Документационное обеспечение управления. Лекция документ и системы документации понятие документа. Классификация документов
 Скачать 83.9 Kb.
|
|
Лекция 5. КОРРЕСПОНДЕНЦИЯ, СВЯЗАННАЯ С ПРОВЕДЕНИЕМ ПЕРИОДИЧЕСКИХ МЕРОПРИЯТИЙ 5.1. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ПОДГОТОВКИ СОБРАНИЯ (ЗАСЕДАНИЯ) Для полноценного проведения собраний и заседаний необходима большая подготовительная работа. Документирование подготовки заседания заключается прежде всего в составлении повестки дня, в которую могут быть включены вопросы, не предусмотренные планом, но требующие обязательного рассмотрения на заседании. В повестку дня рекомендуется включать небольшое количество вопросов, чтобы можно было обстоятельно обсудить их на заседании. Однако на практике это требование не всегда соблюдается. В повестку дня нередко включается много вопросов. В этом случае в повестке дня надо указать, сколько времени отводится на каждый вопрос, а на самом заседании установить твердый регламент. Вопросы в повестке дня следует располагать в порядке их важности и сложности, но при этом так, чтобы приглашаемые на заседание тратили как можно меньше времени в ожидании рассмотрения своих вопросов. К повестке дня прилагают список приглашенных на заседание с указанием их должности и организации, которую они представляют. Материалы к заседанию представляются, как правило, за три-пять дней до заседания руководителю учреждения, а после их рассмотрения вместе с извещением о заседании направляются членам коллегиального органа. Предварительная рассылка материалов дает возможность вносить поправки в уже имеющийся письменный проект решения и тем самым ускоряет решение вопросов на самом заседании. Перед началом заседания производится регистрация присутствующих. При подготовке больших совещаний, конференций, встреч, на которых планируется участие работников учреждений, организаций из других краев, областей, международных организаций, рекомендуется предусмотреть следующие моменты: выработку повестки дня и определение круга участников; ознакомление предполагаемых участников с повесткой; выработку регламента совещания; подготовку материалов, которые будут рассматриваться на совещании; организационное обеспечение совещания: регистрацию участников; размещение участников; транспортное обеспечение участников; питание участников; культурно-массовые мероприятия; информирование участников по интересующим их вопросам; снабжение участников канцтоварами; организационные работы секретариата совещания; техническое обеспечение проведения совещания (оснащение помещения техническими средствами); документирование работы совещания (оформление документальных материалов): составление протокола (стенограммы) итоговых материалов; размножение итоговых материалов; обеспечение этими материалами участников совещания; анкетирование участников совещания: работе совещания; об уровне организации и проведения совещания. Если в подготовке совещания участвует целая группа, нужен план, утвержденный должностным лицом, отвечающим за совещание. Составляется смета расходов. Определяется повестка дня. В соответствующем документе указывается Лекция, которая будет обсуждаться на совещании, перечисляются темы докладов, содокладов, сообщений и т. п., предлагаемых для обсуждения, и приводятся краткие сведения о выступающих: их фамилии, имена и отчества (полностью или сокращенно), должности, ученые звания. Уточняется список лиц, приглашенных на совещание, составляются приглашения (извещения) на совещание. Приглашения включают: обращение, информацию о дате и месте проведения совещания, повестку дня, предложение принять участие, просьбу о подтверждении участия. Подписывают приглашения лица, отвечающие за подготовку совещания. Определяется регламент работы. Он должен предусматривать четкую организацию хода совещания, порядок рассматриваемых вопросов, определенные процедурные стороны. Общая продолжительность совещания не должна превышать трех-четырех часов в день. 5.2. СТРУКТУРА ДОКЛАДА Доклад – публичное сообщение, представляющее собой развернутое изложение на определенную тему. Существуют определенные правила написания доклада. Доклад надо начинать с более слабых аргументов и постепенно переходить к более сильным. Например, при обсуждении какой-либо программы действий в докладе сначала излагаются аргументы в пользу данной программы. Если обсуждается несколько вариантов программ действий, то начинать доклад следует с веских аргументов. Написание доклада должно выдерживаться в логической и хронологической последовательности действий и событий. Рекомендуется