Документационное обеспечение (Лекции). Лекция 1 основные понятия управления документами
 Скачать 1.66 Mb.
|
|
ское отделение № 1877, к/с 30101810500000000653, 044030653. ОКПО 46271365, ОКОНХ 87100. БИК  Твердая оферта с использованием ключевой фразы «Предлагаем твердо...» 4.6.7. Рекламное письмо Рекламное письмо является коммерческим письмом, в котором содержится описание предлагаемых товаров или услуг в форме, стимулирующей интерес к их приобретению. Любой организации, осуществляющей коммерческую деятельность, необходимо заниматься рекламой производимой продукции или оказываемых услуг. В практике деловой переписки используются разнообразные по содержанию рекламные письма. Условно их можно разделить на две группы:
Кроме указанных видов деловых писем, в рекламе широко применяются различного рода проспекты, бюллетени, содержащие подробную, иногда детальную, информацию о товарах и услугах. Они не являются рекламными письмами, но вместе с ними поддерживают рекламную деятельность и, как правило, предоставляются по запросу заинтересованной стороны, которая первичную информацию о фирме или товаре получила именно из рекламного письма или каким-либо иным способом-. Составление рекламных писем осуществляется с соблюдением следующих правил.
При составлении рекламного письма следует придерживаться определенного порядка. Так, если в рекламном письме содержится информация о предлагаемых товарах или услугах, то оно формируется по следующей схеме.
Рекламное письмо, представляющее компанию, составляется по следующей схеме.
В практике встречаются рекламные письма, подписанные не только руководителями компании или ее структурных подразделений, но и рядовыми сотрудниками — менеджерами, старшими менеджерами, экспертами и др. Однако для обеспечения более высокого уровня доверия к письму и оказания им большего воздействия на потенциального партнера лучше, если письмо подписано лицом уровня не ниже руководителя структурного подразделения, а письма, представляющие компанию, вообще следует подписывать самим руководителем или одним из его заместителей. При оформлении рекламных писем необходимо придерживаться общих правил оформления деловой переписки, но для привлечения большего внимания к письму допустимо использовать различные способы стилевого оформления текста. Можно, например, применять разные шрифты для отдельных, наиболее важных фрагментов текста, отдельные места текста выделять полужирным шрифтом и др. Но при этом следует соблюдать меру, чтобы эффекты оформления не отвлекали внимания от существа письма. Примеры рекламных писем Рекламное письмо об открытии фотостудии Уважаемые господа! по адресу: 2-я Калужская ул., д. 19 (за торговым центром «Все для ремонта») открылась новая фотостудия «МИР ФОТОГРАФИИ» (тел. 251-77-88) Фотографы высокого уровня квалификации предлагают Вам свои слуги:
Ждем Вас в нашей студии! Рекламное письмо о товарах Обращение Краткая характеристика компании Предлагаемый товар Выражение готовности предоставить информацию Выражение надежды на сотрудничество Подпись Уважаемые господа! Наша компания действует на рынке трикотажной одежды уже в течение 10 лет и является одним из ведущих поставщиков этих изделий в Россию из Испании, Голландии, Бельгии и Франции. Компания проявила себя надежным партнером, обеспечивая высокий уровень качества товара и доступные цены. Мы обеспечиваем перевозку предлагаемого товара в пределах стран СНГ, а также его страхование во время транспортировки. К весенне-летнему сезону 2008 г. нами сформирована новая коллекция модной трикотажной одежды в ценовом пределе от 100 до 300 долларов. Если Вы заинтересованы в нашем предложении, мы готовы выслать Вам каталог одежды весенне-летней коллекции 2008 г., прайс-лист и предоставить всю интересующую Вас информацию. Надеемся на плодотворное сотрудничество. С уважением, Рекламное письмо о компании Обращение Выражение надежды на сотрудничество Краткая характеристика компании Уважаемые дамы и господа! Спасибо за заинтересованность в наших услугах! Надеемся быть полезными Вам! Наша транспортная компания «РусТранс» работа- ет на рынке грузоперевозок с 1999 года. За это время нашими партнерами по перевозкам грузов стало мно- жество российских компаний, ценящих в партнерах прежде всего надежность и стабильность. Сведения об основных направлениях деятельности Мы специализируемся на отправлении мелких и средних партий грузов из Москвы в города России грузовым транспортом, перевозках груза «от двери к двери», ориентируясь на сектор рынка, заинтересованный в отправлении небольших партий при обширной географии перевозок. Мы отвезем Ваш груз в любой населенный пункт России, с которым поддерживается постоянное или периодическое сообщение. Наши преимущества перед другими компаниями очевидны. Это опыт работы на рынке услуг, сформировавшаяся команда специалистов, гибкий подход к нуждам клиентов, а главное — лучшее сочетание цена — качество. Компания работает с клиентами независимо от формы их собственности и способа оплаты услуг. На сегодняшний день мы также предлагаем свои услуги грузоперевозок по Москве и Московской области, в частности, перевозка офиса или квартирный (дачный) переезд. В список данных услуг входят:
