Документационное обеспечение (Лекции). Лекция 1 основные понятия управления документами
 Скачать 1.66 Mb.
|
|
ГЛАВА 6 СИСТЕМАТИЗАЦИЯ И ОРГАНИЗАЦИЯ ОПЕРАТИВНОГО ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ 6.1. ДОКУМЕНТАЛЬНЫЙ И АРХИВНЫЙ ФОНДЫ Для четкой организации документационного обеспечения управления документы в период их подготовки и в процессе исполнения должны быть систематизированы, а для повторного использования, подготовки управленческих решений, выдачи справок социального и служебного характера — сохранены. Систематизация и система хранения должны обеспечивать в случае необходимости быстрый и точный доступ к необходимым документам. Система хранения информации стала формироваться одновременно с системой деловой письменности. Хранение информации из хаотичного становится системным в результате оценки (экспертизы) скапливающихся документов и распределения их на хранение в зависимости от проведенной оценки. Поэтому в документа-ционном обеспечении управления существуют два понятия — документальный фонд и архивный фонд (рис. 6.1). Документальный фонд объединяет в своем составе всю документацию организации:
Архивный фонд лишь часть документального фонда. Архивный фонд не включает документы с краткими сроками хранения и имеет в основном стабильный состав, который должен только пополняться. В состав архивного фонда входят документы, имеющие политическое, экономическое, научное, социальное, культурное, Документальный фонд организации историческое или иное важное значение для государства и (или) для конкретной организации. В архивный фонд организаций в соответствии с их важным научно-техническим и социальным характером и длительными сроками хранения включают часть документов научно-технического характера и по личному составу. С течением времени, по аналогии с другими государствами, в России будут возрастать количество и значение комплексов документов («коммерческих» или «экономических» архивов) долговременного и постоянного сроков хранения, важных для негосударственных организаций, их авторов и собственников. В настоящее время для архива организации независимо от ее организационно-правового статуса часто применяется в качестве обобщающего термина выражение «ведомственный архив». В 2002 г. Федеральное архивное агентство (Росархив) выпустило новую редакцию Правил, устанавливающих нормы и технологию работы по систематизации и сохранению документов организации. Этот норматив кардинальным образом не меняет сложившиеся и действующие многие годы технологии хранения и документирования этих процессов, т.е. определенная преемственность по сравнению с предыдущей редакцией «Основных правил...» 1985 г. сохранилась. Пересмотр этого документа был вызван изменениями правовых основ собственности на документы, возникновением большого количества организаций и фирм различных организационно-правовых форм, которые имеют свои интересы по сохранению документальной истории их становления и развития. В документе нашли отражение и активное, практически повсеместное, внедрение в технологии работы с документами компьютерных технологий, и запись документной информации на различные технические носители. Естественно, данная разработка является обязательной только для государственных организаций, но глубина проработки вопросов делает ее незаменимой методической основой для рациональной систематизации, учета и сохранения документов в организациях, независимо от их организационно-правовых форм. Важным является и то, что большинство сформулированных в этой разработке положений по организации следующего этапа — архивного хранения документов — обязательно для всех организаций, без исключения и различия. Единственный критерий здесь — сроки хранения документов, минимальные из которых также задаются государственной архивной службой в нормативной форме. Основные правила работы архивов организаций содержат значительное количество положений, направленных на регламентацию оперативного хранения документов в документационном обеспечении организаций. Среди них:
• порядок передачи дел из структурных подразделений в архив. Весьма существенные дополнения современного норматива связаны с включением в нормативно-методические основы проведения экспертизы ценности управленческих документов наряду с бумажными и электронных документов. В состав Основных правил включены и унифицированные формы документов (номенклатура дел, опись, обложка дела, акты и др.), которыми оформляется хранение документов в делопроизводстве организации и осуществляется их учет, выделение к уничтожению или передача в архив. Они являются обязательными при документировании конкретного этапа систематизации документов и дел. Подавляющее большинство документов, как приходящих в офис извне, так и создаваемых в процессе работы, выполняются на бумажных носителях. Бумажные документы на время их исполнения передаются сотрудникам и, как правило, хранятся у исполнителя под его личную ответственность. В процессе работы у сотрудников скапливаются для удобства их личной работы информационные фонды из черновиков и копий различных документов. Порядок хранения и систематизации документов, представляющих ценность только для конкретного сотрудника, является в значительной степени его личным делом. Их можно хранить, как и книги, в домашней библиотеке по тематике, по формату и цвету папок и т.