Документационное обеспечение управления. Лекция документ и системы документации понятие документа. Классификация документов
 Скачать 83.9 Kb.
|
|
Глава администрации личная подпись Н.А. Федоров Когда документ подготовлен несколькими организациями, то подписывают его соответственно их руководители. Подписи лиц с одинаковыми должностями располагают на одном уровне, например: Глава Администрации Глава Администрации Энской области Энского края личная подпись А.А. Романов личная подпись А. В. Петухов 20.01.2016 20.01.2016 Печать Печать При подписании документа несколькими должностными лицами одного и того же предприятия, например начальником и главным бухгалтером, их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например: Начальник управления личная подпись А.В. Ковалев Главный бухгалтер личная подпись В.Л. Петрова В вузах, научных учреждениях в должности указываются ученая степень и звание, например: Зав. кафедрой личная подпись А.К. Соколов социальной психологии, проф., д-р психол. наук В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии, например: Председатель комиссии личная подпись Н.В. Куликов Члены комиссии личная подпись К.М. Артемьев личная подпись В.А. Матвеев При оформлении документа на бланке должностного лица название должности этого лица в подписи не указывается. Если документ в случае отсутствия должностного лица подписывает его заместитель или исполняющий обязанности, обязательно указывается фактическая должность подписавшего документ. Проставление косой черты перед указанием должности или предлога «за» является грубой ошибкой. Не допускается также надпись от руки «зам.». Федеральный закон от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» создал правовую основу для использования электронных цифровых подписей в различных сферах деятельности. Реквизит 23 «Гриф согласования документа»используется для внешнего согласования проекта документа с заинтересованными организациями. Согласование проводится внутри учреждения и вне его. Внешнее согласование документа может быть оформлено справкой о согласовании, листом согласования (когда необходимо согласование с несколькими организациями) По образцу визы оформляется и отметка об ознакомлении с документом (ознакомительная виза). Проект документа с визами согласования направляется для подписания руководителем. Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Для документа, подлинник которого отправляется из организации, визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа. По усмотрению организации допускается полистное визирование документа и его приложений. В учреждении должен быть разработан перечень важнейших документов с указанием лиц, проставляющих необходимые для оформления документов визы. Такой перечень целесообразно дать в приложении к инструкции по делопроизводству. Реквизит 25 «Оттиск печати». Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных специальными нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами. Организация должна иметь печать со своим наименованием. Порядок воспроизведения на печатях Государственного герба Российской Федерации регламентируется положениями ГОСТа Р 51511– 2001. Организации могут иметь печати для своих структурных подразделений. В этом случае на печати должна быть дополнительная надпись, например: «Секретариат», «Отдел кадров» и т. д. Виды и применение печатей и штампов устанавливаются в распорядительных документах организации, регламентах, инструкциях по делопроизводству. Печать проставляется на документах организационно-правового характера (положение, штатное расписание), на документах, содержащих разрешение заниматься определенным видом деятельности (лицензии), удостоверяющих права отдельных лиц (доверенности), подтверждающих сведения персонального характера (справки), оформляющих соглашение двух или нескольких лиц (договоров), обязательства по выполнению определенных действий (гарантийное письмо), фиксирующих факты приема-передачи денежных средств и материальных ценностей (платежное поручение, акт) и др. Копии и выписки из документов, предназначенные для представления в другие организации, не заверенные печатью, не имеют юридической силы. Для регламентации использования печатей в организации разрабатывается перечень документов, на которых проставляется гербовая или другая печать. Оттиск печати на документе следует ставить таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ. На финансовых документах печать должна располагаться строго в границах установленной для нее зоны и не затрагивать других реквизитов. Наложение печати на другие реквизиты затрудняет проверку подлинности документа. Реквизит 26 «Отметка о заверении копии».При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют: заверительную надпись «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилия); дату заверения, например: Верно Инспектор отдела кадров личная подпись М.В. Колосов 07.02.2016 При направлении документа в другую организацию допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации. Реквизит 27 «Отметка об исполнителе»состоит из инициалов и фамилии исполнителя и номера его телефона. Указанный реквизит имеют только исходящие документы – справки, заключения, письма и т. д. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа от границы левого поля в нижнем углу, например: И.