческой документации (ОКУД), Унифицированной системе организационно-распорядительной документации, Основных положениях ГСДОУ. В них упоминают­ся такие организационно-распорядительные документы, как пись­мо, телефонограмма, протокол, акт, докладная и объяснительная записки, справка, заявление, доверенность, постановление, реше­ние, распоряжение, приказ, указание и др.

При всем многообразии их содержания, за каждым из них истори­чески закрепились определенные правила оформления. Подавляющее большинство документов, отправляемых из организаций и направляе­мых им, являются информационно-справочными; в них содержится информация о фактическом положении дел. К ним относятся: справки; акты; докладные и объяснительные записки; протоколы; заявления и др.

Отдельную группу информационных документов составляет переписка организации с внешними организациями и физическими лицами: письма, телеграммы, телефонограммы, факсимильные и электронные сообщения.

3.4.1. Протоколы

Протокол — управленческий документ, фиксирующий ход об­суждения вопросов и принятия решений несколькими лицами. Обязательному протоколированию подлежат заседания постоянно действующих и временных коллегиальных органов: коллегий ми­нистерств, ведомств, собрания трудового коллектива, общего со­брания, собрания акционеров, заседания Совета директоров (уч­редителей).

Проект протокола составляется непосредственно во время за­седания, содержание выступлений конспектируется, стенографи­руется или записывается на диктофон. Полное оформление про­токола, как правило, проводится позднее. По полноте освещения хода заседания протоколы могут быть полными и краткими.

Протокол оформляется на бланке для внутренних документов или на чистом листе бумаги, на котором указывается:

• 
  вид документа;
  
• 
  дата;
  
• 
  номер;
  
• 
  гриф утверждения (если протокол подлежит утверждению);
  
• 
  наименование мероприятия;
  

• 
  состав присутствующих, в том числе подтверждающий пра­вомочность его проведения;
  

• 
  заголовок мероприятия (повестка дня);
  
• 
  текст;
  

• 
  подписи всех присутствующих или только двоих: председа­теля и секретаря;
  

• 
  отметка о направлении в дело.
  

На протоколе проставляется дата заседания, а не окончатель­ного оформления и подписания протокола. Если мероприятие длится несколько дней, то ставятся даты его начала и окончания через тире. Номер протокола обычно является порядковым номе­ром заседания коллегиального органа в течение года.

Таким образом, структура протокола состоит из двух частей: первая — заголовочная (вводная) содержит указания председателя, секретаря, присутствующих, приглашенных и повестку дня; вто­рая — основная, фиксирует ход заседания, подписи участников.

Основная часть текста полного протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится в следующем порядке:

СЛУШАЛИ: ВЫСТУПИЛИ: ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ):

Словом «СЛУШАЛИ» начинается раздел по каждому пункту по­вестки дня. Перед ним ставится номер вопроса повестки дня. Эти слова пишутся прописными буквами, каждое с новой строки, по­сле них ставится двоеточие, таким образом, они зрительно разби­вают текст на самостоятельные логические части.

После двоеточия указывают фамилию и инициалы выступавших и через тире — краткое изложение текста выступления. Содержа­ние выступлений излагается от третьего лица единственного числа. Если имеются тексты или тезисы докладов, выступлений, они не записываются в протокол, а после фамилии выступившего указы­вается — «текст (доклада, выступления) прилагается». Если в ходе обсуждения задавались вопросы, они должны быть зафиксированы в полном протоколе вместе с ответами. Записи делаются в лаконич­ной форме в части «ВЫСТУПИЛИ:».

Завершающая часть раздела по каждому пункту повестки дня «РЕШИЛИ:» — запись принятого по обсуждаемому вопросу реше­ния (постановления). Эта часть текста указывается в протоколе полностью, так как является наиболее важной его частью. Реше­ния, содержащие несколько вопросов, подразделяются на пункты и подпункты.

При выборах должностных лиц в протоколе указываются и ре­зультаты голосования по каждой кандидатуре.

Участник совещания или заседания может представить особое мнение по принятому решению. Содержание особого мнения за­писывается в протокол после записи соответствующего решения. В протоколе может быть пункт об утверждении обсуждавшегося документа, который прилагается к протоколу и имеет ссылку на его номер и дату.