д. Систематизация и организация хранения служебных документов, находящихся у сотрудников на исполнении,— дело не только самого сотрудника, но и его руководителя, всего структурного подразделения. Поэтому удобнее организовать хранение документов, находящихся в работе у сотрудников, в выделенных специально для этого ящиках служебных столов, на полках шкафов и стеллажей; в имеющих понятную для других сотрудников маркировку папках и контейнерах (коробках и другой упаковке). С целью не только контроля исполнительской дисциплины, но и своевременного перераспределения служебных заданий по исполнению документов, в случае необходимости, к уже отмеченным признакам добавляются сроки исполнения документов, степень конфиденциальности, сроки хранения документов. Все компоненты файловой системы (папки, каталоги, файлы и т.п.) долговременной памяти вычислительной системы офиса и его подразделений должны иметь понятные наименования, позволяющие руководителю подразделения и в случае (и по причине) отсутствия сотрудника найти документы, требующие безотлагательного исполнения. По этому же принципу система хранения документов в рамках структурных подразделений, удобство их поиска, извлечения необходимой информации, освобождение от ставших ненужными документов и их копий — дело уже не только данного подразделения и его сотрудников, но и всей организации в целом. Хранение документов организации находится в компетенции и под ответственностью ее руководителя. Единообразный порядок обработки и текущего хранения всех документов, как правило, закрепляется в инструкции по ДОУ, а в ряде случаев находится и под внешним контролем архивных органов и государственных архивов. 6.2. ОБЩИЕ ПРИНЦИПЫ ФОРМИРОВАНИЯ ДЕЛ Документы, не находящиеся на руках у исполнителей, должны группироваться в таком порядке, который обеспечит прежде всего быстрый поиск необходимых документов и содержащейся в них информации. Эта работа по группировке документов носит название «формирование дел», хотя основной единицей организации учета и хранения только бумажных документов является «дело», а для небумажных — «единица хранения», для документов на компьютерных носителях — «файл данных». Работа по формированию дел состоит из следующих операций:
В организациях формирование дел может осуществляться централизованно только секретарем фирмы или делопроизводственной службой или децентрализованно — структурными подразделениями. На практике оба варианта сосуществуют параллельно. Так, распорядительные и организационные документы формируют, как правило, вдела централизованно, а бухгалтерские, кадровые дела, переписка, договоры и другие документы концентрируются на конкретных рабочих местах в структурных подразделениях. Формирование дел в структурных подразделениях осуществляется либо исполнителями, ведущими определенный круг вопросов в своем структурном подразделении, либо централизованно по подразделению специально выделенным сотрудником (ответственным за ДОУ подразделения, секретарем). Во втором случае легче обеспечить методическое единство и качество формирования дел, контроль за ним со стороны руководства и службы ДОУ. Правильность формирования дел достигается, а при проверках оценивается органами Архивной службы, другими контролирующими органами (в своей сфере деятельности), посредством соблюдения ряда правил. Хотя систематизация документов для их оперативного хранения и использования в текущей работе имеет прикладное значение и может определяться негосударственными организациями во многом самостоятельно, — игнорировать накопленный десятилетиями опыт работы было бы нецелесообразно. Архивной службой давно сформулированы опробованные в многочисленных организациях устоявшиеся правила группировки документов в дела. Так, в дела группируются в большинстве случаев документы одного календарного года. Исключение составляют: личные дела, документы выборных органов, которые группируются за период их созыва, судебные дела, дела с научно-техническими проектами и др. При этом не противоречит правилам и собирать в одно дело при небольшом их количестве документы за ряд лет, оформляя дело как «переходящее». Документы постоянного и временного сроков хранения следует группировать в дела раздельно. Например, следует хранить в различных делах годовые и квартальные планы работы, текущие и перспективные бизнес-планы и т.д., поскольку эти документы имеют различные сроки хранения. Допускается временная группировка в одном деле документов различных сроков хранения, если они относятся к одному вопросу. По окончании календарного года и в связи с решением вопроса такие документы рекомендуется перегруппировать в самостоятельные дела. В дело включается только один экземпляр документа. Не подшиваются вдела черновики, рабочие варианты (проекты) документов и их копии. Исключение составляют черновые материалы, которые имеют резолюции, визы, пометки, являющиеся дополнением к основному документу. Копии документов, подлежащих возврату, могут подшиваться в дела только с согласия их авторов и если это не противоречит их конфиденциальности. Общий объем листов в деле не должен превышать, как правило, 250 листов. При необходимости заводится второй том того же дела. От выбранной последовательности расположения документов в деле зависит оперативность поиска необходимых документов, а также раскрытие хода и полноты решения вопросов. Поскольку каждая группа документов отличается составом и ценностью информации, это обусловливает и специфику формирования их в дела. Обычно документы внутри дела располагаются в хронологической последовательности, начиная от более ранних по датам документов и кончая более поздними датами. Часто приказы, распоряжения, решения и другие документы