Главная страница
Навигация по странице:

  • 6.1. ДОКУМЕНТАЛЬНЫЙ И АРХИВНЫЙ ФОНДЫ

  • 6.2. ОБЩИЕ ПРИНЦИПЫ ФОРМИРОВАНИЯ ДЕЛ

  • Документационное обеспечение (Лекции). Лекция 1 основные понятия управления документами


    Скачать 1.66 Mb.
    НазваниеЛекция 1 основные понятия управления документами
    АнкорДокументационное обеспечение (Лекции).doc
    Дата28.01.2017
    Размер1.66 Mb.
    Формат файлаdoc
    Имя файлаДокументационное обеспечение (Лекции).doc
    ТипЛекция
    #507
    КатегорияЮриспруденция. Право
    страница22 из 28
    1   ...   18   19   20   21   22   23   24   25   ...   28
    ГЛАВА 6

    СИСТЕМАТИЗАЦИЯ И ОРГАНИЗАЦИЯ ОПЕРАТИВНОГО ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ


    6.1. ДОКУМЕНТАЛЬНЫЙ И АРХИВНЫЙ ФОНДЫ

    Для четкой организации документационного обеспечения управления документы в период их подготовки и в процессе ис­полнения должны быть систематизированы, а для повторного ис­пользования, подготовки управленческих решений, выдачи спра­вок социального и служебного характера — сохранены. Система­тизация и система хранения должны обеспечивать в случае необходимости быстрый и точный доступ к необходимым доку­ментам.

    Система хранения информации стала формироваться одновре­менно с системой деловой письменности. Хранение информации из хаотичного становится системным в результате оценки (экспер­тизы) скапливающихся документов и распределения их на хране­ние в зависимости от проведенной оценки. Поэтому в документа-ционном обеспечении управления существуют два понятия — до­кументальный фонд и архивный фонд (рис. 6.1).

    Документальный фонд объединяет в своем составе всю докумен­тацию организации:

    • документы текущего управления;

    • документы, отобранные для постоянного или длительного хранения, в том числе и передаваемые на хранение в Архив­ный фонд РФ;

    • собранные в справочных целях коллекции копий докумен­тов, в том числе и других организаций, присланные для сведения и исполнения.

    Архивный фонд лишь часть документального фонда. Архивный фонд не включает документы с краткими сроками хранения и име­ет в основном стабильный состав, который должен только попол­няться. В состав архивного фонда входят документы, имеющие политическое, экономическое, научное, социальное, культурное,

    Документальный фонд организации





    историческое или иное важное значение для государства и (или) для конкретной организации.

    В архивный фонд организаций в соответствии с их важным на­учно-техническим и социальным характером и длительными сро­ками хранения включают часть документов научно-технического характера и по личному составу. С течением времени, по аналогии с другими государствами, в России будут возрастать количество и значение комплексов документов («коммерческих» или «экономи­ческих» архивов) долговременного и постоянного сроков хранения, важных для негосударственных организаций, их авторов и соб­ственников.

    В настоящее время для архива организации независимо от ее организационно-правового статуса часто применяется в качестве обобщающего термина выражение «ведомственный архив».

    В 2002 г. Федеральное архивное агентство (Росархив) выпусти­ло новую редакцию Правил, устанавливающих нормы и техноло­гию работы по систематизации и сохранению документов органи­зации. Этот норматив кардинальным образом не меняет сложив­шиеся и действующие многие годы технологии хранения и документирования этих процессов, т.е. определенная преемствен­ность по сравнению с предыдущей редакцией «Основных правил...» 1985 г. сохранилась.

    Пересмотр этого документа был вызван изменениями правовых основ собственности на документы, возникновением большого количества организаций и фирм различных организационно-пра­вовых форм, которые имеют свои интересы по сохранению доку­ментальной истории их становления и развития. В документе на­шли отражение и активное, практически повсеместное, внедрение в технологии работы с документами компьютерных технологий, и запись документной информации на различные технические но­сители.

    Естественно, данная разработка является обязательной только для государственных организаций, но глубина проработки вопро­сов делает ее незаменимой методической основой для рациональ­ной систематизации, учета и сохранения документов в организа­циях, независимо от их организационно-правовых форм.

