Документационное обеспечение (Лекции). Лекция 1 основные понятия управления документами
 Скачать 1.66 Mb.
|
|
4.3. ТЕЛЕФОНОГРАММЫ Телефонограмма — обобщенное название различных по содержанию документов, передаваемых устно по каналам телефонной связи и записываемых получателем. Телефонограммы обычно используются в случаях, когда сообщения, передаваемые по телефону, требуют документального оформления. Телефонограммами передаются небольшие по объему тексты информационного характера. В инструкциях по делопроизводству объем телефонограмм обычно ограничивается — не более 50 слов. В тексте телефонограмм следует избегать труднопроизносимых слов, словосочетаний и сложных речевых оборотов. Примеры текстов телефонограмм: ТЕЛЕФОНОГРАММА ГТК России от 10 апреля 2001 г. № ТФ-8546 «О таможенном досмотре» Обязываю при пересечении таможенной границы Российской Федерации товаров (код ТН ВЭД 8525 20 910, 8517 90, 8517 80, 8517 50, 851721,8517 19 1000, 8517 30, 8517 11,8517 199000), перемещаемых в адрес таможенных органов, находящихся в зоне деятельности ЦТУ, производить досмотр с полной выгрузкой на приграничные СВХ и осуществлять документальную проверку с направлением информации в службу таможенной инспекции ЦТУ о местах и дате доставки. Предгостаткомитета генерал-полковник таможенной службы М.В. Ванин ТЕЛЕФОНОГРАММА МНС России от 10.01.2002 № БК-6-07/18® «О ПОРЯДКЕ И УСЛОВИЯХ ВЫДАЧИ РАЗРЕШЕНИЙ НА УЧРЕЖДЕНИЕ АКЦИЗНЫХ СКЛАДОВ И ПОРЯДКЕ ВЫДАЧИ РЕГИОНАЛЬНЫХ СПЕЦИАЛЬНЫХ МАРОК» В соответствии с Федеральным законом от 29.12.2001 № 186-ФЗ порядок и условия выдачи разрешений на учреждение акцизных складов и порядок выдачи региональных специальных марок определяются субъектами Российской Федерации по согласованию с государственным органом, уполномоченным Правительством РФ. Общие требования к порядку и условиям выдачи разрешений на учреждение акцизных складов и к порядку выдачи региональных специальных марок должны быть определены Правительством РФ. Действующие договоры с изготовителями региональных специальных марок не пересматривать. В настоящее время, до принятия соответствующего постановления Правительства РФ по данным вопросам, следует руководствоваться требованиями действующих постановлений Правительства РФ от 30.12.2000 № 1026 и от 27.12.2000 № 1023. Заместитель Министра Российской Федерации по налогам и сборам Б.М. КОРОЛЬ Телефонограммы оформляются на стандартных листах бумаги или специальных бланках. При оформлении телефонограмм используются следующие реквизиты:
• идентификатор электронной копии документа. Датой телефонограммы является дата ее передачи. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, к ней прилагается список организаций, которым ее передают, и номера телефонов, по которым она должна быть передана. Подписанные телефонограммы регистрируются. После передачи на них проставляются дата и время передачи, фамилии и номера телефонов передавшего и принявшего. Принимаемые телефонограммы записываются на стандартных листах бумаги, специальных бланках или в журнал. Телефонограмма может быть сначала застенографирована или записана с по- мощью звукозаписывающей аппаратуры, а затем расшифрована и отпечатана. Следует проверять правильность записи телефонограммы ее повторным чтением в конце передачи. Входящая телефонограмма должна иметь те же реквизиты, что и исходящая, за исключением подписи, которая на входящей телефонограмме отсутствует. После рассмотрения телефонограммы руководством и вынесения резолюции телефонограмма передается на исполнение. После исполнения телефонограмма с отметкой о выполнении поручения руководства подшивается в дело по вопросному принципу в соответствии с номенклатурой дел. Пример оформления принятой телефонограммы: АДМИНИСТРАЦИЯ Начальнику Главного управления ПЕРМСКОЙ ОБЛАСТИ по делам ГО и ЧС Пермской области В.И. Мешочкину ТЕЛЕФОНОГРАММА 12.04.2001 №5 17.30 13.04.2001 в малом зале состоится заседание противопаводковой комиссии. Явка обязательна. Зам. губернатора области О.М. Жданов Передал специалист И.А. Петелина 58 71 75 Принял секретарь Л.И. Иванова 33 61 42 4.4. ФАКСОГРАММЫ Факсограмма (факс) — получаемая на бумажном носителе копия документа, переданного по каналам факсимильной связи. Факсограммы выделяются в отдельную группу деловой корреспонденции исходя из особенностей передачи информации. По каналам факсимильной связи передаются документы, срочно требующиеся адресату. Факсимильный терминал (телефакс) — устройство, обеспечивающее преобразование графической информации на бумажном носителе в электрические сигналы, их передачу по сетям электросвязи 7 - 1287 97 и прием — обратное преобразование. При использовании компьютеров в качестве факсимильных терминалов графическая информация может быть представлена в форме файлов, хранящихся на устройстве долговременной памяти вычислительной системы. Факсимильная связь позволяет передавать тексты, таблицы, рисунки, чертежи. Важное преимущество факсимильной связи — отправка графической информации и ее получение на бумажном носителе, что невозможно при использовании телеграфной или телексной связи. По каналам факсимильной связи могут быть переданы любые виды документов. Требования к их составлению и оформлению определяются видом отправляемого документа — подлинника (договора, протокола, акта и т.