В. Петров 456 34 67 Если документ подлежит размножению, отметка указывается только на лицевой стороне последнего листа документа (иначе придется делать копию двух сторон листа). Для документов с грифом ограниченного доступа указываются адресаты всех экземпляров, например: Семенова 925-83-54 Экз. 1 – в адрес Экз. 2 – в отдел 04 Экз. 3 – в отдел 06 Реквизит 28 «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело»проставляется сразу после решения вопроса и отправления ответа. Указанный реквизит включает ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, при отсутствии такого документа – краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в которое документ будет подшит, например: В дело 24/5. Ответ 03-05/88 от 07.02.2016 08.02.2016 личная подпись И. Иванко Или Решено протоколом согласования 12.02.2016 В дело 03-05. 16.02.2016 личная подпись М. Черняк Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ. Реквизит помещается на нижнем поле первой страницы документа. Реквизит 29 «Отметка о поступлении документа в организацию»проставляется при получении документа и располагается в нижнем правом углу первой страницы. Допускается проставлять отметку о поступлении документа специальным регистрационным штампом. Указанный реквизит включает порядковый номер и дату получения документа (она является началом отсчета срока исполнения полученного документа), при необходимости – часы и минуты. Вх. № 0001 03.02.2016 19ч 50 мин Реквизит 30 «Идентификатор электронной копии документа»представляет собой отметку (колонтитул), которая проставляется в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержит наименование электронного файла, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации. Контрольные вопросы Как классифицируется управленческая документация предприятия? Какие документы организации (предприятия) относятся к организационным? Какие документы организации (предприятия) относятся к распорядительным? Перечислите, какие документы предприятия (организации) относят к информационно-справочным? Что такое реквизит документа? Что представляет собой формуляр документа? Лекция 3. СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ОСНОВНЫХ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ 3.1. ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ Штатное расписание – правовой акт, устанавливающий штатную численность организации, состав должностей и размер оплаты труда. Форма штатного расписания утверждена постановлением Госкомитета от 6 апреля 2001 г. № 26. В штатном расписании фиксируются сведения: структурное подразделение (наименование и код); профессия (должность); количество штатных единиц; оклад (тарифная ставка); надбавка; месячный фонд заработной платы; примечания. Штатное расписание визируется руководителями подразделений, главным бухгалтером, заместителями руководителя, утверждается приказом (распоряжением) руководителя. Изменения в штатное расписание вносятся приказом руководителя организации. Устав – правовой акт, определяющий структуру, функции и права предприятия, организации, учреждения. Устав содержит установленные правила поведения, обязательные для всех работников данной организации и самой организации как юридического лица. Обязательность ряда положений устава может распространяться и на третьих лиц, например на те организации или тех граждан, с которыми данная организация находится в договорных отношениях. Подготовка нового устава требуется в случаях реорганизации предприятия, организации, учреждения. Общие положения о порядке составления и оформления устава содержатся в первой части Гражданского кодекса РФ. Следует отметить, что устав составляется в письменной форме, в виде единого документа. Закон не содержит каких-либо определенных требований к составлению титульного листа устава. Сложившаяся практика показывает, что на титульном листе принято располагать наименование организации, гриф утверждения устава учредителями (или учредителем) с указанием даты и номера протокола, а также место и год регистрации. Должностная инструкция– правовой акт, издаваемый организацией в целях регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности и взаимоотношений с другими работниками и подразделениями, обеспечивающий условия для его эффективной работы. Должностная инструкция разрабатывается на каждую должность, предусмотренную штатным расписанием, или рабочее место, если в подразделении имеется несколько работников, занимающих одинаковые должности, но выполняющих различную работу. В зависимости от категории, уровня и правового статуса работника должностные инструкции как локальные правовые акты могут иметь некоторые различия в названии документа и структуре текста. Для первого руководителя организации, его заместителей, главных специалистов и руководителей структурных подразделений могут быть разработаны должностные положения,для рядовых сотрудников и специалистов – должностные инструкции,а для работников хозяйственных и вспомогательных (также для работающих по договору подряда или трудовому соглашению) – функциональные обязанности. 