следующая последовательность элементов в докладе: 1) вступление (краткое изложение сущности доклада); 2) цель доклада; 3) задачи и их решение; 4) основная часть (должна быть выражена в четких формулировках о потребностях, желаниях, интересах, действиях и поступках); 5) заключение (содержит выработку предложений по рациональному решению проблемы). Резюме доклада должно давать ясное представление об основном содержании доклада. Чаще всего резюме приводится в начале доклада и имеет объем не более одной трети листа. Контрольные вопросы Как документируется подготовка заседаний, собраний? Какие элементы включает публичное выступление? Лекция 6. РАБОТА С ДОКУМЕНТАМИ, СОДЕРЖАЩИМИ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫЕ СВЕДЕНИЯ 6.1. СВЕДЕНИЯ, ОТНОСЯЩИЕСЯ К КОММЕРЧЕСКОЙ ТАЙНЕ Коммерческая тайна (КТ) – научно-техническая, коммерческая, организационная или иная информация, используемая в предпринимательской деятельности, которая обладает реальной или потенциальной экономической ценностью. Она конфиденциальна и не подлежит разглашению. Обеспечение сохранности конфиденциальной информации предприятия требует следующих условий: определения сведений, составляющих КТ предприятия; обеспечения порядка их защиты. Если эти условия не будут выполнены, то у предприятия не будет законных оснований для привлечения к ответственности работников за разглашение или передачу сведений, составляющих КТ. Сведения КТ предприятия можно условно разделить на два крупных блока: 1.Научно-техническая информация: сведения о конструкциях машин и оборудования, чертежи, схемы; используемые материалы; рецептуры; методы и способы производства (особенно о разрабатываемых изделиях); новые технологии, направления модернизации известных технологий, процессов и оборудования; программное обеспечение ПК: пароли, ключи, коды и процедуры доступа к информации; организация системы безопасности предприятия. 2.Деловая информация: сведения о финансовой стороне деятельности предприятия (промежуточные финансовые отчеты, первичные бухгалтерские документы, задолженность, кредиты и т. п.); сведения о наиболее выгодных формах использования денежных средств, ценных бумаг, акций; сведения о размере прибыли, себестоимости произведенной продукции; планы развития предприятия; планы и объемы реализации продукции (планы маркетинга, данные о характере и объеме торговых операций, уровнях цен, наличии товаров); анализ конкурентоспособности производимой продукции, эффективность экспорта и импорта, предполагаемое время выхода на рынок; планы рекламной деятельности; списки торговых и других клиентов, представителей, посредников, конкурентов, сведения о взаимоотношениях с ними, их финансовом положении, проводимых операциях и объемах, условиях действующих и заключаемых контрактов; структуру и методы управления, связи внутри фирмы и вне ее, распределение обязанностей и их содержание; формирование кадрового состава; сведения из деловой переписки. Режим коммерческой тайны не может быть установлен лицами, осуществляющими предпринимательскую деятельность, в отношенииследующих сведений: содержащихся в учредительных документах юридического лица; документах, подтверждающих факт внесения записей о юридических лицах и об индивидуальных предпринимателях в соответствующие государственные реестры; содержащихся в документах, дающих право на осуществление предпринимательской деятельности; о составе имущества государственного или муниципального унитарного предприятия, государственного учреждения и об использовании ими средств соответствующих бюджетов; о загрязнении окружающей среды, состоянии противопожарной безопасности, санитарно-эпидемиологической и радиационной обстановке, безопасности пищевых продуктов и других факторах, оказывающих негативное воздействие на обеспечение безопасного функционирования производственных объектов, безопасности каждого гражданина и безопасности населения в целом; о численности и составе работников, о системе оплаты труда, об условиях труда, в том числе об охране труда, о показателях производственного травматизма и профессиональной заболеваемости и о наличии свободных рабочих мест; о задолженности работодателей по выплате заработной платы и по иным социальным выплатам; о нарушениях законодательства Российской Федерации и фактах привлечения к ответственности за совершение этих нарушений; об условиях конкурсов или аукционов по приватизации объектов государственной или муниципальной собственности; о размерах и структуре доходов некоммерческих организаций, о размерах и составе их имущества, об их расходах, о численности и об оплате труда их работников, об использовании безвозмездного труда граждан в деятельности некоммерческой организации; о перечне лиц, имеющих право действовать без доверенности от имени юридического лица. Состав и объем сведений, составляющих КТ предприятия, сроки конфиденциальности, порядок защиты и доступа к конфиденциальной информации, а также правила ее использования определяются руководителем. Руководитель может привлечь для проведения этой работы специалистов-аналитиков. 