д.). Однако в большинстве случаев фак-сограммы служат средством оперативного ведения деловой переписки и оформляются с учетом требований, предъявляемых средствами факсимильной связи. В настоящее время в законодательстве и инструкциях по делопроизводству нет единого подхода к определению юридической силы факсограмм. В законодательстве признается принципиальная возможность их использования при заключении сделок, представлении отчетных и статистических данных. Вместе с тем в подзаконных актах и на практике существует ряд ограничений на использование факсограмм, которые, в частности, связаны с тем, что они не содержат подлинных подписей и оттисков печатей. В ряде случаев факсограммы принимаются к исполнению только при условии, что в дальнейшем последует посылка документа-оригинала. Существуют определенные требования к документам, отправляемым факсимильной связью, зависящие от передающей и принимающей аппаратуры (телефакса). Все, что подлежит передаче по телефаксу (текст, фотография, чертеж и т.п.), должно размещаться в пределах ограничительной рамки телефакса. Современная телефаксная аппаратура передает листы формата А4. Отправляемые документы должны быть напечатаны четким, контрастным шрифтом или написаны контрастными (черными, темно-синими) чернилами, пастой шариковой ручки, тушью. Не рекомендуется отправка документов, отпечатанных с использованием красного, зеленого, желтого цветов; на красной или серой бумаге; а также напечатанных шрифтом слабой контрастности или с недостаточной четкостью. Не допускается волнистость или деформация материального носителя отправляемого документа. На лицевой стороне подлинника не должно быть морщин, пятен, изгибов и рельефов от надписей на оборотной стороне. Пример формы заявки, предназначенной для передачи по факсу Факс-форма резервирования гостиницы Пожалуйста, распечатайте эту форму, заполните ее и отправьте факсом: +7 812 117-78-45. Если вы не получите ответ в течение 24 часов, пожалуйста, пошлите повторный факс или позвоните по телефону +7 812 117-78-45. Фамилия, имя, отчество: E-mail: Номер факса: Номер телефона: Адрес: Город/Страна: Фирма: Тип номера: Одноместный/Двухместный Дата приезда: Дата отъезда: Кол-во ночей: Кол-во взрослых: Кол-во детей: Дополнительная информация: т 99 Правила передачи и приема документов с использованием факсимильной связи закрепляются в инструкциях по делопроизводству и включают следующие основные положения.
Пример оформления факсограммы Факсограмма № 3-41/3 от 30.04.2006 Руководителям подрядных организаций по списку Предлагаю принять участие в ярмарке жилищно-коммунальных услуг, проводимой в рамках V Московской международной выставки «ДОРКОМЭКСПО-2006». Подобная ярмарка проводится впервые в нашем городе и ее цель — способствовать формированию рынка жилищно-коммунальных услуг в Москве, привлечь предприятия малого бизнеса в сферу ЖКХ. Предприятия — участники ярмарки будут внесены в базу данных Департамента жилищно-коммунального хозяйства и благоустройства г. Москвы, которую в своей работе используют префектуры, управы районов, дирекции единого заказчика и другие структуры, а также будут представлены в специальном разделе официального каталога выставки. Перечень жилищно-коммунальных услуг дан в заявке на участие в ярмарке. Стоимость участия — 1000 руб., включая НДС — 20% (для участников выставки — бесплатно). Заявку необходимо выслать в адрес Оргкомитета (095) 923-18-23, 924-16-51, 925-73-10, e-mail: info@dorkomexpo.ru до 20 мая 2006 г. Приложение: 1 л. (заявка) Первый заместитель Мэра Москвы в Правительстве Москвы П.Н.Аксенов Исполнитель: Озорников А.И. (095) 923-18-23,298-82-84