3.2. РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ Решение– правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами учреждений, организаций, предприятий, фирм в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности. Решениями называются распорядительные документы, принимаемые двумя и более неоднородными органами (действующими на основе коллегиального и единоличного принятия решений). Решения оформляются в том же порядке, что и постановления, за исключением того, что ключевым словом является один из глаголов: «РЕШИЛ», «РЕШИЛА», «РЕШИЛИ». Постановление – правовой акт, издаваемый в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, установления норм, правил. Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоначалия для разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данной организацией. Распоряжение– правовой акт, издаваемый руководителем в целях разрешения оперативных вопросов. Как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга организаций и должностных лиц. Распоряжения по вопросам частного характера также издают руководители организаций. Распоряжения составляются и оформляются по тем же правилам, что и приказы. Различие между ними состоит в том, что в тексте отсутствует ключевое слово, разделяющее вводную и распорядительную части. Указание – правовой акт, издаваемый руководителем организации или его заместителями, преимущественно информационно-методического характера, а также по организации выполнения приказов, инструкций и других актов данной или вышестоящей организации. Указания составляются и оформляются аналогично приказам. Ключевыми словами в тексте указания могут быть: «ОБЯЗЫВАЮ» или «ПРЕДЛАГАЮ». 3.3. ПРИКАЗЫ ПО ОСНОВНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ Приказы являются одними из важнейших документов предприятия. Приказ – это нормативный документ, издаваемый директором предприятия для решения каких-либо задач (производственных или связанных с персоналом предприятия). Приказы по организации работы предприятия, финансированию, планированию, отчетности, снабжению, реализации продукции и другим производственным вопросам относятся к приказам по основной деятельности. Подготовка приказа включает следующие стадии: изучение существа вопроса и сбор необходимых сведений; подготовку проекта приказа; согласование проекта; подписание руководителем. Проекты приказов готовятся специалистами предприятия по поручению руководителя. Приказы оформляются на общем бланке предприятия или на бланке приказа. Приказ должен иметь название вида документа, дату и номер. Датой приказа является дата его подписания руководителем. Нумерация приказов производится с января по декабрь в пределах года. Приказы по основной деятельности нумеруются и ведутся отдельно от приказов по личному составу. Приказ должен иметь заголовок, отвечающий на вопрос «о чем?», например: «Об изменении графика работы», «О реорганизации предприятия» и т. д. Недопустимо использовать заголовки типа «Приказ по предприятию» или «Приказ генерального директора». Текст приказа состоит, как правило, из двух частей. В первой части, констатирующей, указываются основания издания приказа. Основанием для издания приказа являются: нормативные документы государственных, муниципальных органов (правительства, налоговой инспекции и др.); решения совета директоров, собрания акционеров; производственная необходимость. Констатирующую часть приказа опускают, если причина издания приказа очевидна и не нуждается в разъяснении. Во второй части приказа, распорядительной, начинающейся со слова «ПРИКАЗЫВАЮ», пишут «кому» (исполнителю или структурному подразделению), «что сделать» (указывают конкретную работу), «до какого числа» (сроки ее окончания). Текст приказа делится на пункты, если поручений несколько. Каждый пункт начинается с красной строки. В последнем пункте указывается лицо или структурное подразделение, которое осуществляет контроль за исполнением приказа в целом. Если пункт о контроле отсутствует, контроль за выполнением данного приказа осуществляет руководитель предприятия лично. В случае необходимости в приказе перечисляются ранее изданные документы (приказы, решения), которые этим приказом отменяются. Если приказ вводит в действие какие-либо документы (инструкции, правила, положения), то они оформляются в виде приложения к приказу. В правом верхнем углу таких документов делается пометка: «Приложение к приказу генерального директора ОАО «Робот» от 04.04.2005 № 1». После составления текста приказа необходимо провести его согласование и подписание. Проекты приказов могут согласовываться с главным бухгалтером, юрисконсультом или другими должностными лицами предприятия. Приказы подписываются руководителем или его заместителями, которым предоставлено такое право. Приказ вступает в силу с момента подписания, если в тексте не указан другой срок введения его в действие. Секретарь-референт или работник службы делопроизводства после издания приказа организует ознакомление сотрудников предприятия с его содержанием. Один экземпляр приказа помещается на стенде объявлений, на другом экземпляре, который идет в дело, фиксируется ознакомление с приказом сотрудников, ответственных за его исполнение. На нижнем поле документа или на обороте листа сотрудник пишет «Ознакомлен», ставит подпись и дату ознакомления. При необходимости подписанный приказ копируется секретарем и раздается исполнителям для работы. |