6.2. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ, СОДЕРЖАЩИМИ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫЕ СВЕДЕНИЯ Обеспечение защиты конфиденциальной информации от утраты конфиденциальности включает: разработку инструкций по соблюдению режима конфиденциальности для лиц, допущенных к коммерческой тайне; ограничение доступа к носителям информации, содержащим конфиденциальную информацию; ведение делопроизводства, обеспечивающего выделение, учет и сохранность документов, содержащих КТ; использование организационных, технических и иных средств защиты КТ; осуществление контроля соблюдения установленного режима охраны КТ. Допуск работника к конфиденциальной информации осуществляется с его согласия. Работодатель имеет право отказать в приеме на работу тому, кто не хочет брать на себя обязательства по сохранению коммерческой тайны. Все сотрудники фирмы должны при поступлении на работу подписать трудовой договор или обязательство о неразглашении коммерческой тайны. В этих документах должны быть отражены следующие обязательства работника: – не разглашать сведения, составляющие КТ, которые будут доверены или станут известны при исполнении служебных обязанностей, в том числе в течение двух лет после его увольнения, если иной срок не определен трудовым договором; – соблюдать доведенные до сведения работника требования по защите КТ; – не использовать сведения, составляющие КТ, без согласия ее владельца; – не иметь никаких обязательств перед другими лицами и предприятиями. Обязательство составляется в одном экземпляре и хранится в специальном или личном деле работника не менее пяти лет после его увольнения. Руководителями предприятий (организаций) издается специальный приказ о «Перечне сведений, составляющих КТ предприятия» и мерах по охране этих сведений. Сотрудники предприятия под расписку знакомятся с приказом. Приказом руководителя организации назначается должностное лицо, ответственное за учет, хранение и использование документов, содержащих конфиденциальные сведения. Контрольные вопросы Перечислите сведения конфиденциального характера предприятия (организации). Как обеспечивается безопасность (защита) конфиденциальной информации от утраты конфиденциальности? В отношении каких сведений не может быть установлен режим коммерческой тайны? Каков порядок работы с конфиденциальной информацией? Лекция 7. ДЕЛОВЫЕ И КОММЕРЧЕСКИЕ ПИСЬМА 7.1. СТРУКТУРА ДЕЛОВЫХ И КОММЕРЧЕСКИХ ПИСЕМ Официальное письмо – один из важнейших каналов связи предприятия, организации, учреждения с внешним миром. Через письма ведутся переговоры, выясняются отношения между предприятиями, излагаются претензии. Письма сопровождают материальные ценности в пути и т. д. Важной задачей при составлении письма является его информационное насыщение, т. е. включение в него целесообразного количества информации. Письма бывают одноаспектные и многоаспектные. Нередко один аспект может составить содержание всего письма, и чаще всего такими являются письма, не требующие ответа. Для многоаспектных писем уже сложились определенные устойчивые синтаксические конструкции для выражения того или иного аспекта содержания. Текст многоаспектного письма обычно состоит из разделов, подразделов, пунктов, подпунктов. Изложение каждого аспекта необходимо начинать с абзаца. Однако для современной деловой переписки характерна тенденция составления преимущественно одноаспектных писем. Наиболее простая структура письма – это две части. В первой излагаются факты и события (мотивы, аргументы), послужившие основанием для составления письма, во второй – выводы, просьбы, предложения. При составлении любого письма вначале нужно наметить логическую схему его содержания. Приведем примеры структуры писем, состоящих из двух-трех частей. Служебное письмо-запрос: обоснование актуальности запроса; содержание запроса; ожидаемый результат, если просьба будет выполнена. Сопроводительное письмо: сообщение о высылаемом материале; уточняющие сведения. Письмо-просьба: изложение причины, побудившей обратиться с просьбой; изложение просьбы; ожидаемый результат, если просьба будет удовлетворена, выражение готовности к дальнейшему сотрудничеству. Письмо-ответ (отказ в просьбе или отклонение предложения): повторение просьбы; обоснование причины неудовлетворения просьбы; констатация отказа или отклонения предложения. 