В настоящее время в организациях связи действуют факсимильные службы — телематические службы, предназначенные для предоставления услуг передачи документов (сообщений) между факсимильными терминалами. Факсимильные службы делятся на три категории: а) абонентские факсимильные службы — Телефакс (служба ре- ального времени) и Комфакс (служба с промежуточным накопле- нием); б) клиентская факсимильная служба — Бюрофакс; в) факсимильные службы, подача сообщений в которых осуще- ствляется с использованием службы Бюрофакс, прием — с исполь- зованием службы Телефакс и наоборот (Бюрофакс — Телефакс, Телефакс — Бюрофакс). Служба Телефакс обеспечивает соединение абонентских факсимильных терминалов как внутри страны, так и с абонентскими факсимильными терминалами, расположенными в других странах. Клиентская служба «Бюрофакс» предназначена в первую очередь для предоставления услуг факсимильной связи потребителям, не имеющим собственных факсимильных средств. Служба «Бюро-факс» обеспечивает передачу, прием и доставку сообщений с помощью факсимильного терминального оборудования, располагаемого в так называемых бюро общего пользования (на базе службы доставки телеграмм и отделений связи). Служба «Бюрофакс» обеспечивает предоставление потребителям следующих услуг:
Способ доставки сообщения получателю определяется отправителем. Абонентская служба «Комфакс» — факсимильная служба с промежуточным хранением, обеспечивающая абонентам широкий набор дополнительных сервисных услуг:
Создание абонентской службы «Комфакс» связано с тем, что надежная, быстрая и качественная факсимильная связь зачастую не может быть обеспечена на телефонной сети общего пользования. Наличие в службе «Комфакс» промежуточных накопителей открывает дополнительно возможность передачи факсимильных сообщений без обязательного одновременного присутствия на связи оборудования отправителя и получателя сообщения. Это обстоятельство имеет особое значение для организации связи абонентов различных часовых поясов. 4.5. СООБЩЕНИЯ ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЫ Одной из форм обмена деловой информацией являются сообщения электронной почты. Электронная почта (E-mail) является компьютерным аналогом обычной почты, в котором в качестве объектов пересылки вместо обычных почтовых отправлений (письма, открытки, пакеты и т.п.) выступают любые по содержанию и форме представления данные (текстовые сообщения и документы, графические изображения, аудио- и видеозаписи и др.), а в качестве среды передачи вместо средств почтовой пересылки (различных видов транспорта) используются каналы информационно-вычислительных сетей. Основными компонентами систем электронной почты являются узлы информационно-вычислительных сетей, которые обслуживают определенное множество пользователей. Эти узлы выполняют роль почтовых отделений и более крупных организаций почтовой службы (например, почтамтов). В рамках этих узлов для каждого пользователя выделяется раздел памяти, выполняющий функции почтового ящика. Пользователь электронной почты имеет уникальный адрес (аналог почтового адреса), который имеет следующий вид: имя_пользователя@имяломена, где имяпользователя — произвольное имя, обозначающее пользователя (персону или организацию), а имяломена обозначает узел электронной почты. Эти имена разделяются служебным символом «@». Например, адрес ivanov@mail.ruуказывает на индивидуального пользователя с именем ivanov, зарегистрированного в почтовой службе (узле системы электронной почты) mail.ru. Другой адрес didou@imis.ruпринадлежит кафедре документоведения и документационного обеспечения управления Государственного университета управления, зарегистрированный в почтовой службе imis. ги. Пользователь электронной почты имеет доступ к своему почтовому ящику (точнее, его аналогу в памяти службы электронной почты), может выполнять различные действия над его содержимым (полученными сообщениями): читать, перемещать из одной области (папки) почтового ящика в другую, удалять, копировать, посылать ответные сообщения. Естественно, пользователь может формировать и посылать свои собственные сообщения. Для обеспечения юридической значимости передаваемых по каналам электронной почты сообщений и документов применяется электронная цифровая подпись (ЭЦП). Использование электронной цифровой подписи регулируется Федеральным законом от 10.01.2001 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи». Само сообщение электронной почты состоит из текста сообщения и реквизитов. В состав реквизитов входят:
Служебный заголовок сообщения электронной почты кроме перечисленных реквизитов, заполняемых его автором, содержит несколько полей, которые автоматически добавляются системой (отметка о прохождении через компьютер; дата и время отправления электронного сообщения; имя отправителя и обратный электронный адрес и др.). Сообщение электронной почты помимо собственно текста сообщения может иметь так называемые вложения — прикрепленные файлы с произвольным содержанием (тексты в различных форматах хранения, исполняемые коды, графическая информация, аудио- и видеозаписи и др.). При подготовке сообщения электронной почты следует придерживаться определенных правил и рекомендаций. Адресация
Заголовок сообщения
Текст сообщения
Вложения или прикрепленные файлы 1. Следует добавлять к сообщению только действительно необходимые файлы.
|