В кратком протоколе указываются только рассмотренные во­просы, фамилии тех, кто участвовал в обсуждении, и принятые решения. Однако, по усмотрению собрания или его председателя, особые мнения или важные выступления могут быть внесены пол­ностью и в краткий протокол. Краткий протокол допустим только при наличии стенограмм или когда тексты докладов и выступлений прилагаются. Кратко протоколируются также оперативные сове­щания.

Решения коллегиальных органов, принятые на заседании, до­водятся до сведения исполнителей и других заинтересованных лиц и сотрудников в виде распорядительных документов — решений (постановлений), в виде копии самого протокола, либо в виде вы­писки из протокола или из пунктов решений.

3.4.2. Акты

Акт — документ, составленный коллегиально, комиссией, по­стоянно действующей или специально создаваемой, состав кото­рой утверждается распорядительным документом руководства ор­ганизации для подтверждения установленных фактов, событий, действий.

Существует множество разновидностей актов с точки зрения их назначения: приема-сдачи (работ, материальных ценностей, доку­ментов); обследования (состояния техники безопасности); испы­таний (образцов, систем, технологий), инвентаризации, расследо­вания аварий, несчастных случаев, ликвидации организации, ком­мерческие акты (по фактам повреждения, порчи грузов, нарушений правил транспортировки).

В акте отражаются только те факты, которые точно установлены лицами, подписывающими документ.

Акт оформляется на общем бланке, если он относится к внут­ренним документам организации. Если акт является документом, представляемым в другие организации, то он должен содержать юридический адрес организации, его составившей.

Во вводной части акта указывается основание для его составле­ния. Это может быть ссылка на документ (договор, распорядитель­ный документ), на какие-либо факты. Далее приводится состав комиссии: инициалы и фамилии председателя, инициалы и фами­лии членов комиссии в алфавитном порядке; при необходимости указываются и их должности.

В констатирующей части излагаются сущность, характер, ме­тоды и сроки проделанной работы, установленные факты, а также результаты работы: выводы и рекомендации. Содержание акта мо­жет быть разделено на пункты, включать материал, представлен­ный в виде таблицы.

В конце текста могут указываться количество составленных эк­земпляров и их местонахождение, например:

Составлен в 2-х экземплярах:

1. 
   й экз. направлен в префектуру СЗАО
   

1. 
   й экз. в дело 05-09
   

Количество экземпляров определяется количеством заинтере­сованных в нем сторон или нормативными документами.

При составлении актов ревизий и обследований их содержание согласовывается с должностными лицами, деятельность которых отражается в акте.

Акт считается принятым и вступает в силу после его подписания председателем и всеми членами комиссии или всеми лицами, учас­твовавшими в его составлении. Члены комиссии, не согласные с содержанием акта, обязаны подписать его с оговоркой о своем не­согласии. Особое мнение члена комиссии может оформляться на отдельном листе и прилагаться к акту.

Как правило, акты утверждаются руководителем данной или вышестоящей организации, по распоряжению которого проводи­лись действия, завершившиеся составлением акта. Для ряда ак­тов — по материальным, финансовым и другим важным вопро­сам — необходимо также заверение печатью.

Для повторяющихся ситуаций имеются унифицированные тра­фаретные формы. Например, унифицированные формы актов о ликвидации учреждения, о выделении документов к уничтоже­нию.

3.4.3. Докладные и объяснительные записки, заявления, справки

Докладная записка — документ, адресованный руководителю организации или вышестоящему органу, содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями.

В докладной записке должны быть указаны:

• 
  наименование автора: организации, структурного подраз­деления, должностного лица;
  
• 
  название документа;
  
• 
  адресат;
  
• 
  дата написания;
  
• 
  заголовок к тексту;
  
• 
  резолюция;
  
• 
  отметка об исполнении.
  

Внутренняя докладная записка подписывается автором доку­мента, внешняя — соответствующим руководителем организации и составляется на бланке. При использовании бланка для писем наименование вида документа «докладная записка» помещают над текстом.

В первой, вводной части текста излагаются факты или события, послужившие поводом для ее писания, вторая часть должна содер­жать выводы и предложения о конкретных действиях.

Докладная записка может оформляться и рукописным спосо­бом.

Объяснительная записка — документ, который сопровождает или объясняет основной документ (план, отчет), либо в котором сотрудник организации объясняет факты, поступки, события, при­чины невыполнения какого-либо поручения, нарушения трудовой или производственной дисциплины.

В первом случае объяснительная записка оформляется на об­щем бланке организации, во втором — может также оформляться рукописным способом.