    Важным является и то, что большинство сформулированных в этой разработке положений по организации следующего эта­па — архивного хранения документов — обязательно для всех организаций, без исключения и различия. Единственный крите­рий здесь — сроки хранения документов, минимальные из кото­рых также задаются государственной архивной службой в норма­тивной форме.

    Основные правила работы архивов организаций содержат зна­чительное количество положений, направленных на регламента­цию оперативного хранения документов в документационном обеспечении организаций. Среди них:

    • требования к номенклатурам дел, их виды, порядок состав­ления, согласования, утверждения, заполнения, ведения и хранения;

    • правила формирования дел в делопроизводстве;

    • организация и порядок проведения экспертизы ценности документов в делопроизводстве;

    • подготовка дел к передаче в архив — оформление дел (ну­мерация, подшивка, оформление обложки и т.д.), составле­ние и оформление описей, передача дел в архив;

    • порядок выделения документов к уничтожению;

    • оформление уничтожения документов с истекшими срока­ми хранения;

    • порядок передачи дел из структурных подразделений в ар­хив.

    Весьма существенные дополнения современного норматива связаны с включением в нормативно-методические основы про­ведения экспертизы ценности управленческих документов наряду с бумажными и электронных документов.

    В состав Основных правил включены и унифицированные фор­мы документов (номенклатура дел, опись, обложка дела, акты и др.), которыми оформляется хранение документов в делопроиз­водстве организации и осуществляется их учет, выделение к унич­тожению или передача в архив. Они являются обязательными при документировании конкретного этапа систематизации документов и дел.

    Подавляющее большинство документов, как приходящих в офис извне, так и создаваемых в процессе работы, выполняются на бумажных носителях. Бумажные документы на время их испол­нения передаются сотрудникам и, как правило, хранятся у испол­нителя под его личную ответственность.

    В процессе работы у сотрудников скапливаются для удобства их личной работы информационные фонды из черновиков и копий различных документов. Порядок хранения и систематизации до­кументов, представляющих ценность только для конкретного со­трудника, является в значительной степени его личным делом. Их можно хранить, как и книги, в домашней библиотеке по тематике, по формату и цвету папок и т.д.

    Систематизация и организация хранения служебных докумен­тов, находящихся у сотрудников на исполнении,— дело не только самого сотрудника, но и его руководителя, всего структурного под­разделения. Поэтому удобнее организовать хранение документов, находящихся в работе у сотрудников, в выделенных специально для этого ящиках служебных столов, на полках шкафов и стелла­жей; в имеющих понятную для других сотрудников маркировку папках и контейнерах (коробках и другой упаковке). С целью не только контроля исполнительской дисциплины, но и своевремен­ного перераспределения служебных заданий по исполнению доку­ментов, в случае необходимости, к уже отмеченным признакам добавляются сроки исполнения документов, степень конфиден­циальности, сроки хранения документов.

    Все компоненты файловой системы (папки, каталоги, файлы и т.п.) долговременной памяти вычислительной системы офиса и его подразделений должны иметь понятные наименования, позво­ляющие руководителю подразделения и в случае (и по причине) отсутствия сотрудника найти документы, требующие безотлага­тельного исполнения.

    По этому же принципу система хранения документов в рамках структурных подразделений, удобство их поиска, извлечения не­обходимой информации, освобождение от ставших ненужными документов и их копий — дело уже не только данного подразделе­ния и его сотрудников, но и всей организации в целом.

    Хранение документов организации находится в компетенции и под ответственностью ее руководителя. Единообразный порядок обработки и текущего хранения всех документов, как правило, за­крепляется в инструкции по ДОУ, а в ряде случаев находится и под внешним контролем архивных органов и государственных архи­вов.
    6.2. ОБЩИЕ ПРИНЦИПЫ ФОРМИРОВАНИЯ ДЕЛ

    Документы, не находящиеся на руках у исполнителей, долж­ны группироваться в таком порядке, который обеспечит прежде всего быстрый поиск необходимых документов и содержащейся в них информации. Эта работа по группировке документов носит название «формирование дел», хотя основной единицей организа­ции учета и хранения только бумажных документов является «дело», а для небумажных — «единица хранения», для документов на компьютерных носителях — «файл данных».