7.2. КЛАССИФИКАЦИЯ ДЕЛОВЫХ И КОММЕРЧЕСКИХ ПИСЕМ Деловая переписка – неотъемлемое средство связи предприятия с внешними организациями. В большинстве фирм письма превалируют над остальными документами. Письмо– обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте. По содержанию и назначению письма могут быть: инструкционные, гарантийные, информационные, рекламные, рекламационные, письма-запросы, письма-извещения, письма-приглашения, письма-ответы и др. Инструкционные письма исходят из государственных или муниципальных органов власти и управления и содержат, как правило, рекомендации, указания, разъяснения по различным вопросам. Гарантийные письма содержат гарантии оплаты, сроков поставки или качества продукции. Гарантийные письмасоставляются с целью подтверждения определенных обещаний или условий и адресуются организациям или отдельному лицу. Слово «гарантия» вообще может не упоминаться в тексте письма, тем не менее письмо может быть гарантийным. Гарантироваться могут плата за выполненную работу, качество, сроки выполнения работ, оплата продукции, оплата аренды и т. д. В таких письмах используются следующие стандартные выражения: гарантируем, фирма гарантирует, просим выслать в наш адрес наложенным платежом. К информационным условно относят письма, содержащие сообщения, просьбы, напоминания, предложения. Цель информационного письма заключается в своевременном информировании другого предприятия или заинтересованного лица о свершившемся факте. Для такого письма бывает достаточно подписи референта или секретаря. Однако в зависимости от значимости излагаемых событий или фактов письмо может быть подписано соответствующим должностным лицом. В целом принято, что информационные письма подписывает руководитель предприятия, организации, учреждения. Объем информационного письма может варьировать от размера обычной справки, состоящей из одного предложения, до сообщения, занимающего несколько страниц. Нередко к информационным письмам прибегают с целью пропаганды деятельности отдельных организаций. Рекламные письма содержат рекламу, цены предлагаемых товаров, услуг. Коммерческие письма составляются при заключении и выполнении контрактов. В рекламационных письмах предприятия требуют возмещения убытков, нанесенных из-за невыполнения или нарушения условий контракта другой стороной. В некоторых случаях составляются сопроводительные письма, когда направляемый адресату основной документ требует дополнительного пояснения. Текст письма должен быть лаконичным, убедительным и корректным. Факты и события должны представляться объективно, а все стороны представляемого вопроса должны освещаться с достаточной полнотой, кратко и ясно. Письмо-приглашение – служебное письмо, разновидность письма-извещения. Оно может оформляться не на бланке, иметь различный формат, цвет. При оформлении таких писем могут использоваться различные элементы украшения текста – орнаменты, рисунки и т. п. Письмо-просьба – служебное письмо, цель которого – получение информации, услуг, товаров, необходимых организации-автору. Огромное число управленческих ситуаций дают повод для составления писем-просьб. Такое письмо должно содержать обоснование просьбы и изложение самой просьбы. Обоснование должно предшествовать изложению просьбы. Обоснование может отсутствовать в случаях очевидности просьбы, ее типового характера, а также в случае, если осуществление действий, составляющих просьбу, является обязанностью организации, подразделения, должностного лица. Широкое распространение получили письма-предложения о сотрудничестве. Логическая схема построения этих писем такая же, как и схема составления писем-просьб. Они состоят из двух частей: изложения сути вопроса и предложений о сотрудничестве. Обращение перед текстом употребляется не всегда. Сопроводительные письма составляются для сообщения адресату о направлении каких-либо документов, материальных ценностей. Эти письма выполняют важную функцию контроля за прохождением документов и грузов, выполняя вместе с тем функцию ярлыка. В сопроводительном письме всегда употребляются стандартные выражения: «направляем», «посылаем», «высылаем». В конце текста сопроводительного письма делается отметка о наличии приложения. Письмо-запрос – служебное письмо, направляемое с целью получения каких-либо официальных сведений или