Для обмена информацией между структурными подразделени­ями устойчиво используется такая разновидность документа, как служебная записка. Ее оформление соответствует общим правилам оформления внутренней переписки.

Заявление — документ, адресованный должностному лицу, со­держащий просьбу работника. В дальнейшем при рассмотрении документа на заявлении проставляются резолюция руководителя и отметка об исполнении документа и направлении его вдело.

Заявление обычно касается кадровых вопросов и может иметь приложения (копии личных документов). Личное заявление работ­ника о внеочередном отпуске, о переводе или увольнении пишет­ся, как правило, в произвольной форме от руки или на специально разработанном в организации бланке.

Для разрешения в суде спорных вопросов, возникших в отноше­ниях организации и работника, составляются исковые заявления. В заголовочной части такого заявления кроме адресата (судебный или иной орган) указываются: кто направляет заявление — истец с ука­занием своего адреса, и кто нарушил права заявителя — ответчик.

Справка — документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов или событий или удостоверяющий какой-либо юридический факт (о подтверждении места работы, занима­емой должности, места проживания и т.д.). Так как ситуации, по поводу которых справки выдаются, как правило, типовые, для их создания применяются унифицированные трафаретные бланки.

Справки, направляемые в другие организации, оформляются на общем или специальном (для справок) бланке, а используемые во внутреннем документообороте — на бланке структурного под­разделения (если есть) или на чистом листе с указанием всех необ­ходимых реквизитов.

При наличии в справке сведений финансового характера она подписывается руководителем, главным бухгалтером и заверяется печатью.

3.4.4. Распорядительные документы

Распорядительные документы содержат решения, направленные в системе управления сверху вниз, т.е. от вышестоящего к подве­домственному, от руководителя организации к его подчиненным.

Основанием для издания распорядительного документа может быть исполнение принятых законодательных, нормативных пра­вовых актов и иных решений вышестоящих органов или реализа­ция собственных решений в управленческой деятельности, выте­кающих из функций и задач организации, задач по управлению персоналом.

С точки зрения порядка принятия решений все распорядитель­ные документы делятся на две группы:

• 
  документы, издаваемые в условиях коллегиальности: соб­ранием, советом, правлением;
  
• 
  документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решения, когда право принимать решения по всем вопросам управления и организации принадлежит руководителю.
  

Можно выделить следующие стадии подготовки и издания рас­порядительного документа в условиях единоличного принятия решений:

• 
  обоснование необходимости издания документа;
  

• 
  изучение существа вопроса;
  
• 
  подготовка проекта документа;
  
• 
  согласование (визирование) документа;
  
• 
  внесение проекта документа на рассмотрение руководства;
  
• 
  подписание (удостоверение) документа;
  
• 
  доведение распорядительного документа до исполните­ля (лей).
  

Проект документа оформляется на общем или специальном бланке с проставлением на верхнем поле справа слова «Проект».

Текст распорядительного документа, как правило, состоит из констатирующей и распорядительной частей.

Констатирующая часть текста является введением в существо рассматриваемого вопроса. В ней перечисляются факты и события, даются оценки. Нередко в констатирующей части излагается суть акта вышестоящего органа управления, во исполнение которого издается данный распорядительный документ, содержатся ссылки на законы или ранее изданные распорядительные документы или нормативные акты.

Основную нагрузку несет распорядительная часть текста доку­мента, которая излагается в повелительной форме. В зависимости от его вида она начинается соответствующими каждому виду до­кументов зрительно выделяющимися глаголами (с новой строки (абзаца), прописными буквами, в разрядку) для отделения двух частей друг от друга.

Вид распорядительного документа предопределяет и характер изложения его текста. Если распорядительная часть предполагает различные по характеру действия и нескольких исполнителей, она делится на пункты. В каждом пункте указываются исполнитель и срок исполнения. В предпоследнем пункте указывается (при не­обходимости) документ, утративший силу или подлежащий изме­нению в связи с изданием данного документа. Последним пунктом в приказах, решениях, распоряжениях указывается лицо, на кото­рое возлагается общий контроль за исполнением документа.

Если нет указания на дату вступления его в силу в тексте самого распорядительного документа, он вступает в силу с момента под­писания или доведения до сведения. Постановления Правитель­ства РФ и федеральных органов исполнительной власти вступают в силу после их регистрации и официального опубликования.