    Работа по формированию дел состоит из следующих опера­ций:

    • распределение исполненных документов по делам;

    • расположение документов внутри дела;

    • оформление обложки дела.

    В организациях формирование дел может осуществляться цен­трализованно только секретарем фирмы или делопроизводственной службой или децентрализованно — структурными подразделения­ми. На практике оба варианта сосуществуют параллельно. Так, рас­порядительные и организационные документы формируют, как правило, вдела централизованно, а бухгалтерские, кадровые дела, переписка, договоры и другие документы концентрируются на кон­кретных рабочих местах в структурных подразделениях.

    Формирование дел в структурных подразделениях осуществля­ется либо исполнителями, ведущими определенный круг вопросов в своем структурном подразделении, либо централизованно по подразделению специально выделенным сотрудником (ответствен­ным за ДОУ подразделения, секретарем). Во втором случае легче обеспечить методическое единство и качество формирования дел, контроль за ним со стороны руководства и службы ДОУ.

    Правильность формирования дел достигается, а при проверках оценивается органами Архивной службы, другими контролирую­щими органами (в своей сфере деятельности), посредством соблю­дения ряда правил. Хотя систематизация документов для их опе­ративного хранения и использования в текущей работе имеет прикладное значение и может определяться негосударственными организациями во многом самостоятельно, — игнорировать на­копленный десятилетиями опыт работы было бы нецелесо­образно.

    Архивной службой давно сформулированы опробованные в многочисленных организациях устоявшиеся правила группировки документов в дела. Так, в дела группируются в большинстве слу­чаев документы одного календарного года. Исключение составляют: личные дела, документы выборных органов, которые группируют­ся за период их созыва, судебные дела, дела с научно-техническими проектами и др. При этом не противоречит правилам и собирать в одно дело при небольшом их количестве документы за ряд лет, оформляя дело как «переходящее».

    Документы постоянного и временного сроков хранения следует группировать в дела раздельно. Например, следует хранить в различ­ных делах годовые и квартальные планы работы, текущие и перс­пективные бизнес-планы и т.д., поскольку эти документы имеют различные сроки хранения. Допускается временная группировка в одном деле документов различных сроков хранения, если они относятся к одному вопросу. По окончании календарного года и в связи с решением вопроса такие документы рекомендуется пере­группировать в самостоятельные дела.

    В дело включается только один экземпляр документа. Не подши­ваются вдела черновики, рабочие варианты (проекты) документов и их копии. Исключение составляют черновые материалы, которые имеют резолюции, визы, пометки, являющиеся дополнением к основному документу.

    Копии документов, подлежащих возврату, могут подшиваться в дела только с согласия их авторов и если это не противоречит их конфиденциальности. Общий объем листов в деле не должен пре­вышать, как правило, 250 листов. При необходимости заводится второй том того же дела.

    От выбранной последовательности расположения документов в деле зависит оперативность поиска необходимых документов, а также раскрытие хода и полноты решения вопросов. Поскольку каждая группа документов отличается составом и ценностью ин­формации, это обусловливает и специфику формирования их в дела.

    Обычно документы внутри дела располагаются в хронологичес­кой последовательности, начиная от более ранних по датам доку­ментов и кончая более поздними датами. Часто приказы, распоря­жения, решения и другие документы располагают по порядковым номерам, однако и в этом случае в целом сохраняется хронологи­ческая последовательность расположения документов.

    Другой подход следует применять, например, к переписке, где документ-ответ подшивается в дело не по дате регистрации, а вслед за инициативным документом, или к приложениям, которые, не­зависимо от даты их утверждения или составления, присоединя­ются к соответствующим документам (сопроводительным пись­мам). Если приложение составляет 250 листов и более, то из него, как правило, формируется отдельный том, а в документе делается отметка об их фактическом местонахождении.

    Документы могут располагаться в делах и в алфавитном поряд­ке. Так целесообразно группировать различные опросные листы, анкеты, сводки, отчеты, поступающие от подведомственных пред­приятий (в алфавитном порядке названий предприятий) предло­жения, заявления и жалобы граждан, другие документы.