документов. Текст письма-запроса содержит обоснование необходимости предоставления сведений или материалов и собственно изложение запроса. Письмо-благодарность – служебное письмо, направляемое организации, должностному лицу или гражданину с выражением благодарности за совершенные действия. Эти письма, как правило, составляются в более свободной форме, чем другие разновидности писем. Ключевыми фразами письма могут быть следующие выражения: «Благодарим за оказанную помощь в…»; «Выражаем Вам свою благодарность за…»; «Позвольте Вас поблагодарить за…». Логическая схема письма-ответа (отказа) следующая: 1) повторение просьбы, на которую составляют ответ; 2) обоснование причины отказа (если письмо-отказ); 3) констатация отказа. 7.3. РЕКОМЕНДАЦИИ К НАПИСАНИЮ ДЕЛОВЫХ И КОММЕРЧЕСКИХ ПИСЕМ Текст делового письма должен быть краткими содержать только основные сведения. Дополнительные сведения могут быть приведены в приложении. Одновременно письмо должно быть убедительным,независимо от того, кому оно направляется. Основным условием убедительности письма является его доказательность.Точные даты, бесспорные факты особенно важны, если необходимо разобраться в трудном вопросе. Убедительность письма зависит от умения составителя выразить интересы той организации, куда он обращается. Прежде всего изложение должно быть объективным.Кроме того, оно должно быть нейтральнымпо стилю. В официальных письмах не допускаются иронизирование, грубость. Не следует впадать и в другую крайность – использовать вычурные слова, выражать чрезмерную вежливость. Неуместны в деловых письмах обороты типа «Не откажите в любезности...».Стиль деловой переписки должен быть достаточно официальным. Обозначение цифровой информации.Особенностью официально-деловых текстов является наличие большого количества цифровой информации, неправильная запись которой может стать источником помех, возникающих при чтении, изучении и обработке подобных текстов. Отдельные виды информации подаются в словесно-цифровой форме, например: 15 000 записывается как 15 тыс. Количество, выраженное однозначным числом, воспроизводится словом, а не цифрами, например: «дефектных изделий должно быть не более трех». Аналогично обозначаются временные границы или периоды, например: «испытания должны продолжаться два-три месяца». Если однозначное число сопровождается обозначением массы, размера и т. д., оно записывается цифрами, например: «требуется 3 кг муки». При записи многозначных чисел цифры делятся пробелами на классы, например: «723 456 р.». Запись с помощью цифр порядковых числительных отличается от записи количественных; если она делается арабскими цифрами, то используется наращение, соответствующее надежному окончанию, например: «шероховатость поверхности по 3-му классу точности». При перечислении нескольких порядковых числительных наращение ставится только один раз, например: «изделия 1, 2 и 3-го сорта». Некоторые порядковые числительные обозначаются в документах с помощью римских цифр, но уже без наращения. Римскими цифрами принято записывать порядковые номера месяцев, кварталов. С помощью цифр можно записывать прилагательные, выраженные сложным словом, включающим указание на число. Например: «40-процентный, 24-килограммовый, 9миллиметровый». Допускается сокращать вторую часть прилагательного, означающую единицу измерения: «3-км; 12-мм». Этикет в деловой переписке.В мировой практике к настоящему времени сложились устойчивые правила поведения и общения в официальных ситуациях. В деловой переписке приняты определенные формы обращения, изложения просьб, выражения признательности, аргументации. Официальный этикет регламентирует и выбор слов, и построение фраз. Например, в деловой переписке используется обращение «Уважаемый...», при этом запятая после обращения придаст письму более будничный и личный характер, а восклицательный знак подчеркнет значимость и официальный тон письма. Обращение «Уважаемые коллеги» применяется по отношению к лицам одной профессии. Вводные конструкции в письме смягчают категоричность изложения и тем самым вносят непринужденность в официальное письменное общение, например: «Совет просит, если это возможно, выслать необходимые данные». В современной деловой переписке не принято употреблять местоимение «я». Вместо «Я прошу...» нужно писать «Прошу...», вместо «Я выполнил...» пишут «Мною выполнено...». Контрольные вопросы Как классифицируются деловые и коммерческие письма по содержанию и назначению? Каковы особенности построения письма-ответа (отказа)? Какова логическая схема построения письма-предложения о сотрудничестве? |