В зависимости от характера и объема вашего груза, а также вида перевозки оценщики компании опреде- лят тип и количество упаковки, необходимой для вашего груза. Выражение готовности предоставить необходимую информацию с указанием источников ее получения Подпись Готовы предоставить любую необходимую информацию Контактные телефоны: (095) 332-04-97; (095) 332- 04-60; (095) 332-06-44; факс (095) 332-06-31 Интернет-сайт www.gruzo-perevozki.ru С уважением, 4.6.8. Письмо-просьба Письма-просьбы — деловые письма, имеющие разнообразную тематическую направленность, они могут составляться практически по всем направлениям деятельности организации. Письмо-просьба может состоять только из одной или двух частей. В первом случае оно начинается глаголом: «Просим...» или «Просим Вас...». Во втором случае оно содержит обоснование просьбы и изложение самой просьбы. Обоснование просьбы обычно начинается с ключевых фраз «В связи с...»; «Для...»; «В соответствии с...»; а изложение просьбы с фраз: «Обращаемся к Вам с просьбой о...»; «Просим Вас предоставить данные о...»; «Просим Вас провести...» и т.д.; «Просим Вас сообщить информацию о...». Просьба может формулироваться и без использования глагола «просить», например: «Надеемся на положительное решение вопроса...»; «Надеемся, что Вы сочтете возможным рассмотреть наше обращение» и т.п. В одном письме может излагаться несколько просьб. В этом случае используются следующие языковые обороты: «Одновременно просим Вас...»; «Также просим Вас рассмотреть (предоставить, провести...)». Просьба как составная часть письма может присутствовать и в других видах деловых писем, например в сопроводительных, гарантийных и др. Письмо-просьба требует письма-ответа. Примеры писем-просьб Письмо-просьба с ключевой фразой «Просим Вас...» Просим Вас выслать календарный план проведения специализированных выставок по канцелярским и офисным изделиям и технологиям в г. Москве на 2008 год с указанием условий участия и размера платы за использование экспозиционной площади. Письмо-просьба с обоснованием В офисе регионального отделения компании в настоящее время используется четыре компьютера 2001 года выпуска, которые физически изношены и морально устарели. В связи с тем что объем продаж и технического сопровождения в обслуживаемом отделением регионе резко возрос, для эффективной информационной поддержки деятельности отделения просим разрешить приобретение 5 новых компьютеров для замены используемых. Письмо-просьба о высылке счета Просим выслать в наш адрес счет на приобретение «Гигиенических требований к персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы» (СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03) в количестве 40 шт. 4.6.9. Письмо-заявка Письмо-заявка — это разновидность письма-просьбы. Обычно письма-заявки не требуют письменного ответа. В ответ на письмо-заявку получателем осуществляются определенные действия по реализации заявленной просьбы: включение указанных в заявке лиц в число участников какого-либо мероприятия, высылка необходимых материалов или изданий и т.п. Среди писем-заявок особо выделяются документы, представляемые в органы исполнительной власти и подчиненные им организации для регистрации каких-либо прав, получения разрешений и т.п. Такие документы, называемые заявками, в сущности, являются заявлениями и зачастую представляют собой комплекс документов, включающий заявку (заявление), описания, чертежи, списки и др. В этих случаях правовыми актами четко определено, что понимается под заявкой и как она оформляется. В тексте заявки обычно используются те же языковые обороты, что и в письмах-просьбах: 9 - 1287 729 «Просим Вас включить в состав группы для участия в выездном семинаре-практикуме...»; «Просим Вас зарегистрировать в качестве участников фестиваля...»; «Просим Вас предусмотреть участие двух представителей нашей фирмы в конференции...». Заявки можно составлять на основе унифицированных форм. Примеры писем-заявок Письмо-заявка с унифицированным текстом заявка на участие в конференции «Информационные технологии в предпринимательской деятельности» 1. Сведения об организации Название Область деятельности Индекс Город Адрес Код города. Телефон Факс 2. Формы участия (отметить необходимое)
Дата приезда. Дата отъезда _ 3. Сведения об участнике Фамилия_ Имя Отчество Должность Подразделение Контактный тел._ Письмо-заявка на высылку товара Просим Вас выслать в наш адрес наложенным платежом 5 экз. учебно-практического пособия: Секретарское дело (образцы документов, организа- ция и технология работы) / В.В. Галахов, И.К. Кор- неев и др. / Под ред. И.К. Корнеева. М.: ТК Велби; Изд-во Проспект, 2004. Письмо-заявка на получение пропуска на право въезда автомашин в пределы малого кольца Московской окружной железной дороги (Приложение 3 к распоряжению Премьера Правительства Москвы от 1 апреля 1998 г.№ 352-РП) Просим Вас рассмотреть вопрос о выдаче пропуска(ов), предоставляющего(их) право въезда в пределы малого кольца Московской окружной же- лезной дороги на автомашину(ы) перевозки^ по адресу _ штук. (марка, модель, номерной знак) для (наименование груза) в количестве Вид необходимого пропуска (указать):
Данная перевозка необходима для (обоснование перевозки) Должность перевозчика груза, подавшего заявку И.О. Фамилия М.П. 4.6.10. Гарантийное письмо Гарантийные письма —- это деловые письма, содержащие обязательства оплаты, выполнения работ, возврата кредита и т.п. В качестве адресатов гарантийных писем выступают организации или конкретные лица. Гарантийное письмо одновременно является и письмом-просьбой. Юридическую значимость гарантийному письму придает использование таких устойчивых языковых оборотов, как: «Оплату (предоставлениеуслуг и т.п.) гарантируем»; «Возврат кредита гарантируем» и др. В гарантийном письме указываются банковские (платежные) реквизиты его составителя. Гарантийные письма обычно подписывают двое: руководитель организации и главный бухгалтер или иное должностное лицо и удостоверяются печатью организации. В отдельных случаях нормативными актами предусмотрено удостоверение гарантийного письма только подписью руководителя организации. Гарантийные письма создаются в каждой организации в различных, но часто повторяющихся и поэтому носящих типовой характер ситуациях, в связи с чем целесообразно иметь унифицированные формы этих писем с трафаретным текстом, что существенно сокращает время на их составление. В отдельных случаях нормативными правовыми актами утверждены унифицированные формы гарантийных писем, которые следует использовать при документировании предусмотренных этими актами управленческих действий или ситуаций. |