располагают по порядковым номерам, однако и в этом случае в целом сохраняется хронологическая последовательность расположения документов. Другой подход следует применять, например, к переписке, где документ-ответ подшивается в дело не по дате регистрации, а вслед за инициативным документом, или к приложениям, которые, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к соответствующим документам (сопроводительным письмам). Если приложение составляет 250 листов и более, то из него, как правило, формируется отдельный том, а в документе делается отметка об их фактическом местонахождении. Документы могут располагаться в делах и в алфавитном порядке. Так целесообразно группировать различные опросные листы, анкеты, сводки, отчеты, поступающие от подведомственных предприятий (в алфавитном порядке названий предприятий) предложения, заявления и жалобы граждан, другие документы. Непосредственно подшивка документов в дела во избежание путаницы должна проводиться централизованно техническим сотрудником (секретарем) согласно отметкам исполнителей на документах: «в дело №...». При этом недооформленные или неправильно оформленные документы перед подшивкой в дело должны возвращаться исполнителям для полного оформления. Распорядительные документы и приложения к ним формируют в отдельные дела по видам, при этом обычно уточняют их авторскую принадлежность: приказы министерства, распоряжения генерального директора, указания зав. кафедрой и т.д. Так как каждая из перечисленных групп распорядительных документов имеет свои, различные сроки хранения, отдельно группируют в самостоятельные дела приказы по основной деятельности, приказы по административно-хозяйственным вопросам, приказы по личному составу и т.д. Поручения вышестоящих организаций и документы по их исполнению группируются для лучшего поиска в дела по направлениям деятельности организации. Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, как приложения к ним, группируются вместе с распорядительными документами. Если же при их утверждении распорядительные документы не издавались, то эти документы формируются в самостоятельные дела. Протоколы следует формировать в дела с учетом авторского признака (протоколы коллегии, протоколы совещания у директора, протоколы профсоюзного собрания и т.д.). Протоколы группируются, как правило, вместе с документами, на основании которых они готовились (повестки дня, доклады, проекты решений и др.). Эти документы помещаются после протоколов в последовательности рассмотрения вопросов. При значительном объеме таких документов их формируют в отдельное дело по номерам протоколов и в последовательности решения вопросов. Утвержденные планы, отчеты, лимиты, титульные списки группируются вдела отдельно от проектов этих документов и расчетов по ним. Их относят к тому году, к которому относится их содержание, независимо от времени составления, например: «Отчет за 2007г.», составленный в 2008 г., должен включаться вдела 2007 г. Перспективные бизнес-планы относятся к начальному году их действия, отчеты о выполнении перспективного плана — к последнему году действия плана. Коррективы к перспективному плану относятся к тому году, на который они составлены. Отчетные документы о финансовой деятельности предприятия, состоящего из баланса, объяснительной записки и приложений к нему, располагаются в следующем порядке: вначале объяснительная записка к отчету, затем баланс и в конце — приложения. Последовательность приложений определяется последовательностью статей баланса или соответствующими ссылками в объяснительной записке. Статистическая документация, образующаяся в управленческой деятельности, группируется самостоятельно или в одно дело с другими документами по данному вопросу, например к отчету по основной деятельности за 2007 г. могут прилагаться формы статистической отчетности, более подробно характеризующие деятельность организации по основной деятельности за этот же период. Поступающие в головную организацию документы филиалов, подведомственных организаций: планы, отчеты, сводки, обзоры, справки, докладные записи и др., фуппируются, как правило, в самостоятельные дела по каждой организации. Также возможны систематизация и группировка документов в дела по их видам (одного названия) по всем организациям, например: «Готовые отчеты филиалов о выполнении плана по реализации товаров». При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы фуппируются в дела текущего года, но с указанием при оформлении обложки дела ссылки на индекс дела предыдущего года. Лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате фуппируются в самостоятельные дела и располагаются в алфавитном порядке по фамилиям. В личные дела фуппируются документы, относящиеся к кадровым вопросам всех работающих в организации в следующей последовательности: внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле; заявление о приеме на работу, направление или представление; анкета (личный листок по учету кадров); автобиофа-фия; документы об образовании; выписки из приказов о назначении, перемещении, увольнении; дополнения к анкете (личному листку по учету кадров), справки и другие документы, относящиеся к данному лицу. При формировании дел по предложениям, заявлениям и жалобам граждан документы в деле фуппируются по алфавиту. Все документы, относящиеся к одному заявителю, составляют самостоятельную группу. Повторные жалобы подшивают к той же группе документов. Элеетронные документы формируются в файлы (компьютерные аналоги дел) на основании тех же принципов. |