    Непосредственно подшивка документов в дела во избежание путаницы должна проводиться централизованно техническим со­трудником (секретарем) согласно отметкам исполнителей на до­кументах: «в дело №...». При этом недооформленные или непра­вильно оформленные документы перед подшивкой в дело должны возвращаться исполнителям для полного оформления.

    Распорядительные документы и приложения к ним формируют в отдельные дела по видам, при этом обычно уточняют их авторскую принадлежность: приказы министерства, распоряжения генерально­го директора, указания зав. кафедрой и т.д. Так как каждая из пере­численных групп распорядительных документов имеет свои, раз­личные сроки хранения, отдельно группируют в самостоятельные дела приказы по основной деятельности, приказы по администра­тивно-хозяйственным вопросам, приказы по личному составу и т.д.

    Поручения вышестоящих организаций и документы по их ис­полнению группируются для лучшего поиска в дела по направлени­ям деятельности организации.

    Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядитель­ными документами, как приложения к ним, группируются вместе с распорядительными документами. Если же при их утверждении распорядительные документы не издавались, то эти документы формируются в самостоятельные дела.

    Протоколы следует формировать в дела с учетом авторского при­знака (протоколы коллегии, протоколы совещания у директора, протоколы профсоюзного собрания и т.д.). Протоколы группиру­ются, как правило, вместе с документами, на основании которых они готовились (повестки дня, доклады, проекты решений и др.). Эти документы помещаются после протоколов в последовательно­сти рассмотрения вопросов. При значительном объеме таких до­кументов их формируют в отдельное дело по номерам протоколов и в последовательности решения вопросов.

    Утвержденные планы, отчеты, лимиты, титульные списки груп­пируются вдела отдельно от проектов этих документов и расчетов по ним. Их относят к тому году, к которому относится их содержа­ние, независимо от времени составления, например: «Отчет за 2007г.», составленный в 2008 г., должен включаться вдела 2007 г.

    Перспективные бизнес-планы относятся к начальному году их действия, отчеты о выполнении перспективного плана — к послед­нему году действия плана. Коррективы к перспективному плану относятся к тому году, на который они составлены. Отчетные до­кументы о финансовой деятельности предприятия, состоящего из баланса, объяснительной записки и приложений к нему, распола­гаются в следующем порядке: вначале объяснительная записка к отчету, затем баланс и в конце — приложения. Последовательность приложений определяется последовательностью статей баланса или соответствующими ссылками в объяснительной записке.

    Статистическая документация, образующаяся в управленче­ской деятельности, группируется самостоятельно или в одно дело с другими документами по данному вопросу, например к отчету по основной деятельности за 2007 г. могут прилагаться формы ста­тистической отчетности, более подробно характеризующие дея­тельность организации по основной деятельности за этот же пе­риод.

    Поступающие в головную организацию документы филиалов, подведомственных организаций: планы, отчеты, сводки, обзоры, справки, докладные записи и др., фуппируются, как правило, в са­мостоятельные дела по каждой организации. Также возможны сис­тематизация и группировка документов в дела по их видам (одного названия) по всем организациям, например: «Готовые отчеты фи­лиалов о выполнении плана по реализации товаров».

    При возобновлении переписки по определенному вопросу, на­чавшейся в предыдущем году, документы фуппируются в дела те­кущего года, но с указанием при оформлении обложки дела ссыл­ки на индекс дела предыдущего года.

    Лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате фуп­пируются в самостоятельные дела и располагаются в алфавитном порядке по фамилиям.

    В личные дела фуппируются документы, относящиеся к кадро­вым вопросам всех работающих в организации в следующей по­следовательности: внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле; заявление о приеме на работу, направление или пред­ставление; анкета (личный листок по учету кадров); автобиофа-фия; документы об образовании; выписки из приказов о назначе­нии, перемещении, увольнении; дополнения к анкете (личному листку по учету кадров), справки и другие документы, относящи­еся к данному лицу.

    При формировании дел по предложениям, заявлениям и жалобам граждан документы в деле фуппируются по алфавиту. Все доку­менты, относящиеся к одному заявителю, составляют самостоя­тельную группу. Повторные жалобы подшивают к той же группе документов.

    Элеетронные документы формируются в файлы (компьютерные аналоги дел) на основании тех же принципов.
    1   ...   18   19   20   21   22   23   24   25   ...   28


    написать администратору сайта