Постановление — правовой акт, принимаемый правительством, высшими и некоторыми центральными органами коллегиального управления по организационным и другим вопросам, связанным с осуществлением высшими органами государственной власти сво­их полномочий.

Текст постановления может иметь вступительную часть, если требуется дать разъяснения целей и мотивов издания. Она закан­чивается ключевым словом — «ПОСТАНОВЛЯЕТ:».

Решение — это также распорядительный документ коллектив­ных руководящих и совещательных органов учреждений, предпри­ятий, фирм, издаваемый в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности.

Решениями называются также совместные распорядительные документы, принимаемые двумя и более неоднородными органа­ми, действующими на основе коллегиального и единоличного при­нятия решения.

Оформляются решения аналогично постановлениям, за исклю­чением ключевого слова. В решениях используются слова «РЕ­ШИЛ:», «РЕШИЛА:» или «РЕШИЛИ:». Подписывается решение всеми членами коллегиального органа или только председателем и секретарем.

Приказ — правовой акт, издаваемый единоличными руководи­телями организаций, личных фирм, министерств, отделов и т.д. Приказ является самым распространенным видом распорядитель­ного документа, применяемого в практике управления, он издает­ся для решения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом. По юридической природе приказ может быть актом управления, содержащим нормы права, регулирующие опре­деленные сферы общественных отношений, и актом применения норм права.

В деятельности организации различают приказы по:

• 
  личному составу;
  
• 
  текущим кадровым вопросам;
  
• 
  организационным вопросам;
  
• 
  основной деятельности.
  

Приказ издается по вопросам: создания, ликвидации, реорга­низации учреждений или их структурных частей; утверждения по­ложений, инструкций, правил и других документов, регулирующих финансирование деятельности организации, материально-техни­ческое обеспечение, научно-техническую политику; касающимся специфики основных видов деятельности отдельного предприятия или организации; приема, перемещения, увольнения работников, предоставления им отгулов и отпусков и т.п.

Распоряжение — документ, издаваемый единолично руководи­телем коллегиального органа управления в целях разрешения опе­ративных вопросов повседневной производственно-хозяйственной и административной деятельности предприятия.

Распоряжения могут также издаваться ведомствами на основе и во исполнение законов, решений высших органов власти.

Указание — распорядительный документ по вопросам, связан­ным с исполнением приказов, постановлений и инструкций, из­даваемый единолично руководителем организации или его замес­тителем преимущественно по вопросам информационно-методи­ческого характера. Указания, как правило, имеют ограниченный срок действия.

Указания составляются и оформляются аналогично распоряже­ниям, ключевыми словами в тексте указаний и распоряжений мо­гут быть «ОБЯЗЫВАЮ:», «ПРЕДЛАГАЮ:», «ПОРУЧАЮ:», «ТРЕ­БУЮ:» и другие более подходящие к содержанию конкретного документа.

3.4.5. Организационно-правовые документы

Организационные или организационно-правовые документы —ус­тав, положение, инструкция, регламент, правила и др. — составляют важнейшую часть документации любой организации.

Эти документы оформляются в виде сплошного текста, разби­того на разделы, пункты и подпункты, и оформляются единооб­разно в соответствии с ГОСТ Р 1.5-92. Организационные докумен­ты в зависимости от их важности и объема могут оформляться с изготовлением титульного листа, также регламентируемого этим ГОСТом, на общих бланках организации, на чистых листах бумаги, например, небольшие по объему должностные инструкции обслу­живающему персоналу структурных подразделений.

Все организационно-правовые документы утверждаются име­ющими на это полномочия должностными лицами, поэтому для придания им юридической силы подпись автора не является обя­зательной, тем более что их авторство, как правило, коллектив­ное.

В то же время обязательным должно быть согласование этих документов с юрисконсультами, профсоюзной организацией, ру­ководителями подразделений, на сотрудников которых они рас­пространяются.

Такой же обязательной должна быть процедура ознакомления с организационно-нормативным документом работников, на чью

деятельность распространяются его положения, которая оформля­ется соответствующими визами. Виза ознакомления проставляет­ся на свободном месте на последнем листе документа и включает подпись (лучше с ее расшифровкой) и дату:

20.11.2008
Довольно распространенной практикой является оформление виз ознакомления в виде таблицы:

Ознакомлены:
Должность:	Инициалы, фамилия:	Подпись:	Дата:

Организационно-нормативные документы в унифицированные системы управленческой документации, как правило, включаются в виде примерных и типовых образцов, схем построения докумен­тов.